Draaiboek rechtstreekse verkiezingen Raad GO! Draaiboek rechtstreekse verkiezingen van tien leden voor de Raad GO! onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap - Kiesperiode 2014 Aandachtspunten voor de directeurs en de voorzitters van de schoolraden 1. Inleiding De verrichtingen die de bevoegde directeurs, de voorzitters en de leden van de schoolraden dienen uit te voeren zijn terug te vinden in het Besluit van de Vlaamse regering van 19 juli 2002 houdende vaststelling van de kiesprocedure voor de Raad van het GO! onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap (BS 30-08-2002), zoals gewijzigd door het Besluit van de Vlaamse regering van 3 februari 2006 (BS 23-02-2006) en zoals gewijzigd door het Besluit van de Vlaamse Regering van 20 december 2013. Van deze beide besluiten bestaat een gecoördineerde versie (hierna gecoördineerde versie BVR genoemd). De besluiten, alsook de gecoördineerde versie, zijn terug te vinden op de website van het GO! onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap www.g-o.be/verkiezingraad. 2. Bepalen datum vergadering schoolraad De bevoegde directeur dient tijdig met de voorzitter van de schoolraad af te spreken op welke datum in de kiesperiode (tussen 1 en 14 september 2014) een vergadering wordt georganiseerd van de schoolraad waarop uiteraard ook een "normale" agenda kan besproken worden, maar alleszins de rechtstreekse verkiezingen zullen plaatsvinden. Indien de schoolraad bevoegd is voor meerdere scholen, worden de verplichtingen opgelegd door dit besluit, uitgevoerd door de directeur met de grootste ambtsanciënniteit ressorterend onder deze schoolraad. Aan het secretariaat van het kiesbureau dient de datum te worden meegedeeld van de vergadering van de schoolraad waarop de rechtstreekse verkiezingen zullen plaatsvinden. De informatie dient bezorgd te worden via volgend mailadres: verkiezingraad@g-o.be en dit uiterlijk op 25 augustus 2014. 3. Uitnodigen en informeren leden schoolraden De uitnodiging wordt tijdig verzonden overeenkomstig het eigen reglement van orde en vermeldt als agendapunt minstens de rechtstreekse verkiezingen. Elke schoolraad heeft een eigen reglement van orde (Bijzonder Decreet van het Gemeenschapsonderwijs art.11, 2). Het kiesbureau raadt aan volgende elementen in de uitnodiging te vermelden: de beschikbaarheid van de kandidatenlijst en de kandidaatstellingen in papieren vorm op de zetel van de schoolraad ( uiterlijk op 5 juli van de kiesperiode leggen de schooldirecteurs het document kandidaatstelling (KRR 1) en de kandidatenlijst ter inzage van alle kiesgerechtigden art. 10, 2) 1
een verwijzing naar de website van het GO! onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap www.go.be/verkiezingraad waar alle informatie over de verkiezingen beschikbaar is de mededeling dat de lijsten met de samenstelling van de schoolraden ter inzage liggen van de kandidaten in alle vestigingsplaatsen van de school 4. Ter beschikking stellen van lijsten samenstelling schoolraden aan kandidaten Art. 50 van het kiesreglement schoolraden stelt dat de directeur de lijst met de volledige samenstelling van de schoolraad ter inzage moet leggen in alle vestigingsplaatsen van de school en verzenden naar de Raad van Bestuur en naar de voorzitter van de Raad. Dit dient ook te gebeuren bij elke wijziging van de samenstelling van de schoolraad. De kandidaten die erom verzoeken, kunnen bij de school de lijsten met gegevens van de kiesgerechtigden inzien. Alle kandidaten dienen op dezelfde wijze te worden behandeld. 