NIEUWSBRIEF September 2014 Rolstoelpool & Hulpmiddelen INDICEERDERS Beste indiceerder, In deze nieuwsbrief van september 2014 leest u meer over verschillende onderwerpen. Er wordt o.a. ingegaan op de Wet Langdurige Zorg, de regionale werkgroepen, Hulpmiddelen en de GRZ (ZZP9a). Lees de nieuwsbrief daarom goed door. Onderwerpen: Wet Langdurige Zorg (WLZ) Geriatrische Revalidatie Zorg (GRZ) voorheen ZZP9a 2014 Regionale Werkgroepen indiceerders Zorginfo Hulpmiddelen Aanvraag Portaal (HAP) Zit en rugondersteuning Achterstanden bij zorgkantoor Herverstrekken Hulpaandrijving en Kuipen Communicatie Hulpmiddel Materiele controles De Wet Langdurige Zorg (WLZ) 2015 De afgelopen maanden zijn er wederom veel gesprekken geweest met allerlei stakeholders waaronder het ministerie van VWS, ZN, ZINL, Actiz en VNG. Reden voor deze gesprekken is de onduidelijkheid over het onderwerp Hulpmiddelen in de WLZ. Zo spreekt men niet meer over rolstoelen voor individueel gebruik maar over mobiliteitshulpmiddelen. Ook zouden woningaanpassingen, voor klanten met een WLZ indicatie, vanaf 2015 de verantwoordelijkheid worden van de zorgkantoren. Kortom een groot aantal onduidelijkheden die op korte termijn voor alle partijen niet te regelen zijn. Op woensdag 11 juni heeft er overleg plaatsgevonden bij VWS betreffende de woningaanpassingen en de hulpmiddelen. In dat overleg is besloten dat de uitvoering 2015 gelijk blijft aan 2014. Dit betekent dat de gemeenten de hulpmiddelen extramuraal en de woningaanpassingen voor 2015 blijven uitvoeren en integraal verantwoordelijk zijn. Voor onze zorgkantoren betekent dit dat er voor 2015 nog niks veranderd in de huidige processen. Met uitzondering van de GRZ Hulpmiddelen (voorheen ZZP9a). Hierover lees u verderop in de nieuwsbrief meer. Voor u als indiceerder betekent dit dat u op de gebruikelijke manier rolstoelen voor individueel gebruik en persoonsgebonden hulpmiddelen, voor klanten met de indicatie behandeling en verblijf, kunt blijven aanvragen met het systeem ZorgInfo. In 2015 gaan we met alle betrokken partijen bekijken hoe de regeling in 2016 vorm gaat krijgen. Wij houden u hiervan uiteraard op de hoogte. GRZ (ZZP9a) en aanvraag hulpmiddelen en rolstoelen De afgelopen twee jaar hebben onze zorgkantoren de regeling Geriatrische Revalidatie Zorg (GRZ), voorheen beter bekend als ZZP9a, uitgevoerd voor de Zorgverzekering. Er is met stakeholders veel gesproken over dit onderwerp. Zoals het er nu uitziet zal de regeling met ingang van 1 januari 2015 worden uitgevoerd door de Zorgverzekering, binnen de daarvoor afgesproken DBC. Dit betekent dat de instellingen zelf verantwoordelijk zijn voor de inkoop en het beleid m.b.t. levering hulpmiddelen GRZ en hier overleg over moeten voeren met de Zorgverzekeraars. Voor de overgangsperiode gelden de volgende regels:
Onze zorgkantoren gaan de aanvragen voor klanten die verblijven met een GRZ indicatie en waarvan de melding/aanvraag in 2014 is ontvangen en waarbij de gevraagde middelen ook worden geleverd in 2014 nog betalen. Ook als de declaratie hiervoor door u in 2015 wordt ingediend. Dit geldt voor zowel rolstoelen als persoonsgebonden hulpmiddelen. Als de machtiging is afgegeven in 2014 maar het middel wordt geleverd in 2015 gaan onze zorgkantoren dit niet meer vergoeden. Aanpassingen en reparaties aan rolstoelen en/of persoonsgebonden hulpmiddelen ná 1 januari 2015 zijn voor rekening van uw instelling vanuit de daarvoor bestemde DBC. Als de instelling niet wil investeren in een rolstoel of hulpmiddel