Basisregistraties: doen de Belgen het daar ook beter dan wij? Managementcentrum 25 maart 2009 Vereniging Directeuren Publieksdiensten, Alex Lambregts 1
Doel: Informatie op hoofdlijnen over basisregistraties, binnen de context van dienstverlening 2
Opbouw presentatie Strategisch kader voor dienstverlening Probleemstelling/oorzaken/gevolgen De basisregistraties en wat hebben ze te bieden? Het stelsel van basisregistraties Gevolgen voor de klant Gevolgen voor de gemeente Kosten/baten Risico s Conclusies 3
Trends Klant steeds meer als vertrekpunt (bv life events) Klant steeds meer als partner (web 2.0) 1 overheidsbrede Front office, multichannel 4
0 18 25 Rijbewijs behaald Innovatie in de praktijk Inrichting rondom life events De belangrijke momenten in mijn leven deel ik met de publieke sector 28 32 40 Klantbenadering: Bij een life event staat het perspectief van de burger centraal De burger krijgt gebundelde informatie van meerdere organisaties tegelijk. Dit vergt een afgestemde organisatie zowel in front als in back office. 60 80 Uitschrijving 5
Leadership in Customer Service: Creating Shared Responsibility for Better Outcomes (2009) In our latest report, Leadership in Customer Service: Creating Shared Responsibility for Better Outcomes, we identified a new imperative for governments to move beyond a focus on service transactions to develop a new kind of relationship with citizens. This relationship should foster deeper trust; improve relevance and transparency of government decision making; improve service design and delivery; and transform the relationship between public services and customers/citizens from one of dependency to one of shared responsibility (onderzoek Accenture in 21 landen) 6
Achteruitkijkspiegel Overheidsloket 2000 aan de basis met de e- Government gedachte: accent op de frontoffice. OL 2000 ging uit van het gemeentelijk initiatief Gevolg: geen landelijk en geïntegreerd resultaat. Andere Overheid: toegankelijkheid, dienstverlening en bedrijfsvoering (backoffice) + het concept van basisregistraties. 2006: de Verklaring; stimulans e-overheid 2008: NUP; focus en centrale regie 7
5 speerpunten op weg naar de electronische overheid 2004 In 2007 kan 65% publ. dienstv. via internet Eenmalige gegevensverstrekking, meervoudig gebruik Electronisch identificatiesysteem voor verificatie van burgers en bedrijven Open standaarden Kwaliteitscontracten met burgers en bedrijven 8
NUP 19 elementen, inclusief basisregistrtaties, als basis voor e-overheid. 6 voorbeeldprojecten 9
10
Er is meer dan e-overheid: Antwoord januari 2007: publicatie Gemeente heeft Antwoord Antwoord beschrijft de visie op de gemeentelijke dienstverlening in 2015 gemeenten enthousiast aan de slag met het implementeren van de visie maar, zij hebben behoefte aan antwoord op praktische vragen daarom: 11
Antwoord ambities duidelijke ingang multichannel direct antwoord 80% van de vragen in één keer en goed afgehandeld burger wordt echt geholpen, binnen gestelde termijn andere overheden andere overheden andere overheden burger burger burger KCC KCC gemeente gemeente gemeente 12
De vijf fasen van Antwoord Oriëntatie fase 1. Dienst heeft Antwoord fase 2. Kanaal heeft Antwoord fase 3. Frontoffice heeft Antwoord fase 4. Gemeente heeft Antwoord fase 5. Overheid heeft Antwoord Vraaggericht Aanbodgericht Veel ingangen Toegankelijkheid Eén duidelijke ingang 13
Antwoord De bouwstenen van een KCC Producten/diensten en kanalen Leiderschap en medewerkers Leveren van prestaties Processen, besturing en organisatie Systemen en informatie 14
Probleemstelling: Informatiehuishouding een puinhoop Overheid heeft 30 jaar bedrijfsvoering verwaarloosd; niet op orde Verkokerde bedrijfsvoering, cultuur en ICT Gegroeid gebrek aan vertrouwen in de informatievoorziening door collega s binnen en buiten de eigen organisatie 15
