Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid Koning Albert II-laan 35 bus 33 1030 BRUSSEL Tel. 02 553 35 00 - Fax 02 553 35 84 zorg-en-gezondheid@vlaanderen.be http://www.zorg-en-gezondheid.be Verslag Datum 10 februari 2011 Aanwezig Voor het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid: Stefaan Marien (Business Expert Diensten voor Gezinszorg en aanvullende thuiszorg) Leen Potloot (Business Expert Diensten voor Gezinszorg en aanvullende thuiszorg & Diensten voor logistieke hulp) Dominique Dejonckheere (Programma Manager ICT) Marleen Martens (Projectleider) Voor de ICT-dienstenleverancier Smals: Cédric Bralion (projectleider) Marc De Meester (lead analist) Fabrice Claes (Architect) Voor de KSZ: Sante Broccolo Voor de diensten voor Gezinszorg/software leveranciers: Guide Aerts Alain Conings Bert Ceyssens Griselda Symons Marielle Van Ongevallen Veronique Wielfaert Mieke Thooft Murielle Vanthuyne Hilde Laeremans Luc Vangilbergen Jo Van Grunderbeeck Kristine De Lauw Myriam Charlier Ulrike Sevranckx Els Hereygers Eliane Buyle Tina Verstuyft Leen Van Straeten Kurt Sedeyn Dirk Schamp Evert de Boer Yannick Van der Speeten Danny Gerardi Chris Boens Onderwerp Technisch forum Vesta Dit verslag geeft enkel een overzicht van de opmerkingen en vragen die leiden tot specifieke actiepunten. Een volledig overzicht van de besproken elementen is terug te vinden in de presentatie zoals weergegeven. 1/5
1 Index 1 Index 2 2 Agenda 2 3 Gerelateerde documenten 2 4 Openstaande opmerkingen en vragen 3 4.1 Beantwoord op het technisch forum 3 4.2 Terugkoppeling op gestelde vragen die eerst verdere analyse vergen 4 4.3 Informatie die ter beschikking gesteld worden 5 2 Agenda Projectkader en doelstelling Projectorganisatie High Level Scope Cookbook, Datamodel Projectplanning en fasering Werkingsprincipes Praktische zaken 3 Gerelateerde documenten Presentatie technisch forum Vesta 10/02/2011 Cookbook met de functionele beschrijving van de webservices V2.04 WSDL en de XSD-schema van de webservices V2.04 Beschrijving datamodel dossierbeheer Deze zijn ook terug te vinden op http://www.zorg-en-gezondheid.be/technisch_forum_vesta/ Nota: Graag wil ik u informeren dat in de doorgestuurde versie van de XSD van ConsultClient nog een spellingsfout aanwezig was, het gaat wel degelijk over <<helpstoppingreason>> 2/5
4 Openstaande opmerkingen en vragen 4.1 Beantwoord op het technisch forum Omkadering: Alle werknemers van de erkende diensten voor gezinszorg en aanvullende thuiszorg en de diensten voor logistieke hulp moeten een inschrijvingsnummer krijgen, ook de logistieke personeelsleden en doelgroepwerknemers. Vraag: Moet alle poetshulp ingeschreven worden (inclusief de poetshulp die geen subsidies krijgen? Antwoord agentschap: Vandaag is voorzien dat alle poetshulp, die binnen de erkenning van de dienst voor gezinszorg en aanvullende thuiszorg valt, wordt ingeschreven in Vesta. Dit gebeurt naar analogie met gezinszorg waar ook verzorgenden (vb. sociale maribel, artikel 60) worden ingeschreven die niet gesubsidieerd worden. Omkadering: Tijdens de presentatie wordt in het kader van de berekening van de bijdrage (iteratie 2) verwezen naar FOD Financiën waar de gegevens opgehaald worden? Vraag: Wat gebeurt er met de invaliditeitsuitkeringen, deze komen niet van FOD Financiën? Antwoord agentschap: De invaliditeitsuitkering is een factor die van belang is bij de huidige bijdrageberekening. De parameters voor nieuwe regelgeving voor de automatische bijdrageberekening moeten nog vastgelegd worden. Vraag: Wanneer wordt er feedback gegeven van de evaluatie? Zijn er punten die meegenomen worden in dit project? (bv. Onduidelijke foutboodschappen) Antwoord agentschap: Deze feedback werd aan de vertegenwoordigers van de diensten gegeven in de stuurgroep van Vesta.. Op de stuurgroep van 12 oktober 2010 is afgesproken dat de VVDG aan de