Automatisch verwerkbare post- en antwoordzendingen september 2003 BRV.066
Inhoudsopgave 1. Inleiding 4 2. Eigenschappen automatisch verwerkbare post 5 2.1 Fysieke eigenschappen 5 2.2 Indeling adreszijde 6 2.3 Schrijfwijze adressen 10 2.4 KIX-code 10 2.5 Lay-out, typografie en afdrukkwaliteit van adressen 12 2.6 Plaats en typografie van de afzendergegevens 13 3. Eigenschappen automatisch verwerkbare antwoordzendingen 15 3.1 Fysieke eigenschappen 15 3.2 Indeling adreszijde 15 3.3 Schrijfwijze adressen 16 3.4 FIM-code 16 3.5 FIM-specificaties 16 4. De Direct Mail Services van TPG Post 18 3
1. Inleiding 2. Eigenschappen automatisch verwerkbare post TPG Post is een modern bedrijf dat investeert in het automatiseren van postverwerkingsprocessen. Op deze manier kunnen we zorgen voor een snelle en efficiënte postbezorging. Om automatische verwerking mogelijk te maken, moeten postzendingen aan diverse criteria voldoen ten aanzien van het gebruikte materiaal, indeling van de adreszijde en kwaliteit van de adressering. Ook ons sorteerproces is geautomatiseerd, waardoor Als u vragen heeft over de automatische verwerkbaar- De volgende richtlijnen hebben betrekking op alle post voldoende stevig zijn. Kies daarom voor (antwoord) post- en antwoordzendingen snel en efficiënt kunnen heid van uw post- of antwoordzendingen, dan die in een standaard brievenbus past: kaarten een papiersoort met een gewicht van worden verwerkt. Als u ervoor zorgt dat uw post aan de adviseert TPG Post u graag. Of heeft u ontwerpen voor een maximum formaat van 265 x 380 x 32 mm minstens 170 gram/m 2. criteria voor automatische verwerking voldoet, helpt u uw nieuwe enveloppen en antwoordkaarten of ander een maximum gewicht van 3000 gram. Onverpakte tijdschriften zijn niet geschikt voor ons dus om uw post efficiënt te verwerken. U profiteert proefmateriaal? TPG Post test deze gratis voor u op Deze criteria worden in dit hoofdstuk beschreven. Voor automatische verwerking. van de goede prijs/kwaliteitverhouding die we hierdoor automatische verwerkbaarheid. Neemt u hiervoor automatisch verwerkbare antwoordzendingen gelden bereiken. U kunt zelfs in aanmerking komen voor contact op met TPG Post Business Service, aanvullende eisen. Deze vindt u in hoofdstuk 3. Etiketten: rechthoekig korting op automatisch verwerkte antwoordzendingen. telefoonnummer (076) 527 27 27, of met uw account- Adresetiketten moeten rechthoekig zijn, eventueel Deze kortingen zijn weergeven in het Tarievenboekje van TPG Post en op www.tpgpostbusiness.nl. manager. 2.1 Fysieke eigenschappen met afgeronde hoeken. Als het adresetiket in een (transparante) verpakking wordt gesloten, dient het Informatie over de kortingen voor automatische op de inhoud bevestigd te zijn. De criteria waaraan automatisch verwerkbare post- verwerking van post- en antwoordzendingen door Vorm Adresetiketten moeten binnen de adreszone vallen. zendingen moeten voldoen, leest u in hoofdstuk 2. TPG Post in Nederland vindt u in het Tarievenboekje Postzendingen moeten rechthoekig van vorm zijn. Ronde Het begrip adreszone wordt verduidelijkt in de Voor automatisch verwerkbare antwoordzendingen van TPG Post, dat u gratis kunt bestellen via TPG Post kaarten, kaarten met kartelranden en dergelijke dienen afbeeldingen op pagina 7. gelden aanvullende criteria, die beschreven staan in Business Service, telefoonnummer (076) 527 27 27. in een rechthoekige envelop te worden verzonden. hoofdstuk 3. Folieverpakking: stevig en glad Uitgebreide informatie over de diensten van TPG Post Van post die u in de brievenbus van TPG Post deponeert, Gebruik bij voorkeur: Deze brochure is bedoeld als naslagwerk voor zakelijke vindt u op www.tpgpostbusiness.nl. moet de breedte groter zijn dan de hoogte. Bij voorkeur gladde folie, met een wrijvingscoëfficiënt van 0,2 tot klanten van TPG Post en voor bedrijven die betrokken is de breedte minstens 1,4 keer zo groot als de hoogte. 