JAARVERSLAG 2014 WAT SURFMARKET REALISEERDE IN 2014
INHOUDSOPGAVE WAT SURFMARKET REALISEERDE IN 2014 1 Voorwoord 3 2 Hoofddoelstellingen en resultaten 5 2.1 Klantgerichte en kwalitatief hoogwaardige dienstverlening leveren 6 2.2 Cloud-ready maken van SURFspot 9 2.3 Instellingen ondersteunen bij de transitie naar de cloud 10 3 Software, clouddiensten en content 12 3.1 Ontwikkelingen in het aanbod software, clouddiensten en content 13 3.2 Naast bemiddelen ook diensten leveren 14 4 Samenwerking 15 4.1 Toetreding mbo tot SURF 17 4.2 Samenwerking met nationale partners 17 4.3 Samenwerking met internationale partners 17 4.4 Samenwerking binnen SURF 17 5 Personeel en organisatie 19 6 Financiën 23 6.1 Toelichting op de jaarcijfers 23 6.2 Balans 24 6.3 Winst- en verliesrekening 25 SURFmarket Jaarverslag 2014 SURFmarket bv Utrecht maart 2014 Uitgave: SURFmarket bv Kenmerk: 20151131
1 VOORWOORD In de SURF-organisatie, waar SURFmarket deel van uitmaakt, werken Nederlandse universiteiten, hogescholen, onderzoeksinstellingen en het middelbaar beroepsonderwijs nationaal en internationaal samen aan innovatieve ICT-voorzieningen voor onderwijs en onderzoek. > 3 SURFmarket Jaarverslag 2014 SURF kent naast SURFmarket nog twee andere werkmaatschappijen: SURFnet en SURFsara, die ieder hun eigen aandachtsgebied hebben. SURFmarket vervult de rol van ICT-marktplaats voor het Nederlandse hoger onderwijs en onderzoek en het in 2014 tot SURF toegetreden middelbaar beroepsonderwijs. SURFmarket zorgt voor interactie tussen de vraag van hoger en middelbaar beroepsonderwijs en het aanbod van ICT-leveranciers en uitgevers. Door bemiddeling en het faciliteren en uitvoeren van aanbestedingen komen overeenkomsten met speciale voorwaarden tot stand. SURFmarket regelt vervolgens het afsluiten en afrekenen van licenties en de distributie van en toegang tot de betreffende ICT-producten en -diensten (software, clouddiensten en content) via Mijn SURFmarket en SURFspot. Op het snel groeiende aanbod aan clouddiensten speelt SURFmarket in met passende oplossingen.
Om invulling te geven aan de (meerjarige) doelstelling een excellente ICT-marktplaats te zijn die klantgerichte en kwa litatief hoogwaardige diensten verleent, is in 2014 nauw samengewerkt met de Klankbordgroep Aanbesteden. Bij de totstandkoming en het onderhoud van specifieke raam- en bemiddelingsovereenkomsten voor software en clouddiensten is vraaggeïnspireerd gewerkt via zogenaamde linking pins : vertegenwoordigers van het netwerk van directeuren van universitaire rekencentra (CvDUR), de ICTmanagers van hbo-instellingen (COMIT) en van de UMC s (AcZie). Daarnaast is de kwaliteit van de klantenservices en online services verhoogd en zijn verbeteringen aangebracht aan Mijn SURFmarket. De reacties daarop zijn positief. en transparante sturing op SURF mogelijk. Tegelijkertijd wordt de samenwerking tussen de werkmaatschappijen gestimuleerd, terwijl ieders kracht in stand blijft. Ook de voorbereiding van gezamenlijke huisvesting van SURF, SURFnet en SURFmarket per januari 2015 maakten 2014 bijzonder. Met ingang van 2015 zijn de drie werkmaatschappijen op een centraal gelegen locatie in Utrecht gehuisvest (Hoogh Catharijne). Daarnaast is intensief samengewerkt aan de totstandkoming en oplevering van het SURF Meerjarenplan 2015 2018. SURFmarket draagt voor het eerst directe verantwoordelijkheid voor onderdelen uit het Meerjarenplan. SURFmarket ondersteunt de instellingen bij de transitie naar de cloud door het bieden van een interessant en direct voor consumenten toegankelijk cloudaanbod. Een belangrijke stap in de dienstverlening was de oplevering van cloud.surfspot, waarmee de consumentenwebwinkel SURFspot cloud ready is gemaakt en SURFmarket voor het eerst een gepersonaliseerd aanbod van clouddiensten kan leveren aan individuele eindgebruikers. Vanwege de goede ervaringen met cloud.surfspot.nl is besloten de hele webwinkelomgeving van SURFspot met dezelfde technologie te vernieuwen tot SURFspot 2 Plus. Het afgelopen jaar was voor SURF, en daarmee ook voor SURFmarket, een speciaal jaar. Om de samenwerking van de instellingen binnen SURF te versterken is besloten tot een nieuwe structuur, waarbij de samenwerking in SURF-verband