INHOUDSOPGAVE Voorwoord...02 Praktijkvoorbeeld integriteit 03 Basisnormen van integriteit.03 Het Interprovinciaal Werkgeversverband 06 Provincie Drenthe 07 - praktijkvoorbeelden 07 - implementatie basisnormen 09 Provincie Flevoland.11 - praktijkvoorbeelden....11 - implementatie basisnormen 12 Provincie Fryslân.14 - praktijkvoorbeelden 14 - implementatie basisnormen 15 Provincie Gelderland...17 - praktijkvoorbeelden 17 - implementatie basisnormen 19 Provincie Groningen 21 - praktijkvoorbeelden 21 - implementatie basisnormen 22 Provincie Limburg...24 - praktijkvoorbeelden 24 - implementatie basisnormen 26 Provincie Noord-Brabant.28 - praktijkvoorbeelden 28 - implementatie basisnormen 29 Provincie Noord-Holland 31 - praktijkvoorbeelden...31 - implementatie basisnormen 33 Provincie Overijssel.35 - praktijkvoorbeelden 35 - implementatie basisnormen 37 Provincie Utrecht.39 - praktijkvoorbeelden 39 - implementatie basisnormen 40 Provincie Zeeland 42 - praktijkvoorbeelden 42 - implementatie basisnormen 44 Provincie Zuid-Holland...46 - praktijkvoorbeelden...46 - implementatie basisnormen 47
VOORWOORD Het Interprovinciaal Werkgeversverband (IWV) organiseert op 6 september 2006 voor bestuurders en ambtenaren in de provincies een integriteitconferentie. Deze conferentie heeft als doel om kennis en ervaringen uit te wisselen en de provincies te helpen bij de uitvoering van (nieuwe) wettelijke integriteitverplichtingen en bij de realisering van gemaakte bestuurlijke afspraken over basisnormen van integriteit in 2007. Namens het IWV bied ik u dit boekje aan waarin veel informatie is te vinden over het integriteitbeleid in de provincies. In het boekje zijn van alle provincies interessante praktijkvoorbeelden opgenomen op het gebied van de integriteit. Ook bevat het de tussenstand in de provincies van de implementatie van de afgesproken basisnormen van integriteit. Tenslotte zijn hierin de gezamenlijke activiteiten van de provincies ter zake te vinden. Dat zijn de activiteiten in IWV-verband. Dit boekje laat zien dat er in provincieland veel gebeurt. De aangereikte praktijkvoorbeelden zijn daarvan een goede illustratie. Ook zijn de provincies een heel eind op streek met de invoering van de basisnormen van integriteit. Dat mag uiteraard geen reden tot zelfgenoegzaamheid zijn en voorkomen moet worden dat deze basisnormen verworden tot een dode letter. Wel blijkt eruit dat integriteit zowel bestuurlijk als ambtelijk grote aandacht geniet. We zijn er zeker nog niet, maar we zijn wel op de goede weg. Provincies kunnen van elkaar leren. Dit boekje kan ons daarbij helpen. Harry van Waveren, Voorzitter Interprovinciaal Werkgeversverband 2
PRAKTIJKVOORBEELDEN INTEGRITEIT De provincies hebben een grote verscheidenheid aan praktijkvoorbeelden aangedragen. Het betreffen in totaal 24 voorbeelden. Alle voorbeelden laten succesvolle inspanningen zien die aantasting van de betrouwbaarheid c.q. integriteit van de provinciale organisatie en/of zijn ambtenaren en bestuurders moeten voorkomen. De getroffen maatregelen zijn voor een deel gericht op (verbetering van) de organisatie. Daarbij gaat het om zaken als (integriteit)screening: intern van werkprocessen, organisatieonderdelen en/of individuele functies, of extern van toekomstige contractpartners. En om functiescheiding, verbetering van de rechtmatigheid en aanscherping van procedures van inkoop en aanbesteding, Daarnaast zijn er veel voorbeelden van persoonsgerichte maatregelen. Daar gaat het vooral om vergroting van het individuele integriteitbewustzijn en om borging van integriteit. De meeste voorbeelden betreffen (dilemma)trainingen, voorlichting/introductiebijeenkomsten en/of workshops, hetzij voor iedereen, hetzij voor specifieke groepen (management, nieuwe werknemers of werknemers in integriteitgevoelige functies). De gegeven voorbeelden zijn voor alle provincies interessant. Provincies kunnen immers van elkaar leren. Bij alle voorbeelden staat een contactpersoon vermeld. Die kan desgewenst meer informatie verstrekken. BASISNORMEN VAN INTEGRITEIT In een bestuurlijk overleg op 26 september 2005 zijn het IPO, de VNG, de Unie van Waterschappen, de Raad van Hoofdcommissarissen, het Korpsbeheerdersberaad en de minister van BZK overeengekomen dat overheidsorganisaties bij het openbaar bestuur en politie een integriteitbeleid dienen te voeren dat aan bepaalde basisnormen voldoet. Aanleiding voor deze bestuurlijke afspraken is de inventarisatie van het integriteitbeleid in het openbaar bestuur en bij de politie dat in 2004 in opdracht van BZK en in goed overleg met o.a. het IPO heeft plaatsgevonden. De provincies hebben aan deze inventarisatie destijds hun medewerking verleend. Uit de inventarisatie bleek dat de overheidsorganisaties op veel onderdelen beleid voeren, maar dat dit nog niet voor alle overheden geldt en het ook niet altijd voldoende geschiedt. De provincies komen in de inventarisatie relatief goed uit de bus. De uitkomsten van de inventarisatie geven, ook bij provincies, aanleiding tot een verbetertraject. Daarom zijn de betrokken partijen op 26 september 2005 een gezamenlijke inzet overeengekomen die ertoe moet leiden dat elke overheidsorganisatie in 2007 beschikt over een set van integriteitinstrumenten die voldoet aan geformuleerde basisnormen. Eind 2007 gaan partijen gezamenlijk evalueren of de afgesproken resultaten zijn bereikt. Ter ondersteuning bij de uitvoering van de gemaakte bestuurlijke afspraken is een modelaanpak ontwikkeld. Die modelaanpak is te vinden in de conferentiemap. Er zijn in totaal 13 basisnormen van integriteit voor ambtenaren geformuleerd en 5 voor de politieke ambtsdragers. Voor elk van deze 18 basisnormen hebben de provincies geïnventariseerd hoever zij zijn met de implementatie daarvan. Daarbij is 1 juli 2006 als peildatum aangehouden. In dit boekje zijn per provincie de resultaten te vinden. Cijfermatig levert dit het volgende beeld op. 3
