Op naar de tweede ronde Jaarplan en begroting 2012 Stichting Visitatie Zeist, februari 2012
Inhoud Inleiding 4 1. Terugblik op 2011 5 Toetsen van concept-visitatierapporten 5 Betrekken van kantoorruimte 5 Bijeenkomst in het kader van de aanpassingen in de visitatiemethodiek 5 Rapport Anderiesen 6 Aanpassing van visitatiemethodiek voor de allerkleinste corporaties (< 500 vhe) 6 Oriëntatie Gebruikersraad en College van Deskundigen 6 Aanpassing staffel 6 Aanpassing wijze van factureren 7 Accreditatie van de bestaande visiterende bureaus 7 Digitale Nieuwsbrief 7 Certificering visitatoren 7 2. Activiteiten 2012 9 Professionalisering College van Deskundigen 9 Visitatoren: deskundigheidsbevordering: Visitatie Masterclass 9 Website 9 Afronden accreditaties 10 Aanscherpen Accreditatiecriteria 10 Draagvlak Gebruikersforum 10 Oprichtersoverleg 10 Publicatie over de uitkomsten van 4 jaar visiteren 10 Symposium 11 2
Nieuwsbrieven 11 Huurdersorganisaties mobiliseren in gebruik visitatierapport 11 Visitatie en toezichthouders 11 Start evaluatie 11 3. Financiën 12 Begroting 2012 12 Prognose inkomsten en uitgaven 14 De ontwikkeling van de kosten, de opbrengst en het resultaat 16 Overzicht reserves 16 Bijlage 1 Beknopt activiteitenoverzicht 2012 17 3
Inleiding 2012 is het jaar dat alle corporaties tenminste éénmaal gevisiteerd moeten zijn en een deel van de corporaties al weer begint of reeds begonnen is aan de tweede ronde. Op het moment van schrijven van dit jaarplan was een kleine 10% van de corporaties nog niet gevisiteerd, 90% dus wel. In de afgelopen twee jaar zijn ruim 300 corporaties gevisiteerd. Een fantastische prestatie! 2012 is daarom het jaar om stil te staan bij de uitkomsten van deze visitaties. Wat heeft het opgebracht en welke lessen zijn er te trekken uit al die visitatierapporten? Wij zullen hier een publicatie en een symposium aan wijden. 2012 is ook het jaar om na te denken over hoe verder: welke aanpassingen zijn gewenst en noodzakelijk in het visitatiestelsel opdat het ook voor de tweede en volgende rondes waarde houdt voor de corporatie en haar belanghouders? Hiertoe zullen wij dit jaar van start gaan met een Gebruikersforum en een College van Deskundigen. Zij kunnen ons voeden met ervaringen uit de praktijk. Tot slot blijft de kwaliteit van de uitgevoerde visitaties voor ons een speerpunt. Dat betekent dat we steekproefsgewijs de concept-rapportages blijven toetsen op de gevolgde methodiek en de transparantie van het oordeel en dat we werk maken van deskundigheidsbevordering van visitatoren door het twee maal per jaar organiseren van een masterclass voor alle visitatoren. Versterken van de professionalisering en van het draagvlak zijn de belangrijkste speer punten in 2012. In het voorliggende jaarplan 2012 leest u na een korte terugblik op 2011 de beschrijving van de geplande activiteiten voor 2012 met bijbehorende financiële inzage. Liesbeth Marchesini-Franso Directeur-bestuurder 4
1. Terugblik op 2011 De SVWN is als onafhankelijke stichting opgericht door het ministerie van Binnenlandse zaken, Aedes, De se Woonbond en de Vereniging van Toezichthouders in en heeft tot doel het visitatiestelsel te bewaken, te beheren en door te ontwikkelen. Hiervoor zijn in 2011 de volgende zaken geïnitieerd en gerealiseerd: Toetsen van concept-visitatierapporten In 2011 (vanaf januari) is gestart met het werken met de aangepaste visitatiemethodiek: Maatschappelijke Visitatie 4.0. In het begin hebben wij omwille van een uniforme toepassing