BELEIDSPLAN VAN HET COLLEGE VAN KERKRENTMEESTERS VAN DE PROTESTANTSE GEMEENTE TE NAARDEN 2013 CvK Naarden Pagina 1 22-5-2013
College van Kerkrentmeesters In het college nemen, op het moment van deze notitie, de volgende leden zitting: Gert Jan Mostert, voorzitter Jan Kleine, vicevoorzitter -Vacature-, penningmeester Tineke Draskoczy, secretaris Teun Bijkerk Hilleke van Dijk Michiel van der Meer Jan Verkerke Het College van Kerkrentmeesters (CvK) is kerkordelijk, namens de kerkenraad, belast met de zorg voor alle materiële- en vermogensaangelegenheden van de gemeente - voor zover niet van Diaconale aard. Zij verricht daartoe noodzakelijke werkzaamheden volgens de bepalingen van de kerkorde en de plaatselijke regeling. Het college beheert de materiële middelen en gebouwen en zet zich in ter ondersteuning van onze gemeente bij het gemeente-zijn. Tot de verantwoordelijkheid van het CvK behoort onder meer het personeelsbeleid, vermogensbeheer, beheer van de onroerende goederen, exploitatie en onderhoud gebouwen, alsmede het kerkelijk bureau. In ordinantie 11 De vermogensrechtelijke aangelegenheden van de kerkorde staat beschreven op welke wijze de samenstelling, de besluitvorming en de taken van het CvK dienen te worden georganiseerd. Het CvK vergadert minimaal 10 keer per jaar of extra indien de voorzitter dit nodig acht of indien 2 leden hierdoor een verzoek doen. Van de vergadering wordt door de secretaris notulen gemaakt welke na goedkeuring van de voorzitter verspreid worden naar de volgende organen/commissies/personen: voorzitter kerkenraad/ scriba/ voorzitter diaconie/ predikanten/ kerkelijk bureau/ administrateur. CvK Naarden Pagina 2 22-5-2013
Taken De taakvelden van het CvK zijn als volgt te omschrijven: Het zorg dragen voor de geldwerving. Het meewerken aan de totstandkoming van het beleidplan, de begroting en de jaarrekening. Het beschikbaar stellen van ruimten voor de erediensten en andere activiteiten van de gemeente. Het beheren van de roerende en onroerende zaken van de gemeente. Het beheren van de financiën van de gemeente. Het verzorgen van het personeelsbeleid en het fungeren als werkgever. Het bijhouden van de registers van de gemeenten, het doopboek, het belijdenisboek en het trouwboek. Het beheren van de archieven van de gemeente. Het kerkelijkbureau: Gerry Veerman en het administratiekantoor: Willemijn van Beek, ondersteunen het CvK bij de diverse taken. Inkomsten Het CvK heeft de zorg voor een verantwoorde geldwerving. Dit wilzeggen dat de financiële begroting en jaarrekening als uitgangspunt dienen en sluitend zijn. De geldwerving is als volgt onderverdeeld: Aktie Kerkbalans Solidariteitskas Abonnementsbijdrage Kerkjournaal Collecten ( anders dan via de Diaconie ) Baten onroerende zaken ( verkoop/verhuur/pacht ) Rente uit vermogen Schenkingen en legaten Subsidies en fondsen Verhuur / buffetopbrengsten Witte Kerk & Andreashuis CvK Naarden Pagina 3 22-5-2013
Uitgaven De onderstaand kosten komen ten laste van de gemeente: Lasten kerkgebouwen Lasten overige onroerende zaken en inventaris Energiekosten en verzekeringen Afschrijvingen gebouwen, inventaris en apparatuur Onderhoud gebouwen Pastoraat Kerkdienst, jeugdwerk en overige kerkelijke activiteiten Salarissen en vergoedingen Kosten beheer en administratie Beleidsplannen kerkenraad Kerkjournaal en overige burele onkosten Abonnementskosten Rente- en overige lasten Belastingen Verplichtingen en bijdrage overige organen Kerkelijk Quotum Beheer De volgende onroerende goederen, inclusief inventaris, vallen onder beheer van het CvK: Grote Kerk *) Witte Kerk Andreashuis Pastorieën ( 2 ) Kosterwoning AnnaCentrum Landbouwgronden **) *) Het beheer van de Grote Kerk, inclusief de inventaris, is ondergebracht bij de Stichting Grote Kerk Naarden. **) De landbouwgronden worden beheerde door de KKG. CvK Naarden Pagina 4 22-5-2013
Portefeuilles Het CvK heeft de onderstaande portefeuilles als volgt verdeeld: Ledenadministratie Teun Bijkerk Beheercommissie Witte Kerk Jan Kleine /Teun Bijkerk Personeel/vrijwilligers Hilleke van Dijk Gebouwen Michiel van der Meer Agraria Jan Verkerke Verzekeringen Jan Verkerke Contact erediensten Jan Verkerke Relatie Stichting Grote Kerk Gert Jan Mostert Relatie Gemeente Naarden Jan Kleine Relatie VVE Nassau Steate Jan Kleine Post / Archief Tineke Draskoczy Vermogen/Administratie vacature penningmeester ( voorzitter neemt waar ) Doelstellingen Per portefeuille heeft het CvK de volgende doelstellingen genoteerd: Ledenadministratie: Het LRP systeem is geïmplementeerd. De medewerkers, Gerry Veerman en Willemijn van Beek, die dagelijks werken met dit systeem, hebben trainingen gevolgd en houden zich op de hoogte van de updates. Het uitgeven van inlog-sleutels en de bijbehoren in-house training voor de predikanten Zo kunnen de predikanten zelf aanpassingen en uitdraaien maken. Dit zal voor de predikanten een snellere toegang tot het systeem betekenen en tevens ontlast dit het kerkelijk bureau. CvK Naarden Pagina 5 22-5-2013