die op naam van het zorgkantoor staat kan de instelling overgaan tot aanvraag van een andere rolstoel vanuit de nieuwe DBC regeling. O Onze zorgkantoren willen niet dat onze klanten per 1 januari 2015 uit de rolstoelen worden gehaald. Daarom laten we de rolstoelen tijdens het verblijf op basis van de GRZ bij de klanten. Na ontslag of wijziging van indicatie neemt u contact op met het depot om de rolstoel op te halen. De rolstoel mag niet in het instellingsdepot worden opgenomen. Er wordt op dit moment door betrokken partijen nog wel gesproken over dit onderwerp met VWS. Mocht er nog iets veranderen dan houden wij u hiervan uiteraard op de hoogte. Voor overige vragen verwijzen wij u naar Actiz. Regionale Werkgroepen indiceerders In mei van dit jaar hebben de jaarlijkse werkgroepen met indiceerders en depothouders weer plaatsgevonden. Tijdens deze bijeenkomsten hebben onze zorgkantoren wederom positieve reacties van de indiceerders ontvangen over de huidige werkwijze. Natuurlijk zijn er altijd aandachtspunten maar door de open communicatie zijn deze incidenten vaak ook snel weer opgelost. Ook ontvangen wij weinig klachten over leveranciers. Wat voor ons een teken is dat zowel de indiceerders als de leveranciers zich prettig voelen met het huidige systeem. Zorginfo Hulpmiddelen Aanvraag Portaal (HAP) Vanaf 12 mei is het vernieuwde portaal van ZorgInfo in gebruik genomen. In de werkgroep bijeenkomsten is door ZorgInfo een presentatie gegeven over het nieuwe Hulpmiddelen Aanvraag Portaal (HAP). Zoals altijd bij grote aanpassingen aan systemen zijn er bij de verschillende partijen nogal wat opstart problemen geweest. Inmiddels zijn deze problemen grotendeels opgelost. Vanaf 12 mei zijn zowel het oude als het nieuwe portaal opengesteld. Sinds 1 augustus 2014 worden er geen meldingen en aanvragen meer goedgekeurd in het oude portaal. U kunt dan alleen nog in het nieuwe portaal hulpmiddelen en rolstoelen aanvragen/melden. Omdat er nog een paar problemen zijn die niet in het vernieuwde portaal kunnen worden gemeld zoals overname van een rolstoel laten onze zorgkantoren het portaal nog wel open staan. Maar alleen nadat er contact is geweest met ons én wij toestemming hebben gegeven om het oude portaal voor die bepaalde aanvraag nog te gebruiken door de indiceerder. Alle andere aanvragen worden vanaf 1 augustus afgekeurd. Als u vragen hebt kunt u altijd contact opnemen met onze zorgkantoren administratie. Zit en Rugondersteuning Er wordt in ZorgInfo gewerkt met een categorie voor de zit- en de rugondersteuning. Voor de rolstoelen uit het voorkeurspakket is daar een overzicht van gemaakt. In ZorgInfo is de beslisboom zodanig ingesteld dat er bij het invullen van de benodigde vragen een productkeuze gemaakt wordt. Wilt u van de productkeuze afwijken dan moet er een duidelijke motivatie aangegeven worden. Hiermee bepalen onze zorgkantoren of er een goedkeuring afgegeven kan worden voor de afwijkende keuze. Het preventief inzetten van zittingen en rugondersteuing wordt niet meer standaard goedgekeurd. Er moet worden gekozen voor de goedkoopste en adequate voorziening, zoals ook in het protocol is opgenomen. Onze zorgkantoren gaan hier niet meer op controleren. U als indiceerder bepaalt in 2
