REGLEMENT VOOR HET VERLENEN VAN LOGISTIEKE STEUN AAN VERENIGINGEN HOOFDSTUK 1 : GEBRUIK VAN MATERIALEN (JEUGD)UITLEENDIENST Artikel 1 1 De gemeentelijke (jeugd)uitleendienst stelt gratis materiaal ter beschikking aan volgende organisaties en verenigingen: 1 erkende Zingemse verenigingen en tijdelijk erkende Zingemse verenigingen; 2 gemeentelijke diensten, Zingemse adviesraden en Zingemse scholen; 3 andere gemeentebesturen kunnen in geval van wederkerigheid eveneens gratis het materiaal van de gemeentelijke (jeugd)uitleendienst ontlenen. 2 Het college van burgemeester en schepenen stelt de lijst samen van het materiaal dat door andere gemeentebesturen ontleend kan worden. Artikel 2 1 De uitleentermijn bedraagt 7 dagen, de dag van het afhalen en terugbrengen inbegrepen. 2 De uitleentermijn kan slechts éénmaal verlengd worden met 7 dagen en dit op voorwaarde dat dit geen andere reservaties in het gedrang brengt. 3 Wanneer de uitleentermijn overschreden wordt zal een forfaitaire boete worden aangerekend van 5,00 EUR. Deze boete wordt verhoogd met 2,00 EUR per bijkomende dag. Zolang deze boete niet betaald is, kan geen ander materiaal ontleend worden. 4 Hoofdstuk 1, artikel 2, 3 is eveneens van toepassing wanneer een goed of set gelijke goederen slechts gedeeltelijk wordt terug bezorgd en dit tot op de dag dat het goed of de set goederen opnieuw compleet is. Artikel 3 1 Het materiaal wordt schriftelijk of digitaal aangevraagd via een daarvoor bestemd formulier dat ter beschikking staat via het digitaal loket. 2 De aanvraag gebeurt ten laatste 10 werkdagen vóór het afhalen van de goederen. De aanvragen genieten voorrang in chronologische volgorde van ontvangst. 3 De goederen dienen door de ontlener zelf afgehaald en terug gebracht te worden op de met het gemeentebestuur afgesproken plaats, dag en uur. De ontlener kan ervoor kiezen bepaalde goederen door het gemeentebestuur te laten leveren en afhalen. Hij betaalt daarvoor een vergoeding zoals bepaald in hoofdstuk 2. 4 Nadarafsluitingen, werfhekkens, vlaggenmasten, (mobiel) (ere)podium, planken en schragen en scheidingspanelen worden altijd door de gemeentediensten afgeleverd en opgehaald. Het opzetten en afbreken is ten laste van de ontlener.
5 De ontleners vermeld in artikel 1, 1, 2 zijn vrijgesteld van het betalen van de vergoeding. 6 De vergoeding is verschuldigd binnen de 30 dagen na ontvangst van de schuldvordering. Elke uitleen wordt opgeschort tot alle openstaande facturen zijn voldaan. 7 Bij goederen van grote waarde strekt het tot aanbeveling een verzekering af te sluiten. 8 Het geleende materiaal mag niet worden onderverhuurd, in bruikleen gegeven aan derden of aangewend voor initiatieven met handelskarakter. Inbreuk op dit artikel wordt gesanctioneerd met uitsluiting van ontlening voor de periode van 1 jaar. De ontleners vermeld in artikel 1, 1, 1 en 2, kunnen het materieel ook buiten de gemeentegrenzen gebruiken. Het afleveren, ophalen, opzetten en afbreken van ontleende goederen wordt buiten de gemeentegrenzen niet verricht door de gemeentediensten. De ontleners van de (jeugd)uitleendienst verklaren zich akkoord met dit reglement door ondertekening of digitaal indienen van het uitleenformulier. Artikel 4 1 Herstelbare beschadiging aan ontleende