profiel Archiefmedewerker historisch documentatiecentrum Regie: ECABO Datum wijzigen: 15-12-2003 Versie 1 Print: 23-december-2003 Pagina 1 van 13
BEROEPSCOMPETENTIEPROFIEL Archiefmedewerker historisch documentatiecentrum (IDV 003) Algemene informatie Onder regie van kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven Ontwikkeld door Brondocument(en) datum: 15-12-2003 ECABO ECABO, afdeling Ontwikkeling en Innovatie versie: 1 Verbeek, A.E. Het beroepsbeeld van de archivaris: zelfbeeld en omgevingsbeeld.; Universiteit van Amsterdam. SCO Kohnstam Instituut. In opdracht van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland. (2000) DIVA. Competentieprofielen DIVA. Op: http://www.divaprofielen.nl/.; Amsterdam: DIVA; Den Haag: Ministerie van Binnenlandse Zaken. (2001) Legitimering beroepscompetentieprofiel - op format vereisten door - op inhoud door Mogelijke functiebenamingen Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO ECABO Adviescommissie Bestuur IDV dd. 9-9-2003 dd. 8-5-2003 archiefmedewerker historisch documentatiecentrum archiefmedewerker historisch archief Loopbaanmogelijkheden De markt- en technologische ontwikkelingen zorgen ervoor dat de functies binnen de informatiedienstverleningssector naar elkaar toe groeien. De archieffuncties in de verschillende fasen van archivering gaan geleidelijk in elkaar over. Daarnaast vindt functieverbreding plaats. De overstap naar een andere functie binnen de sector wordt daardoor gemakkelijker; de employability van medewerkers neemt toe. BEROEPSBESCHRIJVING beroepscontext / werkzaamheden rol en verantwoordelijkheden complexiteit typerende beroepshouding De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum is werkzaam in een organisatie (klein, middelgroot, groot, profit, non-profit) waar sprake is van een archiefdepot/archiefbewaarplaats. De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum verzorgt het inlichtingenwerk en assisteert bij de organisatie van presentaties en promotieactiviteiten. De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum werkt bij het beheren van het informatieaanbod onder verantwoordelijkheid van de archivaris. De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum is verantwoordelijk voor het verzorgen van het inlichtingenwerk en ondersteunt de archivaris bij het presenteren van het informatieaanbod. Hij heeft een dienstverlenende rol ten aanzien van de klanten van het historisch documentatiecentrum en is verantwoordelijk voor het tijdig geven van de benodigde informatie en voorlichting. De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum is medeverantwoordelijk voor de vastlegging van informatie. Hij levert een bijdrage aan het behoud van het cultuurhistorische erfgoed. Bij geconstateerde of te verwachten tekortkomingen in het depotbeheer heeft hij een adviserende rol naar zijn leidinggevende of het management. Bij calamiteiten in het depot handelt hij snel en adequaat. De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum werkt zelfstandig of onder een leidinggevende, volgens procedures of richtlijnen. De complexiteit van zijn werk ligt in het nemen van de juiste beslissingen t.a.v. klantvragen. Bij complexe vragen moet hij deze tijdig doorspelen aan een collega met de juiste expertise. Omdat in het archief gewerkt wordt met historische informatie, moet hij een praktische kennis hebben van de collectie en haar historie. De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum is zich bewust van het belang van de kwaliteit van de dienstverlening. De klantvraag staat centraal en de archiefmedewerker controleert of de geboden informatie aansluit bij de gestelde vraag. De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum hecht aan een geordend depot. Hij werkt geordend, methodisch, systematisch en nauwgezet. Hij is zich bewust van de belangen van een goed beheer. De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum is gericht op informatieoverdracht. Hij is sociaal vaardig, kan een klantvraag analyseren en kan associatief denken. Bovendien heeft hij interesse in historische thema s. TRENDS / INNOVATIES Marktontwikkelingen Instellingen zoals historische archieven en bibliotheken, integreren in toenemende mate. Deze ontwikkelingen corresponderen met een toenemende belangstelling voor het culturele erfgoed. Mede door vernieuwingen in het (voortgezet) onderwijs, zullen de bezoekersaantallen van archiefinstellingen Print: 23-december-2003 Pagina 2 van 13
