Uitnodiging tot Inschrijving

Uitnodiging tot Inschrijving Europese aanbesteding Administratieve diensten HRM/PSA Openbare procedure Plateau Openbaar Onderwijs Assen Datum : 19 april 2013 Versie : defintief. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Pro Mereor B.V. te Arnhem. Bij overtreding van het bovenstaande, wordt het auteursrecht geschonden. Uitnodiging tot Inschrijving Administratieve diensten HRM/PSA Pagina 1 van 57

Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Definities... 4 Inleiding... 7 1. De Europese aanbesteding... 8 1.1 Doel en omvang van de Europese aanbesteding... 8 1.2 Toelichting Aanbestedende dienst... 8 1.3 Tijdsplanning van de aanbesteding... 9 1.3.1 Planning implementatie administratieve dienstverlening... 10 1.3.2 Planning ingebruikname/implementatie HRM/PSA informatiesysteem.... 10 2. Procedurevoorschriften... 11 2.1 Contactpersonen Adviseur... 11 2.2 Presentatie BVP... 11 2.3 Informatieverstrekking... 11 2.4 De Inschrijving... 12 2.4.1 Wijze van inschrijving... 12 2.4.2 Tijdstip van Inschrijving... 13 2.4.3 Opening van de Inschrijvingen... 13 2.5 Voorwaarden... 13 2.5.1 Contractering... 13 2.5.2 Voorwaarden voor Inschrijving... 14 2.6 Rechtsverwerking... 15 3. Voorwerp van opdracht... 16 3.1 Algemeen... 16 3.2 Taken Aanbestedende dienst... 17 3.2.1 Taken Afdeling HRM/PSA van Aanbestedende dienst... 17 3.3 ICT-infrastructuur van Aanbestedende dienst... 18 Uitnodiging tot Inschrijving Administratieve diensten HRM/PSA Pagina 2 van 57

3.4 Maximaal budget... 19 3.5 Gelijkwaardigheid... 19 3.6 Varianten en alternatieven... 19 3.7 Percelen/inschrijven op een gedeelte van de opdracht... 19 4. Beoordelingsprocedure... 20 4.1 Inkoopteam... 20 4.2 Beoordelingsprocedure... 21 4.3 Gunning... 22 5. Uitsluitingsgronden... 23 6. Geschiktheidseisen... 24 7. Programma van Eisen... 26 8. Gunningcriteria... 29 8.1 Programma van wensen Kwaliteit... 30 8.2 Programma van wensen Prijs... 35 Annex I: Overige formulieren... 40 A Standaardformulier akkoord overige voorwaarden... 41 B Standaardformulier verklaring regelmatigheid Inschrijving... 42 C1 Standaardformulier aanmelding combinatie... 44 C2 Standaardformulieren aanmelding hoofd/onderaannemer... 46 C3 Standaardformulier verklaring middelen derden... 48 C4 Standaardformulier concern... 49 Annex II: Prijzenblad... 50 Annex III: Concept (Dienstverlenings) Overeenkomst... 51 Annex IV: Bedrijfsgegevens Ondernemer... 52 Annex V: Arvodi 2011- voorwaarden... 54 Annex VI: (Concept) SLA... 55 Annex VII: Checklist aan te leveren informatie/inhoudsopgave Inschrijving... 56 Uitnodiging tot Inschrijving Administratieve diensten HRM/PSA Pagina 3 van 57

Definities In deze Uitnodiging tot Inschrijving worden een aantal begrippen gebruikt, welke hieronder worden gedefinieerd. Begrippen worden in de Uitnodiging tot Inschrijving met een hoofdletter geschreven: Begrip Aanbestedende dienst Aanbestedingswet Adviseur ASP BVP Contractregisseur ESS Geautomatiseerd informatiesysteem Gunningsadvies Helpdesk HRM Definitie Plateau Openbaar Onderwijs Assen Aanbestedingswet zoals bekendgemaakt in het Staatsblad (Stb. 2012, 542). Pro Mereor B.V., Inkoopkenniscentrum te Arnhem, die optreedt als gemachtigde voor Aanbestedende dienst. Application Service Provider is een onderneming, die via internet de mogelijkheid om software te gebruiken aanbiedt. Best Value Procurement ( BVP ) is aanpak die uitgaat van de meeste waarde voor de laagste prijs. De persoon werkzaam bij Aanbestedende dienst die is belast met het toezicht op de naleving van de in de Overeenkomst overeengekomen dienstverlening en/of leveringen en dus de Overeenkomst centraal beheert. Employee Self Service biedt de mogelijkheid voor medewerkers om zelfstandig HRM-gegevens te: verzamelen, beheren en interpreteren. Het Geautomatiseerde informatiesysteem van PSA/HRM, Financiën en facilitair vastgoed. Het advies van Adviseur aan Aanbestedende dienst ten aanzien van de voorlopige gunning, na beoordeling van de Inschrijvingen. Op basis van dit advies kan Aanbestedende dienst besluiten om tot gunning over te gaan. Ondersteuning aan gebruikers per e-mail en/of telefonisch voor beantwoording van vragen en het oplossen van storingen betreffende de overeengekomen diensten en de aangeboden systemen. Human Resource Management is een specifieke invulling van het personeelsbeleid. Uitnodiging tot Inschrijving Administratieve diensten HRM/PSA Pagina 4 van 57

