CORPORATE EXPENSE MANAGEMENT SOLUTIONS Welkom bij het American Express Bedrijfskaarten Programma MAXIMISE CONTROL I DRIVE SAVINGS I BENEFIT EMPLOYEES I REAL BUSINESS. REAL SOLUTIONS. SM
Inhoud Hartelijk welkom 2 Zo gebruikt u de American Express Bedrijfskaart 3 Hier kunt u de American Express Bedrijfskaart gebruiken 5 Verlies of diefstal van de American Express Bedrijfskaart 6 Voordelen van de American Express Bedrijfskaart Wereldwijd netwerk 7 Nooit zonder cash met Express Cash 8 Emergency Cheque Cashing 8 Membership Rewards 9 Aanvullend verzekerd tijdens uw zakenreis 10 Global Assist 12 Uw Privacy 13 Selectie van bedrijven in Nederland die de American Express Bedrijfskaart accepteren 15 Nuttige telefoonnummers 17 An English version of this brochure is available from the American Express website: www.americanexpress.nl/corporate 1
Hartelijk welkom bij het American Express Bedrijfskaarten Programma Met de American Express Bedrijfskaart beschikt u over een flexibel en veilig betaalmiddel dat volledig is afgestemd op de hoge eisen van de frequente zakenreiziger. Net als vele andere gebruikers van de American Express Bedrijfskaart, kunt u nu vertrouwen op de ondersteuning van één van de grootste netwerken van zakenreisbureaus ter wereld, een netwerk dat zich met ruim 1700 servicevestigingen* uitstrekt over meer dan 130 landen. Deze brochure geeft u informatie over de belangrijkste eigenschappen van de American Express Bedrijfskaart. Mocht u nog vragen hebben, neemt u dan contact op met onze Ledenservice (020 504 8700) of ga naar www.americanexpress.nl/corporate en klik op Ledenservice. American Express staat te allen tijde voor u klaar, waar ook ter wereld! * Bestaande uit reisbureauvestigingen van American Express Travel Related Services Company Inc., daarbij aangesloten kantoren, vertegenwoordigers, Business Travel Centra en Implants. Niet iedere locatie biedt de volledige dienstverlening. 2
Zo gebruikt u de American Express Bedrijfskaart Eenvoudig betalen met uw handtekening Toon de American Express Bedrijfskaart, ga het bedrag van uw uitgaven na en teken. Met de American Express Bedrijfskaart volstaat uw handtekening om uw zakelijke uitgaven te regelen. Handig, veilig en discreet. Facturatie en betaling Het American Express Bedrijfskaarten Programma omvat verschillende mogelijkheden voor facturatie en betaling. Informeer bij de contactpersoon binnen uw organisatie naar de bijzonderheden van de optie waarvoor uw organisatie heeft gekozen. Individuele facturatie en betaling U ontvangt maandelijks een gemakkelijk leesbaar rekeningoverzicht. Dit overzicht laat per item alle betalingen zien, die zijn gedaan met de American Express Bedrijfskaart. Betalingen die zijn verricht in een land waar de euro niet de nationale munteenheid is, worden eerst omgerekend in Amerikaanse dollars en vervolgens in euros. Transacties die zijn verricht in Amerikaanse dollars worden direct omgerekend in euros. Dit maakt het gemakkelijker voor u om uw declaraties in te vullen. U dient uw declaraties samen met de benodigde rekeningen en bonnen in bij de afdeling administratie van uw bedrijf conform de bestaande procedures. Uw declaraties worden door de afdeling administratie van uw bedrijf betaald U voldoet uw maandelijkse rekening aan American Express. Individuele facturatie, centrale betaling U ontvangt maandelijks een rekeningoverzicht. Dit overzicht laat per item alle uitgaven zien, zoals hierboven beschreven. U dient uw declaraties samen met de benodigde rekeningen en bonnen in bij de afdeling administratie van uw bedrijf conform de bestaande procedures. Uw bedrijf zorgt voor een centrale betaling aan American Express, inclusief de betaling van uw maandelijkse rekening. 3
