HMV Actis Beleidsplan 2014-2015 29 september 2014 Emma van Staveren Kelly Oltrop Yolanda de Vegt Risko van Dasler Joris van Meer Voorzitter Secretaris/Vicevoorzitter Penningmeester Intern Coördinator Extern Coördinator
Beleidsplan Hanze Marketing Vereniging Actis 2014-2015 Publicatiedatum: 29 september 2014
Voorwoord Voor u ligt het beleidsplan dat is opgesteld door het aspirant bestuur voor het bestuursjaar 2014-2015 namens de Hanze Marketing Vereniging Actis (HMV Actis). Dit beleidsplan is bedoeld als koersbepaling voor het aankomend bestuursjaar en dient als controledocument tijdens de Algemene Leden Vergadering. Het aspirant bestuur heeft bij het schrijven van het beleidsplan getracht de continuïteit van de vereniging te waarborgen en ruimte voor verbetering met een ambitieus maar realistisch oog te benaderen. Bij het opstellen van het beleidsplan zijn de belangen van de leden en de vereniging vooropgesteld. Het aspirant bestuur is ervan overtuigd dat zij met haar beleidsplan een juiste balans tussen continuïteit en vernieuwing kan bieden. Hopelijk leest u het beleidsplan met veel interesse en kan het aspirant bestuur op uw vertrouwen en medewerking rekenen tijdens de Algemene Leden Vergadering. Het aspirant bestuur 2014-2015: Emma van Staveren Kelly Oltrop Yolanda de Vegt Risko van Dasler Joris van Meer Voorzitter Secretaris/Vicevoorzitter Penningmeester Intern Coördinator Extern Coördinator 2
Inhoud Inleiding... 4 Hoofdstuk 1 Jaardoelstellingen... 5 A. Activiteiten... 5 B. Informele relatie aangaan... 6 C. Relaties met externe partijen... 7 D. Commissiebeleid... 9 Hoofdstuk 2 Verenigingsdoelstellingen... 11 Hoofdstuk 3 HMV Actis... 12 3.1 Missie en visie HMV Actis... 12 3.2 Externe partijen... 12 3.3 Organisatiestructuur HMV Actis 2014-2015... 14 Hoofdstuk 4 - Intern beleid... 15 4.1 Het bestuur... 15 4.1.1 Voorzitter... 15 4.1.2 Secretaris/vicevoorzitter... 15 4.1.3 Penningmeester... 16 4.1.4 Intern coördinator... 17 4.1.5 Extern coördinator... 17 4.2 Raad van Toezicht (RvT)... 18 4.3 Commissies... 18 4.3.1 Almanak commissie... 19 4.3.2 Buitenlandse reis commissie... 19 4.3.3 Career commissie... 19 4.3.4 Congres commissie... 20 4.3.5 Feest commissie... 20 4.3.6 Gala commissie... 20 4.3.7 Kennismakings commissie... 20 4.3.8 Kas commissie... 20 4.3.9 LezEx commissie... 20 4.3.10 PR-commissie... 21 4.4 Overdracht van commissies... 21 4.5 Huishoudelijk Reglement... 21 4.6 Back-up... 21 4.7 Communicatie... 21 Hoofdstuk 5 Extern beleid... 22 5.1 Betrokkenheid en naamsbekendheid onder studenten... 23 5.2 Activiteiten... 23 5.3 Hanzehogeschool... 24 Hoofdstuk 6 Jaarplanning... 26 3
Inleiding Het aspirant bestuur presenteert hierbij het beleidsplan voor het bestuursjaar 2014-2015 van de Hanze Marketing Vereniging Actis, studievereniging voor alle opleidingen binnen het Instituut voor Marketing Management van de Hanzehogeschool te Groningen. Het beleidsplan 2014-2015 geeft de richting aan die het aspirant bestuur wil gaan volgen gedurende het aanstaande bestuursjaar. Het beleidsplan vormt de leidraad voor het aspirant bestuur en is een controledocument voor de Algemene Ledenvergadering. Het is de taak van het aspirant bestuur om zowel de hoofddoelstelling als de overige jaardoelstellingen te realiseren. Een vooruitblik op het beleidsplan: De jaardoelstellingen worden in het eerste hoofdstuk besproken. Deze jaardoelstellingen zijn uitgewerkt aan de hand van subdoelstellingen, maatregelen en targets. De maatregelen zijn middelen om de targets te kunnen behalen. Deze targets dienen als controlemiddel om vast te stellen of een jaardoelstelling behaald is of niet. Overige jaardoelstellingen, ook wel verenigingsdoelstellingen, staan in hoofdstuk 2. In hoofdstuk 3 wordt ingegaan op de werkomgeving van HMV Actis. Hoe het interne beleid eruit zal komen te zien, wordt in hoofdstuk vier besproken. Hierin staan alle taken en verantwoordelijkheden van de functies uitgewerkt en worden de verschillende commissies besproken. De laatste punten die in hoofdstuk 4 besproken zullen worden zijn de overdracht van de commissies, Huishoudelijk Reglement, de back-up en de communicatie. Hoofdstuk 5 gaat over het externe beleid, hier wordt een beschrijving gegeven hoe het externe beleid zal verlopen het komende bestuursjaar. In hoofdstuk 6 wordt de jaarplanning weergegeven. 4