5. Eventuele getuigen bij stemverrichtingen In uitvoering van art. 4 gecoördineerde versie BVR heeft het kiesbureau beslist om getuigen toe te laten bij de stem- en telverrichtingen. Als bijlage bij dit draaiboek vindt u een modelformulier waarmee een kandidaat een getuige kan mandateren om aanwezig te zijn bij de stemverrichtingen binnen een schoolraad. De getuigen beschikken over een machtiging namens de kandidaat die hen afvaardigt. Ook kandidaten kunnen zich als getuige aanmelden. De getuigen informeren zich over de datum van de desbetreffende vergadering van de schoolraad bij de bevoegde directeur. Het spreekt voor zich dat de getuigen (inclusief de kandidaten die als getuigen wensen op te treden) een louter waarnemende functie hebben. Het is hen verboden om op enigerlei wijze de kandidaturen te becommentariëren, dan wel op welke wijze dan ook de stemverrichtingen te beïnvloeden of eraan deel te nemen. Uiteraard mag een kandidaat die lid is van een schoolraad in deze schoolraad zijn/haar stem uitbrengen. Getuigen kunnen enkel aanwezig zijn bij de eigenlijke stemverrichtingen en het opstellen van het procesverbaal. Getuigen kunnen opmerkingen formuleren die in het proces-verbaal worden genoteerd. 6. Bepalen van de kiesgerechtigden (art. 6 gecoördineerde versie BVR) Voor de eerste geleding zijn kiesgerechtigd: de drie leden van de schoolraad, rechtstreeks verkozen door en uit de ouders van de regelmatige leerlingen (uitgezonderd in het volwassenenonderwijs en het deeltijds kunstonderwijs, waar de meerderjarige cursisten kiesgerechtigd en verkiesbaar zijn); de twee gecoöpteerde leden van de schoolraad. 2
Voor de tweede geleding zijn kiesgerechtigd: de drie leden van de schoolraad, rechtstreeks verkozen door en uit het personeel tewerkgesteld in een onder de schoolraad ressorterende school; de directeurs die op de dag van de verkiezing effectief in dienst zijn als hoofd van hun instelling Aandachtspunten: 6.1. Kiesgerechtigden moeten hun mandaat aanvaard hebben Vooraleer het lidmaatschap van de schoolraad te kunnen opnemen, moet elk lid het lidmaatschap aanvaarden. Bij de aanvaarding van het lidmaatschap ondertekent men de verklaring van gehechtheid aan het GO!, de neutraliteitsverklaring, het pedagogisch project van het GO! en een verklaring dat men zich niet in een toestand van onverenigbaarheid, bepaald in artikel 9 BDGO, bevindt (art.6, 1 BDGO, artikel 49 Kiesreglement schoolraden). Deze documenten zijn terug te vinden op de website www.go.be/verkiezingraad. Vooral voor nieuwe leden van een schoolraad of de nieuw opgerichte schoolraden is het belangrijk om dit na te gaan. 6.2. Nagaan van onverenigbaarheden en voorwaarden voor het lidmaatschap Uit diverse contacten is gebleken dat aan de vergadering van de schoolraden personen deelnemen, die overeenkomstig de bepalingen van het BDGO geen lid (meer) kunnen zijn van een schoolraad, maar waarvan de bijdrage waardevol geacht wordt door de directie en de effectieve leden van de schoolraad. Zo zijn er ouders die zich actief voor de school inzetten en zeer waardevol werk leveren, maar zich in één van de onverenigbaarheden bevinden bv. omdat ze een bloed- of aanverwant zijn van een personeelslid, lid zijn van de raad van bestuur van een scholengroep of een plaatselijk politiek mandaat bekleden. Leden die niet meer als personeelslid tewerkgesteld zijn in een onder de schoolraad ressorterende school, kunnen niet langer lid zijn van de schoolraad. Het is allerminst de bevoegdheid van het kiesbureau, noch zijn ambitie om toezicht uit te oefenen op de reguliere werking van de schoolraden. De verkiezingen dienen evenwel correct te verlopen. Derhalve kunnen enkel de regelmatige leden van de schoolraad aan de verkiezingen deelnemen. Andere personen kunnen - wellicht overeenkomstig het eigen reglement van orde van de schoolraad - voor andere agendapunten als waarnemers of deskundigen de schoolraad bijwonen. Aan de verkiezingen mogen ze onder geen beding deelnemen. 6.3. De directeur op de dag van de verkiezing effectief in dienst als hoofd van de instelling Als basisregel geldt dat er per onderwijsinstelling slechts één persoon een stem kan uitbrengen als instellingshoofd. Normaalgezien is dit de directeur-titularis (vastbenoemd). Niet in alle gevallen is de directeur-titularis op de dag van de verkiezing effectief in dienst als hoofd van de instelling. De titularis wordt slechts als niet effectief in dienst beschouwd wanneer hij of zij overeenkomstig het Decreet Rechtspositie statutair vervangen werd en waarnemend aangesteld door of namens de Raad van Bestuur van de scholengroep. In dat geval is de statutair aangestelde vervanger stemgerechtigd. 3
