Communicatieplan 2016
Inhoud Hoofdstuk Pagina Inleiding 1.0 3 Situatieanalyse 2.0 3 Communicatiestrategie 3.0 3 Communicatiemiddelen 4.0 4 Belanghebbende 5.0 5 Intern 5.1 5 Extern 5.2 5 De boodschap 6.0 6 Doelgroepmiddelen matrix 7.0 7 Planning 8.0 7 Verantwoording 9.0 8 Identificeren Externe belanghebbenden 10.0 9 Bijlage 1. 10.1 10 Gemeenten 11.0 11 Bijlage 2. 11.1 11 Datum 29-03-2016 2
1.0 Inleiding Gebr. de Leeuw & De Leeuw Renovatie streven naar innovatie, duurzaamheid en ontwikkeling. Het is belangrijk om belanghebbenden te betrekken in dit proces en dat maakt de onderneming op het gebied van communicatie dan ook zeker vooruitstrevend. Voor de CO2 prestatieladder met een ambitieniveau van level vijf is het logisch dat niet alleen de communicatiestrategie geïmplementeerd word, maar ook gedocumenteerd en gecommuniceerd. Dit document richt zich dan ook op een aanvulling van het algemene communicatieplan van Gebr. de Leeuw & De Leeuw Renovatie voor 2016. 2.0 Situatieanalyse Momenteel is onze manier van communiceren zoals we willen. Wel mag de communicatie intern nog beter wat betreft duurzaamheid. Duurzaamheid zelf is al lange tijd een belangrijke drijfveer. In 2016 wordt het belangrijk het personeel meer te betrekken in dit verhaal. Dus niet alleen communiceren wat we doen, maar ze vooral betrekken door middel van het inbrengen van ideeën etc. 3.0 Communicatiestrategie In 2014 hebben Gebr. de Leeuw & De Leeuw Renovatie een vernieuwde 'huisstijl' aangenomen. Hierin is bepaald wat onze 'tone of voice' en intensiviteit van de communicatie zou gaan worden. Hiernaast is ook inhoudelijk bepaald hoe de communicatie gaat zijn. Zo zijn vaste lettertypes, groottes en kleuren aangenomen. Tijdens het vormen van een communicatiestrategie voor de CO2 prestatieladder is vanzelfsprekend de huisstijl van de onderneming zelf meegenomen. Deze strategie werkt goed en nemen we mee in 2016. De communicatie voor de CO2 prestatieladder moet logischerwijze kloppend, volledig en duidelijk zijn. Zo moet iedereen de boodschap gaan opvatten en moet de boodschap op verschillende manieren via verschillende kanalen naar de verschillende doelgroepen gecommuniceerd worden. Hieronder zal een opsomming gemaakt worden van de verschillende communicatiemanieren die & De Leeuw Renovatie gaan gebruiken. Intensiteit Met intensiteit wordt bedoeld hoe actief/passief we gaan communiceren. Voor communicatiedoeleinden voor de CO2 prestatieladder zullen Gebr. de Leeuw & De Leeuw Renovatie een actieve communicatiehouding aanhouden. Dit betekent dat we intensief gaan communiceren. Tone of voice De tone of voice voor de CO2 prestatieladder zal een mix van formeel en informeel zijn. Zo zijn documenten als deze op formele wijze geschreven. Anderzijds zijn berichten op de social media /of nieuwsberichten een tint informeler. Mondeling/schriftelijk Alle documentatie die benodigd is, social media berichten, website etc. zal op schriftelijke wijze gebeuren. De communicatiestrategie houdt dus kort maar krachtig in dat we actief gaan communiceren op een informele/formele, schriftelijke/mondelinge manier welke het meest past bij het communicatiemiddel wat op dat moment gebruikt word. De combinatie schriftelijk/mondeling houd eigenlijk in dat input verzameld word op een mondelinge wijze en vervolgens schriftelijk openbaar gemaakt zal gaan worden. 3
