Persoonsgebonden budget (PGB) Richtlijnen voor zorgaanbieders-licentiehouders in het kader van het PGB-experiment versie december 2011 1
Inhoudstafel 1 Inleiding...3 2 Definities...3 2.1 Wat is het PGB?...3 2.2 Wat is een budgethouder?...3 2.3 Wat is persoonlijke assistentie?...3 2.4 Wie is een persoonlijke assistent?...3 2.5 Reguliere (welzijns)diensten...3 2.6 Wat is een voorziening of ambulante dienst van het VAPH?...3 2.7 Wat is een licentiehouder?...4 3 Richtlijnen voor PGB-budgethouders...4 4 Vaststelling van het beschikbare budget...4 5 Welke voorzieningen/organisaties mogen zorg aanbieden...5 5.1 Reguliere (welzijns)diensten...5 5.2 Licentiehouders...5 6 Wat kan vanuit het PGB worden betaald en via welke weg?...6 6.1 Elementen die met het PGB kunnen worden betaald...6 6.2 Wijze van betaling van de zorg...7 6.3 Bewijslast voor de licentiehouder...7 6.3.1 Voorschotten...7 6.3.2 Bewijslast bij afrekening...7 6.3.3 Verhouding tot huidige erkenning/subsidiëring...8 7 Het sluiten van een overeenkomst tussen de licentiehouder en de budgethouder...8 8 Zorggarantie...9 8.1 PGB continueren in afwachting van veralgemening persoonsvolgende budgetten...9 8.2 Overstappen naar PAB of ZIN...9 8.3 Registratie van zorgvragen van PGB-budgehouders...9 9 Contactpersonen: De PGB-cel van het VAPH... 10 2
1 Inleiding Deze nota bevat de richtlijnen, opgelegd door het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH), die u als zorgverstrekker in het kader van het PGB-experiment moet respecteren. Het is heel belangrijk dat u deze richtlijnen grondig doorneemt. Indien bepaalde punten onvoldoende duidelijk zijn, kan u contact opnemen met de PGB-cel van het VAPH. 2 Definities 2.1 Wat is het PGB? Het PGB is het budget dat het VAPH aan de persoon met een handicap of zijn wettelijke vertegenwoordiger toekent voor de gehele of gedeeltelijke tenlasteneming van de kosten van de ondersteuning en de organisatie ervan. Dit kan door het inschakelen van persoonlijke assistenten, het inkopen van zorg in een ambulante dienst of voorziening van het VAPH of andere regulieren diensten of voorzieningen. 2.2 Wat is een budgethouder? Een budgethouder is de persoon met een handicap of zijn wettelijke vertegenwoordiger aan wie het VAPH een persoonsgebonden budget toekent. 2.3 Wat is persoonlijke assistentie? Persoonlijke assistentie zijn de handelingen van een persoonlijke assistent, gericht op het bijstaan en begeleiden van een persoon met een handicap bij het uitvoeren van de activiteiten met het oog op de organisatie van het dagelijks leven en de bevordering van de sociale integratie. 2.4 Wie is een persoonlijke assistent? Een persoonlijke assistent is een meerderjarige persoon die persoonlijke assistentie verleent in het kader van een overeenkomst met de budgethouder. 2.5 Reguliere (welzijns)diensten Reguliere diensten zijn organisaties waar in principe iedereen beroep op kan doen. Het gaat om diensten die erkend en gesubsidieerd zijn door de Vlaamse Gemeenschap, en die een bijdrage vragen die meestal afhankelijk is van het inkomen. Voorbeelden: thuiszorgdiensten, oppasdiensten, 2.6 Wat is een voorziening of ambulante dienst van het VAPH? Het VAPH erkent en subsidieert diensten en voorzieningen die instaan voor de begeleiding en opvang van personen met een handicap. Deze voorzieningen kunnen een bijkomende licentie van het VAPH krijgen om ondersteuning aan te bieden in het kader van het PGB-experiment. De adressen van deze voorzieningen en ambulante diensten vindt u op de website van het VAPH (www.vaph.be). 3
