Informatiesessie Podiumkunstensector Kaaiforum - 26 mei 2016
PROGRAMMA 13.30u: Verwelkoming 13.35u: Waarom digitaliseren en duurzaam bewaren? 14.00u: Toelichting werking VIAA 14.30u: Digitalisering en archivering door VIAA 15.15u: Vragenronde 1 15.30u: Pauze 16.00: Rol Kunstenpunt, Packed en Het Firmament 16.15u: Concrete stappen en planning operationalisering 16.45u: Vragenronde 2 17.00u: Einde
Waarom digitaliseren en duurzaam bewaren?
TOELICHTING WERKING VIAA
OPRICHTING 21/12/2012 2013-2014 OPSTART 2016 AD NOMINATIM CULTUUR FINANCIERING MINISTERS GATZ & CREVITS 2015 OVERGANGS- JAAR
VIAA-MODEL
VIAA: FOCUS EN MODEL DIGITALISEREN INTERACTIE ARCHIVEREN +500.000 uur AV te digitaliseren CE & Media 90+ content partners uit cultuur, media en overheid Duurzaam digitaal bewaren Reeds >1PB in het VIAA-archief Ontsluiten van digitaal AVmateriaal voor onderwijs, wetenschappelijk onderzoek, openbare bibliotheken
opyright: Het Huis van Alijn KOSTEN- EFFICIENT & KOSTEN- BESPARING IN EEN NETWERK VAN PARTNERS SAMEN STERKER
Musea Archieven Omroepen Overheid Content Partners Onderwijs CP s Brede publiek Bibliotheken Wetenschap Content Gebruikers PARTNERS VIAA Packed Faro Kunstenpunt Cinematek Kennis- en expertisecentra IBG, FIAT/IFTA, AV Preserve Internationale Partners VLAAMSE OVERHEID Leveranciers Zeticon Videohouse Picturae Memnon
VIAA 2016 Algemene lijnen digitalisering archivering - interactie
Introfilmpje
DIGITALISEREN
DIGITALISERING VIAA biedt aan zijn content partners: - Gratis digitalisering van bedreigd audiovisueel materiaal - Verpakkingen, handleidingen, registratietool, verzending, De analoge dragers keren terug naar de CP. Hij beslist wat hij hiermee wil doen.
CONTENT PARTNERS VIAA Verder met bestaande groep (+90 CP S): KRING 1: Erkende en gesubsidieerde CE-instellingen Openbare omroep Regionale en private landelijke omroepen KRING 2: Erkende CE-instellingen (Q-label) Stadsarchieven (centrumsteden - werkgroep VVBAD) Vlaamse overheidsinstelllingen Uitbreiding 2016: KRING 3: Stadsarchieven (beperkt met belangrijkste audiovisuele collecties) Podiumkunstensector, ism. KP, Packed, Het Firmament Erfgoedcellen (ifv noden, prioriteiten en haalbaarheid)
DIGITALISERING: aanpak per drager, niet per instelling 8 digitaliseringsgolven Ca. 357.600 AV-dragers Ca. 270.000 pagina s 18 dragertypes 90+ content partners 8 digitalisatiebedrijven
audiocassette (sticky shed syndroom) kromgetrokken film (azijnsyndroom)
wassen rol (kennis over technologie nagenoeg verdwenen) open reel videotape (afspeelapparatuur verdwijnt snel)
kwartduims audiotape (verlies van plasticizer) VCR-cassette (afspeelapparatuur verdwijnt snel)
LT-VERHAAL: PROGNOSE VOORTGANG gedigitaliseerd in 2013-2014 gedigitaliseerd in 2015 13,8 13,2 11,3 50,9 10,8 te digitaliseren in 2016 te digitaliseren in 2017-2020 (ca) te digitaliseren na 2020 (ca, nietaangetaste film) 0% 20% 40% 60% 80% 100%
ARCHIVEREN
ARCHIVERING VIAA biedt aan zijn content partners: - Duurzame opslag in 3 kopieën - Toegang tot de digitale kopie (met mogelijkheid tot annotering en eigen hergebruik) - Integriteitscontrole van de bestanden - Langetermijnbewaring en preservering (dus ook omzetten naar andere formaten wanneer bestandstypes dreigen onleesbaar te worden voor mediaplayers)
DUURZAME OPSLAG VIAA 17 PB duurzame opslag 2 datacenters + 1 kopie offline in bunker
STAND VAN ZAKEN ARCHIEF (maart 2016) Grootte (in TB en uren)
NIEUW: IMPORT DIGITALE COLLECTIES Uitwerking dienstverlening in 2016: STAP 1: pilootprojecten VRT, Provant, RMM, Vlaams Parlement in productie STAP 2: verdere inventarisatie van digitale collecties & prioriteren STAP 3: generiek inzetbaar proces als dienst beschikbaar en graduele rollout naar CP s.
