Besluit van Provinciale Staten Vergaderdatum September 2013 Nummer 6611 Onderwerp Verordening commissie benoeming commissaris van de Koning 1 Besluit Provinciale Staten van Zuid-Holland, Gelezen de brief van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties dd. 9 juli 2013. Gelet op artikel 61 en 145 van de Provinciewet, de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de circulaire "Procedureregels bij benoeming van een commissaris van de Koningin" van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 2 november 2005; Besluiten: I. Vast te stellen, de Verordening betreffende de instelling en werkwijze van de vertrouwenscommissie inzake de benoeming van de Commissaris van de Koning in de provincie Zuid-Holland, luidende als volgt: Begripsbepalingen Artikel 1 In deze verordening wordt verstaan onder: a. de Circulaire: de "Procedureregels bij benoeming van een commissaris van de Koningin" van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 2 november 2005. b. de commissie: de vertrouwenscommissie als bedoeld in artikel 2, eerste lid. c. de minister: de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. d. de secretaris: de secretaris van de commissie als bedoeld in artkel 3, vierde lid. Instelling en taak Artikel 2 1. Er is een vertrouwenscommissie inzake de benoeming van de commissaris van de Koning in de provincie Zuid-Holland. 2. De commissie is belast met de beoordeling van kandidaten en de voorbereiding van de aanbeveling van Provinciale Staten van Zuid-Holland aan de Minister van Binnenlandse Besluit van Provinciale Staten - Verordening commissie benoeming commissaris van de Koning Pagina 1 van 8
Zaken en Koninkrijksrelaties inzake de benoeming van een commissaris van de Koning in Zuid-Holland. Samenstelling Artikel 3 1. De commissie bestaat uit zoveel leden als er politieke fracties in Provinciale Staten van Zuid-Holland waren tijdens de eerste Statenvergadering van de zittingsperiode 2011-2015. 2. In de commissie hebben de voorzitters, zoals deze bekend waren bij de vaststelling van deze verordening, van de in het eerste lid genoemde politieke fracties zitting. 3. De commissie wijst uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan. De voorzitter leidt de werkzaamheden van de commissie en treedt op als contactpersoon. 4. De griffier van Provinciale Staten van Zuid-Holland is secretaris van de commissie en kan zich in die hoedanigheid door de eerste plaatsvervangend Griffier van Provinciale Staten van Zuid-Holland doen vervangen. De griffer of de commissie kunnen zich desgewenst door een ambtenaar van de griffie van Provinciale Staten van Zuid-Holland laten bijstaan. 5. Een lid van de commissie kan uitsluitend in geval van een te verwachten langdurige verhindering van meer dan een maand worden vervangen. De betreffende fractievoorzitter wijst uit zijn fractie een vervanger aan, die hem tijdens voor de rest van de procedure als lid van de commissie zal vervangen. 6. Op voordracht van gedeputeerde staten wordt uit hun midden een adviseur aan de commissie toegevoegd. De adviseur is geen lid van de commissie en heeft geen stemrecht. De adviseur kan uitsluitend in geval van een te verwachten langdurige verhindering van meer dan een maand op voordracht van de gedeputeerden door een andere gedeputeerde worden vervangen voor de rest van de procedure. 7. De verplichtingen welke bij of krachtens wettelijk voorschrift, de Circulaire, of de onderhavige verordening aan de leden en de secretaris van de commissie zijn opgelegd, zijn op gelijke wijze van toepassing op de plaatsvervangende leden en de plaatsvervangend secretaris, alsmede op de adviseur als bedoeld in het zesde lid en op de ambtenaren als bedoeld in het vierde lid. Werkwijze Artikel 4 1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste twee leden dit noodzakelijk achten. 