als een coöperatieve vereniging is vormgegeven. Deze nieuwe structuur biedt de instellingen duidelijkheid over de verantwoordelijkheden van de werkmaatschappijen en maakt directe Dit jaarverslag beschrijft de belangrijkste resultaten en activiteiten van SURFmarket in 2014. De resultaten van de drie hoofddoelstellingen worden beschreven in hoofdstuk 2. Hoofdstuk 3 gaat in op de belangrijkste ontwikkelingen ten aanzien van software, clouddiensten en content. In hoofdstuk 4 zijn de samenwerkingsactiviteiten beschreven en hoofdstuk 5 gaat in op personeel en organisatie in 2014. Het laatste hoofdstuk bevat een presentatie van de jaarcijfers. De contractwaarde voor software kwam in 2014 uit op 22,7 mln (2013: 27,1 mln). Voor content bedroeg de contractwaarde 31,1 mln (2013: 37,2 mln). De omzet vanuit de webwinkel SURFspot kwam in 2014 uit op 2,6 mln (2013: 3,8 mln), bij een afzet van ruim 167.800 producten (2013: 149.000). Het financiële jaar 2014 is afgesloten met een resultaat van 69.775 na belastingen (2013: 65.636). Zowel het bruto omzetresultaat als de kosten over 2014 zijn nagenoeg gelijk aan die in 2013. 4 SURFmarket Jaarverslag 2014
2 HOOFDDOELSTELLINGEN EN RESULTATEN SURFmarket is de ICT-marktplaats van SURF voor het Nederlandse hoger onderwijs en onderzoek en het in 2014 tot SURF toegetreden middelbaar beroepsonderwijs. Namens de bij SURF aangesloten instellingen fungeert SURFmarket als inkoop- en dus ook als aanbe stedingsorganisatie. De primaire doelstelling van de organisatie is zorgen dat de acquisitie, het beheer en de distributie van ICT-producten en -diensten voor gebruik in het hoger onderwijs en onderzoek klantgericht en kwalitatief hoogwaardig gebeurt. > 5 SURFmarket Jaarverslag 2014
EXCELLENTE ICT-MARKTPLAATS De afgelopen jaren maakte SURFmarket een ontwikkeling door richting cloud servicebroker: een organisatie die instellingen en gebruikers zo goed mogelijk faciliteert bij het afnemen en gebruiken van clouddiensten. Voor de komende jaren ziet SURFmarket het realiseren van een excellent functionerende ICT-marktplaats als haar belangrijkste opdracht. Dat omvat meer dan het goed kunnen faciliteren van clouddiensten. SURFmarket wil samen met instellingen zorgdragen voor excellente dienstverlening op het gebied van ICT-producten en -diensten voor de veeleisende consument en invulling geven aan de rollen marktmeester en trusted advisor. Als marktmeester houdt SURFmarket continu zicht op wat er op de markt gebeurt, bewaakt het de kwaliteit van het aanbod en zorgt dat dit op de vraag aansluit. Als trusted advisor is SURFmarket een vertrouwenspersoon en adviseur voor de instellingen. Door voor de instellingen relevante data via de ICT-marktplaats te ontsluiten, helpt SURFmarket de instellingen zicht te krijgen op het ICT-gebruik binnen hun instelling en vorm te geven aan de transitie van een beheer- naar een regieorganisatie. SURFmarket spitst haar dienstverlening steeds meer toe op drie klant typen: consumerende, regievoerende en faciliterende klanten. Consumerende klanten kopen ICT in voor eigen gebruik (studenten en medewerkers); regievoerende klanten schrijven ICT voor aan een grotere populatie (zoals docenten); en faciliterende klanten kopen ICT in voor bijvoorbeeld een faculteit of gehele instelling (inkopers en ICT-managers). De hoofddoelstellingen van SURFmarket waren in 2014: klantgerichte en kwalitatief hoogwaardige dienstverlening leveren; cloud-ready maken van SURFspot; instellingen ondersteunen bij de transitie naar de cloud. 2.1 Klantgerichte en kwalitatief hoogwaardige dienstverlening leveren Naar aanleiding van het in 2013 gehouden klanttevredenheidsonderzoek zijn in 2014 diverse activiteiten uitgevoerd om de dienstverlening meer klantgericht en kwalitatief hoogwaardig te maken. Zo is bij de totstandkoming en het onderhoud van raam- en bemiddelingsovereenkomsten voor software en clouddiensten gewerkt met zogenaamde linking pins om invulling te geven aan vraaggeïnspireerd werken. Deze vertegenwoordigers van het netwerk van directeuren van universitaire rekencentra (CvDUR), de ICT-managers van hbo-instellingen (COMIT) en van de UMC s (AcZie) werden actief betrokken bij de contractbesprekingen van de tien belangrijkste overeenkomsten in 2014. Het is de bedoeling dat aantal in 2015 uit te breiden. Om het assortiment beter aan te laten sluiten op de wensen van de doelgroep zijn uitgangspunten bepaald op basis waarvan overeenkomsten die niet succesvol zijn sneller worden beëindigd. Het effect hiervan zal in 2015 tot uiting komen. 6 SURFmarket Jaarverslag 2014
