Page 1
Page 2 Per 1 mei 2016 verdwijnt de VAR en treedt de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA) in werking. Wat betekent dit voor u als inhuurder van interim-professionals? En hoe kunt u vanaf 1 mei 2016 risicovrij met interim-professionals blijven werken via de modelovereenkomst van Robert Walters? 1. Wet DBA: modelovereenkomst vervangt VAR Onder de Wet DBA toetst de Belastingdienst of er sprake is van een arbeidsrelatie of fictieve dienstbetrekking tussen opdrachtgever en interim-manager dan wel tussen intermediair en interim-manager. De Belastingdienst kan op twee momenten toetsen: Vooraf door middel van modelovereenkomsten. Door middel van een goedgekeurde modelovereenkomst kan vooraf de zekerheid worden gekregen dat over het loon dat de interim-manager ontvangt geen loonheffingen dienen te worden ingehouden. Robert Walters heeft daarom modelovereenkomsten laten opstellen en aan de Belastingdienst ter goedkeuring voorgelegd. Achteraf door middel van steekproeven en/of controles bij opdrachtgever De modelovereenkomst wordt beoordeeld onder de voorwaarde dat er ook daadwerkelijk volgens de afspraken in de modelovereenkomst gewerkt wordt. De Belastingdienst kan achteraf controleren of de afspraken zijn nageleefd tijdens steekproeven en/of reguliere controles. 2. Toets vooraf: modelovereenkomsten Robert Walters gebruikt twee verschillende typen modelovereenkomsten: het model tussenkomst en het model bemiddeling. In het geval van bemiddeling sluiten interim-manager, Robert Walters en onze klant een drie partijen overeenkomst. Daarin bent u tegelijkertijd onze klant én de opdrachtgever van de interim-manager. In geval van tussenkomst sluit de interim-manager een overeenkomst met Robert Walters. Op grond van die overeenkomst verricht een interim-manager werkzaamheden bij onze klant. In dit type is Robert Walters de opdrachtgever van de interim-manager. We sluiten daarnaast met u een overeenkomst waarin we de
Page 3 voorwaarden vastleggen waaronder de interim-manager de werkzaamheden bij u komt uitvoeren. In het geval van tussenkomst wordt alleen de overeenkomst tussen Robert Walters en de interim-manager ter beoordeling aan de Belastingdienst voorgelegd. In de afspraken die Robert Walters met u als klant maakt komen de met de interim-manager gemaakte afspraken vervolgens terug. 2.1 Inhoud toets arbeidsrelatie en fictieve dienstbetrekking In beide typen modelovereenkomsten toetst de Belastingdienst of er sprake is van een arbeidsrelatie of een fictieve dienstbetrekking tussen de opdrachtgever en de interim-manager. Arbeidsrelatie Er is sprake van een arbeidsrelatie wanneer aan alle drie de volgende voorwaarden is voldaan: 1. arbeid: de interim-manager moet de arbeid persoonlijk verrichten (en mag zich niet vrij laten vervangen); 2. gezag: de opdrachtgever mag aanwijzingen en instructies geven over de manier waarop interim-manager de opdracht uitvoert en interim-manager is verplicht deze op te volgen; 3. loon: interim-manager ontvangt loon voor zijn werkzaamheden. Alleen wanneer aan alle drie de voorwaarden is voldaan, is er sprake van een arbeidsrelatie. Dat betekent dus dat wanneer aan één van deze drie voorwaarden niet is voldaan, er geen sprake is van een arbeidsrelatie. Fictieve dienstbetrekking Wanneer er geen sprake is van een arbeidsrelatie, kan er nog wel sprake zijn van een fictieve dienstbetrekking. In dat geval is de opdrachtgever of intermediair alsnog verplicht om loonheffingen in te houden. De fictieve dienstbetrekking kan in het geval van tussenkomst of bemiddeling uitgesloten worden. Hiervoor is vereist dat de interim-manager zijn werkzaamheden verricht als zelfstandig ondernemer. In de modelovereenkomst worden daarom een aantal aanvullende afspraken gemaakt waaruit het ondernemerschap van de interim-manager blijkt.
