Bijzonder bestek SEN-INFO-2005/2

Bijzonder bestek SEN-INFO-2005/2 Openbare aanbesteding voor het ontwerpen en de indienststelling van een WORKFLOW systeem voor het behandelen binnen de administratieve diensten van de Senaat van de bronteksten van parlementaire documenten BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2-1 -

Dit bijzonder bestek is samengesteld uit de volgende afdelingen : Afdeling A. ALGEMENE BEPALINGEN Afdeling B. BIJZONDERE CONTRACTUELE BEPALINGEN Afdeling C. AANVULLENDE DIENSTVERLENING Afdeling D. FUNCTIONELE EN TECHNISCHE VEREISTEN Afdeling E. CONTROLEDOSSIER Afdeling F. INLICHTINGENBLAD Afdeling G. OFFERTEFORMULIER INHOUDSOPGAVE A. ALGEMENE BEPALINGEN... 7 1. Voorwerp en aard van de opdracht... 7 1.1. Voorwerp van de opdracht.... 7 1.2. Aard van de opdracht.... 7 2. Duur van de overeenkomst... 8 3. Aanbestedende overheid Bijkomende informatie... 8 4. Informatiesessie.... 8 5. Indienen en openen van de offertes... 9 6. Leidende dienst - leidend ambtenaar... 9 7. Beschrijving van de te presteren diensten....10 8. Documenten van toepassing op de opdracht...10 8.1. Wetgeving... 10 8.2. Documenten betreffende de opdracht... 10 9. Offertes....10 9.1. In de offerte te vermelden gegevens... 10 9.2. Geldigheidsduur van de offerte.... 11 9.3. Bij de offerte te voegen stalen, documenten en bescheiden.... 11 9.3.1. Technische offerte... 11 10. Prijzen....12 10.1. Prijzen.... 12 10.2. Elementen inbegrepen in de prijs.... 12 10.3. Prijsherziening.... 13 11. Afstand en onderaanneming...14 11.1. Afstand van de opdracht... 14 11.2. Onderaanneming.... 14 12. Aansprakelijkheid van de dienstverlener...14 BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2-2 -

13. Selectiecriteria Regelmatigheid van de offertes Gunningscriteria...14 13.1. Selectiecriteria.... 14 13.1.1. Uitsluitingscriteria.... 14 13.1.2. Selectiecriteria inzake de financiële draagkracht van de inschrijver... 17 13.1.3. Selectiecriteria met betrekking tot de technische bekwaamheid van de inschrijver. 17 13.2. Regelmatigheid van de offertes... 18 13.3. Gunningscriterium prijs... 18 14. Borgtocht...18 15. Keuringen en opleveringen...19 15.1. Keuring van de uitgevoerde diensten.... 19 15.2. Voorlopige oplevering keuring van de geschiktheid.... 20 15.3. Definitieve oplevering keuring van de betrouwbaarheid... 20 16. Uitvoering van de diensten....20 16.1. Termijnen en clausules... 20 16.2. Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en formaliteiten... 21 16.2.1. Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd.... 21 16.2.1.1. Ontwikkeling van het systeem... 21 16.2.1.2. Evaluatie en oplevering van het systeem... 21 16.2.2. Evaluatie van de uitgevoerde diensten.... 21 17. Facturatie en betaling van de diensten....22 18. Aanbestedingsberichten en rechtzettingen....22 19. Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener...22 20. Verplichtingen van de dienstverlener tijdens de waarborgperiode....22 21. Geschillen...22 B. BIJZONDERE CONTRACTUELE BEPALINGEN... 24 1. Verdeling van de rechten op de software...24 1.1. Gebruiksrecht van de Senaat... 24 1.2. Vrijwaring tegen eisen van derden... 24 2. Beheer van de opdracht....25 C. AANVULLENDE DIENSTVERLENING... 26 1. Opleidingen....26 1.1. Opleidingen voor het onderhoud van het WFS... 26 1.1.1. Opleiding van het dagelijkse beheer... 26 1.1.2. Opleiding rond het maatwerk.... 26 1.1.3. Opleidingen voor de gebruikers van het WFS.... 26 2. Documentatie....27 2.1. Doel van de documentatie... 27 2.1.1. Technische handleidingen.... 27 2.1.2. Gebruikershandleidingen.... 27 2.2. Inhoud van de documentatie... 27 2.3. Taal van de documentatie.... 28 BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2-3 -

3. Leveren van (een) serverplatform(en)...28 3.1. Hardware en software.... 28 3.2. Vereisten m.b.t. opleiding server(s)... 28 D. FUNCTIONELE EN TECHNISCHE VEREISTEN... 29 1. Situering algemene inleiding...29 1.1. De context.... 29 1.2. Algemeen doel... 29 1.2.1. Organisatie en behandeling van de bronteksten in de Senaat... 29 1.2.1.1. Indeling van de administratieve diensten van de Senaat... 30 1.2.1.2. Betrokken diensten bij het gebruik van het WFS.... 30 1.2.1.3. Huidige behandeling van de bronteksten.... 31 1.2.2. Nieuwe manier van werken na invoering van het WFS.... 32 1.3. Algemene beschrijving van parlementaire documenten en publicaties.... 32 1.4. Algemene vereisten van het nieuwe systeem... 33 2. Types en vormen van de PD en van de Senaat....34 2.1. Mogelijke publicatievormen van de PD en van de Senaat.... 35 2.1.1. Papieren publicaties de gedrukte stukken.... 35 2.1.2. Elektronische publicaties PDF en HTML bestanden.... 35 2.1.2.1. Publiceren onder PDF formaat... 36 2.1.2.2. Publiceren onder HTML formaat.... 36 2.1.2.3. Het Postscript bronformaat... 36 2.2. Indeling van de PD en per categorie... 37 2.3. Inhoud en vorm van de Pd en... 37 3. Behandeling van de bronteksten door de administratieve diensten van de Senaat..39 3.1. Bronteksten afkomstig van derden en neergelegd in de beide landstalen.... 39 3.1.1. Neerlegging van de bronteksten.... 39 3.1.2. Behandeling door de diensten van de Senaat... 39 3.2. Bronteksten afkomstig van derden en neergelegd in slechts één taal... 40 3.2.1. Neerlegging van de bronteksten.... 40 3.2.2. Behandeling door de diensten van de Senaat... 40 3.3. Bronteksten opgesteld binnen de administratie van de Senaat... 41 3.3.1. Redactie van de bronteksten.... 41 3.3.2. Behandeling door de diensten van de Senaat... 42 3.3.2.1. Opdeling per taal van de ingediende stukken brontekst (TAALDIENST/Secretariaat).... 43 3.3.2.2. Vertaling van de stukken brontekst met meerdere vertalers tegelijk (TAALDIENST/Vertaling).... 43 3.3.2.3. Revisie van de vertaalde stukken brontekst (TAALDIENST/Revisie).... 43 3.3.2.4. Consolidatie van het volledige rapport.... 43 4. Algemene bouwstenen van het WFS COMPONENTEN....43 4.1. Soorten componenten en inhoud.... 44 4.1.1. Modificeerbare tekstcomponenten... 44 4.1.2. Niet modificeerbare BEELDCOMPONENTEN... 45 4.1.3. Tabellen... 45 4.2. Oorsprong en behandeling van componenten... 45 BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2-4 -