Centrale facturatie en betaling Uw bedrijf ontvangt alle maandelijkse rekeningoverzichten aan het einde van elke maand. Uw bedrijf zorgt voor één centrale betaling aan American Express. NB. Als uw bedrijf een Business Travel Account heeft, worden alle tickets betaald via deze rekening en niet via de American Express Bedrijfskaart. Automatische incasso Dit is verreweg de meest simpele en handige betalingsmethode. Bij automatische incasso worden de uitgaven van uw American Express Bedrijfskaart automatisch van uw bankrekening afgeschreven. Als u voor langere tijd voor zaken weg bent, zorgt u dan voor voldoende saldo op uw bankrekening. Bekijk uw rekening online U kunt uw American Express Bedrijfskaart rekening ook online bekijken via www.americanexpress.nl/corporate Op deze manier heeft u 24 uur per dag waar dan ook ter wereld inzage in uw uitgaven. 4
Hier kunt u de American Express Bedrijfskaart gebruiken De American Express Bedrijfskaart wordt wereldwijd geaccepteerd bij miljoenen bedrijven. Ook in Nederland kunt u de American Express Bedrijfskaart gebruiken om vrijwel al uw zakelijke uitgaven te betalen. U kunt de American Express Bedrijfskaart gebruiken bij luchtvaartmaatschappijen, treinen, restaurants, verhuurbedrijven, winkels, theaters en benzinepompen van onder meer Esso, Total, Q8, Shell, Texaco en BP. Bedrijven die het Cards Welcome logo voeren, accepteren de American Express Bedrijfskaart. Overal ter wereld accepteren de grote autoverhuurbedrijven de American Express Bedrijfskaart om u een auto ter beschikking te stellen. Uiteraard zal u dankzij de American Express Bedrijfskaart geen borgsom gevraagd worden. Wanneer u met de American Express Bedrijfskaart een hotelkamer reserveert, is het een geruststellende gedachte om te weten dat deze voor u wordt vastgehouden, zelfs als u later arriveert dan verwacht. Met de American Express Bedrijfskaart kunt u in Nederland en daarbuiten ook kantoorartikelen, telefoonrekeningen, parkeergarages, taxi s, tolheffing op snelwegen en andere uitgaven betalen. De zekerheid altijd voldoende geld op zak te hebben American Express kent geen vooraf vastgestelde bestedingslimiet. Zo kunt u aan de meest onvoorziene situaties het hoofd bieden. Een uniek voordeel dat meteen bewijst hoezeer u het vertrouwen van American Express geniet. Neemt u contact op met American Express (020 504 8700) als u een betaling van een uitzonderlijk hoog bedrag wilt uitvoeren, om er zeker van te zijn dat uw transactie probleemloos wordt afgewikkeld. 5
Verlies of diefstal van de American Express Bedrijfskaart Over de hele wereld een nieuwe Bedrijfskaart, in de meeste gevallen binnen 24 uur Bij een verloren of gestolen American Express Bedrijfskaart heeft u geen eigen risico. Bovendien wordt een verloren of gestolen Bedrijfskaart, als u dat wilt, wereldwijd, zonder bijkomende kosten, vervangen en dat meestal binnen 24 uur. Bel 020 504 8666, of neem contact op met het dichtstbijzijnde American Express kantoor. Internet Fraude Garantie Betalen met de American Express Bedrijfskaart betekent niet alleen makkelijk betalen, maar tevens veilig betalen. Ook op internet kunt u met een gerust hart aankopen doen, want alle fraude of misbruik (ook als gevolg van diefstal of verlies) is 100% verzekerd, zonder eigen risico. 6
American Express Bedrijfskaarten extra voordelen Wereldwijd netwerk De medewerkers van de American Express servicevestigingen zijn er om u op elk moment te helpen en raad te geven. Vóór en tijdens de reis. Informatie, assistentie en verkrijgen van vreemde valuta Vervanging van een gestolen of verloren American Express Bedrijfskaart meestal binnen 24 uur Verzilvering en vervanging van verloren of gestolen American Express Travelers Cheques Bel onze Ledenservice op het nummer 020 504 8700 voor meer informatie. 7
Nooit zonder cash: Express Cash Over de hele wereld staan geldautomaten tot uw beschikking op strategische plaatsen zoals luchthavens, commerciële centra 7 dagen per week, 24 uur per dag. Als uw bedrijf daarvoor toestemming verleent, kunt u er wekelijks een bedrag tot 700 opnemen in lokale valuta. Express Cash is een wereldwijd netwerk waarop de belangrijkste banken zijn aangesloten. In Nederland kunt u terecht bij alle geldautomaten van ABN Amro en SNS bank. Express Cash werkt door een combinatie van de American Express Bedrijfskaart en uw persoonlijke PIN code. Emergency Cheque Cashing Ook kunt u tijdens kantooruren contant geld opnemen bij één van de American Express servicevestigingen wereldwijd. Indien u dringend geld nodig mocht hebben, stelt American Express u lokale valuta of Travelers Cheques ter beschikking, op vertoon van de American Express Bedrijfskaart en een persoonlijke cheque. Het maximum bedrag bedraagt 1000 per 21 dagen. 8
