JAARVERSLAG 2012/2013 ZGT CLIENTENRAAD

JAARVERSLAG 2012/2013 ZGT CLIENTENRAAD

Cliëntenraad ZGT (1 februari 2014) Bernard Schutte, Josephine van Meijel, Monique Voulon, Eric Smeenk, Albert Lageweg, Chantal Wegman, Douwe Fokkens, Threes Oude Moleman, José Seijger (vicevoorzitter), Leonie van Straten, Rob Huitema (voorzitter)

Inleiding Voor u ligt het jaarverslag van de cliëntenraad Ziekenhuisgroep Twente (ZGT). Met dit verslag legt de cliëntenraad verantwoording af over zijn activiteiten in de jaren 2012 en 2013. De cliëntenraad is een onafhankelijk orgaan dat de algemene belangen behartigt van patiënten, hun familie, bezoekers en belangstellenden, kortom alle (potentiële) cliënten van ZGT. De cliëntenraad adviseert de Raad van Bestuur over plannen van ZGT die cliënten aangaan. Dit doet de raad door gevraagd en ongevraagd advies te geven. Daarbij staat steeds centraal de vraag in hoeverre de uitvoering van een plan of voornemen in het belang is van de cliënt. De samenwerking met de cliëntenraad van het Medisch Spectrum Twente in Enschede (MST) is intensief voortgezet in de afgelopen jaren. Dit heeft zich zeker vertaald in gezamenlijk optrekken bij de vormgeving en besluitvorming rond de oprichting van het Twents Medisch Coöperatief (TMC) in 2013. De cliëntenraad bestaat sinds 1996 als gevolg van de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorgsector (WMCZ).De overheid wilde met de invoering van deze wet zorgen dat patiënten en bezoekers meer bij ziekenhuisbeleid betrokken worden. Ook voor het Orthopedisch Centrum Oost Nederland (OCON) fungeert de cliëntenraad ZGT als cliëntenraad omdat de Raad van Bestuur ZGT voor OCON dezelfde bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt als voor de andere ZGT organisatieonderdelen.

Samenstelling cliëntenraad op 31 december 2013 De cliëntenraad ZGT bestaat uit maximaal elf leden. Allemaal vrijwilligers die de zorg een warm hart toedragen en geen werkrelatie onderhouden met ZGT. Net als de cliënten van het ziekenhuis, hebben zij verschillende achtergronden, wat helpt de onderwerpen van diverse kanten te belichten. In december 2012 zijn statutair afgetreden Dick Poortman (vicevoorzitter), Ank de Castro, Ton Jenner en Gerrit Stolk. Vanwege de continuïteit is in 2013 met de Raad van Bestuur afgesproken twee, van vier statutair begin 2014 aftredende, leden een jaar langer aan te laten blijven. De samenstelling van de cliëntenraad op 31 december 2013 Overlegvormen Elke derde maandag van de maand vergadert de cliëntenraad. Het dagelijks bestuur heeft ruim een week daarvoor overleg met de secretaris Raad van Bestuur. Elke drie maanden is er een overlegvergadering met de Raad van Bestuur om samen de algemene stand van zaken en specifieke adviesaanvragen te bespreken. Twee keer per jaar is er overleg met de ondernemingsraad en in het najaar is er een gesprek met de Raad van Toezicht. Er is maandelijks overleg met de portefeuillehouder cliëntenraad van het Bestuur van de medische staf ZGT. Roeline Hubertse Rob Huitema José Seijger Albert Lageweg Josephine van Meijel Threes Oude Moleman Eric Smeenk Chantal Wegman Henk Wolsink voorzitter vicevoorzitter lid dagelijks bestuur

