Projectopdracht en resultaten Vitale processen, producten of diensten, die nodig zijn in een samenleving (zoals elektriciteit, ICTvoorzieningen en drinkwater) kunnen bij uitval grote effecten hebben op de continuïteit en veiligheid van onze samenleving. Het versterken van de weerbaarheid van deze vitale infrastructuur vergt een gezamenlijke inzet van bedrijven, veiligheidsregio s en centrale overheid (departementen). Dit project is erop gericht om die gezamenlijke aanpak te verbeteren en een impuls te geven in de komende jaren. Binnen het project worden drie belangrijke resultaten onderscheiden: 1. Eenduidige rolopvatting veiligheidsregio in relatie tot Rijk en vitale partners. 2. Actieplan per regionaal netwerk (25x) en 1 nationaal actieplan. 3. Menukaart voor de uitvoering. Resultaat Toelichting Wanneer gereed Eenduidige rolopvatting veiligheidsregio irt Rijk en vitale partners. Actieplan per regionaal netwerk (25x) en 1 nationaal actieplan. Menukaart voor de uitvoering. Er is nog veel onduidelijkheid over de rol van de veiligheidsregio in de vitale infrastructuur. Dat maakt de samenwerking met de departementen en met vitale partners, veelal nationaal georganiseerd, lastig. Eenduidige rol veiligheidsregio in de vitale infrastructuur moet dus worden uitgewerkt. De rol is uit te werken in 8 thema s die ook in veel convenanten zijn benoemd (worden nog nader getoetst); 1. Inrichten en faciliteren regionale netwerken (platformfunctie) 2. Vertalen dreigingsanalyse en risicobeoordeling naar regionale context 3. Risicobeheersing (risicocommunicatie, advies vergunningverlening, toezicht, continuïteit functioneren veiligheidsregio bij uitval) 4. Opleiden, trainen, oefenen 5. Alertering / alarmering 6. Informatievoorziening en crisiscommunicatie 7. Crisismanagement (opschaling, inzet, afschaling) 8. Tijdelijke voorzieningen / capaciteiten en distributie. Het is gewenst een uitwerking te maken hoe de thema s in concrete verbeteracties binnen de samenwerking Rijk, vitale partners en VR worden omgezet. Er worden concrete actieplannen opgesteld met termijnen voor realisatie. Uiteindelijk worden alleen de noodzakelijke verbeterpunten opgenomen in het actieplan. Daarmee kan ook worden benoemd in hoeverre voldaan wordt aan de actielijsten uit de bijlagen van het samenwerkingsconvenant (indien aanwezig). Het is belangrijk dat de betrokken partijen worden ondersteund in de te maken afspraken en dat er optimaal gebruik wordt gemaakt van bestaande kennis en kunde op dit vlak (bijv. uit lopende projecten). Daarom wordt er een menukaart gemaakt met een korte beschrijving van relevante voorbeelden en relevante contactgegevens. Rolbeschrijving vastgesteld door Veiligheidsberaad en V&J zomer 2015, ondertekening door 25 besturen kan tot 2016. De 26 actieplannen waarin de acties op centraal niveau (nationaal actieplan) en voor de decentrale RB en CB (regionaal actieplan) worden benoemd, dienen uiterlijk medio 2016 gereed te zijn. Menukaart dient Q3 2015 gereed te zijn, maar zal ook periodiek worden geactualiseerd (de menukaart kan ook gebruikt worden na 2016). 1/6
Het project voldoet als volgt aan de geformuleerde resultaatsgebieden van de strategische agenda (zie projectopdracht): Resultaatsgebied strategische agenda Invulling van dit project Samenwerking: Kwaliteit en vergelijkbaarheid: Het project bevordert de samenwerking tussen en binnen veiligheidsregio s én met de Rijksoverheid en vitale partners doordat het gericht is op een gezamenlijke uitvoering. Ook in de aanpak worden Rijk, bedrijfsleven en meerdere veiligheidsregio s betrokken. Doel van het project is gericht op een betere kwaliteit die veiligheidsregio s, vitale partners en Rijksoverheid kunnen leveren ten aanzien van risicobeheersing en crisisbeheersing bij vitale processen, producten en diensten. Daarnaast wordt een generieke aanpak gehanteerd doordat in heel Nederland wordt uitgegaan van dezelfde rolbeschrijving. Efficiency en effectiviteit: Veel veiligheidsregio s werken momenteel aan hun eigen interpretatie van dit thema en dat vraagt veel denk- en werkkracht van iedere individuele regio. Door samen op te trekken in dit project en kennis te delen, wordt het wiel maar één keer uitgevonden en wordt het voor de Rijksoverheid en vitale partners ook makkelijker om (inhoudelijke en procesmatige) afstemming met veiligheidsregio s te organiseren. Leren: Het traject is gericht op leren, van elkaar en binnen de eigen regionale netwerken en met departementen. Activiteiten en planning Dit project wordt opgedeeld in de volgende fasen: Aanpak en fasering Fase 1 Fase 2 Fase 3 Een duidelijke rolopvatting Acties in verbinding Menukaart voor de uitvoering Afbouw Projectactiviteiten: 1. Startbijeenkomst projectteam (incl. projectleiders) en voorbereiden input 2. Ophalen bestuurlijke beelden bij rol 3. Startbijeenkomst met vitale partners 4. Voorstel rolbeschrijving uitwerken 5. Toetsen bij bestuurders (DB VB) 6. Stuurgroep stelt resultaat vast en stemt af met achterban 7. Vaststellen in 25 besturen (uitloop volgende fase mogelijk). 