2.7 Wat is een licentiehouder? Een licentiehouder is een dienst of voorziening die van het VAPH de toelating heeft gekregen om ondersteuning aan te bieden in het kader van het PGB-experiment. Het betreft voornamelijk de voorzieningen en diensten die nu reeds door het VAPH erkend zijn voor het aanbieden van zorg. Zij dienen een vrij eenvoudige procedure te doorlopen. Naast de VAPH-voorzieningen kunnen ook andere organisaties voor de duur van het experiment onder bepaalde voorwaarden een licentie krijgen voor het aanbieden van zorg in het kader van het PGBexperiment. De modaliteiten om een licentie aan te vragen en de adressen van de organisaties en voorzieningen die een licentie kregen, vindt u op de website van het VAPH 1. 3 Richtlijnen voor PGB-budgethouders In de nota Richtlijnen voor de PGB-budgethouders staat aangegeven hoe de PGB-budgethouders met het PGB moeten omgaan, waar ze terecht kunnen voor ondersteuning en waaraan het PGB kan worden besteed. 4 Vaststelling van het beschikbare budget Voor de vaststelling van de PGB-budgetten werd uitgegaan van studie-elementen verzameld in het kader van de studie zorggradatie. Binnen deze studie werden de beschikbare personele middelen binnen de voorzieningen voor volwassenen opgesplitst in zorg- of modulegebonden personeel enerzijds, en organisatiegebonden personeel anderzijds. Vervolgens werden de zorggebonden personeelseffectieven herverdeeld en, rekening houdend met de zorgzwaarte, gekoppeld aan een aantal parameters, met name : P : permanentie wonen B : begeleidingsintensiteit wonen N : nachtpermanentie Pdb : permanentie dagbesteding Bdb : begeleiding dagbesteding Abdb : aanvullende dagbesteding tijdens de weekends Op die manier kon, rekening houdend met de zorgzwaarte van alle personen, het personeelseffectief m.b.t. zorg aan al deze personen worden teruggekoppeld. Op basis van de individuele score op de parameters kon vervolgens per persoon een personeelseffectief en een bepaalde personeelsinzet worden berekend. Hierbij werd rekening gehouden met de verschillende functievereisten. Op basis van de gemiddelde anciënniteit binnen de sector werd dit personeelseffectief vervolgens omgezet in bedragen. Door middel van het verder ontwikkelde inschalingsinstrument werden al de PGB-budgethouders door MDT s ingeschaald op de variabelen P, B en N. De andere variabelen werden hieruit afgeleid. Op basis van deze elementen werd per persoon een PGB bepaald. 1 www.vaph.be: PGB-experiment: documenten en formulieren 4
Dit basisbudget omvat enkel de module- of zorggebonden personeelskosten. Daarnaast heeft een voorziening ook een aantal organisatiegebonden kosten. Daaronder zitten o.a. de directie, de personeelsdienst, dienstlokalen en het onderhoud van dienstlokalen. Op basis van enerzijds de studie zorggradatie en daarop voortbouwend een expertenrapport van Bart Sabbe (VWV) en Bies Hendrickx (PPG) werd berekend dat deze organisatiegebonden kosten zeer sterk samenhangen met de totaliteit van het zorggebonden personeel. De studie wees uit dat de organisatiegebonden kosten ongeveer 17 % van de zorggebonden personeelskosten bedragen. In het kader van het PGB-experiment en om zeker binnen het beschikbare werkbudget te blijven, werd dit percentage op 15 % gebracht. Aangezien budgethouders die zelf assistentie wensen aan te werven ook een aantal niet-personeelgerelateerde kosten hebben, werd daar het basisbudget verhoogd met 2 %. 