Begrip Implementatie / Migratie Inkoopteam Inschrijving Interfaces Levering Loonstrook Modulaire systemen MSS Nota van inlichtingen Definitie Diverse activiteiten en maatregelen, nodig om een informatiesysteem te implementeren met behoud van de aanwezig zijnde informatie van het huidige informatiesysteem Afgevaardigden van Aanbestedende dienst, die gezamenlijk met Adviseur dit aanbestedingstraject doorlopen. Een aanbieding van Ondernemer uitgebracht aan Aanbestedende dienst gebaseerd op de eisen en wensen van Aanbestedende dienst zoals beschreven in deze Uitnodiging tot Inschrijvingen de Nota(s) van inlichtingen. Een automatische integratiemogelijkheid, waarmee gegevens kunnen worden uitgewisseld en waarmee de functies in het Geautomatiseerd informatiesysteem kunnen worden opgestart. Een cliënt kan via de Interfaces aanvragen doen. Het Software systeem levert een resultaat als antwoord op een aanvraag. De te leveren administratieve diensten en het te leveren Geautomatiseerd informatiesysteem en dienstverlening daaromtrent, zoals omschreven in de Uitnodiging tot inschrijving De specificatie door de werkgever van het brutoloon, de toeslagen en inhoudingen, en het nettoloon, rekening houdende met de afspraken in de arbeidsovereenkomst en de wet. Het modulair afnemen van systemen maakt het mogelijk om afzonderlijke diensten te combineren op het moment dat dit gewenst is. Door dit modulaire systeem kan de behoefte van een Geautomatiseerd informatiesysteem volledig afgestemd worden op de capaciteitsbehoefte. De verschillende modules mogen geen compatibiliteitsproblemen opleveren. Een Management Self Service Portal geeft de managers online toegang over de HRM-gegevens tot de medewerkers waarvoor de managers verantwoordelijk zijn. Een document dat dient als aanvulling op- of wijziging van deze Uitnodiging tot inschrijving, waarin in ieder geval de door Ondernemer gestelde vragen en de daarop door Aanbestedende dienst gegeven antwoorden worden opgenomen. De verstrekte Nota(s) van inlichtingen maken bij contractering deel uit van deze Uitnodiging tot Inschrijving Administratieve diensten HRM/PSA Pagina 5 van 57

Begrip Onderhoud Ondernemer Overeenkomst (Web) portal PSA SLA Training en instructie Uitnodiging tot inschrijving Verzuimmodule Definitie Uitnodiging tot inschrijving. Noodzakelijke werkzaamheden om het administratieve informatiesysteem operationeel te houden. Een natuurlijk persoon of rechtspersoon (of een combinatie van rechtspersonen) die naar aanleiding van deze Uitnodiging tot Inschrijving een Inschrijving heeft ingediend en waarmee al dan niet een Overeenkomst wordt gesloten. Dienstverleningsovereenkomst tussen Aanbestedende dienst en Ondernemer betreffende de voorwaarden die gelden voor de dienstverlening door Ondernemer aan Aanbestedende dienst. Een (web)portal (via internet) ontsluit voor de gebruikers de voor hen bestemde informatie. Personeel- en Salarisadministratie Service Level Agreement is de uitvoeringsovereenkomst op basis waarvan Contractant de Administratieve diensten uitvoert. De door ondernemer te geven training en instructie aan de gebruikers van de Administratieve diensten. Het document Uitnodiging tot inschrijving Europese aanbesteding PSA/HRM, waarin Aanbestedende dienst haar eisen en wensen heeft verwoord en waarop Ondernemer zijn Inschrijving baseert. Een module waarin verzuim (ziekte, arbodienst en re-integratie) geautomatiseerd worden geregistreerd en informatie beschikbaar wordt gesteld aan arbodienst, re-integratiedienst en verzekeringsmaatschappij. Uitnodiging tot Inschrijving Administratieve diensten HRM/PSA Pagina 6 van 57