BIJDRAGE CP AAN OPSLAGKOST De CP s worden verwacht 15% van de opslagkost te betalen. Concreet komt dit momenteel neer op 14,7 euro/tb/jaar (excl. BTW) waarvan de eerste 5TB niet worden aangerekend. Zie voorbeelden
RAMING BIJDRAGE CP AAN OPSLAGKOST Voorbeeld 1 (veel audio, weinig video) Organisatie X heeft 964 audiocassettes en 127 VHS cassettes. - Audiocassettes: (gem.) 1,33 uur x 964 = 0,86 TB - VHS cassettes: (gem.) 2 uur x 127 = 12,7 TB Totaal van 13,56 TB in archief 125, 83 euro + 21% BTW per jaar voor gedigitaliseerde materiaal
RAMING BIJDRAGE CP AAN OPSLAGKOST Voorbeeld 2 (weinig audio, veel video) Organisatie Y heeft 10 audiocassettes en 410 VHS cassettes. - Audiocassettes: (gem.) 1,33 uur x 10 = 0,009 TB - VHS cassettes: (gem.) 2 uur x 410 = 41 TB Totaal van 41,1 TB in archief 530,67 euro + 21% BTW per jaar voor het gedigitaliseerde materiaal
RAMING BIJDRAGE CP AAN OPSLAGKOST Voorbeeld 3 (kleine collectie) Organisatie Z heeft 10 Betacam SP cassettes, 76 kwartduims audiotapes en 9 audio-cd-r s - Betacam SP: (gem.) 0,7 uur x 10 = 0,35 TB - Audiotape: (gem.) 0,66 uur x 76 = 0,03 TB - Audio cd-r (gem.) 1 uur x 9 = 0,006 TB Totaal van 0,39 TB in archief Gratis (want < 5 TB)
INTERACTIE FOCUS: ONDERWIJS
CONTENT PROVIDERS 4 DOEL GROEPEN GROOT PUBLIEK ONDERWIJS WETEN- SCHAPPELIJK ONDERZOEK
NIET-EXCLUSIEVE GEBRUIKERSRECHTEN Via de samenwerkingsovereenkomst: nietexclusieve gebruikersrechten ifv ontsluiting onderwijs, wetenschappelijk onderzoek en bibliotheken INFRASTRUCTUUR TE ONTWIKKELEN: het B2B uitwisselingsplatform catalogus: voor bepaalde segmenten waarbij een bijdrage voor toegang wordt vooropgesteld
CONTENT PROVIDERS 4 DOEL GROEPEN GROOT PUBLIEK ONDERWIJS WETEN- SCHAPPELIJK ONDERZOEK
PERSCONFERENTIE Jan Van Ruusbroeckcollege Laken LANCERING 19 januari 2016
+ 17% Vlaamse onderwijsinstellingen + 52% Vlaamse onderwijsinstellingen
OBJECTIEVEN webplatform met AV materiaal gratis toegankelijk voor alle Vlaamse leerkrachten en leerkrachten-in-spe VRAAGgedreven ipv AANBODgedreven geselecteerd voor en door leerkrachten less is more -principe metadata en contextualisering voor onderwijs, maar geen educatieve lespakketten
HUIDIG AANBOD: BASISVAKKEN LAGER ONDERWIJS: 2-3 G WETENSCHAPPEN & TECHNIEK MENS & MAATSCHAPPIJ MUVO SECUNDAIR ONDERWIJS: 1-2 G GESCH MAVO PAV AA NW TECHNIEK BIO NED
AANBOD 2016: UITBREIDING BASISVAKKEN ACTUALISATIE BESTAAND AANBOD NIEUW AANBOD SECUNDAIR 3 GRAAD GESCH MAVO PAV AA NW NED
AANBOD 2016: SPECIFIEKE CONTENT
AANBOD 2016: SPECIFIEKE CONTENT
AANBOD 2016: SPECIFIEKE CONTENT
CONTENT PROVIDERS 4 DOEL GROEPEN GROOT PUBLIEK ONDERWIJS WETEN- SCHAPPELIJK ONDERZOEK
PARTNERS
REGISTRATIE & DIGITALISERING
In het kort Audiovisueel materiaal van de VIAA content partners (CP) Via inventarisatie Gedigitaliseerd door de VIAA service providers (SP) VIAA als facilitator Op basis van dragerformaten Rekening houdend met aantallen, al dan niet bedreigd materiaal of afspeelapparatuur,