Mogelijke oorzaken: Gedoogcultuur; overheden en ketenpartners spreken elkaar niet aan op de slechte kwaliteit van informatie tbv uitvoering van taken die, wettelijk bepaald zijn. Bv info van gemeenten voor corporaties, notariaat, Kadaster, VROM, Provincie, etc Gebrek aan regie en samenwerking door lokale autonomie (het huis van Thorbecke). Gemeenten zijn geen early adopters Gebrekkige bedrijfsvoering Gebrek aan visie 16
Gevolgen voor overheden Inefficiency: binnen elke gemeente tientallen stand alone databestanden van basisgegeven Veel fouten door foutieve invoer, gebrekkige coördinatie op administratieve processen en gepuzzel Afnemers van info moeten 441 gemeenten langs voor info 17
Gevolgen voor de klant Bij elk kontakt met de overheid opnieuw gegevens aanleveren Krijgt onbetrouwbare gegevens Veel administratieve lasten Van kastje naar de muur; wordt gek van de overheid maar heeft geen keus 18
Daarom volgende stap in de e-overheid: basisregistraties 19
De basisregistraties GBA: Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens NHR: Nieuwe Handelsregister (KvK) BAG: Basisregistratie Adressen en Gebouwen (1 juli 09) BRT: Basisregistratie Topografie BRK: Basisregistratie Kadaster KR: Basisregistratie Voertuigen (kentekenregistratie RDW) BLAU: Basisregistratie lonen, arbeids en uitkeringsverhoudingen BRI: Basisregistratie Inkomens WOZ: Basisregistratie Waardering Onroerende Zaken Potentiele basisregistraties: RNI: Registratie Niet Ingezetenen (gaat samen met GBA) GBKN: Grootschalige Basiskaart Nederland BRON: Basisregistratie Ondergrond Nederland Opdrachtgever: min BZK 20
Wat is een basisregistratie Een systeem dat vitale gegevens van de overheid bevat zoals gegevens van burgers, bedrijven etc. De gegevens zijn authentiek en van hoge kwaliteit, dus betrouwbaar Voor elke basisregistratie is een organisatie verantwoordelijk Gegevens worden eenmalig vastgelegd en daarna door gehele overheid hergebruikt 21
Koppelingen Afzonderlijke basisregistraties moeten zelf zorgen voor aansluiting op andere basisregistraties en het aansluiten van afnemers Tevens moeten basisregistraties worden verbonden met generieke voorzieningen zoals de terugmeldvoorziening (en OSB en GOB) Zo ontstaat een logisch samenhangend geheel 22
Landelijke voorziening Knooppunten waar de (gewijzigde) gegevens uit de basisregistraties bij elkaar komen en ter beschikking worden gesteld aan afnemers, Afnemers zijn bedrijven, overheidsorganisaties en semi-publieke organisaties (woningcorporaties en pensioenfondsen) 23
Stelsel Verplicht gebruik voor overheden en andere organisaties met een publieke taak Terugmeldplicht Taken en verantwoordelijkheden Harmonisatie van wetgeving Catalogus authentieke gegevens Privacy Inzage en correctierecht TMV, GOB, OSB 24
GOB (gemeenschappelijke ontsluiting basisregistraties) De GOB is een centrale voorziening, die antwoord geeft op de vraag in welke basisregistratie (waar) gebruikers een gegeven kunnen vinden en hoe de gebruiker het gegeven (online) kan verkrijgen. De GOB fungeert als een catalogus voor het stelsel van de basisregistraties. 1-1-2010 25
OSB (overheidsservicebus) Standaarden om elektronische gegevens veilig, betrouwbaar en efficient uit te wisselen tussen overheidspartijen Daarnaast levert OSB enkele (technische)voorzieningen aan gebruikers Eind 2010 26
RSGB Het landelijk stelsel van basisregistraties bevat, vanuit gemeentelijk perspectief, nog wel wat witte vlekken. EGEM en de Voorhoedegemeenten ontwikkelden RSGB: Referentiemodel voor het Stelsel van Gemeentelijke Basisgegevens. Gemeenten hebben vaak méér gegevens nodig voor de eigen werkprocessen dan de landelijke basisregistraties bevatten. Bovendien zijn de landelijke basisregistraties nog niet effectief gekoppeld tot een stelsel. 27
