Procesprotocol D4 Ambtshalve signalering schrijnendheid Datum 30 augustus 2013 Versie Definitief, versie 4.6 Doel Beschrijven van het ambtshalve signaleren op schrijnendheid gedurende de vertrekprocedure Afbakening Bedoeld voor Ingangsdatum 1 januari 2007 Het protocol heeft betrekking op het ambtshalve signaleren op schrijnendheid ten aanzien van vreemdelingen die zijn ingestroomd in de DT&V en op de afhandeling van bij de DT&V inkomende brieven met verzoeken/aanvragen om toetsing op schrijnendheid. (sr) regievoerders (bijzonder) vertrek, (sr) administratief medewerkers, (sr) medewerkers feitelijk vertrek, (sr) adviseurs, afdelingsmanagers Datum herziening Ingangsdatum + 1 jaar Eigenaar procesprotocol Procesbeheer DT&V Pagina 1 van 14
Versiebeheer Datum en Opmerking versienummer 20060922 0.1 Eerste concept 20060927 0.2 Tweede concept 20061009 0.3 Concept ter voorlegging aan gebruiker 20061019 0.4 Nummering aangepast 20061020 0.5 Voorgelegd aan IS-TV en HSIO 20061024 0.6 Verwerkt reacties van IS-TV en HSIO. Gereed ter voorlegging aan IND 20061208 0.7 Aangepast n.a.v. overleg met IND-PVT d.d. 6-12-06 20061211 1.0 ICT ondersteuning gevuld en definitief gesteld 20070305 1.1 Aangepast n.a.v. brief van de toenmalige minister aan de Tweede Kamer 20070312 1.2 Voorgelegd aan HSIO 20070319 1.3 Verwerkt reactie van HSIO 20070410 1.3 Voorgelegd aan IND 20070619 1.3 Voorgelegd aan IS-TV 20070626 1.4 IS-TV / Beheer aanvullingen verwerkt 20070717 1.5 Akkoord Hoofd Bedrijfsvoering 20071105 1.6 Aangepast n.a.v. opmerking gebruiker. Tevens de nota s aangepast m.b.t. het vermelden van een decos-uitnummer. Voorgelegd aan IS-TV. 20071122 1.7 IS-TV / Beheer aanvullingen verwerkt 20071210 1.8 Akkoord Bedrijfsvoering. Bijlagen staan in IS-TV. 20080421 1.9 Aangepast n.a.v. opmerking SIO 20080515 2.0 Voorleggen aan HSIO en DVV 20080612 2.1 Ovv van SIO en na verwerking opm. HSIO en DVV vastgesteld. Voorleggen aan Bedrijfsvoering voor mogelijke aanpassing ISTV. 20080714 2.2 Aanpassingen t.b.v. beheer / IS-TV verwerkt 20080715 2.3 Akkoord HBedrijfsvoering, op intranet geplaatst 20080716 2.4 Aangepast en voorleggen aan gebruiker 20080804 2.5 Voorgelegd aan directeur VV, SIO en aangepast. Voorgelegd aan Bedrijfsvoering 20080905 2.6 Aanpassingen tbv Bedrijfsvoering/IS-TV verwerkt. 20080917 2.7 Procesnaam aangepast. 20081015 2.8 Def. vastgesteld voor 1e versie op Internet Pagina 2 van 14
20081021 2.9 Aanpassing toelichting 20090501 3.0 Aangepast n.a.v. een wijzging in de lijn van de nota aan de IND. Voorgelegd aan SIO 20090501 3.1 Wijzgingsverzoek aan Bedrijfsvoering m.b.t. IS-TV. 20090211 3.2 Aanpassingen tbv IS-TV / Beheer verwerkt. 20090223 3.3 Akkoord Hbedrijfsvoering. 20090520 3.4 Def. vastgesteld voor 2e versie op Internet 20100111 3.5 Aangepast n.a.v. procesdiagram. Voorgelegd aan H SIO 20100120 3.6 Aangepast n.a.v. op- en aanmerking HSIO 20100315 3.7 Def. vastgesteld voor 3e versie op Internet 20100511 3.8 Aangepast nav nieuwe huisstijl van de memo aan HSIO en van de nota aan de IND. 20101001 3.9 Def. vastgesteld voor 4e versie op Internet 20101026 4.0 Aangepast n.a.v. de brieven met het nieuwe logo BZK. (Zie bijlagen) 20110107 4.1 Aangepast n.a.v. hyperlink per activiteit 20110421 4.2 Def. Vastgesteld voor 5e versie op Internet 20111231 4.3 Def. Vastgesteld voor 6e versie op Internet 20120801 4.4 Def. Vastgesteld voor 7e versie op Internet 20121016 4.5 De nota ambtshalve signalering aan IND en memo beoordeling advies schrijnendheid zijn aangepast in IS-TV 20130830 4.6 Def. Vastgesteld voor 8e versie op Internet Goedkeuring Datum Functie 20070501 Algemeen Directeur DT&V Pagina 3 van 14
