Startdocument voor de keuze van één gemeenschappelijke arbodienst FUSIE December 2003

Startdocument voor de keuze van één gemeenschappelijke arbodienst FUSIE December 2003 P&O/RL/Beleid/ArboFUSIE 1

Inhoudsopgave: Pagina: Uitgangspunten voor de opdracht en visie van de werkgroep op de uitgangspunten 3 Welk type ondersteuning past het beste bij FUSIE 4 Vormen van arbodienstverlening 5 Wettelijke verplichtingen, af te nemen van een arbodienst 6 Onderdelen die in FUSIE verband zelf gedaan kunnen worden 6 Op welke wijze kan expertise die niet beschikbaar is worden verkregen? 9 Voorkeur van de werkgroep 11 Kosten van de verschillende opties 12 Overige aandachtspunten 13 Conclusies en aanbevelingen 14 Bijlage 1: Inventarisatie van de huidige situatie aan de hand van een aantal items 16 Bijlage 2: Beschrijving van de opdracht 17 Bijlage 3: Checklist arbo-dienstverlening onder eigen regie 19 Bijlage 4: Lijst van gebruikte afkortingen 24 P&O/RL/Beleid/ArboFUSIE 2

Startdocument voor de keuze van 1 gemeenschappelijke Arbodienst FUSIE. Uitgangspunt voor de opdracht aan de werkgroep is: De organisatie heeft de regie zelf in handen en leidinggevenden hebben een actieve rol in de verzuimbegeleiding De bedrijfsarts is adviseur van de leidinggevenden en het management en wordt selectief ingezet bij de verzuimbegeleiding. Visie van de werkgroep op grond van de uitgangspunten: De werkgroep ondersteunt de geformuleerde uitgangspunten, maar met de volgende toevoeging: De leidinggevende heeft niet alleen een actieve rol, maar ook een verantwoordelijkheid dragende rol. De werkgroep heeft geïnventariseerd of deze uitgangspunten in de huidige situatie in een visie op verzuimbegeleiding zijn terug te vinden en of de uitgangspunten ook in de praktijk worden toegepast in de verschillende instellingen die deel uitmaken van FUSIE: Niet elke instelling heeft een duidelijk omschreven verzuimbeleid dat ook gedragen wordt door directie en managementteam. De werkgroep adviseert derhalve om in FUSIE-verband de visie op verzuim en reïntegratie te omschrijven en uit te werken in beleid en procedures, met als uitwerking daarvan de rol van de arbodienst. De werkgroep constateert dat de rol van leidinggevenden in Ziekenhuis ziekenhuis en in de V&V-sector bij de verzuimbegeleiding aandacht vraagt, willen dezen daadwerkelijk een actieve en verantwoordingdragende rol bij de verzuimbegeleiding kunnen invullen (zie opdracht aan de werkgroep). Dit is zeker van belang in relatie tot datgene wat van de arbodienst wordt gevraagd. Naarmate de rol van de leidinggevende duidelijker is, deze daarvoor is toegerust en de leidinggevende deze rol ook weet in te vullen (1 e uitgangspunt), kan de arbodienst invulling geven aan zijn rol als adviseur (2 e uitgangspunt). Met name de regiefunctie van de leidinggevende vraagt aandacht: 1. Wat wordt van de leidinggevende verwacht en welke tools krijgt deze daarvoor aangereikt? 2. Hoe is de taakafbakening tussen leidinggevende en personeelsadviseur geregeld? P&O/RL/Beleid/ArboFUSIE 3

Op grond van de opdracht heeft de werkgroep de volgende vragen beantwoord: 1. Welk type ondersteuning past het beste bij FUSIE als instelling met diverse onderdelen: Ziekenhuis, Thuiszorg, Verpleeg- en Verzorgingstehuizen: 1a Bij het beantwoorden van deze vraag heeft de werkgroep eerst gekeken naar FUSIE als organisatie: De wetgeving (wet verbetering Poortwachter) stelt eisen aan de organisatie. De uitgangspunten voor deze opdracht zijn voor alle onderdelen van FUSIE (hetzelfde) geformuleerd. In alle onderdelen van FUSIE is (het organiseren van) het verlenen van zorg aan patiënten/cliënten de voornaamste doelstelling en taak. Er is nog nauwelijks samenhang/samenwerking tussen de verschillende onderdelen die samen FUSIE vormen. Dat betekent, dat elk onderdeel nog een eigen organisatie vormt met eigen beleidsregels en procedures. Verdergaande samenwerking is echter te verwachten. Van een arbodienst vraagt dit: Dat deze de taken die geleverd worden uitvoert op grond van de wetgeving Dat deze de taken die geleverd worden uitvoert op grond van de door FUSIE geformuleerde uitgangspunten Dat deze het beleid onderschrijft evenals de daaruit voortvloeiende werkwijze en rolverdeling Dat deze aandacht heeft voor en kennis heeft van specifieke kenmerken van een organisatie die gericht is op het verlenen van zorg Dat deze oog heeft voor het ontwikkelingsstadium van de organisatie en de verschillende onderdelen daarvan en zijn adviezen daarop weet af te stemmen. Van FUSIE vraagt dit: De bereidheid om de arbodienst regelmatig te informeren over nieuwe ontwikkelingen binnen de organisatie van FUSIE. Aandachtspunt: Het bovenstaande betekent dat er regelmatig overleg is op beleidsniveau om de behoefte aan arbodienstverlening (vanuit FUSIE) af te kunnen stemmen op het aanbod van de arbodienst. P&O/RL/Beleid/ArboFUSIE 4

