Aan de gemeenteraad Registratienummer: GF11.20106 Datum:? november 2011 Agendapunt: Portefeuillehouder: n.v.t. Behandelend ambtenaar: mevrouw J.D. Kouwenhoven Onderwerp: Werkgeverscommissie Voorstel: Een werkgeverscommissie instellen ten behoeve van de uitoefening van het werkgeverschap ten aanzien van de griffier en de overige op de griffie werkzame ambtenaren. Overwegingen De gemeentelijke organisatie bestaat sinds de invoering van het dualisme (2002) uit een organisatieonderdeel dat de raad ondersteunt en een onderdeel dat het college ondersteunt. Beide maken deel uit van de gemeente, maar hebben een eigenstandige functie. Dit heeft ook gevolgen voor het uitvoeren van werkgeverstaken. Op 5 februari 2004 (besluit GF03.20063) heeft uw raad besloten tot delegatie van de uitvoering van de arbeidsvoorwaardenregeling aan het college en mandatering van een aantal specifieke zaken aan het presidium, de griffier en de voorzitter van de gemeenteraad. Inmiddels zijn we bijna tien jaar verder en heeft voortschrijdend inzicht bij de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), de Vereniging van Griffiers en de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden Raadslid.NU geleid tot de conclusie dat de werkgeverstaken van de raad niet overdraagbaar zijn aan een bestuursorgaan waar de raad geen deel van uitmaakt, i.c. het college. Eerder genoemde instellingen hebben vervolgens een handreiking De (rechts)positie griffie(r) in het decentrale bestuur ontwikkeld. De werkgeverstaken van de gemeenteraad onderscheiden zich in twee elementen: de arbeidsvoorwaardenregeling (CAR-UWO) en eventuele uitvoeringsregelingen de salariëring gekoppeld aan functiewaardering Het besluit tot instellen van de werkgeverscommissie gaat alleen in op het eerste aspect. De salariëring in relatie tot functiewaardering wordt betrokken bij de eventuele implementatie van HR21, het sectorale functiewaarderingssysteem, waarbij ook de Vereniging van Griffiers is betrokken. Zolang dit systeem niet geïmplementeerd is blijft de raad bevoegd tot vaststelling van de functiebeschrijvingen en waarderingen voor de griffier en de medewerkers van de griffie. In de Gemeentewet, artikelen 107 tot en met 107 e is gepaald dat de raad de griffier en de medewerkers van de griffie benoemt, schorst en ontslaat. Uit deze artikelen vloeit rechtstreeks voort dat de raad het bevoegd gezag is van de griffier en de medewerkers van de griffie. Bij het werkgeverschap horen ook aangelegenheden als werving en selectie, vaststelling
arbeidsvoorwaarden, het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken, instellen van een vorm van medezeggenschap, professionalisering van de griffie, functiewaardering en beloningsbeleid. Uit artikel 125 van de Ambtenarenwet blijkt dat het bevoegd gezag voorschriften moet vaststellen over alle aspecten van arbeidsvoorwaarden van benoeming tot en met ontslag en de wijze van totstandkoming daarvan. De arbeidsvoorwaardenregeling Voor alle medewerkers van de gemeente is de centraal vastgelegde arbeidsvoorwaardenregeling de geldende regeling. Deze geldt ook voor de griffiemedewerkers. Echter, op grond van artikel 125 Ambtenarenwet is het de werkgever die deze arbeidsvoorwaardenregeling vast moet stellen. Dit betekent dat zowel het college als de gemeenteraad, die immers beide het werkgeverschap uitoefenen, de arbeidsvoorwaardenregeling en de wijzigingen daarin, moeten vaststellen. De cao-gemeente bestaat uit een drietal onderdelen: 1. de hoofdlijnen van de arbeidsvoorwaarden: de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Regeling, bekend onder de afkorting CAR; 2. de uitwerking van de hoofdlijnen in de Uitwerkingsovereenkomst, bekend onder de afkorting UWO; 3. lokale uitvoeringsregels. De CAR-UWO heeft geen rechtstreekse werking in de gemeenten, maar gemeenten zijn wel gebonden aan de letterlijke inhoud ervan. In Heerenveen is ervoor