Eén van de speerpunten tijdens het eerste jaar van het VLARIPtextielproject was het uitvoeren van de REACH-bedrijfsaudit. Deze audit had tot doelstelling om inzicht te krijgen in de situatie van het bedrijf betreffende het beleid op vlak van de REACH-regelgeving. Aan de hand van een 200-tal vragen werd in de periode 2009-2010 gepolst naar de bedrijfsvoering rond REACH en dit in verband met de organisatie, de specifieke rol(len), chemicaliën, communicatie, textielproducten, (pre)registratie, GHS en autorisatie. VI.2.1. resultaten audits Deze audit leidde tot een duidelijk beeld van de huidige situatie binnen elk bedrijf en toonde naast de aanwezige knelpunten, ook de te nemen actiepunten. Dit alles om een vlotte, correcte en volledige integratie van REACH binnen het bedrijf toe te laten. Wat volgt zijn enkele algemene resultaten en opmerkingen die uit de audits kwamen. Streven naar REACH conformiteit met een duidelijke focus op correcte (en proactieve) communicatie naar klanten (en leveranciers) kwam uit de audit naar voren als de gezamenlijke/gemeenschappelijke bedrijfsstrategie van de Vlaamse textielindustrie. De REACH-verantwoordelijke is nooit een nieuw gecreëerde functie, maar wordt beschouwd als een extra taak. Het profiel en de achtergrond van de REACH-verantwoordelijke is sterk uiteenlopend: verantwoordelijke milieu, preventie en veiligheid, kwaliteit, labo, proces, productie, R&D, verkoop, logistiek, Een duidelijke takendefinitie is er niet, maar vaak komt het erop neer dat de REACHverantwoordelijke het centrale REACH-punt is waar alle informatie in verband met deze wetgeving wordt verzameld en ook verspreid. De tijdsbesteding is erg variabel (0.5-2d/maand), maar toonde in het algemeen een sterke reductie in 2009 (deadline preregistratie, start communicatie SVHC).Hoewel er nooit een REACH-team wordt opgericht is er vaak toch een (sterke) betrokkenheid van verschillende diensten (verkoop, aankoop, labo, milieu, directie, ). De belangrijkste en meest frequente aandachtpunten die uit de audit naar boven kwamen, hadden te maken met een doorgedreven inventarisatie van de chemische stoffen, import van voorwerpen, opnemen van REACH-eisen in een lastenboek en het optimaliseren van de interne communicatie. Hoewel er bij de meeste textielbedrijven een inventaris bestaat van de gebruikte/aanwezige chemische producten en preparaten, kunnen de meeste van deze lijsten verder aangevuld worden met een aantal, voor REACH belangrijke, gegevens. Hierbij kan de Excel-inventarisatietool van de
FOD Economie, KMO, Middenstand en Energie een handig hulpmiddel betekenen (II.3). Deze uitgebreide inventarisatie kan daarnaast ook zijn nut betekenen bij allerlei milieuvergunningdossiers. Extra op te nemen informatie in inventaris chemische stoffen samenstelling preparaten eventueel alle vermelde stoffen in VIB opnemen aanvullen ontbrekende CAS nummers versie of datum van het veiligheidsinformatieblad (VIB) identificatie eigen gebruik en afgeraden gebruik vermeld op het veiligheidsinformatieblad (VIB) checken blootstellingscenario s op VIB checken risicobeheersmaatregelen aanduiden kritische chemische stoffen voor eigen productie aanduiden eventuele alternatieven jaarverbruik van een product, eventueel verrekend naar individuele stof maximale stockage (+ eventueel stockage plaats) Aangezien de communicatieverplichting rond SVHC van geïmporteerde voorwerpen bij de importeur ligt (tenzij via enig vertegenwoordiger) is een belangrijk aandachtspunt bij het importeren van voorwerpen (buiten de Europese Unie, EU-29), het vragen naar de samenstelling en concentratie van SVHC in de voorwerpen. Naar communicatie kan algemeen gesteld worden dat de REACH-communicatie meestal centraal verloopt via de REACH-verantwoordelijke, zij het dat een groot deel van de vragen via zowel de aankoop- als verkoopdienst het bedrijf binnenkomt. De communicatie wordt vooral gefocust naar Europese leveranciers en klanten en verloopt via diverse media; mail, brief, fax, enquête en telefoon. Gezien het belang om alle informatie en communicatie bij te houden, wordt deze laatste manier echter sterk afgeraden. Tijdens het eerste jaar na het in werking treden van de REACH-verordening profileerde de upstream communicatie (= met de leveranciers) zich als een eenrichtingscommunicatie, waarbij er weinig vragen vanuit de leveranciers de textielbedrijven bereikten. Er werden echter veel vragen vanuit deze bedrijven gesteld aan de leveranciers, met zeer uiteenlopende responspercentages. De zeer diverse thematieken van deze vragen behandelden onder ander (pre)registratie, de aanwezigheid van SVHC in aangekochte voorwerpen, de vraag naar Only Representatives, nieuwe SDS-fiches, Het voldoen aan al deze vragen kan echter ook bekomen worden door het opnemen van een REACH-compliance clausule in het door het textielbedrijf gebruikte lastenboek. Tijdens de tweede helft van 2009 wordt
