Huishoudelijk reglement adviescommissie Groen en natuur (Het huishoudelijk reglement van de adviescommissie Groen en natuur is een aanvulling op de regeling op de vaste commissies van advies in de gemeente Oegstgeest) Artikel 1 Naam (dit artikel wordt in de algemene regeling op vaste commissies van advies in de gemeente Oegstgeest onder artikel 1 De adviescommissie Groen en natuur is een adviescommissie van het College van Burgemeester en Wethouders en is op 28 februari 2012 geïnstalleerd. Artikel 2 Taken (dit artikel wordt in de algemene regeling op vaste commissies van advies in de gemeente Oegstgeest onder artikel 2 De adviescommissie heeft de volgende taken: 1. het geven van gevraagd en ongevraagd advies aan het college over het beleid en uitvoering daarvan op het gebied van Groen en natuur; 2. het op actieve wijze verzamelen van informatie om zijn adviesfunctie te kunnen uitvoeren, zowel informatie over de landelijke- als regionale ontwikkelingen, als ook over het beleid van de eigen gemeente en de reacties van burgers en organisaties op het beleidsveld Groen en natuur; 3. het daarmee bevorderen van overleg en samenwerking binnen de gemeente op dit beleidsveld; 4. De adviescommissie stelt jaarlijks, in overleg met de betrokken ambtenaar en eventueel de portefeuillehouder een activiteitenplan op; 5. De adviescommissie stelt jaarlijks een verslag op ter evaluatie van de uitvoering van het voor het voorgaande jaar geldende activiteitenplan. Indien en voor zover het college afwijkt van het advies van de adviescommissie Groen en natuur, geeft het college daarvan kennis (met redenen omkleed) aan de adviescommissie. Artikel 3 Bevoegdheden 1. Initiatiefrecht De adviescommissie Groen en natuur heeft de bevoegdheid alle aangelegenheden die groen- en natuurbeleid en/of de uitvoering (niet zijnde de gemeentelijke bedrijfsvoering en inrichting van de organisatie) van groen- en natuurbeleid van de gemeente raken aan de orde te stellen. Dit gebeurt in het periodiek overleg met de wethouder en/of de contactambtenaar. 2. Informatierecht De adviescommissie Groen en natuur krijgt van het college gevraagd en ongevraagd tijdig alle informatie die hij voor de uitoefening van zijn taken nodig heeft, tenzij enig wettelijk voorschrift de verstrekking in de weg staat. Zonodig zullen betrokken ambtenaren mondeling toelichting geven over lopend beleid, de invloed van (nieuw) rijks- en/of 1
provinciaal beleid of over ideeën en plannen van college en/of gemeenteraad op dit beleidsterrein. 3. Adviesrecht De adviescommissie Groen en natuur heeft adviesrecht in de beleidsfase, ten aanzien van het ontwerpen van het beleidsplan en de doorwerking van het beleid naar andere beleidsvelden en uitvoeringsplannen. Artikel 4 Samenstelling (dit artikel wordt in de algemene regeling op vaste commissies van advies in de gemeente Oegstgeest onder artikel13 1. De leden, voorzitter en secretaris van de adviescommissie Groen en natuur voldoen aan de opgestelde profielschets zoals in bijlage 1 opgenomen. 2. De adviescommissie Groen en natuur bestaat uit minimaal 3 en maximaal 5 leden. Artikel 5 Gemeentelijke vertegenwoordiging 1. Een ambtenaar binnen de gemeente fungeert als contactpersoon van de adviescommissie. De ambtenaar verstrekt relevante informatie aan de adviescommissie en heeft overleg met de voorzitter en de secretaris over de te behandelen onderwerpen. De ambtenaar is verantwoordelijk voor de vergaderfaciliteiten als deze in het gemeentehuis plaatsvinden, voor het betalen van de vergoedingen aan de leden, voor het regelen van de benoeming van de leden en voor de wederzijdse informatievoorziening. 2. Het collegelid belast met het groen- en natuurbeleid is agendalid van de adviescommissie Groen en natuur en krijgt standaard een uitnodiging voor de vaste vergaderingen van de adviescommissie. Collegeleden kunnen een toelichting geven op het gemeentelijk beleid dan wel op de standpunten van het college. 3. De contactambtenaar is agendalid van de adviescommissie en krijgt standaard een uitnodiging voor de vaste vergaderingen van de adviescommissie Groen en natuur. Artikel 6 Zittingsduur en vacatures (dit artikel wordt in de algemene regeling op vaste commissies van advies in de gemeente Oegstgeest onder artikel 6 1. De zittingsduur van een lid is vier jaar. 2. Een lid kan niet meer dan één maal worden herbenoemd. 3. Een lid, de voorzitter of de secretaris kunnen te allen tijde het lidmaatschap van de adviescommissie opzeggen. Het betreffende lid doet daarvan schriftelijk mededeling aan de adviescommissie en het college. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als een opvolger is benoemd. 4. Indien door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, doet de adviescommissie zo spoedig mogelijk een voorstel voor de invulling daarvan met inachtneming van artikel 4 van deze Regeling. 5. Indien een lid niet meer aan de profielschets voldoet (zoals beschreven in artikel 4, lid 1), eindigt het lidmaatschap van de adviescommisie. 6. Het college kan, indien het daar beargumenteerde redenen voor heeft, het lidmaatschap van een lid, de voorzitter of de secretaris beëindigen. 7. Een vacature wordt via een open sollicitatieprocedure ingevuld. Daartoe plaatst de gemeente een advertentie in de lokale krant en op haar website om nieuwe leden voor adviescommissie te werven. 2