Tabel Tussenmeting implementatie basisnormen integriteit Provincie Al volledig geregeld Nog te regelen in 2006 of 2007 Drenthe - ambtenaren - politieke ambtsdragers Flevoland - ambtenaren - politieke ambtsdragers Fryslan - ambtenaren - politieke ambtsdragers Gelderland - ambtenaren - politieke ambtsdragers Groningen - ambtenaren - politieke ambtsdragers Limburg - ambtenaren - politieke ambtsdragers Noord-Brabant - ambtenaren - politieke ambtsdragers Noord-Holland - ambtenaren - politieke ambtsdragers Overijssel - ambtenaren - politieke ambtsdragers Utrecht - ambtenaren - politieke ambtsdragers Zeeland - ambtenaren - politieke ambtsdragers Zuid-Holland - ambtenaren - politieke ambtsdragers Totaal - ambtenaren - politieke ambtsdragers - 74% - 100% - 81% - 89% - 78% - 100% - 59% - 100% - 70% - 89% - 78% - 89% - 44% - 78% - 63% - 78% - 56% - 100% - 74% - 100% - 59% - 89% - 67% - 55% - 67% - 89% - 26% - 0% - 19% - 11% - 22% - 0% - 41% - 0% - 30% - 11% - 22% - 11% - 56% - 22% - 37% - 22% - 44% - 0% - 26% - 0% - 41% - 11% - 33% - 45% - 33% - 11% Uit de opgaven van de provincies komt naar voren dat veel basisnormen van integriteit in de provincies al zijn geregeld. De resultaten zijn ten aanzien van de provinciale politieke ambtsdragers naar verhouding beter. Een aantal provincies haalt hier nu al een 100% score. In vrijwel alle provincies is er echter nog geen regeling voor de melding van financiële belangen van hun politieke ambtsdragers. 4
Dat zelfde geldt voor de melding van financiële belangen van daartoe aangewezen provinciale ambtenaren. Hiervoor wordt overigens door het IWV op dit moment in goed overleg met de provincies een regeling ontworpen. Andere basisnormen die op de peildatum van 1 juli 2006 in veel provincies nog niet (volledig) zijn geregeld zijn: - beoordeling van kwetsbare functies in de organisatie en/of een overzicht van kwetsbare functies en maatregelen ter voorkoming van integriteitinbreuken bij kwetsbare functies (11 provincies); - een verklaring omtrent het gedrag (8 provincies); - openbaarmaking van nevenwerkzaamheden (8 provincies), zij het met de kanttekening dat het hier betreft de implementatie van een al wel door het IWV met de bonden overeengekomen regeling ter zake; - periodieke onderzoeken naar kwetsbare handelingen, functies en processen (8 provincies); - betrokkenheid van provinciale staten bij de ontwikkeling en evaluatie/verantwoording van het integriteitbeleid (7 provincies). De andere basisnormen van integriteit zijn in de meeste tot vrijwel alle provincies inmiddels gerealiseerd. In (vrijwel) alle provincies zijn er gedragscodes vastgesteld (met daarin opgenomen een regeling voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen) en zijn er adequate inkoop- en aanbestedingsprocedures. De provincies hebben ook allemaal een klokkenluiderregeling en een vertrouwenspersoon (mede voor) integriteit. De informatiebescherming is in provincies in het algemeen goed op orde. De afgelopen periode is er in veel provincies het nodige geregeld ten aanzien van de ambtseed, al dan niet gekoppeld aan een opgetuigde introductiebijeenkomst voor nieuwe medewerkers. De conclusie mag zijn dat de basisnormen van integriteit voor een belangrijk deel door de provincies zijn ingevuld, maar dat aan een flink aantal zaken de komende periode nog hard zal moeten worden getrokken om op tijd uitvoering te kunnen geven aan de gemaakte bestuurlijke afspraken over basisnormen van integriteit in 2007. Ook hier kunnen provincies elkaar helpen. Op een aantal onderdelen zal het IWV het voortouw kunnen nemen (bijvoorbeeld ten aanzien van de regeling voor de melding van financiële belangen). 5
HET INTERPROVINCIAAL WERKGEVERSVERBAND (IWV) Het IWV is de werkgeversvereniging van de provincies. Het maakt onderdeel uit van het IPO, maar heeft daarbinnen zijn eigen bestuurlijke besluitvormingsproces. De commissie IWV, bestaande uit gedeputeerden van alle provincies, neemt (met gekwalificeerde meerderheid) de besluiten die provincies binden. De belangrijkste taak van het IWV is het onderhandelen over en het afsluiten van een CAO met de bonden die voor het hele provinciepersoneel geldt. In het verlengde hiervan onderhandelt het IWV en maakt afspraken met de bonden over (wijzigingen in) arbeidsvoorwaardenen rechtspositieregelingen die voor alle provincies gelden. Daartoe behoren ook (rechtspositionele) afspraken op het terrein van de integriteit van provinciepersoneel. De onderhandelingen worden gevoerd door een (bestuurlijke) onderhandelingsdelegatie (BOD) die bestaat uit twee gedeputeerden en twee provinciesecretarissen en die ondersteund wordt door het IWV-secretariaat. De BOD treedt op als een soort dagelijks bestuur van het IWV dat de besluitvorming in de commissie IWV voorbereidt en uitvoert. Op het terrein van de integriteit heeft het IWV de afgelopen jaren de nodige activiteiten verricht. Hieronder zijn de belangrijkste activiteiten genoemd. 1. Er zijn afspraken met de bonden gemaakt die voor het totale provinciepersoneel gelden over: a. een regeling inzake melding, registratie en openbaarmaking van nevenwerkzaamheden; b. een gedragscode integriteit; c. een procedure van melding van vermoedens van misstanden in de provinciale organisatie, inclusief een onafhankelijke commissie (klokkenluiderregeling); d. de (her)invoering van de ambtseed 2. Er wordt gewerkt aan een regeling inzake melding van financiële belangen van door de provincie aangewezen ambtenaren. 3. Geadviseerd is over wijzigingen in de Ambtenarenwet die betrekking hebben op de (aanscherping van voorschriften inzake) integriteit van ambtenaren. 4. Samen met BZK en de VNG is een handreiking integriteit bestuurders in gemeenten en provincies ontwikkeld. Daarmee zijn provincies ondersteund bij de invulling van de nieuwe wettelijke verplichting om voor hun politieke ambtsdragers een gedragscode vast te stellen. 5. Medewerking is verleend aan de (opzet en uitvoering van de) inventarisatie van het integriteitbeleid in het openbaar bestuur en bij de politie. 6. Als antwoord op de uitkomsten van de onder 5 genoemde inventarisatie zijn er met BZK en andere belangen- en koepelorganisaties bestuurlijke afspraken gemaakt over de totstandkoming van basisnormen van integriteit ultimo 2007. Gezamenlijk is hiervoor een modelaanpak ontwikkeld. 7. Met BZK en andere belangen- en koepelorganisaties zijn bestuurlijke afspraken gemaakt over uniforme registratie van integriteitschendingen. Medewerking wordt verleend aan de implementatie van deze afspraak. 8. Er is een integriteitconferentie georganiseerd voor provinciale bestuurders en ambtenaren. 9. Medewerking is verleend aan de ontwikkeling van een overheidsbrede dilemmatraining en een self assessment instrument waarmee op eenvoudige wijze inzicht kan worden verkregen in de voornaamste kwetsbaarheden en risico s van de organisatie op het terrein van de integriteit. 6
