brugge.be v.u. J. Coens, stadssecretaris, Burg 12, 8000 Brugge CULTUUR wijkcentrum xaverianen beschrijving en gebruiksvoorwaarden
wijkcentrum xaverianen Hoe bereikbaar? Adres Xaverianenstraat 1, 8200 Sint-Michiels Met de wagen Vanaf het station volg je de Koning Albert I laan. Na 1,6 km neem je op de rotonde de 1e afslag (Koningin Astridlaan). Na 300 meter sla je links af naar de Xaverianenstraat. Het gebouw bevindt zich op de linkerkant. Vanaf de Expresweg neem je afrit Koningin Astridlaan richting Brugge, eerste straat rechts = Xaverianenstraat. Parking Er zijn enkele parkeerplaatsen voorzien aan het wijkcentum Xaverianen. In de aanpalende straten is er voldoende parkeergelegenheid. met de fiets Vanaf het station kun je de bewegwijzerde fietsroute 8 (blauwe bordjes) van het stedelijk fietsroutenetwerk volgen naar de campus KHBO. Het wijkcentrum Xaverianen bevindt zich recht tegenover de campus. Een gratis folder van deze fietsroute is te bekomen in de Mobiliteitswinkel. Openbaar vervoer Vanaf het station neem je bus 25. Afstappen halte Titeca. conciërges Demyttenaere Edouard en D Autry Gilberte t 0472 90 03 86
Toegang tot de zaal Sleutels van het gebouw of van de zalen worden onder geen beding met gebruikers meegegeven. De conciërge komt de zaal telkens openen en sluiten zodat ook de toestand van de zaal of zalen voor en na elk gebruik bekeken kan worden. Schoonmaak van de zalen De gebruiker dient de zaal of zalen achter te laten in de staat waarin die zich bevond(en). Vuilnis dient verwijderd te worden en de vloer dient te worden geveegd. De poetsdienst van Stad Brugge poetst regelmatig de zaal.
Beschrijving van het gebouw Wijkcentrum Xaverianen is een voormalig klooster dat omgebouwd is tot een wijkcentrum. Bij het betreden van het gebouw komt men in een inkomhal. Rechtover de inkom is er een kapel. Rechts in de gang is een deur die naar ontmoetingsruimte 1 gaat. Links in de inkomhal heeft men toegang tot de vestiaire. Verder in de gang bevindt zich een trap naar ontmoetingsruimte 2 op de eerste verdieping. Er is ook een gang naar de keuken en de toiletten (heren, dames en mindervaliden). ontmoetingsruimte 1 (gelijkvloers) Oppervlakte: 50 m2. De zaal beschikt over 32 stoelen en 8 tafels. Er is een bar aanwezig (geen drank) die voorzien is van frigo s. Er is geen tapinstallatie aanwezig in de bar. De gebruikers kunnen desgewenst zelf drank meebrengen. Er is servies voor 150 personen, 2 koffiezetapparaten, 1 perculator en 2 thermossen. De gebruiker dient zelf te zorgen voor afwasmiddel, vaat- en handdoeken en andere barbenodigdheden. In de bar kan worden afgewassen.
ontmoetingsruimte 2 (1 verdieping) Oppervlakte: 180 m2. De zaal beschikt over 100 stoelen en 26 tafels. De stoelen en tafels dienen na elk gebruik in de bergruimte gestapeld te worden. In de zaal is een vaste beamer met scherm aanwezig. De ontmoetingsruimte beschikt over een mobiel podium van 4m² (2 x 2 meter) dat na elk gebruik in de technische ruimte geplaatst moet te worden.