Procesprotocol -Inhoudsopgave Pagina Nr. Activiteit/processtap Functionaris 4 Inhoudsopgave 5 Administratieve afhandeling/legenda procesdiagram 6 0 Algemeen 7 1 Ambtshalve toets op eigen initiatief door de behandelende ambtenaar binnen het vertrekproces (sr) regievoerder vertrek, (sr) medewerker feitelijk vertrek, (sr) adviseur 8 2 Positief advies SIO (sr) adviseur, directeur VV of Bewaring, (sr) regievoerder, HSIO 9 3 Negatief advies SIO (sr) adviseur, directeur VV of Bewaring, (sr) regievoerder 10 4 Reactie IND: niet voorleggen aan Commissie schrijnende zaken directeur VV of Bewaring, (sr) regievoerder 11 5 Reactie IND: voorleggen aan Commissie schrijnende zaken directeur VV of Bewaring, (sr) regievoerder 12 6 Een binnen de DT&V ingekomen brief van een vreemdeling of zijn gemachtigde met een verzoek om te toetsen op schrijnendheid 13 7 Stopzetten of opschorten van vertrekactiviteiten naar aanleiding van de brief 14 Toelichting activiteiten 14 Bijlage (sr) administratief medewerker, (sr) regievoerder (sr) regievoerder vertrek, (sr) medewerker feitelijk vertrek Pagina 4 van 14
Administratieve afhandeling Voor elk procesprotocol geldt dat de gebruikelijke administratieve handelingen, zoals vastgelegd in de procesprotocollen A1 t/m A5 + L2, uitgevoerd worden. Algemeen: 1. Het digitale en het fysieke dossier lopen één op één. 2. Alle vreemdeling gerelateerde documenten worden digitaal vastgelegd in Decos. Documenten die digitaal worden aangeleverd hoeven niet meer opnieuw digitaal vastgelegd te worden (zie procesprotocol L2 Scannen). 3. Er wordt een postregistratie beheerd in Decos (zie procesprotocol A1 Registratie vreemdeling gerelateerd document.) Legenda procesdiagram Pagina 5 van 14
Procesprotocol Activiteiten 0 Algemeen Voor het concipiëren van een brief of een nota zie procesprotocol A1 Registratie vreemdeling gerelateerde documenten. De Staatssecretaris (SvJ) kan in bijzondere gevallen besluiten om een vreemdeling alsnog een verblijfsvergunning te verlenen vanwege zogenaamde schrijnende omstandigheden. Het toetsen van schrijnende omstandigheden dient altijd plaats te vinden, ook gedurende het vertrekproces. De SvJ beslist op grond van haar discretionaire bevoegdheid. Het moet gaan om een uniek samenstel van factoren. Bij brief van 21 februari 2007 aan de Tweede Kamer heeft de toenmalige Minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie een nadere aanduiding gegeven van factoren die een rol kunnen spelen bij de beoordeling of er sprake is van schrijnendheid. In de volgende combinaties van indicaties kan de DT&V een zaak uit eigener beweging aan de IND voorleggen: Dreigende scheiding tussen vreemdeling en diens kind(eren); Gendergerelateerde aspecten met name eerwraak en huiselijk geweld; Overlijden in Nederland van gezinslid; Minderjarig kind in Nederland geboren; (Bijna) alle familieleden van de vreemdeling hebben een verblijfsvergunning dan wel zijn genaturaliseerd; Traumatiserende ervaringen die in Nederland hebben plaatsgevonden; Overige ernstige medische problemen; Periode van rechtmatig verblijf. Bij de beoordeling zullen de volgende zaken als contra-indicatie worden meegewogen: Het niet meewerken aan terugkeer of verwijdering; Openbare orde aspecten te weten: criminele antecedenten; artikel 1F Vluchtelingenverdrag; gevaar voor de nationale veiligheid. Een beoordeling op schrijnendheid kan gerelateerd zijn aan vertrek uit Nederland, maar betreft primair een beoordeling tot toelating en is daarmee dan ook primair een verantwoordelijkheid van de IND. De IND blijft dan ook te allen tijde verantwoordelijk voor een totaal-afweging voor het toekennen van verblijf, dus voor het maken van het voorstel en voor het slaan van de beschikking. Door