5 Welke voorzieningen/organisaties mogen zorg aanbieden 5.1 Reguliere (welzijns)diensten Reguliere welzijnsdiensten zijn organisaties waarop in principe iedereen beroep kan doen. Het gaat om organisaties die erkend zijn door de Vlaamse Gemeenschap. Voorbeelden hiervan zijn gezins- en bejaardenhulp, oppasdiensten, thuiszorgdiensten,. Zij vragen meestal een persoonlijke bijdrage van de gebruiker voor de geboden dienst, meestal ondermeer afhankelijk van het inkomen. Met het PGB mag de budgethouder deze persoonlijke bijdragen betalen. Het dient echter te gaan om door de Vlaamse gemeenschap erkende diensten. Als bewijzen van deze uitgaven dient de budgethouder een kopie van de facturen van de betrokken dienst aan de PGB-cel over te maken. 5.2 Licentiehouders Met het PGB kan de budgethouder ook zorg inkopen bij voorzieningen en organisaties. Enerzijds zijn er de reeds door het VAPH erkende voorzieningen voor het aanbieden van zorg (tehuizen, diensten begeleid wonen, ). Anderzijds kunnen ook andere organisaties een licentie aanvragen bij het VAPH om in het kader van het experiment zorg te verstrekken. Deze licentie zal gelden als tijdelijke vergunning ten belope van de duur van het PGB-experiment. De ondersteuning en zorg die kan worden ingekocht en de bewijslast hiervan is in beide gevallen hetzelfde. De budgethouder kan zelf kiezen tot welke licentiehouder hij/zij zich richt om zorg in te kopen. Deze voorziening of organisatie dient echter een licentie te bezitten om zorg te verstrekken in het kader van het PGB-experiment en is niet verplicht om op de vraag van de budgethouder in te gaan. Dit betekent ook dat de budgethouder niet altijd onmiddellijk van voorziening of dienst kan veranderen. De licentiehouder dient voor de organisatie van de zorg een inspanning te doen (personeel aanwerven, kamer voorzien, ) waardoor het waarschijnlijk is dat de licentiehouder in de overeenkomst die met de budgethouder wordt afgesloten een opzegtermijn zal inbouwen. 5
De licentievoorwaarden, het aanvraagformulier en een modelovereenkomst zijn ter beschikking op de website van het VAPH. 6 Wat kan vanuit het PGB worden betaald en via welke weg? 6.1 Elementen die met het PGB kunnen worden betaald Vanuit het PGB kan enkel de zorg worden betaald, dit wil zeggen de kost van het personeel dat de licentiehouder bijkomend inzet om in de extra ondersteuning te voorzien. Aan het VAPH dient de licentiehouder te bewijzen dat de middelen betaald door de PGB-budgethouder, hieraan werden besteed. Dit moet ook duidelijk worden aangetoond aan de budgethouder. Dit betekent niet dat de licentiehouder een rekening dient op te stellen die telkens een klein stukje loon vervat van al de mensen die bij de zorg voor de betrokken budgethouder betrokken zijn. De licentiehouder moet wel aantonen dat met het PGB extra zorggebonden personeel werd aangeworven. Het kan dus gaan om de personeelskost van één of meerdere mensen, die bijkomend binnen de voorziening in het algemeen werden aangeworven ter ondersteuning van de zorg, naar de prioriteiten die de licentiehouder zelf stelt. Het dient wel te gaan om zorggebonden personeel. Als een budgethouder zich aanmeldt, zal de licentiehouder een prijs per maand, per dag of per uur bepalen voor de te verstrekken zorg. Indien blijkt dat de licentiehouder deze bijkomende middelen niet heeft besteed aan de aanwerving van bijkomend zorggebonden personeel zal het VAPH het nietbestede bedrag in mindering brengen van de algemene subsidiëring of desgevallend terugvorderen. Bovenop het basis-pgb kan de licentiehouder maximaal 15 % organisatiegebonden kosten aanrekenen aan de PGB-budgethouder. Verplaatsingkosten van personeelsleden zijn organisatiegebonden kosten en kunnen bijgevolg niet bovenop de 15% organisatiegebonden kosten worden betaald met het PGB. Concreet : De budgethouder krijgt een PGB van 20 000 toegewezen. Dit betekent dat