5. Gedetailleerde functionaliteiten die het WFS moet bieden...46 5.1. Algemeen beheer van de componenten.... 47 5.1.1. Rangschikken van de componenten volgens verschillende VIEWS.... 47 5.1.1.1. Hiërarchische view.... 48 5.1.1.2. Bijkomende views... 49 5.1.2. Toewijzen van componenten aan de TDL van een gebruiker.... 49 5.1.3. De componenten in verschillende etappes behandelen.... 49 5.1.3.1. Beheer van de mogelijke behandelingen.... 49 5.1.3.2. Beheer van de opeenvolging van de verschillende behandelingen... 50 5.1.4. Notificeren van gebeurtenissen - automatische opvolging.... 50 5.1.5. Garanderen van de uniciteit van de componenten.... 50 5.1.6. Gelijktijdige toegang tot de componenten verlenen aan meerdere gebruikers.... 51 5.1.7. Versies beheren van de componenten.... 51 5.1.8. Historiek bijhouden van de bewerkingen.... 51 5.1.9. Toevoegen van gewone bestanden.... 51 5.2. Specifieke functies m.b.t. de componenten.... 52 5.2.1. Hulpmiddelen voor het aanmaken en bewerken van componenten... 52 5.2.1.1. Werken met basis- en standaardcomponenten... 52 5.2.1.2. Beheer van de basis en standaardcomponenten... 54 5.2.1.3. Invoegen van componenten in een PDUC.... 54 5.2.1.4. Opdeling van componenten in kleinere componenten.... 54 5.2.2. Consolidatie van componenten voor presentatie van de inhoud van een PDUC... 55 5.2.2.1. Afbeelding van het globaal overzicht van een PDUC op het scherm... 55 5.2.2.2. INTERMEDIATE PRINT (IPR) van een PDUC.... 56 5.2.2.3. Generatie van elektronische documenten bestemd voor de drukker... 57 5.2.2.4. Uniformiteit in de verschillende presentaties van een PDUC... 57 5.2.3. Opzoekingen in de stukken brontekst... 57 5.3. Samenvatting van de functionele beschrijving van het WFS... 58 6. Technische randvoorwaarden...59 6.1. Repository en Component Management System.... 59 6.2. Gebruikersomgeving.... 59 6.2.1. Initialiseren, toevoegen, herschikken en opsplitsen van componenten... 59 6.2.2. Behandelen van de stukken brontekst in de componenten via een editor"... 59 6.2.2.1. Spelling- en grammaticacontrole... 60 6.2.2.2. Gebruik van Autoformat/Autotekst.... 60 6.2.2.3. Integratie met ondersteunende vertaalsoftware (mandatory).... 60 6.2.2.4. Grafische interface gelijkend op die van tekstverwerker Microsoft WORD... 60 6.2.2.5. Type software.... 61 6.3. Samenbrengen van de stukken brontekst in elektronische bestanden... 61 6.4. Beschrijving van de typische desktop van een WFS gebruiker.... 61 7. Beheer van het WFS....61 7.1. Gebruikersbeheer / Systeemadministratie.... 61 7.2. Back-up en Restore van het WFS... 62 7.2.1. Back-up van het WFS.... 62 7.2.2. Restore van het WFS... 62 7.3. Installatie en onderhoud van het WFS.... 62 7.3.1. Initiële installatie van het WFS... 62 BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2-5 -

7.3.2. Onderhoud van het WFS.... 63 E. CONTROLEDOSSIER... 64 1. Kwantitatieve Controle...64 2. Kwalitatieve Controle...64 2.1. Functioneel en technisch... 64 2.1.1. Repository en Component Management System.... 64 2.1.2. Editor.... 66 2.2. Opleidingen en documentatie... 66 F. INLICHTINGENBLAD... 67 G. OFFERTEFORMULIER... 69 BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2-6 -