de persoonsgerichte aanpak binnen de DT&V is de regievoerder deels op de hoogte van de situatie waarin een vreemdeling zich bevindt. Bij het uitoefenen van zijn werkzaamheden kan de regievoerder stuiten op in zijn ogen schrijnende omstandigheden en deze signaleren bij de IND. Het zal hier vooral gaan om situaties of gebeurtenissen die voor het eerst aan de orde komen nadát de vreemdeling feitelijk verwijderbaar is geworden en er dus geen toelatingsprocedures meer openstaan bij de IND. Een ambtshalve beoordeling op schrijnendheid vindt op eigen initiatief door de regievoerder binnen het vertrekproces plaats. Indien deze van mening is dat er inderdaad schrijnende omstandigheden aanwezig zijn, kan hij aan de IND verzoeken om op door hem aangevoerde schriftelijke gronden (nota) nader te overwegen of er in betreffende zaak wellicht sprake is van schrijnendheid. De vreemdeling hoeft niet op de hoogte te worden gesteld van deze beoordeling van de regievoerder. De regievoerder is niet in het bezit van het IND-dossier en beschikt niet over alle informatie, zoals die bij de IND bekend is. Om die reden vindt er te allen tijde vóóraf overleg plaats tussen de DT&V (afdeling Inhoudelijke Ondersteuning) en de IND om te beoordelen of het doen voorleggen van een gesignaleerde schrijnende zaak zin heeft. NB: Zolang er nog een toelatingsprocedure loopt bij de IND, is het niet zinnig om een zaak in het kader van schrijnendheid voor te leggen. Pagina 6 van 14
1 Ambtshalve toets op eigen initiatief door de behandelende ambtenaar binnen het vertrekproces 1.1 Bij het uitoefenen van zijn werkzaamheden kan de regievoerder tijdens het vertrekproces in een bepaalde zaak stuiten op in zijn ogen schrijnende omstandigheden, die zouden kunnen leiden tot het gebruikmaken van de discretionaire bevoegdheid door de SvJ. 1.2 De regievoerder maakt, door tussenkomst van de senior regievoerder, een korte en duidelijke memo aan SIO of stemt eerst informeel af met SIO over de zaak met hierin aangegeven de redenen waarom er naar zijn mening sprake is van een schrijnende situatie (zie format in ISTV). Onomkeerbare stappen in het vertrekproces lees: het feitelijke vertrek uit Nederland - worden niet genomen. Voorbereidende vertrekactiviteiten, zoals aanvragen LP, kunnen wel doorgang vinden. 1.3 Tevens registreert de regievoerder in ISTV dat een memo naar SIO is verzonden en op welke datum dit gebeurt. Voor postverzending zie A1 Registratie vreemdeling gerelateerde documenten. 1.4 Het memo gaat, nadat deze gezien is door de senior regievoerder, naar SIO. 1.5 De adviseur bespreekt deze zaak met de IND. 1.6 De adviseur koppelt de resultaten van dit gesprek terug aan de regievoerder per mail of telefonisch. 1.7 De regievoerder zorgt ervoor dat deze terugkoppeling geregistreerd wordt in ISTV. Pagina 7 van 14
2 Positief advies SIO 2.1 De zaak wordt door SIO met een positief advies per memo voorgelegd aan de directeur VV of Bewaring. 2.2 De directeur VV of Bewaring besluit de zaak voor te leggen aan de IND. 2.3 De directeur VV of Bewaring bericht aan de regievoerder dat de zaak door middel van een uitgebreide nota van DT&V aan de IND kan worden voorgelegd. De korte memo wordt geretourneerd aan de regievoerder, die dit registreert in ISTV. 2.4 De regievoerder draagt zorg voor de uitgebreide nota van Directeur VV of Bewaring aan de IND (zie format in ISTV). 2.5 De uitgebreide nota gaat van de regievoerder via de afdelingsmanager visie vooraf aan Hoofd SIO. 2.6 HSIO parafeert en draagt zorg voor doorgeleiding van de nota naar Directeur VV of Bewaring. 2.7 Directeur VV of Bewaring parafeert de nota en draagt zorg voor doorgeleiding van de nota naar IND. Pagina 8 van 14