Hoofdstuk 1 Jaardoelstellingen In dit hoofdstuk worden de doelen van het beleid voor komend jaar besproken. De doelen sluiten aan bij de hoofddoelstelling van HMV Actis, zij vormen de basis voor het bestuursjaar 2014-2015. Hoofddoelstelling van HMV Actis: De vereniging heeft ten doel voor en ten behoeve van de leden de afstand tussen opleiding en praktijk te verkleinen en de leden de mogelijkheid te bieden contact te leggen met het bedrijfsleven en derde instanties waar zij hun werkkring beogen te vinden en voorts het verrichten van al het geen met een en ander samenhangt. Hoofddoelstelling HMV Actis bestuursjaar 2014-2015: HMV Actis wil haar activiteiten specifieker laten aansluiten op de behoeften van IMM-studenten, het 24ste bestuur wil een informele relatie aangaan met haar leden, HMV Actis wil de relaties met het IMM, studentenorganisaties van de Hanzehogeschool en de sponsoren in stand houden en waar nodig verbeteren en het commissiebeleid continueren en verder uitbreiden. Hieronder worden de hoofddoelstellingen voor het bestuursjaar 2014-2015 uiteengezet met behulp van subdoelstellingen, maatregelen en targets. A. Activiteiten Jaardoelstelling HMV Actis wil haar activiteiten specifieker laten aansluiten op de behoeften van de studenten van het IMM. Waar het bestuur vorig jaar getracht heeft haar activiteiten specifiek te laten aansluiten op de behoeften van de studenten, wil het 24ste bestuur dit doorzetten door studenten mee te laten denken over de-te-organiseren activiteiten. Subdoelstellingen 1.1 Op basis van gemeenschappelijke interesses van studenten van het IMM activiteiten organiseren die voor zoveel mogelijk van hen interessant zijn (zie target één, drie en vier) 1.2 Activiteiten organiseren die afgestemd zijn op de studiefases van IMMstudenten. Hieronder verstaan wij stagezoekenden, afstuderenden en propedeusestudenten (zie target één, drie en vier) 1.3 Studenten en docenten van het IMM mee laten denken over de te-organiserenactiviteiten (zie target drie en vier) 1.4 Het collectieve deelnemersaantal van alle activiteiten georganiseerd in het bestuursjaar 2014-2015 verhogen ten opzichte van het bestuursjaar 2013-2014 (zie target twee) 5
Maatregelen 1. Het organiseren van lezingen en workshops 2. Het organiseren van bedrijfsbezoeken 3. Het organiseren van een businesslunch (in maart/april) 4. Het organiseren van een netwerkborrel 5. Het organiseren van een congres voor IMM-studenten en alumni, met professionals en sponsoren 6. Het organiseren van een buitenlandse reis in de periode april-mei 7. Een gala organiseren in het studiejaar 2014-2015 in samenwerking met andere HG-studentenorganisaties voor HG-studenten 8. Het samenstellen van minstens één behoeftepanel van docenten en studenten medio november 2014 9. In samenwerking met het IMM een introductiekamp of introductiedag(en) organiseren voor nieuwe studenten 10. In samenwerking met een externe partij studieondersteuning aanbieden 11. Aan het begin van de maand en halverwege de maand op Facebook een agenda posten met de activiteiten die in een tijdsbestek van 4 weken plaatsvinden Targets 1. Het organiseren van minstens drie bedrijfsbezoeken en vijf lezingen/workshops 2. Het collectieve