ALGEMENE BEPALINGEN BIJZONDER BESTEK nr. SEN-INFO-2005/2 OPENBARE AANBESTEDING VOOR HET ONTWERPEN EN DE INDIENSTSTELLING VAN EEN WORKFLOW SYSTEEM VOOR HET BEHANDELEN BINNEN DE ADMINISTRATIEVE DIENSTEN VAN DE SENAAT VAN DE BRONTEKSTEN VAN PARLEMENTAIRE DOCUMENTEN A. ALGEMENE BEPALINGEN In toepassing van artikel 3, paragraaf 1, van het KB van 26 september 1996 wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat er in dit bijzonder bestek werd afgeweken van artikel 75 van de bijlage van het koninklijk besluit van 26 september 1996 inzake de boeten wegens laattijdige uitvoering, in het bijzonder op het vlak van het percentage van de boeten per kalenderdag en van het maximum percentage van de boeten berekend op de waarde van de diensten. 1. Voorwerp en aard van de opdracht. 1.1. Voorwerp van de opdracht. Het voorwerp van de opdracht bestaat uit de ontwikkeling en implementatie van een geïntegreerd informatie- en beheersysteem voor het behandelen van de bronteksten van de parlementaire documenten van de Senaat. Dit systeem noemen we hierna het WORKFLOW systeem. De opdracht dient te worden uitgevoerd met eerbiediging van de technische en functionele specificaties die zijn opgenomen in onderhavig bijzonder bestek. Deze opdracht wordt als één geheel beschouwd. Het WORKFLOW systeem is bestemd voor de diensten van de Senaat. Voor de realisatie van het WORKFLOW systeem wordt momenteel rekening gehouden met een gebruiksklare installatie voor 55 eindgebruikers in de administratie van de Senaat. Dit is een vermoedelijk aantal, bijgevolg enkel richtinggevend. Hiertoe wordt voor de procedure van de openbare aanbesteding gekozen. Deze opdracht omvat één enkel perceel. Dit is een opdracht tegen globale prijs (K.B. 8 januari 1996, art. 86). Overeenkomstig de termen en voorwaarden van dit bijzonder bestek verbindt de inschrijver zich ertoe de opdracht zoals beschreven in onderhavig bijzonder bestek uit te voeren na betekening van de goedkeuring van zijn inschrijving. 1.2. Aard van de opdracht. Voor de toepassing van de reglementering op overheidsopdrachten dient onderhavige opdracht te worden beschouwd als een dienstenopdracht. Het realiseren van het systeem is een resultaatverbintenis, waarbij de dienstverlener gehouden wordt aan de de door de Senaat opgelegde termijn. Er zal slechts tot oplevering worden overgegaan, wanneer gebleken is dat aan alle functionele en technische eisen zoals opgenomen in het Controledossier (cfr. afdeling E.) is voldaan. De ontwikkeling van de beoogde sleutel-op-de-deur oplossing kan slechts als geslaagd worden beschouwd indien de gevraagde functionaliteit volledig aanwezig is en de volledige werking in de multi-user productieomgeving werd aangetoond en formeel werd aanvaard. BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2-7 -

ALGEMENE BEPALINGEN De dienstverlener staat in voor een perfecte integratie en gebruiksklare installatie van de door hem voorgestelde oplossing in de informaticaomgeving van de Senaat. De toepassingen moeten aan volgende belangrijke vereisten voldoen : gebruikersvriendelijkheid (GUI, overzichtelijke schermen en menu's, maximaal geïntegreerde software modules, on-line contextgevoelige hulp), onderhoudbaarheid (o.a. modulariteit, documentatie, eenvoudig versiebeheer), standaardisatie en stabiliteit. Het gaat om het ontwerp, de bouw en de implementatie van een informatiesysteem dat moet toelaten om met meerdere gebruikers tegelijkertijd en in verschillende etappes aan de brontekst van een parlementair document te werken. De ontwikkeling heeft betrekking op alle aspecten van het informatiesysteem, het on-line helpsysteem alsook de volledige gebruiksklare implementatie in de productieomgeving met inbegrip van de opleiding van gebruikers en beheerders, de redactie van de documentatie en handleidingen nodig om een volledige en adequate ingebruikname te verzekeren en met inbegrip van de levering van een serverplatform (hardware en software). De dienstverlener integreert en installeert de delen van standaardsoftware samen met de ontwikkelde toepassingen als één werkend geheel en verzorgt de optimale afstelling ('fine tuning') van het systeem als een integraal onderdeel van de opdracht. Belangrijke inhoudelijke aspecten en technische randvoorwaarden met betrekking tot de opdracht komen verder onder afdeling D. van dit bijzonder bestek aan bod. 2. Duur van de overeenkomst. De opdracht begint op de eerste kalenderdag die volgt op de dag waarop de dienstverlener de kennisgeving van de gunning van de opdracht heeft ontvangen en duurt tot op het ogenblik dat de opdracht volledig is uitgevoerd. De uitvoering van de diensten bepaald in het onderhavige bijzonder bestek moet, in alle gevallen worden beëindigd binnen de tweehonderd kalenderdagen, in overeenstemming met punt 16.1. 3. Aanbestedende overheid Bijkomende informatie. De aanbestedende overheid is de Belgische Staat, vertegenwoordigd door de heer Roland ROBLAIN, Directeur Generaal bij de de Belgische Senaat. Bijkomende inlichtingen inzake de procedure kunnen worden opgevraagd bij Dhr Roger DEVRIENDT, bestuursdirecteur bij de Belgische Senaat, telefoonnummer 02/501.72.43, fax nummer 02/514.06.85, e-mail rdv@senate.be. Bijkomende inlichtingen inzake het inhoudelijke aspecten van de opdracht kunnen worden opgevraagd bij Dhr Eddy FLEMENT, Adjunct-adviseur informaticus bij de Belgische Senaat, telefoonnummer 02/501.72.53, faxnummer 02/514.06.85, e-mail ef@senate.be. De inschrijver is ertoe gehouden voor alle documenten, bescheiden en briefwisseling het Nederlands of het Frans te gebruiken. 4. Informatiesessie. Gelet op de complexiteit van de opdracht, heeft de aanbestedende overheid beslist om tussen de aankondiging van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen en de dag van de offertes, een informatiesessie te houden ten behoeve van de kandidaat-inschrijvers. Deze informatiesessie zal doorgaan op 1 juli om 11 uur in de Belgische Senaat, Leuvenseweg nr 7, 1000 Brussel, zaal K. Tijdens deze informatiesessie zal eerst een kort overzicht worden gegeven van het voorwerp van de opdracht. Vervolgens wordt ruimte gegeven voor het stellen van vragen. BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2-8 -