Membership Rewards Het Membership Rewards Programma biedt u de mogelijkheid om met de American Express Bedrijfskaart punten te sparen. Membership Rewards punten kunnen worden gespaard wanneer u de American Express Bedrijfskaart gebruikt voor het afrekenen van uw reis- en representatiekosten, zoals vliegtickets, hotel- en restaurantrekeningen, benzine en parkeren. Op deze manier verdient u snel punten voor aantrekkelijke rewards. Bij het Membership Rewards Programma verdient u één punt voor elke euro die u uitgeeft met de American Express Bedrijfskaart. Deze punten kunnen vervolgens worden ingewisseld tegen vliegtickets, hotelovernachtingen, huurauto s, geschenken en andere rewards. Als u het Membership Rewards Programma volgt, kunt u nog steeds deelnemen in één of meerdere frequent flyer programma s van partner luchtvaartmaatschappijen (zoals bijvoorbeeld KLM of Air France). Het is mogelijk om uw Membership Rewards punten over te hevelen naar een partner programma, bijvoorbeeld KLM s Flying Dutchman programma. Op deze manier spaart u nog sneller punten en liggen uw rewards eerder binnen handbereik. Voor deelname aan het Membership Rewards Programma betaalt u een jaarlijkse bijdrage van 20. U kunt alleen deelnemen aan het Membership Rewards Programma als daarvoor toestemming is verleend door uw bedrijf. Als uw bedrijf deelneemt aan het Membership Rewards programma, bel dan 020 504 8700 voor een inschrijfformulier. 9
Aanvullend verzekerd tijdens uw zakenreis De American Express Bedrijfskaart biedt u gratis een wereldwijde, aanvullende verzekering bij reisongevallen in het buitenland, indien de kosten van de zakenreis per openbaar vervoermiddel (lijnvlucht, trein, boot) zijn betaald met de American Express Bedrijfskaart. Ongevallenverzekering zakenreizen U bent 24 uur per dag, gedurende 30 dagen verzekerd tegen overlijden of lichamelijk letsel tot een bedrag van 350.000, als u de vervoerskosten van uw reis betaald heeft met de American Express Bedrijfskaart. Uw meereizende echtgeno(o)t(e) cq. partner, is eveneens verzekerd tegen reisongevallen. Tijdens uw privéreis bent u tot een bedrag van 100.000 verzekerd. Verzekering tegen reisongemakken tijdens zakenreizen Indien u uw reiskosten betaald heeft met de American Express Bedrijfskaart, bent u tot een bedrag van 1.050 automatisch verzekerd tegen reisongemakken, zoals een vertraagde vlucht, een gemiste aansluiting en vertraagde of verloren bagage. De verzekering geldt vanaf het moment dat u uw woning of werkplek verlaat tot het moment dat u terugkeert. Bij een vertraging van meer dan 4 uur, kunt u voor 175 besteden aan maaltijden en verfrissingen. Als u uw vluchtaansluiting mist als gevolg van een vluchtvertraging en er is gedurende 4 uur geen alternatief vervoer beschikbaar, kunt u een bedrag van maximaal 175 besteden aan maaltijden, verfrissingen en ontvangt u een tegemoetkoming in eventuele hotelkosten. Als uw bagage gedurende meer dan 6 uur vertraagd is, ontvangt u een vergoeding van 175 voor de aanschaf van toiletartikelen en noodzakelijke kleding*. Indien uw bagage meer dan 48 uur vertraagd is, kunt u een bedrag van maximaal 875 besteden aan noodaankopen *. Uitgaven als gevolg van reisongemakken dienen te worden afgerekend met de American Express Bedrijfskaart. * Uitgezonderd op vluchten waarmee u terugkeert naar het land waar u woont. 10