In enkele scholen wordt het directieambt in duobaan waargenomen. In dat geval zijn beide directeurs kiesgerechtigd. Indien een schoolraad voor meerdere scholen bevoegd is, zijn de directeurs van de respectieve scholen kiesgerechtigd. 6.4. Persoon kiesgerechtigd bij verschillende schoolraden Art.9, 1, 11 BDGO stelt dat het stemgerechtigd lidmaatschap van een schoolraad onverenigbaar is met het lidmaatschap van een andere schoolraad. De directeur die (art.7, 1, 4 BDGO) de vergaderingen van de schoolraad bijwoont met raadgevende stem, kan lid zijn van verschillende schoolraden (b.v. omdat hij ook directeur van een CVO is, in een andere instelling ouder dan wel personeelslid is...). Elke kiesgerechtigde kan slechts bij één schoolraad deelnemen aan de verkiezingen. Elke kiesgerechtigde die om welke reden ook kiesgerechtigd zou kunnen zijn bij verschillende schoolraden, meldt zelf aan de voorzitters van de betrokken schoolraden waar men zijn/haar stem zal uitbrengen. Dit wordt in alle betrokken processen-verbaal vermeld. De betrokkene brengt in de schoolraad naar keuze een stem uit overeenkomstig zijn hoedanigheid binnen deze schoolraad. Vb.: de directeur als ouder verkozen in een schoolraad, die ervoor kiest in die schoolraad zijn/haar stem uit te brengen, stemt daar voor de eerste geleding. Dit betekent dat de directeur niet meer stemgerechtigd is voor de tweede geleding in die school waar hij/zij directeur is. 6.5. Directeur onderwijsinstelling waar geen operationele schoolraad is Het betreft hier niet de directeurs CLB, die rechtstreeks bij het kiesbureau stemmen. Uitzonderlijk kan het voorkomen dat een school (nog) geen operationele schoolraad (meer) heeft. Er kunnen derhalve geen rechtstreekse verkiezingen plaats hebben tijdens een vergadering van de schoolraad want die bestaat niet. De eventueel reeds gekozen leden van de schoolraad kunnen derhalve hun mandaat (nog) niet opnemen. Art. 31, 1, 2 BDGO en art. 6 tweede lid, 2 gecoördineerde versie BVR stellen anderzijds dat hoe dan ook de directeurs die op de dag van de verkiezing effectief in dienst zijn, kiesgerechtigd zijn voor de tweede geleding. De rechtstreekse verkiezing bij het kiesbureau is door art. 13 gecoördineerde versie BVR uitsluitend voorbehouden voor de directeurs CLB. Directeurs die binnen de kiesperiode geen operationele schoolraad hebben, kunnen zich bij een andere schoolraad aanbieden om hun stem voor de tweede geleding uit te brengen. De betrokken directeur neemt voorafgaandelijk contact op met de bevoegde directeur van de schoolraad waar hij/zij wenst te kiezen. Dit wordt op het desbetreffende proces-verbaal vermeld. 4
7. Let op! Wijziging kiesprocedure Om de vier jaar kiezen de schoolraden van elke GO! instelling of school tien leden die zetelen in de Raad van het GO!. De Raad van het GO! wordt samengesteld uit 5 leden rechtstreeks verkozen door enerzijds de leden van de schoolraad rechtstreeks verkozen door de ouders of de meerderjarige cursisten en anderzijds door de gecoöpteerde leden van de schoolraad. Vijf andere leden worden verkozen door de leden van de schoolraad die verkozen zijn door het personeel van de school of instelling en de directeurs. De vijf resterende leden worden aangeduid door de Vlaamse universiteiten en de Vlaamse autonome