1b Vervolgens maakt de werkgroep onderscheid tussen verschillende vormen van arbodienstverlening: Optie 1 Regie: volledig zelf Uitvoering: in eigen hand Optie 2 Regie: volledig zelf Uitvoering: deels extern, deels intern Optie 3 Regie: uitbesteed Uitvoering: veel uitbesteed Uiterste scenario is het opzetten van een eigen arbo-dienst Instelling bepaalt zelf het beleid en stuurt zelf actief aan. Kiest op basis van dit beleid meest passende uitvoerder. Waar mogelijk voorkeur voor intern, anders extern. Contract met arbodienst op basis van activiteiten en/of verrichtingen Instelling hecht aan expertise van de arbodienst en aan samenwerking op basis van uitbesteding van veel activiteiten. Contract is uitgebreid en bevat veel verrichtingen en diensten. Voor- en nadelen van opties 1 en 2: Optie 1 Voordelen Nadelen Kent eigen organisatie Gevaar voor blinde Beschikbaar voor eigen organisatie vlekken van arbo deskundigen, zeker op Geen overhead kosten langere termijn van externe Kwetsbaarheid organisatie, dus goedkoper Benodigde formatie moeilijk te Regie in eigen beheer voorspellen Optie 2 Veel expertise beschikbaar vanuit arbodienst organisatie Frisse kijk omdat er geen binding is met organisatie (FUSIE) Snel vervangbaar Regie in eigen beheer is mogelijk op grond van commitment met beleid FUSIE Flexibele inzet van deskundigheid mogelijk Geen formatieproblemen Optie 3 Optie 3 voldoet niet aan de in de opdracht geformuleerde uitgangspunten Kosten van arbodienst organisatie worden doorbelast Optie 3 voldoet niet aan de in de opdracht geformuleerde uitgangspunten P&O/RL/Beleid/ArboFUSIE 5

2. Wettelijke verplichtingen af te nemen van een arbodienst m.i.v. 2004: Organisaties met personeel moeten zich aansluiten bij een arbodienst. De arbodienst dient gecertificeerd te zijn. De werkgever is vrij in de keuze of hij voor de arbodienstverlening een interne arbodienst inricht, diensten inhuurt van een externe arbodienst of kiest voor een mengvorm. De werkgever is bij wet verplicht zich te laten ondersteunen voor tenminste de volgende taken: Risico-inventarisatie, - evaluatie en plan van aanpak (tenminste laten toetsen) Arbeidsomstandighedenspreekuur Begeleiding van zieke medewerkers Uitvoeren van periodiek Arbeidsgeneeskundig Onderzoek (PAGO) Aanstellingskeuringen (indien de wet dit toestaat op grond van de functie) Begeleiden van werkgever en werknemer bij het reïntegratieproces Adviseren aan en samenwerken met de ondernemingsraad (De wettelijke verplichting zal naar alle waarschijnlijkheid binnen korte termijn gaan verdwijnen. De huidige verplichting is strijdig met Europese regelgeving. Het kabinet heeft aan de Sociaal Economische Raad advies gevraagd hoe de verantwoordelijkheid voor het arbeidsomstandigheden beleid en de uitvoering ervan, neergelegd kan worden bij de bedrijven zelf. Het idee is om bedrijven te verplichten zelf professionals in dienst te nemen voor het uitvoeren van bovengenoemde taken. De adviesvraag aan de SER richt zich er vooral op hoe deze verplichting in kleinere bedrijven praktisch kan worden vormgegeven. Gedacht wordt aan een brancheaanpak voor kleinere en middelgrote ondernemingen). 3. Welke onderdelen kunnen in FUSIE verband zelf gedaan worden - welke expertise missen we momenteel? 3.1 Aan de hand van de in hoofdstuk 2 genoemde wettelijke verplichtingen, is de werkgroep nagegaan welke onderdelen in FUSIE verband zelf gedaan kunnen worden en welke niet: Het opstellen van de verplichte risico-inventarisatie en evaluatie: Deze kan volledig worden uitbesteed aan de Arbodienst, maar op grond van uitgangspunt dat de organisatie de regie zelf in handen wil hebben, ligt het voor de hand om deze taak binnen de wettelijke mogelijkheden zelf te organiseren. Op dit moment is er een arbodeskundige in dienst bij de V&V-sector en bij de Thuiszorg. Het Ziekenhuis heeft een eigen arbodeskundige in dienst. Arbeidsomstandighedenspreekuur: Uitvoering door: arbo arts. FUSIE heeft hiertoe geen interne mogelijkheden. Wel kan binnen FUSIE-verband een (gecertificeerde) arboarts of arbodienst worden ingehuurd, die voorziet in het houden van dit bedoelde spreekuur. Begeleiding van zieke medewerkers. Uitvoering door: arbo arts. Hiervoor geldt hetzelfde als bij arbeidsomstandighedenspreekuur. Uitvoeren van een periodiek Arbeidsgeneeskundig Onderzoek (PAGO) Uitvoering kan onder bepaalde voorwaarden door derden worden uitgevoerd. P&O/RL/Beleid/ArboFUSIE 6

