Vragenlijst marktconsultatie ROC de Leijgraaf: Betreft: aanbesteding Automatencatering Bedrijfsnaam: Ingevuld door: Functie: Telefoonnummer: E-mail adres: Datum: Algemeen: ROC de Leijgraaf is voornemens een opdracht op de markt te zetten voor full service catering van de automatenvoorziening (koffie, snacks en frisdrank). De opdracht is nog in concept maar zal bestaan uit een gratis koffievoorziening voor 700 medewerkers op 8 locaties en een betaalde koffievoorziening, en vendingapparaten voor 6500 leerlingen op 8 locaties. ROC de Leijgraaf wil graag van u weten hoe in dit marktsegment een bestek kan worden samengesteld met daarin de op de markt afgestemde vragen. Om dit goed te kunnen doen, en u geen onnodig dik bestek voor te leggen, willen wij graag uitvoerig worden voorgelicht door u en zal onderstaande vragenlijst als leidraad dienen. Indien nodig zal hierna een vervolggesprek plaatsvinden. Wij gaan er van uit dat dit ook in uw belang is. Probeer uw antwoorden zo concreet mogelijk en daarnaast kort en bondig te formuleren. Relevante antwoorden op de vragen in de marktconsultatie worden verwerkt in de aanbestedingsstukken. Niet relevante antwoorden worden niet verder gecommuniceerd. Uw antwoorden, ideeën, en anderszins die concurrentiegevoelige informatie bevatten zullen niet worden gecommuniceerd met andere marktpartijen. U kunt desgewenst de tekst die volgens u concurrentiegevoelige informatie bevat voorzien van een afwijkende kleur. De marktpartijen die worden benaderd voor marktconsultatie worden dezelfde vragenlijst voorgelegd. Met alle partijen wordt een gesprek ingepland om de antwoorden verder te bespreken. Materialen / Producten 1. Welke onderdelen adviseert u bij de omschreven dienstverlening om uit te vragen aanvullend op de koffieautomaten (b.v. materialen/ middelen zoals bekers)? 2. Welke onderdelen adviseert u bij de omschreven dienstverlening om uit te
vragen als aanvullend op de vendingautomaten (b.v. materialen/ middelen)? 3. De huidige automaten bieden instantkoffie aan. Adviseert u een overstap naar een andere soort koffie? Waarom is uw advies het juiste en welke voor-en nadelen zijn bij dit advies van toepassing? 4. Adviseert u om automaten uit te rusten met verschillende koffiesoorten (b.v. betaalde automaten met bonen en niet betaalde automaten met instant) en waarom wel/niet? 5. Wat zijn de ontwikkelingen op het gebied van geautomatiseerde storingsmelding en/ of geautomatiseerde leegstandmelding vanuit de automaat? Kunt u automaten bieden die voorzien zijn van deze technologie? Wat is uw visie op deze technologische ontwikkeling? 6. ROC de Leijgraaf wil op de koffieautomaten voor de medewerkers graag een mogelijkheid om op de voorzijde van de automaat digitaal informatie te kunnen verstrekken aan medewerkers. Welke meerkosten zijn volgens u gemiddeld aan deze voorziening verbonden? 7. In de duurzaamheidscriteria van Pianoo staat een minimumeis m.b.t. energiebesparende maatregelen. Kan hieraan voldaan worden met de digitale informatieverstrekking uit de vorige vraag? 8. Welk betaalmiddel is op dit moment het meest gangbaar en welke adviseert u om toe te passen op de automaten en waarom (muntgeld is hierbij geen optie)? 9. De koffieautomaten met gratis voorziening voor personeel zijn soms makkelijk bereikbaar voor leerlingen. Is het daarbij ook mogelijk om op de automaat een voorziening te treffen (b.v. een pasje) waardoor alleen personeel hiervan gebruik kan maken? Is deze oplossing handig en werkbaar in de praktijk?
10. Kunt u volautomatische automaten bieden die zowel koud water, heet water, koffie (verschillende smaken), cacao, soep, suiker en melk bieden. Zo niet welke oplossing heeft u hiervoor? 11. In de duurzaamheidscriteria op Pianoo staat het advies om automaten te voorzien van een geïntegreerde koud water voorziening (AS4). ROC de Leijgraaf wil dit toepassen voor de automaten met gratis verstrekking voor personeel. Welke mogelijkheden heeft u om volautomatische en niet volautomatische drankenautomaten te voorzien van een koud watervoorziening. 12. Adviseert u een filter bij deze koud watervoorziening? Zo ja waarom? 13. Welke voor en nadelen ziet u in geval van een koud water voorziening in de koffieautomaat en kunt u hiermee deze voorziening aanraden of juist afraden? 14. Indien u deze mogelijkheid afraadt, welke alternatieven kunt u hiervoor adviseren en biedt u deze alternatieven aan? Hoe wordt de prijs van dit alternatief logischerwijs berekend? 15. Voor de catering hebben we in de huidige situatie een kleine koffieautomaat voor snel zetten van kannen koffie tot 50 personen. Beschikt u over een dergelijke automaat? Hoe snel kan hiermee een kan koffie worden gezet? Service en besparing 16. Vindt de volgende responstijd acceptabel: - vóór 12.00 uur gemeld is dezelfde dag ter plaatse - na 12.00 uur gemeld is de volgende dag ter plaatse Indien nee, waarom niet? 17. Welke oplostijd acht u voor een storing acceptabel en gangbaar voor deze branche? Acht u, bij een lange storing, een tijdelijke voorziening acceptabel, zo ja welke?