hogescholen. In het verleden was het conform het kiesbesluit slechts mogelijk om een stem uit te brengen voor één kandidaat. Aangezien het GO! hoog inzet op diversiteit is het nu mogelijk om als kiezer bij de stemming meerdere kandidaten aan te kruisen, maximum vijf. 8. De eigenlijke stemverrichtingen De rechtstreekse verkiezingen kunnen plaatsvinden ongeacht het aanwezige aantal leden. Er is dus geen aanwezigheidsquorum vereist. Aan de eigenlijke stemverrichtingen kunnen uiteraard andere agendapunten voorafgaan. Als inleiding op de eigenlijke stemverrichtingen kan: gewezen worden op procedurele aspecten van de verkiezingen, inzonderheid art. 11 en 12 gecoördineerde versie BVR; op een objectieve wijze verwezen worden naar de bundel van de kandidaatstellingen (KRR 1). Overeenkomstig art.10, 2 heeft het kiesbureau uiterlijk op 1 juli 2014 een bundel met onder meer de nodige stembiljetten (KRR 2 en KRR 3) en omslagen (KRR 4 en KRR 5) toegezonden aan de bevoegde directeurs. Waar het de bevoegde directeur is die de voorbereidende en afsluitende werkzaamheden op zich neemt, wordt het goede verloop van de stemverrichtingen geregeld door de voorzitter van de schoolraad. Is de voorzitter niet aanwezig wordt hij overeenkomstig het reglement van orde vervangen. Is hiervoor geen vaste regel, dan wijst de schoolraad onder de aanwezige leden van de schoolraad een plaatsvervangend voorzitter aan. Ook hiervoor is geen aanwezigheidsquorum vereist. Aan de kiesgerechtigden van de eerste geleding overhandigt de voorzitter van de schoolraad een stembiljet met een magenta hoofding (KRR 2) en een omslag met magenta tekst (KRR 4). Aan de kiesgerechtigden van de tweede geleding overhandigt de voorzitter van de schoolraad een stembiljet met een blauwe hoofding (KRR 3) en een omslag met blauwe tekst (KRR 5). Indien een stembiljet of een omslag om één of andere reden zou te onderscheiden zijn van de andere stembiljetten of omslagen, neemt de voorzitter het stembiljet en/of omslag terug en vernietigt deze. Elke kiesgerechtigde brengt voor de desbetreffende geleding zijn/haar stem uit door het stemvak aan te kruisen naast maximum vijf kandidaten. 5
De kiesgerechtigde steekt daarna het geplooid stembiljet in de overeenstemmende omslag. Hij/ zij kleeft de omslag dicht en geeft hem af aan de voorzitter van de schoolraad. Elke kiesgerechtigde kan slechts op één stembiljet maximum vijf kandidaten aankruisen. Stemmen bij volmacht is uitgesloten. De stemming is vrij en geheim. De voorzitter van de schoolraad en de schooldirecteurs waken over het geheim van de stemming. In geval van vergissing kan de kiesgerechtigde bij de voorzitter van de schoolraad een nieuw stembiljet en/of omslag vragen. Het ingeleverde stembiljet wordt vernietigd door de voorzitter van de schoolraad. De stembiljetten en omslagen die na de kiesverrichtingen ongebruikt zouden overblijven, worden tijdens de vergadering door de voorzitter van de schoolraad en de bevoegde directeur vernietigd. 9. Opstellen van het proces-verbaal Het proces-verbaal, KRR6, wordt in tweevoud opgesteld. Het eerste exemplaar van het proces-verbaal wordt door de bevoegde directeur bewaard in het archief van de schoolraad. Het tweede exemplaar wordt samen met de omslagen met magenta en blauwe tekst (in de gewaarmerkte verzamelomslag) verzonden naar de voorzitter van het kiesbureau te Brussel. De bevoegde directeur optredend als secretaris van het stembureau vult volgende gegevens in: de naam en het adres van de school/scholen waarvoor de schoolraad bevoegd is; datum van de stemverrichtingen; de namen van de aanwezige leden van de schoolraad, kiesgerechtigd voor de eerste geleding die een stem hebben uitgebracht; de namen van de aanwezige leden van de schoolraad, inclusief de directeurs kiesgerechtigd voor de tweede geleding die een stem hebben uitgebracht. Ook