Omzendbrief BZ 201413 Aan lijnmanagers en personeelslen diensten Vlaamse overheid, zoals gefinieerd in Vlaams personeelsstatuut 1 3 januari 2006 Datum: 16 mei 2014 Viceministerpresint Vlaamse Regering en Vlaams minister Bestuurszaken, Binnenlands Bestuur, Inburgering, Toerisme en Vlaamse Rand Arenbergstraat 7, 1 000 Brussel Tel. 02 552 69 00 Fax 02 552 69 01 kabinet.bourgeoisvlaanrenbe Betreft: plaats en tijdsonafhankelijk werken Deze omzendbrief vergt omzendbrief PEBE/DVO/2006/9 Modaliteiten tot regeling structureel telewerk 18 augustus 2006 1. Toepassingsgebied Deze omzendbrief is toepassing op personeelslen diensten Vlaamse overheid (DVQ), zoals gefinieerd in Vlaams personeelsstatuut 1 3 januari 2006 (VPS) 2. Definities In ze omzendbrief wordt verstaan onr plaats tijdsonafhankelijk entiteit: standaardbedrijfslocatie onafhankelijk werken: werken op om even welke plaats die voor arbeid geschikt is. Personeelslen kunnen op verschillen plaatsen werken; werken: werken zonr dat personeelslid gebonn is aan een werkrooster, waarbij niet uren waarop personeelslid werkt, belang zijn, maar wel resultaat dat personeelslid behaalt; entiteit, raad of instelling zoals bedoeld in artikel 1 2 VPS adres (sub)entiteit personeelslid www.vlaanren. be/regering
2 3. Organisatie bre principes De Vlaamse overheid heeft ambitie om een dynamische en flexibele organisatie te zijn en tegelijk een aantrekkelijke werkgever Deze omzendbrief is een nieuwe stap om ze ambitie verr te realiseren Het plaats en tijdsonafhankelijk werken moet een belangrijke plaats innemen in dagdagelijkse werking Vlaamse overheid. De focus ligt daarbij nog meer op leveren prestaties en op behalen resultaten. Om ambitie een flexibele werkgever waar te maken, zijn vernieuwen werkvormen waar mogelijk en opportuun norm. Daartoe moeten HR instrumenten en systemen meer en beter inspelen op maatschappelijke en tech nologische ontwikkelingen Een innovatieve en flexibele arbeidsorganisatie neemt gepaste initiatieven om beschikbaarheid, betrokkenheid en creativiteit haar personeelslen voortdurend te verbeteren. Het principe is dat personeelslen zo veel mogelijk plaats en tijdsonafhankelijk kunnen werken. Op vlak arbeidsvoorwaarn, werkbelasting en arbeidsduur, prestatienormen en ontwikkelingsmogelijkhen heeft personeelslid dat plaats en tijdsonafhankelijk werkt, zelf rechten en plichten als vergelijkbare personeelslen die (alleen) op bedrijfsiocatie entiteit werken Deze omzendbnef past eveneens in concept Het Nieuwe Werken (HNW) HNW is een continu proces bij elke entiteit een naadloze afstemming tussen fysieke werkomgeving, een efficiënte ICT en informatiebeheeronrsteun ing en een stimuleren HRomgeving. Het resultaat daar is een manier werken, telkens opnieuw verrijkt uit kernprocessen een bepaal entiteit binnen een snel wijzigen maatschappelijke context De principes die geln, zijn onr meer diversiteit werkplekken, afstemming werkplekinrichting op activiteit die er plaatsvindt, geen vaste toewijzing werkplekken aan individuele personeelslen en mogelijkhen tot plaats en tijdsonafhankelijk werken. Daarnaast geln ook vier kernaspecten HNW: aquaat inspelen op globale tennsen in een veranren maatschappij, dienstverlening centraal stellen en houn, wijzigen job inhoud en werkvormen een plaats geven en tot slot aquate instrumenten voorzien. Voor een succesvolle invoering is belangrijk dat leidinggeven goe afspraken maakt met personeelslen over inzet om prestaties te leveren en resultaten te behalen. Leidinggevenn komen ook tegemoet aan verschillen sturingsbehoeften die personeelslen hebben. Personeelslen zijn autonoom verantwoorlijk en inzetbaar en in ruil daarvoor geeft entiteit aan personeelslid mogelijkheid en vertrouwen om te werken op plaatsen en tijns uren die daartoe geschikt zijn. Tijdsonafhankelijk werken kan leidinggevenn aanmoedigen om te evolueren naar prestatiebeoorling hun personeelslen. Plaats en tijdsonafhankelijk werken heeft dus een grote impact op leidinggeven. De entiteit zal nodige acties moeten onrnemen om leidinggevenn te begelein en hen daarmee te leren omgaan. wwwvlaanren. be
