Selectielijst PACKED vzw Versie Datum Bewerkingen Auteur 1 21.08.2013 Eerste kladversie Alina Saenko 2 29.08.2013 Finale versie Alina Saenko
1. Algemeen bestuur 1.1 Statutaire documenten 1.1.1. Oprichting 5j / B Stukken m.b.t. de oprichting 1.1.2. Statuten / / / / 1.1.2.1 Statuten 5j / B 1.1.2.2 Wijzigingen 5j / B Ook aanvragen i.v.m. Raad van Bestuur, Algemene Vergadering, Dagelijks Bestuur 1.1.2.3 Publicatie Staatsblad 5j / B 1.1.2.4 Algemeen reglement 5j / B 1.1.2.5 Huishoudelijk reglement 5j / B 1.1.2.6. Arbeidsregelement 5j / B 1.2. Jaarverslagen en algemene overzichten 1.2.1. Beleidsplannen 5j / B 2
1.2.2. Actieplannen 5j / B 1.2.3. Jaarverslagen 5j / B 1.3. Raad van Bestuur 1.3.1. Notulen 5j / B Agenda s en verslagen 1.3.2. Samenstelling 5j / B Per jaar een ledenlijst 1.3.3. Werkstukken 5j / B 1.4.4. Briefwisseling 5j / B Uitnodigingen en volmachtbrieven 1.4. Algemene vergadering 1.4.1. Notulen 5j / B Agenda s en verslagen 1.4.2. Samenstelling 5j / B Per jaar een ledenlijst 1.4.3. Werkstukken 5j / B 1.4.4. Briefwisseling 5j / B Uitnodigingen en volmachtbrieven 3
1.5. Dagelijks bestuur 1.5.1. Notulen 5j / B Agenda s en verslagen 1.5.2. Samenstelling 5j / B Per jaar een ledenlijst 1.5.3. Werkstukken 5j / B 1.5.4. Briefwisseling 5j / B Uitnodigingen en volmachtbrieven 1.6. Personeelsvergaderingen 1.6.1. Notulen 5j / B 1.6.2. Samenstelling 5j / B 1.6.3. Werkstukken 5j / B 1.6.4. Briefwisseling 5j / B 4
1.7 Bijzondere vergaderingen 1.7.1. Notulen 5j / B 1.7.2. Samenstelling 5j / B 1.7.3. Werkstukken 5j / B 1.7.4. Briefwisseling 5j / B 1.8 Bijzondere briefwisseling 1.8.A1. Briefwisseling 5j / B 5
2 Administratieve werking en ondersteuning 3.1 Dagelijks beheer 2.1.1. Werkingssubsidies 5j / B Subsidieaanvraag, voorbereiding ervan, briefwisseling, rapportering enz 2.1.2. Samenwerkingsovereenkomsten 5j / B Contracten, beheersovereenkomsten, briefwisseling, documenten mbt samenwerkingen met DEN, FARO, de Vlaamse Overheid op het vlak van algemeen beleid, niet mbt een specifiek project 2.1.3. Lidmaatschap Tot einde contract 2.1.4. Verzekeringen Tot einde contract 5j V VSDC, ICOM, andere Belgische en internationale organisaties 5j V Per thema: bestuur, personeel, infrastructuur 3.2 Personeelsbeheer 2.2.1. Aanwerving 5j / V Vacature, sollicitatiebrieven 2.2.2. Personeelsdossiers en dienstverband / / / / 6
2.2.2.1. Staf (actieve en niet-actieve contracten) Minimum tot 5 jaar na einde contract Tot 100 jaar na de geboortedatum V Omwille van pensioenrechten 2.2.2.2. Vrijwilligers, stagiairs en jobstudenten (actieve en niet-actieve contracten) Minimum tot 5 jaar na einde contract / V 2.2.3. Loonfiches 5j 2j V 2.2.4. Vervoer 5j 2j V 2.2.5. Maaltijdcheques 5j 2j V 2.2.6. Ondersteunende diensten en organisaties (overeenkomsten en briefwisseling met het sociaal secretariaat) Tot einde contract 5j V 2.2.7. Documentatie ivm het personeelsbeheer (CAO, PC 329.01) Tot de nieuwe versie / B Bewaren na selectie 3.3 Financieel beheer 2.3.1. Boekhouding 5j / B Overeenkomst boekhouder, overeenkomst bank, briefwisseling, accountsrapporten 2.3.2. Financiële verantwoording / / / 7