2. De uitnodigingen voor de vergaderingen van de commissie worden ten minste drie dagen tevoren door of vanwege de voorzitter verzonden. 3. Alle stukken, bestemd voor de commissie, worden aan het huisadres van de leden van de commissie, de adviseur, de secretaris en de plaatsvervangend secretaris gericht en aldaar door hen bewaard op een wijze, die recht doet aan de in deze verordening aan hen opgelegde geheimhoudingsverplichtigen. 4. De commissie vergadert uitsluitend wanneer meer dan de helft van het aantal commissieleden aanwezig is. Besluit van Provinciale Staten - Verordening commissie benoeming commissaris van de Koning Pagina 2 van 8
5. De vergaderingen van de commissie vinden plaats achter gesloten deuren. 6. Van het behandelde ter vergadering wordt door de secretaris een verslag gemaakt. Deze verslagen worden door de commissie vastgesteld en zijn geheim. 7. Noch aan de afzonderlijke leden van Provinciale Staten, die geen zitting hebben in de commissie, noch aan anderen wordt inzage in, of informatie over de inhoud van aan de commissie overgelegde stukken of het behandelde ter vergadering verstrekt. Aan Provinciale Staten als zodanig wordt deze informatie slechts verstrekt, voor zover dit door de commissie noodzakelijk wordt geacht in het kader van de conceptaanbeveling als bedoeld in artikel 6, derde lid. Artikel 5 1. De voorzitter en de secretaris nodigen in overleg met de commissie degenen uit die kandidaat zijn voor het ambt van commissaris van de Koning in Zuid-Holland. 2. Plaats, datum en tijdstip van dit gesprek, alsmede de wijze van corresponderen met de kandidaten, worden zodanig gekozen dat de namen van de kandidaten niet bekend worden bij de kandidaten onderling of bij derden. 3. Over de kandidaten worden geen inlichtingen -schriftelijk of mondeling- ingewonnen dan door tussenkomst van de minister. Overleg met derden -met uitzondering van de minister- is uitgesloten. Artikel 6 1. De commissie voert gesprekken met de door de minister geselecteerde kandidaten en eventueel andere op de lijst van sollicitanten voorkomende kandidaten, die hetzij zich eigener beweging tot de commissie hebben gewend, hetzij door de commissie worden uitgenodigd, overeenkomstig het bepaalde in de Circulaire. Indien de commissie besluit een door de minister geselecteerde kandidaat niet te ontvangen, stelt de commissie de minister en de kandidaat schriftelijk van dit besluit op de hoogte. 2. De beoordeling van de kandidaten vindt plaats aan de hand van de door Provinciale Staten vastgestelde profielschets. 3. De commissie bepaalt haar standpunt over de geschiktheid van de door haar ontvangen kandidaten. Zij brengt daaromtrent schriftelijk verslag uit aan Provinciale Staten en aan de minister. De commissie doet dit verslag als bedoeld in het vierde lid vergezeld gaan van een conceptaanbeveling van ten minste twee kandidaten die naar haar oordeel -in de volgorde van haar voorkeur- voor de benoeming in aanmerking komen. De commissie vermeldt daarbij ten aanzien van iedere kandidaat de motieven die tot haar oordeel hebben geleid. Zowel het verslag als de conceptaanbeveling zijn geheim. 4. Het verslag en de conceptaanbeveling als bedoeld in het derde lid worden bij meerderheid van stemmen vastgesteld. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst opgenomen in het aan Provinciale Staten uit te brengen verslag. De aanbeveling Artikel 7 1. De conceptaanbeveling van de commissie als bedoeld in artikel 6, derde lid wordt door Provinciale Staten achter gesloten deuren behandeld. 2. Onverminderd het bepaalde in artikel 61, zesde lid van de Provinciewet en artikel IX, vierde lid van de Circulaire, bevelen Provinciale Staten de minister in volgorde van hun Besluit van Provinciale Staten - Verordening commissie benoeming commissaris van de Koning Pagina 3 van 8