0,35 (COF, gemeten volgens NEN-ISO 8295:1995, folie zijn bij de vervaardiging van uw postzendingen, zoals Deze breedte-hoogte-verhouding geldt niet voor partijen- op folie) drukkerijen. post die gekopt wordt aangeboden (met uniform niet-benevelde folie geplaatste adreszijde en rechterbovenhoek). folie met een dikte van minimaal 25 µm. Materiaal en verpakkingswijze Verder is het van belang dat: (Venster)enveloppen de folie de zending nauw omsluit en er geen losse Gebruik enveloppen van papier met een gewicht van flappen uitsteken ten minste 70 gram/m 2. de seal-naden en -flappen niet over het bestemmings- Kunststof enveloppen zijn niet geschikt voor adres lopen automatische verwerking. de seal-naden homogeen zijn Het venster van een vensterenvelop moet rechthoekig het ontstaan van elektrostatische lading wordt voor- zijn, eventueel met afgeronde hoeken. komen Houd rekening met de schuifruimte in de envelop; een plaketiket wordt gebruikt, want een adressering het volledige adres hoort altijd zichtbaar te zijn. die op de folie zelf geprint is, is niet geschikt voor Het venster dient binnen de adreszone te vallen. automatische verwerking. Het begrip adreszone wordt verduidelijkt in de afbeeldingen op pagina 7. Banderollen Banderollen moeten stevig om de zending zitten. Onverpakte kaarten en tijdschriften Bij voorkeur omsluiten ze de zending helemaal. Kaarten die u zonder envelop verstuurt, moeten Sluit geen losse kaartjes en dergelijke bij in banderollen. 4 5
Ingesloten voorwerpen: voorkom schade Ingesloten voorwerpen die dikker zijn dan 1 mm kunnen beschadigd raken of schade veroorzaken aan andere poststukken en aan de sorteermachines van TPG Post. Zorgt u er daarom voor dat het ingesloten voorwerp: in hoogte en breedte niet meer dan 15 mm schuifruimte heeft, of aan een karton is gehecht dat in hoogte en breedte niet meer dan 15 mm schuifruimte heeft. Verder is het belangrijk dat: voorwerpen als sleutels, pennen, sachets met poeders en vloeistoffen in een zware envelop of een monsterenvelop worden verstuurd de envelop langs de normale vouwlijnen gesloten kan worden. Sluiten is aan te raden Het is aan te raden enveloppen te sluiten, ook bij partijen drukwerk*. Sluitingen met nietjes, paperclips, metalen oogjes of vouwhoekjes zijn niet toegestaan. * Daarbij geldt wel dat u in moet stemmen met een steekproefsgewijze controle waarmee TPG Post kan vaststellen dat het hier inderdaad om drukwerk gaat. 2.2 Indeling adreszijde De indeling van de adreszijde van enveloppen, kaarten, banderollen en zendingen met een adresetiket moet voldoen aan enkele voorwaarden. Deze zijn afhankelijk van het formaat en gewicht omdat dit bepaalt in welk type sorteermachine TPG Post de zending verwerkt. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen standaard en overige postzendingen. Standaard zijn alle postzendingen die: kleiner zijn dan 175 x 285 x 7 mm niet zwaarder zijn dan 50 gram niet in folie zijn verpakt. Voor grotere of zwaardere zendingen gelden de voorwaarden van overige postzendingen. Beide vindt u in de tabel op de volgende pagina. In de linkerkolom van deze tabel staat algemene informatie over de indeling van de adreszijde. Deze geldt voor zowel standaard postzendingen als voor overige postzendingen. Eventueel staan in de middelste en de rechterkolom aanvullende voorwaarden voor standaard