Control en Financiën Inkoop Services Standaard voor klachtenafhandeling voor Ondernemers Auteur(s) Kadaster Inkoop Services
November 2013 Control en Financiën Inkoop Services 1 van 13 Opdrachtgever: Kadaster Status Definitief Verspreiding www.kadaster.nl/web/over-kadaster/hoe-werkenwe/aanbestedingen.htm
Inhoudsopgave 1 Inleiding... 3 Begripsomschrijvingen... 3 1.2 Reikwijdte procedure... 3 2 Klachtenafhandelingsprocedure... 5 2.1 Waar... 5 2.2 Hoe... 5 2.3 Reactie... 5 2.4 Behandeling van de Klacht... 5 2.5 Vragen over gemelde Klacht... 6 Bijlage 1: Meldpunt Klachten... 7 Bijlage 2: Analoog melden Klachten...13
3 van 13 1 Inleiding Op 1 april 2013 is de nieuwe Aanbestedingswet in werking getreden. In de Memorie van Toelichting bij deze wet wordt vermeld dat er een klachtenregeling voor aanbestedingen komt. Het ministerie van Economische Zaken heeft een Advies klachtenafhandeling bij aanbesteding opgesteld. Deze is als basis gebruikt om een Kadaster klachtenprocedure op te stellen. Kadaster adviseert Ondernemer dan ook nadrukkelijk om kennis te nemen van het Advies klachtenafhandeling bij aanbesteding welke onder andere te vinden is op www.pianoo.nl/regelgeving/aanbestedingswet-2012/klachtafhandeling-bij-aanbesteden Begripsomschrijvingen a. Behandelaar: de door de Klachtencommissie aangewezen inkoopadviseur (zijnde niet de inkoopadviseur die de aanbesteding begeleidt) of aanbestedingsjurist die Klachten inhoudelijk onderzoekt en daarover rapporteert; b. Geïnteresseerden, de partijen die aanbedstedingsdocumenten hebben opgevraagd en/of ontvangen. c. Klacht: digitale melding op de site www.kadaster.nl/web/pagina/bkk.htm of analoge meldeing van een Ondernemer die belang heeft bij de aanbesteding aan het Kadaster, waarin de Ondernemer gemotiveerd aangeeft op welk(e) punt(en) hij het niet eens is met de aanbesteding of een onderdeel daarvan; d. Klachtencommissie: de Klachtencommissie bestaat uit de Manager Juridische Services en de Manager Inkoop Services van het Kadaster. e. Ondernemer: - een in een aanbesteding geïnteresseerde Ondernemer; - een (potentiële) inschrijver of (potentiële) gegadigde; - een onderaannemer van een (potentiële) inschrijver of (potentiële) gegadigde; - een brancheorganisatie of branchegerelateerd adviescentrum van Ondernemers; f. Rechtbank, de Rechtbank zoals deze staat vermeld in het aanbestedingsdocument van de aanbesteding waar de Klacht betrekking op heeft. 1.2 Reikwijdte procedure Deze procedure is beperkt tot Klachten die a. zien op een concrete overheidsopdracht afkomstig van het Kadaster; en b. betrekking hebben op aspecten van aanbestedingen die binnen de werking van de Aanbestedingswet 2012 vallen. Dit kunnen Europese aanbestedingen, nationale aanbestedingen en meervoudig onderhandse aanbestedingen zijn. De procedure ziet niet op Klachten over het aanbestedingsbeleid van het Kadaster. Een Klacht is geen verzoek tot het verkrijgen van inlichtingen over de aanbestedingsprocedure. Een verzoek om inlichtingen heeft een neutraal karakter en is gericht op verduidelijking. Vragen en verzoeken gericht op verduidelijking van de aanbestedingsprocedure dienen conform aanbestedingsdocumenten te worden ingebracht.
4 van 13 Het indienen van een Klacht schort de lopende aanbestedingsprocedure niet op. Een Ondernemer kan behalve bij het Kadaster haar Klacht ook kenbaar maken bij de Commissie van aanbestedingsexperts (www.commissievanaanbestedingsexperts.nl) en bij de Rechtbank. Indien de Ondernemer over het onderwerp van zijn Klacht een kort geding aanhangig maakt bij de Rechtbank of de commissie van aanbestedingexperts inschakeld, wordt de behandeling van de bij het Kadaster ingediende Klacht gestaakt.