ALGEMENE BEPALINGEN Teneinde de informatiesessie ordentelijk te laten verlopen worden de kandidaat-inschrijvers die op de informatiesessie wensen aanwezig te zijn, verzocht hun vragen aan de aanbestedende overheid te bezorgen via e-mail of fax. Het e-mailadres is rdv@senate.be. Het faxnummer is 02/501.06.85. Enkel de vragen die twee werkdagen voor de informatiesessie bij de aanbestedende overheid zijn toegekomen, zullen tijdens de informatiesessie worden beantwoord. Aan de ingang van de vergaderzaal zullen de aanwezigen worden verzocht om de identiteit van hun onderneming die zij vertegenwoordigen en hun volledig adres te vermelden op een aanwezigheidslijst. Naderhand zal de aanbestedende overheid aan alle aanwezigen een proces-verbaal van de informatiesessie toesturen. De kandidaat-inschrijvers die niet op de informatiesessie aanwezig konden zijn, kunnen het procesverbaal opvragen bij de aanbestedende overheid (per e-mail op het e-mailadres rdv@senate.be of per fax op het faxnummer 02/501.06.85). 5. Indienen en openen van de offertes. De offertes worden vóór de opening van de offertes ofwel per aangetekend schrijven opgezonden naar, ofwel persoonlijk neergelegd bij de aanbestedende overheid. De offertes worden aanvaard voor zover de zitting van opening van de offertes niet voor geopend is verklaard. De offertes worden in een omslag gestoken die wordt gesloten. Op deze omslag dienen de volgende vermeldingen te worden aangebracht: - het nummer van het bijzonder bestek; - de datum en het uur van de opening van de offertes. Deze omslag wordt gestoken in een tweede omslag met de volgende vermeldingen: - het woord offerte in de linkerbovenhoek; - op de plaats van het adres van de bestemming moet worden vermeld: Belgische Senaat Ter attentie van Dhr Roger DEVRIENDT Paleis der Natie Natieplein 1 1009 Brussel Op 15 juli om 11 uur zal in de Belgische Senaat, Leuvenseweg 7, 1000 Brussel, zaal K, in openbare zitting worden overgegaan tot de opening van de offertes ingediend voor deze opdracht (met mededeling van prijzen). In het raam van het onderzoek van de offertes door de aanbestedende overheid, worden de inschrijvers erop gewezen dat zij het bezoek aan hun installaties door afgevaardigden van de aanbestedende overheid moeten toelaten. 6. Leidende dienst - leidend ambtenaar. De leidende dienst in de zin van artikelen 1 en 2 van de algemene aannemingsvoorwaarden is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor het toezicht en de controle op de opdracht. De leidende ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) zal worden aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De grenzen van zijn bevoegdheid zullen worden vermeld. BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2-9 -

ALGEMENE BEPALINGEN 7. Beschrijving van de te presteren diensten. De opdracht van dit bijzonder bestek omvat de volgende diensten, waarvan de details hernomen zijn in de afdelingen C en D: - het ontwerpen van een informatiesysteem dat volledig voldoet aan alle functionele en technische vereisten; - de levering, de installatie en de configuratie van de noodzakelijke hardware en software voor het/de serverplatform(en) van het systeem; - het in dienst stellen van dit systeem in de informaticaomgeving van de Senaat; - het organiseren van de opleidingen voor zowel de systeembeheerders als de toekomstige gebruikers van het systeem; - het realiseren en ter beschikking stellen van de Senaat van gebruikershandleidingen en technische documentatie; 8. Documenten van toepassing op de opdracht. 8.1. Wetgeving. - De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten (B.S. van 22 januari 1994); - Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten van werken, leveringen en diensten en de concessies van openbare werken (B.S. van 26 januari 1996) ; - Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken + bijlage : algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken (B.S. van 18 oktober 1996); - Alle wijzigingen aan de wet en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van de offertes. 8.2. Documenten betreffende de opdracht. Onderhavig bijzonder bestek nr. SEN-INFO-2005/2. 9. Offertes. 9.1. In de offerte te vermelden gegevens. De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 10 van de wet van 24 december 1993 en artikel 78 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 in verband met de onverenigbaarheden. De inschrijver is verplicht het bij het onderhavig bijzonder bestek gevoegde offerteformulier te gebruiken. Indien toch andere documenten worden gebruikt, is hij verplicht om op elk document de conformiteit met het bij het bijzonder bestek gevoegde offerteformulier te attesteren (Art. 89 van het KB van 8 januari 1996). De offerte en de bijlagen gevoegd bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans. Door het indienen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als die in de een of andere bijlage van zijn offerte voorkomen. Het offerteformulier is in 5 exemplaren bij het bijzonder bestek gevoegd. BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2-10 -