Wetgeving overheidsregulering Technologische ontwikkelingen Bedrijfsorganisatorische ontwikkelingen Internationale ontwikkelingen toenemen. Door deze aspecten veranderen de eisen die aan het personeel worden gesteld bijvoorbeeld op het gebied van communicatieve vaardigheden, houding en servicegerichtheid. Ze worden steeds belangrijker. De Archiefmedewerker historisch documentatiecentrum heeft te maken met archiefwet- en regelgeving. De Archiefmedewerker historisch documentatiecentrum krijgt te maken met gedigitaliseerde documenten, wanneer deze in de toekomst worden overgebracht naar het archief. In het inlichtingenwerk krijgt de Archiefmedewerker historisch documentatiecentrum te maken met digitale bronnen. Het combineren van informatie uit archieven en van het internet, om daarmee het informatieaanbod optimaal te maken, vraagt van de medewerker nieuwe competenties. N.v.t. Digitalisering van informatie vergemakkelijkt uitwisseling daarvan ook internationaal. Print: 23-december-2003 Pagina 3 van 13
KERNTAKEN VAN HET BEROEP 1 Organiseert en beheert het informatieaanbod 2 Verzorgt het inlichtingenwerk 3 Verzorgt presentaties en promotieactiviteiten Print: 23-december-2003 Pagina 4 van 13
KERNTAAK 1 Organiseert en beheert het informatieaanbod proces rol / verantwoordelijkheden complexiteit betrokkenen (hulp-)middelen kwaliteit van proces en resultaat keuzes en dilemma's De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum ontvangt informatie, selecteert en verwerkt deze en legt metadata vast. De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum verzorgt de bewaring van de ontvangen informatie, afhankelijk van regelingen, afspraken of praktische omstandigheden. De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum levert een bijdrage aan het behoud van cultuurhistorische informatie door een (goed) depotbeheer. Het beheren van het informatieaanbod is een vraaggerichte, uitvoerende taak, waarbij de archiefmedewerker historisch documentatiecentrum medeverantwoordelijk is voor het in stand houden van informatie. De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum assisteert hierbij de archivaris. De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum werkt planmatig volgens procedures of richtlijnen. Het behoud van cultuurhistorische informatie vraagt om een zorgvuldig depotbeheer. De archiefmedewerker vervult ook een belangrijke rol bij het signaleren van gebreken in de bewaaromstandigheden en handelt snel bij het constateren daarvan. Hij moet de juiste besluiten kunnen nemen wanneer zich calamiteiten voordoen. De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum beheert het informatieaanbod voor collega s en klanten. Bij het beheren van het informatieaanbod maakt de archiefmedewerker historisch documentatiecentrum gebruik van relevante communicatie-, registratie- en selectiemiddelen. De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum maakt gebruik van een archiefdepot/archiefbewaarplaats conform wet- en regelgeving. Bij het beheren van het informatieaanbod wordt van de archiefmedewerker historisch documentatiecentrum een planmatige, nauwgezette en tijdige aanpak verwacht. De kwaliteit van zijn werk is af te meten aan de mate waarin de informatie vindbaar is en de mate waarin bij calamiteiten is gehandeld. Tijd versus kwaliteit De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum