Fietsplan Onderwijsbureau Meppel Inleiding Al enige tijd is het binnen de fiscale wetgeving mogelijk dat werkgevers onder bepaalde voorwaarden aan werknemers een fiets ter beschikking stellen of vergoeden. Belang De fiscale mogelijkheid is destijds ingevoerd om het gebruik van de fiets voor woon-werkverkeer te stimuleren. Niet alleen in het belang van het milieu, maar ook voor de lichamelijke gezondheid van het personeel. Daarnaast heeft de werkgever de mogelijkheid een extra secundaire arbeidsvoorwaarde te creëren. Uitvoering Om een fietsplan als werkgever te mogen hanteren dient overleg te worden gevoerd met de Belastingdienst. Om niet alle werkgevers met allerlei verschillende plannen dit te laten regelen, hebben wij dit fietsplan voorgelegd aan de Belastingdienst waarna het is goedgekeurd. Alle werknemers die in dienst zijn bij een bij het onderwijsbureau aangesloten werkgever kunnen hiervan gebruik maken. Uitgangspunt daarbij was dat het fietsplan de werkgevers geen geld kost, maar de werknemers wel geld oplevert en veel keuzevrijheid biedt voor de werknemers. Tevens moest het fietsplan eenvoudig zijn te begrijpen en toe te passen voor de werknemers met weinig administratieve lasten. Werkgevers die dit wensen, kunnen zelf een uitgebreider/ander fietsplan met de Belastingdienst afspreken. In hoofdlijnen De werknemer koopt zelf een fiets en heeft recht op een onbelaste vergoeding als betrokkene tenminste de helft van de werkdagen (per jaar) de fiets gebruikt voor woon-werkverkeer. Voorwaarden Betrokkene koopt een fiets met eventueel bijbehorende accessoires en fietsverzekering. De maximale vergoeding voor een fiets bedraagt 749 (incl. BTW), ongeacht of de aanschaf van de fiets hoger is. Naast de vergoeding voor de fiets wordt ook een vergoeding verstrekt voor de noodzakelijke accessoires met een maximum van 82 (incl. BTW) per jaar. o Onder noodzakelijke accessoires worden alleen verstaan zaken die bij uitstek voor de fiets bij woon-werkverkeer van pas komen, zoals: regenpak, fietstas, steun voor tas en een extra slot. Dus niet een kinderzitje of fietscomputer. Een eventuele fietsverzekering komt (volledig) voor vergoeding in aanmerking. Betrokkene betaalt de aankoop zelf. o Een eventuele inruilfiets verlaagt wel de aankoop maar niet de vergoeding. De op naam gestelde originele nota dient te worden overlegd. o Het maakt niet uit waar u een fiets koopt of welk merk u neemt, als maar door de verkoper uw volledige naam, adres, het merk en type/model fiets op de aankoopnota wordt vermeld. Daarnaast moet het door u te betalen bedrag voor de fiets worden vermeld en gespecificeerd de accessoires en verzekering. Betrokkene verklaart dat de fiets voor meer dan de helft van (een deel van) het woonwerkverkeer zal worden gebruikt. Versie 2007
o Het is niet noodzakelijk dat elke week voor meer dan de helft van de dagen van de fiets gebruik gemaakt wordt. U mag ook zomers elke dag fietsen en s winters op een andere wijze. Als u maar gemiddeld per jaar ten minste de helft van de werkdagen van de fiets gebruik maakt. o Indien de dagelijkse reisafstand minder dan 10 kilometer is, dan is, bij controle van de Belastingdienst, al snel aannemelijk te maken dat er ook van de fiets gebruik gemaakt wordt. Tussen de 10 en 30 km is dat al wat minder eenvoudig. Indien de afstand meer dan 30 km is dan is te verwachten dat u daarover vragen krijgt van de Belastingdienst. o Er is ook recht op vergoeding als slechts over een deel van de afstand