voorkeur twee kandidaten aan. Deze aanbeveling is geheim, met uitzondering van de naam van de kandidaat welke de eerste voorkeur van de Proviciale Staten heeft. Geheimhouding Artikel 8 1. Ten aanzien van al hetgeen tijdens en na het verrichten van de werkzaamheden van de commissie direct of indirect door de commissie wordt besproken, schriftelijk wordt vastgelegd of aan de leden van de commissie wordt voorgelegd, geldt voor de voorzitter en leden van de commissie, de secretaris en de griffieambtenaren die hen bijstaan een volstrekte geheimhoudingsplicht. 2. Ten aanzien van al hetgeen door de commissie aan Provinciale Staten wordt overgelegd, medegedeeld of anderszins ter kennis wordt gebracht geldt voor de voorzitter, de afzonderlijke leden van Provinciale Staten, alsmede de ambtenaren die Provinciale Staten bij hun werkzaamheden terzijde staan, een volstrekte geheimhoudingsplicht. 3. De behandeling van de in het tweede lid bedoelde stukken, gegevens of informatie zal door Provinciale Staten steeds achter gesloten deuren plaatsvinden. De verslagen van deze vergaderingen zijn geheim. 4. Noch de commissie, noch Provinciale Staten zullen de geheimhouding, als bedoeld in het eerste tot en met het vierde lid opheffen. 5. Alle uit hoofde van deze verordening geldende verplichtingen tot geheimhouding blijven onverminderd van kracht na het moment waarop de commissie ingevolge artikel 11, tweede lid zal zijn ontbonden. Archivering & vernietiging van stukken Artikel 9 1. De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat op het in artikel 11, tweede lid bedoelde moment alle archiefbescheiden, die de commissie zelf heeft opgemaakt, onverwijld in verzegelde enveloppen en gerubriceerd als 'geheim' worden overgebrachte naar de krachtens de Archiefwet door Provinciale Staten aangewezen archiefbewaarplaats. De voorzitter en de secretaris dragen er eveneens zorg voor dat uitvoering wordt gegeven aan het bepaalde in de volgende leden van dit artikel. 2. Van de in het eerste lid bedoelde overbrenging wordt een verklaring van overbrenging volgens artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, eerste 1, sub a en c van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar. 3. De originele bescheiden die de commissie heeft ontvangen van de minister worden onmiddellijk na het in artikel 11, tweede lid bedoelde tijdstip aan de minister teruggezonden. 4. Alle aan de voorzitter, de commissieleden, de adviseur, de eerste plaatsvervangend Griffier van Provinciale Saten van Zuid-Holland of de ambtenaren als bedoeld in artikel 3, vierde lid, verstrekte bescheiden, alsmede alle eventuele kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden, worden uiterlijk zeven dagen na het in het artikel 11, tweede lid Besluit van Provinciale Staten - Verordening commissie benoeming commissaris van de Koning Pagina 4 van 8
bedoelde tijdstip door de genoemde personen bij de secretaris van de commissie ter vernietiging ingeleverd. 5. De in het vierde lid bedoelde bescheiden worden door de secretaris van de commissie terstond vernietigd. Slotbepalingen Artikel 10 In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie, met inachtneming van het bij of krachtens wettelijk voorschrift bepaalde. Zo nodig voert de voorzitter van de commissie vooraf overleg met de minister. Artikel 11 1. Deze verordening treedt onmiddellijk nadat deze is vastgesteld in werking. 