Aanstellingskeuringen: Uitvoering door: arbo arts Hiervoor geldt hetzelfde als bij arbeidsomstandighedenspreekuur. Begeleiden van werkgever en werknemer bij het reïntegratieproces: Uitvoering door: arbo arts Hiervoor geldt hetzelfde als bij arbeidsomstandighedenspreekuur. Adviseren aan en samenwerking met de ondernemingsraad: Uitvoering door: arbo arts De meeste taken moeten worden uitgevoerd door de arbo arts. De werkgroep heeft de taken van de (gecertificeerde) arbo arts bij de begeleiding van zieke medewerkers (3 e verplichting) én bij de begeleiding van werkgever en werknemer bij het reïntegratieproces (6 e verplichting), nader onder de loep genomen: Zowel vanuit de wetgeving (Wet Verbetering Poortwachter) als vanuit de eigen visie van de instellingen van FUSIE, zijn werkgever en werknemer samen verantwoordelijk voor de aanpak van verzuim en reïntegratie. Daarbij heeft de arbo arts een adviserende rol. Met name de verplichte medische informatie betreffende werknemers kan uitsluitend geleverd worden door de arbo arts Daarnaast heeft de arbo arts tenminste een rol bij de volgende fasen van ziekte van een werknemer: Probleemanalyse en advies plan van aanpak (uiterlijk week 6) Periodieke evaluaties Evaluatie reïntegratieverslag (bij aanvraag WAO-beoordeling) Functie-mogelijkheden beschrijving (FML) Aanvragen status arbeidsgehandicapte Bijdrage aan SMT Opmerking: Volgens de regelgeving van UWV/Cadans moet de ziekmelding uiterlijk binnen één week gemeld worden aan de arbodienst. Voor de werkgever is het met name van belang te weten welke mogelijkheden een medewerker nog kan heeft. Om dit te kunnen vaststellen, is het advies van de arbo arts van belang. De arbo arts heeft ook de bevoegdheid om met toestemming van de medewerker medische informatie op te vragen bij behandelende artsen, specialisten of andere deskundigen. Met ingang van 1 januari 2004 krijgt de arbo arts ook de bevoegdheid om medewerkers door te verwijzen naar specialisten of andere deskundigen. P&O/RL/Beleid/ArboFUSIE 7