moet gezien de beperkte tijd die beschikbaar is en de risico s van onjuiste plaatsing van informatie regelmatig bepalen of hij meer of minder tijd besteedt aan het archiveren van informatie. Directe service versus zorgvuldig beheer (korte en lange termijn belang van klant en organisatie) De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum moet gezien de beperkte tijd die beschikbaar is in concrete gevallen bepalen of directe dienstverlening noodzakelijk is of dat de tijd beter aan het zorgvuldig beheren van het informatieaanbod besteed kan worden. Print: 23-december-2003 Pagina 5 van 13
KERNTAAK 2 Verzorgt het inlichtingenwerk proces rol / verantwoordelijkheden complexiteit betrokkenen (hulp-)middelen kwaliteit van proces en resultaat keuzes en dilemma's De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum analyseert een klantvraag. Vervolgens maakt hij de klant wegwijs in de systemen of maakt hij een vertaling naar de beschikbare systemen, raadpleegt hij de systemen, stelt vast of de vraag beantwoord kan worden, analyseert de bron voor informatie en draagt de informatie over of stelt deze beschikbaar. Wanneer de vraag niet beantwoord kan worden of de bron niet beschikbaar is, verwijst de archiefmedewerker historisch documentatiecentrum de klant zo mogelijk naar een andere instelling of informatiebron. Dienstverlening staat centraal in de kerntaak. Van de archiefmedewerker historisch documentatiecentrum wordt dan ook een actief luisterend, dienstverlenend en communicatief sterk optreden verwacht. De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum is verantwoordelijk voor het juiste antwoord op vragen. Ook met een verwijzing naar andere instellingen of informatiebronnen kan de klant tevreden zijn. Bij complexe vragen moet hij tijdig verwijzen naar een collega met de juiste expertise. Analyseren van de klantvraag is niet altijd eenvoudig. Snelheid van vraagbeantwoording kan op gespannen voet staan met de te leveren kwaliteit. Aan de verwachting van een klant kan niet altijd worden voldaan. Hier moet de medewerker mee om kunnen gaan. Collega s, (direct) leidinggevende en klanten. De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum maakt gebruik van archiefapplicaties die in overeenstemming zijn met wet- en regelgeving. De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum maakt tijdens het inlichtingenwerk gebruik van bronnen, collecties en zoektalen. De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum moet voldoen aan eisen ten aanzien van de juiste vorm, de gewenste inhoud en de tijdige levering van informatie. Tijd versus kwaliteit De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum moet gezien de beperkte tijd die beschikbaar is regelmatig bepalen of hij de informatie die hij een bepaalde klant geeft beperkt tot de standaardinformatie of dat hij dieper ingaat op de behoefte van de klant. Prioritering De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum moet regelmatig bepalen of hij ingaat op het informatieverzoek van een klant of doorgaat met de uitvoering van zijn overige taken. Print: 23-december-2003 Pagina 6 van 13
KERNTAAK 3 Verzorgt presentaties en promotieactiviteiten proces rol / verantwoordelijkheden complexiteit betrokkenen (hulp-)middelen kwaliteit van proces en resultaat keuzes en dilemma's De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum verstrekt algemene inlichtingen aan individuele vragenstellers en ontvangt en begeleidt (groepen) bezoekers. De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum maakt hierbij gebruik van beschikbaar voorlichtingsmateriaal. De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum ondersteunt bij voorlichtings- en educatieve activiteiten (lezingen, rondleidingen, instructies, video s, presentaties e.d) volgens draaiboeken. Hij assisteert bij het organiseren en inrichten van exposities en