CBPL-CPVP-12026862 Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer Dossier behandeld door : Rfta Van Nulfelen T; +32 (0)2 274 48 55 F: +32 (0)2 274 48 35 E-mall: rita.vannuffelen@prlvacy'commls6lon.be WKSO Ter attentie van de heer Chris Smits Secretaris-generaal Guimardstraat 1 1040 BRUSSEL VVKSO STAF/DOC/12/154 2012-10-31 Uw kenmerk Ons kenmerk SA2-DOS-2012-01830-002 Bïjlage(n) Datum \'?f[v Betreft: lokale onderhandelingscomltés en de WVP: vragenlijst Geachte heer Ik heb uw analyse m.b.t, WVP-vragen in verband met het lokale onderhandelingscomité (LOC) en het onderhandelingscomité van de scholengemeenschappen (OCSG) doorgenomen. Voor de duidelijkheid zal ik de door u gehanteerde indeling volgen en daar waar nodig preciseringen en/of opmerkingen aanbrengen. Rechtsgrond venverking persoonsgegevens van a/gemene aard Het is niet zo dat leden van een LOC die tevens werknemer zijn van het schoolbestuur automatisch als zijnde "geen derde" In de zin van de WVP, kunnen wonden bestempeld ten overstaan van persoonsgegevens vervat in personeelsdossiers. Krachtens artikel 1, 6, WVP moet als "derde" worden beschouwd de natuurlijke persoon die niet onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de verwerker, gemachtigd Is om de gegevens te verwerken. Als het lid van het LOC bijvoorbeeld de leraar wiskunde is, dan werkt hij weliswaar onder rechtstreeks gezag van het schoolbestuur, maar als leraar Is het met zijn taak om personeelsdossiers te behandelen. Hij is bijgevolg niet gemachtigd om persoonsgegevens in relatie tot Drukpersstraat 3^ B-lOOCi Brussel [ T *BZ (0)2 274 49 00 i G-maM commissionfrt'privocycommissiün be j Website UJUJUJ pnuocycammission.be V," ^feai' -J^ Ds Commissie, werantwoordeliike voor de verwerking, verwerkt uw persaönsgegawans.( ni doelslellmgen van inl-rn beheer, met name de vloll«behandaling vb" uw aangifle. klatht of uw verinekom inlichtingen en oak voor het opmaken van anonieme statistieken ovsr haar activiteiten Als blijkl dal het voor de beharjdeling van uw verïoek noodîàkhlyk is- kutinfn bepadlde gwa^-vpni aan iferden worden meegedeeld aan een bevoegde overheid, aan uvv wörtegeriwoordiger of oan de vardedigenda partij of zijn vertegenwoordiger U hebt recht op inlage alsmede, ln voorkomend g&vdl. u(i verbelering van uw persoonsgegevens Aanuullende Inbchlingen kan u bekomen bij het openbaar register dat door de Commissie gehouden wotdt
2/6 personeelsdossiers te verwerken en moet dus als een derde worden bestempeld. Als het lid van het LOC daarentegen tot de personeelsdienst van het schoolbestuur behoort, kan worden gesteld dat hij geen derde is. Er zal dus moeten gekeken worden naar de hoedanigheid van het betrokken lid om uit te maken of hij al dan niet als een derde is in de zin van artikel 1, 6, WVP. Voor wat een OCSG betreft, moeten de leden die werknemer zijn van een ander schoolbestuur dan dat van de persoon waarop de persoonsgegevens betrekking hebben, inderdaad als derden wonden bestempeld. Wanneer het lid werknemer is van hetzelfde schoolbestuur, geldt dezelfde opmerking als hiervoor m.b.t. LOC. Indien een LOC of een OCSG met het oog op de uitoefening van zijn toezichtstaak over persoonsgegevens moet kunnen beschikken, is elk verkozen lid ervan een legitieme ontvanger van die informatie, ongeacht of hij derde is of met. Artikel 5 bepaalt in welke gevallen persoonsgegevens mogen worden verwerkt. De verwerking van persoonsgegevens die geschiedt n.a.v. de uitoefening van de bij decreet voorziene