3.2 Naast de wettelijke taken die door een arbodienst moeten worden uitgevoerd, is de werkgroep nagegaan welke andere mogelijkheden binnen FUSIE verband zelf kunnen worden georganiseerd in het kader van verzuim en reïntegratie: Preventieve taken om verzuim te voorkomen O.a. via: Informatie (verschillende vormen) voor alle medewerkers Training/scholing (til- en houdingscursussen) Bewustwordingsproces op gang brengen/cultuuromslag Aanpak van verzuim- en reïntegratie o.a. via: Duidelijk protocol Rol van leidinggevende Inzicht in kosten/baten van verzuimbeleid Inzet van middelen gericht op voorkomen van verzuim of gericht op reïntegratie: Ondersteuning van leidinggevende bij de uitvoering van verzuimbeleid via personeelsadviseurs/verzuimcoördinator Bedrijfsmaatschappelijk werk: Dit wordt reeds aangeboden vanuit De Thuiszorg-Thuiszorg, zowel voor medewerkers van De Thuiszorg als voor medewerkers van de V&Vinstellingen De volgende mogelijkheden kunnen nog worden onderzocht: Ergonomie (V&V) Psychologie (Ziekenhuis) Psychiatrie (Ziekenhuis, m.n. diagnosestelling) Fysiotherapie Wachtlijstproblematiek (m.n. bij medische problematiek) 3.3 Naast de wettelijke verplichtingen om een aantal taken via een arbodienst in te huren (3.1) en naast de mogelijkheden die binnen FUSIE zelf georganiseerd kunnen worden voor de aanpak van verzuim en reïntegratie (3.2), zijn er mogelijkheden beschikbaar om gegevens binnen FUSIE verband te kunnen vergelijken en te interpreteren: Verwerken van en vastleggen van administratieve processen Verwerken van en vastleggen van financiële gegevens Verwerken van en vastleggen van bedrijfsgegevens. Voor een goede organisatie en bewaking van verzuimgegevens is het van belang te werken met eenduidige en/of op elkaar afgestemde wijzen van verwerking van gegevens. 3.4 Expertise die niet binnen FUSIE beschikbaar is, én niet wettelijk verplicht is: (Arbeidsdeskundige) deskundigheid gericht op het inventariseren van kennis, vaardigheden en competenties (van medewerkers die moeten reïntegreren naar ander werk) in relatie tot kennis, vaardigheden en competenties die voor een andere functie vereist is. De kennis van een dergelijke deskundige kan worden ingehuurd via een arbodienst, maar ook op free-lance basis. Het betreft kennis die niet structureel aanwezig hoeft te zijn, maar die incidenteel ingehuurd kan worden. P&O/RL/Beleid/ArboFUSIE 8

Deskundigheid gericht op het inventariseren van kennis, vaardigheden en competenties in het kader van reïntegratie is onderdeel van de taken van een reïntegratiebureau. Voor medewerkers die momenteel buiten de instellingen van FUSIE moeten reïntegreren, moet hier nu nog gebruik van worden gemaakt. Vanuit de verwachting dat de (REA)vergoeding voor de hiermee gepaard gaande kosten komt te vervallen, is het aan te bevelen dat deze kennis binnen FUSIE-verband beschikbaar komt. De werkgroep adviseert deze kennis t.z.t. onderdeel te laten zijn van een functie in het geplande mobiliteitsbureau dat binnen FUSIE wordt opgezet. Concluderend kan worden gezegd dat eigenlijk alleen de expertise van de arbo arts ingehuurd moet worden: Op grond van het feit dat dit wettelijk verplicht is (zie hoofdstuk 2 en 3.1) en deze expertise binnen FUSIE-verband ontbreekt terwijl andere relevante expertise wél binnen FUSIE-verband aanwezig is en mogelijk kan worden gemobiliseerd. 4. Op welke wijze kan de expertise die binnen FUSIE niet beschikbaar is worden verkregen? Zoals in hoofdstuk 3 geconcludeerd wordt, moet met name de deskundigheid van een arbo arts worden ingekocht. Op grond van de eerder geformuleerde uitgangspunten (opdracht) ligt het voor de hand om bij het inkopen van andere kennis die niet binnen FUSIE-verband beschikbaar is of beschikbaar kan komen, zoveel mogelijk de regie in eigen hand te houden. Door: Kennis in te kopen op grond van de behoefte (kennis op maat, dichtbij of binnen de regio waarin de instellingen van FUSIE gevestigd zijn) Kennis in te kopen op basis van een goede prijs-kwaliteitverhouding. Concreet betekent dit dat steeds wordt uitgegaan van de vraag naar benodigde kennis. Per situatie kan een afweging worden gemaakt of de kennis wordt ingehuurd via de arbodienst (indien beschikbaar) of dat deze bij andere deskundigen wordt ingehuurd. Op welke manier kan de benodigde verplichte arbodienstverlening worden ingehuurd? De werkgroep heeft 2 opties onderzocht: 1. Het contracteren van een arbodienst: Arboned (huidige arbodienst Thuiszorg en gedeeltelijk V&V) Arbounie (huidige arbodienst Ziekenhuis en Zorgcentrum) Een andere arbodienst 2. Het organiseren van een eigen arbodienst c.q. inhuren va een eigen arbo-arts in combinatie met de eigen mogelijkheden die binnen FUSIE beschikbaar zijn en het bij derden inkopen van niet-aanwezige maar benodigde kennis. P&O/RL/Beleid/ArboFUSIE 9

