Woensdag 25 maart 2015 Concept verslag 1. Opening en welkom Voorzitter Johan Kiekebosch opent de ledenvergadering om 20.07. Deze Algemene Ledenvergadering is een afrondende vergadering in een reeks vergaderingen van de verschillende afdelingen. De stukken zijn op de website verspreid, m.u.v. de financiële stukken. 2. Notulen Algemene Ledenvergadering 26 maart 2014 N.a.v. vraag Wim Plattel licht Johan Kiekebosch toe dat door de beheercommissie is uitgezocht of de kantine voor feesten en partijen kan worden gebruikt. Dit is niet het geval. Ook voor de reguliere verenigingsactiviteiten bestaan strenge regels, waaraan we voldoen. Sinds kort is er weer een renbestuur. N.a.v. vraag over afdracht wielerpark wordt toegelicht dat in het komende jaar dit onderwerp met het nieuwe renbestuur zal worden besproken, wat moet leiden tot een definitief besluit. Het contract met het Carmel college is nog steeds van toepassing. Het Carmel heeft vorige week nog een gesprek gevoerd over Fit for life; de borden en vlaggen op het park worden vernieuwd. Er is ondertussen een ledenadministrateur aangesteld. Een nieuwe administratiepakket is in beheer genomen. Dit wordt later op de agenda behandeld. Notulen worden vastgesteld met dank aan Laris. 3. Mededelingen uit het bestuur Dit jaar vindt Raalte-Mettingen weer plaats. Er gingen enkele foutieve data rond, de goede datum is 5 september. Het goede doel dat is voorgesteld is de Voedselbank; met dit voorstel is het bestuur snel akkoord gegaan. Er is deze week een gesprek geweest met de Stoppelhaene over de bardiensten. Ook dit jaar willen we hier weer op inzetten. Het contract over de bezetting van de bardiensten wordt iets gewijzigd waardoor er wat meer lucht komt in het bijeen krijgen van de bezetting. We gaan ervan uit dat dit weer gaat lukken. We tonen graag onze nieuwe burgemeester ons wielerpark. De burgemeester heeft tijdens de nieuwjaarsreceptie van de gemeente geuit dat hij als kleine jongen een crossbaan in Heino wilde. Die kans krijgt hij nu alsnog in zijn gemeente. De planning is dat hij op 15 april op het Wielerpark komt.
4. Jaarstukken a. Jaarverslag secretaris Laris Noordegraaf geeft toelichting op het verslag. Johan Kiekebosch bedankt voor de mooie uiteenzetting. Er zijn geen verdere vragen. b. Financieel jaarverslag 2014 Het financieel jaarverslag en de begroting worden uitgedeeld. Gerard Reimert geeft tekst en uitleg. Balans Er is een verschil in bedrag over hetzelfde boekjaar. DIt jaar staat Raalte-Mettingen erbij en het restant van het clubhuis. Hier is in 2014 nog het een en ander aan betaald. Er staat nog een reservering voor het clubgebouw en er zijn dus een aantal crediteuren betaald. 2014 is een goed jaar geweest; circa 6000 in de plus. In de loop van het jaar is 15.000 extra afgelost op de lening van het clubgebouw. De aflossing komt uit het spaartegoed. Dit is vorig jaar ook op de ledenvergadering aan de orde geweest. Vraag: waarop is de waarde van het clubgebouw gebaseerd? Dat is gebaseerd op de lening. Bij de begroting van 2015 wordt hier op teruggekomen. Vraag: waar is het restant boekjaar gebleven (circa 7000)? Gerard Reimert licht dit toe. Het resultaat van 2014 is niet aan het eigen vermogen toegevoegd maar aan de voorzieningen (omdat deze in 2014 nog niet allemaal zijn gewaardeerd). Er staat nog een grote post a 5000 euro t.b.v. een asbestsanering. Winst en verlies Er is iets meer aan contributies binnengekomen dan begroot. De inkomsten worden toegelicht. Vraag: Welk bedrag is door Carmel betaald? In 2014 is er betaald. Er is een vierjarig contract. In 2014 is voor 2014 en 2015 betaald; dit betekent dat de jaarrekening en begroting 2015 moeten worden aangepast. Zijn de leden ermee akkoord dat het bestuur dit aanpast? Afgesproken wordt dat er eerst wordt uitgezocht hoe het precies zit en dan worden de correcties doorgevoerd. Kosten voor gas, water, licht, afval e.d. worden allemaal op wielerpark geboekt. De diversre aparte bankrekeningen zijn ingedikt. De club heeft nu één rekening met voor elke afdeling zijn eigen rekening-courant. Johan Kiekebosch geeft de kascommissie het woord.