van de methodiek alle rapporten getoetst op de toepassing van de methodiek en de transparantie van het oordeel. In de loop van 2011 zijn we dat steekproefsgewijs gaan doen. Door de eenduidigere methodiek zijn de verschillen in rapportage tussen de bureaus aanzienlijk kleiner geworden. Betrekken van kantoorruimte In maart is een eigen kantoorruimte betrokken. Er zijn drie werkplekken geïnstalleerd en er kan gebruik gemaakt worden van drie verschillende spreek-/vergaderruimtes. Bijeenkomst in het kader van de aanpassingen in de visitatiemethodiek Op 4 april is een bijeenkomst voor belangstellenden gehouden waarin de aanpassingen in de visitatiemethodiek zijn toegelicht en de aangepaste methode formeel is aangeboden aan de oprichters van de SVWN. De bijeenkomst is bezocht door ruim 60 personen (m.n. vanuit de corporaties). 5
Rapport Anderiesen In mei is het rapport van de Commissie Inventarisatie Visitatie (onder voorzitterschap van de heer drs. G. Anderiesen) gepresenteerd. De commissie constateert een groot draagvlak in de sector voor visitatie, met name bij diegenen die een visitatie hebben laten uitvoeren en die bekend zijn met het systeem. De aanbevelingen die gericht zijn op een verbetering van het stelsel hebben wij alle actief opgevolgd. Aanpassing van visitatiemethodiek voor de allerkleinste corporaties (< 500 vhe) Op verzoek van Aedes is een aanpassing van de methodiek voor de allerkleinste corporaties vastgesteld. Er bestond al een werkwijze voor corporaties met minder dan 1.000 vhe. Deze was echter nog te omvangrijk en kostbaar voor de allerkleinsten. De corporaties met minder dan 500 vhe kunnen nu een visitatie laten uitvoeren voor maximaal 5.000,-. Oriëntatie Gebruikersraad en College van Deskundigen Ons voorstel om een Gebruikersraad in te richten werd in eerste instantie niet door alle oprichters omarmd. Wij hebben adviesbureaus B&A de opdracht gegeven om een oriën tatie uit te voeren bij de oprichters over de eisen en wensen die er leven m.b.t. de inrichting van een Gebruikersraad en een College van Deskundigen. Op basis van deze uitkomsten wordt in 2012 daadwerkelijk een Gebruikersforum ingericht en het College van Deskundigen bemenst. Aanpassing staffel Eénmaal per vier jaar, bij de start van de visitatie vragen wij een bijdrage aan de corporaties. De bijdrage is afhankelijk van de omvang van de corporatie. Deze staffel hebben wij per 1 oktober jl. aangepast: de staffel maakte de 6
belasting voor de kleine corporaties onevenredig hoog. In overleg met de oprichters is de staffel herzien. De totale kosten voor de corporaties nemen niet toe, alleen de lasten worden eerlijker verspreid. Aanpassing wijze van factureren De vierjaarlijkse factuur die corporaties ontvangen bij de start van een visitatie wordt vanaf 2012 niet meer door ons verstuurd maar door de bureaus. De voorbereidingen hiervoor zijn in 2011 getroffen. Accreditatie van de bestaande visiterende bureaus De bureaus die vanuit het verleden een voorlopige accreditatie hadden zijn in 2011 formeel door een daarvoor ingestelde Accreditatiecommissie onder voorzitterschap van de heer P. Corstiaans getoetst aan de accreditatiecriteria. Voor bijna alle bureaus leidde deze procedure tot een accreditatie onder voorwaarden. Deze bureaus hebben een jaar de tijd gekregen om aanpassingen te plegen opdat zij na afloop van dat jaar kunnen voldoen aan de criteria. Hiervoor zullen in de zomer van 2012 nieuwe accreditatiegesprekken en -bezoeken plaats vinden. KWH heeft naar aanleiding van de toetsing besloten per september 2012 te stoppen met visitatie: de accreditatie staat niet toe dat eigen leden worden gevisiteerd. KWH kiest ervoor zich niet deze beperking op te leggen. Digitale Nieuwsbrief Vanaf februari verzenden wij ca. éénmaal per kwartaal een digitale nieuwsbrief naar alle relaties (ca. 600). Certificering visitatoren In de statuten is bij de oprichting van de Stichting vastgelegd dat er naast een stelsel van accreditatie ook een stelsel van certificering van visitatoren zou 7
