PROCEDURE, STROOMSCHEMA EN CHECKLISTEN Openbaarheid van bestuur (Wob) Procedure, stroomschema en checklisten informatie op verzoek (Wet openbaarheid van bestuur: Wob) Het procedurele en inhoudelijke kader voor het behandelen van een verzoek om informatie is de Wet openbaarheid van bestuur (hierna: Wob). Deze wet is recentelijk aangepast aan het Verdrag van Aarhus uit 1998 en Richtlijn 2003/4/EG. Op de eerste twee pagina s worden enkele bijzonderheden en wijzigingen besproken (die ook terugkomen in het stroomschema). Daarna volgt een stroomschema met waar nodig een toelichting en een tweetal checklisten die kunnen worden gebruikt bij de inhoudelijke afweging van een verzoek om milieu-informatie en een verzoek om reguliere informatie. Openbaar In principe is elke informatie openbaar. Alleen wanneer er zich een in de wet opgenomen uitzonderingsgrond voordoet mag de informatie worden geweigerd. Het begrip informatie moet ruim worden opgevat en betreft documenten in alle vormen waaronder memo s en zelfs kladpapiertjes en geluidsbanden Vorm De informatie wordt in principe aangeleverd in de door verzoeker gewenste vorm tenzij dit redelijkerwijs niet van het bestuursorgaan kan worden gevergd of tenzij de informatie in andere vorm al makkelijk toegankelijk is. Termijnen De procedure voor het behandelen van een verzoek om informatie schrijft een beslistermijn van 2 weken voor (met een verdagingsmogelijkheid van weer twee weken) en een termijn van 4 weken (met een verdagingsmogelijkheid van weer 4 weken) om de informatie daadwerkelijk te verstrekken. Vergoedingen Het vragen van redelijke vergoedingen (dit is in ieder geval kostprijs) bij een verzoek om informatie blijft ook op grond van de richtlijn mogelijk (artikel 12 Wob). Hieraan wordt wel de voorwaarde verbonden dat het vergoedingenregime is gepubliceerd.
Belang Iemand die op grond van de Wob informatie vraagt, hoeft geen belang te stellen. Dit is een wezenlijke eis uit de richtlijn die expliciet is vastgelegd in artikel 3, lid 3, Wob. Iedereen mag dus een verzoek om informatie indienen. Milieu-informatie Sinds de wijziging van de Wob zijn er twee soorten informatieverzoeken. Verzoeken om milieuinformatie en overige verzoeken. Voor deze beide verzoeken gelden procedureel eigenlijk dezelfde regels maar de inhoudelijke uitzonderingsgronden verschillen met elkaar. Om te bepalen of informatie milieu-informatie is, dient artikel 19.1a, eerste lid, Wet milieubeheer te worden bestudeerd (bijlage 1). Er is gekozen voor een stroomschema met betrekking een verzoek om milieu-informatie, omdat dit stroomschema veruit het meest helder is. Daar dit schema evenzeer van toepassing is op een regulier Wob informatieverzoek is het niet nodig twee stroomschema s op te nemen. Indien het verzoek een regulier Wob informatieverzoek betreft wordt het schema gewoon nog een keer doorlopen en worden de stappen tussen onderdeel a en b overgeslagen. Het onderscheid tussen reguliere informatie en milieu-informatie is wel van belang voor de inhoudelijke beoordeling aan de hand van de in de wet opgenomen uitzonderingsgronden. In de toelichting bij het stroomschema worden deze uitzonderingsgronden behandeld onder ad. e. Bezwaarfase De uiteindelijke (schriftelijke) beslissing op een verzoek is vatbaar voor bezwaar en beroep. STROOMSCHEMA MILIEU-INFORMATIE MET TOELICHTING