2. De commissie wordt geacht te zijn ontbonden met ingang van de dag volgend op die, waarop de benoeming van de commissaris van de Koning in Zuid-Holland door middel van het toezenden van het daartoe strekkende Koninklijk Besluit door de minister aan Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland bekend gemaakt is. 3. Deze verordening vervalt -met uitzondering van het bepaalde in artikel 8, vijfde lid- op de achtste dag volgend op die, waarop de benoeming van de commissaris van de Koning in Zuid-Holland door middel van het toezenden van het daartoe strekkende Koninklijk Besluit door de minister aan Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten van Zuid- Holland bekend gemaakt is. Artikel 12 Deze verordening kan worden aangehaald als: "Verordening op de vertrouwenscommissie inzake de benoeming van de commissaris van de Koning in Zuid-Holland 2013". II. De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van dit besluit in kennis te stellen. Den Haag, 11 september 2013 Provinciale Staten van Zuid-Holland, griffier, plv. voorzitter, Besluit van Provinciale Staten - Verordening commissie benoeming commissaris van de Koning Pagina 5 van 8
2. Toelichting Artikel 3 De vertrouwenscommissie wordt gevormd door het fractievoorzitters in Provinciale Staten (lid 2). Dit overeenkomstig hetgeen het geval geweest is bij eerdere herbenoemingen van de comissaris van de Koning(in). De kring van de fracties waarvan de voorzitters zitting hebben in de vertrouwenscommissie is echter begrensd tot de fracties die zich aan het begin van de lopende zittingsperiode van Provinciale Staten hebben geformeerd (lid 1). Deze kring stemt overeen met de fracties die op dit moment in de Staten aanwezig zijn. Nieuwe fracties, die zich gedurende de werkzaamheden van de vertrouwenscommissie mochten formeren, zullen echter geen aanspraak kunnen maken op een lidmaatschap van de vertrouwenscommissie. Een en ander betekent dat de vertrouwenscommissie bij aanvang van haar werkzaamheden zal worden gevormd door de volgende fractievoorzitters: VVD - dhr. F. Vermeulen PvdA - dhr. R. Hillebrand PVV - mw. V. Maeijer CDA - dhr. J.J. Démoed SP - dhr. H.F.A. van der Nat D66 - dhr. G. Wenneker ChristenUnie en SGP - dhr. C.H. Schaapman GROENLINKS - mw. M.G.T. Kleijweg 50 plus - dhr. J.W.A. Struijlaard Partij voor de Dieren - mw. A.H.K. van Viegen Adviseur GS - dhr. R.A.M. van der Sande Vervanging van genoemde fractievoorzitters kan alleen plaatsvinden in geval van langdurige verhindering om aan de werkzaamheden van de vertrouwenscommissie deel te nemen. Het moet dan gaan om een te verwachte verhindering van langer dan één maand. Indien sprake is van een zodanige verhindering, dan kan de fractievoorzitter zelf bepalen wie van zijn fractie (statenlid) hem/haar voor de rest van de procedure in de vertrouwenscommissie zal vervangen. Dat kan de plaatsvervangend fractievoorzitter zijn, maar ook een ander fractielid (lid 5). De fractievoorzitter van de SP zal direct na vaststelling van de verordening, de heer Snellink aanwijzen als zijn vervanger. Dit geldt overigens op gelijke wijze voor de gedeputeerde dat als adviseur in de vertrouwenscommissie plaatsneemt. Bij een voorziene verhindering van langer dan één maand, kunnen de gedeputeerden aangegeven welke gedeputeerde het verhinderde lid zal vervangen (lid 6). Deze vervangingsregeling komt voort uit de gedachte dat de bezetting van de commissie gedurende het proces niet al te zeer zou moeten wisselen. Incidentele of frequent wisselende vervanging wordt niet beoogd. Verder hebben de fractievoorzitters afgesproken dat de heer F. Vermeulen zal optreden als voorzitter van de vertrouwenscommissie en de heer Hillebrand als plv. voorzitter. Besluit van Provinciale Staten - Verordening commissie benoeming commissaris van de Koning Pagina 6 van 8
Artikel 4 Het derde lid van deze bepaling regelt de wijze waarop met de commissie wordt gecorrespondeerd en de wijze waarop de stukken door de diverse betrokkenen bewaard dienen te worden. Van de betrokkenen wordt verwacht dat zij zodanig met de stukken omgaan, dat -in alle gevallen- alleen zij toegang tot de stukken hebben. Dit vergt onder andere dat zij zowel binnen als buiten het Provinciehuis zodanige voorzieningen treffen, dat anderen geen kennis kunnen nemen van de betreffende stukken. Artikel 5 Het tweede lid geeft mede invulling aan de opdracht in de Circulaire "Procedureregels bij benoeming van een commissaris