PROVINCIE DRENTHE Praktijkvoorbeelden integriteit Voorbeeld 1: oprichting separate productgroep Handhaving Periode waarin een en ander speelde: Vanaf 2003 tot heden. Korte omschrijving: Vóór 2003 waren beleidsbepaling, vergunningverlening en handhaving ondergebracht in dezelfde organisatorische eenheden, soms zelfs bij dezelfde personen. De daarmee gemoeide rolconflicten en benodigde certificering van de handhaving maakten het aanbrengen van functionele scheiding noodzakelijk. Er werd een separate groep handhaving opgericht voor alle provinciale vergunningen en algemene wet- en regelgeving op de terreinen van milieu, ruimte, water, etc. Aansluitend wordt gewerkt aan het repareren van de PDCA (plan-do-check-act) cycli tussen beleid vergunningverlening uitvoering -handhaving die met het instellen van een separate groep handhaving werden doorgeknipt. Het doorknippen leidt tevens tot meer focus op deze cycli, waardoor explicieter praktijkervaring een plek krijgt in de beleidsontwikkeling. Resultaten: Heldere scheiding van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden tussen vergunningverleners en handhavers. Beter focus op de PDCA-cycli en het sluiten daarvan. Contactpersoon: P. Kuiper Telefoon: 0592 365535 Email: p.kuiper@drenthe.nl Voorbeeld 2: integriteit is onderdeel van de introductie van nieuwe medewerkers Periode waarin een en ander speelde: Vanaf 2002 is integriteit onderdeel van de introductie van nieuwe medewerkers. Korte omschrijving: Tijdens de introductiecursus wordt met de deelnemers aan de hand van een aantal stellingen gediscussieerd over de grenzen aan integriteit. Tevens worden de deelnemers gewezen op de huisnetsite integriteit. Daarin zijn onder meer opgenomen de procedure ongewenst gedrag, de klokkenluiderregeling en de externe vertrouwenspersoon. Resultaten: Mede door de actieve plenaire discussievorm aan de hand van de prikkelende stellingen beklijft het thema integriteit goed bij de deelnemers. Contactpersoon: P. Kuiper Telefoon: 0592 365535 Email: p.kuiper@drenthe.nl 7
Voorbeeld 3: elektronisch veilen (proefstadium) Periode waarin een en ander speelde: Pilotfase 2006 Korte omschrijving: In het kader van Europees beleid moet in 2010 50% van de overheidsaankopen via internet plaatsvinden. De rijksoverheid stimuleert het elektronisch aanbesteden en het elektronisch veilen. De provincie Drenthe wil een innovatieve provincie zijn zoals staat aangegeven in het collegeprogramma (Vernieuwen gebeurt door het te doen.) De provincie Drenthe wil processen digitaliseren om daardoor transparantie en objectiviteit beter te kunnen waarborgen. Afgeleid hiervan heeft de productgroep Wegen en Kanalen van de provincie Drenthe in het aanbestedingsbeleid van 2006 zich ten doel gesteld dit jaar een proefproject te doen m.b.t. elektronisch aanbesteden, de zogenaamde e-veiling. Een nieuwe en veelbelovende methodiek die nu nog in de kinderschoenen staat. Juist daarom is van belang dat overheden leren van elkaars ervaringen, om te voorkomen dat iedereen het wiel uitvindt. Resultaten: Transparantie en objectiviteit worden beter gewaarborgd doordat het gehele proces online door de inschrijvers en de opdrachtgever is te volgen. Lagere transactiekosten (in tijd en geld), omdat informatie sneller en nauwkeuriger digitaal kan worden uitgewisseld en inschrijvers vanuit hun eigen kantoor aan de aanbesteding kunnen deelnemen. Tijdens de e-veiling kunnen inschrijvers reageren op de biedingen van anderen waardoor een realistischer marktprijs ontstaat. Uiteindelijk leidt dit tot meer transparantie en controleerbaarheid waardoor de integriteit van het hele proces toeneemt. De eerste pilot heeft inmiddels belangrijke leerpunten opgeleverd die in de opzet van de volgende pilots worden meegenomen. Contactpersoon: P. Kuiper Telefoon: 0592 365535 Email: p.kuiper@drenthe.nl 8
Stand van zaken implementatie basisnormen integriteit Drenthe Basisnormen integriteit ambtenaren 1. Aandacht voor integriteit a. Schriftelijke vastlegging integriteitaspecten b. Periodiek onderzoek kwetsbare handelingen, functies en processen: is 2 keer gebeurd, laatst in 2002. Wordt vanaf 2007 periodiek in de bedrijfsplannen opgenomen voor de bedrijfsrapportages 2008 e.v. c. Centrale informatie integriteit in de organisatie d. Betrokkenheid PS bij ontwikkeling en evaluatie/verantwoording integriteitbeleid 2. Gedragscodes a. Er is een gedragscode b. De gedragscode is goed kenbaar voor medewerkers 3. Onderzoeken bij werving en selectie a. Controle diploma s en getuigschriften b. Procedures sollicitatiegesprek c. Controle referenties d. Verklaring omtrent het gedrag: incidenteel voor kwetsbare functies 4. Kwetsbare functies a. Beoordeling kwetsbare functies binnen de organisatie b. Overzicht kwetsbare functies en maatregelen ter voorkoming van integriteitinbreuken bij kwetsbare functies 5. Het afleggen van de eed of belofte Medewerkers leggen bij indiensttreding de eed of belofte af In 2006 6. Nevenwerkzaamheden a. Nadere regeling verplichte melding van nevenwerkzaamheden b. Geactualiseerd overzicht van de gemelde nevenwerkzaamheden c. Nadere regeling verplichte openbaarmaking van gemelde nevenwerkzaamheden 7. Financiële belangen Nadere regeling verplichte melding van financiële belangen en transacties in effecten. Er worden functies aangewezen waarvoor deze meldplicht geldt. 8. Maatregelen gericht op informatiebescherming a. Voorschriften kennisneming van of omgaan met vertrouwelijke informatie b. Maatregelen ter voorkoming dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen. 9. Relatiegeschenken a. Regeling voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen b. Meldplicht voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen Geregeld/te regelen b. In 2007 c. d. In 2007 c. d. In 2007 c. In 2006 In 2007 b. In 2007 10. Inkoop- en aanbestedingsprocedure a. Inkoop- en aanbestedingsbeleid b. Richtlijnen voor aantal aan te vragen offertes en vastlegging keuzen voor bepaalde aanbestedingsprocedures 11. Vertrouwenspersoon voor integriteit Aanstelling vertrouwenspersoon of instantie voor integriteitkwesties. Kan tevens zijn belast met taken discriminatie of seksuele intimidatie 12. Meldingsprocedure bij het vermoeden van een misstand a. Procedure voor wijze waarop vermoedens van integriteitaantasting door medewerkers kunnen worden aangekaart b. De regeling bevat de toegang tot een onafhankelijke instantie 13. Handelwijze bij aantasting integriteit of vermoedens daarvan Schriftelijk vastgelegde procedure onderzoek na melding vermoeden misstand 9