3 Een prikkiok is een instrument voor tijdsregistratie en meet niet effectieve prestaties een personeelslid Entiteiten worn opgeroepen om in overleg met vakbonn in EOC voor personeelslen die plaats en tijdonafhankelijk werken prikklok zo veel mogelijk geeltelijk of geheel af te bouwen. Plaats en tijdsonafhankelijk leidt zo tot een drievoudige winwinsituatie: maatschappelijke organisatorische individuele voorlen: onr meer inspelen op mobiliteitsproblematiek door verplaatsingsgedrag en reistijn te reduceren; voorlen: onr meer minr kantoorruimte nodig, verzuim tegengaan, gemorniseer arbeid door efficiënter en resultaatgerichter te werken en gemakkelijker inspelen op veranringen in organisatie of onverwachte omstandighen; voorlen: werkplekken zijn afgestemd op taakinhoud, een grotere autonomie om taken uit te voeren en een goe balans tussen werk en privéleven; 4. Een entiteitseigen visie en beleid Elke entiteit heeft verantwoorlijkheid om organisatie breed beleid uit te voeren, rekening hound met eigen specifieke context. Implementatie HNW vraagt een entiteitseigen visie en beleid over in te zetten mensen en midlen, maar ook over aspecten organisatie, huisvesting en communicatie en hun relatie tot bei eersten. Elke entiteit bepaalt binnen algemene kar voorwaarn uitvoering ze omzendbrief, bespreekt dit op EOC, en voert daarvoor nodige aanpassingen aan arbeidsreglement uit. Het entiteitseigen beleid operationaliseert in een gefaseer macroplanning hoe entiteit op ze domeinen zal doorgroeien naar HNW. Entiteiten zullen met anre woorn een transitietraject doorlopen dat gemakkelijk 1,5 tot 3 jaar in beslag neemt en eind 2020 moet volledig afgerond zijn. Plaats en tijdsonafhankelijk werken kan een relijke aanpassing zijn voor personeelslen met een arbeidshandicap. Om die ren is soms een afwijking nodig algemenere afspraken over plaats en tijdsonafhankelijk werken op entiteitsn iveau. Alle personeelslen komen principieel in aanmerking voor plaats en tijdsonafhankelijk werken. Personeelslen krijgen meer flexibiliteit en ze worn beooreld op basis resultaten en manier waarop ze bereikt kunnen worn. Ze krijgen een voldoen hoge mate zelfstandigheid en verantwoorlijkheid, met als gevolg een hogere betrokkenheid (passie, gedrevenheid). Daarbij krijgen ze kans om te leren uit hun fouten. www.viaanren. be
4 Voor plaats en tijdsonafhankelijk werken is geen expliciet akkoord lijnmanager of een voorafgaan schriftelijke overeenkomst nodig. Weliswaar kan lijnmanager voor bepaal functiehours motiveren waarom die personeelslen die tot ze functie of functiegroep behoren in aanmerking komen voor plaats en tijdonafhankelijk werken (volgofverklaarprincipe). Die motivering is gebaseerd op entiteitseigen beleid. Voor personeelslen die behoren tot een functie of functiegroep die in aanmerking komt voor plaats en tijdonafhankelijk werken kan lijnmanager telewerk intrekken of weigeren omwille organisatorische, financiële, of competentie gebonn renen (bijvoorbeeld als hij niet zelfstandig kan werken) of bij vaststelling misbruik. De personeelslen kunnen niet verplicht worn om thuis te werken. Praktische richtlijnen De praktische richtlijnen die entiteiten bepalen voor plaats en tijdsonafhankelijk werken, met organisatie bre principes