3 Negatief advies SIO 3.1 De zaak wordt met een gemotiveerd negatief advies van SIO (gebaseerd op resultaat afstemming met IND) voorgelegd aan de directeur VV of Bewaring. 3.2 Directeur VV of Bewaring beslist dat de zaak toch wordt voorgelegd aan de IND. Ga hiervoor naar processtap 2.3 en verder. 3.3 Directeur VV of Bewaring beslist dat de zaak niet wordt voorgelegd aan de IND. De directeur VV of Bewaring bericht aan de regievoerder dat zaak niet aan de IND zal worden voorgelegd en zorgt ervoor dat het korte memo retour gaat naar de regievoerder. 3.4 De regievoerder zorgt ervoor dat het resultaat in IS- TV wordt geregistreerd. 3.5 De regievoerder sluit het proces in IS-TV af. 3.6 De regievoerder gaat verder met het vertrekplan. Zie procesprotocol B1 Opstellen en onderhoud en afsluiten vertrekplan. Pagina 9 van 14
4 Reactie IND: niet voorleggen aan Commissie schrijnende zaken 4.1 De directeur VV of Bewaring ontvangt van de IND door middel van een aantekening op de te retourneren nota het bericht dat de zaak niet zodanig is, dat het een bespreekgeval wordt binnen de commissie schrijnende zaken. 4.2 De directeur VV of Bewaring bericht aan de regievoerder dat er onvoldoende gronden aanwezig zijn om de zaak voor te leggen als schrijnende zaak. De nota gaat retour naar de regievoerder. 4.3 De regievoerder zorgt ervoor dat het resultaat in IS- TV wordt geregistreerd. 4.4 De regievoerder sluit het proces in IS-TV af. 4.5 Het feitelijke vertrek kan weer aangevangen worden. De regievoerder gaat daarmee verder. Zie procesprotocol B1 Opstellen en onderhoud en afsluiten vertrekplan. Pagina 10 van 14
5 Reactie IND: voorleggen aan Commissie schrijnende zaken 5.1 IND bericht aan de directeur VV of Bewaring dat de zaak wel zodanig is dat het een bespreekgeval wordt binnen de commissie schrijnende zaken van de IND. 5.2 IND meldt aan directeur VV of Bewaring het resultaat van de beoordeling door de commissie schrijnende zaken van de IND. De nota wordt geretourneerd met bijgevoegd het besluit van de IND. 5.3 De directeur VV of Bewaring bericht aan regievoerder het resultaat van de beoordeling. De nota wordt doorgezonden aan de regievoerde 5.4 De regievoerder zorgt ervoor dat het resultaat in IS- TV wordt geregistreerd. 5.5 De regievoerder sluit het proces in IS-TV af. 5.6 Indien het gedane voorstel leidt tot een verblijfsstatus draagt de regievoerder direct zorg voor het stopzetten van alle vertrekactiviteiten. Vertrekprocedure wordt afgesloten, nadat door de IND aan de vreemdeling een verblijfsvergunning is verstrekt (betreft BVV informatie). Bij in bewaringstelling wordt de bewaring opgeheven. Zie procesprotocllen B1 Opstellen en onderhoud en afsluiten vertrekplan en A4 Dossierverkeer, afsluiten en fiatteren vertrekprocedure en archiefhandelingen 5.7 Indien het gedane voorstel niét leidt tot een verblijfsstatus gaat de regievoerder verder met het vertrek. Zie procesprotocol B1 Opstellen en onderhoud en afsluiten vertrekplan. Pagina 11 van 14
6 Een binnen de DT&V ingekomen brief van een vreemdeling of zijn gemachtigde met een verzoek om te toetsen op schrijnendheid. 6.1 De brief wordt met een begeleidende overdrachts - brief van de DT&V doorgezonden naar de IND, ter behandeling. In de begeleidende brief wordt verzocht om aan te geven of de brief van de vreemdeling of zijn gemachtigde voor de IND aanleiding is om de verwijderbaarheidsstatus te wijzigen. Tevens wordt in deze brief aangegeven of de vreemdeling in vreemdelingenbewaring verblijft of niet. 6.2 De briefschrijver wordt d.m.v. een brief van de doorzending op de hoogte gesteld. Deze brief wordt als uitgaande post vastgelegd en geregistreerd. Zie procesprotocol A1 Registratie vreemdeling gerelateerde documenten. 