Verplicht gebruik Overheden, andere organisaties met publieke taak zoals bv scholen en ziekenhuizen Verplicht gebruik gegevens basisregistraties Verbod om naar gegevens te vragen en deze gegevens in eigen systemen vast te leggen en te gebruiken 28
Terugmeldplicht en terugmeldvoorziening Verplichte terugmelding gaat hand in hand met het verplichte gebruik. Een overheid die twijfelt aan juistheid gegevens moet dit terugmelden aan de beheerder van de basisregistr bv de GBA. Als ze zijn aangesloten op het GBA netwerk kan dat automatisch met de TMV; zo komt de melding bij de juiste gemeente terecht Deze moet het onderzoeken en evt corrigeren. 1-1-2010 29
Inzage en correctierecht Volgens Wet Bescherming Persoonsgegevens mag iedereen eigen persoonsgegevens inzien en onjuiste gegevens laten corrigeren, straks ook via PIP 30
31 Stelsel basisregistraties TMF DATAcentrum NHR BRK LV- GBKN BRT Omg- Loket Appl CWI V-idx Digi- Plan LV- BAG Appl DINO DINO Appl- BRT BLAU Appl- NHR LV- WKPB DKD Omg- Loket GBA-V RNI BP BZS-K GMV GBKN GOB Digi- Plan BAG WION KR Appl KR BR- WOZ BRI LV- WOZ Appl- BRK WKPB
Management Informatie Werkstroombeheersing Processturing & ondersteuning Processturing EDM Kennismanagement Archief Balie E-mail Telefonie Digitaal loket Post Extern Fax Portalen Personen Denken in zaken, processen en ketens Burgerzaken Contact Belastingen Adressen en Centrale gebouwen beschikbaarheid Werk en inkomen Openbare orde en veiligheid basisgegevens: basisregistraties Kadaster Sporten en sportvoorzieningen overheidsprocessen SBG Wonen Klant informatie Bereikbaarheid Geometrie Gezamenlijke infrastructuur: NORA Recreëren en recreatievoorzieningen Cultuur en cultuurvoorzieningen Maar vooral Bedrijven meer aandacht voor digitale Ondernemen dienstverlening Authentiek aan de burger (ook Product & Winkelen service Openbare Welzijn en welzijnsvoorzieningen proactief?) Front-office Domein buitenruimte Basis Registraties Thema s Nodig samenhang!!! Applicatie-integratie Leren en onderwijs Gezondheid Back-office domein (functionaliteit en gegevens) Financiële verwerking (in/excasso/grootboek) 32 Ondersteuning
Basisregistraties waarvoor gemeenten bronhouder zijn BAG: gebouwen, basisregistratie adressen Gemeentelijke basisadministratie. 33
Verantwoordelijkheden bronhouder zijn kernbasisregistratie opzetten en actueel onderhouden in termen van het verzamelen, bewerken en registreren van gegevens; de inhoud van zijn kernbasisregistratie kunnen bewijzen aan de hand van formele brondocumenten die zijn opgeslagen in een brondocumentenregister van elke wijziging in zijn kernbasisregistratie een afschrift verstrekken aan de landelijke voorziening; klachten afhandelen, foutmeldingen verwerken en formele verzoeken beoordelen ten aanzien van zijn kernbasisregistratie. 34
Samenhang/onderlinge afhankelijkheid basisregistraties Voor de uitvoering van de Wet WOZ gebruiken gemeenten veel gegevens uit andere overheid-registraties. de waarde van een woning of bedrijfspand heeft betrekking op een verblijfsobject (uit de Basisregistratie gebouwen), dat staat op een kadastraal perceel (uit Basisregistratie Kadaster), dat is van een eigenaar (natuurlijk persoon uit GBA of niet-natuurlijk persoon uit Nieuw Handelsregister) die een adres hebben (uit Basisregistratie Adressen). De gemeenten moeten niet alleen de gegevens uit deze andere basisregistraties gebruiken, maar uiteindelijk ook de relaties naar deze andere basisregistraties in de Basisregistratie WOZ inzichtelijk vastleggen voor andere overheidsorganen 35
Kwaliteit gegevens, borging en controle Authentieke en actuele gegevens Veel wettelijk vastgelegd Controle; periodieke audits door geselecteerde (onafhankelijke) instituten Succesfactor: door kwaliteit vertrouwen 36