ALGEMENE BEPALINGEN De volgende inlichtingen zullen worden vermeld in de offerte : - het totale bedrag van de offerte in letters en in cijfers (excl. BTW); - het bedrag van de BTW; - de handtekening van de persoon bevoegd om de offerte te ondertekenen; - de hoedanigheid van de persoon die de offerte ondertekent; - de datum waarop voormelde persoon de offerte heeft ondertekend; - het volledige aansluitingsnummer van de inschrijver bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid(voor de Belgische inschrijvers); - indien de inschrijver beroep doet op onderaannemers, de naam van de firma s en hun verantwoordelijken; - een zo uitgebreid en duidelijk mogelijke technische offerte (zie ook punt 9.3.1.). 9.2. Geldigheidsduur van de offerte. De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 100 kalenderdagen, ingaande de dag na de opening van de offertes. 9.3. Bij de offerte te voegen stalen, documenten en bescheiden. De inschrijvers voegen bij hun offerte: - alle documenten gevraagd in het raam van de gunningscriteria (zie rubriek 13 hierna); - een technische offerte, die het onderdeel moet uitmaken van een duidelijk gescheiden deel. 9.3.1. Technische offerte. Volgende documenten zullen deel uitmaken van de technische offerte: 1. Een duidelijke beschrijving van de machine(s) (merk, type, technische specificaties, operating systeem) die door de dienstverlener zal(zullen) worden aangeboden en geïnstalleerd als server(s) voor het systeem (back-end gedeelte van de oplossing); 2. Een duidelijke beschrijving van beschikbare gebruiksklare software, skeletten en templates die bij de ontwikkeling gebruikt en geïntegreerd zullen worden, en als dusdanig niet ontwikkeld zullen worden in het kader van de opdracht; 3. Een duidelijke omschrijving van welke parametrisatie ( customizing ) de standaard gebruiksklare software dient te ondergaan; 4. Een duidelijke beschrijving van de softwareprogramma's en modules die op maat dienen te worden ontwikkeld; 5. Een duidelijke beschrijving van de manier waarop de verschillende gevraagde functionaliteiten worden gerealiseerd met vermelding van de programma's en of modules die daarbij worden aangewend. Deze beschrijving moet ook duidelijk aangegeven of deze programma's en of modules standaard software zijn of het onderwerp uitmaken van maatsoftware; 6. Een duidelijke beschrijving van de ontwikkelomgeving die moet worden gecreëerd of opgezet (IDE, application server, compiler,...); BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2-11 -

ALGEMENE BEPALINGEN 7. Een gedetailleerde beschrijving van de methodologie en de kwaliteitsnormen die worden gevolgd bij de ontwikkeling van de maatsoftware. Een afschrift van eventuele certificaten (bijvoorbeeld ISO 9001) wordt hierbij gevoegd. 8. Een gedetailleerde beschrijving van de voorgestelde vorming (zie ook afdeling C). Per cursus worden tenminste vermeld: korte inhoud, doel, vorm (training in workshop, ex cathedra,...) en aantal lesgevers. Van deze laatste wordt een profiel opgegeven. 9. Een beschrijving van de interne richtlijnen voor kwaliteitszorg die van toepassing zullen zijn bij de softwareontwikkeling. Indien een beroep wordt gedaan op onderaannemers, dient ook aangegeven te worden aan welke kwaliteitsrichtlijnen zij worden onderworpen. 10. Een referentielijst van de systemen die de inschrijver in de loop van de laatste drie jaar heeft ontwikkeld en geïnstalleerd en die van dezelfde technische aard zijn als de in dit bijzonder bestek beschreven systemen. Daarnaast zal telkens worden aangegeven of het gaat om: Content Management Systemen (CMS); Document Management Systemen (DMS); Integratie en op maat maken van een standaard beschikbaar CMS of DMS (commercieel product) dan wel om een specifieke op maat ontworpen systeem; 11. Indien het referentieproject op het ogenblik van de inschrijving nog aan de gang is, zal dit duidelijk worden aangegeven. De referenties moeten controleerbaar zijn (contactpersoon, telefoon, adres,...) 12. Een zo volledig mogelijke lijst van namen van de personen en hun profiel van de personen die in het kader van de opdracht zullen worden ingezet (zie ook punt 13.1.3. Samen met de namen dienen eveneens referenties naar projecten waaraan werd meegewerkt en genoten speciale vormingen (bijvoorbeeld m.b.t. ontwikkeltools) te worden opgegeven. 13. De beschrijving van de inwendige organisatie die de inschrijver plant voor de inwendige supervisie en coördinatie en kwaliteitsbewaking van de uitvoering van de opdracht. 14. De beschrijving van hoe de inschrijver de projectaanpak zal organiseren, in het bijzonder hoe de inschrijver zijn project zal coördineren met de projectverantwoordelijke(n) van de Senaat (tussentijdse rapportering, organiseren van testsessies, opleveringen,...). 10. Prijzen. 10.1. Prijzen. Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in EURO. Dit is een opdracht volgens globale prijs wat betekent dat de globale prijs forfaitair is. De inschrijver wordt geacht in zijn globale prijs alle mogelijke kosten die op de diensten wegen te hebben begrepen, met uitzondering van de BTW. In toepassing van artikel 88, 3, van het koninklijk besluit van 8 januari 1996, kan de aanbestedende overheid alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse uitvoeren, teneinde de juistheid van de op grond van de eerste en tweede paragraaf van voormeld artikel 88 verstrekte gegevens na te gaan. 10.2. Elementen inbegrepen in de prijs. Alle werkzaamheden en prestaties nodig voor het ontwikkelen, het installeren, het configureren, het testen en het in werking stellen van de aangeboden producten (hardware en software) moeten in de BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2-12 -

