Voordelig frankeren. van dagelijkse post en pakketten

Transcriptie

1 Voordelig frankeren van dagelijkse post en pakketten Uitgave januari 2017

2

3 Introductie In deze brochure vindt u informatie over uw frankeermachine, services en tarieven van de bedrijven, die gezamenlijk de verzorging van uw dagelijkse post en pakketten voor hun rekening nemen: Frama, Sandd, DPD, PS Nachtdistributie en Magaan. De Frama frankeermachine wordt voorzien van de door Sandd gehanteerde tarieven voor binnen- en buitenlandse briefpost. Sandd is verantwoordelijk voor het 2 keer per week bezorgen van uw post. De frankeermachine wordt voorzien van de door DPD gehanteerde tarieven voor binnen- en buitenlandse pakketpost. DPD is verantwoordelijk voor het 2 keer per week bezorgen van uw pakketten. De partij PS Nachtdistributie is verantwoordelijk voor het tweemaal per week ophalen van uw brief- en pakketpost. De op te halen post plaatst u vóór uur in een bij u te leveren en te monteren muurkastje, waarna deze op dinsdag en vrijdag s avonds geleegd wordt. Deze 3 partijen (Sandd, DPD en PS Nachtdistributie) werken samen onder de naam Magaan. De door de bovenstaande 3 partijen aan u geleverde diensten worden door Magaan aan u gefactureerd. U ontvangt wekelijks een digitale factuur met de specificaties van de verzonden items. 2

4 Frama Nederland Frama Nederland heeft als doel om een optimale schakel te zijn tussen de verzender en de ontvanger in het MKB. Dit doet Frama door continu te investeren in de nieuwste technologieën om de kwaliteit van de interactie tussen bedrijven en hun klanten sterker en persoonlijker te maken. Van de kleinste brief tot het grootste pakket, van direct mail tot cross mediale campagnes en van express zending tot verpakkingsmateriaal. Frama als partner voor alle postzaken. Meer informatie? Gebruik frankeermachine Snel, voordelig en efficient frankeren met de Frama frankeermachine. Met de frankeermachine kunt u uw post direct gaan frankeren. Frama biedt u naast het alles-in-één abonnement ook gratis toegang tot MijnFrama. De online portal waar u als Frama-klant nog meer voordeel haalt uit een bredere dienstverlening. U vindt op MijnFrama diverse oplossingen rondom postverwerking en verzending. MijnFrama is 24/7 bereikbaar en altijd up-to-date. 3 FRAMA Voordelig frankeren

5 Frama Ecomail Heeft u te maken met een poststroom tot 50 poststukken per dag dan bieden wij u de Ecomail. Selecteer het tarief van uw poststuk, voer de brief in en de Ecomail frankeert uw brief. Door de automatische doorvoer, wat uniek is in het kleinsegment, kunt u snel uw volgende poststuk frankeren. Frama Mailmax Heeft u te maken met een poststroom van meer dan 80 poststukken per dag dan bieden wij u de Mailmax. De Mailmax frankeert uw post met een snelheid van poststukken per uur. De Mailmax is uit te breiden met een volautomatische toevoer. U legt dan simpelweg uw stapel post in de volautomatische toevoer en de Mailmax Speed frankeert uw post met een snelheid van maar liefst poststukken per uur. Beide machines zijn voorzien van een touchscreen met ComTouch technologie. Dit zorgt ervoor dat u met één vingertip het juiste frankeertarief instelt. Standaard staan alle tarieven wereldwijd voorgeprogrammeerd. 4

6 Versturen van post met Sandd. Aanleverspecificaties poststukken 2.1 Adressering Elk poststuk moet zijn voorzien van een adres. Bij voorkeur een gedrukt adres, maar een handgeschreven adres (mits duidelijk leesbaar) is toegestaan. Voor een gedrukt adres geldt: Lettergrootte: minimaal 8 pts, de ideale lettergrootte ligt tussen 10 en 12 pts. Lettertype: niet-proportioneel, niet klevend (Courier, Elite en OCR-B zijn goed leesbaar). Standaard opmaak: voldoende spaties, geen vet, onderstreept of cursief gebruiken. Regelafstand: bedraagt minimaal 1 en maximaal 2,5 millimeter. Contrast: maximaal, namelijk zwarte letters op een witte achtergrond. Elk adres bestaat tenminste uit: Regel 1: Naam Regel 2: Straat met huisnummer en eventuele toevoeging Regel 3: Postcode en woonplaats Regel 4: Landvermelding (alleen verplicht bij zendingen naar het buitenland) Voldoen poststukken niet aan bovenstaande voorwaarden, dan kan Sandd de postbezorging niet garanderen en worden de poststukken mogelijk retour gestuurd. 2.2 Frankeeraanduiding Op de poststukken moet een Sandd frankeeraanduiding zijn aangebracht via de frankeermachine. 5 FRAMA Voordelig frankeren

