PROTOCOL ALS DE DOOD INGRIJPT Wat te doen als een leerling, een personeelslid of een ouder van een leerling overlijdt Basisschool De Wegwijzer Meidoornlaan 17 3465 TK Driebruggen Basisschool De Wegwijzer Pagina 1 van 10 Oktober 2010-10-01
INHOUDSOPGAVE 1. Een bericht van overlijden komt binnen 3 2. Stappenplan 4 Stap 1 Duidelijkheid zien te krijgen 4 Stap 2 Contact met een hulpverlener 4 Stap 3 Het informeren van leerlingen, docenten en ouders 4 Stap 4 Contact opnemen met de familie 5 Stap 5 Aanpassing van het rooster 6 Stap 6 Het verwerkingsproces en het afscheid voor de directbetrokkenen 6 Stap 7 Terugkeer naar school door betrokkenen 7 Stap 8 Is hulp van buitenaf gewenst? 8 Stap 9 Terugkijken en evalueren 8 3. Werkvormen 9 4. Bijlagen 10 Bijlage 1: Achtergrond informatie Bijlage 2: Suggesties voor verwerking op school. Bijlage 3: Voorbeelden van brieven Bijlage 4: literatuurlijst Bijlage 5: Adressen Basisschool De Wegwijzer Pagina 2 van 10 Oktober 2010-10-01
EEN BERICHT VAN OVERLIJDEN KOMT BINNEN Een bericht van overlijden kan op verschillende manieren binnenkomen: - een officiële mededeling van directbetrokkenen - via het mondelinge circuit - telefonisch - per post In ieder geval is het van essentieel belang dat de directeur van de school en/of diens plaatsvervanger zo spoedig mogelijk op de hoogte wordt gesteld, ongeacht de dag of het tijdstip dat het bericht bekend wordt. In geval van onzekerheid, indien het bericht niet van de familie zelf komt, verifieert de directeur het bericht bij de directe familie. Indien dit erg moeilijk is, kan hij of zij het bericht natrekken bij de politie, de huisarts, de jeugdarts of de GGD. De directeur probeert ook zo nauwkeurig mogelijk de doodsoorzaak en de omstandigheden te weten te komen, om iedereen zo duidelijk mogelijk te kunnen informeren en om allerlei geruchten te voorkomen of te ontzenuwen. Vervolgens informeert de directeur degenen die binnen de school als direct-betrokkenen kunnen worden aangemerkt. Dit kunnen zijn de adjunct, groepsleerkracht, andere leerkrachten, een vertegenwoordiger van de ouderraad, de medezeggenschaps- raad en het lokale bestuur. Indien het overlijden van een leerling of een personeelslid op school plaatsvindt, dan worden de ouders of de partner zo spoedig mogelijk geïnformeerd, bij voorkeur door de eindverantwoordelijke van de school. Zodra de directeur de direct-betrokkenen geïnformeerd heeft, belegt deze een bijeekomst van een zogenaamd crisisteam. Dit t eam bestaat uit vier personen, die het proces dat een overlijdensbericht binnen een school teweegbrengt coördineren en sturen. Het crisisteam kan bestaan uit de directeur of diens plaatsvervanger, de groepsleerkracht, de vertrouwenspersoon en iemand van het lokale bestuur. Als de overledene een leerkracht is kan één van bovengenoemde personen vervangen worden door de duo-partner van de overledene of een leerkracht die een goede band met de betreffende groep heeft. Van dit crisisteam wordt een professionele opstelling verwacht. Dit betekent dat zij duidelijk en helder sturing kunnen geven aan datgene wat aan emotionaliteit binnen de school naar boven komt. Daarbij is het voor hen van belang om van tijd tot tijd samen stil te staan bij hun eigen gedachten en gevoelens tegenover de dood, tegenover de eigen betrokkenheid bij de overledene en tegenover de wijze waarop de overledene gestorven is. Het crisisteam komt zo spoedig mogelijk bij elkaar, stemt de agenda s op elkaar af en zorgt ervoor om de eerste week geregeld voor onderling beraad bereikbaar te zijn. Het is van belang om af te spreken wie voor wat verantwoordelijk is en welke volmachten aan wie gegeven moeten worden ten aanzien van roosterwijzigingen, opvang van leerlingen en contact met de familie van de overledene. Basisschool De Wegwijzer Pagina 3 van 10 Oktober 2010-10-01