en overige postzendingen. De afbeeldingen waar in de tabel naar wordt verwezen zijn weergegeven op pagina 8 en 9. Formaat en gewicht Richting van het adres Adreszone De adreszone is het gedeelte waar het bestemmingsadres staat. Frankeerzone Algemeen minimaal 90 x 140 mm In de adreszone mogen geen andere adressen staan. Er mag wel andere informatie staan (zoals een logo), mits dit geen regelpatroon heeft dat vergelijkbaar is met dat van het adres. Rondom het adresblok (de kleinste rechthoek die het adres omsluit) moet in alle richtingen een ruimte vrij blijven van ten minste 5 mm (afb. 6). Plaats het adres bij voorkeur centraal in de adreszone. In de rechter bovenhoek moet voor frankering een rechthoekige ruimte van 74 mm breed en 40 mm hoog vrij blijven voor frankering. Standaard postzendingen maximaal 175 x 285 x 7 mm maximaal 50 gram Een liggende envelop heeft de voorkeur, met het adres parallel aan de lange zijde ( landscape ) Bij een ongedeelde adreszijde (afb. 2) moet de adreszone: minimaal 40 mm van de bovenzijde staan minimaal 15 mm van de overige zijden staan. Bij kaarten met een gedeelde adreszijde (afb. 1) moet de adreszone: aan de rechterkant staan minimaal 74 mm breed zijn en moeten linker- en rechterkant gescheiden zijn door middel van een verticale lijn (minimaal 1,2 mm dik). Overige postzendingen groter dan 175 x 285 x 7 mm óf zwaarder dan 50 gram maximaal 265 x 380 x 32 mm maximaal 3000 gram Een staande envelop heeft de voorkeur, met het adres parallel aan de korte zijde ( portrait ) De adreszone moet: minimaal 40 mm van de bovenzijde staan minimaal 20 mm van de overige zijden staan. Indexzone De indexzone is de plaats waar TPG Post de fluorescerende streepjescode en teksten aanbrengt. Bij een liggende envelop (afb. 2) is de indexzone, gemeten vanaf de rechterbenedenhoek: 15 mm hoog 140 mm breed Bij een staande envelop (afb.3) is de indexzone, gemeten vanaf de linkerbenedenhoek: 15 mm breed 140 mm hoog Bij een liggende envelop (afb.5) is de indexzone, gemeten vanaf de linkerbenedenhoek: 30 mm breed 100 mm hoog Bij een staande envelop (afb.4) is de indexzone, gemeten vanaf de rechterbenedenhoek: 30 mm hoog 100 mm breed Wanneer de indexzone bedrukt is, of om andere reden niet geschikt voor het plaatsen van de streepjescode, dan brengt de sorteermachine een sticker met de streepjescode aan. De ontvanger kan deze sticker eenvoudig verwijderen. Afzenderadres Plaatst u het afzenderadres op de voorzijde, doe dit dan in de linker bovenhoek Zie pagina 13 voor meer informatie over de vermelding van de afzendergegevens 6 7
Afbeelding 1: Indeling adreszijde van een kaart met gedeelde adreszijde Afbeelding 4: Indeling adreszijde overige postzendingen - portrait-oriëntatie Afbeelding 2: Indeling adreszijde standaard postzendingen - landscape-oriëntatie Afbeelding 5: Indeling adreszijde overige postzendingen - landscape-oriëntatie Afbeelding 3: Indeling adreszijde standaard postzendingen - portrait oriëntatie Afbeelding 6: Op bedrukte envelop rondom adresblok 5 mm vrije ruimte TPG Post Business Service Postbus 8200 3503 RE UTRECHT 5 mm 8 9