Procedurele aspecten nader toegelicht In het schema zijn de procedurele aspecten aangegeven met een volgletter. Deze procedurele aspecten van de Wob gelden - zoals hiervoor opgemerkt - zowel voor een regulier Wob verzoek als voor een verzoek om milieu-informatie. Hieronder worden deze aspecten nader toegelicht. Ad a. Is het verzoek te algemeen geformuleerd? Op basis van artikel 3, lid 2 Wob (oud) en vaste Wob-jurisprudentie diende de verzoeker aan te geven over welke bestuurlijke aangelegenheid of het daarop betrekking hebbende document hij informatie wenst te ontvangen. Indien dit niet mogelijk is, is het verzoek kennelijk onredelijk. Artikel 3 Wob is echter aangepast: overheden dienen thans de verzoeker te vragen om het verzoek te verhelderen, waarbij van de overheid een redelijke inspanning wordt geëist om de aanvrager behulpzaam te zijn bij het preciseren van zijn vraag. Indien dit niet leidt tot een concrete, heldere vraagstelling, kan het verzoek worden geweigerd. Ad b. Termijnen Bij ontvangst van het verzoek, dienen overheden direct na te gaan of de termijn van vier weken om de informatie te leveren haalbaar is. Dit dient eveneens gedaan te worden wanneer de verzoeker vraagt om de informatie op een (nog) kortere termijn dan vier weken te leveren. Ook moeten overheden beoordelen of derde belanghebbenden mogelijk bezwaar zullen hebben tegen het verstrekken van de gevraagde informatie. Deze factoren zijn namelijk van invloed op het afhandelen van het verzoek binnen de voorgeschreven termijn en dus op de keuze van het
bestuursorgaan om eventueel gebruik te maken van de mogelijkheid om de termijn met vier weken te verlengen. Ad c. Beschikbaarheid informatie Bestuursorganen kunnen een verzoek om milieu-informatie weigeren, indien de informatie niet in hun bezit is en wanneer het ook niet voor hen wordt beheerd. Het verzoek dient te worden afgewezen met de motivatie dat de stukken niet bij het betreffende bestuursorgaan berusten. In dit verband wordt er nadrukkelijk op gewezen dat er geen verplichting in het leven wordt geroepen door het verdrag of de richtlijn om de niet aanwezige milieu-informatie alsnog te verzamelen. Wanneer overheden er kennis van hebben, dat die informatie in het bezit is van of wordt beheerd voor een ander bestuursorgaan, dan wordt het verzoek zo nodig doorgegeven aan die andere instantie of wordt de aanvrager ingelicht over de overheidsinstantie waar naar de verzochte informatie kan worden aangevraagd (artikel 4 Wob en art. 2:3 Awb). Ad d. Belanghebbenden Overheden moeten afwegen of een derde belanghebbende mogelijk bezwaar heeft tegen het verstrekken van de informatie. Is dit het geval, dan wordt de informatie niet eerder verstrekt dan twee weken nadat de beslissing is bekend gemaakt (artikel 6, lid 3 Wob). Deze derde belanghebbende kan dan een bezwaarschrift indienen en met een voorlopige voorziening van de voorzieningenrechter het verstrekken van de informatie voorkomen. Ad e. Toepassing uitzonderingsgronden In artikel 10 en 11 Wob (zie bijlage 2 en 3) zijn de uitzonderingsgronden opgenomen. Er dient na de wijziging van de WOB een onderscheid te worden gemaakt tussen weigeringingsgronden voor reguliere Wob verzoeken en milieu-informatieverzoeken. Bij verzoeken om milieu-informatie nemen verzoeken om emissiegegevens een uitzonderingspositie in. Er zijn verder twee verschillende soorten uitzonderingsgronden, absolute en relatieve. Er mag geen informatie worden verstrekt waarvoor absolute uitzonderingsgronden gelden. Gelden voor informatie relatieve uitzonderingsgronden, dan weegt de het bestuursorgaan de verschillende belangen af. Het bestuursorgaan weegt het bijzondere belang van een belanghebbende van geheimhouding (de uitzonderingsgrond dus) nauwkeurig tegen het publieke belang van openbaarheid. Weegt het bijzondere belang zwaarder, dan weigert het bestuursorgaan openbaarmaking. Deze gronden worden met terughoudendheid toegepast. Mocht er een relatieve uitzonderingsgrond van toepassing zijn dan heeft het de voorkeur om met een juridisch controller te overleggen omdat op dit punt een hoop jurisprudentie bestaat die te uitgebreid is om in deze checklist te worden behandeld.