Huidige projecten: dragerformaten AV AUDIO VIDEO Compact audiocassette Betacam (SP, Oxide, Digital, SX) ¼ audiotape U-matic Audio cd-r(w) - zelfgeschreven Betamax Wassen rol Open reel video (2, 1, ½ ) Draadspoel VCR Shellac & lakplaat VHS
Inventarisatie Podiumkunsten AUDIO: Dragerformaat Aantal dragers Aantal partners Compact audiocassette 2312 27 ¼ audiotape 1338 13 Audio-cdr* 2794 33 Gesneden plaat (lakplaat of shellac) 255 2 *in de inventaris aangeduid als compact disc, nadere selectie is nodig!
Inventarisatie Podiumkunsten Organisaties met audio dragers (25): Alibi collectief CAMPO Damaged Goods De Koe De Maan De Singel De Spiegel Froefroe Het Paleis KJT Laika LOD Malpertuis Muziektheater Transparant Theater Aan Zee Sering Stuk t Arsenaal TG Ceremonia TG Stan Toneelhuis Theater Stap Ultima Vez A Two Dogs Company NTG -> Hierin is nog niet opgenomen: audio CD-r, er wordt nader onderzoek gedaan naar aantal zelfgeschreven audio-cd-r in een apart project gedurende de zomer.
VIDEO: Inventarisatie Podiumkunsten Dragerformaat Aantal dragers Aantal partners U-matic 444 10 Betacam SP 1219 19 Betacam (Oxide) 70 10 Betacam SX 0 0 Digital Betacam 198 8 Betamax 16 3 Open reel video 18 5 VCR 2 1 VHS 5930 41
Inventarisatie Podiumkunsten Organisaties met video dragers (47): Action Scenique Alibi Collectief Bij de Vieze Gasten Bloet CAMPO Cie Tartare Damaged Goods De Maan De Roovers De Singel De Spiegel De Werf Froefroe Het Paleis Kaaitheater KJT Kopergietery Kunstenfestival Kunstwerk Kwaad Bloed Laika Martha Tentatief Les ballets c de la b Muziektheater Transparant LOD Luxemburg Malpertuis Needcompany NTG Operaballet Vlaanderen TG Stan Sering STUK t Arsenaal TG Ceremonia Theater Aan Zee Theater Stap Toneelhuis Ultima Vez Walpurgis WP Zimmer Antigone A Two Dogs Company Fabuleus Zuidpool De Koe De Tijd
Tijdslijn
Workflow audio en video Planning PER DRAGERFORMAAT VIAA levert verpakkingsmateriaal aan CP maakt dragers klaar voor transport 2 weken voor transportdatum! VIAA/SP haalt dragers op voor digitalisering Evt. via regionale ophaalpunten Digitalisering bij SP Teruglevering bij CP 2 maanden na ophaaldatum
Workflow audio en video CP VIAA/SP SP VIAA/SP Klaarmaken voor transport Transport Digitalisering Teruglevering Klaar 2 weken voor transport Datum maand op voorhand gecommuniceerd Duur ca. 2 maanden Ca. 2 maanden na ophaling
Wat verwachten we van CP? Dragers klaarmaken voor transport Registreren (registratie.viaa.be) Barcoderen Verpakken Klaarzetten voor ophaling
Registratie.viaa.be
Wat doet VIAA? Opleiding & ondersteuning registratie registratie.viaa.be (AMS) support.viaa.be & support@viaa.be (Helpdesk) Voorzien verpakkingsmateriaal Dozen, barcodes, scanner, handleiding, Transport naar SP Digitalisering (SP) Transport terug naar CP
Verpakkingsmateriaal
