Afspraken over personeelsdossiers Stichting Fluenta 25 januari 2006 1
Personeelsdossiers bij de Stichting Fluenta 1. Inleiding Het personeelsdossier speelt een belangrijke rol in de gesprekkencyclus van het integraal personeelsbeleid. Bij de Stichting Fluenta, wordt van iedere medewerker een personeelsdossier bijgehouden. 2. Wettelijk kader Personeelsadministraties vallen onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) en zijn vrijgesteld van aanmelding bij het College Bescherming Persoonsgegevens voor zover het gaat om verwerking van gegevens voor doeleinden zoals naam, adres, telefoonnummer, geslacht, geboortedatum en -plaats, bank- en gironummers, nationaliteit, opleidingsgegevens, gegevens omtrent functie, gegevens i.v.m. verlof, ADV, bevalling, ziekte, gegevens met het oog op het organiseren van personeelsbeoordeling en de loopbaanbegeleiding, etc. VOOR ZOVER DIE GEGEVENS BIJ DE MEDEWERKER BEKEND ZIJN! Daarnaast is in de Wet BIO (Beroepen in het Onderwijs) geregeld dat een werkgever een bekwaamheidsdossier aanlegt en bijhoudt. De Wet Verbetering Poortwachter stelt eisen aan het vastleggen van afspraken bij ziekte en reïntegratie. 3. De inhoud van het personeelsdossier. Onderstaand volgt een overzicht van de gegevens die in het personeelsdossier worden bewaard. Gegevens op basis waarvan de stand van zaken met betrekking tot het personeel en de verplichtingen kunnen worden geanalyseerd. (Beslissingen moeten altijd goed onderbouwd kunnen worden. Of het nu over een aanstelling, een salarisverhoging of een uitdiensttreding gaat). Formele, wettelijk verplichte documenten, correspondentie, verslagen van gesprekken en van afspraken die gemaakt zijn tussen de werknemer en de werkgever. Laatstgenoemde documenten zijn steeds ondertekend door de leidinggevende en/of een vertegenwoordiger van het bevoegd gezag en door de werknemer (voor gezien en/of akkoord). Een stamkaart 1) met daarop voor- en achternaam, voorletters, geboortedatum, adresgegevens, etc. Voor zover van toepassing een reïntegratiedossier 2) bij ziekte van een werknemer (conform Wet Verbetering Poortwachter). Verslagen van beoordelingsgesprekken. Persoonlijke Ontwikkelingsplannen (POP s). POP s worden gedurende 1 gesprekken cyclus op schoolniveau bewaard. De reden is dat de POP s bij Fluenta gericht zijn op ontwikkeling en niet op beheer. Na afloop van het gesprek wordt het oude verslag vernietigd en vervangen door het nieuwe exemplaar. Nog niet gerealiseerde afspraken uit het vorige POP worden overgenomen in de nieuwste versie. Verslagen van functioneringsgesprekken. De volledige verslagen worden op schoolniveau bewaard. Op het kantoor van Fluenta wordt een deel van het verslag bewaard. Dit deel bevat de datum waarop het gesprek heeft plaatsgevonden en de afspraken die bij het bevoegd gezag bekend moeten zijn. Bekwaamheidsgegevens zoals vastgesteld in de Wet BIO. Alle documenten zijn in een definitieve vorm in een logische volgorde en per onderwerp gerangschikt, gescheiden door tabbladen. 4. De situatie bij Fluenta. Zowel op het kantoor van Fluenta, als op de scholen zijn personeelsdossiers aanwezig. Dyade beschikt over de gegevens die nodig zijn om de salarisadministratie te voeren. Op de bijlage 1 is de archiveringsplaats van personeelsdocumenten vermeld. 5. Wijziging van school of werkgever. - Als een werknemer gaat werken bij een andere school binnen de Stichting, wordt het personeelsdossier op schoolniveau overgedragen aan de nieuwe school. Ter voorkoming van diefstal of verlies vraagt de directeur een schriftelijk ontvangstbewijs van de ontvangende directeur. - Zodra een personeelslid niet meer bij Fluenta in dienst is, wordt het personeelsdossier gearchiveerd bij het kantoor van Fluenta en worden de wettelijke bewaartermijnen toegepast. De schooldirecteur zorgt bij uitdiensttreding bij Fluenta van een personeelslid voor verzending van het personeelsdossier op schoolniveau naar het kantoor Fluenta. 14-4-2006 2