woonwerk gebruik wordt gemaakt van de fiets. Bijv. bij fietsen naar station of carpoolplaats. Slechts 1 keer per 3 jaar mag uw werkgever u 1 fiets vergoeden. Vergoeding Als aan de voorwaarden is voldaan, komt voor vergoeding in aanmerking het bedrag dat de fiets u heeft gekost (dus zonder rekening te houden met inruil) plus de genoemde accessoires en verzekering. Uiteraard rekening houdend met de genoemde maxima. Als eigen bijdrage wordt 35 in mindering gebracht. De onbelaste vergoeding is gebaseerd op het principe: bruto = netto. Daarbij wordt het bruto bedrag van onderstaande uitkeringen voor de omvang van de fietsvergoeding als netto bedrag uitgekeerd. Bruto-uitkeringen die netto als fietsvergoeding mogen worden uitbetaald: vakantie-uitkering; algemene eindejaarsuitkering; eindejaarsuitkering voor onderwijsondersteunend personeel (OOP). Bovenstaande uitkeringen worden normaal bruto vastgesteld en na aftrek van inhoudingen netto uitbetaald. Het brutobedrag en de ingehouden loonheffing worden opgenomen op de jaaropgave t.b.v. de inkomstenbelasting. Door het brutobedrag netto uit te betalen vinden er twee wijzigingen plaats: 1. er vindt geen bijtelling plaats t.b.v. de jaaropgave. Het belastbaar loon wordt hierdoor derhalve lager dan normaal. Dit kan gevolgen hebben voor inkomensafhankelijke subsidies zoals huursubsidie en tegemoetkoming studiekosten; 2. netto wordt er meer uitbetaald dan normaal. Het brutobedrag wordt weliswaar netto uitbetaald, maar het normale bruto-netto komt te vervallen. Het netto voordeel is afhankelijk van het van toepassing zijnde percentage loonheffing bijzondere beloning (zie salarisspecificatie) in het jaar van verrekening. Het is dus niet zo dat de fiets volledig (netto) wordt vergoed. Wij zullen de fietsvergoeding verrekenen met de eerstvolgende uitkering(en), zodat de werknemer zo tijdig mogelijk het fiscale voordeel ontvangt, want hij heeft de fiets immers zelf betaald. Echter indien de betreffende uitkering(en) al zijn uitbetaald in dat jaar, dan kan het enige tijd duren voordat de fietsvergoeding kan worden verrekend. Indien de bruto-uitkering ontoereikend is om het volledige bedrag van de vergoeding te verrekenen, wordt het resterend bedrag afgedrukt op de salarisspecificatie en zal het met de komende uitkering(en) worden verrekend. Maanden waarin de betreffende uitkeringen betaalbaar worden gesteld: vakantie-uitkering in mei en de eindejaarsuitkeringen in december.
Voorbeelden van berekeningen vakantie-uitkering met en zonder fietsvergoeding van 749. Omschrijving Normaal bij 42% loonheffing Met fietsvergoeding en 42% loonheffing Normaal bij 52% loonheffing Met fietsvergoeding en 52% loonheffing Bruto vakantie-uitkering 2800 2800 3200 3200 Af: fietsvergoeding 749 749 Belastbaar loon 2800 2051 3200 2451 Af: loonheffing 1176 861 1664 1274 Netto vakantie-uitkering 1624 1190 1536 1177 Bij: fietsvergoeding 749 749 Af: eigen bijdrage fiets 35 35 Bijschrijving bank/giro 1624 1904 1536 1891 Voordeel 280 355 In deze voorbeelden is met fictieve getallen gewerkt. Bij de berekeningen geldt meestal ook nog de pseudopremie WW, maar die heeft nauwelijks invloed op het geschetste resultaat. Aandachtspunten Werknemers die tenminste 7,1 kilometer van hun werk wonen, hebben in principe recht op een vergoeding woon-werkverkeer. U blijft daar recht op houden als u met de fiets naar uw werk gaat en een fietsvergoeding van uw werkgever heeft gekregen. Tegenwoordig zijn er veel fietsen tegen stuntprijzen te