Wegens gebrek aan populariteit bij de instellingen is in nauwe afstemming met de Klankbordgroep Aanbesteden besloten om het Dynamisch Aankoop Systeem (DAS) niet te continueren en op zoek te gaan naar een alternatief om de instellingen blijvend te ontzorgen op het gebied van aanbesteden. SURFmarket is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de door de instellingen af te nemen software en clouddiensten uit het kernpakket. Het betreft hier de consortiumovereenkomsten waarbij de aanschafwaarde de drempelwaarde voor Europees aanbesteden overschrijdt. Het door SURF geïnitieerde Juridisch Normenkader Cloud Services Hoger Onderwijs was in 2014 een belangrijk onderwerp voor zowel SURFnet als SURFmarket. Dit normenkader werd gehanteerd bij veel bemiddelingsovereenkomsten en overeenkomsten voor de aansluiting van clouddiensten op de samenwerkingsinfrastructuur SURFconext. Het bevat best practice clausules waaraan leveranciers van clouddiensten zich dienen te conformeren, vooral op het gebied van privacy. Daarbij geldt het principe van comply or explain. Ook het in SURF-verband ontwikkelde Informatiebeveiligingsbeleid draagt bij aan kwalitatief hoogwaardige dienstver lening. In 2014 is gewerkt aan het vergroten van de security awareness bij de medewerkers. Daarnaast is een externe consultant ingeschakeld om te helpen bij de inrichting van de verdere implementatie van het Informatiebeveiligings beleid binnen SURFmarket. Mijn SURFmarket kreeg diverse verbeteringen, in aansluiting op de wensen van de instellingen. De toevoeging van billing & metering -functionaliteit leidde tot positieve reacties. Instellingen krijgen daarmee geconsolideerd, via een dashboard, inzicht in de binnen hun instelling afgenomen en verbruikte diensten. Daarnaast werd specifiek aandacht besteed aan tijdige en heldere communicatie naar instellingen en eindgebruikers. Om de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen zijn de kwaliteitsnormen voor de klantenservices en online services scherper neergezet en nageleefd. Ook werd een helpdesksysteem (Topdesk) geïmplementeerd, waardoor vragen efficiënter en gestructureerder kunnen worden afgehandeld. Er werden nieuwe en verbeterde procedures opgesteld en er is continu aandacht besteed aan klantgericht werken. 7 SURFmarket Jaarverslag 2014
Nieuwe functionaliteiten van Mijn SURFmarket Sinds 2003 ben ik licentiecontactpersoon software en doe ik de licentieadmini stratie voor Hotelschool The Hague. Ik zorg ervoor dat licenties op tijd worden verlengd of opgezegd en dat de benodigde software wordt aangeschaft. Ook beantwoord ik vragen uit de eigen organisatie, meestal in overleg met de Licensedesk van SURFmarket. Sinds 2012 is de website van SURFmarket flink verbeterd. Het kunnen printen van het licentieoverzicht vanuit de licentieportefeuille was een groot gemis maar dat is tegenwoordig slechts een kwestie van downloaden of exporteren naar Excel of Word. Voor het bepalen van de totale kosten en de bijbehorende detail berekening is het doorzoeken van facturen niet langer nodig. Met de nieuwste functionaliteit Managementinformatie kan ik gegevens van zowel Mijn SURFmarket als SURFspot raadplegen en exporteren/printen. Ik kan makkelijk vergelijkingsoverzichten maken of een overzicht van lopende en aflopende licenties en de licentiekosten per kalenderjaar. En met de SURFspotgegevens erbij kan ik nu ook het koopgedrag van onze medewerkers en studenten monitoren. En dat alles is mooi en kleurrijk gevisualiseerd. Daarnaast gebruik ik Mijn SURFmarket regelmatig voor het opzoeken van nieuwe producten- en diensten informatie. Al met al ben ik super tevreden over de nieuwe functionaliteiten. Alles is nu heel overzichtelijk onder één dak te vinden. Rosa Mertosemito IT & Facility Services, Hotelschool The Hague 8 SURFmarket Jaarverslag 2014