Basisnormen integriteit politieke ambtsdragers (commissarissen van de Koningin, gedeputeerden en statenleden) 1. Gedragscodes a. Er is een gedragscode b. De gedragscode is goed kenbaar voor betrokkenen 2. Nevenwerkzaamheden a. Bijhouden en actualiseren van overzicht van gemelde nevenwerkzaamheden b. Vermelding of nevenwerkzaamheden bezoldigd zijn c. Openbaarmaking van de gegevens over nevenwerkzaamheden op een toegankelijke wijze 3. Financiële belangen Er is een regeling voor de melding van financiële belangen 4. Maatregelen gericht op informatiebescherming Maatregelen ter voorkoming dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen 5. Relatiegeschenken a. Regeling voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen b. Meldplicht voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen Geregeld/te regelen c. Contactpersoon: P. Kuiper Telefoon: 0592 365535 Email: p.kuiper@drenthe.nl 10
PROVINCIE FLEVOLAND Praktijkvoorbeelden integriteit Voorbeeld 1: Richtlijnen inzake het aannemen van geschenken. Periode waarin een en ander speelde: Bij de invoering van de gedragscode voor ambtenaren. Korte omschrijving: Naar aanleiding van de veranderde gedragslijn ten opzicht van het verleden inzake het aannemen van geschenken is een brief opgesteld en verzonden aan al onze leveranciers, met daarin het verzoek rekening te houden met de nieuwe gedragsregels en onze medewerkers niet onnodig in de verleiding te brengen. Resultaten: Door deze transparantie worden alle geschenken gemeld en is er vanuit de zijde van leveranciers met begrip gereageerd. Contactpersoon: S.M. Nieuwenhuis Telefoon: 0320-265463, Email: sylvia.nieuwenhuis-simons@flevoland.nl 11
Stand van zaken implementatie basisnormen integriteit Flevoland Basisnormen integriteit ambtenaren Geregeld/te regelen 1. Aandacht voor integriteit a. Schriftelijke vastlegging integriteitaspecten b. Periodiek onderzoek kwetsbare handelingen, functies en processen c. Centrale informatie integriteit in de organisatie c. d. Betrokkenheid PS bij ontwikkeling en evaluatie/verantwoording d. integriteitbeleid 2. Gedragscodes a. Er is een gedragscode b. De gedragscode is goed kenbaar voor medewerkers 3. Onderzoeken bij werving en selectie a. Controle diploma s en getuigschriften / b. Procedures sollicitatiegesprek c. Controle referenties c. d. Verklaring omtrent het gedrag d. 4. Kwetsbare functies a. Beoordeling kwetsbare functies binnen de organisatie a. In 2006/in 2007 b. Overzicht kwetsbare functies en maatregelen ter voorkoming van b. In 2006/in 2007 integriteitinbreuken bij kwetsbare functies 5. Ambtseed Medewerkers leggen bij indiensttreding de eed of belofte af In 2006/in 2007 6. Nevenwerkzaamheden a. Nadere regeling verplichte melding van nevenwerkzaamheden b. Geactualiseerd overzicht van de gemelde nevenwerkzaamheden c. Nadere regeling verplichte openbaarmaking van gemelde nevenwerkzaamheden 7. Financiële belangen Nadere regeling verplichte melding van financiële belangen en transacties in effecten. Er worden functies aangewezen waarvoor deze meldplicht geldt. 8. Maatregelen gericht op informatiebescherming a. Voorschriften over kennisneming van of omgaan met vertrouwelijke informatie b. Maatregelen ter voorkoming dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen. 9. Relatiegeschenken a. Regeling voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen b. Meldplicht voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen c In 2006/in 2007 In 2007 10. Inkoop- en aanbestedingsprocedure a. Inkoop- en aanbestedingsbeleid b. Richtlijnen voor aantal aan te vragen offertes en vastlegging keuzen voor bepaalde aanbestedingsprocedures 11. Vertrouwenspersoon integriteit Aanstelling vertrouwenspersoon of instantie voor integriteitkwesties. Kan tevens zijn belast met taken discriminatie of seksuele intimidatie 12. Meldingsprocedure bij vermoeden van een misstand a. Procedure voor wijze waarop vermoedens van integriteitaantasting door medewerkers kunnen worden aangekaart b. De regeling bevat de toegang tot een onafhankelijke instantie 13. Handelwijze bij (vermoedens van) integriteitaantasting Schriftelijk vastgelegde procedure voor verrichten van onderzoek na melding van een vermoeden van misstand 12
Basisnormen integriteit politieke ambtsdragers (commissarissen van de Koningin, gedeputeerden en statenleden) 1. Gedragscodes a. Er is een gedragscode b. De gedragscode is goed kenbaar voor betrokkenen 2. Nevenwerkzaamheden a. Bijhouden en actualiseren van overzicht van gemelde nevenwerkzaamheden b. Vermelding of nevenwerkzaamheden bezoldigd zijn c. Openbaarmaking van de gegevens over nevenwerkzaamheden op een toegankelijke wijze 3. Financiële belangen Er is een regeling voor de melding van financiële belangen In 2007 4. Maatregelen gericht op informatiebescherming Maatregelen ter voorkoming dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen 5. Relatiegeschenken a. Regeling voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen b. Meldplicht voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen Contactpersoon: S.M. Nieuwenhuis Telefoon: 0320-265463, Email: sylvia.nieuwenhuis-simons@flevoland.nl Geregeld/te regelen c. 13
PROVINCIE FRYSLAN Praktijkvoorbeelden integriteit Voorbeeld 1: dilemmatraining Korte omschrijving: Regelmatig moet het onderwerp integriteit een nieuwe impuls krijgen om het onderwerp onder de aandacht te houden. In 2005 is daartoe in de centrale hal van de provincie een voor ieder toegankelijke dilemmatraining gegeven. Er waren voor vrijwilligers honderd stemkastjes waarop zij hun antwoord op vragen konden geven. De antwoorden werden direct geprojecteerd op een scherm. Vervolgens probeerde de spreker twee personen met tegengestelde antwoorden met elkaar in discussie te krijgen. Resultaten: Een geslaagde bijeenkomst, waarover door velen onderling werd nagesproken. Contactpersoon: A. Nieuwpoort Telefoon: 058 2925491 Email: a.nieuwpoort@fryslan.nl 14