gekozen niet iedere wijziging in de CAR-UWO apart vast te stellen, maar is eenmalig het besluit genomen dat alle wijzigingen in de CAR-UWO als vastgesteld dienen te worden beschouwd op het moment van publicatie door de VNG. Met de Commissie voor Georganiseerd Overleg (GO) is destijds overeenstemming bereikt over deze werkwijze. Dit heeft tot gevolg dat alleen nog de lokale uitvoeringsregels moeten worden vastgesteld. Het gaat dan bijvoorbeeld om een werktijdenregeling, een vakantie- en verlofregeling, een vervoerskostenregeling en een sociaal statuut. De VNG adviseert in haar ledenbrief het college het voortouw te laten houden bij de vaststelling van de arbeidsvoorwaardenregelingen en daar waar lokaal overleg met de bonden nodig is dit ook door het college (i.c. de portefeuillehouder P&O) te laten voeren. Het gaat dan met name om de lokale uitvoeringsregels. Vervolgens zal de raad dus deze regels moeten vaststellen voor de griffier en de griffiemedewerkers. Bij de afweging of de gemeenteraad de regels ongewijzigd overneemt moet hij deze beoordelen op een goed kunnen functioneren van de griffie als ondersteuning van de raad op de momenten dat deze zijn werkzaamheden uitoefent. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn voor de werktijdenregeling en de overwerkregeling of de verlofregeling. Daarom zal het college een voorstel tot vaststelling of wijziging van de arbeidsvoorwaardenregeling via de werkgeverscommissie moeten voorleggen aan de gemeenteraad. Bij besluit van 2004 werd een aantal zaken gedelegeerd aan het college. Deze delegatie zal moeten worden ingetrokken onder gelijktijdige instelling van een werkgeverscommissie om de noodzakelijke met het werkgeverschap samenhangende besluiten te nemen. Samenstelling werkgeverscommissie Gezien de omvang van de raad en de inhoud van de te nemen besluiten is het niet wenselijk dat deze in een plenaire raadsvergadering aan de orde zijn. Daarom adviseert de VNG een werkgeverscommissie in te stellen bestaande uit leden van de raad. De wet staat niet toe dat de burgemeester (of een wethouder) deel uitmaakt van een door de raad ingestelde commissie. Gezien de nauwe samenwerking tussen de burgemeester (voorzitter van de raad) en de griffier wordt geadviseerd de burgemeester aan de werkgeverscommissie te verbinden als adviseur. Het presidium kan, volgens de VNG, niet de rol op zich nemen van werkgeverscommissie, omdat daarmee het gevaar bestaat dat er binnen de raad een nieuw bestuursorgaan ontstaat, het geen in strijd is met de Grondwet, die het primaat expliciet bij de raad legt. Delegatie of mandaat De raad kan een deel van de werkgeversbevoegdheden delegeren of mandateren aan de werkgeverscommissie of aan de griffier. Enkele bevoegdheden, zoals benoemen, schorsen als disciplinaire maatregel en ontslaan van de griffier, vaststellen van de
instructie van de griffier, regelen van de vervanging van de griffier en de vaststelling en wijzigen van de organisatie van de griffie, hebben een zodanig vergaande strekking dat deze niet gedelegeerd of gemandateerd zouden moeten worden. Wel kunnen minder vergaande besluiten of besluiten met betrekking tot de griffiemedewerkers gedelegeerd worden aan de werkgeverscommissie of zelfs gemandateerd worden aan de griffier. De vaststelling van de lokale uitvoeringsregeling kan ook gedelegeerd worden aan de werkgeverscommissie. Daar waar specifieke lokale regelingen voor de griffie moeten worden vastgesteld (bijvoorbeeld een werktijdenregeling of een vakantie- en verlofregeling) zal overleg moeten worden gevoerd met de Commissie voor Georganiseerd Overleg. Specifieke regelingen voor de griffie zullen alleen opgesteld worden als de lokale regelingen aanleiding zijn tot problematische situaties. Wij stellen voor uit te gaan van mandatering aan de werkgeverscommissie en aan de voor wat betreft de dagelijkse werkgeverstaken. De bevoegdheden van