tentoonstellingen. De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum heeft een zelfstandige, uitvoerende rol bij het verstrekken van algemene informatie aan klanten. De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum heeft een adviserende rol betreffende de actualiteit en informatiewaarde van voorlichtingsmateriaal. De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum heeft een ondersteunende rol bij de organisatie van educatieve activiteiten. De complexiteit is beperkt. De goede uitvoering vereist wel een adequaat voorraadbeheer van educatie-, voorlichtings- en pr-materialen. Collega's, (direct) leidinggevende en klanten. De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum maakt bij het voorlichten van de klant gebruik van educatie-, voorlichtings- en pr-materialen. De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum moet relevante informatie overdragen, die afgestemd is op de doelgroep en daarbij op het juiste moment het juiste voorlichtingsmateriaal gebruiken. Tijd versus kwaliteit De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum moet gezien de beperkte tijd die beschikbaar is regelmatig bepalen of hij de instructie die hij een bepaalde klant geeft beperkt tot de standaardinstructie of dat hij dieper ingaat op de behoefte van de klant. Prioritering De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum moet regelmatig bepalen of hij ingaat op het informatieverzoek van een klant of doorgaat met de uitvoering van zijn overige taken. Huidige gebruikers bedienen versus nieuwe werven De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum moet regelmatig bepalen of de activiteiten afgestemd worden op de huidige gebruikers of dat er activiteiten worden ontwikkeld om een nieuwe doelgroep te bereiken. Zelfstandigheid versus bevoegdheid: De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum moet regelmatig bepalen of hij zelf de aangewezen persoon is om een beslissing te nemen of dat deze door anderen binnen de organisatie moet worden genomen. Print: 23-december-2003 Pagina 7 van 13
KERNOPGAVEN VAN HET BEROEP 1 Werkdruk versus kwaliteit De archiefmedewerker staat voor de opgave om de eisen aan de kwaliteit van de dienstverlening af te wegen tegen de tijdsdruk die de hoeveelheid werk in combinatie met de kwaliteitseisen met zich mee brengt. 2 Combinatie communicatieve en solotaken De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum staat voor de opgave om de communicatieve kant het inlichtingenwerk en de presentatie te combineren met de solotaken van het beheren van het informatieaanbod. 3 Flexibel versus procedures en richtlijnen De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum staat voor de opgave om flexibel te zijn bij zijn taakuitoefening in combinatie van het werken volgens procedures en richtlijnen. Print: 23-december-2003 Pagina 8 van 13
OVERZICHTSSCHEMA BEROEPSCOMPETENTIES EN KERNTAKEN KERNTAAK BEROEPSCOMPETENTIES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 vakmatig-methodisch (VM) 1 Selecteren, registreren, bewaren van het informatieaanbod X 2 Het depot beheren X 3 Informatie beschikbaar stellen en informatie verstrekken X 4 De collectie presenteren en promoten X X 5 Praktische kennis van de collectie en haar historie toepassen X X bestuurlijk-organisatorisch en strategische (BOS) 6 Ontwikkelingen in klantvragen en knelpunten signaleren X X X 7 Eigen werkzaamheden plannen X X X 8 Oplossingen voorstellen in onvoorziene situaties X X X sociaal-communicatieve (SC) 9 Collegiaal samenwerken X X X 10 Met klanten communiceren X X X ontwikkelings (ON) 11 Feedback vragen en ontvangen X X X 12 Vakkennis bijhouden X X X Print: 23-december-2003 Pagina 9 van 13