4.0 Communicatiemiddelen Onderstaand zal verteld worden welke documenten gecommuniceerd zullen worden en door middel van welk communicatiemiddel. CO2 prestatieladder communicatie. Energiereductiebeleid. Deze zal online te vinden zijn op de website. Energiemanagement actieplan. Deze zal online te vinden zijn. Kwantitatieve reductiedoelstellingen en maatregelen. Deze zal online te vinden zijn. Voortgang van reductiedoelstellingen. De voortgang van reductiedoelstellingen zal half jaarlijks te vinden zijn op de website en/of nieuwsbrief. Communicatieplan. Wordt via de website gecommuniceerd. CO2 footprint. Wordt via de website gecommuniceerd. Trends binnen bedrijf. Wordt via de website gecommuniceerd. Mogelijkheden voor individuele bijdrage. Wordt via de website gecommuniceerd. Alle communicatie voor de CO2 prestatieladder zal intern gecommuniceerd worden om personeel binnen het proces te betrekken. Deze informatie zal via de mail verstuurd worden waar verwezen zal worden naar de website. Verder zullen alle documenten in de verzamelplaats te vinden zijn zodat ze deze kunnen doorbladeren, zal het beleid daar worden opgehangen en alles nog eens worden doorgesproken tijdens de jaarvergadering. 4
5.0 Belanghebbende Gebr. de Leeuw & De Leeuw Renovatie hebben verschillende doelgroepen waarvoor de communicatiemiddelen van toepassing zouden kunnen zijn. 5.1 Intern Directie De directie zal via het management overleg en één op één gesprekken met de KAM- coördinator betrokken worden bij het initiatief. Daarnaast zorgen de beleidsdocumenten voor een goed overzicht. Deze worden continue bekeken door de directie. Medewerkers Medewerkers ontvangen alle benodigde communicatie. Onder medewerkers valt ieder personeelslid werkzaam binnen de onderneming onder contract. Deze kunnen informatie vinden in de verzamelruimte, krijgen eens in het kwartaal een nieuwsbrief welke ook het onderwerp kunnen duurzaamheid bevatten. Projectleiders/uitvoerders Deze krijgen tijdens de projectvergaderingen, welke twee keer per maand plaatsvinden het onderwerp duurzaamheid bijgepraat. Aangezien deze medewerkers de inspecties uitvoeren en moeten zorgen voor de implementatie en uitdragers van het beleid, dienen zij zeer goed op de hoogte te zijn. 5.2 Extern Extern is conform het SKAO handboek geïdentificeerd welke externe belanghebbenden geselecteerd zouden moeten worden voor de communicatie wat betreft de CO2 Prestatieladder, MVO en duurzaamheid in het algemeen. Bijlage één zal een uitgebreid inzicht geven van de specifieke identificatie van de externe belanghebbenden. Opdrachtgevers Bijlage één, afbeelding één laat een overzicht zien van de gemeentes waar jaarlijks mee wordt gewerkt. Binnen deze gemeentes worden de projectcontacten geïnformeerd, maar ook het algemene adres van de gemeente, zodat een algemene transparantie wordt gecreëerd en een mogelijke ingang geeft in de duurzaamheidaspecten van de opdrachtgever. Partners Partners worden geïdentificeerd in afbeelding twee. Daar wordt onderscheid gemaakt tussen partners en leveranciers. Binnen deze scheiding is ook nog te zien wie MVO opereert en/of ook deelneemt aan de CO2 Prestatieladder. Er wordt door Gebr. de Leeuw toch gekozen om iedereen te informeren over de duurzame bezigheden. Ook al opereert de onderneming zelf niet duurzaam, dit zou een bron van inspiratie kunnen zijn en/of zelfs kunnen leiden tot een duurzame samenwerking. Leverancier Voor leveranciers geldt hetzelfde principe wat betreft communicatie als voor de partners. 5
6.0 De boodschap Gebr. de Leeuw & De Leeuw Renovatie hebben een zeer duidelijk visie en boodschap: 'Standaard projecten, daar zijn we goed in. Speciale projecten dat is onze specialiteit.' Deze boodschap is duidelijk en sluit aan bij de dagelijkse activiteiten van de onderneming. De onderstaande boodschap is gericht op het duurzaam ondernemen van Gebr. de Leeuw & De Leeuw Renovatie. Duurzaamheid dient geïntegreerd te worden in het bedenken, ontwikkelen en uitvoeren van projecten, methodes en materieel. Om dit te realiseren communiceren Gebr. de Leeuw & De Leeuw Renovatie intern en extern over het belang van duurzaam ondernemen en het neemt maatregelen om CO2 uistoot te voorkomen in plaats van te genezen van. 6