goederen zal op kosten van de ontlener hersteld worden. De ontlener mag in geen enkel geval overgaan tot het zelf herstellen of laten herstellen van de eventuele schade. Onherstelbaar beschadigde, verloren of gestolen goederen zullen op kosten van de ontlener vervangen worden. De ontlener wordt vervolgens eigenaar van het onherstelbaar beschadigde goed. De gemeente is niet verantwoordelijk voor eventuele ongevallen of beschadiging van andere materialen, goederen en eigendommen door het gebruik van materieel van de (jeugd)uitleendienst. 2 Bij het terugbrengen van de ontleende goederen controleren de gemeentediensten de goederen op eventuele beschadigingen. De gemeentediensten beschikken over vijf dagen, de dag van het terugbrengen niet meegerekend, om de schade vast te stellen. Zij stellen de ontlener daar onmiddellijk van in kennis. De ontlener verbindt er zich toe de gemeente onmiddellijk in kennis te stellen van eventuele tekortkomingen bij het gebruik van het materiaal, ook indien de ontlener hiervoor niet verantwoordelijk is. 3 Op het formulier wordt door de ontlener uitdrukkelijk de naam, het adres en de handtekening van een verantwoordelijke vermeld. Deze laatste stelt zich persoonlijk borg voor de naleving van artikel 4, 1 en 2. Indien de naam en/of handtekening van de verantwoordelijke op het formulier ontbreekt, wordt de persoon die de goederen in ontvangst neemt als verantwoordelijke beschouwd. 4 De vergoeding is verschuldigd binnen de 30 dagen na ontvangst van de schuldvordering. Elke uitleen wordt opgeschort tot alle openstaande facturen zijn voldaan.artikel 5 HOOFDSTUK 2 : VERVOER VAN MATERIALEN Artikel 5 1 Het gemeentebestuur stelt vervoer ter beschikking aan volgende organisaties en verenigingen: 1 erkende Zingemse verenigingen 2 gemeentelijke diensten en Zingemse adviesraden 3 Zingemse scholen.
Artikel 6 1 Het vervoer wordt schriftelijk of digitaal aangevraagd via een daarvoor bestemd formulier dat ter beschikking staat via het digitaal loket. 2 De aanvraag gebeurt ten laatste 1 maand vóór het vervoer. In geval van aanvragen zoals bepaald in hoofdstuk 1, bedraagt deze termijn 10 werkdagen. De aanvragen genieten voorrang in chronologische volgorde van ontvangst. De dienst vrije tijd, jeugd, informatie en welzijn coördineert de aanvragen en maakt minstens 14 dagen vooraf praktische afspraken met de technische dienst. De gemaakte afspraken worden vervolgens aan de aanvrager ter kennis gebracht, die ze stipt dient na te leven. Het niet naleven van de gemaakte afspraken kan aanleiding geven tot de schorsing van het recht op vervoer gedurende een periode van maximaal 12 maanden. 3 Per aanvraag wordt 1 lichte bestelwagen en 1 chauffeur ter beschikking gesteld. Eén persoon zal de chauffeur als passagier vergezellen tijdens het vervoer. De passagier is verzekerd in het kader van de gewone motorvoertuigenverzekering. Het te vervoeren materiaal/bagage is niet verzekerd. De aanvrager staat zelf in voor het laden en lossen van de vracht en stelt hiervoor minstens één persoon ter beschikking. 4 Er wordt geen vervoer georganiseerd: - op zaterdag, op zondag en op door het college van burgemeester en schepenen vastgestelde feest- en brugdagen; - buiten de door het college van burgemeester en schepenen vastgestelde dienstuurroosters van het technisch personeel; - buiten de landsgrenzen van België. Artikel 7 1 Het vervoer gebeurt gratis voor de categorieën van gebruikers zoals vermeld in artikel 5, 1, 2. 