2.2 Cloud-ready maken van SURFspot Cloud.surfspot, books.surfspot en branded stores Omdat de in 2007 ontwikkelde consumentenwebwinkel SURFspot niet in staat is om clouddiensten aan te bieden aan individuele gebruikers is daarvoor een tijdelijke oplossing ontwikkeld, gebaseerd op het opensource e-commerceplatform Magento. Deze winkel voor clouddiensten, cloud.surfspot, werd in het tweede kwartaal opgeleverd en bevat een gepersonaliseerd aanbod van clouddiensten voor individuele gebruikers met afrekenfunctionaliteit. Office 365/Student Advantage was een van de eerste clouddiensten die via cloud.surfspot afgenomen kon worden. Daarvan werden meer dan 14.000 exemplaren verkocht bij 20 instellingen. Cloud.surfspot kwam tot stand als onderdeel van het SURFworks-innovatieprogramma. Het aanbieden van digitale studieboeken via books.surfspot is stopgezet. Redenen daarvoor waren het beperkte assortiment aan digitaal beschikbare titels en het niet kunnen bieden van een onderscheidende prijs, mede vanwege BTW-wetgeving. Ook was er onvoldoende support bij instellingen en hun docenten voor het gekozen platfom. In het kader van het SURF Meerjarenplan 2015 2018 wordt een vervolg gegeven aan dit initiatief binnen het project Streaming studybooks waarbij wordt ingezet op een abonnementsmodel. De kennis en ervaring die is opgedaan in books.surfspot.nl zal hierin worden meegenomen. Het initiatief om voor een specifieke instelling onder SURFspot-label een verkoopkanaal in te richten ( branded store ), zoals in 2013 gebeurde voor de rechtenfaculteit van de Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR), werd eveneens stopgezet. Ondanks de positieve ervaringen met lawweb.surfspot besloot EUR hier in het studiejaar 2014 2015 geen vervolg aan te geven. Dat belemmerde de mogelijkheid om branded stores in te richten voor andere rechtenfaculteiten. In SURFspot 2 Plus krijgt het concept branded stores opnieuw een plaats. SURFspot 2 Plus en SURFspot 3.0 De consumentenwebwinkel SURFspot 2.0 dateert van 2007. Het verder oprekken van de levensduur door functionele eisen en wensen te realiseren binnen het bestaande platform is geen verantwoorde optie. In het jaarplan was gepland dat we in 2014 de strategie zouden bepalen voor SURFspot 3.0. Gezien de goede ervaringen met het opensource e-commerce-platform Magento is in 2014 besloten om naast de als tijdelijk bedoelde webwinkel voor clouddiensten cloud.surfspot versneld een nieuwe winkelomgeving voor het hele consumentenassortiment te realiseren onder de naam SURFspot 2 Plus. De nieuwe omgeving biedt extra functionaliteiten zoals de door instellingen veelgevraagde tweetaligheid en zal leiden tot een verbetering van de winkelbeleving. SURFspot 2 Plus wordt in maart 2015 opgeleverd. Het is nog steeds de bedoeling SURFspot verder te ontwikkelen van een webwinkel tot een platform waar klanten van SURFspot naast winkelfunctionaliteit ook aanvullende relevante informatie vinden over het assortiment en waar zij kennis en gebruikservaringen kunnen delen (SURFspot 3.0). Deze ontwikkeling is onderdeel gemaakt van het project Service Delivery Infrastructure (one-stop-shop) uit het SURF Meerjarenplan 2015 2018 en krijgt verder vorm in 2015. 9 SURFmarket Jaarverslag 2014
2.3 Instellingen ondersteunen bij de transitie naar de cloud In 2014 is de SURF Cloudstrategie 2015 2018 bepaald, als opvolger van de genoemde cloud first strategie. In 2013 heeft SURFmarket, vanwege het steeds meer op de markt beschikbaar komen van clouddiensten, de transitie ingezet naar de rol van cloudservicebroker: een organisatie die instellingen en gebruikers zo goed mogelijk faciliteert bij het afnemen en gebruiken van clouddiensten. Het wegnemen van drempels voor gebruik van clouddiensten is voor een belangrijk deel gerealiseerd door het bieden van een interessant en direct voor consumenten toegankelijk cloudaanbod via cloud.surfspot. Een andere manier om instellingen te ondersteunen bij de transitie naar de cloud is het vraaggeïnspireerd tot stand brengen van (nieuwe) raamovereenkomsten voor cloud diensten, zodat het aanbod optimaal aansluit op de vraag. Het portfolio van SURFmarket bevatte eind 2014 ruim 40 bemiddelingsovereenkomsten met clouddiensten. In 19 daarvan participeerden minimaal 2 