STAPPENPLAN Stap 1: Duidelijkheid zien te krijgen Allereerst moet een duidelijk en compleet mogelijk beeld worden gemaakt: - Wie is er overleden? - Wat is er precies gebeurd? - Wie zijn de belangrijkste vrienden/vriendinnen/collega s? - Zijn er naaste of andere familieleden op school? In welke klas? Wanneer de informatie via derden is vernomen wordt contact opgenomen met familie voor een volledig beeld. Nadat leerkrachten, leerlingen en ouders zijn geïnformeerd en er een crisisteam is samengesteld wordt er weer contact opgenomen met de familie. De directeur regelt stap 1. Stap 2: Contact met een hulpverlener Een extern persoon kan tot steun zijn voor kinderen, ouders en team. Vooral wanneer een overlijden traumatisch is voor betrokkenen op school kan professionele hulp in een vroeg stadium goed zijn. Wanneer familie moeilijk aanspreekbaar is kan een derde persoon de communicatie tussen school en familie onderhouden. - bv maatschappelijk werk, huisarts, GGD, MHR - zie ook stap 6 en 8 Indien contact met familie goed mogelijk is en het crisisteam voldoende zelf aankan kan deze stap in een later stadium ondernomen worden. Stap 3: Het informeren van leerlingen, docenten en ouders Bij een overlijden van leerling, ouder of teamlid worden de direct betrokkenen opgebeld door de directeur. De directeur stelt een crisisteam samen. De procedure van informeren is als volgt: Op een schooldag, in het weekend en in een vakantie: - Als eerste worden de direct betrokkenen en de overigen van het team gebeld. Denk ook aan ondersteunend personeel. Het team of het crisisteam wordt bij elkaar geroepen om elkaar op te vangen en de situatie te bespreken. - De ouders van de direct betrokken groep worden door de leden van het crisisteam opgebeld met de mededeling dat er iets ernstigs is gebeurd, zonder te vertellen wat. - In principe worden alle ouders gevraagd met hun kind naar school te komen. Wanneer ouders niet aanwezig zijn, schakelen we de "noodadressen" in! - Op school worden de ouders en de kinderen opgevangen en geïnformeerd door iemand van het crisisteam. - We vinden het belangrijk dat er met zowel de ouders als met de kinderen gebeden wordt om Gods hulp in deze moeilijke tijd. - Informeer de MR en de schoolraad - Informeer de overige leerlingen en ouders door middel van een brief. - Informeer alle ouders met een 2 e brief over de begrafenis, wensen van betrokkenen. Het crisisteam stelt een overlijdensbericht op voor het personeel en de leerlingen. Dat overlijdensbericht moet ook zo spoedig mogelijk worden doorgegeven aan bijvoorbeeld de schoolarts en anderen die contact zouden willen zoeken met de familieleden van de overledene. Er wordt tevens een rouwadvertentie opgezet. Belangrijk is dat we de identiteit van onze school laten zien. Basisschool De Wegwijzer Pagina 4 van 10 Oktober 2010-10-01