OVERZICHTSSCHEMA BEROEPSCOMPETENTIES EN KERNOPGAVEN KERNOPGAVE BEROEPSCOMPETENTIES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 vakmatig-methodisch (VM) 1 Selecteren, registreren, bestemming bepalen informatieaanbod X X X 2 Het depot beheren X X X 3 Informatie beschikbaar stellen en informatie verstrekken X X X 4 De collectie presenteren en promoten X X X 5 Praktische kennis van de collectie en haar historie toepassen X X X bestuurlijk-organisatorisch en strategische (BOS) 6 Ontwikkelingen in klantvragen en knelpunten signaleren X X X 7 Eigen werkzaamheden plannen X X X 8 Oplossingen voorstellen in onvoorziene situaties X X X sociaal-communicatieve (SC) 9 Collegiaal samenwerken X X X 10 Met klanten communiceren X X X ontwikkelings (ON) 11 Feedback vragen en ontvangen X X X 12 Vakkennis bijhouden X X X Print: 23-december-2003 Pagina 10 van 13
BEROEPCOMPETENTIES MET SUCCESCRITERIA Nr. 1 VM Nr. 2 VM het informatieaanbod te selecteren, te verwerken en metadata te registreren en te bewaren, afhankelijk van regelingen, afspraken of praktische omstandigheden. Ontvangt en registreert documenten Onderscheidt soorten materiaal en behandeling Het informatieaanbod is afgehandeld/afgedaan conform richtlijnen en procedures het depot te beheren, t.b.v. een duurzame bewaring. Nr. 3 VM Nr. 4 VM Nr. 5 VM Controleert dagelijkse bewaaromstandigheden (klimaat en veiligheid) Zoekt bescheiden in de bewaarplaats en plaatst ze terug Voert de materiële verzorging uit van archieven en archiefbescheiden Houdt de plaatsingsadministratie en (depot)inventaris bij Voert functioneel applicatiebeheer uit Het informatieaanbod is duurzaam beheerd en bewaard informatie beschikbaar te stellen en informatie te verstrekken t.b.v. een optimale informatievoorziening. Beantwoordt vragen en stemt daarbij stijl en taalgebruik af op de klant Stelt zonodig gerichte vragen om vast te stellen of hij de vraag van de klant goed begrepen heeft Geeft/verzendt informatie tijdig (gevraagd/ongevraagd) en in de gewenste vorm Past speciale behandeling toe bij bijzondere onderdelen van de collectie (bijvoorbeeld audiovisueel materiaal) Past procedures, richtlijnen en reglementen toe met het oog op eventuele beperkingen op beschikbaarstelling (waaronder toegangscontrole) Maakt gebruikers wegwijs in de studiezaal en/of het archief Instrueert gebruikers over het gebruik van zoek- en hulpmiddelen Houdt uitleen- of klantenadministratie bij Bedient en verzorgt klein onderhoud apparatuur voor beschikbaarstelling Verwijst naar collega of andere instelling De klant heeft beschikking over relevante, juiste en zo volledig mogelijke informatie (in de juiste vorm) of wordt verwezen naar een andere instelling de collectie aan (groepen van) klanten te presenteren en te promoten t.b.v. het vergroten van de kennis over de collectie. Verzorgt voorlichtingsbijeenkomsten en educatieve activiteiten Geeft instructie bij gebruik van bronnen en voor het vinden van informatie Assisteert bij het organiseren en inrichten van exposities en tentoonstellingen Ontvangt en begeleidt (groepen) bezoekers Verzorgt het (voorraad-)beheer van materiaal en apparatuur voor educatie-, voorlichtingsen pr- doeleinden Een goede presentatie van de collectie, conform de eisen ten aanzien van vormgeving en inhoud praktische kennis van de collectie en haar historie toe te passen. Heeft enige kennis van nationale, regionale en plaatselijke historie, geschiedschrijving en chronologie Heeft enige kennis van de eigen collectie en de toegangen en van hun historie Heeft enige bekendheid met de thema s die onderzoekers bestuderen en kan deze verbinden met de collectie Heeft enige kennis van de aanpak en methodologie van onderzoek van klanten De kennis van de collectie en haar historie is praktisch toegepast Print: 23-december-2003 Pagina 11 van 13