instellingen. Hoewel het onderwerp cloud steeds meer op de agenda staat binnen het hoger onderwijs bleef daadwerkelijke afname van clouddiensten via SURFmarket door instellingen, studenten en medewerkers het afgelopen jaar achter bij de verwachtingen. Uitgangspunt van de nieuwe cloudstrategie, die tot stand kwam in samenwerking met SURFnet en SURFsara, is dat de instellingen nu kunnen kiezen uit drie leveringsmodellen via SURF: de public cloud, de communitycloud en een combinatie hiervan. In de nieuwe SURF Cloudstrategie wordt dus niet langer eerst in de public cloud gekeken, maar wordt het leveringsmodel gebaseerd op de behoeften van de instellingen. SURF brengt samen met early adopters eisen en wensen voor clouddiensten in kaart om zo het best passende leveringsmodel te kiezen. Het is de ambitie van SURF dat haar doelgroep in 2018 een substantieel deel van de behoefte aan clouddiensten via de werkmaatschappijen van SURF afneemt. De globale taakverdeling tussen de werkmaatschappijen is die van make (SURFsara), connect (SURFnet) en buy (SURFmarket). Enkele jaren geleden kozen de instellingen samen met SURF voor een cloud first -strategie. Daarbij was de keuze voor nieuwe applicaties gebaseerd op het afnemen van diensten uit de public cloud, tenzij deze daar niet beschikbaar zijn. In dat geval zouden de instellingen samen specifieke clouddiensten voor de sector beschikbaar stellen in een communitycloud, of uitkomen op private oplossingen. 10 SURFmarket Jaarverslag 2014
SURF Cloudstrategie 2015 2018 De afgelopen jaren zijn er via SURFmarket veel clouddiensten beschikbaar gekomen. Hoewel die voldoen aan de eisen en wensen van de instellingen ten aanzien van privacy en beveiliging, blijft de afname van clouddiensten door de ICT-afdelingen achter bij de verwachtingen. Onderzoekers, docenten en studenten maken privé wel veel gebruik van public clouddiensten, maar ICT-managers houden veel applicaties toch liever in eigen huis. Zij maken zich vooral zorgen over de vertrouwelijkheid van persoonlijke gegevens. De SURF Cloudstrategie 2015-2018, die tot stand kwam in samenwerking met SURFmarket en SURFsara, speelt veel meer in op de vragen van (groepen) instellingen. In intensieve samenwerking met early adopters brengt SURF eisen en wensen voor clouddiensten in kaart om zo het best passende leveringsmodel te kiezen. Dat kan een clouddienst zijn uit de public cloud ( buy ), waarvoor SURFmarket dan de overeenkomsten met de leveranciers verzorgt. Het kan ook een oplossing zijn die wordt aangeboden vanuit de veilige communitycloud ( make ), of een combinatie van die twee. De voorkeur van de instellingen bepaalt hoe het balletje rolt. We kijken bijvoorbeeld met zeven UMC s naar een alternatief voor hun Exchange-omgeving, en met een aantal universiteiten naar webservices waarmee onderzoekers en studenten een eigen website kunnen opzetten voor hun project. Walter van Dijk Programmamanager SURF Cloud, SURFnet 11 SURFmarket Jaarverslag 2014
3 SOFTWARE, CLOUDDIENSTEN EN CONTENT SURFmarket werkte in 2014 niet alleen aan de in het vorige hoofdstuk uitgewerkte hoofddoelstellingen, maar ook aan reguliere acquisitie-, beheeren distributieactiviteiten. > 12 SURFmarket Jaarverslag 2014
3.1 Ontwikkelingen in het aanbod software, clouddiensten en content In 2014 zijn 100 nieuwe of vernieuwde overeenkomsten afgesloten of ingegaan. Daarvan waren er ruim 60 voor software en clouddiensten en 35 voor content. Software en clouddiensten Op het gebied van software werden onder andere de consortiumovereenkomsten met Adobe, IBM (SPSS) en Microsoft vernieuwd. Deze overeenkomsten hebben een hoge participatiegraad en kennen een hybride model (gecombineerd lokaal gebruik en gebruik in de cloud). In het kader van het SURF-programma Digitale Leer- en Werkomgeving (DLWO) is een overeenkomst afgesloten met een nieuwe aanbieder, te weten Mindgame (educational security awareness game). Voor het programma Toetsen en Toetsgestuurd leren (TTL) zijn Turnitin, 12Change Xerte Online Toolkits (XOT) en Cirrus gecontracteerd. In Learning analytics is voorzien op basis van bestaande Business Intelligence contracten zoals die met IBM, SAP en 2AT. Om clouddiensten te kunnen leveren zijn SURFnet en