Criteria voor het maken van een keuze: 1. Organisatorische eisen (bereikbaarheid, betrouwbaarheid, betrokkenheid) 2. Inhoudelijke eisen (professioneel handelen, heldere en onderbouwde adviezen, praktische adviezen die uitvoerbaar zijn) 3. Eisen aan samenwerking (partnership, transparantie door meetbare werkwijze, registratie en rapportage, vastleggen van wat behaald moet worden, hoe dit gebeurt en door wie) 4. De prijs Ad 1: Contracteren van een arbodienst. De werkgroep is van mening dat op grond van de uitgangspunten voor deze opdracht, een externe arbodienst gecontracteerd kan worden. Voorwaarde is dat deze bereid is zich te conformeren aan uitgangspunten zoals door FUSIE geformuleerd. Op grond van de mening van de werkgroep, komen de huidige arbodiensten die binnen FUSIE-verband werkzaam zijn, Arboned, en Arbounie, beide in principe in aanmerking voor een contract. De werkgroep heeft nog geen redenen om aan te nemen dat een nieuwe, derde arbodienst, beter zal voldoen. De werkgroep is bereid om indien dit alsnog wordt gewenst, daar nader onderzoek naar te doen. Ad 2: Het organiseren van een eigen arbodienst binnen FUSIE-verband. De werkgroep is van mening dat op grond van de uitgangspunten voor deze opdracht, ook een eigen arbodienst kan worden georganiseerd binnen FUSIE-verband. Uit onderzoek door de werkgroep gedaan, blijkt dat de organisatie hiervoor aan een aantal voorwaarden moet voldoen. Deze zijn in bijlage (3) toegevoegd. De werkgroep is van mening dat FUSIE op korte termijn (binnen 1 jaar) nog niet aan deze voorwaarden kan voldoen. Wellicht dat dit op langere termijn wél haalbaar is. P&O/RL/Beleid/ArboFUSIE 10

5. Voorkeur van de werkgroep: De werkgroep heeft de huidige arbo dienstverlening, Arboned en Arbounie getoetst aan bovenstaande selectiecriteria. Met een andere arbodienst is geen ervaring opgedaan. Hoe wordt de huidige arbodienstverlening ervaren? Ziekenhuis en V&V sector werken met bedrijfsarts (BA). Thuiszorg heeft de meeste directe contacten met een arboverpleegkundige die onder verantwoordelijkheid werkt van de arboarts. Ziekenhuis (Arbounie) V&V (Zorgcentrum: Arbounie, overigen Arboned) Thuiszorg (Arboned) Organisatorisch: Inhoudelijke: Vervanging van BA wordt gegarandeerd BA is actief en betrokken. BA heeft grotendeels de regie omdat LG-den nog onvoldoende regiefunctie kunnen invullen. Goed BA is actief en betrokken; BA heeft de regie omdat LG-den nog onvoldoende regiefunctie kunnen invullen. Voldoende/goed Start per jan. 2004 met nieuwe BA. Ervaringen met arbo verpleegkundige zijn goed. BA wordt geredigeerd door LG-den. Samenwerking: Prijs: Wisselend. Zakelijk/financieel: kan beter. Bij één V&V-instelling (ZCW) schort het wel eens aan de samenwerking. Verplichtingen worden op tijd nagekomen. redelijk Op grond van het voorgaande heeft de werkgroep de voorkeur voor: Het contracteren van een externe arbodienst, die de door FUSIE geformuleerde uitgangspunten onderschrijft en in de praktijk weet te hanteren. De werkgroep is ook van mening dat het organiseren van een eigen, interne arbodienst geen garanties geeft voor een beter op de organisatie afgestemde dienstverlening: Zowel bij het contracteren van een externe arbodienst als bij het organiseren van een eigen arbodienst, is het essentieel dat de door de organisatie gehanteerde uitgangspunten, namelijk de regie in eigen hand houden, in de praktijk ook kunnen worden toegepast. Wanneer de organisatie, of onderdelen daarvan, daartoe niet in staat zijn, heeft dit het risico dat derden, de interne- of de externe arboarts, die regie overnemen. Daarnaast is de werkgroep van mening dat FUSIE als organisatie nog in onvoldoende mate voldoet aan de voorwaarden die van belang zijn voor het organiseren van een interne arbodienst. P&O/RL/Beleid/ArboFUSIE 11