In een weekend of vakantie hanteren we dezelfde werkwijze. Van gezinnen die op vakantie zijn lichten we een contactpersoon in. Als er in de vakantie of aan het begin van het weekend een melding binnenkomt van een sterfgeval, zal het crisisteam ook actie moeten ondernemen. Uiteraard wordt het team ingelicht evenals het bestuur, de ouderraad, de medezeggenschapsraad, evenals alle ouders van de kinderen van de desbetreffende groep, indien mogelijk via een mobiel nummer, vanwege de mogelijkheid dat de mensen op hun vakantiebestemming zijn of via een contactpersoon/familielid. Het is belangrijk dat er een lijst beschikbaar is waarop de mobiele nummers te vinden zijn van de ouders van alle leerlingen. De ouders en de leerlingen moeten de gelegenheid krijgen om afscheid te kunnen nemen van de overledene zodat we niet achteraf horen dat ze van niets wisten. Als een ouder van een kind overlijdt, zal de directeur samen met de leerkracht van het kind actie ondernemen. Er zal overlegd moeten worden met de overgebleven ouder of er op school misschien een plek moet worden ingericht waar het kind dingen neer kan zetten die herinneren aan zijn/haar vader/moeder. Naast het condoleancebezoek is het ook de bedoeling aanwezig te zijn bij de uitvaartplechtigheid. De rol van de groepsleerkracht is heel belangrijk, niet alleen ten opzichte van het kind maar ook naar de groep toe. De leerkracht zal, uiteraard in goed overleg met de overgebleven ouder, de kinderen zo goed mogelijk moeten opvangen en kijken wat hij/zij én de groep voor het kind kunnen betekenen. Stap 4: Contact opnemen met de familie De eerste of tweede dag (afhankelijk van de situatie) De eerst verantwoordelijke belt het gezin. - Er wordt deelneming betuigd en geluisterd - Er worden vragen gesteld wanneer er onduidelijkheden zijn omt rent de gebeurtenis. - Met de contactpersoon wordt besproken welke informatie over de doodsoorzaak bekend mag worden gemaakt. - Er wordt een afspraak gemaakt over bezoek: door wie en wanneer - Wanneer en waar is de begrafenis of crematie? - Stelt de familie prijs op aanwezigheid van (een afvaardiging van) leerlingen/personeel? - Heeft de familie andere wensen? - In de meeste gevallen wordt door de familie een rouwadvertentie namens de school op prijs gesteld. Toch is het van belang dit met de familie te overleggen. Bezoek (eventueel 2 e telefoongesprek. Tijdens dit bezoek kunnen er andere punten worden besproken, zoals het afscheid nemen van het overleden kind, leerkracht of ouder, de bijdrage van school aan de afscheidsplechtigheid. In hoeverre wil de familie bezoek, kaarten, bloemen. Bij overlijden van een leerling: wat mag en wil de groep doen. Bij overlijden van een ouder: Hoe gaat het met de leerling (en). Wil de leerling naar school? Wil de leerling contact met andere leerlingen? Er wordt afgesproken dat de familie de informatie die wordt doorgespeeld naar team,leerlingen en ouders ook ontvangt. Basisschool De Wegwijzer Pagina 5 van 10 Oktober 2010-10-01
Stap 5: Aanpassing van het rooster Bij een sterfgeval tijdens het schooljaar zal het rooster in min of meerdere mate aangepast moeten worden, afhankelijk van de plaats die de overledene in de schoolgemeenschap in heeft genomen en afhankelijk van de omstandigheden en de situatie. Het crisisteam moet richtlijnen geven m.b.t. toetsen, schoolevenementen e.d. Indien de familie daar prijs op stelt, moet iedereen die er zich nauw betrokken bij voelt en die dat wenst in de gelegenheid worden gesteld de begrafenis of crematie bij te wonen. Er wordt toestemming gevraagd aan de leerling ambtenaar voor een roosterwijziging door de directeur Stap 6: Het verwerkingsproces en het afscheid voor de direct-betrokkenen 1 e dag Bespreek van tevoren samen de manier waarop de groep wordt opgevangen. Denk aan: verdrietkoffer GGD MHR rouwbegeleiding:t Pijpers@MHR.nl Zorg voor ondersteuning van de groepsleerkracht. Nadat de directeur alle betrokkenen heeft geïnformeerd, vangt de groepsleerkracht de getroffen groep op. Het