koop. Hoe voordeliger u de fiets kunt kopen hoe gunstiger het voor u is. Immers over het aankoopbedrag krijgt u een bepaald percentage terug. Bij een goedkope (of tweedehands) fiets krijgt u minder terug, maar is per saldo vaak voordeliger. Vanwege het feit dat de fietsvergoeding een bepaald percentage van de aankoopprijs is en een eigen bijdrage van 35 in mindering wordt gebracht, levert de fietsvergoeding u niets op als alle in aanmerking komende kosten minder zijn dan ± 100. Het is niet mogelijk een fietsvergoeding te verstrekken als u bij een particulier een fiets koopt. Verrekening van de fietsvergoeding doen wij niet met het bruto loon omdat dat te veel gevolgen kan hebben. Indien bij controle van de Belastingdienst mocht blijken dat betrokkene ten onrechte voor de fietsvergoeding in aanmerking is gekomen, dan zal dat met betrokkene verrekend worden. Alle genoemde bedragen zijn gebaseerd op de bedragen die de Belastingdienst voor 2007 heeft vastgesteld. Procedure Werknemer koopt fiets en eventuele bijbehorende accessoires en verzekering en betaalt de nota zelf; vult bijgaande verklaring in waarop wordt verklaard dat de fiets voor het woonwerkverkeer wordt gebruikt; levert de verklaring plus de op naam gestelde originele nota( s) in bij de schoolcommissie of het bestuur.
Schoolcommissie of bestuur kopieert de nota('s) en waarmerkt de kopie(ën) (= kopie van origineel + paraaf); geeft de originele nota( s) terug aan de werknemer; tekent de verklaring en zendt die samen met de gewaarmerkte kopienota('s) naar het onderwijsbureau te Meppel. Onderwijsbureau Meppel stelt de hoogte van de fietsvergoeding vast; verzorgt de verrekening met de werknemer; legt verantwoording af aan de Belastingdienst. Met "schoolcommissie of bestuur" bedoelen wij dat de werknemer de verklaring inlevert bij de bestuursgeleding die het dichtst bij de werknemer staat, tenzij in uw stichting anders wordt overeengekomen.
Verklaring/aanvraag fietsvergoeding Naam werknemer Adres Postcode en woonplaats Werkzaam op de school Plaats school Hierbij verklaar ik op. -. 20. een fiets te hebben aangeschaft; in totaal.. (exclusief inruil) te hebben betaald, inclusief de eventuele bijbehorende accessoires en verzekering; dat voor deze fiets niet elders een aanvraag om vergoeding is of wordt ingediend; de op naam gestelde originele gespecificeerde nota(s) te hebben bijgevoegd. (Ik krijg die van het bestuur retour nadat een kopie is gemaakt); dat de fiets voor meer dan de helft van (een deel van) het woon-werkverkeer zal worden gebruikt; de enkele reisafstand van het traject waarop van de fiets gebruikt wordt gemaakt.. km is; kennis te hebben genomen van alle voorwaarden, regels en gevolgen die aan deelname zijn verbonden (Fietsplan Onderwijsbureau Meppel d.d. 10-01-2007). Op grond van deze verklaring verzoek ik in aanmerking te komen voor een fietsvergoeding. Ik verzoek de vakantie- en eindejaarsuitkering(en) bruto=netto uit te betalen voor het bedrag van de vergoeding waarop ik recht heb. Datum:. -. 20. Handtekening aanvrager: Aanvrager. Deze verklaring + originele nota s inleveren bij bestuur Als werkgever van bovengenoemde werknemer verklaar ik de originele op naam gestelde aankoopnota( s) te hebben gezien en voor de salarisadministratie een gewaarmerkte kopie (=kopie van origineel + paraaf) te hebben gemaakt. Datum:. -. 20. Handtekening namens bevoegd gezag: Bestuur. Deze verklaring + kopie(s)nota s zenden naar Onderwijsbureau Meppel, Postbus 91, 7940 AB Meppel