Inleiding Voor u ligt de Uitnodiging tot Inschrijving met betrekking tot de Europese aanbesteding administratieve diensten van Plateau Openbaar Onderwijs te Assen, hierna te noemen Aanbestedende dienst. De aanbesteding geschiedt op basis van de richtlijn 2004/18/EG van het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie van 31 maart 2004 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten, die in Nederland is geïmplementeerd via de Aanbestedingwet gepubliceerd in het Staatsblad (Stb. 2012, 542). Deze aanbesteding wordt uitgevoerd middels de openbare procedure waarbij de grondslagen van Best Value Procurement worden gehanteerd. Bij de beoordeling geldt het gunningcriterium van de economisch meest voordelige inschrijving. Uitnodiging tot Inschrijving Administratieve diensten HRM/PSA Pagina 7 van 57

1. De Europese aanbesteding 1.1 Doel en omvang van de Europese aanbesteding Het doel van Plateau Openbaar Onderwijs Assen (hierna te noemen Aanbestedende dienst) is het selecteren en contracteren van één Ondernemer voor de verrichting van Administratieve diensten met gebruikmaking van een geautomatiseerd informatiesysteem waarbij extra diensten als opties beschikbaar zijn. Het contract wordt aangegaan voor een periode van 5 jaar met voor de Aanbestedende dienst een éénzijdig optionele verlengingsmogelijkheid van vijf (5) keer één jaar. Op hoofdlijnen verwachten wij van de Opdrachtnemer minstens verrichting van de volgende werkzaamheden bij hem op locatie : Uitvoering van de volledige personeels- en salarisadministratie met uitzondering van de taken die vermeld staan in paragraaf 3.2. Het leveren van een flexibel management informatie systeem Het maandelijks leveren van de loonjournaalpost die ingelezen kan worden in de boekhouding van de Aanbestedende dienst. Het organiseren en uitvoeren van de inzet van de vervangers uit de vervangingspool van de Aanbestedende dienst. Het beschikbaar stellen van een op maat in te richten modules ESS en MSS, waaronder het beschikbaar stellen van een digitaal salarisdossier. Het openstellen van de personele/salariële applicatie voor het raadplegen van gegevens uit de eigen administratie op bestuurs- en schoolniveau. Het aanbieden van ondersteuning en termijnbewaking in het kader van het volledige verzuimbeleid, die in lijn is met de Wet Verbetering Poortwachter. Het aanbieden van een module voor Strategische Personeelsplanning, waarbij de personeelbehoefte voor de langere termijn van verschillende toekomstscenario s in kaart wordt gebracht. 1.2 Toelichting Aanbestedende dienst Plateau Openbaar Onderwijs Assen is het bevoegd gezag voor de dertien openbare basisscholen die zich binnen de gemeente Assen bevinden. Het openbaar primair onderwijs in Assen wordt gegeven op 11 basisscholen, een school voor speciaal basisonderwijs en een school voor(voortgezet) speciaal onderwijs. De organisatie bestaat uit ongeveer 3.900 leerlingen en ruim 380 personeelsleden. Uitnodiging tot Inschrijving Administratieve diensten HRM/PSA Pagina 8 van 57

