Subsidiereglement GoneWest FREQUENTLY ASKED QUESTIONS (FAQ) VEEL GESTELDE VRAGEN Vooraf : De administratieve behandeling van de dossiers wordt uitgevoerd door het algemeen projectsecretariaat van de dienst cultuur cultuur@west-vlaanderen.be Vanuit hieruit vinden de ingediende dossiers hun weg naar de adviserende en de beslissingsorganen. Het team GoneWest heeft echter ook een begeleidende rol in de voorbereiding van je dossier. Een korte samenvatting van je project (-idee) met een eerste budgetraming/ projectbegroting is voldoende. Dit kan voor zowel de indiener als voor de provincie voor heel wat verduidelijking zorgen. Aarzel dus niet om bij de opmaak van je dossier even contact te nemen met Mietje.Willems@west-vlaanderen.be Voor alle vragen met betrekking tot de communicatie kun je terecht bij Jean-Pierre.Prinzie@west-vlaanderen.be Voor alle nuttige informatie: neem een kijkje op http://www.gonewest.be/nl/gonewest/projectsubsidies-2015 V: Wat verstaat het reglement onder: een duidelijk aantoonbaar West-Vlaams partnership? A: De geest van het reglement vraagt dat er op zijn minst een samenwerking wordt aangegaan met een West Vlaams cultuurhuis of cultuurorganisatie, dat een project plaatsvindt in West Vlaanderen, met West Vlamingen of door West Vlamingen wordt gerealiseerd. V: Mag er samengewerkt worden met partners uit andere provincies/buitenland? A: Er mag zeker samengewerkt worden, zolang er een West Vlaamse partner is betrokken. De partners mogen door de projectaanvrager vrij gekozen worden. V: Welke soort projecten komen in aanmerking? A: Het reglement stelt in art. 2 duidelijk dat een subsidieaanvraag betrekking moet hebben op één of meer van de volgende domeinen: kunsten, cultuurparticipatie, creatie of cultureel erfgoed. Daarnaast stelt artikel 5 2,3,4 en 5 nog een paar extra voorwaarden vast op het gebied van kwaliteit, spreiding, publiek,. Al deze opgesomde projecten komen dus in aanmerking, voor zover zij beantwoorden aan de voorwaarden gesteld in het reglement. V: Komen commerciële of semi commerciële activiteiten in aanmerking? A: Neen, dit soort activiteiten wordt uitgesloten via artikel 4 (aanvrager) en artikel 10 (wet van 14/11/1983 betreffende controle en aanwending van sommige subsidies tekortsubsidiëring: winstmarges worden afgetrokken van subsidiesommen). Zie hiervoor ook: http://www.westvlaanderen.be/genieten/sport/subsidies/documents/provinciaal%20reglement%20reservevorming.p df V: Kunnen kleinere projecten ingediend worden bij het reglement GoneWest? A: Zeker. De Provincie wil ook kleinere projecten in aanmerking laten komen. Er moet wel minstens 10% eigen inbreng zijn en het project moet een bovenlokaal niveau uitstralen. Zaken van louter lokaal belang, die enkel de inwoners van de desbetreffende gemeente aanspreken en bijgevolg geen bovenlokale belangen behartigen, komen niet in aanmerking.