worden opgezet. In het afgelopen jaar is gewerkt aan de vormgeving hiervan. Waar we al snel tegen aanliepen is dat er door certificering dubbel werk zou ontstaan: accreditatiecriteria eisen van de bureaus dat ze een kwaliteitsbeleid hebben m.b.t. hun visitatoren: de werving en selectieprocedure, de beoordelingsprocedure en het inwerk- en opleidingsplan moet beschreven zijn en aantoonbaar geïmplementeerd. Het door SVWN zelfstandig beoordelen van visitatoren leidt tot extra werk en extra kosten, waarbij deze zelfstandige extra beoordeling niet overtuigend leidt tot een betere kwaliteit. Besloten is dan ook voorlopig geen invulling te geven aan certificering van visitatoren. Daaren tegen zullen de accreditatiecriteria op dit punt aan gescherpt worden en zal er vorm gegeven worden aan deskundigheidsbevordering voor alle visitatoren. 8
2. Activiteiten 2011 In 2012 wordt voortgebouwd op de fundamenten die in 2010 en 2011 zijn gelegd. Dat wil zeggen voortgang op de ingeslagen weg naar verdere professionalisering en versterking van het draagvlak en de gezaghebbendheid. Maar ook vooruitkijken: op naar de tweede ronde: in welke richting zal het stelsel en de methodiek zich moeten gaan ontwikkelen. Professionalisering College van Deskundigen Het College van Deskundigen wordt geïnstalleerd en zal in 2012 invulling aan haar rol geven. Zij wordt hierbij gevoed door de input vanuit het opgerichte Gebruikersforum. Visitatoren: deskundigheidsbevordering: Visitatie Masterclass Er wordt in 2012 invulling gegeven aan deskundigheidsbevordering van visitatoren: twee maal per jaar zullen wij hiervoor bijeenkomsten (laten) organiseren waar deskundigheidsbevordering met betrekking tot toepassing en harmonisering van de visitatiemethodiek en met betrekking tot visitatievaardigheden op de agenda zullen staan. Van de bijeenkomsten zal een aanwezigheidsregistratie worden bijgehouden. Indien dit te zijner tijd zinnig wordt geacht, kan op de website inzicht worden gegeven in de gevolgde nascholing per visitator. Website De uitstraling van de website en de toegankelijkheid van de visitatierapporten op de website willen we verbeteren (kleuriger, interactiever). Tevens willen we de communicatie met het Gebruikersforum faciliteren vanuit de website (mogelijkheid om documenten te delen en een vanuit de SVWN gemodereerde forumdiscussie te voeren). Daarom wordt in 2012 de website opnieuw opgezet. 9
Afronden accreditaties In de zomer van 2012 worden de in 2011 gestarte accreditatieprocedures afgerond. In deze procedure zijn voorwaarden gesteld die in 2012 door de Accreditatiecommissie worden getoetst. Aanscherpen Accreditatiecriteria Naar aanleiding van de ervaringen die in 2010 en 2011 zijn opgedaan met de accreditatiecriteria en naar aanleiding van het feit dat is besloten om geen certificering van visitatoren op te zetten, zullen de accreditatiecriteria worden herzien en aangescherpt. Deze zullen ook met de oprichters worden besproken. Draagvlak Gebruikersforum