Subsidievoorwaarden studiereizen disputen en studieverenigingen April 2015 Door studieverenigingen en disputen van Erasmus School of Law (verder: ESL) worden jaarlijks studiereizen georganiseerd. Een studiereis biedt de deelnemende studenten verdieping in bepaalde studiegerelateerde onderwerpen. Eventueel wordt aan een studiereis een onderzoek verbonden. Naar algemeen gebruik vragen studieverenigingen en disputen vaak bij verschillende instanties subsidie en/of sponsoring voor de studiereizen aan. Subsidies die de faculteit 1 biedt zijn enkel bedoeld voor activiteiten met een studiegerelateerd karakter. Studiereizen die georganiseerd worden door een studievereniging of dispuut komen in aanmerking voor subsidie als zij aan de volgende voorwaarden voldoen: 1. Uitgangspunten subsidieaanvraag De studiereis is georganiseerd door een erkende studievereniging of dispuut van ESL 2. Per academisch jaar kan een vereniging of dispuut maximaal één keer studiereissubsidie ontvangen 3. Ten aanzien van studiereizen waar ELC-studenten aan deelnemen geldt dat deze niet tijdens het onderwijs mogen plaatsvinden. Masterstudenten mogen aan studiereizen deelnemen in de onderwijsvrije week aan het einde van blok 4. Buiten de onderwijsvrije week mag er worden deelgenomen na goedkeuring van de opleidingsdirecteur. De studentbestuursleden hebben als voornaamste taak om de criteria te controleren en het verzoek en de verslagen goed te keuren of, indien nodig, aan te vullen in samenwerking met de betrokken vereniging of het dispuut. Zij geven advies aan de decaan omtrent de eventuele subsidiëring van de studiereis. De decaan beslist uiteindelijk over het al dan niet toekennen van de aangevraagde subsidie. 1 Internationale activiteiten kunnen (mits er aan de criteria wordt voldaan) door één van de twee ESL internationaliseringsfondsen financieel worden ondersteund : 1. Het ESL internationaliseringsfonds voor opleidingen en 2. Het ESL fonds studentbestuursleden voor studiereizen georganiseerd door disputen/studieverenigingen. De voorwaarden zijn grotendeels hetzelfde. 2 De erkende verenigingen per 1 september 2014 zijn: Juridische Faculteitsvereniging Rotterdam, Criminologie in Actie, In Duplo, Christiaanse-Taxateur en Elsa. De erkende disputen zijn het Ondernemingsrechtelijk Dispuut, Pleitdispuut D.J. Veegens, Strafrechtelijk Dispuut Wichmann, Probus, Ius Mobile, Arbeidsrecht Dispuut, Trade & Transport Law Dispuut, Rotterdam Gezondheidsrecht Dispuut en het Financieelrechtelijk Dispuut. 3 Een subsidieverzoek voor een extra studiereis dient onderbouwd bij de decaan van ESL te worden ingediend. 1
Subsidie wordt slechts dan verstrekt wanneer aan alle criteria is voldaan. ESL behoudt te allen tijde het recht om de subsidieverstrekking zonder opgaaf van redenen in te trekken. 2. Deelnemers De studiereis staat open voor alle leden van deze erkende studieverenigingen of disputen van ESL 4. Subsidie wordt alleen verstrekt voor deelnemers die ten tijde van de studiereis: o ingeschreven staan bij één van de opleidingen van ESL aan de Erasmus Universiteit Rotterdam en o lid zijn van de organiserende vereniging of het organiserende dispuut. De reis moet toegankelijk zijn voor een minimum aantal van tien deelnemers, behoudens de deelnemers vanuit de reiscommissie en het bestuur van de vereniging of het dispuut. Het aantal deelnemers van de reiscommissie en het bestuur mag niet groter zijn dan 50% van het totale deelnemersaantal. Er dient minimaal één facultair medewerker mee te gaan bij een deelnemersaantal van minder dan 20. Bij een deelnemersaantal van 20 of meer mag er een vergoeding voor maximaal twee facultair medewerkers worden aangevraagd. Voor toelichting zie AD1. 3. Subsidie De subsidie bedraagt maximaal EURO 70 per studentdeelnemer van ESL. Via het Trustfonds kan aanvullende financiering worden aangevraagd. Het maximale aantal deelnemers waarvoor subsidie kan worden aangevraagd is 30 personen. Het totaalbedrag waarvoor subsidie is aangevraagd mag niet meer dan 50% van de totale reisbegroting bedragen. De deelnemende facultaire medewerker declareert de voor de studiereis gemaakte kosten via het facultaire declaratiesysteem. Voor toelichting zie AD2. 4. Programma De activiteit moet een sterk studie-inhoudelijke component hebben. Dit betekent dat per dag minimaal 5 uur wordt besteed aan een studie-inhoudelijk programma. Voor toelichting zie AD3. 4 Een uitzondering geldt wanneer om vakinhoudelijke redenen een voorkennisvereiste is ingesteld. Indien dat het geval is dient dit gemotiveerd te worden in het verzoek. 2