2.3 Schrijfwijze adressen Buitenlandse adressen: landnaam in hoofdletters Neem het land van bestemming altijd in hoofdletters op Overige zendingen De KIX bestaat uit de postcode, gevolgd door het post- Verkrijgbaarheid KIX U kunt het KIX-font/lettertype downloaden van De officiële schrijfwijze van Nederlandse adressen is vastgesteld door de gemeenten. Voor de fysieke presentatie geeft de Nederlandse norm NEN 5825 aanvullende bepalingen. De richtlijnen hieronder zijn in overeenstemming met deze NEN-norm. in de laatste regel. Belgische Distributiedienst Mechelsesteenweg 414 1930 NOSSEGEM BELGIË busnummer of huisnummer en een eventuele huisnummertoevoeging. Tussen huisnummer en huisnummertoevoeging wordt een X geplaatst als scheidingsteken. Bijvoorbeeld: Antwoordzending www.tpgpostbusiness.nl. De specificaties van de KIX Afmetingen Hieronder zijn de maattoleranties van de KIX-streepjes gegeven. Binnen een code moeten de streepjes gelijk Nederlandse adressen: 3 tot 6 regels Een adres binnen Nederland bestaat uit minimaal drie en maximaal zes regels. Bij voorgesorteerde buitenlandse post kunt u in plaats van de volledige naam van het land een landcode gebruiken. Dit is toegestaan als de post is gebundeld, voorzien van een bundelbriefje en verpakt in postzakken Adres TPG Post Logistiek Folderbank Antwoordnummer 2727 3600 VC MAARSSEN van breedte en regelmatig gespatieerd zijn. De breedte van deze spaties moet minimaal 0,4 mm zijn. Streepdikte 0,38-0,63 Het adres bevat altijd: een voorlaatste regel met straatnaam en huisnummer of de aanduiding 'Postbus' gevolgd door het postbusnummer of de aanduiding 'Antwoordnummer' gevolgd door het antwoordnummer een laatste regel met de postcode en de woonplaats, afgedrukt in hoofdletters. Tussen de postcode en de woonplaats staan twee spaties. gericht aan het land van bestemming ( gerichte zakken). U plaatst de gestandaardiseerde twee-letterige ISO-landcode (NEN-EN-ISO 3166-1) gevolgd door een liggend streepje, vóór de postcode. Belgische Distributiedienst Mechelsesteenweg 414 BE-1930 NOSSEGEM Inhoud KIX KIX Adres Inhoud KIX 3600VC2727 3600VC2727 Overige zending TPG Post Logistiek Folderbank Postbus 30250 2500 VC MAARSSEN 2500VC30250 Codedichtheid is 20-24 strepen per 25,4 mm, alle maten in mm Streep omhoog 1,60-2,16 Synchronisatiestreep 1,02-1,52 Streep omlaag 1.60-2,16 De verticale uitlijning De synchronisatiestrepen moeten symmetrisch zijn ten opzichte van de hartlijn van de code, met een tolerantie van ± 10 procent van de hoogte van de synchronisatiestrepen, zoals hieronder weergegeven. Enigma Audio en Video Import Afdeling Salessupport Kamer A-35 Postbus 90222 2554 FG DEN HAAG Informatie over de NEN-normen vindt u op www.nen.nl. Informatie over de ISO-landcodes en de complete tabel met landcodes is te vinden op www.iso.ch/iso/en/ prods-services/iso3166ma/index.html. KIX 2500VC30250 De KIX wordt afgedrukt als extra adresregel, en wel als eerste of laatste regel. Het volledige adres, met de KIX, dient zich in de adreszone te bevinden. De vrije ruimte C/L A B A = B Extra vermeldingen als ter attentie van vermeldt u direct boven de voorlaatste regel. Uitgebreide informatie over het adresseren van post voor het buitenland vindt u in de brochure Adressering van internationale postzendingen. Deze is verkrijgbaar tussen de KIX en de eerste dan wel laatste adresregel is ten minste 2 mm en ten hoogste 15 mm. Streepjes zo recht mogelijk De scheefstand van de codestreepjes moet minder zijn Adressering met KIX Het verdient aanbeveling om als extra regel bij het adres de Klantindex oftewel de KIX op te nemen. De KIX is een compacte code die het volledige bestemmingadres bevat. Het gebruik van de KIX kan korting opleveren. bij TPG Post Customer Service International, telefoonnummer (023) 567 72 60. 