2.3.2.1. Begrotingen 5j / B 2.3.2.2. Jaarrekeningen 5j / B 2.3.2.3. Winst- en verliesrekeningen 5j 2j V 2.3.2.4. Balansen 5j 2j V 2.3.2.5. Kas- en dagboeken 5j 2j V 2.3.2.6. Facturen (Aankoop, Verkoop) 5j 2j V 2.3.2.7. Bestelbonnen 5j 2j V 2.3.2.8. Onkostennota s 5j 2j V 2.3.2.9. Rekeninguittreksels 5j 2j V 2.3.3 BTW en belastingen 5j 5j B 2.3.4. Leningen 5j 5j B 3.4 Verwerving en beheer van infrastructuur 2.4.1. Algemeen beheer van het gebouw Tot einde contract 5j V Huurovereenkomst Selectie en eventueel bewaren indien historisch belang 8
2.4.2. Beheer van de infrastructuur 5j (na verloop garantie en einde afschrijfter mijn) 2j V Aankoop meubilair enz 3.5 Informatiemanagement 2.5.1 ICT 5j 2j V/B 2.5.2 Archiefbeheer Tot de nieuwe versie Overeenkomst internet? V na 7 jaar Licenties voor software? Opbouw en structuur database. B / B Definitieve versies van informatiebeheersplannen, archiefschema s, richtlijnen bewaren. 4 Basiswerking en activiteiten 3.1 Deelnemen aan werkgroepen en overlegplatformenµ Cultureel Erfgoedoverleg 5j / B Bewaren na selectie (administratie en financiële 9
Gebruikersgroep Cultureel Erfgoed en Auteursrecht 5j / B Bewaren na selectie (administratie en financiële AAT 5j / B Bewaren na selectie(administratie en financiële Memory of the world 5j / B Bewaren na selectie (administratie en financiële Congressen 5j / B Bewaren na selectie(administratie en financiële 3.2 Projecten 3.2.1. Europese projecten Tot 2 jaar na einde project 3.2.2. Vlaamse projecten Tot 2 jaar na einde project 3.2.3. Belgische projecten Tot 2 jaar na einde project / B Definitieve documenten/rapportering/verslag, Financiën (Subsidieaanvraag, facturen enz ), Briefwisseling...Bewaren na selectie (administratie en financiële / B Definitieve documenten/rapportering/verslag, Financiën (Subsidieaanvraag, facturen enz ), Briefwisseling... Bewaren na selectie (administratie en financiële / B Definitieve documenten/rapportering/verslag, Financiën (Subsidieaanvraag, facturen enz ), Briefwisseling... Bewaren na selectie (administratie en financiële 10
3.3 Loket Alfabetisch per klant 5j / B Bewaren na selectie (administratie en financiële 3.4 Betaalde dienstverlening Alfabetisch per klant 5j / B Bewaren na selectie (administratie en financiële 3.5 Organisatie van workshops en vorming Chronologisch 5j / B Bewaren na selectie (administratie en financiële 11
3.6 Promotie, pers, communicatie en publiciteit 3.6.1. Communicatie 5j / B Bewaren na selectie (nieuwsbrieven) 3.6.2. Publicaties in externe bronnen 5j / B Bewaren na selectie 3.6.3. Website 5j / B Bewaren na selectie 3.6.4. Pers 5j / B Bewaren na selectie (Tijdschrift, Programmaboekjes, Folders/flyers, Affiches,CD/DVD) (Persconferenties, Persmededelingen, Persknipsels/Recensies) 3.6.5 Huisstijl 5j / B Bewaren na selectie 4 Onderwerpsmappen en documentatie 4.1. Beleidsplannen van externen 5j / B Bewaren van stukken van historisch belang 12
4.2.Subsidieaanvragen van externen 5j / B Bewaren van stukken van historisch belang 4.3.Verslagen van externen 5j / B Bewaren van stukken van historisch belang 4.4. Artikels en publicaties van externen 5j / B Bewaren van stukken van historisch belang.. 13