Page 4 2.2 Inhoud modelovereenkomsten Robert Walters Om te voorkomen dat er geoordeeld wordt dat er een arbeidsrelatie dan wel fictieve dienstbetrekking is, wordt in de overeenkomst vastgelegd: a. dat interim-manager zich vrij mag laten vervangen door een derde: opdrachtgever heeft geen invloed op keuze vervanger, maar mag wel objectieve kwaliteitseisen stellen (rijbewijs, diploma, beheersing buitenlandse taal etc.), b. dat er geen gezagsverhouding is: opdrachtgever mag alleen aanwijzingen geven over het resultaat van de opdracht en niet over de manier waarop dat resultaat wordt bereikt. c. dat de interim-manager aansprakelijk is voor schade en het debiteurenrisico draagt (als opdrachtgever niet betaalt, krijgt interim-manager geen loon); d. de interim-manager ook voor andere opdrachtgevers mag werken, zolang dat de interim-opdracht niet schaadt; e. of interim-manager hulpmiddelen van Robert Walters en/of de klant krijgt en zo ja dat de kosten voor het gebruik voor rekening van de interim-manager komen; f. de inschrijving van de interim-manager bij de Kamer van Koophandel g. het btw-nummer van de interim-manager. Geen gezag én vrije vervanging Strikt genomen is het niet noodzakelijk dat zowel afspraak a als afspraak b in de modelovereenkomst zijn opgenomen. Ontbreekt namelijk 1 van de drie elementen van een arbeidsrelatie, dan staat al vast dat er geen sprake is van een arbeidsrelatie. Onze ervaring is echter dat in ondernemingen waar zowel werknemers als zelfstandige professionals naast elkaar worden ingezet, er al snel geoordeeld kan worden dat er sprake is van een (formele) gezagsverhouding. We komen hier onder punt 3 nog op terug. Om voor zowel onze klanten als Robert Walters zelf de meeste zekerheid te bedingen, heeft Robert Walters er voor gekozen om de onder a en b genoemde afspraken beiden op te nemen in de modelovereenkomsten. Het concept van vrije vervanging is wellicht even wennen voor u als opdrachtgever. U heeft immers een specifieke interim-professional geselecteerd en dan zou een andere interim-professional de opdracht kunnen komen uitvoeren. In geval van vrije
Page 5 vervanging beslist de door u geselecteerde interim-professional namelijk zelf door wie en wanneer hij zich laat vervangen, en u mag alleen voorafgaand aan de opdracht objectieve criteria formuleren waar een vervanger aan moet voldoen. Verder mag u geen enkele restrictie op de vervangbaarheid hanteren. Onze ervaring is dat daadwerkelijke vervanging in de praktijk zich niet snel voordoet. Wat is immers het voordeel voor de interim-manager om zichzelf te laten vervangen door iemand anders, terwijl hij verantwoordelijk blijft voor het eindresultaat? Maar als het een keer niet anders kan, dan moet de interim-professional een vervanger kunnen sturen. Dat is nu eenmaal de vrijheid die een interim-professional binnen een overeenkomst van opdracht heeft. Tegelijkertijd bent u als opdrachtgever er ook mee geholpen wanneer de interim-professional een collega interim-professional stuurt wanneer hij onverwacht de opdracht niet uit kan voeren. En stuurt hij een vervanger die de opdracht niet conform de gemaakte afspraken uitvoert, dan kan de interimprofessional daar op worden aangesproken. Lost hij het niet op, dan kan het contract ontbonden worden en kan er gezocht worden naar een geschikte opvolger. Voor aanvang van de opdracht bespreken we met u onder welke voorwaarden de interim-manager de interim-opdracht zal uitvoeren. Wanneer vrije vervanging of het ontbreken van gezag feitelijk niet mogelijk is, zal gewerkt worden met een modelovereenkomst waarin dat onderdeel niet is opgenomen. Door vooraf hierover met elkaar in overleg te gaan is voor alle partijen duidelijk wat er verwacht wordt en kan Robert Walters de afspraken in de juiste (versie van de) modelovereenkomst vastleggen. En in de uitzonderlijke situatie dat zowel afspraak a en b niet gemaakt kunnen worden, vinden we altijd een passende oplossing om toch met de gewenste kandidaat aan de slag te gaan. 3. Toets achteraf: zekerheid onder voorwaarde van feitelijke uitvoering Alleen wanneer partijen in de praktijk zich daadwerkelijk houden aan wat er in de overeenkomst is afgesproken hebben partijen de zekerheid dat geen loonheffingen hoeft te worden afgedragen. Als er afgesproken wordt dat de interim-manager zich vrij mag laten vervangen, dan moet dat in de praktijk ook worden toegestaan door Robert Walters en de klant. Hetzelfde geldt voor de afspraak dat de klant alleen aanwijzingen mag geven over het resultaat van de opdracht en niet over de manier