6. Kosten van de verschillende opties: 1. Kosten huidige arbodienstverlening: De dienstverlening wordt in alle FUSIE organisaties in 2004 ingehuurd op basis van een basisabonnement plus losse verrichtingen. Dat betekent dat door de arbodienst een basistarief wordt berekend, waaronder een aantal vormen van dienstverlening vallen. Overige verrichtingen apart worden gefactureerd. De kosten van de verschillende onderdelen van FUSIE zijn op dit moment niet vergelijkbaar: in het basispakket van de verschillende onderdelen van FUSIE zijn verschillende diensten opgenomen. Daarnaast zijn de afspraken voor verrichtingen gemaakt op basis van de wensen per organisatie. De werkgroep adviseert, overeenkomstig de situatie van 2004, een contract met een arbodienst af te sluiten op basis van een basisabonnement plus losse verrichtingen: Hierdoor blijft het zicht op kosten die worden gemaakt helder en kan door de organisatie gestuurd worden op inkoop van diensten naar behoefte. 2. Kosten arbodienst in eigen regie: Gezien het feit dat de werkgroep van mening is dat het organiseren van een eigen arbodienst in deze fase geen reële optie is, is geen onderzoek gedaan naar de kosten die dit met zich meebrengt. Kosten waar in dat geval rekening mee moet worden gehouden zijn: Arboarts +vervanging bij vakantie/ziekte etc: Administratieve organisatie t.b.v. arbo arts (secretaresse): Uurtarief arboarts +aantal uren beschikbaarheid voor FUSIE Afhankelijk van taken die worden afgesproken. P&O/RL/Beleid/ArboFUSIE 12

7. Overige aandachtspunten: Taken Personeelsadviseur, Verzuimcoördinator en casemanager: In het Ziekenhuis en in de V&V organisaties heeft de personeelsadviseur (afdeling P&O) een adviserende, ondersteunende en bewakende rol voor leidinggevenden bij de aanpak van verzuim door leidinggevenden. Bij De Thuiszorg is naast de personeelsadviseur een aparte verzuimcoöordinator werkzaam (afdeling P&O). Deze heeft dezelfde rol als hierboven aangegeven voor de personeelsadviseur. Naar aanleiding van de opdracht heeft de werkgroep gediscussieerd over de rol van de P&O adviseur en de Verzuimcoördinator in relatie tot de SMT s. In de huidige situatie zijn er verschillende vormen van overleg tussen leidinggevenden en arbo arts én tussen P&O en arboarts: Overlegvormen voor bespreking van reïntegratie zieke medewerker: Ziekenhuis V&V Thuiszorg aandachtspunten T/m 2003 was er elke maand SMT. Aanwezig: leidinggevende, arbo arts en personeelsadviseur. Leidinggevende was casemanager. 8 SMT s op jaarbasis in 4 regiokantoren. Deelname: leidinggevende (verplicht), arbo verpleegkundige en verzuimcoördinator. Met ingang van 2004 wordt toegewerkt naar een grotere rol van de P&O-er bij de verzuimbegeleiding en reïntegratie. SMT wordt beleidssmt Gezocht wordt naar een efficiënte manier van informatie uitwisseling tussen leidinggevende en arbo arts. Maria-oord: Heeft vast inloopspreekuur bij arbo arts voor leidinggevenden om reïntegratie van zieke medewerkers te bespreken. Daarnaast is er apart overleg tussen personeelsadviseur en arbo arts (casuïstiek). P&O heeft adviserend contact met leidinggevende m.b.t. verzuimbegeleiding. Dit geldt niet voor Zorgcentrum Snavelenburg: heeft regelmatig SMT. Deelname: LG, BA en P&O. Personeelsadviseur heeft geen rol bij verzuimbegeleiding Spreekuren door arbo verpleegkundige op 4 locaties voor medewerkers De werkgroep is van mening dat de rol en de bevoegdheden van personeelsadviseur en verzuimcoördinator met betrekking tot de verzuimbegeleiding en reïntegratie duidelijk omschreven moeten worden. Hebben zij uitsluitend een ondersteunende/adviserende rol voor leidinggevenden of hebben zij ook een controlerende rol? Hoe wordt hier vorm aan gegeven? De werkgroep ziet de rol van P&O als adviserend, ondersteunend en bewakend. Daarnaast moet duidelijk worden wie de rol van casemanager op zich neemt en wat dit inhoudt. P&O/RL/Beleid/ArboFUSIE 13