als dit bedrag wordt besteed aan de inkoop van zorg binnen een voorziening, dit budget wordt verhoogd met 15 %, ofwel 3000. Als de budgethouder in de voorziening gedeeltelijk gebruik maakt van zijn PGB en er slechts 10 000 wordt aangerekend, wordt enkel dit laatste bedrag verhoogd met 15 %. De licentiehouder dient eveneens een berekening voor te leggen aangaande de inzet van deze organisatiegebonden middelen, zowel aan de gebruiker als aan het VAPH. Dit kan voor een deel via extra organisatiegebonden personeel, maar ook via een versleuteling van onderhoudskosten van burelen, telefoonkosten, ICT-kosten,. De licentiehouder dient geen bewijsstukken met betrekking tot de organisatiegebonden kosten in te leveren. De licentiehouder kan aan de budgethouder voor personeelsgebonden kosten maximaal de hoogte van zijn/ haar basis-pgb vragen. Net zoals binnen beschermd wonen en geïntegreerd wonen dient de persoon met een handicap zelf in te staan voor de eigen woon- en leefkosten. Indien deze kosten door de voorziening worden voorgefinancierd of via de licentiehouder worden geleverd (bijvoorbeeld voeding of huur van een kamer) mag de licentiehouder deze kosten aan de budgethouder aanrekenen. De budgethouder kan deze kosten (persoonlijk aandeel) echter niet betalen met zijn PGB, maar moet dit doen met zijn persoonlijk inkomen. 6
6.2 Wijze van betaling van de zorg Als de budgethouder zorg vraagt via een licentiehouder, zijn er twee betalingsmogelijkheden: 1. De budgethouder betaalt zelf met zijn PGB. (cash) 2. Het VAPH betaalt de zorg rechtstreeks aan de licentiehouder. (trekkingsrecht) In het eerste geval ontvangt de budgethouder voorschotten van het VAPH en dient hij/zij van dit voorschot de facturen van de licentiehouder te betalen, inclusief de organisatiegebonden kosten. In het tweede geval opteert de budgethouder ervoor om zelf geen geld op zijn rekening te krijgen, maar sluit hij/zij een overeenkomst af met de licentiehouder waarin ondermeer wordt vermeld hoeveel zal worden aangerekend voor de aangeboden zorg. Op basis van deze overeenkomst wordt de licentiehouder vervolgens rechtstreeks vergoed door het VAPH (voorschotten en jaarafrekening), ook voor de organisatiegebonden kosten. Of de licentiehouder al dan niet rechtstreeks door het VAPH zal worden betaald, kan deel uitmaken van de onderhandeling tussen de licentiehouder en de budgethouder. In principe is de budgethouder vrij in deze keuze, maar het is begrijpelijk dat licentiehouders bijvoorbeeld o.w.v. een precaire financiële situatie, in de overeenkomst laten opnemen dat de betaling rechtstreeks door het VAPH moet gebeuren. 6.3 Bewijslast voor de licentiehouder 6.3.1 Voorschotten Indien de budgethouder kiest voor rechtstreekse betaling aan de licentiehouder door het VAPH, dient de budgethouder bij de start van de overeenkomst een kopie van deze overeenkomst met betrokken budgethouder aan het VAPH over te maken. Indien de overeenkomst wijzigt, bezorgt de budgethouder een kopie hiervan aan het VAPH. De budgethouder kan per kwartaal via het voorschottenformulier een voorschot aanvragen. Hierbij geeft hij/ zij aan of dit voorschot geheel of gedeeltelijk op zijn PGB-rekening wordt gestort of aan de licentiehouder(s) wordt uitbetaald. 