Stand van zaken implementatie basisnormen integriteit Fryslan Basisnormen integriteit ambtenaren 1. Aandacht voor integriteit a. Schriftelijke vastlegging integriteitaspecten b. Periodiek onderzoek kwetsbare handelingen, functies en processen c. Centrale informatie integriteit in de organisatie d. Betrokkenheid PS bij ontwikkeling en evaluatie/verantwoording integriteitbeleid 2. Gedragscodes a. Er is een gedragscode b. De gedragscode is goed kenbaar voor medewerkers 3. Onderzoeken bij werving en selectie a. Controle diploma s en getuigschriften b. Procedures sollicitatiegesprek c. Controle referenties d. Verklaring omtrent het gedrag 4. Kwetsbare functies a. Beoordeling kwetsbare functies binnen de organisatie b. Overzicht kwetsbare functies en maatregelen ter voorkoming van integriteitinbreuken bij kwetsbare functies 5. Het afleggen van de eed of belofte Medewerkers leggen bij indiensttreding de eed of belofte af 6. Nevenwerkzaamheden a. Nadere regeling verplichte melding van nevenwerkzaamheden b. Geactualiseerd overzicht van de gemelde nevenwerkzaamheden c. Nadere regeling verplichte openbaarmaking van gemelde nevenwerkzaamheden 7. Financiële belangen Nadere regeling verplichte melding van financiële belangen en transacties in effecten. Er worden functies aangewezen waarvoor deze meldplicht geldt. 8. Maatregelen gericht op informatiebescherming a. Voorschriften kennisneming van of omgaan met vertrouwelijke informatie b. Maatregelen ter voorkoming dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen. 9. Relatiegeschenken a. Regeling voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen b. Meldplicht voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen 10. Inkoop- en aanbestedingsprocedure a. Inkoop- en aanbestedingsbeleid b. Richtlijnen voor aantal aan te vragen offertes en vastlegging keuzen voor bepaalde aanbestedingsprocedures 11. Vertrouwenspersoon voor integriteit Aanstelling vertrouwenspersoon of instantie voor integriteitkwesties. Kan tevens zijn belast met taken discriminatie of seksuele intimidatie 12. Meldingsprocedure bij het vermoeden van een misstand a. Procedure voor wijze waarop vermoedens van integriteitaantasting door medewerkers kunnen worden aangekaart b. De regeling bevat de toegang tot een onafhankelijke instantie 13. Handelwijze bij aantasting integriteit of vermoedens daarvan Schriftelijk vastgelegde procedure onderzoek na melding vermoeden misstand Geregeld/te regelen b. In 2007 c. d. In 2007 c. (niet altijd, alleen indien relevant) d. b. In 2007 (in principe is er al functiewisseling na aantal jaren). b. In 2007 (van schaal 14 en hoger; van andere functies info wel in persoonsdossier). C In 2006/in 2007 In 2006/in 2007 15
Basisnormen integriteit politieke ambtsdragers (commissarissen van de Koningin, gedeputeerden en statenleden) 1. Gedragscodes a. Er is een gedragscode b. De gedragscode is goed kenbaar voor betrokkenen 2. Nevenwerkzaamheden a. Bijhouden en actualiseren van overzicht van gemelde nevenwerkzaamheden b. Vermelding of nevenwerkzaamheden bezoldigd zijn c. Openbaarmaking van de gegevens over nevenwerkzaamheden op een toegankelijke wijze 3. Financiële belangen Er is een regeling voor de melding van financiële belangen 4. Maatregelen gericht op informatiebescherming Maatregelen ter voorkoming dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen 5. Relatiegeschenken a. Regeling voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen b. Meldplicht voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen Geregeld/te regelen c. Contactpersoon: A. Nieuwpoort Telefoon: 058 2925491 Email: a.nieuwpoort@fryslan.nl 16
PROVINCIE GELDERLAND Praktijkvoorbeelden integriteit Voorbeeld 1: oprichting bureau SBA Periode waarin een en ander speelde: Een jaar geldeden tot heden Korte omschrijving: Bureau Screening- en bewakings Aanpak (SBA) Het SBA toetst beoogde contractpartners van de provincie op integriteit. Deze toetsing moet helpen voorkomen dat de provincie ongewild criminele activiteiten faciliteert. Integriteittoets De medewerkers van bureau SBA screenen mogelijke contractpartners voordat de provincie in het kader van aanbesteding van werken contracten met hen afsluit. Deze integriteittoets wordt gedaan op grond van de wet BIBOB (Bevordering Integriteits Beoordelingen in het Openbaar Bestuur). Bureau SBA brengt zijn adviezen uit aan de Commissaris van de Koningin en aan Gedeputeerde Staten. Onderzoek Bureau SBA kan op verschillende manieren onderzoek doen. SBA zoekt in open bronnen informatie over de beoogde contractpartner, bijvoorbeeld bij de Kamers van Koophandel, onderzoeksjournalistiek, jaarverslagen en andere financiële onderzoeksbronnen. Ook kan de Officier van Justitie informatie verstrekken aan Bureau SBA. Alle betrokkenen in een aanbestedingsprocedure krijgen een vragenlijst toegestuurd, die mede is ontwikkeld door het Bureau BIBOB in Den Haag. De beoogde contractpartner moet een verklaring overleggen over zijn betalingsgedrag van belastingen en sociale lasten. Verder moet hij zelf verklaren of hij in de periode voorafgaand aan de aanbesteding integer heeft gehandeld. Als de onderneming bij voorbeeld beboet is wegens het overtreden van een milieuvergunning, moet deze dat vermelden. Het Bureau SBA controleert de informatie op de ingevulde vragenlijst met eigen onderzoeksgegevens. Alleen als er dan nog onduidelijkheid is over de integriteit van de betrokkene vraagt Bureau SBA een advies aan van Bureau BIBOB in Den Haag. Bureau BIBOB, dat onderdeel is van het Ministerie van Justitie, kan de gesloten bronnen (politieregisters e.d.) raadplegen. Op grond van dat onderzoek kan Bureau BIBOB het Bureau SBA nader adviseren omtrent het uitsluiten van een onderneming of het treffen van bewakingsmaatregelen. Medewerkers Bureau Screening en Bewakingsaanpak (AD/KAB/SBA) is onderdeel van het Kabinet en valt direct onder de Commissaris van de Koningin. Resultaten: Oprichting screeningsbureau SBA, waardoor zoveel mogelijk wordt gewaarborgd dat er zaken worden gedaan met integere organisaties. 17
Contactpersonen: G. van Dam H. Duiveman Telefoon: 026 3599420 Telefoon: 026 3599438 Email: g.van.dam@prv.gelderland.nl Email: h.duiveman@prv.gelderland.nl Voorbeeld 2: Aandacht voor integriteit verankeren Periode waarin een en ander speelde: Vanaf 2004 tot heden Korte omschrijving: Voor alle zittende medewerkers (eerst voor leidinggevenden en later alle medewerkers) is een training integriteit georganiseerd. Met als doel ervoor te zorgen dat bespreekbaarheid en bewustwording (van het belang) van het thema integriteit wordt gerealiseerd. Het betrof een maatwerk training. In overleg is met iedere leidinggevende een programma voor de eigen medewerkers ontwikkeld dat het best aansluit op de eigen praktijksituatie. Om de aandacht voor integriteit op de langere termijn binnen Gelderland te verankeren wordt een toolkit ontwikkeld. Met behulp van de toolkit kan de leidinggevende het onderwerp integriteit levend houden door zelf met de medewerkers in gesprek te gaan op basis van actuele voorbeelden en relevante casussen. Voor nieuwe medewerkers: Eén van de (verplichte) modules voor nieuwe medewerkers is de module integriteit. Het is een bijeenkomst waarin op een informatieve, luchtige en interactieve wijze kennis gemaakt wordt met het onderwerp integriteit en wat integriteit betekent voor het professioneel handelen. Het bevat de onderdelen: - achtergronden, oorzaken en gevolgen van ongewenst gedrag en integriteit (bewust breder getrokken dan alleen integriteit) - interactieve onderdelen om integriteit te vertalen naar praktijksituaties (dilemma s) - koppeling van integriteit aan bestaande regelingen - in kleine groepen afspraken maken om integriteit in de praktijk te brengen Resultaten: Verankering van het onderwerp integriteit binnen de organisatie Contactpersoon: A. Boelen Telefoon: 026-3599099 Email: a.boelen@prv.gelderland.nl 18