Er is een breed onderwijsaanbod waarin elke school een eigen profiel heeft, o.a. Dalton, Ervaringsgericht onderwijs en Jenaplan. Binnen de algemene beleidskaders is er ruimte voor de scholen om vorm te geven aan hun eigen onderwijsconcepten. De scholen kennen een integraal verantwoordelijke directeur. In de maandelijkse vergaderingen van het Directieberaad (DB) worden bovenschoolse onderwerpen aan de orde gesteld. Deze onderwerpen kunnen zowel door directies, door het bestuur als het stafbureau naar voren worden gebracht. Er zijn werkgroepen samengesteld uit directies en medewerkers van het stafbureau. De werkgroepen hebben elk een specifiek aandachtsgebied, te weten de werkgroep personeel en formatie, onderwijs in ontwikkeling, huisvesting en financiën. De werkgroepen bereiden DB-besluiten voor en zorgen voor implementatie van besluiten en projecten. Nadere inlichtingen over de Aanbestedende dienst leest u op www.plateau-assen.nl 1.3 Tijdsplanning van de aanbesteding De te hanteren planning van deze aanbesteding is in onderstaande tabel opgenomen: Activiteit (Streef)datum Verzenden Uitnodiging tot inschrijving 19 april 2013 Presentatie Best Value Procurement procedure 7 mei 2013 Binnenkomst vragen 14 mei 2013 Nota van inlichtingen 21 mei 2013 Binnenkomst inschrijvingen 3 juni 2013 14.00 uur Beoordeling inschrijvingen 11 juni 2013 Interviewronde en presentatieronde 18(/19 juni) 2013 Pre-award fase 2 juli 2013 14.30 uur Voorlopige gunningsbeslissing 5 juli 2013 Definitieve gunningsbeslissing 26 juli 2013 Ondertekening Overeenkomst Eind september 2013 Ingangsdatum Overeenkomst 1 januari 2014 Uitnodiging tot Inschrijving Administratieve diensten HRM/PSA Pagina 9 van 57

1.3.1 Planning implementatie administratieve dienstverlening Activiteit Voorbereidingen implementatie nieuw Geautomatiseerd informatiesysteem Implementatie nieuw Geautomatiseerd informatiesysteem Ingebruikname PSA nieuw Geautomatiseerd informatiesysteem (Streef)datum oktober 2013 oktober 2013-december 2013 1 januari 2014 1.3.2 Planning ingebruikname/implementatie HRM/PSA informatiesysteem. Activiteit (Streef)datum Voorbereidingen implementatie/ schaduwdraaien oktober 2013-december 2013 Levering loon journaalpost januari 2014 Ingebruikname salarismodule 1 januari 2014 Ingebruikname verzuim en ARBO module 1 januari 2014 Ingebruikname vervangingsplanner en aanverwante 6 januari 2014 dienstverlening Ingebruikname digitaal personeelsdossier module Uiterlijk 1 april 2014 Ingebruikname ESS met koppeling voor Uiterlijk 1 april 2014 formulierendownload Ingebruikname MSS met koppeling voor 1 januari 2014 formulierendownload Ingebruikname van de Strategisch 1 augustus 2014 Personeelsplanning Uitnodiging tot Inschrijving Administratieve diensten HRM/PSA Pagina 10 van 57

2. Procedurevoorschriften In dit hoofdstuk staat beschreven hoe de aanbesteding wordt uitgevoerd. Gedurende de aanbesteding kan Ondernemer op de in dit hoofdstuk omschreven wijze in contact treden met Adviseur. Tevens worden de voorwaarden waaronder ingeschreven moet worden en de eisen waaraan de Inschrijving moet voldoen in dit hoofdstuk vermeld. 2.1 Contactpersonen Adviseur De Adviseur begeleidt de Aanbestedende dienst bij de uitvoering van deze (Europese)aanbestedingsprocedure. Uw contactpersoon in deze is de heer Louis Pothof. U kunt bovenstaand contactpersoon bereiken via het e- mailadres: plateau@pro-mereor.nl 2.2 Presentatie BVP Aanbestedende dienst wenst nadere inlichtingen te verstrekken over deze Best Value Procurement aanbestedingsprocedure op de in paragraaf 1.3 genoemde datum. Voor een nadere toelichting over de methodiek van BVP verwijst Aanbestedende dienst Ondernemer naar bijgevoegd document en naar http://www.prestatieinkoop.com. Indien u aan deze bijeenkomst wilt deelnemen, kunt u dit per e-mail tot 3 mei 2013, uiterlijk 14.00 uur aangeven op het in paragraaf 2.1 genoemde Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.. Per Ondernemer kunnen maximaal 2 personen deelnemen. U dient zich op het aanvangstijdstip te melden bij de ingang van de betreffende locatie. Hieromtrent ontvangt u nog informatie. De bijeenkomst zal worden begeleid door de contactpersoon van de Adviseur. 2.3 Informatieverstrekking Ondernemer wijst ten behoeve van deze aanbestedingsprocedure één contactpersoon en één vervangend contactpersoon aan. Het is niet toegestaan dat Ondernemer zich in contact stelt met Aanbestedende dienst over deze Europese aanbesteding. Uitnodiging tot Inschrijving Administratieve diensten HRM/PSA Pagina 11 van 57

