E-MAIL CAMPAGNE 2015 : PROCEDURE & CASE FORMAT Leuk en goed dat je een case in wilt dienen. Om de jurering eerlijk, eenvoudig en overzichtelijk te maken, willen we je vragen je case in te dienen aan de hand van het hieronder uitgewerkte vaste format. Belangrijk hierbij is dat je hier goed naar kijkt en aan voldoet, want als je inzending hier niet aan voldoet, wordt deze niet door de jury beoordeeld. Hieronder tref je ook de jury criteria aan, aan de hand waarvan je case beoordeeld wordt door de jury. De jury bestaat uit vijf specialisten uit het vakgebied en kijkt zowel vanuit het perspectief van de adverteerder, bureau en vooral ook de ontvanger. Vanuit alle cases zal een drietal cases worden gekozen welke kans maken op de E-mail Campagne 2015. Tijdens de @ward Night op woensdagavond 17 juni 2015 wordt de winnaar bekend gemaakt. Als jouw campagne bij de 3 genomineerden hoort, word je voor deze avond uitgenodigd. Er is dus uiteindelijk één winnaar. Deze winnaar zal tijdens de DDMA E-mail Summit op donderdag 19 juni 2015 de winnende campagne toelichten. Hieronder vind je de volgende zaken: - De algemene richtlijnen waar je aan moet voldoen - De uitwerking van het format waarin je de case in kunt dienen - De jury criteria voor de E-mail Award 2015 - De precieze planning, communicatiemomenten en jurering Alvast bedankt voor het indienen van jouw case en succes gewenst! ALGEMENE RICHTLIJNEN - De deadline voor het insturen van de case(s) is uiterlijk vrijdag 22 mei 2015 voor 17.00 uur. De case kan gestuurd worden naar: mereldekoning@ddma.nl - Na vrijdag 22 mei 17.00 uur is het niet meer mogelijk om je case in te sturen en wordt deze niet meer meegenomen in de jurering - Stuur je case in word of in pdf format in en vermeld daarin onderstaande punten in dezelfde volgorde en conform het gestelde hieronder - Er geldt een maximum van vier pagina s inclusief voorblad, exclusief screenshots zoals beschreven bij Format 3D. Blijf dus kort en bondig en zo veel mogelijk in bullets/ opsommingen - De case geldt een overduidelijk e-mail gerelateerde communicatie of marketingcampagne welke in de periode 1 juli 2014 tot 30 april 2015 actief is geweest - De case wordt altijd ingediend met goedkeuring van de adverteerder/ opdrachtgever en de opdrachtgever is ook degene die de E-mail Campagne 2015 krijgt uitgereikt en aanwezig is bij de @ward Night, niet het bureau
FORMAT INDIENEN VAN DE CASE Hieronder een uitwerking van het precieze format waarin je de case in kan dienen. Wijk hier niet van af, want dit kan leiden tot uitsluiting van deelname. 1. INTRODUCTIE a. Naam van de case (titel) b. Organisatie van opdrachtgever <vermelden van de volledige bedrijfsnaam> c. Betrokken bureau of bureau s <vermelden van de volledige bedrijfsna(a)m(en)> d. Gegevens contactpersoon; volledige NAW-gegevens incl. telefoonnummer (bij voorkeur mobiel nummer!) en e-mailadres. Geef hierbij expliciet aan met wie er gecommuniceerd mag worden vanuit de organisatie van de DDMA E-mail Summit. e. Goedkeuring geven aan de organisatie om de case te kunnen publiceren, al dan niet in een aangepaste versie waarin resultaten geïndiceerd worden of anders weergegeven. <expliciet benoemen> f. Periode/ timing dat deze case liep/ van toepassing was 2. INHOUD a. Probleemstelling: Beschrijving van de probleemstelling b. Opzet campagne: omschrijf de campagne c. Doelstellingen. Heldere beschrijving van de doelstelling(en) <wees specifiek, benoem getallen, maak deze SMART> d. Doelgroep: Korte beschrijving van de doelgroep <benoem de communicatie doelgroep, specificeer naar subdoelgroepen en segmenten indien van toepassing> e. Organisatie: Beschrijf hoe de organisatie rondom e-mail marketing eruit ziet en het beschikbare budget voor de case i. Mankracht: Hoeveel man personeel (bureau en intern) was betrokken bij het tot stand komen van de campagne/nieuwsbrief. Geef aan hoeveel procent van hun tijd/uren zij bezig zijn geweest met de e-mail campagne (hetgeen in deze case wordt beschreven). ii. Budget: Wat was het beschikbare budget voor de campagne? Is de campagne binnen budget gebleven? Zo niet, waarom? iii. Andere media: Hebben andere media direct of indirect bijgedragen aan het succes van de e-mail campagne. iv. Systemen/ Software: Welke systemen/software zijn gebruikt voor versturen, meten en/of testen van de e-mails v. Strategie: In hoeverre is de e-mailcase onderdeel van de communicatiestrategie / campagne en wat is de bijdrage van e-mail aan het geheel
3. RESULTATEN & CONCLUSIE a. Uitgebreide beschrijving van de resultaten: i. Aflever-, Unieke open- en Unieke klikpercentages <kliks per afgeleverd vs. kliks per geopend, gebruik de SAME methodiek voor weergeven e-mail statistieken)> ii. Budget vs. succes (indien mogelijk middels een ROI) iii. Kosten per lead of contact iv. Conversie (percentage) v. Aantal uitschrijvingen op de mailing tijdens de campagne vi. Het succes van het totale conversie pad: Aantal verzonden e-mails (eigen bestand gescheiden van ingekochte/gehuurde bestanden), afgeleverde e- mails, aantal unieke opens, aantal unieke kliks, trechter pad op de website/winkel/callcenter/event/etc. b. Tests: Uitgebreide beschrijving van de testen die vooraf en tijdens de looptijd zijn uitgevoerd. Wat waren de resultaten en welke beslissingen zijn op basis hiervan genomen. c. Doelstellingen: vermeld de doelstelling in relatie tot het resultaat; in hoeverre behaald? d. De Uiting / Visuals/ Screenshot: Screenshots én URL s van de door jullie belangrijk bevonden onderdelen van de campagne, zoals de e-mail(s) en/of de landingspagina( s). e. Eigen conclusies: welke conclusies zijn er zelf getrokken? 4. Leer- en verbeterpunten Geef een overzicht van de leer- en verbeterpunten. 5. Eigen input Hier kun je zelf informatie toevoegen die je van belang acht voor de beoordeling van de e-mail campagne. Dit kan een uitgebreide omschrijving zijn, een motivatie of een visie.