1. Checklist inhoudelijke beoordeling verzoek milieu-informatie: Uitzonderingsgronden voor Wob-verzoeken om milieu-informatie Absoluut Het verstrekken van informatie blijft achterwege op grond van één van de volgende uitzonderingsgronden. Relatief 1. De eenheid van de Kroon (artikel 10, lid 1, onder a, Wob). 2. De veiligheid van de Staat (artikel 10, lid 1, onder b, Wob). 3. Persoonsgegevens als bedoeld in de Wet bescherming persoonsgegevens, tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de persoonlijke levenssfeer maakt (artikel 10, lid 1, onder d, Wob). Het verstrekken van informatie kan achterwege blijven op grond van één van de volgende uitzonderingsgronden. 1. Betrekkingen met Nederland en andere staten en internationale organisaties (artikel 10, lid 2, onder a, Wob). 2. Economische of financiële belangen van de Staat en andere publiekrechtelijke lichamen voorzover het handelingen betreffen met een vertrouwelijk karakter (artikel 10, lid 2, onder b, en vijfde lid, Wob). 3. Opsporing en vervolging van strafbare feiten (artikel 10, lid 2, onder c, Wob). 4. Inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen (artikel 10, lid 2, onder d, Wob). 5. Belang dat geadresseerde heeft als eerste kennis te nemen van de informatie (artikel 10, lid 2, onder f, Wob). 6. Eerbiediging van gegevens die de persoonlijke levenssfeer betreffen (artikel 10, lid 2, onder e, Wob), tenzij de desbetreffende persoon heeft ingestemd met openbaarmaking (artikel 10, lid 3, Wob). 7. Persoonlijke beleidsopvattingen in documenten ten behoeve van intern beraad (artikel 11, lid 4, Wob). Zie ook bijlage 3. 8. Bedrijfs- en fabricagegegevens die vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld (artikel 10, lid 4, Wob). 9. De bescherming van het milieu (artikel 10, lid 7, onder a, Wob). 10. De onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen. (artikel 10, lid 2, onder g, Wob). De bijzondere positie van emissies Emissies nemen bij verzoeken om milieu-informatie een bijzondere positie in. In de eerste plaats zijn de volgende uitzonderingsgronden niet van toepassing als het verzoek om milieu-informatie betrekking heeft op emissies. Emissiegegevens zijn in deze gevallen altijd openbaar (artikel 10, lid 4, Wob). De uitzonderingsgrond van persoonsgegevens als bedoeld in de Wet bescherming persoonsgegevens (zie onder 3). De uitzonderingsgrond van eerbiediging van gegevens die de persoonlijke levenssfeer betreffen (zie onder 6). De uitzonderingsgrond van bedrijfs- en fabricagegegevens, die vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld (zie onder 8). De uitzonderingsgrond van bescherming van het milieu (zie onder 9).
In de tweede plaats geldt voor verzoeken om milieu-informatie dat bij het toepassen van alle overige uitzonderingsgronden in aanmerking moeten worden genomen of deze verzoeken zien op emissies (artikel 10, lid 8, Wob). Deze uitzonderingsgronden mogen dan minder snel worden toegepast. 2. Checklist inhoudelijke beoordeling verzoek reguliere informatie: Absoluut Het verstrekken van informatie blijft achterwege op grond van één van de volgende uitzonderingsgronden. Relatief 1. De eenheid van de Kroon (artikel 10, lid 1, onder a, Wob). 2. De veiligheid van de Staat (artikel 10, lid 1, onder b, Wob). 3. Bedrijfs- en fabricagegegevens die vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld (artikel 10, lid 4, Wob). 4. Persoonsgegevens als bedoeld in de Wet bescherming persoonsgegevens, tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de persoonlijke levenssfeer maakt (artikel 10, lid 1, onder d, Wob). 5. Persoonlijke beleidsopvattingen in documenten ten behoeve van intern beraad (artikel 11, lid 1, Wob). Zie ook bijlage 3. Het verstrekken van informatie kan achterwege blijven op grond van één van de volgende uitzonderingsgronden. 1. Betrekkingen met Nederland en andere staten en internationale organisaties (artikel 10, lid onder a, Wob). 2. Economische of financiële belangen van de Staat en andere publiekrechtelijke lichamen (artikel 10, lid 2, onder b, en vijfde lid, Wob). 3. Opsporing en vervolging van strafbare feiten (artikel 10, lid 2, onder c, Wob). 4. Inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen (artikel 10, lid 2, onder d, Wob). 5. Belang dat geadresseerde heeft als eerste kennis te nemen van de informatie (artikel 10, lid 2, onder f, Wob). 6. Eerbiediging van gegevens die de persoonlijke levenssfeer betreffen (artikel 10, lid 2, onder e, Wob), tenzij de desbetreffende persoon heeft ingestemd met openbaarmaking (artikel 10, lid 3, Wob). 7. De bescherming van het milieu (artikel 10, lid 7, onder a, Wob). 8. De beveiliging van bedrijven en het voorkomen van sabotage (artikel 10, lid 7, onder b, Wob). Bronnen VNG-ledenbrief, kenmerk FEI/2004003163, Lbr. 04/139 van 1 december 2004 www.infomil.nl > regelgeving > aarhus.