2.4 KIX-code Hoe ziet de KIX er uit? De inhoud van de KIX is het volledige bestemmingsadres in code. In de KIX wordt elke letter en elk cijfer van die code weergegeven door een afzonderlijk KIX-teken. Elk KIX-teken is opgebouwd uit twee strepen omhoog, twee strepen omlaag en een korte synchronisatiestreep. dan 5 (de met 'Y' aangeduide hoeken in de afbeelding hieronder). De scheefstand van de volledige code moet eveneens minder zijn dan 5 (de met 'X' aangeduide hoeken in de afbeelding hieronder). De gesommeerde scheefstand van de streepjes en de volledige code moet eveneens minder zijn dan 5, weergegeven in formule: Enigma Audio en Video Import Afdeling Salessupport Kamer A-35 Postbus 90222 2554 FG DEN HAAG 2554FG90222 Wat is de KIX-code en waar dient deze voor? De KIX wordt op automatisch verwerkbare zendingen bij het adres afgedrukt. Het is een streepjescode (een soort lettertype gemaakt van streepjes) die het volledige adres van bestemming weergeeft. De KIX zorgt voor een betere automatische leesbaarheid van de adressen. De volledige tekenset van KIX ziet u hieronder 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 A B C D E F G H I X + Y < 5. De hoek X wordt gemeten ten opzichte van een lijn die parallel is aan de onderzijde van de postzending. C/L X C/L X Meer informatie over de KIX vindt u in de volgende paragraaf. Informatie over de korting is te vinden in het Tarievenboekje van TPG Post, dat u gratis kunt bestellen via TPG Post Business Service, telefoonnummer (076) 527 27 27. Antwoordzendingen De KIX bestaat uit de postcode, gevolgd door het antwoordnummer. A B C D E F G H I J K L M N O P Q R J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z S T U V W X Y Z C/L Y Y C/L 10 11
De achtergrond van de KIX De achtergrond van de KIX met inbegrip van een rand van 2 mm rondom de KIX moet vrij zijn van bedrukking of andere verstoringen. links zijn uitgelijnd niet zijn onderstreept. Lettergrootte tussen 10- en 12-punts Gebruik bij voorkeur een fontgrootte tussen 10- en 12-punts. Voor niet-proportionele lettertypen komt dit overeen met 12 tot 10 karakters per inch. Zorgt u bij achtergrondbedrukking voor een printraster van ten minste 400 dpi. Daarbij moet de PCR van de achtergrondbedrukking minder zijn dan 15 procent. vrije zone 2 mm 2 mm 2.5 Lay-out, typografie en afdrukkwaliteit van adressen De apparatuur van TPG Post staat op een aantal punten ruimere criteria toe voor de lay-out en afdrukkwaliteit van adressen dan de Europese norm (NEN-EN 13619 ). De hierna vermelde richtlijnen zijn gebaseerd op de criteria van TPG Post en gelden uitsluitend voor het bestemmingsadres. Informatie over de lay-out van de afzendergegevens vindt u op pagina 13. Regelopbouw Zorgt u ervoor dat adresregels: evenwijdig lopen aan de onderzijde van het poststuk of de adresdrager, met een maximaal toelaatbare scheefstand van 5 onderling steeds dezelfde regelafstand hebben een regelafstand hebben van minimaal 1 en maximaal 5 mm Plaats een provincieaanduiding verkort en zonder haakjes achter de woonplaats. TPG Post Business Service Postbus 8200 3503 RE UTRECHT UT In onderstaande tabel wordt aangegeven welke ruimte is toegestaan tussen onderdelen van het adres. Lettertypen Houdt u er bij de keuze van het lettertype rekening mee dat: cursieven, script, gotisch schrift, contourletters en matrixschrift waarvan de puntjes geen aaneengesloten lijn vormen, niet automatisch leesbaar zijn niet-proportionele lettertypen, zoals courier, elite en pica, meestal beter automatisch leesbaar zijn dan proportionele lettertypen schreefloze letters (sans serif-typen) beter automatisch leesbaar zijn dan schreefletters (serif-typen) bij het gebruik van kerning of condensed en extended lettertypen het adres niet automatisch leesbaar is. K Sans serif type K Serif type Ruimte tussen: Minimaal Maximaal twee woorden van één straatnaam 1 spatie 1 spatie straatnaam en huisnummer 1 spatie 10 mm postbus en postbusnummer 1 spatie 10 mm huisnummer en huisnummertoevoegingen 