JURY CRITERIA E-MAIL CAMPAGNE 2015 1. Hoe effectief is de campagne? Toelichting: de jury kijkt onder andere naar respons percentages, budget, personeel, kosten per lead of contact, conversie (percentage), maar bijvoorbeeld ook naar de flow tussen de uiting en de landing page in relatie met het doel wat men voor ogen heeft. 2. In hoeverre is e-mail onderdeel van de communicatiestrategie? Toelichting: is het kanaal e-mail bij de organisatie opgenomen als onderdeel van een cross mediale strategie, of is het een stand alone kanaal? Welke rol speelt emailmarketing in de totale online communicatiemix? 3. Wat is de bijdrage van het kanaal e-mail aan de campagne? Toelichting: zijn de bijdragen van de resultaten van e-mail aan het totaalresultaat substantieel? Zou de case succesvol zijn geweest als het kanaal e-mail niet was ingezet? 4. Hoe klantgericht en gebruiksvriendelijk is de campagne? Toelichting: de jury kijkt naar de gebruiksvriendelijkheid en usability van de e-mail campagne en bijbehorende pagina s en formulieren. Ook wegen het gebruik van interessante, vernieuwende, klantgerichte functionaliteiten mee voor het eindoordeel. 5. Hoe creatief is de campagne? Toelichting: de jury beoordeelt het gehele concept (in relatie met de te behalen doelstelling). Oftewel, de keuzes die zijn gemaakt op het gebied van look & feel en tone of voice ten aanzien van de gepercipieerde ervaring bij de ontvanger 6. Hoe wordt de database ingezet? Toelichting: de jury kijkt naar de mate en wijze waarop gegevens uit de database zijn ingezet ten behoeve van personalisatie en/of segmentatie. En of er een koppeling is gemaakt met andere databases waarin klantcontact/ of gegevens over gebruik worden bijgehouden. (Vanzelfsprekend is permissie van de ontvanger een vereiste!) 7. Hoe vernieuwend is de case? Toelichting: de jury kijkt hier in hoeverre de e-mail case innovatief is, buiten de gebaande paden treedt en gebruik maakt van vernieuwende elementen. 8. Welke activiteiten zijn uitgevoerd ten behoeve van respons-optimalisatie? Toelichting: de jury is benieuwd naar de uitgevoerde (commerciële) testen en de onderbouwing van de daaruit voortkomende conclusies. Welke impact hebben de uitkomsten gehad op het verdere verloop van de campagne? 9. Welke learnings zijn opgedaan bij het uitvoeren van de campagne? Toelichting: wat zijn de belangrijkste learnings die zijn getrokken uit de campagne die impact gaan hebben op volgende campagnes. Wat zou je herhalen en wat zou je niet meer doen. En waarom? 10. Wat is de kwaliteit van de casebeschrijving? Toelichting: de jury bekijkt of de beschrijving van de case duidelijk en helder is. Zijn de resultaten goed en logisch weergegeven, roept de beschrijving geen vragen op.
COMMUNICATIE EN PLANNING Voor de duidelijkheid vind je hieronder het overzicht van de te nemen stappen en welke communicatie er wanneer plaatsvindt, zodat je goed weet waar je aan toe bent en wanneer je meer weet of je genomineerd bent bijvoorbeeld! Vrijdag 22 mei voor 17.00 uur: DEADLINE aanleveren e-mail campagne Dinsdag 9 juni: Genomineerden e-mail campagnes worden bekend gemaakt Woensdag avond 17 juni van 18.00 22.00 uur Uitreiking E-mail Campagne 2015 bij Pakhuis de Zwijger in Amsterdam Donderdag 18 juni van 15.00 16.00 uur Presentatie winnaar E-mail Campagne 2015 tijdens DDMA EMAIL SUMMIT 2015 bij Pakhuis de Zwijger in Amsterdam