V: Komen projecten in de recreatieve sfeer in aanmerking? A: De Provincie interpreteert het begrip cultuur erg ruim. Ook eerder recreatieve projecten kunnen in aanmerking komen op voorwaarde dat er zeer duidelijk vormen van cultureel artistieke creatie in vervat zitten en dat het premièremoment in West -Vlaanderen plaatsvindt tijdens de opgegeven GoneWest-periodes. Louter een zomerwandeling of fietstocht in het teken van WO I langsheen de frontlinie organiseren kan dus niet in aanmerking komen. V: Wat met copyrights? Kan een project gebruik maken van vb. Nederlands materiaal? A: De indiener van het project blijft steeds de eindverantwoordelijke. Hij/zij staat dus ook in voor de copyrights van het gebruikte materiaal. V: Kunnen projecten vóór de deadline van 1 april van elk indienjaar ingediend worden? A: Ja, dat kan. De projectaanvragen moet uiterlijk op 1 april van elk indienjaar het algemeen projectsecretariaat van de dienst cultuur bereiken. De poststempel geldt als bewijs. V: Een dossier voor 2017 kan dus reeds ingediend worden? A: In principe wel. Of dit voor de aanvrager realiseerbaar is in de praktijk, is een andere zaak, vermits na goedkeuring van het dossier zonder her advisering van de bevoegde commissie en voorafgaande toestemming van de deputatie er geen aanpassingen meer mogelijk zijn aan de inhoud en/of aan de projectbegroting. Houd er ook rekening mee dat ongedacht de datum van beslissing van de Deputatie op advies van de Provinciale adviescommissie, het voorschot van 75% ten vroegste kan uitbetaald worden in het kalenderjaar dat voorafgaat aan de start van het project. Indien u overweegt om een dossier voor 2017 in te dienen stellen we eerder voor om vooraf contact op te nemen met het team GoneWest en een eerste voorstel (kladversie) van dossier te bezorgen. V: Kan een dossier gespreid over twee jaar ingediend worden, ook al valt het in de concentratieperiodes? A: Dit kan niet. Wel kan het dossier opgesplitst worden en per jaar ingediend worden. Wanneer het eerste dossier werd goedgekeurd, kan het volgende dossier verwijzen naar het eerste dossier. Er moet dus wel opnieuw een aanvraag en een volledig aanvraagdossier ingediend worden. V: Kan een dossier opnieuw ingediend worden? A: Indien het project een gemotiveerd negatief advies kreeg, kan het dossier niet opnieuw ingediend worden voor de call waarvoor het project negatief advies kreeg. Het advies van de commissie geeft duidelijk te kennen waarom het dossier niet werd weerhouden. Afhankelijk van de inhoud van dit advies kan de indiener beslissen om een herwerkte versie van het dossier opnieuw in te dienen voor de volgende call (het jaar daarop), uiteraard op voorwaarde dat de timing van het ingediende project dan nog juist zit (uitvoering binnen de GW-periode het jaar volgend op de call). V: Waar kunnen projecten rond 100 jaar WOI terecht indien ze niet in aanmerking komen voor dit reglement? A: WOI projecten die niet in aanmerking komen voor het GoneWest reglement kunnen in principe terecht bij de andere provinciale reglementen voor zover dit projecten betreft zonder artistieke creatie. Let er wel op dat het de aanvrager zelf is die het initiatief moet nemen voor het indienen van een dossier in het kader van een ander provinciaal reglement en dat dit dossier dan moet beantwoorden aan de specifieke bepalingen van het desbetreffend reglement. V: Kan het reglement GoneWest gecombineerd worden met de oproep van Toerisme Vlaanderen? A: Ja dat kan. Voor het provinciaal reglement is echter wel een eigen inbreng nodig van 10%. Deze 10% kan niet van Toerisme Vlaanderen komen.