Nr. 6 BOS Nr. 7 BOS ontwikkelingen in klantvragen en knelpunten in de dienstverlening te signaleren en erover te rapporteren. Signaleert pro-actief knelpunten in de dienstverlening Geeft mondeling of schriftelijk adequaat geformuleerde praktische adviezen aan het management over het beantwoorden van (toekomstige) klantvragen en over de gewenste dienstverlening in relatie tot klantvragen Draagt informatie over de gewenste aanpassingen op het juiste moment aan de juiste persoon over Hanteert taalgebruik passend bij het doel en afgestemd op de persoon aan wie de informatie is gericht Beschrijft gewenste wijzigingen mondeling of schriftelijk op adequate wijze De belanghebbende wordt tijdig, juist en volledig geïnformeerd over ontwikkelingen in de klantvraag en gewenste aanpassingen in de dienstverlening de eigen werkzaamheden te plannen. Nr. 8 BOS Nr. 9 SC Stelt prioriteiten, rekening houdend met de eisen en omstandigheden Besteedt de nodige aandacht aan activiteiten die cruciaal zijn voor de voortgang van het werkproces en voor de levering van kwaliteit Overlegt zonodig over de planning met de direct-leidinggevende Stemt opdrachten zonodig af met de direct-leidinggevende, het management of de opdrachtgever De werkzaamheden zijn tijdig, nauwgezet en in de juiste volgorde verricht oplossingen voor te stellen in onvoorziene situaties, om daardoor de voortgang van werkzaamheden te waarborgen. Brengt oorzaak en gevolg van problemen in kaart Mobiliseert personen die een oplossing kunnen bieden Schat situaties goed in en neemt heldere, weloverwogen besluiten De gekozen oplossing is de beste/meest haalbare collegiaal samen te werken met andere informatieprofessionals binnen en buiten de organisatie. Stemt gedrag en presentatie af op relaties binnen en buiten de organisatie, rekening houdend met zijn eigen positie binnen het netwerk en met de belangen en omstandigheden van zowel relaties als van de eigen organisatie Stelt zich coörperatief, flexibel en dienstverlenend op ten opzichte van collega's en klanten Werkt doelgericht samen met collega's Relaties beschouwen de archiefmedewerker historisch documentatiecentrum als goed gekwalificeerd Print: 23-december-2003 Pagina 12 van 13
Nr. 10 SC De archiefmedewerker historisch documentatiecentrum is in staat op adequate wijze met klanten te communiceren. Nr. 11 ON Nr. 12 ON Stelt gerichte vragen met als doel de vraag helder te krijgen Stelt controlevragen om zeker te zijn van een juist begrip van de vraag Onderscheidt hoofd- en bijzaken van de informatie Maakt optimaal gebruik van de beschikbare hulpmiddelen Geeft de klant een duidelijk en zo volledig mogelijk antwoord of geeft helder aan waarom de vraag niet beantwoord kan worden Blijft vriendelijk, rustig en servicegericht wanneer de klant niet tevreden is Gaat adequaat om met ontevreden en/of lastige klanten Kiest communicatiemiddelen, taal en taalgebruik, passend bij het doel en afgestemd op de persoon aan wie de informatie is gericht Communiceert zo nodig zowel schriftelijk als mondeling in een gewenste moderne vreemde taal De klant ervaart de verkregen informatie als een juist antwoord op de gestelde vraag en de organisatie als servicegericht feedback op het eigen functioneren te vragen en te ontvangen en zijn handelen zo nodig bij te stellen. Vraagt op eigen initiatief naar de kwaliteit van uitgevoerde werkprocessen en geleverde prestaties Stelt zijn handelen bij op basis van verkregen inzichten Gaat in geval van kritische opmerkingen niet in de verdediging Gebruikt feedback om eventueel noodzakelijke verbeteringen in het functioneren aan te brengen vakkennis bij te houden, nieuwe ontwikkelingen in het beroep te volgen en toe te passen en zijn leer- en ontwikkelbehoeften te benoemen en om te zetten in acties. Leest regelmatig vakliteratuur Draagt mogelijk te volgen opleidingen, cursussen of trainingen aan Stelt functionele en realistische leerdoelen Volgt cursussen/trainingen met doorzettingsvermogen Test en beoordeelt nieuwe technieken, methoden en middelen Doet verbetervoorstellen en/of voorstellen voor aanschaf van nieuwe hulpmiddelen Draagt aantoonbaar en actief bij aan de kwaliteitsverbetering en efficiency van werkzaamheden Print: 23-december-2003 Pagina 13 van 13