ALGEMENE BEPALINGEN prijs inbegrepen zijn. Hierin zijn ook begrepen alle overige kosten of prestaties verbonden aan het opstellen en het gebruik van de ontwikkelomgeving (werkstations, specifieke software,...). Ook alle overige prestaties die voorzien zijn in dit bijzonder bestek (o.a. Documentatie, testen, opleiding, kosten verbonden aan keuringen, technische bijstand tijdens de waarborgtermijn,...) moeten inbegrepen zijn in de prijs. Wat de software betreft moet iedere vergoeding voor de verdeling van de rechten op de software inbegrepen zijn in de prijs (zie ook afdeling B.). Alle tijdens de waarborgperiode te voorziene prestaties moeten inbegrepen zijn in de prijs. Voor de posten in de meetstaat waarvoor er geen prijs ( nihil ) wordt opgegeven, dient een verantwoording te worden gegeven. Er moet uitdrukkelijk worden aangegeven in welke posten zij dan wel zijn opgenomen. 10.3. Prijsherziening. Voor de onderhavige opdracht is enkel een prijsherziening toepasbaar voor de schommelingen van de lonen en sociale lasten van de werknemers van de dienstverlener. Deze prijsherziening is zowel in min als in meer toepasbaar en kan worden doorgevoerd op initiatief van de aanbestedende overheid en van de dienstverlener. In geval van een verzoek om prijsherziening, zal deze enkel ontvankelijk worden verklaard indien de bewijsstukken van het bevoegde paritair comité van de dienstverlener bij de aanvraag om prijsherziening zijn gevoegd. Er kan slechts één prijsherziening per jaar worden toegepast. Voor de berekening van de prijsherziening wordt de volgende formule toegepast: P = Po x [(s x 0,80) + 0,20 (=F)] S De kleine letters hebben betrekking op gegevens geldig op de toepassingsdatum van de prijsherziening 1. De hoofdletters hebben betrekking op gegevens geldig 10 dagen vóór de opening van de offertes 2. P = herziene prijs; Po = offerteprijs; s en S = salariskosten (sociale lasten inbegrepen); F : onherzienbaar gedeelte dat de vaste kosten en winsten omvat (Art. 57 van de wet van 30.03.1976 betreffende de economische herstelmaatregelen). De prijsherziening kan slechts worden toegepast indien de verhoging of verlaging van de prijs door te voeren ingevolge de aanvraag of het verzoek om prijsherziening ten minste 3 % bedraagt ten opzichte van de prijs vermeld in de offerte (voor de eerste prijsherziening) of t.o.v. de laatste aanvaarde of opgelegde herziene prijs (vanaf de tweede prijsherziening). 1 Deze datum is in normale omstandigheden de datum van de ontvangst van de brief van de dienstverlener inzake de aanvraag om prijsherziening. 2 Dit is de vermoedelijke datum waarop de dienstverlener zijn prijs of prijzen heeft gebaseerd die in zijn offerte werden vermeld. BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2-13 -

ALGEMENE BEPALINGEN 11. Afstand en onderaanneming. 11.1. Afstand van de opdracht. Het is aan de inschrijver verboden om de opdracht af te staan aan een derde partij. 11.2. Onderaanneming. Voor de uitvoering van de opdracht, is het de inschrijver toegestaan om contracten af te sluiten met derde partijen. Er wordt uitdrukkelijk overeengekomen dat de inschrijver volledig verantwoordelijk is voor zijn onderaannemers, in overeenstemming met artikel 10, paragraaf 1 van het algemeen bijzonder bestek. Indien de inschrijver een gedeelte van de uitvoering van de opdracht aan derde partijen zou toevertrouwen, dienen hun namen te worden opgenomen in de offerte, weze het dat de administratie geen enkele band met hen erkent. Alle verplichtingen die aan de inschrijver worden opgelegd moeten eveneens worden opgelegd aan zijn beambten en die van zijn onderaannemers. 12. Aansprakelijkheid van de dienstverlener. De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen elke schadevergoeding die hij aan derden is verschuldigd op grond van de vertraging bij de uitvoering van de diensten of op grond van het in gebreke blijven van de dienstverlener. 13. Selectiecriteria Regelmatigheid van de offertes Gunningscriteria. 13.1. Selectiecriteria. De inschrijvers worden getoetst aan de hiernavolgende selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes aan de gunningscriteria vermeld in punt 13.3. van dit bijzonder bestek, voor zover de ingediende offertes administratief en technisch regelmatig zijn. 13.1.1. Uitsluitingscriteria. Eerste uitsluitingscriterium..1. De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen. Indien uit een attest dat door de aanbestedende overheid bij het elektronisch loket zal worden opgevraagd, blijkt dat hij ten laatste daags vóór de datum voor ontvangst van de offertes: 1 aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal voor de ontvangst van de offertes en 2 op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan 2.500 EURO moet vereffenen, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt. BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2-14 -

ALGEMENE BEPALINGEN.2. Voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de buitenlandse inschrijver bij zijn offerte toevoegen of aan de aanbestedende overheid voorleggen: 1 een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin wordt bevestigd dat hij, volgens de rekening die ten laatste daags voor de datum voor de ontvangst van de offertes, voldaan heeft op die datum aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd. Indien een dergelijk document niet wordt uitgereikt in het betrokken land, kan het vervangen worden door een verklaring onder eed of een plechtige verklaring van de betrokkene vóór een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van dat land; 2 in orde zijn met de bepalingen van 1, indien hij personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders..3. De aanbestedende overheid kan in welk stadium van de procedure ook, met alle middelen die zij dienstig acht inlichtingen inwinnen over de stand van betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid van om het even welke inschrijver. Tweede uitsluitingscriterium. De inschrijver mag niet in één van de volgende gevallen verkeren: 1 in staat van faillissement of van vereffening verkeren, zijn werkzaamheden hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of in een overeenstemmende toestand verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 2 aangifte hebben gedaan van faillissement, een procedure van vereffening of een gerechtelijk akkoord aanhangig hebben of een gelijkaardige procedure lopende hebben bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen. De inschrijver voegt bij zijn offerte een recent (maximum 6 maanden oud te rekenen vanaf de datum van de opening van de offertes) attest van niet-faling, uitgereikt door de griffie van de bevoegde rechtbank van koophandel. Voor de buitenlandse inschrijver dient het attest te worden uitgereikt door de overheidsinstantie die hiervoor in zijn land bevoegd is, of bij ontstentenis, een verklaring op eer gecertifieerd door een notaris of een gerechtelijke of overheidsinstantie. Derde uitsluitingscriterium. De inschrijver mag niet bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld zijn geweest voor een misdrijf die zijn professionele integriteit aantast. De inschrijver voegt bij zijn offerte een recent (maximum 6 maanden oud te rekenen vanaf de datum van de opening van de offertes) attest van goed gedrag en zeden bestemd voor een openbaar bestuur, uitgereikt door de bevoegde overheidsinstantie. Voor de buitenlandse inschrijver waar dit attest niet door een overheidsinstantie wordt uitgereikt, dient een verklaring op eer bij de offerte te worden gevoegd, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of overheidsinstantie van zijn land. BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2-15 -