Page 6 waarop interim-manager dat resultaat bereikt. In de praktijk moet dat ook precies zo gaan. Risico formele gezagsverhouding Het is dus belangrijk dat partijen zich aan de afspraken in de overeenkomst houden en daarnaast geen extra verplichtingen opleggen aan de interim-manager. Dit betekent onder meer dat de interim-manager in de praktijk op een zichtbaar andere manier binnen uw onderneming zijn werkzaamheden moet kunnen verrichten dan een werknemer. Lijken de omstandigheden van werknemer en interim-manager namelijk te veel op elkaar, dan kan er geoordeeld worden dat er sprake is van een formele gezagsverhouding. U geeft dan weliswaar geen aanwijzingen over hoe de opdracht (materieel) moet worden uitgevoerd, maar wel onder welke meer formele randvoorwaarden de interim-manager dient te werken en/of wordt behandeld. De Belastingdienst kijkt daarom niet alleen naar de naleving van de afspraken in de modelovereenkomst, maar ook naar een aantal andere feitelijke omstandigheden. Hierin wordt onder meer meegewogen of: - Robert Walters of de klant aanwijzingen geeft aan interim-manager over bijvoorbeeld representativiteit, omgang met klanten en/of het dragen bedrijfskleding; - Robert Walters of de klant functionerings- en/of beoordelingsgesprekken met Interim-manager voert; - Robert Walters of de klant klachten in behandeling neemt over (het werk van) de interim-manager; - interim-manager wordt doorbetaald tijdens ziekte en/of vakantie; - interim-manager verplicht is deel te nemen aan alle reguliere werkbesprekingen, zonder dat die deelname noodzakelijk is voor het resultaat van de opdracht; - alle huis- en gedragsregels ook op interim-manager van toepassing zijn; Doordat het verschil tussen werknemer en opdrachtnemer in de praktijk niet altijd goed zichtbaar is voor een buitenstaander, is de aanwezigheid van een
Page 7 gezagsverhouding vaak onderwerp van discussie en juridische procedures. We proberen deze discussie zoveel mogelijk te voorkomen door middel van de afspraken in de (model)overeenkomsten, maar alle mogelijke omstandigheden benoemen en uitsluiten is onmogelijk. Juist daarom zullen we voorafgaand in gesprek gaan met u en is daarnaast de mogelijkheid van vrije vervanging benadrukt in onze modelovereenkomsten. 4. Wat verandert er voor u als opdrachtgever? Strikt genomen verandert er niets. Tot 1 mei 2016 werd namelijk op dezelfde manier getoetst of sprake was van een arbeidsrelatie. In de praktijk werd echter bij het verlenen van de VAR met name het ondernemerschap van de interim-manager getoetst. Op de elementen gezag en vrije vervanging werd (achteraf) vrijwel niet getoetst, waardoor bestaande overeenkomsten hier altijd vrij kort over waren. Binnen de Wet DBA wordt juist op de elementen gezag en vrije vervanging getoetst. De grootste verandering voor u als klant is daarmee dat we in de nieuwe overeenkomsten meer nadruk leggen op het ontbreken van gezag en de mogelijkheid van vrije vervanging van de interim-manager. Dit doen we door voor alle partijen zo gedetailleerd mogelijk te beschrijven hoe de interim-opdracht in de praktijk wordt uitgevoerd, waardoor er minder ruimte is voor interpretatie. Wanneer alle partijen zich aan de afspraken in de overeenkomsten houden, dan biedt de modelovereenkomst u als klant dezelfde zekerheid als de VAR dat deed tot 1 mei 2016. De door Robert Walters opgestelde modelovereenkomsten liggen ter beoordeling bij de Belastingdienst. Deze overeenkomsten zijn mondeling in gesprek met de Belastingdienst doorgenomen en ons is toegezegd dat deze met hoge prioriteit behandeld worden. Het ligt daarom in de verwachtingen dat deze modelovereenkomsten op zeer korte termijn goedgekeurd worden. Vandaar dat wij vanaf 1 mei 2016 met deze versie al een zeer hoge mate van zekerheid kunnen bieden. Diverse opdrachtgevers hebben nieuwe inzet en bestaande directe inzet van interim-professionals reeds via deze voorlopige modelovereenkomst bij Robert Walters ondergebracht. Zodra wij de definitieve goedkeuring hebben gekregen, zullen wij u daarover direct informeren.
Page 8 Met deze toelichting hopen we u meer duidelijkheid te bieden over de wijzigingen in het kader van de Wet DBA. Mocht u toch nog vragen hebben of alvast uw risico s willen beperken en de huidige inzet van interim-managers via de voorlopige modelovereenkomst van Robert Walters willen laten verlopen dan gaan wij hierover graag met u in gesprek. Neemt u hiervoor contact op met Bob van Ginkel, Director Amsterdam, op 06 538 831 77 of via bob.vanginkel@robertwalters.com.