SURFmarket de afgelopen jaren steeds nauwer gaan samenwerken. Clouddiensten van commerciële aanbieders en digitale content van uitgevers worden toegankelijk gemaakt via SURFconext. Van deze online diensten konden er eind 2014 (inclusief content) 47 via SURFmarket worden aangeschaft (2013: 40). Door de koppeling aan SURFconext kunnen gebruikers bij de instellingen veilig met hun instellingsaccount op deze diensten en content inloggen. SURFmarket verzorgt de hiervoor benodigde aansluitingsovereenkomsten, SURFnet de koppeling. Dat laatste gebeurde ook voor enkele clouddiensten waarvoor een instelling een eigen licentieovereenkomst heeft afgesloten met een leverancier. Voorbeelden van nieuwe clouddiensten die via SURFconext beschikbaar kwamen zijn Van Dale Online, Evalytics (een online evaluatietool voor het hoger onderwijs) en het Blue Billywig Online Video Platform voor het beheren, publiceren, converteren en analyseren van audiovisuele content. In totaal waren er eind 2014 209 bemiddelingsovereenkomsten van kracht, met 127 ICT-aanbieders. In vrijwel alle overeenkomsten is sprake van flexibiliteit, vaak zowel in looptijd als op groepsniveau. Op SURFspot waren eind 2014 156 instellingen aangesloten. Content SURFmarket is verantwoordelijk voor het acquireren, afsluiten en onderhouden van overeenkomsten met (wetenschappelijke) uitgevers. Dat gebeurt in opdracht van UKB (het consortium van universiteitsbibliotheken en de Koninklijke Bibliotheek) en SHB (het samenwerkingsverband van hogeschoolbibliotheken). Namens UKB werden 13 contracten verlengd. Eind 2014 waren 71 (2013: 78) bemiddelingsovereenkomsten actief met 60 (2013: 70) uitgevers. In overleg met de opdrachtgevers en op basis van de met hen opgestelde jaarkalenders werden onder meer de bemiddelingsovereenkomsten verlengd met Bio One, LexisNexis en Jstor. Ook vermeldenswaardig zijn de contracten met 13 SURFmarket Jaarverslag 2014
Springer Ebooks en databases, Cambridge University Press, Thomson Reuters en Lippincott Williams & Wilkins (Wolters Kluwer Health). De daling in het aantal afgesloten overeenkomsten ten opzichte van 2013 wordt deels veroorzaakt doordat de onderhandelingen met OUP Journals, Elsevier, Wiley, Springer, OUP Reference, Johns Hopkins en Annual Reviews nog niet waren afgerond, vooral vanwege verscherpte eisen ten aanzien van open access. 3.2 Naast bemiddelen ook diensten leveren MIJN SURFMARKET: Gemiddeld aantal unieke bezoekers per maand: 1.546 (Vergelijking met 2013 is niet te maken, omdat sinds vorig jaar alle openbare content van SURFmarket.nl is ondergebracht op SURF.nl); Bereik nieuwsbrief: 2.263 contactpersonen geabonneerd (2013: 2.184). SURFSPOT: Gemiddeld aantal unieke bezoekers per maand: 40.272 (2013: 40.549); Bereik nieuwsbrief: 5.347 studenten en 9.898 medewerkers geabonneerd (2013 resp. 9.120 en 12.125; Afname laat zich deels verklaren door opschoning van het bestand, daarnaast neemt de animo voor nieuwsbrief als informatiemiddel af. De doorklikratio ligt overigens relatief hoog op 6,6% (bench-mark: 3,5%)). Als gevolg van de veranderingen binnen SURF en het meer beleggen van de uitvoering bij de werkmaatschappijen, nam SURFmarket in 2014 de verantwoordelijkheid voor de repositorydienst voor open content Sharekit en de HBO Kennisbank van SURFshare over. Door deze wijziging bevat de ICT-marktplaats dus niet langer alleen het aanbod van ICT-leveranciers en uitgevers, maar ook diensten die SURFmarket zelf aanbiedt om de marktplaats te verrijken. Het gaat om diensten die (nog) niet door de markt worden geleverd en vaak een sectorspecifiek karakter hebben. Naar verwachting zal de vraag naar dit type dienstverlening toenemen. 14 SURFmarket Jaarverslag 2014
4 SAMENWERKING Samenwerking is voor SURFmarket onmisbaar. Alleen door samen op te trekken binnen en buiten SURF en door samen te werken met nationale en internationale organisaties, kan SURFmarket haar doelstellingen realiseren. > 15 SURFmarket Jaarverslag 2014