is daarbij van belang om de leerlingen geruime tijd bij elkaar te houden onder leiding van de groepsleerkracht. De groepsleerkracht geeft in een groepsgesprek zoveel mogelijk informatie (zie stap 1). Na de eerste schrik en ontreddering zullen er vragen los komen. Het is belangrijk daar zo open en eerlijk mogelijk op te antwoorden ("ik weet het niet" kan ook eerlijk zijn!). Tijdens de eerste dag kan in verband met de verwerking gewerkt worden met opdrachten zoals opstellen maken, gedichten maken, lezen of voorlezen. Richt een gedenkplek voor de overledene in. Het ligt voor de hand dat het tafeltje en de stoel zal zijn van het kind dat is overleden. Maar een andere plek is natuurlijk ook mogelijk. Met de kinderen van de groep wordt overlegd hoe de plek er uit moet gaan zien. Als het de leerkracht betreft kan het bureau en zijn/haar stoel een gedenkplek worden. Er moet met de kinderen worden afgesproken hoe lang de gedenkplek in stand moet blijven. Ook kunnen eventueel afspraken gemaakt worden voor een condoléancebezoek en/of een bezoek aan het mortuarium. Als er leerlingen absent zijn, moeten deze alsnog zo spoedig mogelijk geïnformeerd worden. 2 e dag: Deze dag kan gebruikt worden om de emoties van gisteren te bespreken en gezamenlijk plannen uit te werken voor een herdenkingsbijeenkomst of voor de begrafenis of crematie. Voor veel leerlingen zal het de eerste keer zijn dat zij van nabij zoiets meemaken. Het is daarom belangrijk dat zij van tevoren weten wat er gaat gebeuren, welke rituelen (kerkdienst, eventuele toespraken, muziek, bloemen, condoleren, advertenties) er zullen plaatsvinden en wat de oorsprong daarvan is. Lesuren kunnen worden besteed aan tekenen, musiceren, bespreken en schrijven. De leerlingen kunnen bijvoorbeeld (gezamenlijk) een brief aan de ouders schrijven. Ook kunnen zij misschien een brief aan de overledene schrijven, waarin zij vertellen wat zij hem of haar nog hadden willen zeggen. Als een leerling het wil en durft, en als de familie daar prijs op stelt, kan deze namens de klas iets zeggen of voordragen bij de uitvaart. Dit kan gezamenlijk worden voorbereid. Het spreekt voor zich dat met de ouders moet worden overlegd hoe er afscheid kan worden genomen van het overleden kind. Basisschool De Wegwijzer Pagina 6 van 10 Oktober 2010-10-01
Als de lessen weer gedeeltelijk worden hervat, moet er rekening mee worden gehouden dat ook in die situaties gepraat kan worden over het sterfgeval en over de belevingen van de leerlingen daarvan. Wellicht is het aanbevelenswaardig om speciaal voor deze omstandigheden een apart klassenboek of logboek te gebruiken, waarin leerkrachten aan elkaar doorgeven of en hoe over de dood en over deze situatie in de klas wordt gesproken. Dag van de uitvaart Als de familie er prijs op stelt, kunnen (vertegenwoordigers van ) personeel en leerlingen aanwezig zijn bij de begrafenis of crematie. Voor leerlingen van de basisschool is het gewenst dat hun ouders meegaan. Het is aan te bevelen zoveel mogelijk gezamenlijk naar de uitvaart te gaan en na afloop op school gezamenlijk koffie/thee e.d. te drinken en ervaringen uit te wisselen. Als de familie geen prijs stelt op aanwezigheid van leerlingen of personeel, dan kan er op school een afscheids-/herdenkingsdienst worden gehouden met voordrachten, een korte toespraak, muziek en eventueel gebed. Het is aan te bevelen na deze dienst gezamenlijk iets te drinken en na te praten. Dag na de uitvaart Deze dag kan benut worden om terug te kijken op de gebeurtenissen van de afgelopen dagen. Het is nu mogelijk