6.3 De administratief medewerker maakt bij proces A.1.2 een deadline aan m.b.t. de reactietermijn. IND meldt via de regionale DT&V-mailbox (of via BVV) of de verwijderbaarheidsstatus vanwege de brief is gewijzigd; bij bewaringszaken binnen 5 werkdagen na verzending van de DT&V-brief, bij niet bewaringszaken binnen 10 werkdagen 6.4 De administratief medewerker kijkt via BVV of de IND heeft gereageerd binnen de gestelde termijn. 6.5 Heeft de IND niet gereageerd, dan verzoekt de administratief medewerker de regievoerder of medewerker feitelijk vertrek om te rappelleren bij de IND 6.6 De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek rappelleert telefonisch bij de IND. 6.7 In afwachting van het besluit van de IND wordt een mogelijke vlucht geannuleerd. Pagina 12 van 14
7 Stopzetten of opschorten van vertrekactiviteiten naar aanleiding van de brief 7.1 De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek ontvangt het bericht van de IND dat de brief aanleiding heeft gevormd om de verwijderstatus te wijzigen. 7.2. De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek bepaalt welke vertrekactiviteiten worden stopgezet en welke vertrekactiviteiten doorgang kunnen vinden. 7.3 De feitelijke uitzetting blijft achterwege tot aan het moment dat de IND de status verwijderbaarheid wederom wijzigt. Na wijziging in de status naar verwijderbaarheid worden de voorbereidingen voor de uitzetting weer ter hand genomen. 7.4 Indien de IND het verzoek om heroverweging inwilligt, ontvangt de regievoerder of medewerker feitelijk vertrek via het BVV een bericht. 7.5 De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek sluit de vertrekprocedure in IS-TV en het vertrekdossier af, nadat door de IND aan de vreemdeling een verblijfsvergunning is verstrekt (betreft BVV informatie). Zie procesprotocollen B1 Opstellen en onderhoud en afsluiten vertrekplan en A4 Dossierverkeer, afsluiten en fiatteren vertrekprocedure en archiefhandelingen. Pagina 13 van 14
Procesprotocol Toelichting activiteiten 2 Schriftelijke aanvragen of verzoeken om heroverweging of toetsing op schrijnendheid worden beschouwd als toelatingsaanvragen en worden afgehandeld door de toelatingsprocessen van de IND. Dergelijke bij de DT&V binnenkomende brieven worden dan ook terstond doorgeleid naar de IND, onder in kennisstelling van de vreemdeling. De IND bericht vervolgens aan de DT&V of er als gevolg van een dergelijke brief de uitzetting dient te worden opgeschort. Vorenstaande geldt eveneens voor aan de DT&V voorgelegde urgenties/politieke interventies met dezelfde strekking, die door de IND worden afgehandeld. 3 Gedurende de periode van de beoordeling op schrijnendheid door de IND worden door de DT&V geen onomkeerbare uitzettingshandelingen verricht. Voorbereidende handelingen ter fine van de uitzetting, zoals nader identiteitsonderzoek of een presentatie ten behoeve van een laissez passer, kunnen doorgang vinden. Na het niet in behandeling nemen door de IND van het voorstel van de DT&V of het niet-inwilligen door de SvJ, bericht de IND aan de DT&V dat de uitzettingshandelingen weer aangevangen kunnen worden. Bij een inwilliging door de SvJ bericht de IND (via BVV) aan de DT&V dat aan betrokken vreemdeling een verblijfsvergunning regulier voor bepaalde tijd zal worden verleend. De DT&V zal vervolgens álle nog lopende vertrekactiviteiten staken en het vertrekdossier afsluiten. Procesprotocol Bijlage Brief 21-02-2007 aan de Tweede Kamer G:\ Terugkeerorganisatie i.o\werkgroep werkprocessen en informatievoorziening\ao, Proces Protocollen\Definitief\D.4 Brief 21-02-2007 schrijnendheid.doc Pagina 14 van 14