Betekenis voor gemeenten Van kokers naar ketens, van lonely island naar archipel, een groter geheel Rol van raad en college? Aansprakelijkheid? Op weg naar het loket voor de overheid? 37
Ontkokeren of beter samenwerken? Het ontkokeren van het huis van Thorbecke is een utopie, stelt Matthijsse, Thoughtleader e-overheid bij Capgemini Public Sector en universitair hoofddocent aan de VU. Ontkokeren zou meer integrale beleidsvorming vergen, en dus nog meer bureaucratie en nog meer complexiteit opleveren. Dus wat we nu doen met de basisregistraties is de structuur intact laten en de informatiehuishouding aanpassen, als een pragmatische manier om met de verkokering om te gaan. Zodat je de burger aan het loket tóch kunt helpen. Een mooi voorbeeld is de omgevingsvergunning, waarin waterschap, gemeente en provincie samenwerken. Een keiharde voorwaarde voor de samenwerking tussen dat soort partijen is een goed georganiseerde berichtenuitwisseling, gebaseerd op standaarden. 38
Implementatieperikelen BAG Project van lange adem Opschonen/scannen data enorm veel werk Processen en ict complex Veel gemeenten (te) laat gestart 39
Redden we het met de BAG? Per 1-7-2009 zijn alle gemeenten aangesloten op de Landelijke Voorziening BAG. Juli 2010 BAG door alle partijen gebruikt. Wij betwijfelen ten zeerste of die deadline gehaald wordt, want veel gemeenten zijn afwachtend met de invoering vanwege de investeringen die er mee gemoeid zijn, stelt projectmanager Cees van der Lee van ingenieursbureau DHV. Gemeenten zijn volgens DHV meestal wel bezig met de administratieve kant van de invoering, maar niet met de technische kant. Kleinere gemeentelijk organisaties weten zich soms geen raad met de geografische component, zegt Van der Lee. Ze moeten GISkaarten aanleveren en hebben daar niet altijd de ervaring en mankracht voor in huis. Verwachting VDP: 1 juli 09: max 20 gemeenten aangesloten 40
De kern van het stelsel: GBA Naam, geboorte adres, bsn, partner, ouders, kinderen, nationaliteit, verblijfsrecht, overlijden GBA sinds jan 2007 de basisregistatie voor personen voor de gehele overheid, verplicht bij de uitvoering van alle publieke taken: belastingheffing, sociale dienst,grafrechten etc Het nieuwe programma Modernisering GBA (2009) kent twee belangrijke sporen: - de voorziening voor het berichtenverkeer tussen gemeenten en geautoriseerde afnemers (GBA-V) wordt ontwikkeld tot GBA-V Full Service. Dit houdt in dat mutaties die gemeenten invoeren, worden verwerkt in een centrale database en waarna ze gebundeld naar de geautoriseerde afnemers gaan (nu gebeurt dat nog apart naar de 300 afnemers) - er komt een nieuw Logisch Ontwerp op basis waarvan nieuwe burgerzakensystemen voor gemeenten worden gebouwd 41
Samenwerkende gemeenten De gemeente Purmerend gaat voor zes omliggende gemeenten (Beemster, Landsmeer, Oostzaan, Waterland, Wormerland en Zeevang) diensten verlenen voor het beheer van de BAG Bollenstreek (Lisse, Hillegom, Noordwijkerhout)Opstellen van een Plan van Aanpak om binnen elke deelnemende organisatie te komen tot een zelfstandige BAG In Oost-Groningen werken de gemeente Pekela, Reiderland, Scheemda en Winschoten samen op het gebied van vastgoedgregistratie. In twee jaar tijd wordt een systeem opgezet voor de registratie van topografie, adressen, gebouwen, percelen en bestemmingen 42
Gebruikerskosten Burgers en bedrijven betalen de zuivere verstrekkingskosten voor de ontvangen informatie. Binnen de overheid worden geen rekeningen meer gestuurd, maar wordt afgerekend op basis van vooraf berekende jaarkosten. 43
Kostenverdeling Gemeenten dragen de eigen kosten (invoering en exploitatie) en incasseren de eigen baten; De rijksoverheid draagt de kosten voor wetgeving en de faciliterende organisatie van de implementatie; De landelijke voorziening gefinancierd door een aantal belangrijke landelijke overheidsafnemers (bv Belastingdienst), de exploitatiekosten worden naar rato van gebruik afgerekend 44