1 spatie (of liggend streepje*) 1 spatie (of liggend streepje*) cijfers en letters van postcode 1 spatie 1 spatie postcode en woonplaats 2 spaties 10 mm twee woorden van één woonplaatsnaam 1 spatie 1 spatie woonplaats en provincie 1 spatie 1 spatie * Gebruik het liggend streepje als de huisnummertoevoeging met een cijfer begint. Zorgt u ervoor dat de letters en cijfers: in één adres bij voorkeur van hetzelfde lettertype en dezelfde fontgrootte zijn minimaal 2,5 mm (7-punts) en maximaal 6 mm (17-punts) groot zijn in hoofdletters worden afgedrukt als het font kleiner is dan 10-punts onderling altijd een tussenruimte hebben van minimaal 0,35 en maximaal 2 mm (bij proportionele lettertypen is dit van extra belang). Ook is het belangrijk dat de spaties tussen de woorden gelijk zijn aan de breedte van het gebruikte lettertype. Afdrukkwaliteit De opdruk van een adres moet duidelijk afsteken tegen de achtergrond. Gebruikt u daarom donkere inkt op een lichte achtergrond. In negatief gedrukte adressen kunnen niet automatisch gelezen worden. Print Contrast Ratio (PCR) Het contrast tussen adresopdruk en achtergrond is uit te drukken in een Print Contrast Ratio (PCR). Bij vensterenveloppen moet de PCR door het venster heen gemeten worden. De PCR-definitie: PCR% = ((Rs - Rb) / Rs) x 100 waarbij: Rs = de minimumreflectie van de achtergrond Rb = de maximumreflectie van de karakters De minimale PCR is 40 procent, gemeten in het groene (B 530) en rode (B 680) deel van het spectrum. De PCR wordt gemeten volgens NEN-ISO 1831. Print Reflectance Difference (PRD) De PRD-definitie: PRD = Rs - Rb waarbij: Rs = de minimumreflectie van de achtergrond Rb = de maximumreflectie van de karakters Bij vensterenveloppen moet de PRD door het venster heen worden gemeten. De minimale Print Reflectance Difference (PRD) bedraagt 30 procent. De minimumreflectie van de achtergrond is 35 procent. 2.6Plaats en typografie van de afzendergegevens Afzendergegevens op achter- of voorzijde in de linkerbovenhoek Bij de automatische adresherkenning is een duidelijk onderscheid nodig tussen bestemmingsadres en afzendergegevens. Dit onderscheid kunt u bevorderen door de afzendergegevens: uit te voeren in een kleinere lettergrootte (bij voorkeur 6-punts en nooit groter dan 7-punts) uit te voeren in een lettertype dat slecht automatisch leesbaar is, zoals cursief, schreefletter of voorzien van kleine tekenafstand op één regel te zetten of anders niet links uit te lijnen maar te centreren of te laten verspringen. Afzendergegevens in venster Het is toegestaan om de afzendergegevens op de adresdrager in een vensterenvelop op te nemen. Hierbij gelden in aanvulling op de algemene richtlijnen de volgende regels: de afzendergegevens staan in één regel, boven het adres van de geadresseerde de afzendergegevens staan niet lager dan 10 mm van 12 13
de bovenkant van het venster er is een duidelijke ruimte of streep tussen het adres van de afzender en dat van de geadresseerde. Staat de bedrijfsnaam op de envelop, dan kunt u binnen het venster volstaan met alleen het afzenderadres. Afzenderadres op etiket Het is toegestaan om de afzendergegevens op een adresetiket te vermelden. Hierbij gelden in aanvulling op de algemene richtlijnen de volgende regels: het afzenderadres staat in één regel, aan de bovenzijde van het etiket er is een duidelijke ruimte of streep tussen het adres van de afzender en dat van de geadresseerde. Afzenderadres op banderollen Bij gebruik van een banderol verdient het de voorkeur het afzender- en/of retouradres op de achterzijde te plaatsen. Bij plaatsing op de voorzijde gelden in aanvulling op de algemene richtlijnen de volgende regels: het afzenderadres staat in één regel, aan de bovenzijde van de banderol er is een duidelijke ruimte of streep tussen het adres van de afzender en dat van de geadresseerde. 