c. Verslag kascommissie Henk Borkent leest het verslag voor. Op 19 en 23 maart zijn de boeken onderzocht. Advies van de commissie is om de penningmeester decharge te geven. Henk spreekt zijn waardering uit voor de enorme klus die de penningmeesters hebben verricht. Het boekhouden wordt steeds ingewikkelder; dat geldt ook voor de controle. De ingewikkeldheid is een zorgpunt; voor iemand zonder boekhoudkundige kennis is het niet te controleren. Zorg ook voor een backup omdat de afhankelijkheid aan één persoon kwetsbaar is. Als voorbeeld wordt verwezen naar Rohda Raalte, waar indertijd is besloten om de controle door een accountant te doen. Gevraagd wordt of de mogelijkheid bestaat om over te stappen naar 1 boekhoudkundig systeem, zodat iedereen in hetzelfde systeem kan werken? Johan Kiekebosch vat samen dat in 2015 onderzocht kan worden hoe de control cyclus van de penningen geregeld kan worden; dus beleid hierop ontwikkelen. Bij de kascommissie is mogelijk een extern deskundige te betrekken. Johan Kiekebosch vraagt of de decharge - met inachtneming van de opmerkingen over het Carmel Collegeakkoord is. Dit wordt bevestigd door de leden. Henk Borkent treedt af als lid van de kascommissie. August blijft. We zoeken nog een tweede lid voor de kascommissie. Meep Bouw geeft aan het te willen doen, mits daartegen geen bezwaar is omdat hij penningmeester van CRT is geweest. Hier is geen bezwaar tegen. Ben Tops geeft aan dat de kascommissie van de ren pas na de jaarvergadering van de ren is geweest. Deze kascommissie heeft decharge verleend aan het renbestuur. 5. Jaarplan 2015 a. Begroting Gerard Reimert geeft toelichting op de begroting van 2015. De E-bike-clinics zijn financieel gezien de grootste activiteit; de opbrengst hiervan is nog voorzichtig begroot. De overige activiteiten worden kort uitgelegd. In 2015 is er zoals gezegd ook weer een versie van Raalte-Mettingen. Gevraagd wordt of in ALV moet beslist worden of er een nieuwe afdeling komt voor de E-bikes? Eerst kijken we of het initiatief van de E-bike afdeling wordt doorgezet; daarna kan hierover een besluit worden genomen. De begrote uitgaven worden vervolgens toegelicht. Raalte Mettingen heeft gevraagd om het positieve resultaat te splitsen in twee delen: 600 euro voor CRT en de rest voor de Voedselbank. Johan Kiekebosch licht toe dat dit in het Algemeen Bestuur van CRT is goedgekeurd; voorwaarden vanuit het bestuur zijn dat het goede doel een maatschappelijk doel moet zijn en dat het lokaal is (dus in gemeente of in Salland). Gerard Reimert geeft aan dat er ten gunste van reserveringen wel een plan ten grondslag moet liggen. Voor de beheercommissie is dat nog een opdracht om in te vullen. 3
Qua lening wordt gepoogd om in 2015 weer wat af te lossen. De vaste activa voor 2015 worden toegelicht. Het park en het gebouw zijn apart gewaardeerd in de WOZ. Deze bedragen zijn verdeeld over de diverse vaste activa. In de verlies/winst-rekening zit nu geen afwaardering. De aanwezigen vinden de nieuwe manier van begrotingsopzet goed met enkele op- en aanmerkingen. I.p.v. de WOZ-waarde is het beter om een waarde te kiezen voor de opstallen; i.v.m. de jaarlijkse fluctuaties in de WOZ-waarde. Johan Kiekebosch vraagt de leden om toestemming te geven aan de penningmeesters om het financiële beleid in 2015 verder uit te werken. Dit is akkoord. b. Contributies 2015 Johan Kiekebosch en Gerard Reimert lichten de voorstellen toe. De afgelopen weken is in de diverse besturen hierover gesproken. In het Huishoudelijk Reglement staat dat de leden van tenminste 1 afdeling lid zijn; dit willen we terugbrengen tot 1 lidmaatschap van CRT. De combi-lidmaatschappen