Vragen voor de Nota van inlichtingen kunnen uitsluitend per e-mail, in de Nederlandse taal en middels een onbeveiligd Microsoft Word document beschikbaar worden gesteld aan Aanbestedende dienst conform het onderstaande format: Nr. Verwijzing (pag. /par. / art. / annex) Vraag Vragen die tijdig zijn ingediend worden beantwoord in een Nota van inlichtingen. Hierbij wordt verwezen naar het bepaalde in paragraaf 2.6 van deze Uitnodiging tot inschrijving. Deze Nota van Inlichtingen wordt naar alle houders van de onderhavige Uitnodiging tot Inschrijving gezonden. Voor relevante data wordt verwezen naar paragraaf 1.3. 2.4 De Inschrijving 2.4.1 Wijze van inschrijving Bij indiening van de Inschrijving moet het volgende in acht worden genomen: Gesloten verpakking zonder firmanaam van Ondernemer (geen adresgegevens en/of logo zichtbaar); Op de verpakking dient duidelijk leesbaar te zijn vermeld: Aanbestedingsnummer: NR. SIMAP (2013/S) Niet te openen voor 3 juni 2013, 14:00 uur Bezorging en/of aflevering tijdens kantooruren; Rechtsgeldige ondertekening; De Inschrijving dient in drievoud te geschieden (waarvan één exemplaar duidelijk gemerkt als "origineel" en twee gemerkt als "kopie"); Eén digitale versie van de Inschrijving op een digitale gegevensdrager: o De Inschrijving moet digitaal worden aangeleverd in één (1) PDF-bestand; o Indien het PDF-bestand meer dan vijftig (50) MB bedraagt dan dient deze te worden gesplitst. De Inschrijving dient te worden voorzien van een paginanummering; De Inschrijving dient te worden voorzien van een hoofdstukindeling conform de annex Checklist aan te leveren informatie/inhoudsopgave Inschrijving Ondernemer; Inschrijvingen per fax of e-mail worden niet geaccepteerd; Uitnodiging tot Inschrijving Administratieve diensten HRM/PSA Pagina 12 van 57

Indien de Inschrijving per post of koerier wordt verzonden, rust het risico van postvertraging bij Ondernemer; Indien de Inschrijving persoonlijk door of namens Ondernemer wordt overhandigd op onderstaand adres, kan een ontvangstbewijs worden verkregen; Met strafport bezwaarde zendingen worden niet geaccepteerd. 2.4.2 Tijdstip van Inschrijving De gesloten Inschrijving dient vóór de in paragraaf 1.3 genoemde datum om 14:00 uur in het bezit te zijn van: Pro Mereor B.V. Ter attentie van de heer L. Pothof Burgemeester Weertsstraat 69a 6814 HM Arnhem Indien op deze datum en tijdstip geen Inschrijving is ontvangen van Ondernemer, wordt de Ondernemer geacht niet meer deel te nemen aan deze procedure. Een Inschrijving die binnenkomt na bovenstaande datum en tijdstip blijft gesloten en wordt direct geretourneerd. 2.4.3 Opening van de Inschrijvingen De gesloten Inschrijvingen worden op de in paragraaf 1.3 genoemde datum 14:05 uur geopend op het adres: Pro Mereor B.V. Burgemeester Weertsstraat 69a 6814 HM Arnhem De opening is niet openbaar. Ondernemers ontvangen na opening van de Inschrijvingen het proces-verbaal van opening per e-mail. 2.5 Voorwaarden 2.5.1 Contractering Na gunning wordt er een Overeenkomst gesloten tussen Aanbestedende dienst en Ondernemer. De algemene voorwaarden van de Ondernemer worden uitdrukkelijk van de hand gewezen en uitgesloten. Uitnodiging tot Inschrijving Administratieve diensten HRM/PSA Pagina 13 van 57