2 Het vervoer gebeurt tegen volgende vergoeding: 55 EUR per begonnen uur, voor de categorieën van gebruikers zoals vermeld in artikel 5, 1, 1 en 3. HOOFDSTUK 3: HET GEBRUIKEN VAN DE GEMEENTELIJKE SOCIO-CULTURELE EN SPORTINFRASTRUCTUUR Artikel 8 Het gemeentebestuur stelt volgende accommodatie ter beschikking: - het gemeentecomplex Huise, Huiseplein 16 te 9750 Zingem; - het gemeenschapscentrum De Griffel, Ouwegemsesteenweg 90 te 9750 Zingem; - voormalige pastorij, Kwaadstraat 13 te 9750 Zingem. Artikel 9 1 Het gebruik van de gemeentelijke accommodatie is onderhevig aan de voorwaarden, bepalingen en tarieven zoals vermeld in het: - gebruiksreglement socio-culturele infrastructuur - retributiereglement socio-culturele infrastructuur
- gebruiksreglement sportinfrastructuur - retributiereglement sportinfrastructuur. 2 Deze gebruiks- en retributiereglementen evenals desbetreffende aanvraagformulieren zijn terug te vinden op de gemeentelijke website. HOOFDSTUK 4: AANKONDIGEN VAN ACTIVITEITEN OP UiT IN VLAANDEREN EN UiT IN ZINGEM Artikel 10 1 De UiTdatabank is bedoeld voor een breed spectrum aan cultuur-en vrijetijdsaanbod: - agenda-informatie (wie, wat, waar, wanneer) - met betrekking tot alles wat er buitenshuis - in de vrijetijdssfeer (met accent op cultuur) - aan publieksrelevante en publiekstoegankelijke activiteiten/aanbod - in een bepaalde regio (bv. Vlaanderen en Brussel, Nederland) - te zien, te doen of te beleven valt - zowel tijdelijk aanbod (tijdsperiode, terugkerend, op aanvraag) als permanent aanbod (altijd, terugkerend, op aanvraag) - zowel aanbod van wijk, lokaal en regionaal belang/bereik als nationaal/internationaal belang/bereik - naast aanbod-items ook producties, uitvoerders en locaties. De scope betreft niet: - informatie die niet voldoet aan de algemeen maatschappelijke normen, zoals racistische of pornografische informatie - objectmatige content (standbeelden, schilderijen, boeken, cd's...) - logies (hotels, campings), restaurants - geen producten (boeken, DVD's,...) - niet-publieksrelevant of niet-publiekstoegankelijke monumenten, hedendaagse architectuur, privé collecties,... - opleidingen in de formele leersfeer (onderwijs) - wat te ontlenen is (educatieve pakketten, speelpakketten, boeken...) - zuivere B2B activiteiten (vakbeurzen, congressen,...) - (partij)politiek, religieus,... aanbod - commerciële beurzen en dergelijke. 2 Activiteiten die gepubliceerd worden in de UiTdatabank verschijnen automatisch op de gemeentelijke website, rubriek UiT in Zingem, indien zij plaatsvinden in Zingem. 3 De dienst vrije tijd, jeugd, informatie en welzijn is bevoegd voor het valideren van de publicatie van activiteiten die plaatsvinden in Zingem op UiT in Vlaanderen en bijgevolg op UiT in Zingem. Zij kan wijzigingen aanbrengen en activiteiten verwijderen indien deze niet voldoen aan de doelstellingen van de UiTdatabank zoals vermeld in Art. 10, 1. Artikel 11 1 De dienst vrije tijd, jeugd, informatie en welzijn staat de organisator desgewenst bij bij het invullen van de gegevens in de UiTdatabank.