ALGEMENE BEPALINGEN Vierde uitsluitingscriterium. De inschrijver mag niet bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op grond die de aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken. De inschrijver voegt bij zijn offerte een verklaring op eer waarin hij verklaart zich niet in voormelde geval te bevinden. Bovendien, verbindt de inschrijver, door de ondertekening van zijn offerte, zich tot naleven van de normen bepaald in basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), en in het bijzonder: 1. het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957); 2. het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); 3. het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); 4. het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende de discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958); 5. de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid ( verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Het niet naleven van de hierboven vermelde verdragen zal dus worden beschouwd als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel 69, 4 van het KB van 8 januari 1996. De hogervermelde voorschriften zijn van toepassing ongeacht de andere voorschriften opgenomen in het artikel 69 van het hierboven vermeld besluit. Vijfde uitsluitingscriterium. De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van de verschuldigde directe belastingen en van de verschuldigde BTW. De Belgische inschrijver voegt bij zijn offerte een recent (maximum 6 maanden oud te rekenen vanaf de datum van de opening van de offertes) attest 276C2 van de Administratie der Directe Belastingen en een recent (maximum 6 maanden oud te rekenen vanaf de datum van de opening van de offertes) attest van de BTW-administratie, waaruit blijkt dat hij in orde is met zijn verplichtingen ten overstaan van de voormelde administraties. De buitenlandse inschrijver voegt bij zijn offerte en recent (maximum 6 maanden oud te rekenen vanaf de datum van de opening van de offertes) attest of attesten uitgereikt door de administratie(s) die in zijn land bevoegd is (zijn) voor het innen van de directe belastingen en van de BTW (of van de taksen die in zijn land de BTW vervangen) waarin staat vermeld dat hij in orde is met zijn verplichtingen ten overstaan van de voormelde administratie(s). Indien dit attest of deze attesten in zijn land niet worden uitgereikt, volstaat een verklaring op eer gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of overheidsinstantie van zijn land. Zesde uitsluitingscriterium. De inschrijver mag zich niet in ernstige mate schuldig hebben gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar in het raam van deze opdracht. BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2-16 -

ALGEMENE BEPALINGEN 13.1.2. Selectiecriteria inzake de financiële draagkracht van de inschrijver. De inschrijver voegt bij zijn offerte een verklaring inzake de totale omzet gerealiseerd tijdens de laatste drie boekjaren, tenzij de totale omzet vermeld staat op de goedgekeurde jaarrekeningen die via het elektronisch loket kunnen worden geraadpleegd (dit zijn de jaarrekeningen neergelegd bij de Nationale Bank van België, opgesteld volgens het volledig boekhoudkundig schema, of volgens het verkort boekhoudkundig schema waarop de facultatieve vermelding van de gerealiseerde totale omzet werd ingevuld. De inschrijver dient tevens over voldoende financiële slagkracht te beschikken. Deze financiële slagkracht zal worden beoordeeld op basis van de goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren neergelegd bij de Nationale Bank van België. De inschrijvers die de goedgekeurde jaarrekeningen hebben neergelegd bij de Nationale Bank van België hoeven deze niet bij hun offerte te voegen, aangezien de aanbestedende overheid deze jaarrekeningen kan raadplegen via het elektronisch loket van de federale overheid. De inschrijvers die de goedgekeurde jaarrekening van de laatste drie boekjaren niet bij de Nationale Bank van België hebben neergelegd, zijn verplicht om deze bij hun offerte te voegen. Deze verplichting geldt ook voor de jaarrekening die onlangs werd goedgekeurd en die nog niet bij de Nationale Bank van België werd gedeponeerd, omdat de wettelijk voorziene termijn voor het neerleggen ervan nog niet is verstreken. Voor eenmanszaken dient een staat van alle activa en passiva door een accountant IDAC of een bedrijfsrevisor te worden opgesteld. Deze staat dient door een erkend accountant IDAC of door de bedrijfsrevisor, naargelang het geval, voor echt te worden verklaard. Het document moet een recente financiële toestand weerspiegelen (maximum 6 maanden oud te rekenen vanaf de datum van de opening van de offertes). Indien de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans voor echt verklaard door de accountant IDAC of door de bedrijfsrevisor. Voor de buitenlandse ondernemingen dienen tevens de goedgekeurde jaarrekeningen van de drie laatste jaren of een staat van alle activa en passiva van de onderneming bij de offerte te worden gevoegd. Indien de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans voor echt verklaard door de accountant of door de bedrijfsrevisor of door de persoon of organisme dat een soortgelijke functie in zijn land uitoefent. 13.1.3. Selectiecriteria met betrekking tot de technische bekwaamheid van de inschrijver. De inschrijver dient over het volgende personeel te beschikken dat inzake studie- en beroepskwalificaties, aan de volgende vereisten voldoet: Projectverantwoordelijke(n). De inschrijver dient over één of meerdere medewerkers te beschikken die van universitair niveau zijn en die beschikken over voldoende ervaring in het organiseren en leiden van projecten gelijkaardig aan de opdracht van dit bijzonder bestek. De medewerker die door de dienstverlener zal worden aangeduid als projectverantwoordelijke dient voldoende tijd en resources te kunnen vrijmaken om zijn taak onder optimale omstandigheden te kunnen uitvoeren. Productspecialist(en). De inschrijver dient over één of meerdere medewerkers te beschikken die minimaal een opleiding hoger onderwijs van het korte type hebben genoten en die specialist zijn in de gebruikte standaard software(s) die onderdeel uitmaak(t)(en) van de aangeboden oplossing. Onder specialist worden hier verstaan personen die een certificaat ( certified ) van vorming hebben ondergaan bij de leverancier van het product en die daarenboven over het noodzakelijke profiel BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2-17 -