leidden tot veel administratieve rompslomp en fouten. In de ledenvergaderingen is gevraagd naar de consequenties van dit voorstel. Alle leden kunnen deelnemen aan de activiteiten van andere afdelingen. Die voorkeur kan aangegeven worden onder dezelfde lusten en lasten als van de hoofdafdeling waarvan men lid is. Het memo wordt ter plekke door Johan Kiekebosch toegelicht. Er zijn nog steeds veel verschillende lidmaatschapsbedragen; voor de ledenadministratie is dit nog niet erg handig. In de komende maanden zal worden bekeken op welke manier het voorstel ook voor de ledenadministratie wordt verbeterd. Statutair mag de ALV de verschillende contributies vaststellen. Formeel kan er akkoord gevraagd worden voor de afdracht aan de vereniging. Jos Nijland vraagt of er wat betreft de combi-leden een uitvraag wordt gedaan bij welke afdeling zij willen horen. Dit wordt bevestigd. Kan dit voorstel in het Huishoudelijk Reglement opgenomen worden, waarbij ook het stemrecht als lust of last wordt benoemd. Is er voor de wijziging van het Huishoudelijk Reglement een bepaalde meerderheid nodig? Dit moet uitgezocht worden. Opgemerkt wordt dat in dit voorstel de terminologie uit elkaar moet worden gehouden: je betaalt voor 1 afdeling, maar je bent lid van 2 afdelingen. Opgemerkt wordt dat de aanmeld- en wijzigingsprocedure voor het lidmaatschap goed geregeld moet worden. Ook wordt opgemerkt dat de kledingaanschaf een risico kan zijn, waarmee wordt bedoeld dat er voor 1 afdeling wordt betaald en bij meer dan 1 afdeling kleding wordt besteld. Besloten wordt om dit te monitoren, zodra er misbruik wordt gemaakt zal een ingreep op dit voorstel wellicht noodzakelijk zijn.
De afdrachten naar het hoofdbestuur worden geaccordeerd. c. Benoeming kascommissie zie eerder in dit verslag. 6. Pauze 7. Gelegenheid voor het stellen van vragen De gelegenheid tot het stellen van vragen is in tegenstelling tot voorgaande jaren direct na de pauze geagendeerd in verband met het aftreden van de voorzitter Johan Kiekebosch. Er worden geen vragen gesteld. 8. Bestuursverkiezing a. rooster van aftreden Voordat ingegaan wordt op de afzonderlijke punten worden de consequenties van het aftreden toegelicht door Johan Kiekebosch. De procesgang om tot nieuwe voorzitters te komen wordt uitgelegd. Johan Kiekebosch en Jan Viscaal hebben er om moverende redenen voor gekozen om af te treden ondanks dat er geen opvolging is. Zowel de beheercommissie en het algemeen bestuur zijn voorzitterloos na vanavond. In de beheercommissie zijn een aantal andere vacatures wel ingevuld. De nieuwe leden van de beheercommissie hebben ingestemd met een "noodverband" zodat de onderhoudsploeg in leven blijft en aangestuurd kan worden. Een meerjarig onderhoudsplan zal er niet komen in deze situatie. b. Lid sponsor/pr De sponsorcommissie leidt een slapend bestaan. c. Lid wielerparkbeheercommissie Jan Viscaal treedt af als voorzitter van de wielerparkcommissie. Johan Kiekebosch spreekt Jan Viscaal toe. Jan zijn verbindende kwaliteiten worden vooral geroemd door Johan Kiekebosch. Een appelboom wordt aan Jan overhandigd: iets wat vruchten oplevert en waarvoor je wel geduld moet hebben. Precies zoals Jan handelt. Jan spreekt een dankwoord uit. Hij benadrukt dat wat hem betreft de toer moet gaan starten op het Wielerpark met de trainingen. d. voorzitter Algemeen Bestuur Johan Kiekebosch treedt af als voorzitter van het algemeen bestuur. Laris Noordegraaf spreekt Johan toe en bedankt hem voor zijn jarenlange inzet. Op zijn beurt bedankt Johan de leden en het algemeen en dagelijks bestuur voor de samenwerking. 9. Sluiting De vergadering wordt rond 10 uur gesloten. 5