Het Gebruikersforum gaat in 2012 van start. Ervaringen van gebruikers worden gebruikt om het visitatiestelsel te verbeteren. Op 21 maart vindt de eerste bijeenkomst plaats. Deelnemers (18 personen) zijn voorge dragen door Aedes (5x), de VTW (5x), de Woonbond (5x) en de VNG (3x). Oprichtersoverleg Ook in 2012 zal overleg met onze oprichters worden gevoerd. Specifiek zal hier de toekomst van het visitatiestelsel op de agenda staan. Ook de aanbevelingen die voortkomen uit het Gebruikersforum zullen in het Oprichtersoverleg worden besproken. Publicatie over de uitkomsten van 4 jaar visiteren 2012 is het jaar dat alle corporaties een eerste visitatie moeten hebben afgerond. De ervaringen en uitkomsten van deze visitaties worden geïnventariseerd. Er zal een publicatie worden gemaakt die terugblikt op de eerste ronde. 10
Symposium In combinatie met deze rapportage zullen we in samenwerking met Aedes, de VTW, de Woonbond en BZK een symposium organiseren om de resultaten van deze eerste ronde voor het voetlicht te brengen en vooruit te blikken naar de tweede ronde. Doelgroep zijn nadrukkelijk huurdersorganisaties, bestuurders en toezichthouders. Nieuwsbrieven We maken ook in 2012 weer gebruik van elektronische nieuwsbrieven om onze belanghouders te informeren. Huurdersorganisaties mobiliseren in gebruik visitatierapport In samenwerking met de Woonbond zullen regionale bijeenkomsten worden geor ganiseerd waarin huurdersorganisaties worden geïnformeerd en ge ënthousiasmeerd over het gebruik van het visitatie-instrument. Visitatie en toezichthouders In samenwerking met de VTW worden deskundigheidsbevorderingsbijeenkomsten georganiseerd met betrekking tot visitatie. Start evaluatie Eind 2012 wordt een start gemaakt met de evaluatie van de SVWN en het visitatiestelsel die statutair is voorgeschreven. Hiervoor zal een onafhankelijk onderzoeksbureau een opdracht worden gegeven. De evaluatie zal in 2013 worden afgerond. 11
3. Financiën Bij de oprichting van de SVWN is door de oprichters een begroting opgesteld. Deze begroting ging uit van een jaarlijks kostenniveau van de SWVN van gemiddeld ca. 570.000,-. Bij het daadwerkelijk van start gaan van de SVWN is deze begroting met instemming van het algemeen bestuur van Aedes neerwaarts bijgesteld naar 550.000,-. De SVWN is zich er terdege van bewust dat de sector zich momenteel in zwaar weer bevindt en dat er een grote druk is om de bedrijfskosten van corporaties omlaag te brengen. Voor de SVWN betekent dit een zo sober mogelijke organisatie, waarbij de kwaliteit van de taakuitvoering van de SVWN gegarandeerd blijft. In 2012 liggen de kosten incidenteel hoger door de geplande publicatie en een symposium van 50.000,- en door de investering in de verbetering van de website. De kosten en opbrengsten worden voor 2012 als volgt begroot: Inkomsten 2012 Jaarlijkse contributie 133.000 4-jaarlijkse visitatiebijdrage 60.000 Accreditatiefee 60.000 Certificeringsfee 0 Oprichtingsbijdrage 40.800 Visitatie-masterclass 12.000 Renteopbrengst 7.500 Totale inkomsten 313.000 12
Uitgaven 2012 Vergoeding RvT 19.250 Vergoeding CvD 25.000 Salarissen 320.000 Vervoer 20.000 Communicatieadvies/-ondersteuning 30.000 Advieskosten 20.000 Kosten opleidingen personeel 10.000 Kantoorhuur 18.000 Zaalhuur 6.500 Kantoorkosten 20.000 Automatisering en telecom 10.000 Kosten website 20.000 Administratiekosten 30.000 Accountantskosten 6.000 Investeringen in inventaris en 3.000 apparatuur Drukwerk en promotie 40.000 Symposium en publicatie 50.000 Onvoorzien 10.000 Totale uitgaven 617.750 Resultaat -304.450 Omdat in de afgelopen twee jaar veel visitaties zijn uitgevoerd en daarmee ook relatief veel is bijgedragen aan de SVWN kan het verlies van 2012 ten laste worden gebracht van de reserves. 13