de kapel (gelijkvloers kapel) De kapel kan gebruikt worden als vergaderruimte en repetitieruimte. De vergaderzaal is ovaalvormig en heeft een oppervlakte van 37m². In de ruimte zijn 32 stoelen. De kapel kan ook als tentoonstellingsruimte gebruikt worden zonder toezicht. Algemeen In ontmoetingsruimte 2 van het gebouw is een mobiele geluidsinstallatie en een mobiele projector met projectiescherm aanwezig die in de verschillende zalen gebruikt mogen worden. Na elk gebruik dienen ze in de technische ruimte (1e verdiep) geplaatst te worden. De zekeringskast staat in het damestoilet. Een grondplan van de zalen kan steeds bekomen worden bij de dienst Cultuur. Al het materiaal dat in de zalen aanwezig is kan door de organisator worden gebruikt op voorwaarde dat het achteraf op dezelfde wijze en plaats wordt gestapeld.
Keuken Op het gelijkvloers is een keuken aanwezig waar afgewassen kan worden en waar eeten drinkwaren geplaatst kunnen worden. In de keuken mag onder geen beding gekookt worden. De keuken beschikt over 1 frigo en 1 microgolfoven. dienst cultuur administratief centrum t brugse vrije burg 11 8000 brugge t 050 44 82 70 conciërges demyttenaere edouard d autry gilberte t 0472 90 03 86
tarieven Ontmoetingsruimte 1 (gelijkvloers) Categorie aanvragers Gebruiksvergoeding per activiteitsdag Brugse niet-commerciële verenigingen/personen 25 Niet-commerciële verenigingen/personen van buiten Brugge 50 Commerciële organisaties 100 Ontmoetingsruimte 2 (1e verdiep) Categorie aanvragers Gebruiksvergoeding per activiteitsdag Brugse niet-commerciële verenigingen/personen 25 Niet-commerciële verenigingen/personen van buiten Brugge 50 Commerciële organisaties 100 Keuken Categorie aanvragers Gebruiksvergoeding per activiteitsdag Brugse niet-commerciële verenigingen/personen 10 Niet-commerciële verenigingen/personen van buiten Brugge 20 Commerciële organisaties 40 Kapel (vergaderingen) Categorie aanvragers Gebruiksvergoeding per activiteitsdag Repetities 5 Brugse niet-commerciële verenigingen of particulieren 20 Niet-commerciële verenigingen/personen van buiten Brugge 40 Commerciële organisaties 80 Waarborg zaal Waarborg per gebruik ontvangstruimte 100 ontmoetingsruimte 100 keuken 50 kapel 50
Algemene voorwaarden 1. Gebruik wijkcentrum Xaverianen Wijkcentrum Xaverianen beschikt op het gelijkvloers over ontmoetingsruimte (nr1) met bar, een afzonderlijke keuken en een kapel (tentoonstellingsruimte/vergaderruimte/repetitieruimte). Op de eerste verdieping is er een grote ontmoetingsruimte (nr2). Omwille van de veiligheid worden in de ontmoetingsruimte op het eerste verdiep niet méér dan 100 personen toegelaten. De zalen kunnen met uitzondering van de keuken afzonderlijk worden afgehuurd. De keuken dient steeds in combinatie met één van de ontmoetingsruimten gebruikt worden. De zalen worden in gebruik gegeven voor verschillende culturele activiteiten waartoe ze zich lenen (toneel, muziek, lezingen, voordrachten en andere culturele bijeenkomsten). Niet-professionele Brugse theatergezelschappen krijgen voorrang op professionele toneelverenigingen. Het gebruik van de kapel wordt toegestaan voor tentoonstellingen. Privé-feesten (recepties, huwelijksfeesten, communiefeesten, verjaardagsfeesten, maaltijden, banketten, e.a.) zijn niet toegestaan. In het wijkcentrum Xaverianen mogen geen fuiven gegeven worden. 