Rapport Interne Controle 2005 WWB Gemeente Winsum Rapporteur: Rennie Bronkema 15 maart 2006
2/14 Inhoud 1. Inleiding 3 1.1 Opzet van het onderzoek 3 1.2 Intern Controleplan 3 1.3 Opbouw van het rapport 3 1.4 Massa en aantallen waarnemingen 4 2. Conclusies onderzoek 5 2.1 Afstemming bevindingen met verantwoordelijken 5 2.2 Conclusies Rechtmatigheid Werk 5 2.3 Conclusies Rechtmatigheid Inkomen 6 2.4 Conclusies Rechtmatigheid Bijzondere Bijstand 8 2.5 Overzicht financiële fouten 9 3. Beleid 10 4. Administratieve Organisatie (AO/IC) 11 5. Kwalitatieve onderdelen 13 Bijlagen: Zijn in te zien bij medewerker AO/IC
3/14 1. Inleiding 1.1 Opzet van het onderzoek In het kader van de (verbijzonderde) Interne Controle is de rechtmatigheid van de uitvoering van de WWB over het verantwoordingsjaar 2005 onderzocht. De controle is uitgevoerd op basis van de gestelde eisen in het Model verslag over de uitvoering, de daarbij horende Handreiking en het Controle- en rapportageprotocol 2005. 1.2 Intern Controleplan Bij de uitvoering van de Interne Controle is rekening gehouden met de aanpak zoals vastgelegd in het Intern Controleplan. Intern Controleplan vastgesteld: Ja, door B&W rol accountant bij totstandkoming IC In overleg met de accountant is de omvang van de steekproef vastgesteld plan: van kracht met ingang van: 2004 onderzoeksmethode: Eurosteekproef onderzoeksinstrumenten: Checklist frequentie Interne Controle: maandelijks overige toelichting: geen 1.3 Opbouw van het rapport Dit rapport sluit aan op (de indeling van) het Controle- en rapportageprotocol 2005 en het daarmee samenhangende (Model) Verslag over de uitvoering (Vodu).
4/14 1.4 Massa en aantallen waarnemingen Onderdeel Vodu 1. Rechtmatigheid werk 2A. Rechtmatigheid inkomen 2A. Rechtmatigheid bijzondere bijstand Totaal aantal ontvangsten controleperiode Totaalbedrag uitgaven controleperiode Totaal aantal waarnemingen controleperiode Totaalbedrag gecontroleerd controleperiode Percentage 0,00 755.501,00 25 231.560,00 31% 78.974,00 2.601.332,00 53 311.608,00 12% 14.934,00 72.248,00 11 18.581,00 21% In het Interne Controleplan is gemotiveerd welke steekproefomvang vereist is. Hierover heeft vooraf overleg plaatsgevonden met de verantwoordelijk accountant. 2.
5/14 Conclusies onderzoek 2.1 Afstemming bevindingen met verantwoordelijken De conceptbevindingen zijn op maart 2006 besproken met Henk Berends, hoofd van de afdeling Sociale Zaken.. 2.2 Conclusies Rechtmatigheid Reïnegratie Normenset WWB Reïntegratie Subonderdeel en aandachtspunten: Reïntegratie Rechtmatigheid aan en uitbesteding Overgangsrecht Werk / Reïntegratie onderdeel administratieve organisatie algemeen (waaronder controle maatregelen in de processen) rechtmatigheid reïntegratie: actiepunten: conclusies en actiepunten De werkzaamheden van Emplooi met betrekking tot de WIW en ID is met ingang van 1 maart 2005 overgedragen aan Brug naar Werk. Er zijn met de betrokkenen nieuwe contracten afgesloten. De dossiers van de diverse werknemers bevinden zich in Delfzijl en de financiële administratie is in Groningen gehuisvest. Controle heeft plaatsgevonden op beide locaties. Geen tekortkomingen. Geen tekortkomingen. Geen
6/14 2.3 Conclusies Rechtmatigheid Inkomen Normenset WWB Inkomen Subonderdeel en aandachtspunten: Recht op uitkering Hoogte van de bijstand Plichten en maatregelen Langdurigheidstoeslag Overgangsrecht recht op uitkering onderdeel administratieve organisatie algemeen (waaronder controle maatregelen in de processen) rechtmatigheid inkomen: conclusies en actiepunten Geen tekortkomingen (zie aparte toelichting) Bij controle zijn de volgende tekortkomingen geconstateerd: Aanvraag uitkering: Normen 65 jaar of ouder: Betrokkene ontvangt vanaf 01-02-2005 een aanvulling op de AOW. De AOW wordt gekort, in de AOW uitkering zit een tegemoetkoming van 3,84 per maand, deze wordt buitenbeschouwing gelaten. Over de periode juni t/m september is het volledig bedrag gekort. Derhalve is er een financiële fout ontstaan van 4 x 3,84 = 15,36. Bij de berekening van de uitkering over oktober wordt er een herberekening gemaakt. Plicht tot arbeidsinschakeling: Betrokkene heeft zich nog niet als werkzoekende laten inschrijven bij het CWI. Voortzettingsonderzoek: Onjuiste of niet tijdige gegevensverstekking: Heffingskorting wordt vanaf oktober gekort financiële fout ontstaan van 9 x 116,75 totaal 1.050,75, dit bedrag is teruggevorderd. Alleenstaande (ouder): verhogen norm: Betrokkene heeft recht op een verhoging van de alleenstaande ouder norm. Deze berekening is van 2003, er heeft in de afgelopen periode geen herberekening plaats gevonden. Beëindigingsonderzoek: Geen tekortkomingen. Langdurigheidstoeslag: : Recht op Langdurigheidstoeslag: Betrokken heeft op 10-08-2005, ingekomen 15-08-2005 een aanvraag langdurigheidstoeslag ingediend. Op het Rof-je van juli 2005 geeft betrokkene aan dat zij ivm. overlijden van haar vader recht heeft op een erfenis.