Toetreding mbo tot SURF In 2014 is de mbo-sector toegetreden tot SURF. Vooral de grotere mbo-instellingen hadden die wens al langer. Die beschikten al over een SURFnet-aansluiting en hadden dus ervaring met SURF. Nu kunnen alle mbo-instellingen gebruik maken van de diensten van SURFnet, SURFsara en natuurlijk ook die van SURFmarket. Zoals het afnemen van software en content via Mijn SURFmarket en SURFspot, en deelnemen aan gezamenlijke aanbestedingen. Ook clouddiensten zijn voor het mbo belangrijk. Essentieel daarbij zijn regie en een ontsluitingsmechanisme. Regie houdt in dat er goede producten en diensten beschikbaar zijn tegen de juiste licentievoorwaarden. Via SURFmarket hopen instellingen meer flexibiliteit te krijgen, zoals pay-per-use of de mogelijkheid tot kortlopende licenties. Als ontsluitingsmechanisme ontwikkelen we MBOcloud, een marktplaats waarin digitaal lesmateriaal en clouddiensten beschikbaar komen voor de mbo-instellingen en waar de samenwerkingsinfrastructuur SURFconext onderdeel van zal uitmaken. Om de mbo-instellingen voor te bereiden op de veranderingen heeft SURFmarket intakegesprekken gevoerd en zijn er productvergelijkingen gemaakt en kosten-berekeningen uitgevoerd. Dat is door de instellingen zeer op prijs gesteld. We zijn ook blij met de mogelijkheid om meer te kunnen samenwerken met het hoger onderwijs, bijvoorbeeld op het gebied van informatiebeveiliging. Veel van de problematiek is hetzelfde en niemand wordt er beter van als daarvoor in elke onderwijssilo aparte oplossingen komen. Jan Bartling Manager sambo-ict 16 SURFmarket Jaarverslag 2014
4.1 Toetreding mbo tot SURF In mei 2014 trad de mbo-sector toe tot SURF. Daardoor zijn alle diensten van SURFmarket, SURFnet en SURFsara beschikbaar voor het mbo en kunnen mbo-instellingen licenties voor software, content en clouddiensten afnemen van SURFmarket. In 2014 werd de dienstverlening aan deze nieuwe doelgroep voorbereid. In het vierde kwartaal werd een vijftal instellingen als pilot op SURFmarket aangesloten. In 2015 gaat de pilot over in reguliere exploitatie. van iaas-platformen. Ook participeerde SURFmarket in het Global Service Delivery (GSD) initiatief. Hoewel het voornemen was om samen met onder andere Internet2, Janet, AArnet en Nordunet een portfolio aan clouddiensten te realiseren, was er in 2014 alleen sprake van actieve kennisdeling. Op het gebied van content heeft SURFmarket samengewerkt in ICOLC-verband (International Coalition of Library Consortia), vooral door het uitwisselen van ervaringen en kennis van business modellen (inclusief open access). 4.2 Samenwerking met nationale partners In 2014 is een nieuwe partnerovereenkomst gesloten met APS IT-diensten en SLBdiensten, die respectievelijk het primair, voortgezet en middelbaar beroepsonderwijs bedienen. De overeenkomst kent een looptijd (met terugwerkende kracht) van 2013 tot en met 2017 en heeft betrekking op de samenwerking bij consortiumovereenkomsten. Met APS IT-diensten is overeenstemming bereikt over het continueren van de samenwerking voor SURFspot ten behoeve van basisonderwijs voor 2015. 4.3 Samenwerking met internationale partners 4.4 Samenwerking binnen SURF SURF Meerjarenplan 2015-2018 In 2014 heeft SURFmarket intensief meegewerkt aan het tot stand komen van het nieuwe SURF Meerjarenplan 2015 2018. Het is de ambitie van SURF om voor haar doelgroep ICTvoorzieningen te bieden die aansluiten bij de actuele behoefte van eindgebruikers en samen met de instellingen in te spelen op de enorme dynamiek in de ICT-ontwikkelingen. Het Meerjarenplan bepaalt de innovatieagenda van SURF en daarmee ook die van SURFmarket. Het is voor het eerst dat SURFmarket binnen een Meerjarenplan de directe verantwoordelijkheid draagt voor onderdelen uit het plan, en zich daardoor naast exploitatie- ook op deze wijze op innovatieactiviteiten richt. In Europees verband werkte SURFmarket met SURFnet aan vergaande samenwerking op het gebied van cloudcomputing. Dat gebeurde met onder andere Europese nationale onderzoeks- en onderwijsnetwerkorganisaties die zijn verenigd in GÉANT Association. De eerste resultaten zullen naar verwachting in 2015 zichtbaar worden via contracten met vendoren Cloudcomputing Op het gebied van cloudcomputing trok SURFmarket samen met de andere werkmaatschappijen op richting service providers. Ook is in samenwerking met SURFnet afstemming geweest met instellingen over de aanwezige cloudvraagstukken en de manier waarop SURFmarket daarbij zou kunnen 17 SURFmarket Jaarverslag 2014