diensten en softwareleveranciers de vraag zou stellen welke foutboodschappen niet duidelijk zijn, en waarom diensten bij het uitvoeren van controles op volledigheid alle prestaties na het doorsturen naar Vesta opnieuw opvragen. De VVDG zal die informatie dan bundelen tegen de volgende stuurgroep (29 maart 2011). Vraag: Kunnen de diensten rekenen op flexibiliteit van het agentschap i.v.m. het doorsturen van prestaties? Antwoord agentschap: De diensten hebben voor het doorsturen van gegevens nu al 3 maanden de tijd (volgend op de maand waarop de gegevens betrekking hebben). Het draaiboek van Vesta stelt dat de diensten er moeten naar streven om 98% van de prestaties correct ingevoerd te hebben in Vesta op de twintigste van de tweede maand, volgend op de maand waarin die prestaties uitgevoerd werden. Het agentschap zal er rekening mee houden dat het streefdoel om 98% van de prestaties correct doorgestuurd te hebben op de twintigste van de tweede maand voor sommige diensten niet haalbaar is tijdens de eerste maanden van de overgang naar aanvullende thuiszorg. Vraag: Op welke manier kunnen er inschrijvingsnummers aangevraagd worden om te testen voor bijvoorbeeld logistieke medewerkers? Antwoord agentschap: In de acceptatieomgeving wordt er gewerkt met een geïnitialiseerde databank, waarbij basisgegevens die nodig zijn om te testen beschikbaar gesteld worden. Smals zal een reeks inschrijvingsnummers voorzien om te kunnen testen. 3/5
4.2 Terugkoppeling op gestelde vragen die eerst verdere analyse vergen Omkadering: Naar aanleiding van enerzijds de uitbreiding van Vesta en anderzijds de feedback van de diensten (uit de evaluatie: er moet een nieuw dossier gemaakt worden wanneer de feitelijke plaats van hulpverlening wijzigt; wanneer een dossier heropend wordt, gaat de historiek, met de reden van afsluiting, verloren) worden er wijzigingen doorgevoerd in het datamodel. Op het technisch forum werden de concepten dossier, actieve periode, hulpperiode, zorgprofiel en werkelijke bijdragen uitgelegd. Hierbij werd tevens gesteld dat een beperking zou worden ingevoerd nl. binnen een dienst mag een bepaald persoon (cliënt) maar één dossier hebben. De huidige gegevens in Vesta zouden op gepaste wijze gemigreerd worden om te voldoen aan deze eis. Bij de migratie van Smals worden de verschillende dossiers samengevoegd. Vraag: Is het een verplichting om te werken via 1 dossier of is dit een keuze die kan gemaakt worden? Indien dit een verplichting is van het agentschap, heeft dit grote impact op de ontwikkeling van de eigen software. Uit de opmerkingen van de diensten kunnen we het afleiden dat: - een aantal diensten reeds werken met één dossier per clïent ; - een aantal diensten werken met meerdere dossiers per cliënt en deze manier van werken in bepaalde gevallen willen blijven toepassen ; - na migratie tot een uniek dossier belangrijke informatie (dossiernummer) in de security logging verloren gaat (er zou minimum een verwijzing moeten blijven bestaan naar de oude dossiernummers om de security logging te garanderen). Antwoord agenschap: De beperking om voor een bepaald persoon (cliënt) binnen een dienst slechts één dossier te hebben vervalt. De huidige gegevens in Vesta worden (tijdens de migratie) enkel in overeenstemming gebracht met de nieuwe structuur. Indien er voor een persoon (cliënt) meerdere dossiers bestaan binnen een dienst blijft dit na de migratie behouden. Op deze manier kan de security logging gegarandeerd worden. De nieuwe webservices laten de diensten toe zelf te kiezen op welke manier zij hun dossiers beheren. Indien een dienst beslist om telkens een nieuw dossier te openen wanneer hij hulp aanbiedt aan een cliënt, dan wordt dit toegelaten. Indien een dienst beslist om een uniek dossier te beheren, dan volstaat het dat hij een nieuwe actieve periode aanmaakt binnen een bestaand dossier, geïdentificeerd