Stand van zaken implementatie basisnormen integriteit Gelderland Basisnormen integriteit ambtenaren 1. Aandacht voor integriteit a. Schriftelijke vastlegging integriteitaspecten b. Periodiek onderzoek kwetsbare handelingen, functies en processen c. Centrale informatie integriteit in de organisatie d. Betrokkenheid PS bij ontwikkeling en evaluatie/verantwoording integriteitbeleid 2. Gedragscodes a. Er is een gedragscode b. De gedragscode is goed kenbaar voor medewerkers 3. Onderzoeken bij werving en selectie a. Controle diploma s en getuigschriften b. Procedures sollicitatiegesprek c. Controle referenties d. Verklaring omtrent het gedrag 4. Kwetsbare functies a. Beoordeling kwetsbare functies binnen de organisatie b. Overzicht kwetsbare functies en maatregelen ter voorkoming van integriteitinbreuken bij kwetsbare functies 5. Het afleggen van de eed of belofte Medewerkers leggen bij indiensttreding de eed of belofte af In 2006 6. Nevenwerkzaamheden a. Nadere regeling verplichte melding van nevenwerkzaamheden b. Geactualiseerd overzicht van de gemelde nevenwerkzaamheden c. Nadere regeling verplichte openbaarmaking van gemelde nevenwerkzaamheden 7. Financiële belangen Nadere regeling verplichte melding van financiële belangen en transacties in effecten. Er worden functies aangewezen waarvoor deze meldplicht geldt. 8. Maatregelen gericht op informatiebescherming a. Voorschriften kennisneming van of omgaan met vertrouwelijke informatie b. Maatregelen ter voorkoming dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen. Geregeld/te regelen b. In 2007 c. d. In 2007 c. In 2007 d. In 2007 a. In 2007 b. In 2007 c. In 2006 In 2007 a. In 2007 b. In 2007 9. Relatiegeschenken a. Regeling voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen b. Meldplicht voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen 10. Inkoop- en aanbestedingsprocedure a. Inkoop- en aanbestedingsbeleid b. Richtlijnen voor aantal aan te vragen offertes en vastlegging keuzen voor bepaalde aanbestedingsprocedures 11. Vertrouwenspersoon voor integriteit Aanstelling vertrouwenspersoon of instantie voor integriteitkwesties. Kan tevens zijn belast met taken discriminatie of seksuele intimidatie 12. Meldingsprocedure bij het vermoeden van een misstand a. Procedure voor wijze waarop vermoedens van integriteitaantasting door medewerkers kunnen worden aangekaart b. De regeling bevat de toegang tot een onafhankelijke instantie 13. Handelwijze bij aantasting integriteit of vermoedens daarvan Schriftelijk vastgelegde procedure onderzoek na melding vermoeden misstand 19
Basisnormen integriteit politieke ambtsdragers (commissarissen van de Koningin, gedeputeerden en statenleden) 1. Gedragscodes a. Er is een gedragscode b. De gedragscode is goed kenbaar voor betrokkenen 2. Nevenwerkzaamheden a. Bijhouden en actualiseren van overzicht van gemelde nevenwerkzaamheden b. Vermelding of nevenwerkzaamheden bezoldigd zijn c. Openbaarmaking van de gegevens over nevenwerkzaamheden op een toegankelijke wijze 3. Financiële belangen Er is een regeling voor de melding van financiële belangen 4. Maatregelen gericht op informatiebescherming Maatregelen ter voorkoming dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen 5. Relatiegeschenken a. Regeling voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen b. Meldplicht voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen Geregeld/te regelen c. Contactpersoon A. Boelen Telefoon: 026-3599099 Email: a.boelen@prv.gelderland.nl 20
PROVINCIE GRONINGEN Praktijkvoorbeelden integriteit Voorbeeld : bewust worden en bewust blijven: "onze normen hebben waarde" Periode waarin een en ander speelde: Vanaf begin jaren 90 Korte omschrijving: Een pas aangetreden leidinggevende van een milieuafdeling werd geconfronteerd met de situatie waarin in de uitoefening van de functie van toezichthouders, de grens tussen zakelijk belang en privébelang werd overschreden. De leidinggevende kon zich niet aan de indruk onttrekken dat dit de heersende cultuur was en besloot in te grijpen. Hij organiseerde met ondersteuning van externe deskundigen buitenshuis een integriteitbijeenkomst met de betreffende functionarissen, waarin de praktijkvoorbeelden onverbloemd als dilemmavraagstukken werden voorgeschoteld. Deze minibijeenkomst heeft geresulteerd in een code met tien gedragsregels die de toezichthouders bij de uitoefening van hun functie in acht dienden te nemen. Kort hierna volgde een concernbrede integriteitconferentie in de Statenzaal waarvoor ook externe sprekers waren uitgenodigd. Integriteit groeide toe naar een managementvraagstuk. In 2002 werden volgens cao-afspraak de gedragscode integriteit voor bestuurders en ambtenaren en de Procedureregeling melding van misstanden (klokkenluiderregeling) vastgesteld. Tegelijk hiermee besloten GS tevens tot invoering van de eed of belofte en tot vaststelling van het Besluit nevenwerkzaamheden. Sindsdien is integriteit en het afleggen van de eed of belofte een vast onderdeel van het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers. Steeds weer slaagt de Commissaris van de Koningin erin op ludieke wijze en met actuele voorbeelden het onderwerp integriteit te belichten. Van de introductiedag wordt overigens verslag gedaan via het intranet. Overigens zal het afnemen van de ambtseed van het zittend personeel op 16 oktober a.s. plaats vinden. De voorbereiding van die dag is al in volle gang. Resultaten: De mini integriteitbijeenkomst was het begin van een (persoonlijk) bewustwordingsproces op het gebied van vooral ambtelijke integriteit en is in de loop der jaren breder getrokken. Integriteit is nu vast onderdeel van het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers en vast onderwerp in de jaargesprekken. Als uitvloeisel daarvan wordt onder meer kritisch omgegaan met het in ontvangst nemen van geschenken. Het wordt nu normaal gevonden op basis van eigen afweging geschenken van hoge waarde te weigeren en ontvangen geschenken van meer dan 50,- te melden of af te staan. Een ander voorbeeld is dat op uitnodigingen voor het bijwonen van evenementen van bedrijven waarmee de provincie geen zakelijke relatie heeft beslist niet wordt ingegaan. Contactpersoon: P. Lie A Njoek Telefoon: 050-3164172 Email: p.lie.a.njoek.@provinciegroningen.nl 21