Bestandsformaten: Digitalisering Audio & Video Audio wordt gedigitaliseerd naar High res: LineairPCM/WAV Low res: aac/mp4 Video wordt gedigitaliseerd naar High res: MXF/JPEG2000 Low res: H264/mp4 Consensus cultureel-erfgoedsector Beslist i.s.m. eerste kring CP s & PACKED
Filmproject Dragerformaten Film 8mm 9,5mm 16mm (negatief, positief) 16mm magnetische klankband (apart) 35mm (negatief, positief) 35mm magnetische klankband (apart)
Inventarisatie Film: Podiumkunsten Dragerformaat Aantal dragers Aantal partners 8mm 58 5 9,5mm 1 1 16mm (negatief, positief) 18 6 16mm magnetische klankband (apart) 7 2 35mm (negatief, positief) 1 1 35mm magnetische klankband (apart) 13 1
Workflow film Workflow van audio en video Starten met testen op azijnsyndroom! VIAA haalt dragers op voor registratie Registratie wordt gedaan door Cinematek Selectie voor digitalisering door CP Digitalisering bij SP Teruglevering bij Cinematek/ mogelijkheid tot in depotgeving -> Apart infomoment voor film, ism Packed en Het Firmament
Planning 2016 Registratie & research Azijntesten film Opleiding registratie Start registratie Nader onderzoek naar optische schijven (identificatie audio cd-r) Digitalisering VCR
Planning 2017 2018 Registratie & digitalisering Registratie loopt verder Planning digitalisering (onder voorbehoud!) Januari - juni 2017 Juli december 2017 Januari juni 2018 Audiocassette Digital Betacam VHS Betacam (SP, Oxide) VHS Nieuwe projecten U-matic Betamax ¼ audiotape Open reel video CD-r Film en nieuwe projecten
ARCHIVERING
Wat nu? Na digitalisering zijn de digitale bestanden beschikbaar in het VIAA archief Archief.viaa.be Ingest validatie door VIAA Controle op bestandstype Controle op metadata Bestanden beschikbaar in een buffer omgeving (ingest space) in afwachting van de goedkeuring door de CP
Rol van de CP Manuele kwaliteitscontrole Bekijken en beluisteren van de digitale bestanden manuele kwaliteitscontrole Steekproeven Verrijken van de metadata manueel mapping van bestaande informatie bij de CP Hergebruik van de digitale bestanden Exporteren van archiefbestanden (high res) Exporteren van het raadpleegformaat (low res)
Opleidingen VIAA organiseert op geregelde tijdstippen opleidingen Hoe gebruik ik het VIAA archiefsysteem? Hoe annoteer ik mijn digitale bestanden adhv het VIAA datamodel? VIAA invulboek met richtlijnen Documentatie beschikbaar support.viaa.be Indien vragen support@viaa.be
VRAGENRONDE 1
PAUZE
Rol van Het Firmament, Kunstenpunt en PACKED
WIE DOET WAT? Samenwerking VIAA PACKED HET FIRMAMENT - KUNSTENPUNT BART MAGNUS 26 MEI 2016
Image by Scott Maxwell CC 2.0 BY-SA (http://thegoldguys.blogspot.be/)
1. WAT DOET VIAA? o Digitaliseren o Duurzaam archiveren o Onsluiten naar specifieke doelgroepen o Algemene coördinatie 103 KUNSTENPUNT