8. Conclusies en aanbevelingen: (De nummers verwijzen naar de hoofdstukken in het voorafgaande) 1. Op grond van de opdracht: De werkgroep constateert dat binnen FUSIE-verband aan een aantal voorwaarden moet worden voldaan om de in de opdracht geformuleerde uitgangspunten als organisatie waar te kunnen maken: Naarmate de organisatie beter in staat is zelf de regie te voeren, kan de rol van de bedrijfsarts meer adviserend van aard zijn en is deze selectief in te zetten bij de verzuimbegeleiding. De werkgroep is van mening dat de rol van de leidinggevende zowel actief als verantwoordelijkheiddragend moet zijn. De werkgroep adviseert om in FUSIE verband de visie op verzuim en reïntegratie te omschrijven en uit te werken in beleid en procedures, met als uitwerking daarvan de rol van de arbodienst De werkgroep vraagt aandacht voor de regiefunctie van de leidinggevende: wat wordt van de leidinggevende verwacht en welke tools heeft deze nodig om hieraan te kunnen voldoen? Daarnaast zal de taakafbakening tussen leidinggevende en personeelsadviseur duidelijk omschreven moeten worden. 2. Overleg tussen organisatie en arbodienst: Voorwaarde voor een goede afstemming tussen de vraag van de organisatie en het aanbod van de arbodienst is regelmatig overleg op beleidsniveau. 3. Inhuren van expertise op het gebied van verzuimbegeleiding: Op grond van de huidige wettelijke verplichtingen, moeten organisaties zich aansluiten bij een arbodienst, die de organisatie moet ondersteunen bij een aantal taken. Met name een aantal taken op het gebied van (preventie van) verzuimbegeleiding, moeten worden uitgevoerd door een gecertificeerde arboarts. Binnen FUSIE-verband is voor de aanpak van verzuimbegeleiding een aantal mogelijkheden aanwezig, met name de expertise van para-medische disciplines. Medische expertise moet worden ingehuurd. Arbeidsdeskundige kennis én kennis gericht op reïntegratie naar ander werk is niet binnen FUSIE-verband aanwezig. De werkgroep adviseert deze expertise te zijner tijd te integreren binnen een mobiliteitscentrum. Benodigde kennis die niet beschikbaar is binnen FUSIE-verband, wordt ingehuurd op grond van wettelijke vereisten, de beschikbaarheid van de betreffende kennis en op grond van de prijs kwaliteit verhouding. Of deze kennis wordt ingekocht bij een arbodienst of elders wordt per situatie afgewogen. P&O/RL/Beleid/ArboFUSIE 14

4. Inhuren van arbodienstverlening: De werkgroep adviseert de benodigde expertise voor FUSIE, op grond van de wettelijke verplichting daartoe, in te huren bij een externe arbodienst. Voorwaarde is dat deze bereid is zich te conformeren aan de uitgangspunten zoals door FUSIE geformuleerd. 5. De huidige arbodiensten, Arboned en Arbounie zouden in principe in aanmerking kunnen komen om gecontracteerd te worden: Er zijn geen overwegende bezwaren tégen de dienstverlening van beide diensten Mits zij zich willen conformeren aan de door FUSIE geformuleerde uitgangspunten. 6. De werkgroep stelt voor om te zijner tijd een contract te sluiten op basis van een basisabonnement met daarnaast nader omschreven losse verrichtingen. 7. Overige aandachtspunten: De werkgroep is van mening dat rol en bevoegdheden van personeels adviseur en verzuimcoördinator met betrekking tot de verzuimbegeleiding duidelijk omschreven moeten worden. Daarnaast moet duidelijk worden wie de rol van casemanager op zich neemt en wat dit inhoudt. P&O/RL/Beleid/ArboFUSIE 15

Bijlage: 1 In deze bijlage is een inventarisatie van de huidige situatie te vinden aan de hand van een aantal items: 1. Rol van leidinggevende (LG)en/of bedrijfsarts (BA) bij verzuimbegeleiding: Ziekenhuis V&V Thuiszorg Aandachtspunten: Regie nu beperkt bij LG en vooral bij BA. Procedure wel op papier, maar wordt momenteel herzien. Regie vooral bij BA. Min of meer beperkt bij LG. Actieve rol van P&O. Procedure aanwezig. Regie bij LG. Beleid en procedure aanwezig Bij V&V is het op gang brengen van het bewustwordingsproces binnen de totale organisatie noodzakelijk 2. Huidig contract met arbodienst: Ziekenhuis en V&V Thuiszorg Aandachtspunten Zorgcentrum: Arbounie Arboned + Arbounie Arboned Basispakket + losse verrichtingen Basispakket +losse verrichtingen Basispakket + losse verrichtingen 3. Uitvoeren van PAGO s: Ziekenhuis V&V Thuiszorg Heeft geen Pago s gedaan Heeft geen Pago s gedaan Doet incidenteel Pago s, gericht op specifieke doelgroepen P&O/RL/Beleid/ArboFUSIE 16