door het dossiernummer. Indien een dienst beslist om "gemengd" te werken, dan wordt dit ook toegelaten. Dit betekent dat een dienst meerdere dossiers kan hebben voor een bepaalde persoon (cliënt), waar per dossier meerdere actieve periodes kunnen bestaan. Per dienst kan er echter op elk ogenblik slechts één actief dossier per cliënt zijn. De bijkomende beperking wordt opgelegd dat, over alle dossiers van een cliënt bij een dienst, de actieve periodes chronologisch opgebouwd moeten worden. Dit houdt in dat de begindatum van een nieuwe actieve periode binnen een dossier van een cliënt bij een dienst groter moet zijn dan de einddatum van de vorige meest recente actieve periode die bestaat binnen een van de dossiers van die cliënt bij die dienst. Indien een cliënt een ander dossier heeft bij een andere dienst worden de actieve periodes van dat dossier niet in rekening gebracht bij bovenstaande controles. Er wordt opgemerkt dat een dossier niet meer wordt afgesloten. In het nieuwe systeem wordt een actieve periode afgesloten. Het dossier blijft bestaan waarbinnen op een later tijdstip een nieuwe actieve periode kan aangemaakt worden. In dit kader werden ook 4.3 Relatie Persoon-Dossier en 4.5 Relatie Dossier-Actieve periodes in het document Datamodel-Dossierbeheer aangepast. 4/5
Omkadering: Iedere software moet een security logging voorzien (wie heeft wat en wanneer geconsulteerd). Het loggen is een verplichting vanuit de Commissie ter Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer en is een verantwoordelijkheid van de diensten om deze logging uit te voeren en gedurende 10 jaar bijgehouden worden. Vraag: Als verschillende dossiers over een zelfde cliënt worden samengevoegd binnen de migratie, dan kunnen de diensten de security logging niet garanderen, om de security logging te garanderen dient er minimum een verwijziging te zijn naar de oude dossiers. Antwoord agentschap: De huidige gegevens in Vesta worden tijdens de migratie enkel in overeenstemming gebracht met de nieuwe structuur zodat de security logging gegarandeerd blijft. Opmerking softwareleverancier / dienst bij slide belangrijkste mijlpalen van iteratie 1 : De voorgestelde testperiode is te kort. Antwoord agentschap: Gezien de laatste ontwikkelingen omtrent milestones van iteratie 2, is er inderdaad ruimte om de testperiode van iteratie 1 te verlengen. Het agentschap is akkoord dat de testperiode verlengd wordt met 3 maanden, maar vraagt wel expliciet aan de softwareleveranciers /diensten om het melden van bugs in Jira niet uit te stellen tot het einde van de toegestane testperiode. Opmerking softwareleverancier / dienst bij slide Veiligheidsgegevens m.b.t. verklaring die personeelsleden moeten ondertekenen i.v.m. de veiligheid en vertrouwelijkheid Deze dienst hoort voor de eerste maal dat er een dergelijke overeenkomst zou moeten ondertekend worden. Antwoord agentschap: Deze informatie werd reeds eerder door het agentschap doorgegeven, met name op de infonamiddag van Vesta (08/01/2008) en op het technisch forum bij de start van Vesta (13/02/2008). De presentatie zoals voorgesteld op de infonamiddag werd ook bezorgd aan alle diensten. Diensten die dergelijke overeenkomst nog niet hebben, moeten dit in orde brengen voor hun personeeleden, in samenwerking met hun veiligheidsconsulent. 4.3 Informatie die ter beschikking gesteld worden Het agentschap heeft de presentatie ondertussen beschikbaar gesteld op het portaal. Een handleiding van Jira, alsook een overzicht van de nieuwe typecodes zullen ook ter beschikking gesteld worden op het portaal. Op vraag van de diensten / softwareleveranciers zal ook de volgende informatie op het portaal beschikbaar gesteld worden: conceptueel datamodel, beperkt tot de wijzigingen betreffende dossierbeheer (ondertussen reeds beschikbaar gesteld op het portaal) logisch datamodel Beschrijving van de migratie 5/5