V: Stelt de Provincie ook doelmarkten (bv. Engeland, Nederland, Australië) voorop zoals Toerisme Vlaanderen? A: Neen, het reglement GoneWest hanteert geen opdeling in doelmarkten. V: Hoe rigide worden de tijdsperiodes gehanteerd? A: In het reglement worden concentratieperiodes per herdenkingsjaar weergegeven. Deze periodes zullen strikt gehanteerd worden. Ze zijn ingevoerd om een versnippering en verzadiging van het herdenkingsgebeuren gedurende de periode 2014 2018 tegen te gaan. V: Komen projecten die hun uitvoeringsperiode in een deel van de concentratieperiode hebben (starten voor de periode en/of doorlopen na de periode), in aanmerking voor subsidies? Hoe verloopt de betoelaging in dergelijke gevallen? A: Er zijn 3 scenario s of gevallen af te lijnen: 1. Een project start VÓÓR de concentratieperiode en loopt TIJDENS of zelfs NA de periode: het project kan niet gesubsidieerd worden. 2. Een project start VÓÓR de concentratieperiode, maar voorziet een specifieke activiteit (bv. publieksmoment, start van een deelproject) TIJDENS de concentratieperiode: enkel de specifieke activiteit tijdens de concentratieperiode kan gesubsidieerd worden. 3. Een project start TIJDENS de periode, maar loopt langer dan de concentratieperiode: het project kan volledig ingebracht worden in het reglement voor wat betreft de projectrealisatie of productontwikkeling. (bv. Een tentoonstelling opent in een concentratieperiode maar de tentoonstelling loopt langer dan de periode: de ontwikkeling of realisatie van de tentoonstelling kan volledig ingebracht worden). V: Uit de concentratieperiodes blijkt dat een aantal belangrijke gebeurtennissen niet zijn meegenomen (Mijnenslag 1917, Blokkade zeehavens, Lenteoffensief 1918, Eindoffensief 1918 ). Vallen die dan volledig uit de boot? A: Voor het reglement GoneWest werd bewust gekozen om in tijdsblokken te werken, om te voorkomen dat er 5 jaar lang herdacht wordt. Dit zou enkel leiden tot een herdenkingsmoeheid. De Provincie is zich ervan bewust dat bij de keuze van deze periodes een aantal zaken niet opgenomen werden. Dit betekent echter niet dat de thema s niet aan bod zouden kunnen komen in de gekozen periodes: alle thema s zijn mogelijk in elk jaar van de GoneWest periode. De enige restrictie is dat het project in de vooropgestelde periode valt. V: Moeten projecten in een bepaalde concentratieperiode aansluiten bij de titel van deze periode? A: Neen, het gaat enkel om werktitels. Het staat de aanvrager vrij om zelf het thema van zijn project te kiezen. Enige voorwaarde (zoals hierboven reeds vermeld) is dat het project binnen de vooropgestelde periodes valt. V: Mag ik als projectmaker het premièremoment vrij kiezen? A: Neen. Uiteraard kunt u voorstellen van data indienen, altijd binnen de opgelegde GoneWest periodes, maar finaal zal het GoneWest team waken over de artistieke programmatie. Dit wil zeggen dat het openings- /première- / publieksmoment van elk goedgekeurd GoneWest project met zorg ingepast wordt in de globale GoneWest-kalender. Dit alles om te vermijden dat er teveel activiteiten op hetzelfde moment zouden plaatsvinden. Dit gebeurt natuurlijk in overleg met alle betrokken partijen. V: Moet er bij het indienen van een project reeds een engagement zijn met de speelplek/locatie? A: Ja. Dit document moet meegestuurd worden met uw projectaanvraag en moet door beide partijen ondertekend zijn. V: Kan op voorhand gezegd worden in welke periodes projecten het best worden ingediend? A: Neen, dit kan op voorhand niet gezegd worden. U kan een project indienen en als blijkt dat er teveel projecten op eenzelfde moment georganiseerd worden, kan het