Er dient naar te worden gestreefd om tijdens de studiereis een universiteit van het gastland te bezoeken. Dit geldt in ieder geval voor de partneruniversiteiten van ESL. Hier geldt een inspanningsverplichting. 5. Criteria schriftelijk verzoek en verslag voorafgaand aan de studiereis: De vereniging of het dispuut dient minimaal 2 maanden voor de begindatum van de reis een schriftelijk verzoek voor een voorwaardelijke subsidie in bij de studentbestuursleden. Zie ook AD4. Het ingediende subsidieverzoek dient volgens het daarvoor bedoelde format 5 te zijn opgesteld en zowel in hardcopy als digitaal te zijn aangeleverd bij de studentbestuursleden. Het subsidieverzoek omvat de volgende gegevens: - De relevantie van de studiereis met doelstellingen en eventueel een onderzoeksopdracht; - een duidelijk programma overzicht met daarin een heldere scheiding tussen studieinhoudelijke activiteiten en vrije activiteiten; - een begrotingsoverzicht van de te verwachten kosten en de opbrengsten (incl. deelnemersbijdrage); - het deelnemersaantal en een omschrijving van de deelnemersgroep (naam, studentnummer, opleiding, studiefase); - overige relevante informatie (slaapplaats/vlucht/contactpersonen/bankgegevens/e.d.). 6. Aanvullende documenten voor het subsidieverzoek na afloop van de studiereis: De vereniging of het dispuut dient maximaal één maand na de einddatum van de studiereis een uitgebreid verslag in van de studiereis (hardcopy en digitaal). Zie ook AD5. Dit verslag omvat het volgende: 5 Dit format zal binnenkort online te downloaden zijn 3
Het aantal deelnemers inclusief namen, studentnummer en studierichting; een dagboek waarin de uitvoering van de programma-activiteiten staan beschreven, inclusief de bevindingen van de facultaire medewerker(s). De tekst dient door de facultaire medewerker(s) te zijn ondertekend; een begrotingsoverzicht van de werkelijke kosten en opbrengsten; een paragraaf waarin de resultaten van het onderzoek en/of de doelstellingen staan omschreven; overige relevante informatie. Indien een onderzoek is gehouden dient het uiteindelijke verslag hiervan twee maanden na de studiereis te worden ingeleverd (hardcopy en digitaal). 7. Toelichting bij de criteria Ad 1) Een facultair medewerker kan zijn een AIO, tutor, wetenschappelijk medewerker, universitair docent, universitair hoofddocent of hoogleraar aan de ESL. In beginsel kan dit geen vaardighedendocent zijn. Deze facultaire medewerker moet betrokken zijn bij het vakgebied en het onderzoek. Hij/zij is tevens verplicht een kort verslag te schrijven over zijn bevindingen van de activiteit. Ad 2) De deelnemende facultaire medewerker(s) declareert de kosten die hij of zij voor de studiereis heeft gemaakt direct bij ESL via het facultaire declaratiesysteem. De medewerker kan hierbij zelf kiezen of hij of zij de kosten declareert op basis van een dagvergoeding, of op basis van de werkelijk gemaakte kosten waarbij de bonnen moeten worden ingediend. Wanneer de studievereniging kosten voor de medewerker heeft voorgeschoten, dan brengt de studievereniging de gemaakte kosten via kopieën van de nota s en bonnen bij de facultaire medewerker in rekening. De facultaire medewerker declareert deze kosten bij de faculteit indien hij/zij met deze kosten akkoord is. Dit gebeurt op de gebruikelijke manier (rekening houdend met de declaratierichtlijnen en met toevoeging van de facturen en bonnen). De facultaire medewerker betaalt de studievereniging uit. Ad 3) Aangezien het gaat om een opleidings gerelateerde activiteit moet een substantieel deel (minimaal vijf uur per dag) van de activiteit vak- en studie-inhoudelijke activiteiten bevatten. Studie-inhoudelijke activiteiten zijn onder meer bezoeken aan studie gerelateerde kantoren/instanties en universiteiten, maar ook lezingen, rondleidingen (door gerechtshof/gevangenis, etc.) en eigen onderzoek. In een jaar kunnen studenten 60 ects behalen, rekening houdend met een aantal vakantie weken betekend dit dat studenten gemiddeld 1 ects per week behalen. 1 ects staat voor 28 studie-uren, als men dit deelt door vijf (werkdagen) komt dit uit op 5 uur per dag. 4
Ad 4) Het schriftelijke verzoek voor een voorwaardelijke subsidie dient minimaal twee maanden voor aanvang van de studiereis ingediend te worden. In deze periode kunnen op verzoek van de studentbestuursleden eventuele tekortkomingen in de criteria worden bijgesteld, alsook in de programmaonderdelen. Belangrijk is ook de begroting en de overige opbrengsten. Van een studievereniging of dispuut wordt verwacht dat zij intensief op zoek gaat naar subsidieverstrekkers en sponsoren. Ad 5) Maximaal een maand na terugkomst van de studiereis dient een uitgebreid schriftelijk verslag ingeleverd te worden aan de studentbestuursleden. Voor het inleveren van het onderzoeksverslag geldt een maximumtermijn van twee maanden. Indien dit verslag wordt goedgekeurd vindt de definitieve vaststelling van de subsidie plaats. De definitieve bedrag dat aan subsidie zal worden uitgekeerd wordt gebaseerd op het werkelijke deelnemersaantal. 5