6. Voorkomen van dossiervervuiling. Zaken als adreswijzigingen, verlofbriefjes, briefconcepten e.d. maar ook uitslagen van psychologische tests of assessments verliezen na verloop van tijd hun waarde. Eén keer per jaar worden de dossiers opgeschoond (zie ook bewaartermijnen). 1) 2) Deze stamkaart is bij Fluenta digitaal beschikbaar in het programma filemaker. Ziekteverzuimgegevens worden door de directeur in het programma Verzuimmeester geregistreerd. 7. Bewaartermijnen Er is geen wettelijke termijn gesteld voor het bewaren van complete personeelsdossiers. Volgens de rijksarchiefinspectie wordt meestal een bewaartermijn gehanteerd van 75 jaar na de geboortedatum van het betreffende personeelslid. Dit hangt samen met de pensioenrechten. Niet alle stukken die zich in het personeelsdossier bevinden blijven gedurende zo n lange tijd relevant. Over stukken waaruit een vordering kan voortkomen (bijv. reiskostenvergoedingen en andere declaraties) is in het Burgerlijk Wetboek bepaald dat deze gedurende minimaal 7 jaar moeten worden bewaard. 8. Recht op inzage door de werknemer. De werknemer heeft er recht op zijn/haar gegevens in te zien en te corrigeren. Het recht op inzage geldt voor het gehele personeelsdossier. Belangrijke stukken die opgenomen worden in het personeelsdossier moeten door het personeelslid voor gezien en zo mogelijk voor akkoord ondertekend worden. Inzage in het personeelsdossier is mogelijk in het bijzijn van de direct leidinggevende of de personeelsfunctionaris. Een dossier wordt nooit uit handen gegeven. Een verzoek tot inzage moet binnen vier weken worden gehonoreerd. Dit is wettelijk zo geregeld. Gegevens kunnen alleen gecorrigeerd worden als deze feitelijk onjuist zijn. Als gegevens subjectief onjuist zijn (een werknemer is het bijvoorbeeld niet eens met de inhoud van gespreksverslagen) dan heeft hij/zij het recht om zijn/haar eigen versie aan het dossier toe te voegen. 9. Inzage en beheer. De algemeen directeur, de leidinggevende(n) van de werknemer en de personeelsfunctionaris hebben toegang tot het personeelsdossier. Op het kantoor van Fluenta worden de personeelsdossiers beheerd door het secretariaat. Op schoolniveau is de directeur hiervoor verantwoordelijk. De salarisadministratie (Dyade), de advocaat van de werkgever, de accountant van de werkgever en de Onderwijsinspectie hebben toegang tot een personeelsdossier voor zover dit voor de uitoefening van hun taak noodzakelijk is. De salarisadministrateur bijvoorbeeld mag dus niet de verslagen van de functionerings- en beoordelingsgesprekken inzien. 10. Verstrekking personeelsgegevens aan derden Gegevens mogen alleen aan derden worden verstrekt mits daarvoor schriftelijk toestemming is gegeven door het desbetreffende personeelslid. 11. Beveiliging Papieren personeelsgegevens worden bewaard in afgesloten kasten. Personeelsgegevens in computerbestanden worden afgeschermd met een wachtwoord. 12. Hoe nu verder? Voor de personeelsdossiers van werknemers die vanaf heden in dienst treden zal deze werkwijze worden gevolgd. Voor de personeelsdossiers van werknemers die in dienst zijn, zal vanaf heden deze werkwijze worden gevolgd. De eventueel nog ontbrekende gegevens in de personeelsdossiers de werknemers die in dienst zijn worden geleidelijk toegevoegd. Namens de werkgroep IPB van de Stichting Fluenta Margreet van Belzen, Januari 2006 14-4-2006 3
Bijlage 1 Archiveringsplaats personeelsdocumenten Rubriek Naam document Kantoor Fluenta Aanstellings- en persoonlijke gegevens Secundaire arbeidsvoorwaarden Functioneren / beoordelen Ziekte en arbeidsongeschiktheid (incl. reïntegratiedossiers) Verlof School Dyade Bewaartermijn Na beëindiging dienstverband Personeelsadvertentie 1 jaar Sollicitatiegegevens 1 jaar Aanstellingsformulier 7 jaar 2 ) Samenlevings/partnerschap 7 jaar 2) ) Loonbelastingverklaring (kopie) (origineel) Verklaring omtrent gedrag 1 jaar ZKOO formulier Diploma s, getuigschriften, 1 jaar diensttijdoverzicht Kopie geldig ID bewijs Uitslag psychologisch 1) onderzoek/assessment 1) Laatste salarisstrook (in ordner) 7 jaar Werkgeversverklaringen Benoemingsbrieven Mutatie 7 jaar 2) Akte(n) van 7 jaar 2) aanstelling/ontslag Aanstellingsbrief en 7 jaar 2) aanvullende arbeidsafspraken (Aanvullende) Mutatie 7 jaar 2) (salaris)afspraken Mutatieformulieren 3) 7 jaar Fietsplan 7 jaar 2 ) Spaarloon 7 jaar 2 ) Levensloopregeling Formulier reiskosten woon- 7 jaar 2) werkverkeer Overeenkomst studiekosten 7 jaar 2) -functioneringsgesprek 3 ) -beoordelingsgesprek 2 jaar -POP -formele gespr.notities/brieven -functieomschrijvingen -Ziekmeldingen -Rapportages arbodienst -Beoordelingen arb.ongeschiktheid -Reïntegratie-adviezen -Plan van aanpak -Meldingen UWV ` Registratie in verzuimmeester, daarnaast officiële documenten die ondertekend moeten worden in papieren dossier. Aanvragen buitengewoon 1 jaar verlof Overeenkomst spaarverlof? Aanvragen zwangerschapsen aanvragen en overeenkomsten ouderschapsverlof Tevens in aparte ordner BAPO-overeenkomst? 1) beperkte bewaartermijn tijdens dienstverband 14-4-2006 4
2) Er is sprake van een fiscaal aspect. 3) Als er loopbaanconsequenties, rechtpositionele en/of financiële consequenties zijn, wordt dit d.m.v. een mutatieformulier gemeld aan betrokken instanties. 14-4-2006 5