Werkconferentie Eens per jaar staat de cliëntenraad tijdens zijn werkconferentie stil bij de uitgangspunten van ZGT: we willen een klantgericht, gastvrij ziekenhuis zijn, waarin de patiënt centraal staat. Ook staat de raad dan stil bij wat er nodig is om het eigen motto verbeteren van de kleine kwaliteit, datgene wat cliënten als kwaliteit ervaren, handen en voeten te geven. Naast de formele indicatoren voor kwaliteit hecht de cliëntenraad vooral aan de ervaren kwaliteit. In dat kader focust de cliëntenraad zich ook op een aantal onderwerpen met realiseerbare doelen. De leden van de cliëntenraad hebben ieder eigen aandachtsgebieden, waarvoor ze eerst aanspreekbaar zijn binnen de raad. Die gebieden zijn achterban, cliënt, informatievoorziening, ethiek, bedrijfsvoering. Behandelde onderwerpen Meerjarenbeleidsvisie ZGT Eind 2011 is aan de Raad van Bestuur gemeld dat de manier waarop de cliëntenraad zijn inbreng kon leveren bij het tot stand komen van de meerjarenbeleidsvisie voor de periode 2012-2016 erg gewaardeerd is. Die visie werd dan ook voorzien van een positief advies. Open dagen gezondheidszorg De cliëntenraad neemt hieraan al vele jaren deel en maakt dan van de gelegenheid gebruik de bezoekers een enquête voor te leggen met vragen over actuele onderwerpen. In 2012 en 2013 is de bezoekers gevraagd naar hun mening over de ontvangst in het ziekenhuis, de deskundigheid van de dienstverlening, klantvriendelijkheid, de sluiting van het Zotel en de verhouding op bestuursniveau tussen ZGT en MST en de open vraag: Wat zou u doen als u een dag directeur zou zijn in dit ziekenhuis?. Communicatie Zowel wanneer daar aanleiding toe is als het om specifieke onderwerpen gaat, alsook meer in het algemeen, onderkent de cliëntenraad het belang van strategische communicatie. De raad staat op het standpunt dat wanneer die goed is, er tevens een basis is voor goede communicatie met cliënten en huisartsen. Dat is vervolgens van invloed op bejegening

in de meest brede zin van het woord. Als aan de orde is dat de Raad van Bestuur meer aandacht zou kunnen schenken aan de externe communicatie blijft de raad dit ook steeds weer aangeven. Mystery guestbezoeken door de cliëntenraad Het gebruik van de borden voor het aangeven van de uitlooptijden op de poliklinieken is een van de zaken waarnaar de cliëntenraad meermaals, onaangekondigd, onderzoek verrichtte. Geconstateerd is dat de gewenste situatie nog niet bereikt is. Een ander punt is de beschikbaarheid van Vertel het ons ; een formulier voor het laagdrempelig melden van ervaringen door cliënten, waaraan de cliëntenraad veel waarde hecht. Dit formulier is niet op alle daarvoor in aanmerking komende plaatsen beschikbaar. De raad is voornemens de mystery guest bezoeken ook in de komende jaren te continueren en de lacunes te blijven aangeven om verbeteringen van de grond te krijgen. Positieve adviezen gaf de cliëntenraad over de volgende onderwerpen De vorming van Resultaat Verantwoordelijke Eenheden (RVE s) en aansturing Medisch Ondersteunend Bedrijf Gastvrouw, gastheer Meerjarenbeleidsvisie 2012-2016 Profiel Lid Raad van Bestuur (aan Raad van Toezicht) Benoeming lid Raad van Bestuur (aan Raad van Toezicht) Wijziging vrijwilligersbeleid Benoeming voorgedragen lid van de klachtencommissie ZGT Reorganisatie Zorg en (her)inrichting stafafdelingen ZGT klachtenreglement Procesgestuurde zorg/gastvrouw, gastheer Zorg Advies Raad (ZAR) Aanvullend advies ontwerpakte van oprichting Twents Medisch Coöperatief (TMC) Benoeming lid Raad van Toezicht (aan Raad van Toezicht) Centrale opnameafdeling Reglementen cameragebruik Regiovisie/werkdocument TMC Calamiteitenprocedure Lateralisatie nucleaire geneeskunde Intensieve zorg Geboortezorg/concentratie klinische verloskunde In 2011 had de cliëntenraad over dit onderwerp intensieve gesprekken met de Raad van Bestuur en was er contact met inen externe partijen (o.a. Tweede Kamerleden

CDA en VVD). Aanleiding daarvoor was de over dit onderwerp ontstane maatschappelijke onrust. Geboortezorg is intussen een van de pijlers onder het Twents Medisch Coöperatief en er is samenwerking tussen gynaecologie, verloskunde en kraamzorg, waarmee naar verwachting de zuigelingensterfte significant terug gedrongen wordt. Ook landelijke eisen zijn hiervoor doorslagggevend geweest. De cliëntenraad heeft dit verheugd kunnen constateren in de voorgelegde adviesaanvraag en deze van een positief advies voorzien, juist ook vanwege de genoemde samenwerking, daar waar eerder sprake was van strijd. dezelfde bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt als voor de andere ZGT organisatie onderdelen. OCON is sindsdien een vast punt op de agenda van de overlegvergadering. Sluiting Zotel De cliëntenraad bracht in 2012, na de argumenten over de sluiting herhaaldelijk aan de orde te hebben gehad in overlegvergaderingen, een negatief advies uit over de procedure die in dit traject gehanteerd is. Naar de mening van de cliëntenraad was daardoor een inhoudelijk advies niet (meer) mogelijk. Hospitality en patiëntenvoeding Dit onderwerp is om verschillende redenen herhaald besproken. De cliëntenraad heeft aangegeven bij dit punt sterk te hechten aan evaluatie om het mogelijk te maken te leren van ervaringen van cliënten. Overdracht Orthopedie ZGT aan OCON (Orthopedisch Centrum Oost Nederland) Deze adviesaanvraag voorzag de cliëntenraad van een positief advies onder het voorbehoud van het borgen van de cliëntenrechten van OCON-patiënten door de instelling van een cliëntenraad OCON. In 2013 is dit afgerond met een toelichting van de directeur van OCON in de overlegvergadering. In die vergadering gaf de Raad van Bestuur aan dat hij voor OCON