ALGEMENE BEPALINGEN beschikken om rechtstreeks contact te mogen opnemen met de support-afdelingen van die betreffende leverancier. De inschrijver dient eveneens te beschikken over gelijkaardig gespecialiseerd personeel m.b.t. de installatie en de configuratie van de hardware- en softwareproducten die horen bij het/de geleverde serverplatform(en). Programmeurs. De inschrijver dient over één of meerdere programmeurs te beschikken die zullen instaan voor de maatsoftware van het systeem. 13.2. Regelmatigheid van de offertes. De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden onderzocht in het vlak van hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes zullen worden geweerd. Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan het gunningscriterium prijs. Daarbij worden niet enkel de administratieve aspecten maar ook de technische offerte (zie ook punt 9.3.1.) van de offerte zeer nauwkeurig onderzocht en geëvalueerd. 13.3. Gunningscriterium prijs. De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de laagste offerte op het vlak van de prijs, voor zover deze administratief en technisch regelmatig is. De evaluatie van de offertes in het raam van het gunningscriterium prijs gebeurt op basis van de totale prijs vermeld door de inschrijver in zijn offerte. 14. Borgtocht. De borgtocht bedraagt 5 % van het totaal bedrag, excl. BTW, van de opdracht. Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hogergelegen tiental EURO. Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De dienstverlener moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld: 1 wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de Postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (PRK nr 679-2004099-79) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2 wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3 wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2-18 -

ALGEMENE BEPALINGEN neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4 wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1 hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2 hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 3 hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4 hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5 hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar het bijzonder bestek, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de dienstverlener en eventueel deze van de derde die voor rekening van de dienstverlener het deposito heeft verricht, met de vermelding geldschieter of gemachtigde, naargelang het geval. De termijn van dertig kalenderdagen hiervoor vermeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de dienstverlener voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van borgtochtstelling dient te worden gezonden aan het adres dat zal worden vermeld in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven na het definitief aanvaarden van de laatste opdracht uitgevoerd op basis van de overeenkomst afgesloten op basis van dit bijzonder bestek, op uitdrukkelijke vraag van de dienstverlener en op voorwaarde dat de geleverde diensten zijn opgeleverd. 15. Keuringen en opleveringen. 15.1. Keuring van de uitgevoerde diensten. De keuringsoperaties slaan zowel op de geschiktheid als de betrouwbaarheid van de ontwikkelde software. De geschiktheid wordt aangetoond door de conformiteit met de functionele en technische eisen van het bijzonder bestek zoals opgenomen in het controledossier (cfr. afdeling E.). De betrouwbaarheid houdt in dat de software binnen normale exploitatieomstandigheden zoals beschreven in het bijzonder bestek, stabiel is en binnen een normale operationele omgeving functioneert. Het is de dienstverlener die het bewijs van de geschiktheid en de betrouwbaarheid moet leveren. BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2-19 -

ALGEMENE BEPALINGEN 15.2. Voorlopige oplevering keuring van de geschiktheid. Van zodra het systeem volledig is ontwikkeld en getest door de dienstverlener, zal hij contact opnemen met de aanbestedende overheid met het oog op het uitvoeren van de testen beschreven in het controledossier (functioneel gedeelte). Indien de beschreven testen succesvol verlopen, zal de aanbestedende overheid de dienstverlener de toelating geven tot integratie van het ontwikkelde systeem in de operationele omgeving van de Senaat. Dit behelst zowel het installeren van de server als van software op de PC's van de gebruikers. Van zodra de integratie volledig is afgewerkt en van zodra ook de andere diensten zijn vervuld (opleiding, documentatie), zullen alle controles beschreven in het controledossier worden uitgevoerd. De testen die al werden uitgevoerd op de plaats van ontwikkeling (functioneel gedeelte) zullen daarbij worden overgedaan, zij het dit keer in de operationele informaticaomgeving van de Senaat. Deze testen beogen de geschiktheid van de aangeboden oplossing te evalueren. De testperiode in de informaticaomgeving van de Senaat zal tien werkdagen in beslag nemen. Indien sprake is van een ernstig probleem tijdens deze testperiode wordt deze periode geschorst vanaf de melding door de Senaat van de constructie- of werkingsfout tot op het ogenblik van voldoeninggevend herstel. Van zodra alle controles uit het controledossier succesvol worden geëvalueerd door de Senaat, zal de voorgestelde oplossing voorlopig worden opgeleverd. Met andere woorden, deze voorlopige oplevering gebeurt pas nadat werd aangetoond dat alle aspecten van de toepassingen volledig geïmplementeerd en effectief in productie zijn in de informaticaomgeving van de Senaat en nadat alle opleidingen zijn gegeven en nadat alle documentatie is overhandigd. 15.3. Definitieve oplevering keuring van de betrouwbaarheid. Van zodra het systeem voorlopig is opgeleverd, begint de waarborgtermijn te lopen. Binnen deze termijn moet blijken of het aangeboden systeem voldoende betrouwbaar is. De definitieve oplevering van het systeem heeft plaats op de werkdag volgend op de einddatum van de waarborgtermijn zoals verder bepaald, op voorwaarde dat de tijdens de waarborgtermijn geplande prestaties werden uitgevoerd. De dienstverlener vrijwaart de Senaat voor de verborgen gebreken van de uitvoering van de op maat ontwikkelde software. 16. Uitvoering van de diensten. 16.1. Termijnen en clausules. Alle gevraagde diensten moeten worden uitgevoerd binnen een termijn van 200 kalenderdagen te rekenen vanaf de dag die volgt op deze waarop de dienstverlener de kennisgeving van de gunning van de opdracht heeft ontvangen. De sluitingsdagen voor de jaarlijkse vakanties in de onderneming van de dienstverlener worden niet meegerekend. De dienstverlener zal in de planning van zijn opdracht rekening houden met de testperiode waarvan sprak in punt 15.2. Die testen moeten immers gebeuren binnen de gestelde termijn net zoals dat alle opleidingen tegen de einddatum moeten zijn gegeven. De bestelbon wordt per aangetekend schrijven, per fax of op iedere andere manier die onomstotelijk toelaat de datum van versturing te bepalen, naar de dienstverlener verstuurd. BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2-20 -