de griffier sluiten aan bij de bevoegdheden van diensthoofden in de organisatie, zoals vastgelegd in de Regeling voor delegatie en mandaat. Door te kiezen voor mandatering kan de raad de werkgeverscommissie verplichten hem te informeren over de uitgeoefende bevoegdheden. Indien nodig, kan de raad het mandaat tijdelijk terugnemen. Medezeggenschap Daar waar de Griffie een zelfstandige organisatie is in het kader van de Wet op de Ondernemingsraden (Wor) wordt de griffier gezien als bestuurder in de zin van de Wor. Dit betekent dat de griffier, ingeval van afwijkende regelingen die alleen voor de Griffie gelden, overleg voert met OR en/of GO over deze regelingen. Gelet op het geringe aantal medewerkers is het niet nodig een aparte personeelsvertegenwoordiging op te zetten voor de Griffie. Kanttekeningen Geen. Vervolgproces Na vaststelling en benoeming in de raad kan de werkgeverscommissie van start en zal de eerste vergadering in 2012 belegd worden. Millenniumparagraaf Niet van toepassing Ter inzage liggende stukken: Brief VNG van 5 juli 2011. Het presidium van de gemeenteraad van Heerenveen, de voorzitter, de heer T.J. van der Zwan
Gemeenteraad Onderwerp: Werkgeverscommissie Registratienummer: GF11.20106 De raad van de gemeente Heerenveen; gelet op artikel 83, eerste lid, de artikelen 107 tot en met 107e, artikel 156 van de Gemeentewet en afdeling 10.1.2 van de Algemene wet bestuursrecht; BESLUIT: 1. Een werkgeverscommissie in te stellen 2. Aan de onder 1 genoemde commissie de bevoegdheden te mandateren die rechtstreeks voortvloeien uit de Ambtenarenwet, de op deze wet gebaseerde en door de raad vastgestelde rechtspositionele voorschriften en de artikelen 107 tot en met 107e Gemeentewet 1, met uitzondering van de bevoegdheden als bedoeld in artikel 107, 107a, tweede lid, 107d, eerste lid en 107 e, eerste lid van de Gemeentewet 2. 3. De lokale arbeidsvoorwaarden (CAR/UWO) en de uitvoeringsregelingen zoals vastgesteld door het college van overeenkomstige toepassing te verklaren voor de griffier en de medewerkers van de griffie, behoudens de bij besluit van de raad gestelde uitzonderingen 3. 4. Eventuele uitzonderingen op de lokale arbeidsvoorwaardenregelingen voor te leggen aan de Commissie voor Georganiseerd Overleg c.q. de Ondernemingsraad 4. 5. De raadsleden de heer A. Duiker, plv. voorzitter van de raad; de heer W. Mulder, lid namens de coalitie en mevrouw R. Haarsma, lid namens de oppositie te benoemen tot voorzitter respectievelijk lid van de werkgeverscommissie voor de duur van de zittingsperiode van de raad. 6. Vast te stellen de Verordening werkgeverscommissie'. Verordening werkgeverscommissie Artikel 1. Taken en bevoegdheden werkgeverscommissie 1. De werkgeverscommissie oefent het werkgeverschap uit ten aanzien van de griffier en de overige op de griffie werkzame ambtenaren, zoals die door de raad aan haar zijn gemandateerd. 2. Tot de bevoegdheid van de werkgeverscommissie behoren ook de voorbereiding en uitvoering van de overige tot het werkgeverschap van de raad behorende besluiten en regelingen. 3. De uitvoering van de dagelijkse werkgeverstaken worden in submandaat overgedragen aan de griffier 5. 1 De vaststelling van regelingen (algemeen verbindende voorschriften) blijft bij de raad, de te nemen personele besluiten en dergelijke worden gemandateerd. 2 Dus met uitzondering van benoeming, schorsing en ontslag griffier, de vaststelling van de instructie griffier, de vervanging van de griffier en de vaststelling van de organisatieverordening. 3 Met het besluit bij punt 3 wordt geregeld dat de huidige en eventuele toekomstige wijzigingen in de CAR/UWO en eventuele uitvoeringsregelingen ook van toepassing zijn voor de griffier en de medewerkers van de griffie. Indien nodig kan de raad uitzonderingen vaststellen. 4 Met dit besluit wordt de medezeggenschap voor de griffier en de medewerkers van de griffie geregeld.