Kosten en baten Invoering van BAG: ca 84 mio (2004) terugverdienpotentieel: ca 250 390 mio De investeringen van gemeenten in modernisering GBA, worden zeker terugverdiend. Dat zegt de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Vanuit het gemeentefonds is 20,3 miljoen euro beschikbaar voor het project. Daarnaast moeten gemeenten ook zelf investeringen doen om de infrastructuur klaar te maken. De investeringen worden vooral terugverdiend door een snelle afhandeling van vragen van burgers. Ook kunnen gemeenten informatie makkelijker onderling uitwisselen. Goede businesscase is noodzakelijk 45
Toekomstige budgetten; grote zorg Veel verschil tussen gemeenten in hoogte van de budgetten De komende jaren moet nog veel geïnvesteerd worden in e-overheid. De basisregistraties, de persoonlijke internetpagina, de mid office, etc Gelet op economische crisis zit daar veel zorg van de VDP 46
Immateriele baten Onduidelijkheden in gegevens zijn verleden tijd. Verantwoordelijkheden voor het beheer van gegevens zijn duidelijker. Efficiënter en effectiever gewerkt. Verhoging niveau digitale dienstverlening. Er is immers sprake van geïntegreerde dienstverlening. Aan de balie, per telefoon of via het digitaal loket; de gemeente kent de klant en zijn persoonlijke situatie. Administratieve lastenverlichting. Burgers en ondernemers wordt nog maar één keer om hun gegevens gevraagd. 47
Risico s Risico s kwaliteit gegevensverwerking verwerkingsfouten gebrekkige nakoming informatieverplichtingen burger manipulatie ivm uitkeringen en subsidies cybercrime identiteits- en documentenfraude Rondpompen van gegevensvervuiling? 48
Risico: rondpompen vervuilde informatie Proef in cursus: invoer van een huwelijk en een sterfgeval Per ongeluk tijdens cursus daadwerkelijk in de GBA ingevoerd. Het was vrij snel recht te zetten, maar we zijn nog bezig de afnemers van de gegevens ervan te overtuigen dat die persoon niet écht is doodgegaan. Er worden nu eenmaal fouten gemaakt, ook door bronhouders. Dus zorg ervoor dat de processen die getriggerd worden door statusverandering, ook terugveranderd kunnen worden. Niemand denkt daaraan. 49
Conclusies Gemeenten zijn blij met de basisregistraties; zowel voor de burger als voor zichzelf. De kosten-baten analyse valt voor beiden zeer positief uit. Er wordt al jaren gewerkt aan de e-overheid; zal nog wel even duren ook, maar samenwerking en regie verlopen steeds beter Ambities worden helaas niet gehaald, in ernstige mate zelfs. Wat te doen? Doorzetten! 50
Doen de Belgen het nog steeds beter? Johan Pieters (directeur bij de Federale Overheids Dienst (FOD) Financiën en vergelijkbaar met het Nederlandse kadaster, tijdens een studiedag van het Kadaster: Vooral de stelselmatige opbouw van de Basisregistraties heeft mij erg aangesproken. Het zijn geen losse, naast elkaar bestaande Basisregistraties, maar het is een stelsel van Basisregistraties waardoor de ene Basisregistratie voortbouwt op en inspeelt op de andere. En dat is precies waar het in België aan ontbreekt. Ik vermoed dat dat te maken heeft met het gebrek aan centrale sturing Er is in België geen overheid die zich achter het stelsel van de Basisregistraties stelt. De basisaanpak is in Nederland al beter dan bij ons, maar daarnaast is voor mij ook opvallend hoe goed de samenwerking is tussen de verschillende spelers die bij de Basisregistraties betrokken zijn. Ik denk dat dit bij ons anders is door de politieke cultuur. Wat ik ook opvallend vind is dat jullie zeer goed luisteren en communiceren met de gebruikers. Dat is heel belangrijk, want dat zijn de mensen die door het al dan niet gebruiken van de Basisregistraties het succes verzekeren of afbreuk doen aan dat succes. 51
Bijlage 1 52