PRIVACYREGLEMENT PERSOONSGEGEVENS

Transcriptie

1 1. DOEL VAN DIT REGLEMENT In dit reglement wordt omschreven op welke wijze Op/maat en Werkpartner West-Friesland B.V. de persoonsgegevens van al de werknemers en cliënten behandelen, met in achtneming van hetgeen in de geldende privacywetgeving is bepaald.. INHOUD VAN HET REGLEMENT Begripsomschrijvingen Artikel 1 In dit reglement wordt verstaan onder: Werkgever Werknemer Cliënt Persoonsgegevens Personeels- en salarisadministratie / secretariaat / arbeidsontwikkeling Verantwoordelijke Beheerders Verwerkers van persoonsgegevens Derden Op/maat en Werkpartner West-Friesland B.V. Dampten NR Hoorn Elke man of vrouw die in dienst is van de werkgever. Elke man of vrouw die een re-integratietraject doorloopt bij de werkgever. Gegevens die herleidbaar zijn tot geïdentificeerde of identificeerbare werknemers en cliënten zoals in de wet bescherming persoonsgegevens. Een geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde administratie van persoonsgegevens van werknemers, alsmede een niet geautomatiseerde samenhangende verzameling van op verschillende werknemers en cliënten betrekking hebbende persoonsgegevens. De werkgever. HR-Manager Op/maat; Manager P&C Op/maat. Degenen die ten behoeve van de verwerking van persoonsgegevens door de verantwoordelijke zijn aangewezen, mits deze personen handelen onder het gezag van de verantwoordelijke. Een ieder, niet zijnde de werknemer, de verantwoordelijke, de verwerker of gemachtigde vallend onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker. 1 van 5

2 Doel en inhoud van de administratie Artikel Het doel van de personeels- en salarisadministratie en het secretariaat is de werkgever in staat te stellen te beschikken over gegevens van de werknemer en cliënt teneinde: a) te kunnen voldoen aan zijn verplichtingen jegens de werknemer en cliënt; b) gegevens te kunnen verstrekken aan instanties op grond van een wettelijke verplichting; c) te kunnen beoordelen of, en zo ja op welke wijze, de werknemer en cliënt voldoet aan zijn verplichtingen jegens de werkgever; d) in het algemeen het personeelsbeleid naar behoren te kunnen voeren. e) een archief- en documentbeheer te voeren, ofwel registratie van de ontvangst en verzending van documenten. Artikel 3 In de personeels- en salarisadministratie en bij het secretariaat kunnen gegevens betreffende de werknemer en cliënt als vermeld in bijlage 1 worden opgenomen. Herkomst van de gegevens Artikel 4 De in de administratie opgenomen gegevens zijn in principe afkomstig van de werknemer en cliënt. Voor zover zij niet van deze afkomstig zijn, wordt de herkomst van de gegevens vastgelegd. Het verstrekken van gegevens Artikel 5 1a. Uit de administratie worden slechts persoonsgegevens a tot en met m en p, als vermeld in bijlage 1, verstrekt aan personen (waaronder derden) die leiding geven aan, belast zijn met of noodzakelijkerwijs betrokken zijn bij de volgende activiteiten: a) de uitvoering van een voor de werknemer en cliënt geldende arbeidsvoorwaarden; b) de leiding aan de werkzaamheden van de betrokken werknemer en cliënt; c) de behandeling van personeelszaken; d) het vaststellen en doen uitbetalen van salarisaanspraken; e) de administratie betreffende aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van een dienstverband; f) de administratie voortkomend uit de afspraken in het re-integratietraject; g) de opleiding van betrokkene; h) de bedrijfsmedische zorg voor betrokkene;* i) de interne controle en de bedrijfsbeveiliging; j) verkiezing van de leden van het medezeggenschapsorgaan; k) de overgang van de betrokkene naar of diens tijdelijke tewerkstelling bij een ander onderdeel van het concern waartoe de verantwoordelijke behoort; l) het verlenen van ontslag; m) de administratie van de personeelsvereniging; n) het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen; o) het behandelen van geschillen en het doen verrichten van accountantscontrole; p) de uitvoering of toepassing van een (andere) wet van 5