als uitgangspunt, maken el uit entiteit specifieke beleid. Elementen als toelating, servicetijn (= bereikbaarheid en beschikbaarheid personeelslen en dus ook dienstpermanentie), resultaatmeting en teamafspraken vallen daaronr. De lijnmanager kan daarnaast: personeelslid vragen om (tijlijk) op bepaal dagen of tijdstippen op standaardbedrijfslocatie of op door hem aangedui plaats te in jjt werken; noodgevallen werken op een anre plaats onrbreken en personeelslid naar een bepaal plaats laten komen. Op die manier ontstaat mogelijkheid om vereiste aanwezigheid op werk te managen. Er zijn acties nodig om beschikbaarheid personeelslen voor organisatie te verhogen. Door gebruik zelfroosteren hebben personeelslen in principe vrijheid om zelf hun uren te bepalen, waarbij ze rekening houn met beschikbaarheid of bereikbaarheid die entiteit (in bepaal omstandighen) vraagt. Samen garanren ze continuïteit dienstverlening en bereikbaarheid dienst voor klanten door afgesproken servicetijn te respecteren. Personeelslen leveren inspanningen om niet geïsoleerd te raken anre collega s in entiteit. Daarnaast vermijdt ook entiteit dat betrokken personeelslid geïsoleerd raakt, voornamelijk door betrokken personeelslid in gelegenheid te stellen geregeld collega s te ontmoeten in aangename, veilige werkplekken die voor ontmoeting ingericht zijn. In dat kar is aangewezen dat een personeelslid geregeld op standaardbedrijfslocatie werkt. Daarnaast moet personeelslid op elk moment toegang hebben tot bedrijfsinformatie, dus ook onr meer tot zijn email. wwwvlaanren. be
5 Onrsteuning Elke entiteit neemt alle omzendbrief en eigen onrsteuning arbeidsorganisatie barrières weg die beleid kunnen goe verhinren en personeelslen en leidinggevenn en om beleid uit te voeren. implementatie voorziet in in gepaste aanpassingen Binnen dienstenportfolio HNW is ontwikkeld waarop entiteiten kunnen tijdsonafhankelijk werken. plaats en producten en investeert beroep doen een onrsteuningsaanbod bij implementatie waarop personeelslid Personeelslen De lijnmanager op laptop, tablet, internetverbinding, CSM, beschikking krijgt om hem maximaal kwaliteitsvol uit tijns is niet verplicht om op die afzien zelf over nodige infrastructuur. personeelslid Personeelslen bepaalt te oefenen basis geven aan De entiteit in nodige midlen, rekening invulling mag tijds onafhankelijk werken. kunnen die midlen ook voor privédoeleinn gebruiken, met inachtneming fiscale regels. hound met en plaats wijze behoeften midlen (bijvoorbeeld: smartphone, te onrsteunen plaats en aanbod aanbod De entiteit in welke mate en op welke wijze voor die worn, zijn voor installatie Bij thuiswerk worn kosten onrhoud apparatuur. vergoed. onrzoekt kosten personeelslid maakt. Kosten die...) die computerapparatuur, alsook kosten De kosten die voortvloeien uit verlies of zijn voor rekening entiteit, veel lichte fout betrokken en gegevens, voorkomen taken personeelslid ter zijn efficiënt en tijdsonafhankelijk werken. Het lijnmanager in entiteit, te gaan. beschikken meestal vergoeding mogelijk is eventueel vergoed kunnen computerprogramma s, werking en huisvestingskosten (gas, beschadiging behalve voor afschrijving elektriciteit...) niet gebruikte midlen bij bedrog, fout of personeelslid. zware Plaatsen tijdsonafhankelijk werken kan aanleiding tot vergoeding Die zijn voor die altijd zijn specifieke opdracht. Extra 7.36 uur of 38 uur en op of die verricht verzoekt, tellen niet voor voor buiten normale arbeidstijd regeling. een maaltijdvergoeding of tot voorbehoun dienstreizen, geen gekoppeld geven reiskosten. prestaties (meer dan nachtprestaties zonr dat leidinggeven daarom personeelslid mee een toelage prestaties per dag zaterdag, zondag prestaties aan een een feestdag) toekenning componenten per week werken, Welzijn De entiteit treft nodige maatregelen ter bevorring die werken HNW. Hij in op grond voor HNW. De maatregelen hebben betrekking op alle welzijnsdomeinen, in personeelslen volgens concept algemene preventiebeginselen toe zoals bepaald preventiemaatregelen worn vastgelegd concept welzijn welzijnswet. De past daartoe een risicoanalyse www.vlaanren. be