7/14 onderdeel actiepunten: conclusies en actiepunten Het bedrag is nog onbekend. In de rapportage van de aanvraag om een langdurigheidstoeslag wordt hier geen melding van gemaakt. Het is niet duidelijk of betrokken boven de vermogensgrens van 5.105,00 uit komt. Terugvordering en Verhaal: Geen tekortkomingen Geen 2.4
8/14 Conclusies Rechtmatigheid Bijzondere Bijstand Normenset WWB Bijzondere Bijstand Subonderdeel en aandachtspunten: Verstrekking bijzondere bijstand Overgangsrecht bijzondere bijstand onderdeel administratieve organisatie algemeen (waaronder controle maatregelen in de processen) rechtmatigheid bijzondere bijstand: actiepunten: conclusies en actiepunten Geen tekortkomingen (zie aparte toelichting) Geen tekortkomingen Geen 2.5
9/14 Overzicht financiële fouten Deelmassa: geconstateerde fouten schatting voor de massa rechtmatigheid werk 0,00 0,00 rechtmatigheid inkomen 1.393,11 1.393,11 rechtmatigheid bijzondere bijstand 0,00 0,00 Berekening omvang van de financiële tekortkoming 1% norm: Totaal uitgaven werk 755.501,00 Totaal uitgaven inkomen 2.601.332,00 Totaal ontvangsten inkomen 78.974,00 Totaal uitgaven bijzondere bijstand 72.248,00 Totaal ontvangsten bijzonder bijstand 14.934,00 ---------------------- 3.522.989,00 ============= De totale financiële fout bedraagt 1.393,11 dit is 0,04% en blijft dus ruim onder de 1%. 3.
10/14 Beleid In onderstaande tabel dient de gemeente het aantal personen op te geven, ten behoeve van wie in 2005 (loonkosten)subsidie is verstrekt, die kan worden aangemerkt als staatssteun. Bovendien dient de gemeente opgave te doen van het hiermee gemoeide totaalbedrag van de verleende subsidie in 2005. Er is sprake van staatssteun, indien: a. de gemeente een organisatie subsidieert, die economische activiteiten verricht én b. de subsidieregeling in zijn uitwerking discriminatoir is, bijvoorbeeld als de subsidieregeling is voorbehouden aan lokale bedrijven. Het aantal personen waarbij in 2005 toepassing is gegeven aan de Verordening werkgelegenheidssteun (Verordening (EG) 2204/2002), alsmede het totaalbedrag van de in dit kader verleende subsidie Aantal personen Totaal bedrag 0 0,00 4.