toezichtbevoegdheid (LOC) en Inzagerecht (OCSG) is toelaatbaar zowel op basis van artikel 5, eerste lid, c), WVP als artikel 5, eerste lid, f), WVP. Rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens die bijzondere besciierming genieten Op het verbod van verwerking van gevoelige gegevens vermeld In artikel 6, 1, WVP en persoonsgegevens die de gezondheid betreffen (artikel 7, 1, WVP) bestaan Inderdaad een aantal uitzonderingen waarcinder diegene die door u wordt aangestipt: artikel 6, 2, b), WVP en artikel 7, 2, b), WVP). In hoeverre een LOC en een OCSG zich hierop kunnen benaepen zal moeten worden beoordeeld in het licht van de doeleinden waarvoor zij over een inzagerecht beschikken. Volledigheidshalve wordt in dit verband de aandacht gevestigd op artikel 7, 4, WVP dat bepaalt dat tkehoudens schriftelijke toestemming persoonsgegevens m.b.t. de gezondheid enkei mogen worden verwerkt onder verantwoordelijkheid van een beroepsbeoefenaar van de gezondheid. Het moet hier gaan om een vrije en geïnformeerde toestemming. In de context van een arbeidsrelatie kan dergelijke toestemming moeilijk ais vrij worden beschouwd. Voor wat gerechtelijke gegevens betreft is er inderdaad in de WVP geen rechtsgrond aanwezig op basis waarvan een LOC en een OCSG dergelijke gegevens mogen venwerken. Het gebruik (de
3/6 verwerking) van het Identificatienummer van het Rijksregister is slechts toegestaan voor zover de verantwoordelijke voor de verwerking over een machtiging beschikt. Finaliteit De bevoegdheden van een LOC worden omschreven in de artikelen 26 tot 37 van het decreet van 5 april 1995. Krachtens artikel 36 van dit decreet ziet een LOC toe op de toepassing van de sociale wetgeving en van de sociale en administratieve reglementeringen voortvloeiend uit de onden^ijswetgeving. Dit kan bestempeld worden als een welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doeleinde in de zin var artikel 4, 1, 2, WVP. M.b.t. een OCSG is er, voor zover kon worden vastgesteld, geen gelijkaardige bepaling In het decreet opgenomen. De problematiek van inzage in persoonsdossiers en de verwerking van persoonsgegevens komt wel aan bod in artikel 95 van de Codex van het Secundair Onderwijs: 'Wef lokaal comité (daarmee wordt hier een OCSG bedoeld) heeft inzagerecht in de administratieve dossiers van de scholengemeenschap met betrekking tot: l de aanstellingen voor doorlopende duur; 2 de vaste benoemingen; 3 de terbeschikkingstelling wegens ontstentenis van betrekking, de reaffectatie en wedertewerkstelling". Hieruit kan worden afgeleid dat een OCSG toezicht uitoefent op het naleven van de bepalingen m.b.t. de drie domeinen vermeld in dit artikel. Ook dit kan worden bestempeld als een welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doeleinde in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP. Proportionaiiteit Uit de memorie van toelichting blijkt dat men met het decreet van 5 april 1995, een wettelijk kader voor een afdwingbare regeling voor inspraak van de betrokken partners" in het vrij onderwijs wilde vervolledigend Een LOC (en bij uitbreiding een OCSG) zijn dus in de eerste plaats organen voor overleg en inspraak. De toezichtbevoegdheid van een LOC en een OCSG moet tegen deze achtergrond moet worden gezien. Het lijkt dus een casus-gebonden toezicht op basis van redelijke gronden (geen lichtzinnige verdenkingen) te betreffen zoals aangegeven in uw opties 2 en 4. Het zonder meer systematische ^ Vlaams Parlement, 1994-1995,stuk 703, nr 1, biz. 1-2.