GoneWest team u een alternatieve datum opleggen. Uiteraard zal hierover op voorhand met u overlegd worden. V: Wanneer worden de leden van de adviescommissie bekend gemaakt? A: Dit gebeurt enkel wanneer de beslissing over de projecten wordt bekendgemaakt. V: Vanuit de Provincie kan 50% subsidie bekomen worden. Waar moet de andere 50% gehaald worden? A: Voor het reglement GoneWest is een eigen inbreng van 10% nodig. De overige 40% kan u proberen te halen bij Toerisme Vlaanderen, Europa of uw gemeente. Sponsoring is ook toegelaten. 100% subsidiëring vanuit de Provincie en andere overheden samen, kan dus niet. V: Kan het bedrag van de subsidie de 25.000 euro overschrijden? A: Neen, er kan maximaal 25.000 euro aan subsidie verkregen worden. V: Hoelang duurt het alvorens de subsidies worden uitbetaald? A: Het voorschot van 75% wordt uitbetaald na beslissing van de Deputatie en ten vroegste in het kalenderjaar dat voorafgaat aan de start van het project. De projectaanvrager staat tijdens de uitvoering van het project in voor de betaling van de kosten. Voor elke kost moet een betalingsbewijs/factuur ingediend worden. Na indiening van de gedetailleerde projectafrekening vergezeld van alle in het reglement gevraagde bewijsstukken en bijlagen, kan het saldo van 25 % worden uitbetaald. De provincie moet m.b.t. tot de goedkeuring en de uitbetaling van subsidies de wettelijke en reglementaire procedures volgen. Houd dus zowel voor het voorschot als voor het saldo rekening met een termijn van 6 tot 8 weken tussen de indiening van de aanvraag en de effectieve uitbetaling. Het betreft hier dus voor de aanvrager een prefinanciering wat het saldo van 25% betreft. V: Kunnen personeelskosten ingebracht worden in de projectaanvraag? Kan een projectcoördinator aangesteld worden voor voorbereiding en/of uitwerking van de geplande evenementen? A: Ja, het reglement sluit het inbrengen van personeelskosten niet uit. Let wel: art. 9 van het reglement stelt een maximumtoelage van 25.000 euro vast. Indien met extra personeel zou worden gewerkt, is het aangeraden om uit te kijken naar bijkomende financiering. V: Kunnen kosten voor externe consultancy (bv. kosten voor ontwerp en/of communicatiebureaus) ingebracht worden in de projectaanvraag? A: Ja, het reglement sluit het inbrengen van kosten voor externe consultancy niet uit. V: Kunnen overhead en werkingskosten ingebracht worden in de projectaanvraag? A: Ja, maar houd er wel rekening mee dat alle ingebrachte kosten moeten gestaafd worden met bewijsstukken waaruit ook moet blijken dat de kosten gemaakt werden ten behoeve van het goedgekeurde project. V: Kunnen marketingkosten ingebracht worden in de projectaanvraag? A: Ja, deze soort kosten komen in aanmerking. V: Komen kunstenaarsvergoedingen en auteursrechten in aanmerking? A: Ja. Kunstenaarsvergoedingen zullen in de meeste gevallen ingediend kunnen worden als erelonen (en slechts heel uitzonderlijk als personeelskosten vermits dit een relatie werknemer versus werkgever inhoudt tussen de kunstenaar en de projectindiener). Auteursrechten komen ook in aanmerking. V: Mogen inkomgelden gevraagd worden? A: Ja, dit reglement betreft een tekortsubsidie. Dit betekent dat inkomsten mogen gevraagd worden voor zover er geen winst wordt gemaakt. Dit betekent ook dat die inkomgelden moeten opgenomen worden in de gedetailleerde projectbegroting en in de gedetailleerde projectafrekening. Het reglement subsidieert enkel tekorten, geen
overschotten. V: Kan er bijvoorbeeld vanuit de Duitse (of andere) ambassade(s) subsidie bekomen worden? A: Dat kan de aanvrager zelf proberen te regelen. Dit betekent niet dat deze eventuele subsidies in mindering worden gebracht met de subsidies van West Vlaanderen. Opgelet: er moet wel minimum 10% eigen inbreng zijn. V: Kan een jonge vzw die nog een netwerk mist om projecten te promoten bij de Provincie terecht? A: Wanneer uw project wordt weerhouden, wordt u automatisch meegenomen in de communicatie van GoneWest. V: Hoe moet de huisstijl GoneWest gehanteerd worden? A: Elk project dat subsidies ontvangt binnen het reglement GoneWest zal in zijn communicatie de huisstijl van GoneWest hanteren. Per drager is in het huisstijlhandboek van GoneWest vastgelegd hoe dit moet gebeuren. Zie hiervoor: http://www.gonewest.be/sites/default/files/page/documents/handleiding_communicatie_subsidien ten_gonewest_20140928.pdf