7 2.3 Retouradres Het is verplicht om op elk poststuk een Nederlands straat- of postbusadres als retouradres te vermelden. Het retouradres moet in de linkerbovenhoek aan de adreszijde staan of op de achterzijde van de envelop. Kan ook middels reclamelogo. 2.4 Gevaarlijke stoffen en waardevolle goederen Voor gevaarlijke stoffen en waardevolle goederen: zie het document Algemene voorwaarden voor bezorging van Dagelijkse Post of onze algemene voorwaarden op Proces 2.5 Voorbereiding Klanten verzamelen de gefrankeerde poststukken die ze met Sandd willen verzenden en bundelen deze middels elastiekjes of verzamelen deze in een tas of doos. De adressering van de poststukken is naar boven gericht en heeft dezelfde leesrichting. De poststukken moeten op de ophaaldag uiterlijk uur in het muurkastje klaarliggen. Indien er een probleem is met het muurkastje (sleutel/beschadiging etc.) neem dan contact op met uw contactpersoon. 2.6 Collectietijden en -afspraken De collectie van de gefrankeerde post vindt plaats op 2 dagen per week. De post wordt opgehaald op dinsdag en vrijdag na uur, tenzij hier andere afspraken over zijn gemaakt. 2.7 Bezorgen De post wordt in onze Centrale Sorteerhal in Apeldoorn geregistreerd, gecodeerd, gesorteerd en klaargezet voor bezorging. Sandd beschikt over een landelijk dekkend netwerk voor bezorging. Vanuit onze vestigingen wordt de post door heel Nederland bezorgd. Waar nodig verzorgen we dit in samenwerking met partners. Op en rond de feestdagen kunnen collectie en bezorging afwijken. Zie voor de actuele bezorgplanning. 6

8 Aangetekende post 2.8 Het proces Bij het versturen van aangetekende briefpost noteert u op de envelop de gegevens van de ontvanger: 1. Noteer op een adresdrager de gegevens van de ontvanger: Naam Straat en huisnummer Postcode en plaats Bestemmingsland Mobiel telefoonnummer, zodat we de ontvanger op de hoogte kunnen houden van zijn of haar poststuk. adres, zodat we de ontvanger op de hoogte kunnen houden van zijn of haar poststuk. 2. Bevestig de adresdrager op het poststuk. 3. Geef op uw frankeermachine aan dat u een aangetekend poststuk wilt versturen. Kies daarna de zone; Nederland, Europa of Rest of World. Bepaal het gewicht van uw poststuk en print de frankeerafdruk op het poststuk. 4. Plaats uw aangetekende poststukken op dinsdag en vrijdag voor uur in uw muurkastje. Zorg dat de aangetekende poststukken bovenop de reguliere poststukken liggen of apart zijn gebundeld. 2.9 Predict Als u op de adresdrager het adres of het mobiele telefoonnummer van de ontvanger vermeldt, houden we de ontvanger van het aangetekende poststuk op de hoogte van zijn/haar poststuk. Op de dag vóór bezorging ontvangt uw klant een bericht. Ook op de dag van bezorging ontvangt hij een bericht met de melding in welk tijdvenster van 1 uur we zijn/haar poststuk komen brengen. Ook kan de ontvanger het poststuk met Track&Trace volgen. Daarnaast is het in sommige bestemmingslanden, waaronder Nederland, mogelijk voor de ontvanger om andere bezorginstructies aan de chauffeur te geven. We kunnen op een andere dag of een andere locatie komen, of we kunnen het poststuk afleveren bij een Pickup parcelshop in de buurt. 7 FRAMA Voordelig frankeren