Stand van zaken implementatie basisnormen integriteit Groningen Basisnormen integriteit ambtenaren 1. Aandacht voor integriteit a. Schriftelijke vastlegging integriteitaspecten b. Periodiek onderzoek kwetsbare handelingen, functies en processen c. Centrale informatie integriteit in de organisatie d. Betrokkenheid PS bij ontwikkeling en evaluatie/verantwoording integriteitbeleid 2. Gedragscodes a. Er is een gedragscode b. De gedragscode is goed kenbaar voor medewerkers 3. Onderzoeken bij werving en selectie a. Controle diploma s en getuigschriften b. Procedures sollicitatiegesprek c. Controle referenties d. Verklaring omtrent het gedrag 4. Kwetsbare functies a. Beoordeling kwetsbare functies binnen de organisatie b. Overzicht kwetsbare functies en maatregelen ter voorkoming van integriteitinbreuken bij kwetsbare functies 5. Het afleggen van de eed of belofte Medewerkers leggen bij indiensttreding de eed of belofte af 6. Nevenwerkzaamheden a. Nadere regeling verplichte melding van nevenwerkzaamheden b. Geactualiseerd overzicht van de gemelde nevenwerkzaamheden c. Nadere regeling verplichte openbaarmaking van gemelde nevenwerkzaamheden 7. Financiële belangen Nadere regeling verplichte melding van financiële belangen en transacties in effecten. Er worden functies aangewezen waarvoor deze meldplicht geldt. 8. Maatregelen gericht op informatiebescherming a. Voorschriften kennisneming van of omgaan met vertrouwelijke informatie b. Maatregelen ter voorkoming dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen. 9. Relatiegeschenken a. Regeling voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen b. Meldplicht voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen 10. Inkoop- en aanbestedingsprocedure a. Inkoop- en aanbestedingsbeleid b. Richtlijnen voor aantal aan te vragen offertes en vastlegging keuzen voor bepaalde aanbestedingsprocedures 11. Vertrouwenspersoon voor integriteit Aanstelling vertrouwenspersoon of instantie voor integriteitkwesties. Kan tevens zijn belast met taken discriminatie of seksuele intimidatie 12. Meldingsprocedure bij het vermoeden van een misstand a. Procedure voor wijze waarop vermoedens van integriteitaantasting door medewerkers kunnen worden aangekaart b. De regeling bevat de toegang tot een onafhankelijke instantie Geregeld/te regelen b. In 2007 c. 2006 d. c. d. In 2007 a. In 2007 b. In 2007 b. In 2007 c. In 2007 13. Handelwijze bij aantasting integriteit of vermoedens daarvan Schriftelijk vastgelegde procedure onderzoek na melding vermoeden misstand In 2007 22
Basisnormen integriteit politieke ambtsdragers (commissarissen van de Koningin, gedeputeerden en statenleden) 1. Gedragscodes a. Er is een gedragscode b. De gedragscode is goed kenbaar voor betrokkenen 2. Nevenwerkzaamheden a. Bijhouden en actualiseren van overzicht van gemelde nevenwerkzaamheden b. Vermelding of nevenwerkzaamheden bezoldigd zijn c. Openbaarmaking van de gegevens over nevenwerkzaamheden op een toegankelijke wijze Geregeld/te regelen c. 3. Financiële belangen Er is een regeling voor de melding van financiële belangen In 2007 4. Maatregelen gericht op informatiebescherming Maatregelen ter voorkoming dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen 5. Relatiegeschenken a. Regeling voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen b. Meldplicht voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen Contactpersoon: P. Lie A Njoek Telefoon: 050-3164172 Email: p.lie.a.njoek.@provinciegroningen.nl 23
PROVINCIE LIMBURG Praktijkvoorbeelden integriteit Voorbeeld 1: Screening van risicovolle werkprocessen Periode waarin een en ander speelde: Tweede helft 2005 Korte omschrijving: In 2004 kreeg Integriteit bij de provincie Limburg concernbreed in projectvorm veel aandacht. Regelingen werden aangepast, een externe vertrouwenspersoon werd aangesteld, integriteitdilemma s werden in diverse onconventionele vormen breed uitgemeten en alle ambtenaren legden de eed of belofte af. Bij het project Integriteit was opgenomen dat, naast de algemene aandacht in 2004, in 2005 de aandacht gericht zou worden op specifieke werkprocessen, vanuit de vraag in hoeverre daarin Integriteit voldoende geborgd is. Gekozen werd voor het proces van Vergunningverlening en Inkoop&aanbesteding. Een extern bureau heeft met medewerking van management (procesverantwoordelijken) en medewerkers de betreffende processen doorgelicht. Daarbij werden de relevante Integriteitrisico s (o.a. functiescheiding, transparantie besluitvorming, verdeling taken en bevoegdheden, interne controle) systematisch in kaart gebracht en werd beoordeeld in hoeverre de getroffen maatregelen afdoende zijn. Resultaten: Het onderzoek leverde natuurlijk een aantal aandachtspunten op (concreet resultaat), maar als belangrijkste resultaat kan worden gezien de conclusie dat processen die zorgvuldig beschreven zijn, waarbij de basale functies als planning, uitvoering en controle expliciet zijn opgenomen, integriteitrisico s sterk reduceren. De gesignaleerde risico s bieden concrete handvatten voor verbetering. Bij de (her)beschrijving van het proces van Inkoop&aanbesteding kon daarvan gebruik worden gemaakt. Onderdeel van de opdracht aan het extern bureau vormde de oplevering van een handleiding om een dergelijk onderzoek in eigen beheer (over) te kunnen doen. Deze handleiding is beschikbaar. Voorbeeld 2: Samenwerking met andere organisaties. Periode waarin een en ander speelde: Vanaf maart 2006 Korte omschrijving: Vijf grote Limburgse gemeenten en de provincie Limburg ontwikkelen een gezamenlijke aanpak om de georganiseerde criminaliteit in de regio de pas af te snijden. Zij richten zich daarbij (vooralsnog) op Vergunningverlening en Inkoop&aanbesteding. Bedrijven of instellingen die in aanmerking willen komen voor een vergunning of mee willen doen in een aanbesteding worden de maat genomen vanuit de optiek van integriteit (externe integriteit). Om de cirkel sluitend te maken richt de gezamenlijke aanpak zich ook op de interne integriteit van gemeenten en provincie. Immers als het daar niet goed zit wordt afbreuk gedaan aan de externe aanpak. Gemeenten en provincie hebben in dat verband afgesproken gezamenlijk werk te maken van de invoering van de basisnormen Integriteit. Zij ontwikkelen daartoe gezamenlijk instrumenten en leren van elkaars ervaringen. Een van de resultaten van de samenwerking is de aanstelling van een regionale vertrouwenspersoon voor de aangesloten organisaties. Daarnaast werd een integriteittoets voor bestuurders ontwikkeld en uitgevoerd en werden een instrumenten ontwikkeld om op medewerkerniveau risico s die gekoppeld zijn aan de (eigen) functie in kaart te brengen. 24