3 1b. Voorts worden uit de administratie slechts persoonsgegevens a tot en met f, alsmede m, n en o als vermeld in de bijlage 1, verstrekt aan personen (waaronder derden) die leiding geven aan, belast zijn met of noodzakelijkerwijs betrokken zijn bij de volgende activiteiten: a) het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies ten behoeve van betrokkene; b) het berekenen, vastleggen en betalen van salarissen, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan of ten behoeve van betrokkene; c) een voor betrokkene geldende arbeidsvoorwaarde; d) de personeelsadministratie; e) het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van een dienstverband; f) de overgang van betrokkene naar of diens tijdelijke tewerkstelling bij een ander onderdeel van het concern waartoe de verantwoordelijke behoort; g) het verlenen van ontslag; h) het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen; i) het behandelen van geschillen en het doen verrichten van accountantscontrole; j) de uitvoering of toepassing van een (andere)wet.. Ook kunnen persoonsgegevens worden verstrekt aan een vakbond of een vakcentrale in het kader van de samenstelling van de kandidatenlijst ten behoeve van en voor zover nodig voor de verkiezing van de leden van het medezeggenschapsorgaan. De gegevens worden niet eerder verstrekt dan nadat het voornemen daartoe aan betrokken werknemer en cliënt of diens wettelijke vertegenwoordiger is mede gedeeld en deze gedurende een redelijke termijn in de gelegenheid is geweest het recht van verzet bij de verantwoordelijke aan te tekenen in verband met bijzondere persoonlijke omstandigheden. 3. Anderen ontvangen uitsluitend persoonsgegevens uit de administratie, wanneer een wettelijk voorschrift dat vereist, wanneer dat noodzakelijk is ter vrijwaring van een vitaal belang van betrokken werknemer dan wel na schriftelijke toestemming van de betrokken werknemer en cliënt. Recht van inzage en correctie Artikel 6 1. Op zijn verzoek wordt de werknemer en cliënt in kennis gesteld van de inhoud van de op hem betrekking hebbende persoonsgegevens in de administratie. Tevens wordt hem op zijn verzoek een opgave verstrekt van de herkomst van de betreffende gegevens, voor zover deze niet van hemzelf afkomstig zijn.. De beheerder stelt de werknemer en cliënt na diens verzoek in de gelegenheid het op hem betrekking hebbende deel van de administratie in te zien in aanwezigheid van een personeelsfunctionaris. Artikel 7 1. De werknemer en cliënt kan na kennisname van de op hem betrekking hebbende persoonsgegevens de verantwoordelijke met opgave van redenen schriftelijk verzoeken om (gedeeltelijke) aanvulling, verbetering, afscherming of vernietiging van bepaalde gegevens, indien hij van mening is dat die gegevens onjuist of onvolledig zijn, ten onrechte zijn opgenomen of ontbreken. De beheerder behandelt het verzoek.. Indien de beheerder een verzoek als bedoeld in het eerste lid inwilligt, zal verbetering, aanvulling of vernietiging van de gewenste gegevens zo spoedig mogelijk plaatsvinden. 3 van 5

4 3. Indien de beheerder een verzoek als bedoeld in het eerste lid niet inwilligt, stelt hij de werknemer en cliënt daarvan terstond schriftelijk in kennis. De kennisgeving bevat de gronden waarop het verzoek is afgewezen. 4. Van een beslissing als bedoeld in het derde lid kan de werknemer en cliënt herziening vragen bij de verantwoordelijke. Voor de beslissing van de verantwoordelijke is het bepaalde in het tweede en derde lid van overeenkomstige toepassing. 5. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk aan de werknemer en cliënt wordt bericht of dan wel in hoeverre aan het verzoek wordt voldaan. Waarborgen voor correct en zorgvuldig gebruik Artikel 8 1. De verantwoordelijke draagt zorg voor de nodige voorzieningen ter beveiliging van de administratie tegen verlies of aantasting van de gegevens evenals tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.. Gelijke plicht rust op de beheerder, die de apparatuur en/of de administratie onder zich heeft. Verwijdering en vernietiging van gegevens Artikel 9 Onverminderd het bepaalde in artikel 7 worden de in de administratie opgenomen gegevens betreffende de werknemer en cliënt uiterlijk vijf jaar nadat zijn werkzaamheden ten behoeve van de verantwoordelijke zijn beëindigd, uit de administratie verwijderd, tenzij de gegevens ingevolge een wettelijk voorschrift langer moeten worden bewaard. Slotbepalingen Artikel 10 In gevallen waarin het reglement niet voorziet beslist de werkgever, zo mogelijk na instemming van de ondernemingsraad. In spoedeisende gevallen informeert de werkgever de ondernemingsraad achteraf. Inwerkingtreding Artikel 11 Deze regeling kan worden aangehaald als Privacyreglement persoonsgegevens Op/maat en Werkpartner West-Friesland B.V. en treedt in werking op 1 juli 01. Namens het dagelijks bestuur, mr. drs. J.C. Meijers Algemeen directeur Eindnoot: *Art. 5 g. de medische dossiers vallen onder de verantwoordelijkheid van de ingehuurde bedrijfsarts(en). 4 van 5

5 BIJLAGE Gegevens van werknemer en cliënt die in de personeels- en salarisadministratie kunnen worden opgenomen: a) (voor)naam, voorletters, titel, geboortedatum, geslacht; b) gegevens betreffende adres en telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens; c) bank- en/of girorekeningnummer; d) een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a, b en c; e) geboorteplaats, nationaliteit; f) gegevens als bedoeld onder a, b, en c van de ouders, voogden of verzorgers van minderjarige werknemers en cliënten; g) gegevens met betrekking tot de functie of de voormalige functie alsmede betreffende de aard, de inhoud en de beëindiging van het dienstverband; h) gegevens betreffende gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen en stages; i) gegevens met het oog op de administratie van de aanwezigheid op de arbeidsplaats en de afwezigheid in verband met verlof, arbeidsduurverkorting, bevalling of ziekte met uitzondering van gegevens over de aard van de ziekte; j) gegevens betreffende de personeelsbeoordeling en de loopbaanbegeleiding, voor zover deze bij de werknemer en cliënt bekend zijn; k) gegevens, waaronder begrepen gegevens betreffende gezinsleden en voormalige gezinsleden van de werknemer en cliënt, voor zover die noodzakelijk zijn met het oog op een overeengekomen arbeidsvoorwaarde; l) gegevens, die in het belang van werknemer en cliënt worden opgenomen met het oog op de arbeidsomstandigheden; m) gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van salarissen, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan de werknemer en cliënt; n) gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies te behoeve van de werknemer en cliënt; o) andere dan de sub a tot en met n bedoelde gegevens, waarvan de opneming wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van wetgeving. 5 van 5