2.5.2 Voorwaarden voor Inschrijving Tegenstrijdigheden De Uitnodiging tot Inschrijving met bijbehorende documenten zijn met de grootste zorg samengesteld. Mocht u desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden tegenkomen, dan dient u uiterlijk met het indienen van uw vragen, als bedoeld in paragraaf 2.3, deze schriftelijk kenbaar te maken. Voorbehoud Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor deze aanbesteding tijdelijk of definitief stop te zetten. Tevens heeft Aanbestedende dienst geen verplichting tot het aangaan van een Overeenkomst. Kostenvergoeding Het vervaardigen en uitbrengen van een Inschrijving geeft Ondernemer geen recht op vergoeding van de kosten, ook niet in het geval Aanbestedende dienst de gehele aanbesteding stopzet. Mededeling gunningsbeslissing Conform artikel 2.127 Aanbestedingswet houdt Aanbestedende dienst een opschortende termijn van twintig (20) dagen in acht voordat over wordt gegaan tot het sluiten van de beoogde Overeenkomst. De mededeling van de gunningsbeslissing houdt geen aanvaarding in, als bedoeld in artikel 6:217 lid 1 BW (artikel 2.129 Aanbestedingswet). Tevens is Aanbestedende dienst, als gevolg van de mededeling van de gunningsbeslissing niet gehouden aan tevergeefs gemaakte kosten, of gederfde winst, te vergoeden op basis van schending van de precontractuele goede trouw. Vertrouwelijkheid De inhoud van de Uitnodiging tot Inschrijving dient als vertrouwelijk te worden behandeld. Ondernemer dient er zorg voor te dragen dat slechts die medewerkers die betrokken zijn bij de Inschrijving inzage hebben in de Uitnodiging tot inschrijving. Evenmin zal door Ondernemer op enigerlei wijze aan derden, welke niet deelnemen aan de procedure, kennis worden gegeven van de gegevens die in het kader van deze Uitnodiging tot Inschrijving door Aanbestedende dienst zijn of worden verstrekt. Aanbestedende dienst zal de door Ondernemer ingediende documenten als vertrouwelijk behandelen. Slechts de leden van het Inkoopteam hebben inzage in de Inschrijving. De vertrouwelijkheid wordt gewaarborgd, ongeacht of een Inschrijving zal leiden tot een Overeenkomst voor Ondernemer. Instemming Het indienen van een Inschrijving houdt in dat Ondernemer instemt met alle voorwaarden zoals gesteld in deze Uitnodiging tot Inschrijvingen bijbehorende documenten. Uitnodiging tot Inschrijving Administratieve diensten HRM/PSA Pagina 14 van 57

Wijzigingen De Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de Uitnodiging tot Inschrijvingen bijbehorende annexen. Een en ander binnen de grenzen van de daarvoor bestemde regelgeving. 2.6 Rechtsverwerking Ondernemer dient te handelen zoals van een redelijk geïnformeerde en zorgvuldig handelende Ondernemer mag worden verwacht. Hieruit vloeit onder meer voort dat het recht om na Inschrijving te klagen over onduidelijkheden of onvolkomenheden in de procedure is verwerkt indien niet tijdig, voorafgaand aan de Inschrijving, om opheldering wordt gevraagd. Indien Ondernemer onvolkomenheden constateert in de aanbestedingsdocumenten dient Ondernemer deze direct kenbaar te maken bij Aanbestedende dienst. Een en ander op straffe van verval van recht. Uitnodiging tot Inschrijving Administratieve diensten HRM/PSA Pagina 15 van 57

3. Voorwerp van opdracht 3.1 Algemeen Aanbestedende dienst is voornemens haar administratieve diensten op het gebied van HRM/PSA en aanverwante taken volledig uit te besteden. Zij eist dat de Ondernemer gebruik maakt van een Geautomatiseerd informatiesysteem dat ook aan haar ter beschikking wordt gesteld. Aanbestedende dienst maakt steeds intensiever gebruik van informatie- en communicatietechnologie in haar bedrijfsvoering. Er worden hoge eisen gesteld aan deze dienstverlening. Aanbestedende dienst is op zoek naar een Ondernemer die meedenkt op organisatieniveau en Aanbestedende dienst gevraagd en ongevraagd voorziet van advies. Op het gebied van HRM/PSA hecht Aanbestedende dienst grote waarde aan zowel borging van de volledigheid als de borging van de kwaliteit. Naast het leveren van administratieve diensten dient Ondernemer een Geautomatiseerd informatiesysteem ter beschikking te stellen. Dit systeem biedt informatie op het gebied van HRM/PSA. Ondernemer dient een vast tarief aan te bieden voor al haar diensten (Annex II als Excelbestand bijgevoegd - prijswens 1.1 en 1.2) inclusief licentierechten van de door hem beschikbaar gestelde informatiesystemen. De licentierechten van het te gebruiken PSA/HRM systeem dienen verwerkt te zijn in het vast tarief (Annex II als Excelbestand bijgevoegd prijswens 1.3 en 1.4). Voor de verloningen wenst Aanbestedende dienst af te rekenen op basis van werkelijke aantallen verloningen (dus geen bandbreedte). Daarbij wordt een aantal randvoorwaarden gehanteerd; Aanbestedende dienst hanteert maandlonen, met een dertiende maand voor eventuele correcties. Aanbestedende dienst gaat hierbij uit van één (1) verloning per medewerker per maand. Per jaar dient voor elke medewerker maximaal dertien (13) verloningen in rekening worden gebracht. Als Ondernemer meerdere verloningen nodig heeft dan mag Ondernemer die niet rekening brengen, de meerdere verloningen worden geacht afgerekend te zijn met het maximum van 13 verloningen per medewerker per jaar. Bij indiensttreding gedurende het jaar geldt het aantal verloningen naar rato van het aantal maanden in dienst. Aanbestedende dienst heeft een geprognosticeerd overzicht van het aantal verloningen per jaar voor de komede jaren bijgevoegd, zie Excelsheet (aantal verloningen 2012 2018 Plateau). Uitnodiging tot Inschrijving Administratieve diensten HRM/PSA Pagina 16 van 57