9 Retouren Na bezorging kan er sprake zijn van twee soorten retouren: 2.10 Onbezorgbare post Wanneer het niet mogelijk is een poststuk op een bepaald adres te bezorgen dan plakt de bezorger op het betreffende poststuk een sticker met de retourreden en gaat het poststuk terug naar de Sandd vestiging. Redenen van retour kunnen zijn: Straat en/of huisnummer bestaat niet Adres onvolledig Geweigerd Brievenbus vol, dicht of niet aanwezig (adres bestaat wel) Retouren na bezorging Als een geadresseerde de post retour wil sturen, dan gebeurt dat meestal door het poststuk retour afzender te sturen via de brievenbussen van PostNL. Er is een branchebrede regeling rond het verwerken van retourzendingen die door ontvangers in de (straat-) brievenbussen worden gedeponeerd. PostNL stuurt deze retourstukken naar Sandd. Sandd zorgt voor verdere afhandeling. Deze regeling geldt voor alle nationale volumes bezorgd door Sandd. Onbezorgbare post retouren, mits voorzien van een Nederlands retouradres, ontvangt de klant fysiek retour. Er worden hiervoor geen aparte kosten in rekening gebracht. Onbezorgbare poststukken waar geen retouradres op staat vermeld, kunnen niet worden geretourneerd. 8

10 Versturen van pakketten met DPD Producten Via uw frankeermachine verstuurt u pakketten naar alle landen in de wereld. Producten De voordeligste oplossing voor nationale, Europese en intercontinentale pakketzendingen. Bestemmingen Binnenland Verzenden van uw pakket binnen Nederland. Europa Zone A Verzenden van uw pakket naar België, Duitsland, Frankrijk, Hongarije, Luxemburg, Oosternrijk, Polen en Verenigd Koninkrijk. Europa Zone B Verzenden van uw pakket naar overige Europese landen met uitzondering van Noorwegen* en Zwitzerland. Dit zijn: Bosnië en Herzegovina*, Bulgarije, Denemarken, Estland, Finland, Griekenland, Ierland, IJsland*, Italië, Kroatië, Letland, Liechtenstein*, Litouwen, Luxemburg, Monaco, Portugal, Roemenië, Servië*, Slovenië, Slowakije, Spanje, Tsjechië en Zweden. Gewichttaffels 0-10 kg kg 0-2 kg 2-5 kg 5-10 kg kg 0-2 kg 2-5 kg 5-10 kg kg Rest of World Verzenden van uw pakket naar alle overige landen in de wereld, inclusief Noorwegen* en Zwitzerland*. 0-2 kg 2-5 kg 5-10 kg kg * Dit zijn douane plichtige landen. 9 FRAMA Voordelig frankeren

11 Verstuur uw pakket in slechts enkele stappen Uw pakketten verstuurt u heel gemakkelijk met DPD. Volg onderstaande stappen om uw pakket goed op weg te helpen. 1. Controleer of uw pakket voldoet aan de maximale afmetingen, gewicht en de verpakkingseisen. Uw pakket mag maximaal 20 kg wegen. De maximale lengte van het pakket is 100 cm en de maximale breedte en hoogte zijn 50 cm. Zorg altijd voor een goede verpakking. Dat voorkomt teleurstellingen achteraf. Op onze website hebben we de belangrijkste verpakkingsadviezen bij elkaar gezet. U vindt deze op 2. Noteer op een adresdrager de gegevens van de ontvanger: Naam Straat en huisnummer Postcode en plaats Bestemmingsland Mobiel telefoonnummer, zodat we de ontvanger op de hoogte kunnen houden van zijn pakket. adres, zodat we de ontvanger op de hoogte kunnen houden van zijn pakket. Bevestig de adresdrager stevig op de grootste zijde van het pakket. 3. Geef op uw frankeermachine aan dat u een pakket wilt versturen. Kies daarna de zone; Nederland, Europa of Rest of World. Bepaal het gewicht van uw pakket zodat de frankeermachine de juiste frankeerafdruk kan maken. 4. Bevestig de frankeerafdruk op het pakket. 5. Plaats uw pakketten op dinsdag en vrijdag voor uur in uw muurkastje. Houd voor pakketten naar douane plichtige landen rekening met verplichte export documentatie. 10