INNOVATIEACTIVITEITEN VAN SURFMARKET IN SURF MEERJARENPLAN 2015 2018 Het realiseren van een one-stop-shop Gebruikers hebben behoefte aan geïntegreerde en laagdrempelige ICT-dienstverlening. Met de one-stop-shop geeft SURF invulling aan deze behoefte, in eerste instantie bij consumerende klanten, daarna ook bij faciliterende en regievoerende klanten. Het is de bedoeling dat alle ICT-voorzieningen, van commodity clouddiensten tot en met zeer geavanceerde toepassingen, eenvoudig en eenduidig toegankelijk zijn. faciliteren. Omdat het onderwerp cloud zo verweven is in de vele programma s van het SURF Meerjarenplan 2015 2018 werden de activiteiten van de SURF-taskforce Cloud afgerond en is de taskforce opgeheven. De nieuwe strategie is per 2015 de gezamenlijke verantwoordelijkheid van de werkmaatschappijen van SURF. Daarnaast werd aandacht besteed aan de verdere implementatie van het Juridisch Normenkader Cloud Services HO, de best practice clausules voor overeenkomsten met service providers en Service Level Agreements (SLA s). Het leveren van streaming studybooks Een aantrekkelijk aanbod van digitale studieboekenis een zeer actuele behoefte bij studenten en docenten. Omdat de markt hierin nog onvoldoende voorziet, werkt SURFmarket aan het via een abonnementsmodel beschikbaar stellen van streaming content op any device. Het faciliteren van open access Op het gebied van open access is de markt sterk in beweging. Het hoger onderwijs heeft via de VSNU en de Vereniging van Hogescholen en samen met OC&W een duidelijk open access-beleid bepaald. SURFmarket gaat een bijdrage leveren aan een naadloze transitie van het huidige abonnementsmodel naar het model van open access. Gezamenlijk accountmanagement Ook de samenwerking tussen SURFmarket en SURFnet op het gebied van accountmanagement werd het afgelopen jaar voortgezet. De afstemming met instellingen krijgt hiermee steeds meer één SURF-gezicht. Communicatie richting de instellingen gebeurde zoveel mogelijk gezamenlijk met de andere werkmaatschappijen van SURF, onder andere via SURF.nl. Het bijdragen aan efficiënte bedrijfsprocessen Bij instellingen groeit de behoefte om gezamenlijk op te trekken, gezamenlijk ICT te ontwikkelen en kennis te delen ten aanzien van hun bedrijfsprocessen, zodat deze zo efficiënt mogelijk kunnen plaatsvinden. SURFmarket gaat de instellingen daarbij ondersteunen en faciliteren. 18 SURFmarket Jaarverslag 2014
5 PERSONEEL EN ORGANISATIE In 2014 waren gemiddeld 48 personen (2013: 41 personen) werkzaam bij SURFmarket. Uitgedrukt in fte komt dat neer op gemiddeld 44,00 fte (2013: 39,10 fte). > DIRECTIE STAF INNOVATIE MANAGEMENT TEAM VENDOR MANAGEMENT TEAM CUSTOMER MANAGEMENT TEAM CHANNEL MANAGEMENT 19 SURFmarket Jaarverslag 2014
MAN-VROUWVERHOUDING 2014 per 31 december 2014 (2013: 44% vrouw, 56% man) 47% 47% 47% 53% vrouw man Organisatiestructuur Anticiperend op ontwikkelingen in de markt, binnen SURF en specifiek binnen SURFmarket is de organisatiestructuur in 2014 aangepast. Door de introductie van Innovatie Management kan sturing worden gegeven aan de innovatieactiviteiten en worden exploitatie en innovatie met elkaar in balans gebracht. Daarnaast zijn alle vendormanagementactiviteiten in één nieuw team samengebracht, waardoor efficiënter en slagvaardiger kan worden gewerkt. 5% 4% 3% 2% GEMIDDELD ZIEKTEVERZUIM 2014 2013 (percentage) 53% 53% 4,98 4 2,7 Gezamenlijke huisvesting Om invulling te geven aan het besluit om heel SURF met uitzondering van SURFsara op één plaats te huisvesten, stond 2014 in het teken van samen met SURFnet en SURF voorbereiden daarvan. Een gezamenlijk projectteam boog zich over de selectie en inrichting van het nieuwe kantoor, de gezamenlijke ICT-voorzieningen, en een gezamenlijk facilitair team. Per 2015 kan SURFmarket samen met SURFnet en SURF (inclusief SaNS Expertisecentrum) hiervan de vruchten plukken. De principes van Het Nieuwe Werken, zoals SURFmarket al hanteerde, zijn op de nieuwe locatie SURF-breed ingevoerd onder het label het SURF-werken. De kantoorruimte fungeert eveneens als ontmoetingsplek voor samenwerking met en binnen de doelgroep van SURF. 1% 0% 2012 2013 2014 20 SURFmarket Jaarverslag 2014