3.2 Taken Aanbestedende dienst Aanbestedende dienst is voornemens om de navolgende (strategische) werkzaamheden zelf uit te voeren (niet limitatief). Alle overige werkzaamheden die horen bij een deugdelijke uitvoering binnen de kaders van de huidige wet en regelgeving voor zover van toepassing op Aanbestedende dienst worden uitbesteed aan de Ondernemer. 3.2.1 Taken Afdeling HRM/PSA van Aanbestedende dienst Het versturen van de ontslagbescheiden (begeleidende brieven en akten) aan het betrokken personeelslid. Het uitvoeren van werkzaamheden in verband met overlijden: Het verstrekken van de datum van overlijden, inclusief overige relevante informatie aan de Ondernemer. Het uitvoeren van werkzaamheden in verband met (dreigende) werkloosheid. Instroomtoets participatiefonds: o Het mede signaleren van de plicht tot melding. Twee weken na de aanvraag voor een (werkloosheids)uitkering bij het UWV dient de werkgever een melding te doen bij het Participatiefonds in het kader van instroom; o Het controleren/completeren en ondertekenen van het formulier melding instroom ; o Het versturen van het formulier melding instroom aan het Participatiefonds; Het bepalen en vaststellen van vertrekbevorderende maatregelen; Het informeren van de Ondernemer inzake de vertrekbevorderende maatregelen; Het periodiek controleren van de formatiegegevens en overige relevante informatie; Het ontvangen van een probleemanalyse van de Arbodienst; Het archiveren van de probleemanalyse in het aan te leggen re-integratiedossier; Het ontvangen van een verklaring van de Arbodienst dat geen sprake is van situatieve arbeidsongeschiktheid (PO); Het opstellen van een plan van aanpak in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter; Het archiveren van het plan van aanpak in het re-integratiedossier; Het verzenden van de 42e weekmelding naar het UWV; Het archiveren van een afschrift van de 42e weekmelding in het re-integratiedossier; Het opstellen van het re-integratieverslag; Het archiveren van het re-integratieverslag in het re-integratiedossier. Uitnodiging tot Inschrijving Administratieve diensten HRM/PSA Pagina 17 van 57

Ondernemer schriftelijk of elektronisch informeren inzake verlof-, ziek- en herstelmeldingen. De Ondernemer wordt geïnformeerd inzake: Het opstarten en afhandelen van de procedure WIA-claimbeoordeling (na 87 weken ziekte). Het ontvangen van de WIA-claimbeoordeling van de adviserende verzekeringsarts UWV; Het versturen van een kopie van de WIA-claimbeoordeling van de adviserende verzekeringsarts UWV aan de Ondernemer. Het afhandelen van de ongevalsrapportage. Het melden van een ongeval middels een mutatieformulier bij de Ondernemer; Het controleren / completeren en ondertekenen van ongevalsrapportage. Het verwerken van de door de Belastingdienst vastgestelde gedifferentieerde WIA en WGA-percentages. Het ontvangen van de door de belastingdienst vastgestelde gedifferentieerde WIA- en WGA percentage; Het versturen van een kopie vastgestelde gedifferentieerde WIA en WGA percentage aan Ondernemer. Het verwerken van de salarisgegevens in de financiële administratie. Het verwerken van de loonjournaalpost in de financiële administratie. 3.3 ICT-infrastructuur van Aanbestedende dienst De ICT-infrastructuur kan worden omschreven als een modern infrastructuur die wordt beheerd door een extern bedrijf. Aanbestedende dienst beschikt over internet op 14 locaties middels internet plus van Ziggo. De scholen maken op dit moment gebruik van Windows 7 met Office 2007 of Office 2010 Nederlandse versie op de pc s/laptops (via een imagedistributie). Enkele scholen beschikken nog over een Windows 2003 server. Deze systemen zijn voorzien van hetzelfde image als in bovenstaande situatie. De administratie van de Aanbestedende dienst maakt gebruik van Exact globe ten behoeve van de verwerking van financiële gegevens. Uitnodiging tot Inschrijving Administratieve diensten HRM/PSA Pagina 18 van 57