deelnemersaantal van alle activiteiten georganiseerd in bestuursjaar 2014-2015 verhogen met 10% ten opzichte van het bestuursjaar 2013-2014 3. Minstens twee activiteiten organiseren aan de hand van de inbreng van studenten en docenten 4. Het organiseren van twee Actisdagen om, naast het vergroten van de naamsbekendheid van de vereniging, per Actisdag minstens 50 studenten te vragen naar feedback en ideeën op en voor de activiteiten 5. Een percentage van minimaal 70% tevredenheid behalen van de studenten over de georganiseerde formele activiteiten Wanneer vier van de vijf targets behaald zijn, is de jaardoelstelling, HMV Actis wil haar activiteiten specifieker laten aansluiten op de behoeften van de studenten van het IMM, behaald. Verantwoordelijke functionaris(sen): voorzitter en intern coördinator B. Informele relatie aangaan Jaardoelstelling Het 24ste bestuur wil een informele relatie aangaan met haar leden. Net als vorig bestuursjaar wil het 24ste bestuur de drempel naar een informele relatie zo laag mogelijk houden. 6
Subdoelstellingen 2.1 Het stimuleren van het open deur beleid (zie target één) 2.2 Binding creëren door middel van informele activiteiten speciaal voor de leden (zie target één, drie en vier) 2.3 Social media gebruiken om interactie te creëren tussen het bestuur en haar leden (zie target twee) Maatregelen 1. Het organiseren van tenminste acht borrels en een eindfeest 2. Het organiseren van minstens drie actieve ledenactiviteiten 3. Gebruik maken van social media als Whatsapp, Facebook en Twitter om leden op de hoogte te houden en om de afstand buiten college uren te verkleinen 4. Elke tweede week van de maand, met uitzondering van vakantie en tentamenweken, een Bestuursdate (middagborrel) op kantoor organiseren waar de leden langs kunnen komen voor een drankje en een versnapering 5. De binnenlopende student en/of docent kunnen verzorgen met een hapje en een drankje 6. Tenminste twee anders dan al bestaande informele activiteiten organiseren Targets 1. Tijdens de Bestuursdate een gemiddelde opkomst van minimaal 15 personen exclusief het huidige HMV Actis-bestuur 2. Minstens twee keer per collegeweek een Facebook post en één keer per week een Twitterbericht plaatsen 3. HMV Actis wil een gemiddelde opkomst van 45 leden over al haar borrels 4. Minstens 20 informele ledenactiviteiten organiseren. Dit wordt gerealiseerd door zeven Bestuursdates, acht borrels, drie actieve ledenactiviteiten, twee informele activiteiten en een gala te organiseren Wanneer drie van de vier targets behaald zijn, is de jaardoelstelling, het 24e bestuur wil een informele relatie aangaan met haar leden, behaald. Verantwoordelijke functionaris(sen): secretaris en intern coördinator C. Relaties met externe partijen Jaardoelstelling HMV Actis wil de relaties met het IMM, de studentenorganisaties van de Hanzehogeschool en de sponsoren in stand houden en waar nodig verbeteren. Het afgelopen bestuursjaar zijn er een aantal complicaties ontstaan tussen het bestuur en externe partijen. Het 24ste bestuur wil deze relaties herstellen, goede relaties voortzetten en nieuwe relaties aangaan. 7
Subdoelstellingen 3.1 De relatie met het IMM verbeteren en onderhouden (zie target één, twee en drie) 3.2 Samenwerkingsverbanden onderhouden en aangaan met studentenorganisaties die handelen namens de Hanzehogeschool (zie target vier) 3.3 De relaties met sponsoren in stand houden, waar nodig verbeteren en nieuwe sponsoren werven (zie target vijf en zes) Maatregelen 1. Docenten op de hoogte houden van het reilen en zeilen binnen de vereniging door middel van een tweemaandelijkse nieuwsbrief 2. Een transparante communicatie tussen het 24ste bestuur en het IMM, door middel van mailingen en gesprekken 3. Een bestuurslid van HMV Actis gaat zich kandidaat