Verzekering voor bagage en persoonlijke eigendommen Indien u uw reis naar een bestemming buiten het land waar u woont betaald heeft met de American Express Bedrijfskaart, bent u gedurende de hele zakenreis verzekerd tegen diefstal, verlies of schade van uw bagage. Vanaf het moment dat u uw huis of werkplek verlaat tot het moment dat u terugkeert, bent u verzekerd tot een totaalbedrag van maximaal 5.000 (met een eigen risico van 150) naast de verzekering tegen reisongemakken tijdens zakenreizen. Dekking geldt voor maximaal 750 per afzonderlijk artikel. Belangrijk Claims dient u zo spoedig mogelijk, maar tenminste binnen 20 dagen, te melden bij de verzekeringsmaatschappij. Voor een uitgebreid overzicht van de bijzonderheden en Algemene Voorwaarden van de ongevallenverzekering zakenreizen, de verzekering tegen reisongemakken tijdens zakenreizen en de verzekering voor bagage en persoonlijke eigendommen verwijzen wij u graag naar de American Express website: www.americanexpress.nl/corporate of naar onze afdeling Ledenservice: 020 504 8700. 11
Global Assist Waardevolle informatie vóór uw vertrek Als u op reis gaat en informatie wenst over het land dat u bezoekt, bel dan Global Assist op 020 504 8989. Global Assist voorziet u van waardevolle inlichtingen, bijvoorbeeld over het verkrijgen van een visum, geadviseerde inentingen, douane- en BTW-regelingen, valuta wisselkoersen of de weersvooruitzichten. Ook tijdens uw reis staat Global Assist voor u klaar In noodgevallen verleent Global Assist u 7 dagen per week, 24 uur per dag bijstand. Als u in geval van nood tijdens een buitenlandse reis onmiddellijk hulp nodig heeft, bel dan het speciale Global Assist telefoonnummer: 020 504 8989. Deze noodhulp is beschikbaar voor American Express Bedrijfskaarthouders en gezinsleden die met u meereizen. Bij medische problemen is er een volledig gekwalificeerde arts beschikbaar om advies te verlenen. Als u de hulp nodig heeft van een doktor, tandarts of opticien, of u dient een ziekenhuis te bezoeken, dan kan Global Assist u helpen aan namen, adressen en telefoonnummers van een netwerk van zorgvuldg geselecteerd specialisten. Indien nodig kan Global Assist een ziekenhuisopname of het bezoek van een arts voor u regelen. Global Assist zorgt dat u dringend noodzakelijke artikelen (medicijnen of recepten) die gestolen of achtergelaten zijn en ter plaatse niet verkrijgbaar zijn, naar u worden toegezonden. Dringende berichten kunnen voor u worden doorgegeven aan familie of werk om hen op de hoogte te houden. In het geval van juridische problemen brengt Global Assist u in contact met uw desbetreffende ambassade of consulaat en kan u ook aan de naam en het adres van een plaatselijke advocaat helpen. Global Assist verleent alle bovengenoemde diensten gratis.voorschoten in contanten, medische kosten en verzendkosten worden later doorbelast op de American Express Bedrijfskaart. Global Assist is bereikbaar via 020 504 8989. 12
Uw privacy Op het formulier hierachter kunt u aangeven als u in de toekomst geen aanbiedingen wilt ontvangen van American Express en/of derden. Uiteraard hebben uw antwoorden geen enkel effect op het gebruik van de American Express Bedrijfskaart. Het kan zijn dat uw bedrijf ons al gevraagd heeft uw gegevens niet voor deze doeleinden te gebruiken. Indien dit niet het geval is, wordt hieronder uitgelegd hoe u dit zelf kunt doen. Belangrijk: Belangrijke informatie over de Bedrijfskaart, programma s waarbij u bent aangesloten (zoals bijvoorbeeld Membership Rewards) en informatie die ingesloten is bij uw maandoverzicht, zult u blijven ontvangen. Uw verzoek zal ongeveer 40 dagen na ontvangst in werking treden. We behouden ons het recht voor u telefonisch of schriftelijk te benaderen wanneer het uw Kaartrekening betreft. 13