Gezamenlijke ondersteuning PACKED Het Firmament - Kunstenpunt Informeren op maat: - infosessies - opleidingsdagen - vragen ivm registratie, kwaliteitscontrole, beheer digitale collectie en data Centrale coördinatie bij VIAA. PACKED, Het Firmament en Kunstenpunt springen bij waar nodig. Werk gebeurt door CP. Ondersteuning = wegwijs maken, naar oplossingen zoeken bij problemen,... 104 KUNSTENPUNT
Specifieke ondersteuning PACKED Kunstenpunt Het Firmament Coördinatie controle zuurtegraad van filmpellicule (opsporen van azijnsyndroom) Inzetten van specifieke expertise rond herkenning van 'obscure' audiovisuele formaten. Coördinatie regionale ophalingspunten Faciliteren Service Agreements (vb. locatie) Ervaringen met eigen collectie + proeftraject met aantal organisaties Uitwisseling metadata Controle zuurtegraad van filmpellicule (opsporen van azijnsyndroom) 105 KUNSTENPUNT
WWW.KUNSTENPUNT.BE Vragen? Nu of straks, of via info@kunsten.be
VOLGENDE STAPPEN
Stap 1: contractuele fase WAT? Intentieverklaring Samenwerkingsovereenkomst Service Agreement TIMING? Start intentieverklaring: vanaf 31 mei Start samenwerkingsovereenkomst: vanaf 13 juni Indien nodig: aparte infosessie samenwerkingsovereenkomst Service Agreement: vanaf oktober WAT WORDT ER VAN U VERWACHT? Proces via contract.viaa.be
DEMO contract.viaa.be
Stap 2: voorbereidende fase WAT? - Opleidingsdagen - Registratiesysteem VIAA (AMS) - Verpakken van dragers - Administratieve opvolging van dragers - Start registratie - CP s met kleine aantallen (<50): mogelijkheid om ter plekke te registreren - Opmaken Service Agreement - Addendum bij samenwerkingsovereenkomst - Praktische afspraken
Stap 2: voorbereidende fase TIMING? Opleidingsdagen donderdag 20/10 - Brussel woensdag 16/11 - Antwerpen dinsdag 13/12 - Gent donderdag 19/1/2017 Brussel (optioneel) Locatie en details worden via mail meegedeeld. WAT WORDT ER VAN U VERWACHT? Registratie van AV dragers in registratiesysteem VIAA (registratie.viaa.be) Verpakken & barcoderen
Stap 3: operationele fase - digitalisering WAT? Transport van de dragers heen Digitalisering (door SP) Transport van de dragers terug TIMING? Vanaf voorjaar 2017 WAT WORDT ER VAN U VERWACHT? Administratieve opvolging (in registratie.viaa.be) Indien via regionale ophaalpunten: brengen/ophalen dragers
Stap 4: operationele fase - archivering WAT? - Ingest van gedigitaliseerd materiaal in het VIAA archief TIMING? Na digitalisering (vanaf midden 2017) WAT WORDT ER VAN U VERWACHT? Metadata verrijken van digitale bestanden Manuele kwaliteitscontrole (manual QC) via steekproeven & op basis van instructies VIAA
Tijdslijn volgende stappen Intentieverklaring Deadline ondertekening: 15 juli 2016 Samenwerkingsovereenkomst Deadline ondertekening: 15 september 2016 Start registratie Eerste opleidingsdag: 20 oktober 2016 Start digitalisering Eerste dragertypes: voorjaar 2017 Start QC & annotatie Vanaf digitalisering tot 18 maanden later
VRAGENRONDE 2
EINDE