7.0 Doelgroep-middelen matrix 8.0 Planning. 7
9.0 Verantwoordelijk De CO2 prestatieladder en ISO/VCA certificering vals onder beheer en realisatie van de Public Relations manager en tevens ook KAM coördinator. Dit houdt in dat deze verantwoordelijk is voor alle bovenstaande communicatie en documentatie met uitzondering van de tweewekelijkse projectvergaderingen. De uitvoering van de toolbox meetings valt onder beheer van de uitvoerders, welke de inhoud wel aangedragen krijgen door de KAM coördinator. De personeelsvergadering en het management overleg valt onder de verantwoording van de directeur. 8
10.0 Identificeren Externe Belanghebbende 10.1 Identificeren externe belanghebbenden Leveranciers en partners Tabel één laat een overzicht zien van alle leveranciers en partners van De Leeuw Infra waar het meest mee wordt gewerkt. Leveranciers zijn de ondernemingen die producten leveren aan De Leeuw Infra, waar partners ondernemingen zijn waar De Leeuw Infra mee samenwerkt om een project te realiseren. Er wordt onderscheid gemaakt tussen;geen MVO, MVO actief en CO2 Prestatieladder. Deze beschrijving houdt het volgende in: - Geen Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Dit zijn de leveranciers waar geen enkele vorm van MVO is kunnen vinden op de website of documentatie. Een punt is wel dat veel ingeleend personeel voor zichzelf werken, een kleine onderneming hebben en geen website bezitten. Aangezien in deze analyse webinformatie gebruikt is, vallen de leveranciers en ingeleend personeel zonder website dus direct onder de noemer 'Geen MVO' - MVO actief. Dit is iedereen in de lijst die zich volgens eigen website bezig houden met MVO op een andere manier dan de CO2 Prestatieladder. Voorbeelden hiervan zijn het deelnemen aan het initiatief 'Duurzame Leverancier', een certificering van de MVO Prestatieladder of het inkopen van duurzaam materiaal etc. - CO2 Prestatieladder. Dit zijn de ondernemingen in de lijst die ook deelnemen aan de CO2 restatieladder, dit is geverifieerd met de SKAO website Het is nogmaals opvallen dat weinig partners zich inzetten voor duurzaamheid. Toch is het goed te benoemen dat dit zeer kleine bedrijven, tot eenmanszaken kunnen zijn. Deze onderhouden dus geen website en zijn online lastig te vinden. Aangezien deze research is gebaseerd op webinformatie vallen deze ondernemingen dus rechtstreeks onder niet MVO, wat dus niet perse hoeft te betekenen dat zij dit niet doorvoeren in het beleid. 9
Afbeelding 1. Leveranciers/partners belanghebbenden 10
11.0 Gemeenten. 11.1 Bijlage 2. Gemeente belanghebbenden. De gemeenten waar Gebr. de Leeuw & De Leeuw Renovatie mee samenwerken worden per jaar in een lijst geüpdate. Gemeenten kunnen gezien worden als opdrachtgevers. Dit zijn dus overheidsinstanties waar de Grond-, Weg- en Waterbouw werkzaamheden voor worden uitgevoerd. Binnen de gemeentes wordt het steeds belangrijker duurzaam te werk te gaan. De reden waarom ook de project contacten gecontacteerd worden is omdat Gebr. de Leeuw & De Leeuw Renovatie ervan overtuigd zijn dat iedereen duurzaam opereren interessant en leerzaam vind. Gemeenten 2015 Gorinchem Utrecht Moerdijk Drimmelen Heusden Schiedam Westland Roosendaal Breda Best Tilburg Loon op Zand Oosterhout Afbeelding 2. Gemeente belanghebbenden 11