stellen voor het IMR (Instituut Medezeggenschapsraad) 4. Het archiveren van sponsorbestanden in het nieuwe CRM-systeem 5. Een gala organiseren in het studiejaar 2014-2015 in samenwerking met andere studieverenigingen voor HG-studenten 6. Mogelijkheden verkennen tot het aangaan van samenwerkingsverbanden met de Summer School Project van de Hanzehogeschool 7. HMV Actis wil in het studiejaar 2014-2015 nieuwe sponsoren werven voor de vereniging Targets 1. Het 24ste bestuur wil bij minstens één instituutsdag aanwezig zijn 2. Dit studiejaar minstens vier nieuwsbrieven sturen naar docenten 3. Minstens 12 gesprekken met het IMM aangaan, waarin wij een update geven over de gang van zaken en het imago van zowel de vereniging als de student verbeteren 4. Drie evenementen organiseren samen met studentenorganisaties die handelen namens de Hanzehogeschool 5. Minstens 70% van de huidige sponsoren behouden tijdens het bestuursjaar 2014-2015 6. HMV Actis wil minstens twee nieuwe financiële sponsoren werven Wanneer vier van de zes targets behaald zijn, is de jaardoelstelling, HMV Actis wil de relaties met het IMM, de Hanzehogeschool en de sponsoren verbeteren, behaald. Verantwoordelijke functionaris(sen): voorzitter en extern coördinator 8
D. Commissiebeleid Jaardoelstelling Het continueren en verder uitbreiden van het commissiebeleid. Het afgelopen bestuursjaar zijn er contactmomenten tussen het bestuur en de commissies opgezet, deze contactmomenten wil het 24ste bestuur continueren en uit gaan werken. Subdoelstellingen 4.1 Communicatie tussen het bestuur en de commissies bevorderen om zo tot een goede samenwerking en goede resultaten te komen (zie target één) 4.2 Informatie-uitwisseling tussen commissies onderling bevorderen (zie target drie) 4.3 Het functioneren van de commissie optimaliseren door middel van het organiseren van workshops uitgevoerd door derden (zie target twee) Maatregelen 1. Een workshop communicatie en/of samenwerking organiseren voor de commissies 2. Het organiseren van een kennismakingsavond aan het begin van het studiejaar, om commissies kennis met elkaar en met HMV Actis te laten maken 3. Minimaal één keer per blok een CVV organiseren 4. Binnen twee weken na aanstelling van de commissies een CBF organiseren 5. Een CBU wordt naar eigen inzicht van de desbetreffende coördinator gehouden 6. In oktober minimaal twee dagen organiseren waarop studenten informatie kunnen krijgen over commissies en actief lid zijn 7. Een eindevaluatie afnemen onder de commissies wat betreft de samenwerking onderling en met het bestuur, waarbij twee leden van het bestuur aanwezig zijn 8. De eerste vergadering van elke commissie met oud leden en alle nieuwe leden van de desbetreffende commissie houden 9. Het aanmaken van minstens twee besloten social media groepen voor alle actieve leden 10. Commissies stimuleren om het gedeelde sponsoren- en sprekersportfolio te gebruiken en aan te vullen 11. Wanneer de commissies net van start zijn gegaan, neemt de extern coördinator contact op met alle commissies om ze uit te leggen hoe ze bedrijven moeten benaderen 12. De coördinator maakt na de bekendmaking van de commissies een Whatsapp-groep aan voor de commissie 9
Targets 1. Op basis van de eindevaluatie van de commissies over de samenwerking onderling en met het bestuur een score van gemiddeld een zeven of hoger halen op een schaal van één tot tien 2. Minstens één workshop organiseren die erop gericht is om het functioneren van de commissies te doen verbeteren 3. Minimaal vijf unieke samenwerkingsverbanden realiseren tussen commissies 4. HMV Actis wil in het bestuursjaar 2014-2015 minstens 35 actieve leden hebben Wanneer drie van de vier targets behaald zijn, is de jaardoelstelling, het continueren en verder uitbreiden van het commissiebeleid, behaald. Verantwoordelijke functionaris(sen): secretaris en intern coördinator 10