De prognose van de inkomsten en de uitgaven en daarmee van het resultaat staat voor 2010-2014 hieronder weergegeven: Opbrengsten in euro s 2010 2011 2012 2013 2014 Jaarlijkse contributie 149.000 133.000 133.000 133.000 133.000 4-jaarlijkse visitatiebijdrage 1) 454.931 319.000 60.000 150.000 420.000 Accreditatiefee 56.660 70.000 60.000 60.000 60.000 Oprichtingsbijdrage 161.400 27.200 40.800 0 0 Visitatie-Masterclass 12.000 12.000 12.000 Renteopbrengst 2.916 7.500 7.500 5.000 5.000 Totaal opbrengsten 824.907 556.700 313.300 360.000 630.000 Kosten in euro s 2010 2011 2012 2013 2014 Vergoeding RvT 2) 11.000 15.655 19.250 19.250 19.250 Vergoeding CvD 16.278 0 25.000 25.000 25.000 Salaris en soc. lasten bestuur 130.553 135.000 140.000 145.000 145.000 Beleidsmedewerkers 77.551 120.000 100.000 100.000 100.000 Secretariaat 9.304 30.000 40.000 40.000 40.000 Vervoer 22.042 17.000 20.000 20.000 20.000 Communicatieadvies/-ondersteuning 0 20.000 30.000 30.000 30.000 Advieskosten 13.145 20.000 20.000 20.000 20.000 Kosten opleidingen personeel 10.000 Kantoorhuur 0 13.000 18.000 18.500 19.000 Zaalhuur 2.673 6.500 6.500 6.500 6.500 Kantoorkosten 13.065 18.000 20.000 20.000 20.000 Automatisering en telecom 6.973 6.000 10.000 10.000 10.000 Kosten website 819 2.000 20.000 5.000 5.000 Administratiekosten 22.155 30.000 30.000 30.000 30.000 Accountantskosten 2.806 6.000 6.000 6.500 7.000 Investering inventaris 704 1.500 1.500 1.500 1.500 Investering apparatuur 0 1.500 1.500 1.500 1.500 Drukwerk en promotie 15.588 25.000 40.000 40.000 40.000 Onvoorzien 0 10.000 10.000 10.000 10.000 Congres 50.000 Totaal kosten 344.656 477.155 617.750 548.750 549.750 Resultaat 480.251 79.545-304.450-188.750 80.250 14
1) jaar aantal visitaties gem bedrag totaal 2008 21?? 2009 34?? 2010 140 3250 456000 2011 110 2900 319000 2012 50 1200 60000 2013 50 3000 150000 2014 120 3500 420000 2) 2011: 1/3 x 3500 + 3 x 3500 + 1 x 4000; 2012 ev: 4 x 3500 + 1 x 5.250 15
De ontwikkeling van de kosten, de opbrengst en het resultaat 1.000.000 800.000 480.251 79.545-304.450-188.750 80.250 600.000 400.000 200.000 0-200.000-400.000 2010 2011 2012 2013 2014 opbrengsten kosten resultaat De Stichting heeft geen vreemd vermogen. De reserves zullen zich bij bovenstaande resultaten als volgt ontwikkelen: 800 800 600 500 580.000 660.000 400 300 200 100 0 360.000 250.000 170.000 70.000 2009 2010 2011 2012 2013 2014 16
Bijlage 1 Beknopt activiteitenoverzicht 2012 Activiteiten Periode 2012 Professionalisering Bemensen en start College van Deskundigen Maart 2012 Aanpassen website Maart 2012 2 Visitatiemasterclasses April en november 2012 Aanscherpen Accreditatiecriteria Juni 2012 Afronden accreditaties September 2012 Draagvlak Gebruikersforum Start maart 2012 Oprichtersoverleg Voorjaar en najaar 2012 Achterban VTW informeren over visitatiestelsel Voorjaar 2012 Publicatie 4 jaar visitatie Juni 2012 Symposium Juni 2012 Nieuwsbrieven Doorlopend Huurders mobiliseren in het gebruik van het visitatierapport 2 bijeenkomsten voor de zomer 2012 Selectie bureau dat evaluatie gaat uitvoeren Najaar 2012 Overig Vergaderingen RvT 6 februari 7 mei 3 september 26 november 17
Stichting Visitatie Postbus 226 3700 AE Zeist www.visitaties.nl info@visitaties.nl 18