2. Aanvraag gebruik wijkcentrum Xaverianen De reservatie van de zalen van het wijkcentrum Xaverianen gebeurt bij de stad Brugge, dienst Cultuur. Men kan zich wenden tot de verantwoordelijke voor het zaalbeheer om navraag te doen naar de beschikbaarheid van de zalen en eventueel een optie te nemen. Deze optie dient binnen de veertien kalenderdagen schriftelijk (per brief, fax, e-mail of online) bevestigd te worden door bijgaande overeenkomst in te vullen. Indien de optie niet tijdig wordt bevestigd, wordt deze geannuleerd. Indien men vroeger toegang wenst tot de zaal, bijvoorbeeld voor opbouw dient dit aangevraagd te worden via het aanvraagformulier. De reservatie is pas definitief na ontvangst van de bevestigingsbrief van de stad Brugge en nadat voldaan werd aan de betalingsmodaliteiten: zie verder punt 3. De aanvrager dient steeds de werkelijke organisator te zijn van de activiteit. Aanvragen waarbij vermoed wordt dat de aanvrager optreedt als tussenpersoon of bemiddelaar, worden geweigerd. Indien achteraf blijkt dat de aanvrager niet de werkelijke organisator is van de activiteit, wordt een sanctie opgelegd: zie verder punt 5. 3. Betalingsmodaliteiten Bij de bevestigingsbrief van de stad Brugge wordt een factuur bijgevoegd voor de betaling van de waarborgsom en de gebruiksvergoeding voor de zaal. Zowel de waarborgsom als de gebruiksvergoeding dienen betaald te worden vóór de vervaldatum die vermeld staat op de factuur. In geval niet tijdig betaald wordt, wordt de optie op de zaal geannuleerd. 4. Opties Het gebruik van de zalen in wijkcentrum Xaverianen kan ten laatste 4 weken vóór de aanvang van de activiteit gereserveerd worden. De zaal kan gereserveerd worden voor activiteiten die zich maximaal 2 jaar in de toekomst bevinden. 5. Oneigenlijk gebruik In geval van oneigenlijk gebruik (d.w.z. dat de zaal voor een ander doel wordt gebruikt dan hetgeen werd doorgegeven) wordt een sanctie opgelegd aan de gebruiker. Bij een eerste overtreding wordt het gebruik van stadszalen die onder het beheer vallen van de dienst Cultuur de vereniging gedurende één jaar ontzegd. Bij een tweede overtreding wordt het gebruik van stadszalen die onder het beheer vallen van de dienst Cultuur de vereniging gedurende twee jaar ontzegd. Bij een derde overtreding krijgt de vereniging niet langer toelating deze of een andere stadszaal te gebruiken. In geval de duur van de activiteit de afgesproken periode overschreden heeft of in geval de zaal niet ontruimd werd op de voorgeschreven wijze, wordt een schadevergoeding gevraagd. Deze gebeurt a rato van de reële huurprijs van de zaal en/of de uurloontarieven voor het extra werk. De extra kosten zijn ten laste van de huurder. 6. Verzaking/Annulering 6.1 Verzaking Indien van het gebruik van de zaal wordt afgezien en de dienst Cultuur 30 kalenderdagen vóór de reservatiedatum op de hoogte wordt gesteld per brief, fax of e-mail, wordt de volledige gebruiksvergoeding en waarborg terugbetaald. Indien van het gebruik van de zaal wordt afgezien en de dienst Cultuur later dan 30 kalenderdagen vóór de reservatiedatum op de hoogte wordt gesteld per brief, fax of e-mail, wordt de volledige waarborgsom ingehouden als vergoeding en de reeds betaalde gebruiksvergoeding terugbetaald. 6.2 Annulering Indien het gebruik van de zaal geannuleerd wordt, moet de annulering schriftelijk en met specificatie van het type overmacht gebeuren. Bij een annulering wordt de reeds betaalde gebruiksvergoeding en de volledige waarborgsom terugbetaald.