3.4 Maximaal budget De maximum(plafond)budgetprijs is vastgesteld op 130.000,- per jaar (exclusief BTW). 3.5 Gelijkwaardigheid Daar waar in deze Uitnodiging tot Inschrijving een norm, merk- of fabricaatnaam staat vermeld en onverhoopt de toevoeging of gelijkwaardig is weggelaten, is deze toevoeging niettemin geldig, om zodoende niet in strijd met het Europese non-discriminatiebeginsel te handelen. 3.6 Varianten en alternatieven In het kader van deze aanbesteding zijn varianten (ook wel alternatieven genoemd), conform artikel 2.83 lid 2 Aanbestedingswet niet toegestaan. 3.7 Percelen/inschrijven op een gedeelte van de opdracht Deze opdracht is niet onderverdeeld in percelen. Inschrijven op een gedeelte van de opdracht is niet toegestaan. Uitnodiging tot Inschrijving Administratieve diensten HRM/PSA Pagina 19 van 57

4. Beoordelingsprocedure 4.1 Inkoopteam Adviseur heeft ten behoeve van de beoordeling van de Inschrijvingen een objectief en onafhankelijk Inkoopteam samengesteld. Het is, op straffe van uitsluiting, niet toegestaan om in het kader van deze aanbesteding op een andere dan de eerder aangegeven wijze contact te zoeken met Aanbestedende dienst of leden van het Inkoopteam, ter verkrijging van welke informatie dan ook. Hierbij wordt verwezen naar paragraaf 2.3. De namen van de leden van het Inkoopteam worden niet vooraf bekend gemaakt, om enige vorm van externe beïnvloeding op de beoordeling te voorkomen. Aanbestedende dienst zal de beoordeling in de gunningfase laten uitvoeren door voornoemd, Inkoopteam. De leden van het Inkoopteam beoordelen individueel alle Inschrijvingen op basis van de gunningcriteria, zoals opgenomen in hoofdstuk 8 van deze Uitnodiging tot inschrijving. Tijdens de beoordelingsvergadering zullen de door de leden van het Inkoopteam toegekende scores per (sub)gunningcriterium worden besproken. Op basis van de toegekende scores en de hieraan ten grondslag liggende argumenten, wordt door het inkoopteam een score per (sub)gunningcriterium per Ondernemer bepaald. Het Inkoopteam controleert de Inschrijvingen allereerst op geldigheid. Indien een Inschrijving niet aan de in deze Uitnodiging tot Inschrijving vermelde minimumeisen voldoet, kan die Inschrijving als ongeldig ter zijde worden gelegd. Voorts wordt van alle geldige Inschrijvingen een totaalscore op basis van de behaalde scores van een Ondernemer vastgesteld. Het Inkoopteam bepaalt aan de hand van de rangorde met welke Ondernemer een Overeenkomst zal worden gesloten. Aanbestedende dienst kan Ondernemer, wiens Inschrijving onvolledig is, verzoeken de Inschrijving aan te vullen in geval van een kennelijke omissie. Aanbestedende dienst heeft geen plicht om Ondernemer op dergelijke omissies te wijzen. Ondernemer aan wiens Inschrijving voorwaarden verbonden zijn, wordt uitgesloten voor contractering. Indien Aanbestedende dienst een Inschrijving ongeldig verklaart, zal de betreffende Ondernemer daar schriftelijk van op de hoogte worden gesteld. De betreffende Ondernemer wordt in dat geval geacht geen Inschrijving te hebben gedaan en zal van het verdere verloop van de procedure niet meer op de hoogte worden gesteld. Deze Ondernemer is in rechte aanhangig gemaakte bezwaren tegen het verloop van de aanbesteding, het gunningvoornemen aan andere Ondernemers of de aanbesteding in het algemeen, niet-ontvankelijk. Uitnodiging tot Inschrijving Administratieve diensten HRM/PSA Pagina 20 van 57