12 Douane plichtige landen Verstuurt u een pakket naar een douane plichtig land? Zorg dan voor de verplichte exportdocumentatie. Plak deze altijd in een doculop op het pakket. Een Engelstalige factuur in tweevoud is voldoende om het exportproces bij DPD in gang te zetten. Wat er in ieder geval op de factuur moet staan: Gegevens van de afzender Gegevens van de ontvanger (inclusief telefoonnummer ontvanger & naam contactpersoon) Goede omschrijving van de inhoud van het pakket, het product Land van oorsprong goederen, waar is het product geproduceerd Valuta Totaalbedrag Hulp nodig bij het opstellen van een handelsfactuur? Kijk op handelsfactuur, vul daar alle gegevens in en DPD maakt de handelsfactuur voor u op. De verzender en ontvanger moeten samen overeenkomen wie de invoerrechten, btw en afhandelingskosten gaat betalen. Als de ontvanger betaalt, is dit DAP. Indien de verzender betaalt DPD. Als de ontvanger de kosten uiteindelijk niet betaalt, worden deze in rekening gebracht bij de verzender. Afhankelijk van het bestemmingsland, zijn bepaalde goederen verboden, hiervan staat een lijst op onze site: Op vindt u ook de exporthandleiding met uitgebreide informatie over export naar Noorwegen, Zwitserland en douane plichtige landen in Europa Zone A en Zone B. 11 FRAMA Voordelig frankeren

13 Predict Klanten willen continue weten waar hun pakket zich bevindt en de controle over het pakket behouden. DPD kan de ontvanger van uw pakket informeren over de bezorging. Dit is onze gratis Predict-service. Als u aan DPD het adres of het mobiel telefoonnummer van de ontvanger laat weten, dan houden wij hem op de hoogte van zijn pakket. Op de dag vóór bezorging ontvangt uw klant een bericht en op de dag van bezorging ontvangt hij een bericht met de melding in welk tijdvenster van 1 uur wij zijn pakket komen brengen. Ook kan hij zijn pakket met Track&Trace volgen. Daarnaast is het in sommige bestemmingslanden, waaronder Nederland, mogelijk voor de ontvanger om andere bezorginstructies aan de chauffeur te geven. We kunnen op een andere dag of een andere locatie komen, of we kunnen zijn pakket afleveren bij een Pickup parcelshop in de buurt. Kijk voor meer informatie over deze Predict-service op Looptijden Op ziet u een indicatie van de looptijd van uw pakket per bestemming is. Deze looptijd geldt vanaf het moment dat uw pakket bij DPD is aangekomen. 12

14 Transport met PS Nachtdistributie Als specialist in nachtdistributie haalt PS Nachtdistributie uw verzendingen pijlsnel, stipt en persoonlijk op. Voorbereiding PS Nachtdistributie verzorgt de plaatsing van het muurkastje. In overleg met u wordt bepaald waar het muurkastje komt te hangen. U verzamelt de gefrankeerde poststukken die u met Sandd wilt verzenden in een doos, tas of gebundeld middels elastiekjes. De adressering van de poststukken is naar boven gericht en heeft dezelfde leesrichting. Bij voorkeur de aangetekende poststukken apart bundelen met een elastiek en bovenop de andere poststukken plaatsen. Plaats de post en de pakketten op dinsdag en vrijdag voor uur in uw muurkastje. Indien er een probleem is met het muurkastje (sleutel/beschadiging etc.) neem dan contact op met uw contactpersoon. Collectietijden en -afspraken De collectie van de gefrankeerde post en pakketten vindt plaats op 2 dagen per week. De post en pakketten wordt opgehaald op dinsdag en vrijdag na uur. 13 FRAMA Voordelig frankeren

15 Facturatie via Magaan Om te voorkomen dat u met meerdere vervoersovereenkomsten en verschillende facturen te maken zou krijgen is Magaan gecreëerd. Via de overeenkomst met Magaan krijgt u in één keer toegang tot alle achterliggende diensten van Sandd, DPD en PS Nachtdistributie. Tegelijkertijd is geregeld dat u één overzichtelijke en gespecificeerde incasso factuur ontvangt voor alle afgenomen diensten. Facturatie De facturen worden wekelijks per gestuurd. Betaling geschiedt via automatische incasso. 14

16 FRAMA Voordelig frankeren Voor vragen belt u met één van onze adviseurs: Frama Nederland B.V. Avelingen-West MS Gorinchem