de directeurs die in uitzonderlijke gevallen nog geen schoolraad hebben, maar bij de betrokken schoolraad hebben gestemd, worden hier vermeld; het aantal omslagen na de stemverrichtingen afgegeven voor de eerste geleding; het aantal omslagen na de stemverrichtingen afgegeven voor de tweede geleding; opmerkingen en/of vastgestelde onregelmatigheden: van de voorzitter, van de leden van de schoolraad en/of van de gemandateerde getuigen; ook wordt de keuze genoteerd van een kiesgerechtigde die kiesgerechtigd is bij verschillende schoolraden. vermelding van het feit of er getuigen aanwezig waren en zo ja van hun identiteit Alle aanwezige leden van de schoolraad en alle aanwezige schooldirecteurs vermelden nadien eigenhandig hun naam op het proces-verbaal en plaatsen hun handtekening achter hun naam. Het kiesbureau legt er de nadruk op dat alle kiesverrichtingen zo zorgvuldig mogelijk dienen te gebeuren. 6
10. Vullen en verzenden van de verzamelomslag De bevoegde directeur steekt onmiddellijk na het afsluiten van de eigenlijke stemverrichtingen en het opstellen van het proces-verbaal tijdens de zitting van de schoolraad de omslagen met de geldige stembiljetten en het tweede exemplaar van het proces-verbaal in de verzamelomslag. De bevoegde directeur controleert vooraleer de verzamelomslag gesloten wordt zeer nauwkeurig of het aantal omslagen KRR 4 (magenta bedrukking) en KRR 5 (blauwe bedrukking) in overeenstemming is met het aantal personen dat een stem heeft uitgebracht. De verzamelomslag wordt gesloten. De aanwezige leden van de schoolraad en de directeur plaatsen hun handtekening over de sluiting van de verzamelomslag. Op de verzamelomslag wordt de naam van de betrokken schoolraad en het adres vermeld. Deze verzamelomslag wordt uiterlijk op de werkdag volgend op de verkiezingen door de bevoegde directeur aangetekend verzonden naar: GO! onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap t.a.v. de voorzitter van het kiesbureau Postbus 88 1210 Brussel Noordstation Het kiesbureau zal op een nader te bepalen datum overgaan tot een controle van de inhoud van alle verzamelomslagen aan de hand van het bijgevoegde proces-verbaal. Indien het kiesbureau onregelmatigheden bij de stemverrichtingen vaststelt, kan het de schoolraad opnieuw doen samenkomen voor een herverkiezing. 11. Tot slot Deze kiesverrichtingen, de daarbij aansluitende aanduiding van vijf leden van de Raad door de Vlaamse universiteiten en autonome hogescholen zijn van belang voor de toekomst van het GO! onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap. Onze participatieve bestuursstructuur betekent voor ons als openbare dienst een essentiële meerwaarde en zal hoe dan ook een rol spelen bij de toekomstige ontwikkelingen. Het kiesbureau beseft terdege dat van onze schoolraden, directeurs, algemeen directeurs en het centrale niveau ter zake extra inspanningen worden gevraagd. Het kiesbureau is er dan ook zeker van dat de eigenlijke stemverrichtingen nauwgezet zullen verlopen. We wensen alle betrokkenen van harte te bedanken voor hun inzet. 7
Raymonda Verdyck afgevaardigd bestuurder voorzitter van het kiesbureau SECRETARIAAT KIESBUREAU: Info: www.g-o.be/verkiezingraad Mail: verkiezingraad@g-o.be Telefoon: Wim Vercruyssen 02 790 96 05 Hilde Simillion 02 790 94 66 Griet Wauters 02 790 93 65 Sophie Van Cauwenberghe - 02 790 93 28 8
MANDAAT OM ALS GETUIGE OP TE TREDEN BIJ DE STEMVERRICHTINGEN Voor de schoolraad Van de scho(o)l(en)... Met als instellingsnummer(s) Scholengroep. Ik, die onderteken. (voornaam, naam) kandidaat voor de rechtstreekse verkiezing tot lid van de Raad van het GO! onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap mandateer Mevrouw/Mijnheer. Adres :. om als getuige op te treden bij de stemverrichtingen. Datum :.. Handtekening kandidaat Handtekening getuige Voor akkoord 9