Hoofdstuk 2 Verenigingsdoelstellingen In dit hoofdstuk worden doelstellingen besproken die specifiek betrekking hebben tot de studievereniging HMV Actis. Deze doelstellingen zijn niet besproken in hoofdstuk 1 Jaardoelstellingen. 1. Elk kwartaal, conform het huishoudelijk reglement, wordt er een financiële controle gehouden door de kascommissie 2. De digitale database van de ledenadministratie en de donateurs wordt up-todate gehouden. Eens in de twee weken wordt hier een back-up van gemaakt op een externe schijf 3. Het digitaliseren van de documenten in de archiefkast, vanaf 2009 tot heden 4. Een activiteiten administratie bijhouden en onderhouden, zowel digitaal als hardcopy 5. Een sprekersportfolio digitaal bijhouden en onderhouden 6. Het onderhouden en indien mogelijk aanvullen van de alumnidatabase. Daarnaast alumni uitnodigen voor formele activiteiten via mail en LinkedIn 7. De huidige sponsoren en het netwerk hiervan behouden en verstevigen in dit bestuursjaar 8. Het verkrijgen van nieuwe sponsoren, waarmee een structurele en daarmee een stabiele en toekomstgerichte relatie wordt opgebouwd in 2014-2015 9. Het werven van tenminste 225 nieuwe leden 10. Het verkrijgen van tenminste 2500 euro aan sponsorgeld 11
Hoofdstuk 3 HMV Actis Dit hoofdstuk gaat over de missie, visie, externe omgeving en de organisatiestructuur van HMV Actis. De missie en de visie geven aan waar HMV Actis voor staat, de externe omgeving laat de externe partijen zien waarmee HMV Actis in contact is en ten slotte geeft de organisatiestructuur weer hoe de organisatie in de vereniging is opgebouwd. 3.1 Missie en visie HMV Actis Missie De missie van HMV Actis is de afstand, voor student, tussen opleiding en praktijk aan de hand van het gehanteerde marketingplatform te verkleinen. Het marketingplatform bestaande uit Hanzehogeschool Groningen (HG), bedrijven en studenten de mogelijkheid te bieden contact te leggen met het bedrijfsleven en derde instanties waar zij hun werkkring beogen te vinden. Daarnaast wil HMV Actis binnen de vereniging een informele sfeer creëren die zich uit in verschillende informele activiteiten. Visie HMV Actis wil voor de studenten van het instituut onmisbaar zijn, wanneer de student alles uit zijn/haar studie en studententijd wil halen. HMV Actis wil zorgen voor een goede en snelle start van zijn/haar studie en carrière, door de schakel te zijn tussen theorie en praktijk. HMV Actis wil dit bereiken door leden in contact te brengen met het werkveld en door studie gerelateerde activiteiten te organiseren. HMV Actis wil studenten en het instituut overtuigen van de waarde van de actieve student. HMV Actis wil een studievereniging zijn die naast het verenigingsbelang ook het persoonlijke belang van de leden in het oog houdt. 3.2 Externe partijen De omgeving waar HMV Actis werkzaam in is bestaat uit vijf externe partijen zoals weergeven in de figuur hieronder. 12
Studenten De studenten vormen de doelgroep waarvoor HMV Actis haar evenementen organiseert en waaruit HMV Actis haar leden werft. De Hanzehogeschool Groningen De Hanzehogeschool Groningen faciliteert de vereniging en tevens wordt er regelmatig samengewerkt bij evenementen. De contacten met de Hanzehogeschool zullen, indien mogelijk, verstevigd worden. Bedrijven Bedrijven zijn voor HMV Actis belangrijk. Zij kunnen benaderd worden voor sponsoring en verzorgen bij veel activiteiten het inhoudelijke gedeelte. Stichting Studenten Activiteiten (SSA) De SSA is de overkoepelende organisatie voor HG-studentorganisaties op de Hanzehogeschool. De SSA ondersteunt de studieverenigingen op verschillende gebieden, zo beheert de SSA bijvoorbeeld het HG-activiteitenfonds en