3. Eigenschappen automatisch verwerkbare antwoordzendingen Antwoordzendingen lijken veel op gewone zendingen. adreszijde waarin het bestemmingsadres moet worden Toch kunnen er verschillen zijn door: geprint of geplaatst om automatische verwerking andere afmetingen mogelijk te maken. De zone bevindt zich tussen 15 mm andere bedrukking van de adreszijde vanaf de onderzijde en 40 mm vanaf de bovenzijde. gebruik van de FIM-code. Verder hoort aan de linker- en rechterzijde van het adres een verticale strook van ten minste 10 mm blanco te 3.1 Fysieke eigenschappen Deze verschillen worden in dit hoofdstuk nader toegelicht. Vorm Vanwege de automatische verwerking moeten antwoordzendingen rechthoekig van vorm zijn, waarbij de breedte ten minste 1,4 maal de hoogte is. De randen moeten recht afgesneden zijn. zijn. In de frankeerzone kunt u, wanneer u dat wilt, aangeven dat uw antwoordzending niet meer hoeft te worden gefrankeerd. Bij kaarten met een gedeelde adreszijde wordt het bestemmingsadres aan de rechterkant geplaatst. Afmetingen en gewicht Minimumafmetingen: hoogte: 90 mm breedte: 140 mm Afzendergegevens op de voorzijde in de linker bovenhoek Maximumafmetingen: hoogte: 165 mm breedte: 235 mm dikte: 6 mm Gewicht: minimaal maximaal 2 gram 50 gram 3.2 Indeling adreszijde Indeling Over de hele breedte van de adreszijde moet aan de onderkant een horizontale strook van minimaal 15 mm onbedrukt blijven. In deze zone brengt TPG Post de streepjescode voor de automatische sortering aan. Afzendergegevens in venster Afzendergegevens op etiket De adreszone is het deel van de Let op: deze afbeeldingen zijn niet op ware grootte. 14 15
De breedte van de adreszone is ten minste 75 mm. Aan antwoordzendingen komt geen postzegel te pas, De positie Tussen de adreszone en de linkerkant van de kaart daarom splitst de opzetstempelmachine ze af voor In de volgende afbeeldingen is de positie van de FIM moet een scheidingslijn worden aangebracht. De vrije verdere, handmatige verwerking. Om de stroom aangegeven. Het gekleurde vlak is het gebied waarin de ruimte tussen de scheidingslijn en het adres bedraagt antwoordzendingen goed te kunnen beheersen en de machine de FIM-code zoekt en kan vinden, oftewel het ten minste 5 mm. kwaliteit van de verwerking te verbeteren, wordt bij detectiegebied. De horizontale en verticale hartlijnen automatisch verwerkbare zendingen steeds vaker de van de FIM-code liggen op de hartlijnen van het 3.3 Schrijfwijze adressen FIM-code aangebracht. Dit is een opzetkenmerk dat bestaat uit een symmetrisch balkenpatroon en wordt detectiegebied. In het detectiegebied mag geen andere bedrukking staan. geplaatst in de rechterbovenhoek. Met behulp van Regelopbouw Voor de regelindeling gelden de volgende richtlijnen: het adres bestaat uit minimaal drie regels en maximaal zes regels en bevat altijd een antwoordnummerregel en een regel met postcode en woonplaats de voorlaatste regel heeft de aanduiding Antwoordnummer, gevolgd door het antwoordnummer op de laatste regel staan postcode en woonplaats, deze code is het mogelijk antwoordzendingen geautomatiseerd rechtop te zetten en af te stempelen. Speciale FIM-code voor grote poststromen Bij grote poststromen (meer dan 50.000 per dag of meer dan 200.000 per week) die zijn gericht aan één adres, kunt u gebruikmaken van een speciale FIM-code. U kunt deze aanvragen via uw accountmanager of via TPG Post Business Service, telefoonnummer (076) 527 27 27. 