Bijlage 2: Beschrijving van de opdracht Opdracht: Keuze 1 gemeenschappelijke Arbodienst FUSIE Inleiding Binnen FUSIE zijn twee Arbo-diensten actief met een verschillend pakket aan eisen en eveneens een verschillende werkwijze binnen de arbodienst. Steeds meer is een kristische houding waarneembaar ten opzichte van de resultaten van Arbo-diensten. Daarnaast is een trend waarneembaar dat organisaties steeds meer uitvoerende taken op het terrein van Arbodienstverlening zelf gaan uitvoeren en hiervoor een afzonderlijk team of onderdeel in de organisatie inrichten. Er is groot aantal keuzerichtingen te onderscheiden in de vormgeving van Arbo-dienstverlening zoals bijvoorbeeld het uitbesteden van Arbo-dienstverlening of het zelf uitvoeren van van deze werkzaamheden. Daarbinnen zijn weer andere modellen mogelijk. Hierbij verstrekken wij een werkgroep een opdracht voor het realiseren van een Startdocument: keuze 1 gemeenschappelijke Arbodienst FUSIE. Uitgangspunt Als uitgangspuntvoor deze opdracht geldt het volgende: De organisatie heeft de regie zelf in handen en leidinggevenden hebben een actieve rol in de verzuimbegeleiding. De bedrijfsarts is adviseur van de leidinggevenden en het management en wordt selectief ingezet bij de verzuimbegeleiding. Opdracht: Realiseer een Startdocument voor de keuze van 1 gemeenschappelijke Arbodienst FUSIE, waarin de volgende onderdelen nader uitgewerkt worden: Welk type ondersteuning past het beste bij FUSIE als instelling met de diverse onderdelen; Ziekenhuis, Thuiszorg en Verpleeg- en Verzorgingshuizen? Wat zijn de wettelijke verplichtingen om af te nemen bij een Arbodienst (na 2004)? Wat zijn de onderdelen die wij zelf kunnen doen en welke expertise missen we momenteel? Op welke wijze kan deze expertise verkregen worden (onderbouwing eigen Arbodienst c.q het inkopen van de arbodienst) Geef aan waar jullie voorkeur naar uitgaat en onderbouw dit met een concreet voorbeeld uit de praktijk. Geef globaal aan wat de kosten zijn bij de verschillende keuzen van Arbodiensten (of kosten gemiddeld per werknemer). Samenstelling werkgroep verzuimcoördinator De Thuiszorg P&O adviseur P&O coördinator Wij vragen jullie voor het einde van dit jaar het startdocument gereed te hebben en voor te leggen aan de hoofden P&O FUSIE ( zie ondergetekenden). Het is de bedoeling dat wij in februari 2004 de startnotitie met de uitgangspunten voor de keuze bij de Managementteams te presenteren. Zodra een keuze is gemaakt voor een bepaald model wordt in maart 2004 de 2e fase ingezet, waarbij de gemaakte keuze in een plan van aanpak en implementatietraject wordt uitgewerkt. Deze opdracht dient afgerond te zijn in juni 2004 zodat de realisatie in de tweede helft van 2004 kan plaatsvinden. Wij wensen jullie veel deskundigheid, inventiviteit en een goede samenwerking toe. P&O/RL/Beleid/ArboFUSIE 17

Maarssen, 26 oktober 2003. Keuze 1 arbodienst FUSIE3e versie.doc PC/WK/Mac/SB Bijlage 3: Checklist arbo-dienstverlening onder eigen regie P&O/RL/Beleid/ArboFUSIE 18

P&O/RL/Beleid/ArboFUSIE 19

P&O/RL/Beleid/ArboFUSIE 20

P&O/RL/Beleid/ArboFUSIE 21

P&O/RL/Beleid/ArboFUSIE 22

P&O/RL/Beleid/ArboFUSIE 23

Bijlage 4: Lijst van gebruikte afkortingen BA LG V&V Bedrijfsarts Leidinggevende Verpleging- en verzorging P&O/RL/Beleid/ArboFUSIE 24