om de aandacht te verleggen van de eigen emoties van de leerlingen naar het verdriet van bijvoorbeeld de ouders en andere familieleden. Er kan gezamenlijk een condoléancebrief worden opgesteld en worden verstuurd. De aandacht kan weer gericht worden op het hervatten van de "gewone gang van zaken", op de toekomst. Belangrijk gesprekspunt daarbij zal vermoedelijk zijn "de lege plaats": wie gaat er op de stoel van de overledene zitten? Mag die door een ander "bezet" worden of blijft die stoel dit schooljaar leeg? Hoe blijven we de overledene gedenken? Stap 7 Terugkeer naar school door betrokkenen Er wordt zoveel mogelijk teruggekeerd tot het gewone rooster. In alle lessen zal men alert moeten blijven op signalen van leerlingen die te maken hebben met het overlijden. Die signalen kunnen wijzen op diverse stadia van verwerking in het rouwproces: ontkenning en ongeloof, woede en boosheid, verdriet (eventueel depressie) en verwerkt verdriet en acceptatie. Er moeten ook administratieve zaken worden afgehandeld: de naam van de overledene wordt uit de officiële registers uitgeschreven, bezittingen worden overgedragen en in geval van overlijden van een leerling kan eventueel schoolgeld e.d. worden geretourneerd. Dit is een taak van de administratieve kracht. Met de ouders of met de partner als het een personeelslid betreft, wordt overlegd hoe zij in de komende tijd contact willen houden met de school. Bij overlijden van een ouder wordt met de overgebleven ouder overlegd waneer het kind met het lesprogramma mee kan doen. Zijn aanpassingen gewenst? Bespreek wat de leerling kan doen ( een onopvallend signaal) wanneer hij of zij er even uit wil. Waar kan het kind zich terug trekken? Zet in overleg met ouder een plan op voor de weken die volgen. Zorg ervoor dat ook na de eerste week leerkrachten, ouders en leerlingen ruimte krijgen om hun verdriet te benoemen en te verwerken. Basisschool De Wegwijzer Pagina 7 van 10 Oktober 2010-10-01
Stap 8: Is hulp van buitenaf gewenst? Kinderen/jongeren kunnen naar aanleiding van een sterfgeval min of meer ernstige problemen krijgen. Signalen die wijzen op (ernstige) problematiek zijn onder meer: - plotselinge gedragsveranderingen, - absenties, - concentratieproblemen, - toespelingen op suïcide, - "wilde verhalen", - zondebokverschijnselen, - schuldvragen. Signalen van (ernstige) problemen kunnen ook voorkomen bij personeelsleden! Soms is hulp van buitenaf wenselijk of nodig. Het "crisisteam" zal in dezen besluiten moeten nemen om al dan niet hulp van buiten in te roepen. Deze hulp kan bestaan uit: Begeleiding bij het verwerkingsproces Deze ondersteuning kan onder meer geboden worden door de jeugdarts en/of het Centrum voor Jeugdzorg en door het Algemeen Maatschappelijk Werk. Individuele opvang van leerlingen Leerlingen die naar aanleiding van een overlijden signalen afgeven van (ernstige) problemen, kunnen (via de jeugdarts) verwezen worden naar Centrum voor Jeugdzorg (telefoon: 0182-573933) Bij acute psychiatrische problematiek (bijvoorbeeld een dreigende suïcide) kan een beroep gedaan worden op de acute dienst van de RIAGG Midden-Holland (0182-516422). Een verwijzing naar een externe instantie zal voor niet veel leerlingen nodig zijn. Toch zal bij veel leerlingen het overlijden nog geruime tijd "nawerken". Het is daarom van belang dat zij bij iemand op school terecht kunnen voor eventuele opvang of om hun hart eens te luchten. Stap 9: Terugkijken en evalueren Het is aan te bevelen om ongeveer een maand na de begrafenis/crematie in een teamvergadering terug te kijken