Beheercommissie Witte Kerk: Na een onrustige periode wordt het beheer van de Witte Kerk verzorgt door de Koster, Bert Flink. Hij wordt ondersteund door een vaste medewerker en diverse vrijwilligers. De opbrengst en rendement van de verhuur van het zalencomplex te vergroten. Hiervoor wordt de huidige website verbeterd. Verbeteren van de bezettingsgraad van de ruimten door middel van netwerken en actieve acquisitie. De BTW administratie wordt geoptimaliseerd Opzetten van een werkgroep parkeren In samenwerking met de VVE Nassau Steate, Woningstichting Naarden en de Gemeente Naarden zal er gewerkt gaan worden aan een groen parkeerplan. Personeel/Vrijwilligers: De vacature van koster/beheerder voor de Witte Kerk is gerealiseerd. Tevens is voor het kerkelijkbureau een nieuwe medewerkster aangenomen. Het opzetten van personeelsdossier zowel digitaal als papier Alle officiële documenten worden als PDF opgeslagen. Tevens worden lijfelijke dossiers gemaakt voor het CvK archief. Een planning voor beoordelingen/verjaardagen en jubileums zal worden opgesteld. Vier keer per jaar zal met iedere werknemer een voortgangsgesprek worden gehouden en een keer per jaar zal er een functioneringsgesprek plaatsvinden. Attentie vrijwilligers Ruim voor de Kerstperiode zal een lijst met namen en functies van vrijwilligers overlegd worden in het Moderamen. Het jaarlijkse presentje dat de vrijwilligers zullen ontvangen wordt uitgereikt per en door iedere commissie. CvK Naarden Pagina 6 22-5-2013
Gebouwen: Er is afgelopen jaar veel werk verricht voor de metamorfose van het AnnaCentrum. Zo heeft de Stichting vier keer meer kantoorruimte gekregen en het jeugdwerk en vele andere groepen kunnen gebruik maken van prachtige multifunctionele ruimtes. Tevens is de kosterwoning uitgebouwd en geheel volgens de normen van deze tijd verbouwd. Onderhoudsplan Er wordt gewerkt aan een onderhoudsplan met daarin de status van alle gebouwen. Nog niet alle gebouwen zijn geïnventariseerd. Voor waar nodig worden werkzaamheden ingepland. Akoestiek Kerkzaal Witte Kerk Na inventarisatie van de problemen is gestart is met een verbeteringsplan voor de akoestiek. Samen met de bouwer en architect zal gezocht worden naar een praktische oplossing die zowel tegemoet komt aan het multifunctionele gebruik als aan de uitstraling van de ruimte Luchtbehandeling zalen Witte Kerk De luchtbedhandeling in de zalen is niet optimaal. De oplossing van dit probleem is ingrijpend en complex en zal een langdurige proces zijn. Orgel Witte Kerk Op dit moment is een oriëntatie gaande voor het eventueel vervangen van het kerkorgel. Verhuur ruimte bij Witte Kerk ( politiepost ) Het streven is op zeer korte termijn een nieuw huurder te vinden voor deze ruimte. Gezocht wordt naar een huurder binnen de gemeentelijke doelstelling van een maatschappelijke dienstverlening. Geluidsinstallatie Witte Kerk en Grote Kerk Beide geluidsinstallaties geven technische en manuele problemen. Voor de Witte Kerk zal een geluidsbord worden ontwikkeld en voor de Grote Kerk wordt een actieplan gemaakt. Advies n.a.v. Gebouwenrapportage Nadat het onderhoudsplan en de daarbij horende kostenbegrotingen zijn opgesteld zal aan de Kerkenraad een advies worden uitgebracht. Kantoorautomatisering Een kleine inventarisatie van kantoorautomatisering, geeft aan dat op korte termijn een economische keuze gemaakt moeten worden voor vervanging. CvK Naarden Pagina 7 22-5-2013