voorziet zij in workshops voor studenten die een bestuursfunctie bekleden. Studieverenigingen De studieverenigingen zijn belangrijk voor HMV Actis omdat er met hen een samenwerkingsverband kan worden aangegaan. Zo is er in het verleden meerdere keren een gala georganiseerd in samenwerking met verschillende studieverenigingen. Tijdens vergaderingen van Stichting Studenten Activiteiten zal HMV Actis andere verenigingen ontmoeten. Tijdens deze vergaderingen zal er onder meer besproken worden tegen welke problemen andere verenigingen zijn aangelopen, hier kan HMV Actis van leren. 13
3.3 Organisatiestructuur HMV Actis 2014-2015 Het komende bestuursjaar zal de organisatie van HMV Actis eruitzien zoals is weergegeven in het onderstaande organogram. De leden vertegenwoordigen de hoogste macht binnen de vereniging. Tijdens de Algemene Leden Vergaderingen kunnen zij hun stem laten horen en verantwoorden het bestuur en de commissies het gevoerde beleid. Aangezien er drie Algemene Leden Vergaderingen zijn op jaarbasis (tenzij er een aanvraag is voor een extra Algemene Leden Vergadering) is het bestuur verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken. 14
Hoofdstuk 4 - Intern beleid In dit hoofdstuk worden de verschillende functies binnen het bestuur en de verschillende commissies binnen HMV Actis besproken. 4.1 Het bestuur Het dagelijks bestuur van HMV Actis bestaat het aankomende jaar uit vijf bestuursleden die allen een verschillende functie bekleden. Gezamenlijk zal het bestuur het organiseren van bedrijfsbezoeken, workshops, lezingen en het gala op zich nemen. De vijf functies worden in de volgende subhoofdstukken nader toegelicht. 4.1.1 Voorzitter De hoofdtaak van de voorzitter is om overzicht te houden over de gehele vereniging. De voorzitter is contactpersoon voor het IMM van de Hanzehogeschool, de Raad van Toezicht (RvT), studieverenigingen en SSA. De voorzitter leidt iedere week de bestuursvergadering (bv), één keer per blok een Commissie-Voorzitters-Vergadering (CVV) en één keer aan het begin van het jaar een Commissie-Bestuurs-Functie (CBF) voor alleen de voorzitters. De voorzitter is verantwoordelijk voor het opstellen van de agenda van de desbetreffende vergadering. Daarnaast zit zij de Algemene Leden Vergadering voor. De voorzitter heeft de intentie om samen met de intern coördinator deel te nemen aan de gala commissie. Daarnaast zal de voorzitter coördinator zijn van de almanak commissie en zal zij naar eigen inzicht contact momenten, Commissie-Bestuurs- Update (CBU), met hen hebben. De voorzitter is hoofdverantwoordelijke voor het opstellen van het beleidsplan, dit is samen met de rest van het bestuur gemaakt. Alles wat vastgesteld is in het beleidsplan, moet worden nageleefd en uit worden gevoerd. Het is de taak van de voorzitter om er voor te zorgen dat dit ook daadwerkelijk gebeurt. Tevens wordt er aan het begin van het jaar een jaarplanning opgesteld. Hierin worden alle activiteiten voor het aankomende bestuursjaar opgenomen, deze wordt door de voorzitter opgesteld in samenwerking met de andere bestuursleden. 4.1.2 Secretaris/vicevoorzitter De belangrijkste taak van de secretaris is het bijhouden van alle administratieve taken van HMV Actis. De secretaris is tevens vicevoorzitter, wat inhoudt dat zij de rechterhand van de voorzitter is en alle taken van de voorzitter overneemt indien zij afwezig is. De administratieve taken bestaan uit het notuleren tijdens de vergaderingen (bestuursvergaderingen, CBU s en CVV s), het ledenbestand bijhouden, alle bestanden archiveren, het bijhouden en het uitbreiden van het donateurs- en alumnibestand. Tevens zal de secretaris een sprekersportfolio bijhouden voor mogelijke activiteiten. Daarnaast is de secretaris verantwoordelijk voor het 15