6.3.2 Bewijslast bij afrekening Het aan de budgethouder toegekende PGB dient op jaarbasis te worden bekeken en wordt jaarlijks afgerekend. Er kunnen echter geen kosten van het éne kalenderjaar worden overgedragen naar het andere, maar het bestedingspercentage kan gedurende het kalenderjaar wel schommelen. Zoals reeds vermeld dient de licentiehouder ten belope van het basis-pgb aan te tonen dat het bedrag werd besteed aan extra zorggebonden personeel. De licentiehouder geeft deze gegevens door aan de PGB-cel via het excelbestand PGB-experiment personeelskosten dat jaarlijks eletronisch door de PGB-cel wordt bezorgd. De licentiehouder kiest zelf waar en wie ze hierin onderbrengt. Er moet geen uitsplitsing worden gemaakt van alle personeelsleden die betrokken zijn bij de zorg voor de bewuste budgethouder. Het niet bestede of niet correct bewezen bedrag wordt teruggevorderd. Voor het zorggebonden personeel geldt dezelfde bewijsvoering als momenteel van toepassing voor het onderdeel personeel voor de ambulante diensten. Alle personeelselementen die daar in aanmerking worden genomen (totale bruto-personeelskost) worden ook in aanmerking genomen als 7
bewijs voor besteding van het basis-pgb. Ook de forfait van 3,2 % voor direct personeelsgebonden kosten mag worden ingebracht. Voor de bewijsvoering van de organisatiegebonden kosten dient de voorziening aan te tonen welke kosten hier tegenover staan. Enerzijds kan dit gaan om extra inzet van organisatiegebonden personeel. Daarvoor kunnen dezelfde bewijzen worden voorgelegd als voor het zorggebonden personeel. Anderzijds kan dit niet personeelsgebonden kosten voor de zorg betreffen, zoals ICTkosten, administratieve kosten zoals telefoon, briefwisseling,. In vele gevallen zal het gaan om een versleuteling van kostenrubrieken voor de gehele organisatie. Naast de gedetailleerde bewijsvoering naar het VAPH dient de voorziening ook in de facturatie aan de budgethouder aan te geven hoe de aangerekende kost is samengesteld en welke uitgaven hier tegenover staan. Ook indien de betaling rechtstreeks van het VAPH aan de voorziening gebeurt, dient de budgethouder op de hoogte gesteld te worden van de kosten die werden aangerekend. De licentiehouder die als enige of voornaamste taak het aanbieden van zorg heeft, dient zich te engageren om voor het personeel aangeworven in het kader van het PGB-experiment, de verloningsen arbeidsvoorwaarden geldig binnen het paritair comité 319.01 te handhaven. Loonbarema s, anciënniteiten en diplomavoorwaarden blijven dus van kracht. Licentiehouders die omwille van hun hoofdactiviteit eventueel door een andere CAO gevat zijn, dienen dit bij hun licentie-aanvraag duidelijk te communiceren. 6.3.3 Verhouding tot huidige erkenning/subsidiëring De ondersteuning van PGB-budgethouders mag niet nog eens in rekening gebracht binnen de lopende erkenning. De betrokken personen en prestaties mogen niet vermeld worden op kostenstaten en kwartaalstaten. 7 Het sluiten van een overeenkomst tussen de licentiehouder en de budgethouder De prijs van de ondersteuning wordt vastgelegd in onderhandeling tussen de licentiehouder en de budgethouder. Hierbij kan de budgethouder indien hij/zij dat wenst, worden ondersteund door een vertrouwenspersoon of een derde organisatie, bijvoorbeeld een budgethoudersvereniging. De budgethouder en de zorgaanbieder sluiten een dienstverleningsovereenkomst af. Deze overeenkomst dient een aantal minimale bepalingen, opgelegd door het VAPH, te bevatten. De budgethouder moet een afschrift van de getekende exemplaren overmaken aan het VAPH, zodat kan worden nagegaan of aan een aantal minimale eisen is voldaan. De voorziening en de budgethouder kunnen onderling de frequentie van facturering afspreken. Wel dient er minstens per kwartaal een factuur te worden opgemaakt. Indien de zorgaanbieder rechtstreeks door het VAPH wordt vergoed, dient hij zowel aan het VAPH als de budgethouder een exemplaar van de factuur te bezorgen. De gedetailleerde bewijzen van de zorggebonden personeelskosten dienen enkel aan het VAPH te worden overgemaakt. 8