6 bijzonr: arbeidsveiligheid, arbeidshygiëne, ergonomie en psychosociale aspecten. De implementatie HNW mag geen ren zijn voor een verlaging niveau bescherming dat aan personeelslen wordt gebon. De entiteit stelt in overleg met len hiërarchische lijn en Diensten voor Preventie en Bescherming op werk, een globaal preventieplan en een jaarlijks actieplan op ter bevorring welzijn op werk en neemt concept HNW daarin op. Het principe plaats en tijdsonafhankeljk werken doet geen afbreuk aan mogelijkheid om midlen ter beschikking te stellen personeelslen met specifieke behoeften omwille handicap of chronische ziekte zodat ze in goe werkomstandighen kunnen werken. De preventieadviseurs verrichten onrzoeken op arbeidsplaatsen concept HNW, zij op eigen initiatief, zij op vraag werkgever, zij binnen kortst mogelijke tijd na een aanvraag personeelslen of hun vertegenwoordigers. Daartoe hebben ze toegang tot werkplek. Indien werk wordt verricht in een bewoond lokaal moet een rgelijk bezoek tevoren worn afgesproken met personeelslid. De regeling met betrekking tot ziektecontrole blijft kracht, net als arbeidsongevallenreglementering waaronr entiteit valt. De toepassing arbeidsongevallenverzekering gebeurt welwillend en heeft niet als criterium waar men werkt, maar tijns en door werk. Een personeelslid kan een beroep doen op arbeidsongevallenverzekering als er een aantoonbaar verband is met werk. Voor advies en bijkomen onrsteuning bij implementeren HNW kan werkgever advies vragen aan Diensten voor Preventie en Bescherming en beroep doen op hun dienstverleningsaanbod. 5. Monitoring Plaats en tijdsonafhankeljk werken vraagt goe systemen voor planning en opvolging. PLOEG en rapporteringssystemen smart toepassen kan daarbij onrsteunend werken. Elke entiteit zorgt voor monitoring effecten haar eigen beleid. Om een goed beheer en een goe opvolging plaats en tijdsonafhankeljk werken in entiteit en over hele toepassingsgebied mogelijk te maken, zorgt elke entiteit voor een gecentraliseer digitale registratie volgen aspecten: 1. De entiteit registreert elk personeelslid dat niet in aanmerking komt voor plaats en tijdsonafhankelijk werken en om welke ren. Bij afwezigheid registratie geldt veronrstelling dat personeelslid in aanmerking komt voor plaats en tijdsonafhankelijk werken geduren onbepaal duur. www.vlaanren. be
7 2. Voor elke hele of halve werkdag is registratie nodig frequentie waarmee personeelslen in praktijkjj op standaardbedrijfslocatie werken. Als er geen gegevens geregistreerd zijn, geldt veronrstelling dat personeelslid op standaardbedrijfslocatie werkt. 3. Entiteiten registreren bedrijfseigendommen (inclusief ICT netwerkverbindingen buiten standplaats en anre (vergoe) midlen) beschikbaar voor tijds en plaats onafhankelijk werken, bijvoorbeeld in een daartoe bestem databank zoals ze beschikbaar bij eib. Hierover leveren ze op halfjaarlijkse basis rapportering aan volgens een formaat bepaald in een aanleveringsprotocol Departement Bestuurszaken. 6. Inwerkingtreding Deze omzendbrieftreedt in werking op 1 juni 2014. Geert Bourgeois Viceministerpresint Vlaamse Regering en Vlaams minister Bestuurszaken, Binnenlands Bestuur, Inburgering, Toerisme en Vlaamse Rand www.vlaanren. be