archiveren van alle bestuurs- en commissienotulen. Ook zal zij de bestuursagenda bijhouden. Naast deze taken zal de secretaris verantwoordelijk zijn voor het contact en de communicatie met zowel actieve als passieve leden. De secretaris is samen met de intern coördinator voor deze leden de vertrouwenspersoon. Onder de communicatie naar alle leden toe wordt onder andere verstaan het versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen voor de Algemene Leden Vergadering en uitnodigingen versturen voor activiteiten. Ook stelt de secretaris e-mails op naar externe partijen en zorgt zij ervoor dat docenten een nieuwsbrief ontvangen. De secretaris zal in samenwerking met de intern coördinator Facebook en Twitter beheren. Naast alle administratieve taken, is de secretaris ook coördinator van de LezEx commissie. Zij zal naar eigen inzicht contact momenten, CBU, inplannen met de commissie. Eén keer, in het begin van het jaar, organiseert de secretaris een CBF voor alle secretarissen. De secretaris is er verantwoordelijk voor dat hier een agenda voor wordt opgesteld. Indien de voorzitter door omstandigheden niet aanwezig kan zijn, worden de taken overgenomen door de secretaris. Zij is dan ook, samen met de voorzitter en de penningmeester, tekenbevoegd. De secretaris heeft ook de verantwoording over het kamerbeheer en is verantwoordelijk voor het bijhouden en beheren van het HMV Actis archief. 4.1.3 Penningmeester De penningmeester is in eerste instantie verantwoordelijk voor het financieel gezond houden van de vereniging. Aan het begin van het jaar stelt zij de begroting op voor de vereniging en maakt zij de commissies wegwijs, om de penningmeester van deze commissies vervolgens zelf de begroting voor hun commissie op te laten stellen. Het is aan haar de taak om ervoor te zorgen dat de begroting wordt nageleefd. Minimaal eenmaal per kwartaal ontvangt zij de kascommissie om de boekhouding te controleren. Zij zal gedurende het jaar 2014-2015 de contributie van de leden en donateurs innen en draagt zorg voor het versturen van de contracten (sponsor contracten daargelaten). Ook het innen van entreegelden bij evenementen die door HMV Actis worden georganiseerd, is een zorg voor de penningmeester. De penningmeester is komend jaar coördinator van de PR-commissie en de congres commissie. Zij zal deze twee commissies ondersteunen en naar eigen inzicht zal zij contactmomenten, CBU, inlassen. Voor alle penningmeesters van de verschillende commissies organiseert zij een CBF. Zij zal hier zelf een agenda voor opstellen. Daarnaast controleert zij het gehele jaar alle penningmeesters. 16
De penningmeester is naast de voorzitter en secretaris ook tekenbevoegd voor de vereniging. 4.1.4 Intern coördinator De intern coördinator is verantwoordelijk voor de invulling en begeleiding van de commissies. Daarnaast zorgt hij voor het werven van nieuwe leden en actieve leden. De intern coördinator moet zorgen voor een herkenbare huisstijl en een positief imago van HMV Actis binnen de Hanzehogeschool Groningen en studieverenigingen. Ook is hij verantwoordelijk voor het praktijkpuntenbeleid. Samen met de secretaris is hij vertrouwenspersoon voor alle leden binnen HMV Actis. In het jaar 2014-2015 is de intern coördinator verantwoordelijk voor de buitenlandse reis commissie, de feestcommissie en de kennismakingscommissie. Hij zal naar eigen inzicht contactmomenten, CBU, inlassen met de verschillende commissies. De kennismakings commissie gaat pas later in het jaar van start. Daarnaast zal de intern coördinator, samen met de voorzitter, plaatsnemen in de galacommissie. Aan het begin van het collegejaar zal de intern coördinator een CBF inplannen, om zo alle gewone commissieleden op de hoogte te brengen van hun werkzaamheden. De intern coördinator stelt zich kandidaat voor de IMR (Instituut Medezeggenschapsraad). Samen met de secretaris draagt de intern coördinator zorg voor alle uitingen die op Facebook en Twitter worden geplaatst. Ook het plaatsen van de foto s van alle activiteiten valt onder de verantwoording van de intern coördinator. 