Uw privacy onze zorg Dit formulier kan alleen worden ingevuld door de persoon naar wie het maandelijkse rekeningoverzicht wordt gestuurd. Als u niet telefonisch en/of schriftelijk benaderd wilt worden dan kunt u een of meerdere hokjes hieronder aankruizen. Als u ons hiervan al eerder op de hoogte hebt gesteld dan hoeft u dit formulier niet in te vullen. In dat geval vult u het formulier alleen in als u één of meerdere nieuwe Kaartnummers wilt toevoegen. Uw Kaartnummers Hieronder kunt u de American Express Kaartnummers invullen waarop het onderstaande van toepassing is: 3 7 5 3 9 3 7 5 3 9 3 7 5 3 9 Uw keuze Kruis één of meer van de volgende hokjes aan: Naam: Adres: Ik wil geen aanbiedingen van American Express ontvangen Ik wil geen aanbiedingen van andere bedrijven of organisaties ontvangen Ik wil liever niet per telefoon worden benaderd voor aanbiedingen Plaats: Postcode: U kunt dit formulier in een envelop, zonder postzegel, versturen naar: American Express Services Europe Ltd. Corporate Services Operations Antwoordnummer 47808 1070 VB Amsterdam 14
Waar kan ik de American Express Bedrijfskaart gebruiken? Een selectie van bedrijven in Nederland die de American Express Bedrijfskaart accepteren: Hotelketens Accor Bastion Hotels Best Western Bilderberg Hotels Camille Oostwegel Château Hotels & Restaurants Campanile Carlton Hotels Concorde Hotels Crowne Plaza Days Inn Dorint Hotels Formule 1 Forte Hotels Golden Tulip Hampshire Group Hilton International Luchtvaartmaatschappijen Holiday Inn Holland Hotels Ibis InterContinental Jolly Hotels Leading Hotels of the World Le Méridien Hotels & Resorts Marriott Mercure Mövenpick Hotel & Resorts NH Hoteles Novotel Hotels Oyster Group Postiljon Hotels Pullman Hotels Radisson SAS Hotels & Resorts Relais & Châteaux Relais du Silence Ramada Romantik Hotels & Restaurants Sheraton Small Luxury Hotels of the World Sofitel Starwood Hotels & Resorts Stayokay Steigenberger Hotels & Resorts Van der Valk Hotels Bijna alle luchtvaartmaatschappijen accepteren de American Express Bedrijfskaart. Autoverhuurbedrijven Avis Europcar National Carrental Budget Hertz Sixt Taxis Heel Nederland Connexxion Taxi Services Amsterdam Taxi 285 Elite Transport Services Rotterdam Taxi van Dijk Den Haag Haagse City Tax Utrecht Combi Tax Utrecht Schiphol Airport Taxicentrale Schiphol Hoofddorp Taxi Arco Hoofddorp Taxi Lagerberg Belangrijk: geeft u bij het bestellen van een taxi aan dat u wilt betalen met de American Express Bedrijfskaart. 15
Tankstations Avia Gulf Texaco BP Q8 Total Esso Shell Parkeergarages Amsterdam Centrum Byzantium Parking Stopera Parking Amsterdam Amsterdam Centraal Parking Bijenkorf Amsterdam Airport Schiphol P1, P2, P3 en P7 Eindhoven Airport Parking Rotterdam Airport Parking Rotterdam Centrum Bijenkorf Qpark Zuidplein Treinen Nederlandse Spoorwegen Boeken van trein, taxi en Q-park d.m.v. de NS-Business Card waarbij afrekening plaatsvindt via de American Express Bedrijfskaart. Loketten NS-station Schiphol. Internationale treintickets voor een groot aantal Europese bestemmingen (op tien grotere stations, telefonisch of via internet). Telecommunicatie Payphones Calling Cards Mobiele telefonie KPN Telecom payphones 3C Communications AT&T Calling Card Vodafone Orange Shops Primafoon The Phone House BelCompany 16
Nuttige telefoonnummers American Express Ledenservice: 020 504 8700 (Maandag Vrijdag 8.00-20.00 uur) Fax: 020 504 8001 Verloren en gestolen kaarten: 020 504 8700 Na 18.00 uur: 020 504 8666 Global Assist (24 uur): 020 504 8989 ACE Insurance N.V.: 010 289 3500 Ongevallenverzekering zakenreizen Verzekering tegen ongemakken tijdens zakenreizen Crawford & Company: 010 453 5502 Verzekering voor bagage en persoonlijke eigendommen Het is van groot belang dat u de Algemene Voorwaarden die u ontvangt bij de American Express Bedrijfskaart zorgvuldig leest. Uw rechten beperken zich tot deze voorwaarden. De informatie in deze gids is volledig en correct bij publicatie in oktober 2004. 17
American Express Services Europe Limited Amsteldijk 166 1079 LH Amsterdam Telefoon: 020-504 8700 www.americanexpress.nl/corporate Ingeschreven bij de K.v.K. te Amsterdam onder registratie nummer: 33272246 Branch office of: American Express Services Europe Limited Registered Office, Portland House, Stag Place, London SW1E 5BZ Registered Number 1833139 IMISE CONTROL I DRIVE SAVINGS I BENEFIT EMPLOYEES I MAXIMISE CONTROL I DRIVE SAVINGS I BENEFIT EMPLOYEES I CAM3873/102004