Bijlage 1 Artikel 19.1a, eerste lid, Wet milieubeheer (nieuw) 1. In dit hoofdstuk en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder milieu-informatie: alle informatie, neergelegd in documenten, over: a. de toestand van elementen van het milieu, zoals lucht en atmosfeer, water, bodem, land, landschappen en natuurgebieden met inbegrip van vochtige biotopen, kust- en zeegebieden, biologische diversiteit en haar componenten, met inbegrip van genetisch gemodificeerde organismen, en de interactie tussen deze elementen; b. factoren, zoals stoffen, energie, geluid, straling of afval, met inbegrip van radioactief afval, emissies, lozingen en ander vrijkomen van stoffen in het milieu die de onder a bedoelde elementen van het milieu aantasten of waarschijnlijk aantasten; c. maatregelen, met inbegrip van bestuurlijke maatregelen, zoals beleidsmaatregelen, wetgeving, plannen, programma s, milieuakkoorden en activiteiten die op de onder a en b bedoelde elementen en factoren van het milieu een uitwerking hebben of kunnen hebben, alsmede maatregelen of activiteiten ter bescherming van die elementen; d. verslagen over de toepassing van de milieuwetgeving; e. kosten-baten- en andere economische analyses en veronderstellingen die worden gebruikt in het kader van de onder c bedoelde maatregelen en activiteiten: f. de toestand van de gezondheid en veiligheid van de mens, met inbegrip van de verontreiniging van de voedselketen, indien van toepassing, de levensomstandigheden van de mens, waardevolle cultuurgebieden en bouwwerken, voorzover zij worden of kunnen worden aangetast door de onder a bedoelde toestand van elementen van het milieu of, via deze elementen, door de onder b en c bedoelde factoren, maatregelen of activiteiten.
Bijlage 2 Artikel 10 1. Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft achterwege voor zover dit: a. de eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen brengen; b. de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden; c. bedrijfs- en fabricagegegevens betreft, die door natuurlijke personen of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld. d. persoonsgegevens betreft als bedoeld in paragraaf 2 van hoofdstuk 2 van de wet bescherming persoonsgegevens, tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de persoonlijke levenssfeer maakt. 2. Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft eveneens achterwege voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen: a. de betrekkingen van Nederland met andere staten en met internationale organisaties; b. de economische of financiële belangen van de Staat, de andere publiekrechtelijke lichamen of de in artikel 1a, onder c en d, bedoelde bestuursorganen; c. de opsporing en vervolging van strafbare feiten; d. inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen; e. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer; f. het belang, dat de geadresseerde erbij heeft als eerste kennis te kunnen nemen van de informatie; g. het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden. 3. Het tweede lid, aanhef en onder e, is niet van toepassing voorzover de betrokken persoon heeft ingestemd met openbaarmaking. 4. Het eerste lid, aanhef en onder c, is niet van toepassing voorzover het milieu-informatie betreft die betrekking heeft op emissies in het milieu. Voorts blijft in afwijking van genoemde bepaling het verstrekken van milieu-informatie uitsluitend achterwege voorzover het belang van openbaarmaking niet opweegt tegen het daar genoemde belang. 5. Het tweede lid, aanhef en onder b, is van toepassing op het verstrekken van milieu-informatie voor zover deze handelingen betreft met een vertrouwelijk karakter. 6. Het tweede lid, aanhef en onder g, is niet van toepassing op het verstrekken van milieuinformatie. 7. Het verstrekken van milieu-informatie ingevolge deze wet blijft eveneens achterwege voorzover het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen: a. de bescherming van het milieu waarop deze informatie betrekking heeft; b. de beveiliging van bedrijven en het voorkomen van sabotage. 8. Bij het toepassen van het eerste, tweede en zevende lid op milieu-informatie wordt in aanmerking genomen of deze informatie betrekking heeft op emissies in het milieu.
Bijlage 3 Artikel 11 1. In geval van een verzoek om informatie uit documenten, opgesteld ten behoeve van intern beraad, wordt geen informatie verstrekt over daarin opgenomen persoonlijke beleidsopvattingen. 2. Over persoonlijke beleidsopvattingen kan met het oog op een goede en democratische bestuursvoering informatie worden verstrekt in niet tot personen herleidbare vorm. Indien degene die deze opvattingen heeft geuit of zich erachter heeft gesteld, daarmee heeft ingestemd, kan de informatie in tot personen herleidbare vorm worden verstrekt. 3. Met betrekking tot adviezen van een ambtelijke of gemengd samengestelde adviescommissie kan het verstrekken van informatie over de daarin opgenomen persoonlijke beleidsopvattingen plaatsvinden, indien het voornemen daartoe door het bestuursorgaan dat het rechtstreeks aangaat aan de leden van de adviescommissie voor de aanvang van hun werkzaamheden kenbaar is gemaakt. 4. In afwijking van het eerste lid wordt bij milieu-informatie het belang van de bescherming van de persoonlijke beleidsopvattingen afgewogen tegen het belang van openbaarmaking. Informatie over persoonlijke beleidsopvattingen kan worden verstrekt in niet tot personen herleidbare vorm. Het tweede lid, tweede volzin, is van overeenkomstige toepassing.