4.1.5 Extern coördinator De extern coördinator onderhoudt de contacten met de huidige sponsoren en bouwt deze verder uit zodat er een goede relatie ontstaat tussen hen en HMV Actis. Daarnaast zal hij zich inzetten voor het werven van nieuwe sponsoren en relaties. De extern coördinator zal de huidige sponsoren en eventuele nieuwe sponsoren archiveren in het nieuwe CRM-systeem dat HMV Actis heeft toegepast. Ook zal de extern coördinator de website beheren en is hij verantwoordelijk voor alle uitingen die op de website worden geplaatst. Ook verzorgt de extern coördinator het promotiemateriaal voor de gehele vereniging. Het komende bestuursjaar zal de extern coördinator zich ontfermen over de career commissie. Hij organiseert naar eigen inzicht contactmomenten, CBU, met de career commissie. Daarnaast zal hij aan het begin van het jaar een CBF organiseren voor alle externen van de verschillende commissies. 17
Daarnaast zal de extern coördinator het beheer van LinkedIn op zich nemen en de bedrijven/sponsoren pagina op de website van HMV Actis. 4.2 Raad van Toezicht (RvT) Deze treedt op als adviserend orgaan, zal het bestuur controleren en is bevoegd om in te grijpen wanneer zij dat nodig achten. De RvT bestaat uit twee tot vijf ervaren HMV Actis leden die de vereniging een warm hart toedragen. Van de RvT wordt verwacht dat ze meedenken met het bestuur op strategisch niveau. De RvT en het bestuur zullen tenminste eenmaal per twee maanden samen vergaderen. 4.3 Commissies Binnen HMV Actis zijn een aantal commissies gedefinieerd: 1. Almanak commissie 2. Buitenlandse reis commissie 3. Career commissie 4. Congres commissie 5. Feest commissie 6. Gala commissie 7. Kennismakings commissie 8. Kas commissie 9. LezEx commissie 10. PR-commissie Het streven is dat de commissies worden opgevuld door minstens drie tot maximaal zeven personen. Het aantal commissieleden per commissie is afhankelijk van het aantal benodigde leden per commissie. In elke commissie worden in ieder geval de volgende functies vervuld: voorzitter, secretaris en penningmeester. Elk bestuurslid is verantwoordelijk voor één of meerdere commissies, deze zijn terug te vinden in het organogram in hoofdstuk 3.3. De verantwoordelijke uit het bestuur organiseert naar eigen inzicht en in overleg met de commissie, een CBU. Deze wordt in ieder geval gehouden met de coördinator van de commissie, de voorzitter van de commissie en minimaal één ander commissielid. De voorzitters van de commissies hebben minstens eenmaal per blok een CVV. Hierin kan een commissie contacten en kennis uitwisselen met een andere commissie. De notulen van de commissievergaderingen worden naar de coördinator en de secretaris gestuurd. De coördinator blijft hierdoor op de hoogte van de bezigheden en de secretaris moet de notulen archiveren. Aan het begin van het jaar wordt er een CBF georganiseerd door het bestuur. Dit zijn vergaderingen voor de uitzonderlijke functies binnen een commissie. Deze worden geleid door het desbetreffende bestuurslid. De selectieprocedure voor commissieleden gaat als volgt: de leden die geïnteresseerd zijn om actief te worden binnen een commissie van HMV Actis, worden uitgenodigd voor een kennismakingsgesprek bij het bestuur. Hierbij zal in ieder geval de intern coördinator aanwezig zijn en één of twee overige bestuursleden. Er wordt dan gekeken of de persoon in kwestie geschikt is als commissielid, of de functie die het lid wil gaan uitvoeren duidelijk is en of de 18