van de Koningin" dat de privacybelangen van de sollicitanten zoveel mogelijk worden beschermd. Deze bepaling moet in de breedst mogelijke zin worden uitgelegd. Naast de concreet benoemde maatregelen, behoort hiertoe bijvoorbeeld ook dat de ontvangst van de sollicitanten zodanig wordt geregeld dat zij elkaar ook niet fysiek tegen kunnen komen. Artikel 8 De geheimhouding ten aanzien van de informatie die gedurende het gehele totstandkomingsproces van de aanbeveling aan de betrokkenen bekend wordt vloeit rechtstreeks voort uit de wet (artikel 61C Provinciewet) en de Circulaire "Procedureregels bij benoeming van een commissaris van de Koningin". Het opleggen van de geheimhouding is dus onderworpen aan een vrije overweging van Provinciale Staten of de vertrouwenscommissie. Genoemde voorschriften bepalen in dat verband dat voorzieningen getroffen dienen te worden die het voortbestaan van de geheimhoudingsplicht ook na beëindiging van de benoemingsprocedure waarborgt. Het vijfde lid voorziet daarin. Daarnaast past dan geen bevoegdheid voor Provinciale Staten of de vertrouwenscommissie tot opheffing van de geheimhouding. Met het oog hierop is dit - wellicht ten overvloede - ook expliciet in het vierde lid tot uitdrukking gebracht. De nakoming van de geheimhoudingsverplichtingen is de verantwoordelijkheid van betrokkenen zelf. Schending van de geheimhoudingsverplichting wordt strafrechtelijk aangemerkt als een misdrijf en kan dan ook verstrekkende gevolgen hebben. Van elke schending van een bestaande geheimhoudingsplicht zal aangifte worden gedaan, waarop mogelijk strafrechtelijk onderzoek, c.q. vervolging zal kunnen volgen. Artikel 9 Alle door de commissie zelf geproduceerde stukken zullen op de daartoe aangewezen wijze worden gearchiveerd, onder oplegging van een beperkte openbaarheid voor een periode van 75 jaar. Daarnaast zullen alle van de minister ontvangen originele bescheiden aan de minister worden geretourneerd. Belangrijk aandachtspunt vormen de stukken die beschikbaar gesteld zijn aan de diverse betrokkenen bij de vertrouwenscommissie. Ingevolge het bepaalde in het vierde lid wordt van hen verwacht dat zij ook werkelijk alle stukken die zij in het kader van de benoemingsprocedure in bezit hebben gekregen uiterlijk zeven dagen na ontbinding van de commissie ter vernietiging aanbieden bij de secretaris. Dit betreft dus mede eventuele fotokopieën of andere transcripties van die stukken. Bij indiening van deze stukken zullen deze Besluit van Provinciale Staten - Verordening commissie benoeming commissaris van de Koning Pagina 7 van 8
terstond door de secretaris worden vernietigd. Dit betekent dat de indieners van deze bescheiden zelf getuige kunnen zijn van de vernietiging. Artikel 11 Hoewel de verordening wel in het Provinciaal blad bekend gemaakt zal worden, betreft het hier zuiver intern werkende voorschriften welke voor hun inwerkingtreding niet afhankelijk zijn van enige datum van bekendmaking. De verordening kan derhalve onmiddellijk na haar vaststelling in werking treden. Verder zal de verordening zonder nadere besluitvorming komen te vervallen, nadat de werkzaamheden rond de benoeming van de commissaris van de Koning zijn afgerond. De commissie zal ontbonden zijn op de dag, nadat het Koninklijk besluit inzake de benoeming van de minister is ontvangen. De verordening kan vervolgens op de achtste dag na genoemd moment (grotendeels) vervallen. In de tussengelegen zeven dagen zal de in artikel 9, vierde lid gestelde vernietiging van bescheiden dan nog onder volledige werking van de verordening kunnen plaatsvinden. Artikel 8, vijfde lid blijft echter onverminderd van kracht. Dientengevolge zullen alle uit hoofde van de verordening bestaande geheimhoudingsverplichting onverminderd voortbestaan. Besluit van Provinciale Staten - Verordening commissie benoeming commissaris van de Koning Pagina 8 van 8