Agraria: De PG is eigenaar van grond in de Egelshoek (Loosdrecht). Deze grond (ongeveer 55 ha) is sedert vele eeuwen (w.s. 14 e of 15 e eeuw) in eigendom van de Kerk van Naarden. Alle grond is verpacht middels reguliere pacht en geliberaliseerde pacht. Het Kantoor der Kerkelijke Goederen heeft het beheer over de pachtgronden. Er is een goed contact met de rent (pacht)meester, de heer Monden van het Kantoor der Kerkelijke Goederen. Het verkopen van een melkquotum zorgde voor extra inkomsten. Contacten pachters Door een jaarlijkse schouwronde samen met de rentmeester de heer Monden zal het persoonlijk contact met de pachters worden geoptimaliseerd. Naast het verhuren van de pachtgronden worden ook de jacht rechten verhuurd. Dit jaar is het jachtrecht opnieuw verhuurd aan dezelfde jachthouder voor een nieuwe periode van 12 jaar Het verhuren van de jachtrechten om zo op de pachtgronden mogelijke wildschade te kunnen bestrijden Inkomsten genereren door middel van een jachthuurovereenkomst Verzekeringen: Alle verzekeringen zijn in kaart gebracht en via of bij Donatus ondergebracht. Optimaliseren polissen Door een jaarlijkse update van Donatus en het samenstellen van een lijst met alle polissen en waarden, zal zorg gedragen worden voor een premievriendelijk en veilig verzekeringsbeleid. CvK Naarden Pagina 8 22-5-2013
Relatie Stichting Grote Kerk: De relatie met de Stichting Grote Kerk Naarden wordt onderhouden door de voorzitter. In 2013 zal een nieuw huurcontract voor het AnnaCentrum en een nieuwe gebruikersregeling voor de Grote kerk met de Stichting worden getekend. Daarnaast zal in 2013 een aanzet worden gegeven voor de verbetering van de geluidskwaliteit en het functioneren van de geluidssystemen. Met betrekking tot de financiële verhouding met de stichting zal in dit jaar worden onderzocht of de huidige regeling voor een jaarlijkse financiële bijdrage vanuit de PKN herzien moet en kan worden. Relatie Gemeente Naarden: Samenwerking door een goed en structureel contact Door het aanwijzen van één contactpersoon binnen het CvK zal het contact met de Gemeente Naarden over minder lijnen gaan. Het bv samenwerken aan een groen parkeerplan kan alleen als er goed contact is met de betreffende ambtenaar. Relatie VVE Nassau Steate: Overlegsituatie optimaliseren Voor het optimale overlegcontact is één persoon binnen het CvK het aanspreekpunt voor de VVE. Het ontvangen van de notulen en het bijwonen van overleggen zal het contact verbeteren. Tevens zullen beslissingen rondom de Witte Kerk indien noodzakelijk worden besproken met de VVE. Archief: Een archiefcommissie is opgericht en de werkzaamheden voor het schonen en rubriceren van het archief zijn nagenoeg afgerond. Overdragen aan Stadsarchief Nadat de archivaris van de Gemeente Naarden zijn akkoord geeft,kunnen de gesorteerde archieven worden overgedragen. Aan de kerkenraad zal gevraagd worden het openbaringstermijn vast te stellen. Het eigen archief in het AnnaCentrum zal worden heringericht en een instructie naar de diverse commissies zal volgen. CvK Naarden Pagina 9 22-5-2013
Penningmeester/Vermogen/Administratie: In 2013 zullen inspanningen erop zijn gericht de vacature van penningmeester te vervullen. Het beleid met betrekking tot het beheer van het kerkelijk vermogen zal voortgezet worden op basis van een conservatiefbeleggingsbeleid. Hiertoe wordt periodiek overleg gevoerd met adviseurs van ABN AMRO. College van Kerkrentmeesters 2013 Het CvK heeft in de periode die achter ons ligt een groot aantal wisselingen op de diverse portefeuilles gehad. Tevens hebben de sollicitaties en inwerkperiodes voor de koster/beheerder functie en de medewerker kerkelijk bureau veel tijd in beslag genomen. Heel dankbaar is het CvK dat de juiste mensen voor de vacatures zijn gevonden en dat er zo veel vrijwilligers hun schouders er onder hebben gezet om te helpen tijdens de inwerkperiode. Het AnnaCentrum heeft een fantastische metamorfose ondergaan. Het jeugdwerk kan gebruik maken van twee aparte ruimtes. Zij hebben deze met veel enthousiasme ingericht. De ruimtes zijn zo aanpast dat er door vele verschillende groepen gebruik van gemaakt kan worden. De kosterwoning is verbouwd en is nu een hele fijne woonplek voor de koster/beheerder en zijn partner. Het CvK zal alle materiële middelen beheren en inzetten ter ondersteuning van onze levende gemeente. Uitgangspunt is het huidige beleid m.b.t. deze middelen voort te kunnen zetten en indien wenselijk uit te breiden. Er zal ook kritisch gekeken moeten worden om waar mogelijk te besparen op uitgaven en te kijken naar goedkopere alternatieven. Het is in veranderende wereld een uitdaging om in de brede zin als Protestantse Gemeente te Naarden levend en actie te blijven. Het is evident dat bij een krimpend ledental er ook minder levend geld binnenkomt. De uitdaging voor het CvK om ondanks de secularisatie voldoende financiële middelen te blijven genereren om onze Gemeente tot in lengte van dagen op een goede manier te kunnen laten functioneren. CvK Naarden Pagina 10 22-5-2013