Tijdig betaald worden Een goede aanpak van kredietbeheer Door Josef Busuttil. Director General Malta Association of Credit Management
INHOUD DE FACTUUR 1. TIJDIG A. ONMIDDELLIJKE BETALING B. GEZOND CASHFLOWBEHEER 2. NAUWKEURIGHEID 3. VOLLEDIGHEID 4. BEGRIJPELIJK 2
Zakendoen op een uiterst concurrentiële en verzadigde markt verplicht de bedrijven om hun resources nog meer en beter in stelling te brengen om tegemoet te komen aan de behoeften en verwachtingen van hun klanten. Om meer business te lokken en hun marktaandeel te handhaven kunnen ze echter ook uitgaan van meer nadruk op aanlevering van hoogkwalitatieve producten, versterkt met goede klantservice. Het administratieve papierwerk wordt daarbij weleens minder belangrijk geacht. De back-officetaken zijn echter evenzeer cruciaal voor een vlekkeloze bedrijfsvoering en om goede klantrelaties te blijven onderhouden. Josef Busuttil Director General Malta Association of Credit Management jbusuttil@macm.org.mt Vanuit een marketingperspectief is het voor het succes van een bedrijf uiteraard essentieel te voldoen aan de behoeften van een klant en deze zelfs te overtreffen. Correcte administratie is echter even belangrijk en mag niet blijven wachten tot iemand er wat tijd voor heeft. Dit geldt in het bijzonder voor het factureringsproces. Het ontbreken van een efficiënt, accuraat factureringsproces kan leiden tot achterstallige betalingen en geschillen met klanten. Zo worden moeizaam opgebouwde goede klantrelaties zomaar op de helling gezet en veroorzaakt de leverancier van goederen of diensten zélf zijn cashflowproblemen. Precies daarom zouden bedrijven het belang van het factureringsproces moeten inzien. Ze moeten dit opvatten als een volwaardig element in de hele business transactie, ten voordele van zowel verkoper als koper. DE FACTUUR Een factuur kan weliswaar dienen als officiële bevestiging van de verkoop aan een klant, maar vanuit het standpunt van kredietbeheer dient een factuur vooral en uitsluitend ter vergemakkelijking van de betaling van goederen en diensten die aan de klant werden geleverd. Dit impliceert dat een factuur duidelijk het verschuldigde bedrag, de uiterste betaaldatum en de bestemming van de betaling moet vermelden. Een goede aanpak van kredietbeheer houdt in dat een bedrijf dat goederen of diensten levert, zijn klanten bijstaat om de verkoop af te ronden en tijdig hun rekening te betalen. Dit is alléén mogelijk als de factuur voldoet aan de volgende criteria: 3
1. TIJDIG Geen factuur, geen betaling! Dat lijkt grappig en logisch, en toch Sommige firma's stellen hun factuur laat of pas aan het einde van de maand op, en verwachten dan tijdig of volgens de afgesproken voorwaarden betaald te worden. Een factuur moet meteen worden opgesteld: ze moet samen met de aangekochte goederen aan de klant worden afgeleverd, vooral om twee hoofdredenen: a. Onmiddellijke betaling De ervaring leert dat klanten facturen die ze later ontvangen, op hun beurt ook langer onbetaald laten. Bedrijven mogen niet vergeten dat hun klanten nog meer leveranciers hebben, die óók betaald willen worden. Bedrijven zijn elkaars concurrenten, niet alleen tijdens het verkoopmoment maar ook om betaald te worden. Efficiëntie in het factureringsproces kan de leverancier dus helpen om vóór zijn concurrenten betaald te worden. b. Gezond cashflowbeheer Als er krediettermijnen gelden, verlengt de leverancier onbedoeld zélf die overeengekomen termijn door zijn factuur later uit te geven, en dit ten nadele van zijn cashflow en winst. Bijvoorbeeld: stel dat verkoper en koper een betaaltermijn van 30 dagen overeenkomen, en stel dat de goederen in het begin van de maand worden geleverd: dan trekt een leverancier die zijn factuur pas aan het eind van de maand opstelt, zélf de krediettermijn op tot 60 dagen. De einduitkomst is negatief! 2. NAUWKEURIGHEID Klanten betalen alleen onbetwiste facturen. Als een klant het niet eens is met een of ander detail op de factuur, betaalt hij niet. Betwiste facturen veroorzaken niet alleen opschorting van de betaling en cashflowproblemen maar ook operationele inefficiëntie voor zowel verkoper als koper. Het oplossen van het geschil vraagt immers tijd en ook meer interne resources. 4
3. VOLLEDIGHEID De factuur moet alle leveranciersgegevens bevatten, met het correcte BTW-nummer. Alle contactgegevens moeten duidelijk worden vermeld. Dat geldt ook voor het telefoonnummer van de leverancier. Vergeet niet dat sommige klanten nog altijd telefonisch contact verkiezen boven de elektronische weg! De factuur moet de aangekochte goederen en diensten nauwkeurig beschrijven, samen met het aantal aangekochte eenheden. Ook de contactgegevens van de klant en het leveringsadres voor de goederen moeten worden vermeld. Het juiste (en op geldigheid gecontroleerde) BTW-nummer van de klant moet eveneens opgenomen zijn. Clausules die verwijzen naar de overeengekomen krediettermijn en naar de interesten en kosten bij laattijdige betaling, evenals de acties die de leverancier zal ondernemen bij laattijdige betaling, zijn altijd aan te bevelen. MACM-leden moeten ook de door de Associatie aangeleverde waarschuwing vermelden die hoort bij de voorzieningen voor databescherming. 4. BEGRIJPELIJK De factuur moet duidelijk afgedrukt zijn op papier van goede kwaliteit. Drukke advertenties doen afbreuk aan effectiviteit. De factuur moet eenvoudig leesbaar en overzichtelijk zijn, voor het gemak van de klant die ze ontvangt. Eventueel verleende kortingen moeten duidelijk getoond en verrekend zijn, voor referentiegemak. In dit elektronische tijdperk wordt aangeraden de bankgegevens van de leverancier te vermelden: IBAN rekeningnummer en BIC voor het geval de klant elektronisch wenst te betalen. Het uitschrijven van een factuur voor een klant kan voor sommige bedrijven iets banaals lijken. In werkelijkheid gaat het om een belangrijk document, voor de klant maar ook voor de leverancier zelf. Wie zijn klant laattijdig factureert, en daarbij onnauwkeurige cijfergegevens, onvolledige informatie en een onbegrijpelijk document verstuurt, jaagt de kostprijs van het onderlinge zakendoen omhoog. Voor de klant én voor zijn eigen firma. En dat is nog maar het begin! Meer informatie is te vinden op de website van Isabel: www.isabel.eu Copyright Isabel 2013 and Josef Busuttil, jbusuttil@macm.org.mt 5