overleg met de leverancier wat de meest adequate oplossing is. Als in ZorgInfo een rugondersteuning of zitting uit een bepaalde categorie wordt aangegeven dan mag de indiceerder geen andere categorie aanvragen. Als u dit wel doet en afwijkt van de standaard categorie kan het zijn dat de bijbehorende kosten voor de instelling zijn. Alleen met een duidelijke motivatie kan er worden afgeweken van de standaard categorie. Meldingen worden door onze zorgkantoren niet ingezien. Het kan dus zijn dat op een later moment bij een controle een zitting of rugondersteuning alsnog met terugwerkende kracht wordt afgewezen. De kosten voor inzet van de rugondersteuning of zitting komen dan ook ten laste van de instelling. Achterstanden bij zorgkantoren Door ingebruikname van het nieuwe Zorginfo systeem is er een achterstand ontstaan in de verwerking van de aanvragen en de meldingen en declaraties. Wij bieden hiervoor onze excuses aan. Wij werken hard om de achterstanden zo snel mogelijk weg te werken. Wij vragen uw begrip hiervoor. Wij vragen u vriendelijk alleen contact met ons op te nemen als er door deze achterstanden een probleem ontstaat bij u. Wij staan u graag te woord. Herverstrekken Hulpaandrijving en Kuipen In de depots staat veel losse hulpaandrijvingen en zitkuipen. Het Zorgkantoor heeft samen met de depothouders een regeling getroffen om deze middelen los her te verstrekken. Dus zonder bijbehorende rolstoel en of onderstel. De regeling gaat in per 1-9-2014. U als indiceerder dient bij inzet van een losse zitkuip of een losse hulpaandrijving eerst contact op te nemen met het depot. Er zal worden gekeken of er een herverstrekking mogelijk is. De losse middelen worden niet genummerd vanuit depot. Wij kunnen voldoende managementinfo genereren ook zonder nummering. Teveel nummeren is tijdrovend en kan leiden tot verwarring. Het protocol zal op deze nieuwe regeling worden aangepast. zoals vervoer en instellen apparatuur. Intern zijn we ons aan het oriënteren of vaste prijsafspraken mogelijk zijn met de leveranciers. Tot die tijd kan het zijn dat we bepaalde kosten op de offerte afwijzen. Dit kan de aanvraagprocedure voor het hulpmiddel enigszins vertragen. Ook zijn er vragen gesteld waar een communicatie hulpmiddel naar toe moet als een klant overlijdt. Zolang er geen nieuw beleid is zijn er twee mogelijkheden: 1. Het hulmiddel blijft in de instelling en kan opnieuw ingezet worden bij een andere klant zonder indicatie. Het hulpmiddel wordt dan overgedragen aan de instelling. Kosten van reparatie enz. kunnen dan ook niet bij onze zorgkantoren worden gedeclareerd. 2. Het hulpmiddel kan opnieuw worden ingezet bij een andere klant met een indicatie. De instelling kan dan een aanvraag (met offerte) in ZorgInfo doen met de mededeling dat het communicatiehulpmiddel opnieuw wordt ingezet. Na goedkeuring staat het hulpmiddel dan weer op naam en kunnen er wel kosten worden gedeclareerd voor reparaties/aanpassingen Materiele controles De materiele controle 2014 is gestart en bezoeken wij op dit moment de instellingen. Als uw instelling wordt bezocht wordt u hiervan tijdig op de hoogte gesteld. De paramedische afdeling en de directie worden hierover geïnformeerd. Het gesprek zal plaatsvinden met een zorginhoudelijke deskundige van het zorgkantoor. De resultaten van de materiele controle 2014 worden geplaatst op de website van onze zorgkantoren. Meer informatie? Mocht u vragen hebben, dan kunt u deze stellen aan - Myriam van Spengen via Myriam.van.Spengen@vgz.nl of 06-22230894 - Afdeling Hulpmiddelen via zorgkantoor.hulpmiddelen@vgz.nl of 040-2975599. Communicatie Hulpmiddel Op dit moment komen er veel offertes binnen met extreem hoge kosten voor communicatie hulpmiddelen. Vooral de bijkomende kosten 3
4
UVIT Nieuwsbrief MEI 2010 NIEUWSBRIEF September 2014 5