45 mm (tolerantie 3 mm) 20 mm (tolerantie 1 mm) beide in kapitalen alle andere adresaanduidingen komen boven de antwoordnummerregel. Daarnaast gelden de richtlijnen die zijn genoemd in hoofdstuk 2. Verkrijgbaarheid FIM U kunt de FIM-code downloaden van www.tpgpostbusiness.nl. 50 mm 20 mm 10 mm Het gebruik van de KIX Het gebruik van de KIX zorgt voor een betere automatische leesbaarheid van het responsadres. Meer informatie over de KIX is te vinden op pagina 10/11. 3.5 FIM-specificaties De specificaties van de FIM-code vindt u in de afbeeldingen op de volgende bladzijde. Let op: de afbeeldingen zijn niet op ware grootte. 20 mm Welke lettertypen en lettergrootte? Informatie over lettertypen en lettergrootte vindt u op pagina 12/13. De afmetingen In onderstaand figuur zijn de structuur- en maattoleranties van de FIM-code aangegeven. Binnen een De afdrukkwaliteit Informatie over de afdrukkwaliteit vindt u op pagina 13. code moeten de strepen gelijk van breedte en hoogte zijn en volgens de aangegeven vaste verhouding gespatieerd. 3.4 FIM-code Wat is de FIM-code en waar dient deze voor? h De post uit de brievenbussen wordt met behulp van opzetstempelmachines rechtop gezet (met het adres aan de voorzijde) en afgestempeld. De machine maakt daarbij gebruik van fosforescerend materiaal in de 17 x d postzegels om de adreszijde en de rechterbovenhoek van de zendingen te bepalen. Dikte Hoogte d = 1,5 mm (tolerantie 0,5 mm) h = 15 mm (tolerantie 1 mm) 16 17
4. De Direct Mail Services van TPG Post De automatisch verwerkbare post is bij TPG Post in goede handen. Bij het opzetten van een effectieve mailing komt echter nog meer kijken, zowel in de voorbereiding als in de follow-up. TPG Post helpt u daar graag bij. Wij zijn altijd bereikbaar. www.tpgpostbusiness.nl Direct mail en document management Voor de creatieve invulling van uw mailing kunt u gebruik maken van onze kant-en-klare mailconcepten, gericht aan bedrijven of aan consumenten. Cendris, onderdeel van TPG Post, biedt uitgebreide dienstverlening op het gebied van data- en document management. Voor het benaderen van prospects of het bouwen van duurzame relaties met uw klanten bieden we u doelgroepinformatie en zakelijke en consumentenadressen. Daarnaast ondersteunen we u met een compleet pakket aan diensten om de interactie met uw doelgroep te bevorderen: Printen en versturen: voor het printen en versturen van uw direct mail of transactie mail (bonnen, facturen, ed) bieden we databewerking, print- en fulfillmentservices. Responsverwerking: de responsverwerking van uw mailing nemen we u uit handen. We digitaliseren de schriftelijke respons, waarna u de data overzichtelijk in bijvoorbeeld een e-mail ontvangt. Klantcontact onderhouden: we onderhouden relaties met uw klanten per telefoon, e-mail of fax. Denk hierbij aan nabellen van uw mailing, de afhandeling van uw bestelling, vragen of klachten. Interne postverwerking optimaliseren: we kunnen het beheer van uw documentenstromen in postkamer, repro en archief voor u optimaliseren Makkelijk mailen: alle DM Services op een rij TPG Post heeft een speciale DM-site, waarin de dienstverlening rond het voorbereiden en versturen van een mailing zijn ondergebracht. Naast de Direct Mail Services van TPG Post en Cendris, vindt u er het laatste DM-nieuws, actuele cases, handige DM-tools en -checklists en een variatie aan praktische tips voor uw mailingactie. Informatie over DM vindt u op www.tpgpostbusiness.nl. (076) 527 27 27 op werkdagen van 08.00 tot 18.00 fax (076) 527 27 20 TPG Post BV Business Service Antwoordnummer 10030 2501 VB Den Haag 18