7. Tarieven 7.1 Gebruiksvergoeding Naar tariefcode. 7.2 Het College van Burgemeester en Schepenen kan omwille van specifieke redenen afwijken van de voorgestelde gebruiksvergoeding. 7.3 De billijke vergoeding en de bijdrage aan Sabam zijn niet in de gebruiksvergoeding opgenomen. Deze dienen door de aanvrager apart te worden aangevraagd. 7.4 Normaal verbruik van elektriciteit, water en verwarming zijn in de gebruiksvergoeding opgenomen. Periode van gebruik: in de gebruiksvergoeding is maximum gebruik van de zaal opgenomen per activiteitsdag. In principe dient de zaal opnieuw beschikbaar te zijn voor andere gebruikers vóór 9 uur de volgende morgen. Indien de zaal vroeger ter beschikking wordt gesteld omwille van opbouw, of langer in gebruik blijft omwille van afbraak, wordt 25% van het gecodeerd tarief aangerekend voor een halve dag extra gebruik, of 50% voor een volledige dag extra gebruik. 7.5 Waarborg Naar tariefcode. 7.6 Onmiddellijk na de activiteit dienen alle voorwerpen die niet tot de uitrusting van de zaal behoren te worden verwijderd uit de za(a)l(en). Gebeurt dit niet, dan worden de extra uurloontarieven voor het opruimen van dit materiaal aan de organisator aangerekend. 8. Gebruik van de bar/keuken De keuken dienen steeds opgeruimd te worden na elke activiteit tot de situatie vóór het gebruik. In de keuken mag niet gekookt worden. Alle beschadigingen aan het servies dienen onverwijld gemeld te worden aan de dienst Cultuur. De bar en keuken dienen steeds opgeruimd te worden na elke activiteit tot de situatie vóór het gebruik. Het aanwezige bestek, servies en glazen dienen na elk gebruik afgewassen te worden en terug in de kasten geplaatst te worden. De gebruiker dient zelf in te staan afwasmiddel, vaat- en handdoeken. 9. Verantwoordelijkheid, aansprakelijkheid en verzekering De organisator is zelf verantwoordelijk voor alle beschadigingen aangebracht aan het gebouw of de uitrusting ervan, ontstaan of toegebracht ten gevolge van het gebruik, door de organisator zelf, zijn medewerkers, helpers, deelnemers aan de activiteit etc. Na afloop van de activiteit kan de toezichter en/ of de verantwoordelijke van de dienst Cultuur een rondgang maken om de staat van de zaal te controleren. Indien de gebruiker hierbij wenst aanwezig te zijn, dient hij/ zij dit kenbaar te maken aan de contactpersoon bij de dienst Cultuur. Indien na afloop van de activiteit schade wordt vastgesteld, wordt de organisator uitgenodigd om in gezamenlijk overleg de schade te bepalen. Indien de organisator hieraan verzaakt, wordt de schade door de dienst Cultuur bepaald. De kosten van de aldus vastgestelde schade worden afgehouden van de waarborg. De organisator is verantwoordelijk voor de activiteiten die plaatsvinden in de infrastructuur. Indien zaken voorvallen die in strijd zijn met de openbare orde en/of de goede zeden in het gedrang brengt, kan de terbeschikkingstelling van de zaal onmiddellijk ingetrokken of stopgezet worden zonder schadeloosstelling. De organisator vrijwaart de Stad Brugge tegen eventuele schade-eisen van derden die voortvloeien uit het gebruik van de zaal. De Stad Brugge kan niet aansprakelijk gesteld worden voor een gehele of gedeeltelijke stroomonderbreking, waardoor de activiteit gehinderd of verhinderd zou worden. Buitengewone schoonmaak en/of herstel van beschadigingen zullen aangerekend worden. In toepassing van artikel 2 van de politieverordening van 30 maart 1999 betreffende de bestrijding van geluidshinder, dient vooraf melding te worden gedaan van het maken of laten maken van muziek in een openbare inrichting of van het inrichten of laten plaatsvinden van een evenement waarbij muziek wordt gemaakt. Deze melding dient in drievoud te worden overgemaakt aan de Burgemeester bij per post aangetekende zending of bij afgifte in het stadhuis tegen ontvangstbewijs. (Meer informatie: 050 44 80 10, leefmilieu@brugge.be). Het stadsbestuur Brugge heeft op het gebied van de verzekering bij verhuringen infrastructuur van de dienst Cultuur de volgende brandpolis afgesloten bij N.V. Ethias: Polis 1/2153/38017720 die voorziet in een afstand van verhaal t.o.v. gebruikers en/of huurders van wijkcentrum Xaverianen. 10. Rookverbod In alle ruimtes van de Xaverianen geldt een algemeen rookverbod.