18. Welke service componenten acht u van belang om uit te vragen voor de benoemde opdracht met het oog op ontzorging? 19. Welk beschikbaarheidspercentage van de automaten acht u haalbaar en gangbaar in geval van de omschreven overeenkomst en waarom? Hoe berekent u dit beschikbaarheidspercentage en hoe kan deze worden gemeten/gecontroleerd? 20. In de kantine van ROC de Leijgraaf worden ook frisdranken en andere producten los aangeboden. Voorziet u problemen in het zowel aanbieden van dergelijke producten in de automaten als bij de kantine? Zo ja, wat adviseert u in dit geval voor de aanbesteding? 21. Welke KPI's zijn volgens u van belang en leveren een goede afspraken waarop beide partijen kunnen bouwen? 22. Hoe staat u tegenover een bonus/malus constructie en welke bonus/malus vindt u acceptabel? Prijsopbouw 23. Welke manier van uitvragen van de prijs adviseert u (b.v. per consumptie, achteraf teruggave exploitatie, etc) en waarom? Welke prijscomponenten maken daarbij de uiteindelijke opdracht? 24. Hoe kunnen bij een vaste prijs per consumptie thee, heet water en koud water worden verrekend? 25. Welke indexering acht u het meest van toepassing in uw markt (b.v. CPI alle huishoudens)? 26. Hoe kan ROC de Leijgraaf bereiken dat de huidige verkoopprijzen voor leerlingen zoveel mogelijk gelijk blijven (ook in combinatie met vraag 30)?
Overeenkomst 27. Welke looptijd van de overeenkomst adviseert u voor een zo gunstig mogelijke prijs? Wat is het vaste deel van de overeenkomst en wanneer zouden opties van toepassing kunnen zijn? MVO en gezondheid 28. Kunt u een assortiment aanbieden dat volledig voldoet aan de richtlijnen van de Gezonde kantine? 29. Welke kansen en bedreigingen ziet u in het volledig toepassen van de Gezonde kantine en hoe zijn deze eventueel te ondervangen in de aanbesteding? 30. Een gezond assortiment kan tot gevolg hebben dat leerlingen zoetwaren en snacks toch buiten de deur gaan halen. ROC de Leijgraaf wil deze leerlingen toch graag binnen houden. Is dit te combineren met de Gezonde kantine en wat adviseert u daarvoor om op te nemen voor de aanbesteding. Aanbesteding 31. Zou u op een offerteaanvraag van de Leijgraaf inschrijven en waarom wel/niet? Wat zou voor u een reden kunnen zijn (eis, methode) om géén inschrijving uit te brengen? 32. Op welke zaken gaan in vergelijkbare aanbestedingen fout en wat adviseert u om eraan te doen? 33. Kunt u een vergelijkbare en recente aanbesteding adviseren die volgens u zeer succesvol is verlopen en zeer succesvol is geïmplementeerd en wie was de aanbestedende dienst? 34. Hoeveel tijd heeft u nodig om de benoemde overeenkomst te implementeren?
(voorbereidingstijd vanaf ingaan van de overeenkomst tot dag 1 van de daadwerkelijke uitvoering) 35. Hoeveel tijd heeft u daarnaast nodig om de automaten te plaatsen? 36. Op een aantal plaatsen waar automaten geplaatst dienen te worden zijn nissen gemaakt. Welke informatie heeft u over deze nissen nodig om een goede offerte op te stellen? 37. Welke toegevoegde waarde ziet u in een smaaktest/gebruikerstest als onderdeel van de aanbesteding? 38. Hoe kan een optimaal resultaat uit een smaaktest worden gehaald en hoe kan dit met zo min mogelijk kosten voor inschrijvers? Vindt u daarbij een vergoeding van toepassing? 39. Wat is bij een smaaktest van belang om de test eerlijk te laten verlopen? Hoe kan ervoor gezorgd worden dat de bij de smaaktest gebruikte grammages ook daadwerkelijk in de offerte zijn toegepast en in de praktijk worden aangeboden tijdens de uitvoering van de opdracht. 40. Is er een schouw nodig op locatie om een goede inschrijving te kunnen doen? Zo ja, welke informatie heeft u bij de schouw nodig/wat wilt u zien? Zo niet, welke informatie (foto's, afmetingen, e.d.) heeft u op papier nodig om een goede inschrijving te doen? 41. Welke normeringen en certificeringen zijn van belang voor uw branche en welke zijn er in uw bezit. Graag bij iedere normering en certificering uitleggen waarom deze van belang zijn.