11/14 Administratieve Organisatie (AO/IC) Ondersteunende onderzoeksinstrumenten De afdeling maakt vanaf september 2005 gebruik van het automatiseringssysteem Civision Welzijn van Roccade, in de voorliggende periode werd gebruik gemaakt van het NTS systeem van Roccade. Er kan verder gebruik gemaakt worden van het elektronisch handboek WWB van Schulinck en Stratech-CVS. In het handboek is alle benodigde juridische kennis uit wetten, besluiten, jurisprudentie en gemeentelijk beleid compact en leesbaar samengevat, het handboek is altijd up to date. Aansluiting rapport/advies/besluit/beschikking Onderzocht zijn de aansluitingen tussen rapport/advies/besluit en beschikking. Uit het onderzoek is gebleken dat de adviezen overeenkomen met de rapportages. De beschikkingen sluiten goed aan bij de genomen besluiten. Aanvraagformulieren en inlichtingenformulieren De gebruikte formulieren zijn actueel en compleet. Toetsing De gemeente kent een 1 op 1 toetsing/controle door een toetser. Zodra een consulent rapportage en advies klaar heeft, wordt een en ander bij de toetser neergelegd. Deze toetst op juistheid en volledigheid. De doorlooptijd tussen aanlevering rapport, toetsing en verzending beschikking is snel. Bevoegdelijke totstandkoming besluiten Alle gecontroleerde besluiten zijn bevoegd tot stand gekomen. De in het mandaatbesluit opgenomen personen zijn bevoegd om te tekenen. Vastlegging van het besluit in het voortgangssysteem De vastlegging van besluiten in de voortgangs- en de besluitenregistratie is als volgt georganiseerd: de medewerker uitkeringsadministratie legt alles vast nadat de besluiten zijn getoetst en ondertekend en opgenomen zijn in de uitkeringsadministratie. Vanaf september wordt er gewerkt met een geautomatiseerd systeem, de periode daarvoor weed gebruik van een besluitenregister deze werd handmatig ingevuld. Voortgangsbewaking Met behulp van het geautomatiseerd systeem kan er een juiste bewaking van de werkvoorraden plaatsvinden. Organisatie betalingsproces De medewerker uitkeringsadministratie vult Civision Welzijn met de benodigde gegevens, er vindt onderlinge controle plaats. Wekelijks wordt er een run gedraaid. Aan de definitieve betaling gaat altijd een proefrun vooraf. De proefrun wordt weer gecontroleerd door de senior medewerker administratie. Betalingsvoorschriften In de wet zijn een aantal betalingsvoorschriften voorgeschreven.
12/14 Gesplitste uitbetaling aan echtgenoten De algemene bijstand dient te worden uitbetaald aan ieder van de rechthebbende echtgenoten voor de helft, dan wel op hun gezamenlijk verzoek aan één van hen voor het geheel. Gesplitste betaling vindt bij de gemeente op de juiste wijze plaats. Betaling maandelijks achteraf Burgemeester en wethouders betaalt de algemene bijstand maandelijks achteraf. De uitkeringen worden in de 1 e week van de volgende maand betaalbaar gesteld en is daarmee conform de wettelijke bepalingen. Betaling vakantiegeld in de maand juni of bij beëindiging Vakantiegeld dient, voor zover dit niet reeds eerder is betaald, te worden uitbetaald in de maand juni over de aan die maand voorafgaande 12 maanden dan wel in de maand waarin de algemene bijstand eindigt. De uitbetaling van het vakantiegeld verloopt volgens de wettelijke bepalingen. Rechtmatigheidsonderzoeksformulier (Rofjes) Het proces is als volgt georganiseerd: maandelijks dienen de cliënten een Rofje ingevuld en ondertekend in te leveren bij de sectie Sociale Zaken. De controle van de ingeleverde Rofjes vindt plaats door de uitkeringsadministratie. Die onderzoekt of alle relevante vragen zijn beantwoord. Indien nodig wordt het Rofje teruggezonden naar de cliënt voor aanvullende gegevens. Beschrijving werkprocessen De werkprocessen zijn beschreven. 5.
13/14 Kwalitatieve onderdelen Het onderdeel kwalitatieve (of algemene) rechtmatigheidsonderdelen bestaat uit een aantal beleidsachtige vragen. Onderdeel: Bevindingen: Cliëntenparticipatie: Is er een verordening cliëntenparticipatie? (WWB X Ja artikel: 47*) Neen Geeft de gemeente ondersteuning en biedt het voorzieningen aan in het kader van Arbeidsinschakeling? (WWB artikel: 7.1.a) Wordt bij een verplichting medische behandeling het advies van een arts in gewonnen? (WWB artikel: 55*) Voorziening en verplichting Reïntegratie X Ja Neen X Ja Neen Gemeentelijk Verordening : Zijn er verordeningen gesteld met betrekking tot X Ja reïntegratie, afstemming en het verhogen en verlagen Neen van de norm? (WWB artikel: 8*, 8a*, 30) Samenwerking met CWI/SNO: Wordt er in het kader van de aanvraag verstrekking van de uitkering samengewerkt met de CWI? (WWB artikel:7 lid 2 en 41) Is er een Service Niveau Overeenkomst gesloten? (Besluit SUWI artikel 2.6) X Ja Neen X Ja Neen Uitvoering door derden: Voldoet de gemeente aan de norm dat de uitvoering van Nvt de wet door derden kan worden verricht behoudens de vaststelling van de rechten en plichten? (WWB artikel: 7 lid 5) Doorzending en Verrekeningen Heeft de doorzending en de verrekening met andere X Ja actoren plaatsgevonden overeenkomstig de wettelijke Neen eisen (WWB artikel: 42, en 53 lid 2) Beveiliging: Voldoet de gemeente aan de beveiligingseisen die als SUWInet partij aan hen worden gesteld (Is er een beveiligingsplan)? (Regeling SUWI artikel: 1.1. p en 6.4) X Ja Neen