Artikel 7 Vergaderingen (dit artikel wordt in de algemene regeling op vaste commissies van advies in de gemeente Oegstgeest onder artikel 9, 10, 12,15, 16 en 17 1. In de regel vinden de openbare vergaderingen van de adviescommissie Groen en natuur zesmaal per kalenderjaar plaats en deze vergaderingen worden genotuleerd. 2. De vergadering kan in principe plaatsvinden in het gemeentehuis. 3. De vergaderingen van de adviescommissie zijn openbaar. 4. De vergadering wordt ten minste één week van tevoren aangekondigd in een dagblad of huis- aan huis- blad en zo mogelijk door plaatsing op de website van de gemeente. 5. De openbare kennisgeving vermeldt de agenda, de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering. 6. De adviescommissie Groen en natuur voert regelmatig en/of naar behoefte overleg met de wethouder. Beide partijen kunnen voor dit overleg agendapunten inbrengen. Artikel 8 Notulen (dit artikel wordt in de algemene regeling op vaste commissies van advies in de gemeente Oegstgeest onder artikel 12 en 15 1. De notulen moeten bevatten: a. de namen van de voorzitter, de secretaris en de leden onder vermelding van aanwezig of afwezig en de namen van de overige personen die de vergadering bijwonen; b. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest; c. een zakelijke samenvatting van het besprokene. 2. De notulen worden opgesteld door de secretaris. 3. De notulen worden ter vaststelling aan de adviescommissie voorgelegd in de eerstvolgende vergadering. 4. De vastgestelde notulen worden door plaatsing op de website van de gemeente openbaar gemaakt. Artikel 9 Vergoeding (dit artikel wordt in de algemene regeling op vaste commissies van advies in de gemeente Oegstgeest onder artikel 8 1. Voor zes (6) vergaderingen zullen de leden van de adviescommissie Groen en natuur een vergoeding ontvangen. Indien er op verzoek van het College (buiten de zes vergaderingen om) een extra vergadering wordt ingelast is ook hier een vergoeding voor beschikbaar. 2. De leden ontvangen een financiële tegemoetkoming voor de bijgewoonde vergaderingen als bedoeld in de Verordening geldelijke voorzieningen raad- en commissieleden. Deze verordening gaat uit van twee categorieën. De leden worden ingedeeld in categorie II. Artikel 10 Slotbepalingen 1. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het college na overleg met de adviescommissie Groen en natuur. 2. De adviescommissie verstrekt aan het college alle gewenste informatie over zijn werkzaamheden. 3. Opheffen van de adviescommissie Groen en natuur kan slechts geschieden bij besluit van het college. 3
4. Aanvullingen en wijzigingen van dit besluit worden vastgesteld door het college na overleg met de adviescommissie Groen en natuur. Artikel 11 Titel en inwerkingtreding 1. Dit reglement kan worden aangehaald als Huishoudelijk Reglement adviescommissie Groen en natuur Oegstgeest. 2. Dit reglement treedt in werking op Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van de gemeente Oegstgeest op 28 februari 2012. Burgemeester en wethouders van Oegstgeest c.a. 4
BIJLAGE I PROFIELSCHETS LEDEN VAN DE ADVIESCOMMISSIE GROEN EN NATUUR - Leden van de adviescommissie Groen en natuur hebben bewezen kennis van het groen in Oegstgeest, zoals het bomenbestand van Oegstgeest, de ecologische waarden van groen en water, natuur- en milieueducatie en de toegankelijkheid, grbuik en beleving van het groen; - Leden wonen in Oegstgeest; - Leden zijn niet werkzaam bij de gemeente Oegstgeest; - Voor alle leden van de adviescommissie geldt dat zij weten wat er leeft in Oegstgeest en dat ze dat kunnen en durven verwoorden. Zij zijn in staat hun eigen belang te overstijgen; - De leden kunnen luisteren en overleggen; ze zijn niet uit op eigen gelijk, maar zoeken een oplossing die voor iedereen acceptabel is. Verder durven ze zo nodig tegen te spreken, kunnen ze luisteren naar tegenargumenten en zo nodig eigen ongelijk inzien en toegeven; - Leden zijn bereid zich gemiddeld een aantal uur per maand in te zetten voor de adviescommissie Groen en natuur. Het gaat zowel om tijd voor de voorbereiding en deelneming aan de vergaderingen, als ook voor het actief verzamelen van informatie over landelijke en regionale ontwikkelingen, het raadplegen van de achterban en het gezamenlijk formuleren van adviezen. De tijdsbesteding kan per periode variëren; - De leden nemen actief en regelmatig deel aan de vergaderingen; - De leden adviseren over het onderdeel groen en natuur op de gemeentelijke website. Aanvullende competenties voor de voorzitter van de adviescommissie Groen en natuur : - De voorzitter beschikt over een goed netwerk in Oegstgeest; - De voorzitter heeft een ruime bestuurlijke ervaring; - De voorzitter beschikt over communicatieve vaardigheden; - De voorzitter leidt de vergaderingen en ziet toe op de bewaking van de kwaliteit van de adviezen en de besluitvorming. Aanvullende competenties voor de secretaris van de adviescommissie Groen en natuur: - De secretaris beschikt over een goed netwerk in Oegstgeest; - De secretaris heeft voldoende secretariële ervaring; - De secretaris notuleert tijdens de vergaderingen; - De secretaris draagt zorg voor het organiseren van de vergaderingen van de adviescommissie en het overleg met de gemeente; - De secretaris ondersteunt de voorzitter bij diverse administratieve en secretariële zaken; - De secretaris heeft de beschikking over een computer en verzorgt de correspondentie tussen de adviescommissie Groen en natuur, de gemeenteambtenaar en het college; - De secretaris voert een papieren archief van notulen en in-uitgaande post. 5