verwacht dat de vragen vanuit de leveranciers naar het eigen/specifiek gebruik van chemische stoffen sterk zal gaan stijgen. Downstream communicatie (=naar klanten) gebeurt vaak op vraag van de klant en is te weinig proactief. Deze afwachtende houding uit zich dan ook in een uitgebreide reeks variabele (klantspecifieke) antwoorden, in plaats van een overkoepelend standaard antwoorddocument. Daarnaast werd ook vastgesteld dat het standaard antwoord aan klanten bijna nooit verwees naar de labels waarover een bedrijf beschikt, terwijl net deze labels in sommige gevallen voor een duidelijk antwoord kunnen zorgen voor de vele REACH-vragen van de klanten. Belangrijkste thema s in de downstream communicatie zijn REACH-contactgegevens, (pre)registratie, aanwezigheid van SVHC in geleverde voorwerpen, REACH-conformiteit, vraag naar MSDS-fiches, relevantie kandidaatlijst, SINlijst, bedoelde vrijstelling bij geleverde voorwerpen, Naast de upstream- en downstreamcommunicatie is ook de interne communicatie binnen het bedrijf belangrijk voor REACH. Hiertoe behoren bijvoorbeeld een duidelijke en continue evaluatie van kritische stoffen en alternatieven en een REACH-check bij aankoop van chemische producten. Het gebrek aan betrokkenheid van een aantal afdelingen (kwaliteit, labo, productie, ) vormt hierbij het belangrijkste probleem. Daarnaast is het ontbreken van een duidelijke structuur (bijv. halfjaarlijkse vergaderingen) om een vlotte informatiedoorstroming te realiseren een vaak voorkomende tekortkoming. Belangrijkste aandachtspunten bij de communicatie Standaard opnemen labels Opstellen standaard document (zie bijlage VIII.5) Communicatie upstream via REACH-vermelding in het lastenboek Communicatie altijd bijhouden Naast deze bedrijfsinformatie zorgde de vragenlijst voor een representatieve sectorvisie in verband met enkele specifieke thema s rond REACH. Deze informatie werd/wordt gebruikt als input voor de verschillende werkgroepen binnen VLARIPtextiel.
Als moeilijkheden en knelpunten binnen de REACH-wetgeving werden volgende punten door de Vlaamse textielindustrie naar voor geschoven: Moeilijkheden Knelpunten Onduidelijk Leveranciers/informatie buiten EU Teveel informatie, omvang Veel mis -informatie Garanties bieden Samenstelling voorwerpen Opvolging REACH opvolging in België Complex Chemische kennis Afhankelijk van verklaring van leveranciers Budget testen Administratie Tijdsinvestering Veel effort (= tijdsinvestering) SVHC opvolgen Eerlijkheid van antwoord Onwetendheid De grootste vrees van de sector was dan weer: Grootste vrees Verder gaan dan de wetgeving claims Extra kosten Verdwijnen van stoffen (kleurstoffen) Wat met vlamvertragers Verlies klanten door verdwijnen textieltoepassingen Medicamenten bijsluiter Strengere arbeidsvoorwaarden Concurrentiepositie Daarnaast worden ook een aantal positieve ervaringen aan de REACH-wetgeving gekoppeld: Positieve punten Milieusparend (milieuvoordeel) Betere kans voor serieuze bedrijven Verplichte check-up stand van zaken bedrijfverbruik chemische stoffen
Betere productkennis Bewuster omgaan met chemicaliën, duidelijkheid over aanwezigheid Meer structuur Oekotex100 loopt vlotter Het geldt voor iedereen VI.2.2. zelfcontrole Naast het duidelijke beeld dat deze audit voor het bedrijf vormt, kan deze audit ook gebruikt worden als een zelfcontrole tool. Door de audit op geregelde tijdstippen opnieuw uit te voeren, kan de toestand voortdurend geëvalueerd en bijgestuurd worden. Er kan zo nagegaan worden of de aanwezige knelpunten effectief werden aangepakt en of de genomen acties daadwerkelijk tot het gewenste resultaat hebben geleid. Bijlage VIII.7 bevat een blanco versie van de VLARIPtextiel-audit.