Kwaliteitsprijs ZGT Een lid van de cliëntenraad participeert in de jury voor deze prijs die eens in de twee jaar wordt toegekend. In 2013 ging de prijs naar het project MRSA: Spoed is goed. Essentie van het project: door combinatie van testen verkeren patiënten korter in onzekerheid. Relatie met de Raad van Bestuur Over een aantal onderwerpen (onder andere sluiting Zotel, concentratie klinische zorg en lateralisatie neurologie) bleek met name in de tweede helft van 2012 verschil van inzicht te bestaan tussen de cliëntenraad en de Raad van Bestuur. De cliëntenraad had twijfels of de stem van de cliënt nog voldoende gehoord werd. Los daarvan werd een informatie achterstand op verschillende vlakken geconstateerd, terwijl voor de raad tijdige informatie een randvoorwaarde is om het cliëntenraadswerk goed te kunnen doen. Deze zaken zijn in een gezamenlijk overleg besproken en er zijn concrete handvatten geformuleerd om de raad vroegtijdiger te informeren over actuele zaken, zodat de raad meer tijd en energie kan steken in de inhoud. In 2013 is herhaaldelijk door zowel de cliëntenraad als door de Raad van Bestuur uitgesproken dat de verhoudingen nadien sterk verbeterd zijn. Samenwerking met MST (Medisch Spectrum Twente) Over de voorgenomen samenwerking op bestuursniveau tussen ZGT en MST is de cliëntenraad regelmatig geïnformeerd. De cliëntenraad heeft een goed contact met de cliëntenraad van MST. Dat heeft onder andere geleid tot een gezamenlijk ondertekend positief advies over de voorgenomen oprichting van de Twentse Medische Coöperatie (TMC). In 2013 is dit gevolgd door verdere afspraken over de vormgeving van de medezeggenschap in dit kader. De beide cliëntenraden stelden gezamenlijk een concept reglement op om de inbreng van de cliënt in het TMC zo goed mogelijk te kunnen borgen. Concretisering vormgeving gastvrijheid in ZGT Dit betreft uitwerking van een van de pijlers van het meerjarenbeleid en is een zeer aansprekend onderwerp voor de cliëntenraad. De raad is gevraagd te participeren in de projectgroep die dit begeleidt en heeft dit ook ten uitvoer gebracht in 2013. De tijd zal moeten leren of de investering van alle betrokkenen in ZGT en de raad de beoogde resultaten oplevert.

Lid Raad van Toezicht De cliëntenraad heeft de Raad van Toezicht in 2013 laten weten de, lang geleden gemaakte, afspraak over betrokkenheid van de cliëntenraad bij benoeming van nieuwe leden in de Raad van Toezicht bespreekbaar te willen maken. Deze geldende afspraak is dat, doorgaans de voorzitter en vicevoorzitter van de cliëntenraad, bij elke vacature binnen de Raad van Toezicht een gesprek hebben met de voor benoeming voorgedragen kandidaat. Dit kan in theorie leiden tot een advies niet tot benoeming over te gaan. De cliëntenraad wil toe naar hoe dit in de WMCZ geregeld is, namelijk een bindende voordracht door de cliëntenraad van een kandidaat. Daarmee zou een gesprek zoals dit nu plaatsheeft met alle te benoemen kandidaten vervallen. Overige Overige besproken beleidsstukken zijn de jaarrekeningen, de kwartaalrapportages, de jaarplannen en begrotingen. De cliëntenraad ZGT is te bereiken via mail: cliëntenraad@zgt.nl Spiegelgesprekken en mystery guests Bijzonder verheugd is de cliëntenraad over het besluit spiegelgesprekken in te voeren omdat de raad daarop al vele jaren heeft aangedrongen als een goed middel om uit de eerste hand te vernemen hoe cliënten de zorg in ZGT ervaren. De clientenraad is bij de spiegelgesprekken betrokken door aanwezigheid bij deze gesprekken van twee leden van de raad in de rol van toehoorder.