11. Andere voorwaarden Tijdens een sperperiode van 6 maanden voorafgaand aan de dag van verkiezingen kan door politieke organisaties geen gebruik gemaakt worden van het wijkcentrum klooster Xaverianen. De gebruiker mag geen groter aantal plaatsen bezetten of publiek toelaten dan het vooropgestelde maximum (zie technische fiche). Minderjarige kinderen worden steeds begeleid door een volwassene. In geen geval mogen deuren of trapgangen belemmerd worden. Het is verboden de nooduitgangen te belemmeren, deze dienen bruikbaar te zijn over de volledige breedte. Het is verboden lokalen, ramen, deuren, muren, zuilen, panelen of vloeren te benagelen, beplakken of ander hechtingsmateriaal aan te brengen. De noodverlichting en pictogrammen die de nooduitgangen aanduiden, dienen steeds zichtbaar te blijven. Het is verboden om gevaarlijke stoffen of vloeistoffen in het gebouw te brengen. Elke aanwezigheid van brandstof dient vooraf onderworpen aan de goedkeuring van de stedelijke brandweer, Pathoekeweg 215 8000 Brugge tel. 050 44 84 44. Papierresten, brandbaar verpakkingsmateriaal en brandbaar af val moeten onmiddellijk uit het gebouw verwijderd worden. Omwille van de brandveiligheid is het verboden om open vuren of kaarsen in het gebouw te gebruiken. Alle brandpreventievoorschriften moeten worden nageleefd. In geval van niet-naleving kan de Burgemeester beslissen om de activiteit te onderbreken. Als de Stad de energie ter beschikking stelt is deze levering van energie een inspanningsverbintenis, en dus geen resultaatsverbintenis. Derhalve kan de Stad niet aansprakelijk worden gesteld voor onderbrekingen en kan zij in dit geval geen schadevergoeding verschuldigd zijn. De organisator dient de nodige schikkingen te treffen om iedere oorzaak van beschadiging te vermijden. De organisator dient de Stad op de hoogte te stellen van elke beschadiging of afwijking aan de wettelijke voorschriften die hij kan vaststellen. De organisator dient een eigen beveiliging tegen verliesstroom en overbelasting te voorzien. De organisator zal na de activiteit de gebruikte lokalen opruimen en alle vuilnis verwijderen. Vuilnis moet meegenomen worden of in de door de organisator zelf aangekochte officiële vuilniszakken ingepakt en op de door de verantwoordelijke aangeduide plaats gezet worden. Bij het verlaten van de zaal dienen alle gebruikte toestellen uitgeschakeld te worden. De organisator houdt zich eraan de zaal na gebruik te vegen en alle tafels en stoelen te stapelen op de oorspronkelijke wijze (zie technische fiche) of volgens de instructies van de dienst Cultuur met het oog op het volgende gebruik. De zaalgebruiker verbindt er zich toe, voor de organisatie van publiektoegankelijke evenementen, de faciliteiten voor bezoekers met mobiliteitsproblemen steeds toegankelijk te houden. Bij niet-naleving van deze voorwaarden kan een gedeelte van de waarborgsom worden ingehouden.
Stad Brugge Cultuur t Brugse Vrije Burg 11, 8000 Brugge t 050 44 82 70 www.brugge.be dienst.cultuur@brugge.be