Artikel 2. Samenstelling werkgeverscommissie 1. De werkgeverscommissie bestaat uit een voorzitter en twee andere leden uit de raad, afkomstig uit de coalitie en de oppositie. 2. De leden van de werkgeverscommissie worden door de raad uit zijn midden benoemd voor de duur van de zittingsperiode van de raad. 3. Het lidmaatschap van de werkgeverscommissie eindigt: a. op eigen verzoek; het lid doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad; het ontslag gaat in als de opvolger door de raad is benoemd; b. indien het lid aftreedt als lid van de raad; c. indien de raad van oordeel is dat het lid niet langer geschikt is de functie van lid van de werkgeverscommissie te vervullen. 4. De voorzitter van de raad kan in voorkomende gevallen worden uitgenodigd om in de vergadering van de werkgeverscommissie aanwezig te zijn en eventueel optreden als adviseur. Artikel 3. Taken voorzitter De voorzitter draagt in ieder geval zorg voor: a. het tijdig en periodiek bijeenroepen van de werkgeverscommissie; b. het leiden van de vergaderingen; c. het doen naleven van deze verordening; d. het ondertekenen van de stukken en de besluiten die van deze commissie uitgaan, alsmede het zorg dragen voor de uitvoering van de besluiten van de werkgeverscommissie, e. het fungeren als schakel tussen de werkgeverscommissie en de griffier als eerstverantwoordelijke voor de personele en organisatorische zaken van de griffie. Artikel 4. Ondersteuning van de commissie De griffier of een door deze aan te wijzen functionaris staat de werkgeverscommissie terzijde, draagt zorg voor het secretariaat en maakt met het college of de secretaris afspraken over ondersteuning. Artikel 5. Besluitvorming 1. Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen, uitgebracht door de leden zoals bedoeld in artikel 2. 2. Besluiten worden alleen genomen indien in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Artikel 6. Verslaglegging De griffier draagt zorg voor het opstellen van een besluitenlijst van elke vergadering. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering van de werkgeverscommissie definitief vastgesteld. Artikel 7. Beslotenheid van vergaderingen 1. De vergaderingen van de werkgeverscommissie worden in het belang als bedoeld in artikel 10, tweede lid, onder e of f van de Wet openbaarheid van bestuur in beslotenheid gehouden. 2. De agenda, de stukken en de besluitenlijst zijn openbaar, tenzij de werkgeverscommissie beslist dat op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, hierop of een deel daarvan geheimhouding moet worden gelegd. 3. Indien een raadslid de stukken als bedoeld in het tweede lid wil inzien, kan hij daartoe een verzoek indienen bij de voorzitter van de werkgeverscommissie. De voorzitter weigert een dergelijk verzoek slechts als sprake is van strijd met het openbaar belang. Het tweede lid is van overeenkomstige toepassing. 5 Voor wat betreft het mandaat aan de griffier wordt aangesloten bij de bevoegdheden die een diensthoofd heeft in de ambtelijke organisatie, zoals vastgelegd in de Regeling voor delegatie en mandaat.
Artikel 8. Vergaderfrequentie De werkgeverscommissie vergadert tenminste tweemaal per jaar en voorts zo vaak als door de voorzitter of één van de leden nodig wordt geacht. Artikel 9. Verantwoording De werkgeverscommissie brengt met inachtneming van het bepaalde in artikel 7, jaarlijks verslag uit aan de raad van haar werkzaamheden en bevindingen. Artikel 10. Onvoorziene omstandigheden In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van het reglement, beslist de raad op voorstel van de werkgeverscommissie. Artikel 11. Inwerkingtreding 1. Deze verordening treedt in werking de dag na vaststelling. 2. Met ingang van de inwerkingtreding vervalt het Delegatiebesluit uitvoering arbeidsvoorwaarden, vastgesteld in de raadsvergadering van 5 februari 2004. 3. Deze verordening betreft een organisatorische aangelegenheid van de raad en staat niet voor bezwaar/referendum open. Artikel 12. Citeertitel Dit besluit kan worden aangehaald als 'Verordening werkgeverscommissie'. Aldus vastgesteld in de vergadering van 8 december 2011, de griffier, de voorzitter, mevrouw W.J.M.A. Jansen de heer T.J. van der Zwan