5 van 13 2 Klachtenafhandelingsprocedure 2.1 Waar Een Klacht moet worden aangemeld bij de afdeling Bezwaren, Klachten en Kwaliteitsmetingen van het Kadaster. Een Klacht welke niet op www.kadaster.nl/web/pagina/bkk.htm is binnengekomen wordt niet als Klacht in behandeling genomen. 2.2 Hoe Een Klacht moet worden ingediend via internet conform de manier beschreven als in Bijlage 1. 2.3 Reactie Kadaster stuurt per omgaande een bevestiging dat de Klacht is aangemaakt. Vervolgens ontvangt u binnen 48 uur bericht met daarin het ticketnummer en de naam van de Behandelaar onder vermelding van telefoonnummer en e-mail adres. Kadaster zal het antwoord op een Klacht aan alle geïnteresseerde partijen versturen a. tenzij melder expliciet, met reden(en) onderbouwd, kenbaar maakt dat hij dit niet wil en/of b. het Kadaster, met reden(en) onderbouwd, beoordeelt dat de informatie niet openbaar wordt gemaakt. De Klacht wordt beantwoord in een Nota van Klachten waarin naast het antwoord ook de Klacht is opgenomen. In geval een Klacht alleen aan de melder wordt beantwoord dan zal het Kadaster indien informatie van toepassing is op alle Geïnteresseerden, de relevante informatie alsnog verstrekken aan Geïnteresseerden. In geval de Klacht niet ontvankelijk wordt verklaard wordt dit alleen aan de Ondernemer meegedeeld die heeft geklaagd. 2.4 Behandeling van de Klacht De Klacht wordt in behandeling genomen door een Klachtencommissie. De Klachtencommissie kan de afhandeling van een Klacht uitbesteden aan een Behandelaar. Een Klacht wordt niet in behandeldeling genomen, indien: 1. De Klacht niet is ingediend conform de manier beschreven als in Bijlage 1. 2. De Klacht niet binnen de reikwijdte van de procedure valt zoals beschreven onder paragraaf 1.2. Indien naar oordeel van het Kadaster de Klacht onvoldoende is gemotiveerd of indien er onvoldoende suggestie is gedaan voor inhoudelijke tegemoetkoming aan de Klacht, krijgt de Ondernemer een redelijke termijn om de Klacht te herformuleren.
2.5 Vragen over gemelde Klacht Datum 6 van 13 Vragen over gemelde Klachten kunnen worden gesteld aan de toegewezen Behandelaar onder vermelding van het ticketnummer.
7 van 13 Bijlage 1: Meldpunt Klachten Een Ondernemer dient zijn Klacht over een aanbesteding schriftelijk in te dienen bij de afdeling Bezwaren, Klachten en Kwaliteitsmetingen van het Kadaster, via internet te bereiken op onderstaand adres: https://www.kadaster.nl/web/pagina/bkk.htm Stap 1: U kiest voor een zakelijke klant (niet in bezit van een debiteurnummer).
8 van 13 Stap 2: Ik heb een Klacht over een product of dienst
9 van 13 Stap 3: U vult de gevraagde gegevens in. Stap 4: Bij Klacht product of dienst bij * Betreft, kiest u voor categorie aanbesteding
10 van 13 Stap 5: Bij Toelichting vult u volgende gegevens in: 1. Naam en het kenmerk van de aanbesteding; 2. Indien van toepassing een verwijzing naar het hoofdstuk, paragraaf of bijlage waar de Klacht betrekking op heeft; 3. Reden waarom Klacht niet bij Nota van Inlichtingen is ingebracht voor zover dit mogelijk is; 4. Een omschrijving van de Klacht; 5. Een suggestie voor de inhoudelijke tegemoetkoming aan de Klacht. 6. Contactperso(o)n(en) voor de Klacht aan de zijde van de Ondernemer ingeval dit een andere persoon is dan degene die het formulier invult. 7. Tenslotte klikt u op Bekijk
11 van 13 Stap 6: Vervolgens krijgt u een overzicht van uw Klacht: 1. Indien correct, klik dan rechts onderaan op versturen;
12 van 13 Stap 6: Afronding: 1. Indien u bovenstaand scherm krijgt en een melding in uw mailbox weet u dat uw klacht correct is aangekomen;
13 van 13 Bijlage 2: Analoog melden Klachten In geval Ondernemer geen mogelijkheden heeft om haar Klacht digitaal conform bijlage 1 te melden dan kan Ondernemer haar klacht analoog schriftelijk insturen naar onderstaand postadres. Kadaster t.a.v. afdeling BKK Postbus 9046 7300 GH Apeldoorn Onder vermelding van: 1. Naam en het kenmerk van de aanbesteding; 2. Indien van toepassing een verwijzing naar het hoofdstuk, paragraaf of bijlage waar de Klacht betrekking op heeft; 3. Reden waarom Klacht niet bij Nota van Inlichtingen is ingebracht voor zover dit mogelijk is; 4. Een omschrijving van de Klacht; 5. Een suggestie voor de inhoudelijke tegemoetkoming aan de Klacht. 6. Contactperso(o)n(en) voor de Klacht aan de zijde van de Ondernemer