Workshop consultants Europese fondsen 18 juni 2009
Inhoud Aanleiding Europees project Aanstelling consultant Verloop en knelpunten Evaluatie
Aanleiding Europees project Herontwikkeling stationsomgeving: Innovatiepark Begijneveldekens Noordboulevard Fietsbrug Externe financiering nodig! Opportuniteit zomer 2007: Oproep Interreg-secretariaat: project stationsomgevingen Bergen op Zoom, Roosendaal, Diest, Aarschot Op zoek naar extra partners
Aanleiding Europees project Stationsomgeving Turnhout Noordboulevard Overleg: 12 deelnemers Tongeren, Hasselt, Sint-Truiden Diest, Aarschot, Tienen Turnhout, Mortsel Roosendaal, Tilburg, BoZ Heerlen Turnhout wordt leadpartner innovatiepark Begijneveldekens Uitdrukkelijk advies interreg-secretariaat: Externe consultant inschakelen
Aanleiding Europees project Stationsomgeving Turnhout Motivatie consultant: 12 partners Complexe ruimtelijke projecten - Complexe begrotingen - Procedures, plannen, Timing: 4 maanden Geen ervaring leadpartner/ Beperkte ervaring Eu-projecten Overheidsopdracht met gunningscriteria: Technische/ kwalitatieve waarde diensten (30 ptn) ervaring met projectaanvragen voor Eu-subsidies Bedrag van de offerte (30 ptn) Voorgestelde werkwijze, proces, communicatie partners en aanpak (40 ptn)
Aanleiding Europees project Aangeschreven bureaus: ERAC (Nl) Ernst & Young PNO Consultants Grontmij Stationsomgeving Turnhout Keuze aanschrijven deze bureaus: Stad had weinig zicht op markt consultans voor Eu-projecten Op basis van naambekendheid: tegengekomen op infosessies rond subsidies E&Y zelf georganiseerd, PNO en Erac op infosessie Agentschap economie
Aanstelling consultant Keuze bureau op basis van Offerte: ERAC (Nl) Goed dossier ingediend Schreven operationeel programma interreg (referentie) Zeer goedkoop: 50% prijs andere bureaus 24.840,13 EUR inclusief BTW Aanpak: Projectteam Stationsomgeving ERAC: Turnhout 3 personen Rapportage aan leidend ambtenaar stad (Kelly) ERAC brengt alle partners 1e keer samen: - kennismaking en voorstelling 12 projecten - afspraken timing en aanpak (aanleveren info via format ERAC) - zoeken naar het gemeenschappelijke project Grensoverschrijdende meerwaarde?
Verloop samenwerking consultant ERAC verstuurt format voor verzamelen projectgegevens MAAR: Onduidelijke instructies, geen handleiding voor invullen Geen timing Verwarring Gemeenten dienen niets in of beginnen leadpartner te bellen Timing (2e bijeenkomst partners) wordt niet gehaald
Verloop samenwerking consultant ERAC heeft opdracht om globaal verhaal te maken ipv 12 afzonderlijke infrastructuurdossiers + verdeelsleutel middelen MAAR: Totaal ongeloofwaardig verhaal: voorstel om grensoverschrijdend spoornet uit te bouwen (kaart) Veel geld naar PR en Communicatie blijft weinig over voor infrastructuur
Verloop samenwerking consultant Samenroepen partners desastreus overleg! Partners zijn het niet eens met globaal verhaal ERAC Ruzie over verdeling middelen geen voorstel ERAC Onduidelijke opdrachten en communicatie van ERAC Niemand snapt wat hij moet doen verwarring en onvrede Hoofdprobleem: slechte communicatie ERAC
Verloop samenwerking consultant Probleem: Projectleider ERAC onervaren (ondanks leeftijd), pas gestart bij ERAC Bepaalde partners weten er meer van dan ERAC conflict Projectleider ERAC had moeilijke relatie met interreg-secr. Beslissing: Turnhout beëindigt samenwerking met ERAC en neemt leiding - Zelf schrijven van dossier op basis van gegevens ERAC - Zelf samenwerkingsovereenkomsten, begrotingen, co-financieringsverklaringen opmaken - Goedkeuringen op gemeenteraden, TIJDSINTENSIEF, wel leerrijk (kennisopbouw, ervaring)
Verder verloop dossier Dossier ingediend en besproken met interreg-secr maar: te veel dossiers bij interreg IVA, te weinig middelen Provincies bepalen politieke prioriteiten Provincies kennen per provincie bedrag toe hoeveel heeft elke provincie over voor dit project? Resultaat dossier stationsomgevingen aantal partners afvallen: Mortsel, Tilburg, Tienen middelen niet gelijk verdelen, maar op basis van toegekende bedragen provincies Grensoverschrijdend of Europees karakter dossier? Turnhout moet dossier aanpassen: nieuwe begrotingen, nieuwe samenwerkingsovereenkomsten, co-financieringen,
Leerpunten Nood aan lijst met goede en betrouwbare consultants Turnhout schreef 4 bureaus aan, welke zijn er nog? Vertrouwensrelatie opbouwen met consultant: in die zin raamcontract goed idee lijst met tips of praktijkervaringen voor steden/gemeenten die Eu-dossiers willen indienen + lijst van contactpersonen in steden met ervaring voor kleine praktische vragen Kijk niet enkel naar referenties bureau, ook naar de personen die het werk effectief moeten doen (ervaring, kennis, ) Mogelijke oplossing door gesprek met projectleider tijdens onderhandelingsprocedure
Standpunt Turnhout consultants Beperkt aantal Eu-dossiers: kan door stedelijke diensten zelf gedaan worden, goede begeleiding provinciaal contactpunt Mogelijk wel consultant in Europese dossiers als er veel partners betrokken zijn (interreg, NW-Eu, ): info verzamelen, begroting opstellen tijdsintensief Mogelijk wel consultant voor financiële administratie interregdossier als er veel partners zijn
Standpunt Turnhout consultants Ervaring dit dossier: - Negatief: veel tijd verloren + Positief: veel ervaring en kennis opgedaan: opstellen overeenkomsten, procedure, afspraken, begroting, Anders doen? Gevolgde aanpak was ok, maar consultant in kwestie was niet opgewassen tegen taak Advies: Indien mogelijk minstens een dossier zelf volledig opmaken Opgedane ervaring en kennis maakt dat je consultants beter kan aansturen en niet blindelings adviezen moet volgen