om de gebeurtenissen en de gang van zaken te evalueren. Zo'n bijeenkomst is een goede gelegenheid om signalen te bespreken die zijn opgevangen tijdens de lessen en in individuele gesprekken met leerlingen. Zo nodig kan alsnog besloten worden tot verwijzing of het inroepen van hulp van buiten bij het verwerkingsproces. Tijdens zo'n bijeenkomst moet ook afgesproken worden wie namens de school nog een bepaalde tijd contact blijft houden met ouders/familie. Zo'n contact wordt meestal zeer op prijs gesteld. Het crisisteam doet er verstandig aan om ongeveer drie maanden na de gebeurtenissen rond het overlijden een overleg te hebben om het geheel nog eens door te praten. De opgedane ervaringen kunnen leiden tot bijstelling van (onderdelen van) het protocol of tot nieuwe afspraken met betrekking tot leerlingbegeleiding. Suggestie: Gedurende de rest van het schooljaar zou men voor degenen die daaraan wensen deel te nemen elke maand op een vaste dag en een vast tijdstip een zogenaamd "maanddienst " kunnen houden om nog eens stil te staan bij het overlijden van de leerling/het personeelslid. Basisschool De Wegwijzer Pagina 8 van 10 Oktober 2010-10-01
WERKVORMEN Om leerlingen te helpen bij het verwerkingsproces, kunnen tal van werkvormen en methodieken worden toegepast. De keuze zal afhangen van de omstandigheden, de leeftijd van de leerlingen en van hun relatie met de overledene. Mogelijk zijn onder meer: - een open groepsgesprek/kringgesprek, - gezamenlijk selecteren en bekijken van verhalen en gedichten rond dit thema, - het schrijven van een verhaal, een opstel, een gedicht, - het voordragen van gedichten, het voorlezen van een verhaal, - het schrijven van een brief ten afscheid, - het schrijven van een condoléancebrief, het opstellen van een rouwadvertentie, - het verwoorden van emoties door middel van stellingen, - het uiten van emoties door middel van expressievakken, - het maken van een fotoboek als gezamenlijke herinnering aan de overledene, - activiteiten ter voorbereiding op en ter invulling van de afscheidsbijeenkomst, - gesprekken over wat gebeurd is, hoe het ervaren is en hoe het verwerkt wordt. Aandachtspunten bij deze werkvormen zijn onder meer: - ruimte voor negatieve gevoelens jegens de overledene, - religie en de verschillende religieuze benaderingen van de dood, - bijgeloof en fantasievoorstellingen bij leerlingen b.v. als gevolg van voorstellingen in films of boeken, - allerlei aspecten die de dood, eventueel de zelfgekozen dood, als het ware verheerlijken. Basisschool De Wegwijzer Pagina 9 van 10 Oktober 2010-10-01
BIJLAGEN Bijlage 1: achtergrond informatie 1. Leerkrachten en hun eigen emoties 2. Slecht-nieuws gesprekken 3. Fasen van het rouwproces 4. Individuele begeleiding van leerlingen 5. Gebruiken in andere culturen 6. Zelfdoding 7. Condoléancebezoek 8. Artikel: wat blijft is het gemis Bijlage 2: Suggesties voor verwerking op school. 1. suggesties voor vieringen 2. Hoe vertel ik het de klas 3. gevoelens 4. werkvormen 5. gesprekken 6. kopieerbladen voor verwerking 7. liederen en afbeeldingen Bijlage 3: Voorbeelden van brieven - Voorbeeld van een communiqué (basisonderwijs) - Voorbeeld van een communiqué (voortgezet onderwijs) - Voorbeeld van een brief aan de ouders (bao.) - Voorbeeld van een brief aan de ouders (vo.) Bijlage 4: literatuurlijst - Voor volwassenen - Voor ouders van overleden kinderen - Voor kinderen en jongeren - Algemeen - Poëzie - Aantal titels van boeken over dood/overlijden Bijlage 5: Adressen Basisschool De Wegwijzer Pagina 10 van 10 Oktober 2010-10-01