8 Zorggarantie 8.1 PGB continueren in afwachting van veralgemening persoonsvolgende budgetten Het VAPH en de veranderingsmanager stelden eind september 2011 het projectplan perspectief 2020, nieuw ondersteuningsbeleid voor personen met een handicap voor. In dit projectplan wordt o.a. aangegeven tegen wanneer een systeem van persoonsvolgende budgetten (PVB) voor alle personen met een handicap zal worden uitgewerkt. Tot het systeem van persoonsvolgende budgetten is uitgewerkt en ingevoerd, kunnen de huidige PGBbudgethouders hun PGB continueren. Het PGB-experiment wordt daarom met twee jaar verlengd, zodat de huidige PGB-budgethouders tot (minstens) 31 december 2013 met uw PGB kunnen blijven werken. Op het ogenblik dat het toekomstige systeem van persoonsvolgende budgetten in de praktijk wordt gebracht, zal het PGB in zijn huidige vorm ophouden te bestaan en krijgen de PGB-budgethouders een persoonsvolgend budget (PVB). Zolang de PGB-budgethouder de PGB-cel niet schriftelijk laat weten dat hij zijn PGB wenst stop te zetten of zal overstappen naar een andere ondersteuningsvorm, blijft het PGB-budget beschikbaar. 8.2 Overstappen naar PAB of ZIN PGB-budgethouders die vinden dat de PGB-formule niet (meer) aan hun ondersteuningsnoden tegemoet komt, kunnen overstappen naar zorg in natura (bijvoorbeeld dagcentrum, begeleid wonen, beschermd wonen, diensten inclusieve ondersteuning (DIO), tehuis, ) of een persoonlijke assistentiebudget (PAB). Hierbij krijgen ze geen voorrang op andere personen met een handicap en moeten ze de bestaande toewijzingsregelgeving (zorgregie en PAB-prioriteiten) volgen. Zolang de zorgvraag van een PGB-budgethouder niet wordt ingevuld, kan de PGB-budgethouder zijn huidige ondersteuning, namelijk het PGB, verderzetten. Aangezien men een PGB niet mag combineren met een andere VAPH-ondersteuningsvorm wordt het PGB stopgezet van zodra men ondersteuning krijgt vanuit zorg in natura of een PAB krijgt toegewezen. Bij een overstap naar PAB of zorg in natura, kan men geen aanspraak meer maken op een PGB en valt men volledig onder de regelgeving van zorg in natura of PAB. 8.3 Registratie van zorgvragen van PGB-budgehouders Op het ogenblik dat men met een PGB van start ging, werden de zorgvragen van de deelnemers aan het PGB-experiment van de CRZ en PAB-wachtlijst gehaald. Deze vragen kunnen vanaf oktober 2011 worden teruggeplaatst met de oorspronkelijke startdatum en urgentiecode. De contactpersonen van de CRZ werden door het VAPH aangeschreven met de vraag om actief na te gaan of de oorspronkelijke zorgvragen van de PGB-budgethouders op de CRZ nog actueel zijn en indien gewenst, zal de dienst zorgregie van het VAPH deze vragen opnieuw activeren. De contactpersonen kunnen eveneens zelf nieuwe zorgvragen registreren. Aangezien de PAB-vragers nog geen contactpersoon hebben, zal het VAPH alle oorspronkelijk PABvragen van PGB-budgethouders terugplaatsen op de PAB-wachtlijst met de oorspronkelijke aanvraagdatum. 9
9 Contactpersonen: De PGB-cel van het VAPH Indien u vragen heeft i.v.m. PGB kan u zich steeds wenden tot de PGB-cel. Dit kan zowel telefonisch, per e-mail, fax of brief. Gelieve steeds duidelijk uw naam door te geven alsook te vermelden welke informatie u precies wenst. adres: algemeen mailadres: algemeen faxnummer: Sterrenkundelaan 30, 1210 Brussel pgb@vaph.be 02/225.84.05 t.a.v. de PGB-cel contactpersonen: Mevr. Michèle Geeraerts Tel.:02 225 86 54 E-mail: Michele.Geeraerts@vaph.be Mevr. Evelien Cierpial Tel.:02 225 86 53 E-mail: Evelien.Cierpial@vaph.be 10