4/6 Opvragen van gegevens uit personeelsdossiers (uw opties 1 en 2) is dus uit den boze wegens strijdig met het pndportionaliteitsbeginsei. Trouwens in het kader van een casus-gebonden toezicht kan er ook niet zomaar informatie uit de betndkken personeelsdossiers worden geput. Er zal vooreerst moeten worden nagegaan of dit toezicht niet ten volle kan worden gerealiseerd op basis van informatie van algemene aard. Pas wanneer dit niet mogelijk blijkt, kunnen uittreksels uit het personeelsdossier ter beschikking worden gesteld. Volledigheidshalve vestig ik de aandacht op het volgende: Het proportionaliteitsbeginsel Impliceert dat een LOC - wiens toezichtbevoegdheid ruimer geformuleerd is dan deze van een OCSG - alleen die gegevens venwerkt die in het licht van een voorgelegd probleem toereikend, ter zake dienend en niet overmatig zijn. Dit betekent dat gevoelige persoonsgegevens of persoonsgegevens betreffende de gezondheid slechts mogen worden meegedeeld en dus verwerkt voor zover het voorgelegde probleem verband houdt én met verplichtingen m.b.t. het arbeidsrecht én zij een relevant gegeven zijn In het licht van het behandelde probleem. Het toezicht van een OCSG viseert drie welomschreven domeinen. Dit betekent dat het alleen die gegevens mag verwerken die betrekking hebben op een probleem l.v.m. aanstellingen voor doorlopende duur, vaste benoemingen, terbeschikkingstelling, reaffectatie en wedertewerkstelling. Voor wat de OCSG betreft, wordt gewag gemaakt van Inzage in het administratief dossier, niet het personeelsdossier. In de memorie wordt evenmin van personeelsdossiers gewag gemaakt maar van dossiers van de scholengemeenschap. Deontoiogisciie aspecten Artikel 24 van het decreet van 5 april 1995 voorziet dat een LOC een huishoudelijk reglement opstelt dat onder meer de wijze van de mededeling van documenten regelt. Het Is geen overbodige luxe om in de marge hiervan de aandacht te vestigen op de WVP-verplichtingen die daaraan verbonden zijn.
5/6 Aangiftepiicht In dit verband vestig ik uw aandacht op artikel 52, derde lid, van het koninklijk besluit van 13 februari 2001 ter uitvoering van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. "De verwerkte persoonsgegevens mogen n/et langer worden bewaard dan nodig voor de personeelsadministratie en mogen alleen In het kader van de toepassing van een wets- of verordeningsbepaling of Indien nodig voor de verwezenlijking van de doelstellingen van de verwerking aan derden worden meegedeeld". De mededeling van persoonsgegevens aan een LOC of een OCSG vereist dus geen aanpassing van de aangifte. Bewaartermijn van de persoonsgegevens U venrt^ijst in dit verband terecht naar artikel 4, 1, 5, WVP krachtens hetwelk gegevens niet langer mogen worden bewaard dan nodig voor de verwezenlijking van het doeleinde waarvoor ze werden verkregen. Dit betekent dat van zodra een persoonsgebonden-dossier, geagendeerd op een vergadering van een LOC of een OCSG, definitief is afgehandeld (kan na 1 enkele vergadering zijn, kan meerdere vergadenngen in beslag nemen) de leden de persoonsgegevens die hen werden verstrekt, moeten vernietigen. De door u voorgestelde unifonne bewaartermijn van maximaal 12 maanden zal In een aantal gevallen manifest disproportioneel zijn. Sta mij toe een voorstel te doen: waarom in het huishoudelijk reglement niet opnemen dat n.a.v. de behandeling een persoonsgebonden dossier door een LOC of een OCSG uitdrukkelijk zal worden geacteerd wanneer het als definitief afgehandeld wordt beschouwd en daarbij de leden opdracht geeft om de hen meegedeelde documenten te vernietigen. Hiërarchie van de rechtsbronnen De WVP regelt op algemene wijze de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. Deze regeling wordt beschouwd als een minimumnorm. I^ Vlaamse decreetgever kan voor materies die tot zijn bevoegdheid behoren, afwijken van de bepalingen van de WVP voor zover ze een betere bescherming bieden.
6/6 Tot slot vestig ik er uw aandacht op dat, voor zover de schoolbesturen onder de toepassing vallen van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur, de bepalingen van dit decreet mogelijks een invloed hebben op het verkrijgen van persoonsgegevens door een LOC en een OCSG. Hopende u hiermee van dienst te zijn geweest^. Hoogachtend Willem Debeuckelaere Voorzitter ^ De huidige analyse wordt u meegedeeld op basis van de informatie waarover het secretanaat van de Commissie beschikt. ZIJ staat de stelling met in de weg die, in voorkomend geval, zou kunnen worden ingenomen door de Commissie als collegiaal orgaan.