HOOFDSTUK 5: PLAATSEN VAN ACTIVITEITEN EN ARTIKELS IN HET GEMEENTELIJKE INFOBLAD DE ZINGEMNAAR Artikel 12 1 Volgende categorieën kunnen gratis artikels en/of activiteiten in het maandblad De Zingemnaar plaatsen: 1 erkende Zingemse verenigingen en tijdelijk erkende Zingemse verenigingen 2 gemeentelijke diensten, Zingemse adviesraden en Zingemse scholen. Artikel 13 1 Het college van burgemeester en schepenen is de verantwoordelijke uitgever van het gemeentelijk infoblad De Zingemnaar. 2 De dienst vrije tijd, jeugd, informatie en welzijn is verantwoordelijk voor de opmaak van het gemeentelijk infoblad. Artikel 14 1 Artikels en activiteiten worden ten laatste de tweede weekdag van de maand ingediend via communicatie@zingem.be. 2 Eventuele foto s worden aangeleverd in jpg-formaat van voldoende kwaliteit. Artikel 15 Activiteiten die in de UiTdatabank werden ingegeven en die georganiseerd worden door de categorieën zoals omschreven in artikel 12, 1 worden overgenomen in de activiteitenkalender van De Zingemnaar. HOOFDSTUK 6: ACTIVITEITEN AANKONDIGEN VIA DE GEMEENTELIJKE INFOPANELEN Artikel 16 1 Het gemeentebestuur stelt gratis 3 gemeentelijke informatieborden, waarin telkens 3 inschuifpanelen kunnen worden bevestigd voor de aankondiging van activiteiten of publieke informatie, ter beschikking van: - de gemeentelijke diensten, de OCMW-diensten, de Zingemse adviesraden; verenigingen/organisaties/diensten van bovenlokaal belang en regionale instellingen met een menslievend of vormend doel (intercommunales, administraties van andere overheidsniveaus met een werkingsgebied in de gemeente,...); - de erkende en tijdelijk erkende Zingemse verenigingen (zowel feitelijke verenigingen als verenigingen met rechtspersoonlijkheid); - de Zingemse scholen en hun ouderwerkingen; - de Zingemse politieke partijen en hun groeperingen en bewegingen. Artikel 17 1 Het gebruiken en aanvragen van de gemeentelijke aankondigingspanelen is onderhevig aan de modaliteiten en voorwaarden zoals bepaald in het reglement op het gebruik van de gemeentelijke informatieborden. 2 Dit reglement evenals het aanvraagformulier is terug te vinden op het digitaal loket van de gemeentelijke website of op te vragen bij de dienst vrije tijd, jeugd, informatie en welzijn.
HOOFDSTUK 7: GEBRUIK MAKEN VAN HET VRIJWILLIGERSLOKET Artikel 18 1 Alle vrijwilligersorganisaties kunnen gebruik maken van de door de Provincie Oost-Vlaanderen aangeboden gratis verzekering voor vrijwilligers. 2 Een vrijwilligersorganisatie is elke feitelijke vereniging of private of publieke rechtspersoon zonder winstoogmerk die werkt met vrijwilligers. Artikel 19 1 De aangeboden verzekering omvat burgerrechtelijke aansprakelijkheid, rechtsbijstand en lichamelijke ongevallen. 2 Deze verzekering vervangt de jaarverzekering van de leden en vrijwilligers bij de gekende verenigingen niet, maar kan ingeschakeld worden bij activiteiten waarbij u sporadisch een beroep doet op extra vrijwilligers. Artikel 20 Het aanvraagformulier voor de vrijwilligersverzekering kan bekomen worden via de website en wordt bezorgd aan het diensthoofd interne zaken. HOOFDSTUK 8: SLOTBEPALINGEN Artikel 21 Het reglement van de gemeentelijke uitleendienst van 30 april 2003 wordt opgeheven met ingang van 1 februari 2015. Artikel 22 Het gebruiksreglement van de jeugduitleendienst van 31 januari 2009 wordt opgeheven met ingang van 1 februari 2015. Artikel 23 Het reglement voor het verlenen van logistieke steun aan verenigingen treedt in voege vanaf 1 februari 2015. Artikel 24 Het reglement wordt bekend gemaakt aan alle Zingemse verenigingen en via het digitaal loket. Artikel 25 Een afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan het secretariaat, de dienst vrije tijd, jeugd, informatie en welzijn, de socio-culturele raad, de sportraad, de jeugdraad, de minaraad en de seniorenraad. Artikel 26 In toepassing van artikel 252 van het gemeentedecreet dit besluit ter kennis te brengen van het publiek en een beknopte omschrijving te versturen aan de provinciegouverneur van Oost-Vlaanderen.