Resultaten: Door de gezamenlijke aanpak is het onderwerp Integriteit hoger op de agenda gekomen van de aangesloten gemeenten en provincie. De integriteitfunctionarissen van de aangesloten organisaties vervullen voor elkaar een klankbordfunctie en de gezamenlijke aanpak stimuleert de inzet in de eigen organisatie. Met de inrichting van de regionale Vertrouwensfunctie wordt de gezamenlijke aanpak feitelijk en symbolisch vormgegeven. Voorbeeld 3: Een instrument ter bepaling van de kwetsbaarheid van de eigen functie. Periode waarin een en ander speelde: Mei juni 2006 Korte omschrijving: Een belangrijk instrument bij het beperken van Integriteitrisico s is inzicht in de kwetsbaarheid van de eigen functie. Als dat inzicht bestaat ben je alerter en kun je gemakkelijker maatregelen treffen om de risico s te beperken. Er is vaak veel aandacht voor Integriteit als algemeen begrip en (tot nu toe) nog veel minder voor risico s die je in je eigen functie loopt. In het kader van het samenwerkingsproject (voorbeeld 2) is een (laagdrempelig) instrument ontwikkeld waarmee leidinggevende en medewerker in een gezamenlijk gesprek snel zicht krijgen op de kwetsbaarheid van de functie van de medewerker vanuit de optiek van Integriteit. Het instrument hanteert een achttal aspecten die bij Integriteit relevant zijn. Met een set van vragen kan per onderdeel worden nagegaan of bij de functie van de betreffende medewerker sprake is van normale, bijzondere of een grote mate van kwetsbaarheid. Met de antwoorden op de vragen kunnen bij kwetsbare onderdelen door medewerker en leidinggevende gezamenlijk afspraken worden gemaakt over het terugdringen van integriteitrisico s. Het instrument is uitgeprobeerd bij een twintigtal medewerkers. De meerderheid daarvan gaf aan met gebruikmaking van het instrument meer zicht te hebben gekregen op integriteitrisico s. Het instrument vervult vier functies. 1. Bij de (tot nu toe beperkte) toepassing van het instrument is gebleken dat het in vrijwel alle gevallen een functie heeft in het proces van bewustwording van kwetsbare aspecten in de eigen functie. Daarmee wordt het begrip integriteit en integriteitrisico voor medewerkers veel tastbaarder. Medewerkers en leidinggevende hebben aangegeven het instrument goed te kunnen invoegen in het functionerings- of jaargesprek. 2. Het instrument biedt mogelijkheden om gerichte maatregelen te treffen om de gesignaleerde risico s te verminderen. 3. Wanneer de kwetsbare aspecten van de functie expliciet zijn aangegeven kan daarvan een vertaling worden gemaakt naar eisen die bij selectie van kandidaten moeten worden gesteld. 4. Aan de hand van de mate van kwetsbaarheid van de functie kan worden vastgesteld of screening van kandidaten bij benoeming in de betreffende functie noodzakelijk is. Resultaten: Het instrument levert op medewerkerniveau inzicht op in integriteitrisico s die verbonden zijn aan de eigen functie en biedt mogelijkheden om concrete maatregelen te treffen voor het beperken van de risico s. Contactpersoon voor de drie praktijkvoorbeelden: F.M.L. Petit Telefoon: 043-3897156 Email: fml.petit@prvlimburg.nl 25
Stand van zaken implementatie basisnormen integriteit Limburg Basisnormen integriteit ambtenaren 1. Aandacht voor integriteit a. Schriftelijke vastlegging integriteitaspecten b. Periodiek onderzoek kwetsbare handelingen, functies en processen c. Centrale informatie integriteit in de organisatie d. Betrokkenheid PS bij ontwikkeling en evaluatie/verantwoording integriteitbeleid 2. Gedragscodes a. Er is een gedragscode b. De gedragscode is goed kenbaar voor medewerkers 3. Onderzoeken bij werving en selectie a. Controle diploma s en getuigschriften b. Procedures sollicitatiegesprek c. Controle referenties d. Verklaring omtrent het gedrag 4. Kwetsbare functies a. Beoordeling kwetsbare functies binnen de organisatie b. Overzicht kwetsbare functies en maatregelen ter voorkoming van integriteitinbreuken bij kwetsbare functies 5. Het afleggen van de eed of belofte Beoordeling kwetsbare functies binnen de organisatie 6. Nevenwerkzaamheden a. Nadere regeling verplichte melding van nevenwerkzaamheden b. Geactualiseerd overzicht van de gemelde nevenwerkzaamheden c. Nadere regeling verplichte openbaarmaking van gemelde nevenwerkzaamheden 7. Financiële belangen a. Nadere regeling verplichte melding van financiële belangen en transacties in effecten. Er worden functies aangewezen waarvoor deze meldplicht geldt. 8. Maatregelen gericht op informatiebescherming a. Voorschriften kennisneming van of omgaan met vertrouwelijke informatie b. Maatregelen ter voorkoming dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen. 9. Relatiegeschenken a. Regeling voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen b. Meldplicht voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen 10. Inkoop- en aanbestedingsprocedure a. Inkoop- en aanbestedingsbeleid b. Richtlijnen voor aantal aan te vragen offertes en vastlegging keuzen voor bepaalde aanbestedingsprocedures 11. Vertrouwenspersoon voor integriteit Aanstelling vertrouwenspersoon of instantie voor integriteitkwesties. Kan tevens zijn belast met taken discriminatie of seksuele intimidatie 12. Meldingsprocedure bij het vermoeden van een misstand a. Procedure voor wijze waarop vermoedens van integriteitaantasting door medewerkers kunnen worden aangekaart b. De regeling bevat de toegang tot een onafhankelijke instantie 13. Handelwijze bij aantasting integriteit of vermoedens daarvan Schriftelijk vastgelegde procedure onderzoek na melding vermoeden misstand Geregeld/te regelen : auditplan unit contr. c. (Intranet) d. (Intranet) a. In 2006 c. In 2006 d. In 2006 (voor specifieke functies) a. In 2006 (instrument ontwikkeld) b. In 2007 (incl. zittende medew.) (opname in register) c. a. In 2006 (Richtlijnen Intranet) (in werkproces ambtenaren-gs) (actualisatie 2005) (idem) (externe vertrouwenspersoon aangesteld) (incl. onderzoeksprocedure) 26