1. Uitwerken acties per regionaal netwerk in expertbijeenkomsten 2. Opstellen actieplan inclusief financiële raming voorstellen (maatwerk per veiligheidsregio zonder afbreuk te doen aan eenduidige rolopvatting) 3. Opstellen actieplan Rijksoverheid (sluit aan op regionale actieplannen) 4. Toetsbijeenkomst acties in verbinding veiligheidsregio s, vitale partners, departementen en kennispartners 5. Vaststellen actieplannen en start uitvoering (uitloop ook na 2016 mogelijk) 1. Opstellen menukaart 2. Ondersteunen bij monitoring actiepannen 3. Verkenning best practices en ontsluiten 4. Kennis en ervaringen verzamelen en ontsluiten voor regio s 5. Actualiseren menukaart. 1. Evaluatie opbrengsten project 2. Start monitoring en beheer projectresultaten 3. Décharge projectleiders. 2/6
Fase 1: een duidelijke rolopvatting Het is in deze eerste fase wenselijk om duidelijk te maken hoe ieder de eigen verantwoordelijkheid heeft binnen de nieuwe vitale infrastructuur (herijking vitaal vindt nu plaats) Er is nog veel onduidelijkheid over de rol van de veiligheidsregio in de vitale infrastructuur. Dat maakt de samenwerking met de departementen en met vitale partners, veelal nationaal georganiseerd, lastig. Een eenduidige rol veiligheidsregio in de vitale infrastructuur moet dus worden uitgewerkt. De rol is uit te werken in 8 thema s die ook in veel convenanten zijn benoemd en ook voortkomen uit internationale onderzoek naar beleid in de vitale infrastructuur 1 (deze worden nog nader getoetst); 1. Inrichten en faciliteren regionale netwerken (platformfunctie) 2. Vertalen dreigingsanalyse en risicobeoordeling naar regionale context 3. Risicobeheersing (risicocommunicatie, advies vergunningverlening, toezicht, continuïteit functioneren veiligheidsregio bij uitval) 4. Opleiden, trainen, oefenen 5. Alertering / alarmering 6. Informatievoorziening en crisiscommunicatie 7. Crisismanagement (opschaling, inzet, afschaling) 8. Tijdelijke voorzieningen / capaciteiten en distributie. Ten aanzien van deze thema s wordt door het projectteam een verkenning gemaakt, die als input dient voor de rolbeschrijving. Dat gebeurt op basis van een tweetal bijeenkomsten: een bijeenkomst met bestuurders van veiligheidsregio s en een bijeenkomst met vitale partners. In die bijeenkomsten worden de uitkomsten van de Herijking Vitaal besproken en wordt op basis daarvan gezamenlijk gezocht naar een juiste rolverdeling. De volgende vragen kunnen daarbij relevant zijn: Wat is de rol van de vitale partners ten aanzien van deze thema s, wat is de rol van de Rijksoverheid en wat is de rol van de veiligheidsregio hierin? Waar raken die rollen elkaar en wat blijft er liggen? Wat zegt dit over de rol van veiligheidsregio s richting eigenaren (beheerders) van vitale processen, producten en diensten? Wat vraagt het van veiligheidsregio s vanuit hun platformfunctie? Wat betekent het voor de adviesrol van veiligheidsregio s en waar zijn departementen aan zet? Wat betekent het voor de toezichthoudende functie van de overheid? Hoe vertalen we de nieuwe mogelijkheden van de participatiesamenleving naar eisen aan zelfredzaamheid en continuïteit? Hoe verhoudt dat zich tot de rol van de veiligheidsregio ten aanzien van de bevolkingszorg in het kader van continuïteit? Wat kan worden georganiseerd door middel van routine (standaard-aanpak) en waarvoor moet worden vertrouwd op improvisatievermogen? Is er op dit thema een unité de doctrine ontwikkeld? Belangrijk aspect is daarbij om relevante begrippen eenduidig te definiëren en de verbanden inzichtelijk te krijgen. Het resultaat van deze activiteiten is dat een beschrijving gereed komt waarin de rolverdeling veiligheidsregio, departementen en partners op de 22 vitale processen inzichtelijk is gemaakt en de verantwoordelijkheden van veiligheidsregio s uniform worden beschreven. Deze rolbeschrijving wordt getoetst bij bestuurders (DB VB) en daarna stelt de stuurgroep het resultaat vast en stemt daarover af met achterban. Vervolgens wordt de rolbeschrijving voorgelegd aan de 25 besturen van veiligheidsregio s ter instemming (uitloop in volgende fase is mogelijk). 1 Recipe, Good practices manual for CIP policies, Marieke Klaver et.al., TNO 2011 3/6
Fase 2: acties in verbinding In de tweede fase gaat het erom de thema s verder te operationaliseren naar concrete acties. Door daarbij uit te gaan van de acht thema s, wordt een generieke aanpak gehanteerd en zijn actieplannen onderling ook vergelijkbaar (niet op inhoud, maar op thema) en kunnen netwerken ook onderling kennis en ervaringen uitwisselen. In netwerken van veiligheidsregio s, departementen en vitale partners worden deze acties uitgewerkt op basis van de maatregelen die nodig zijn om de vitale processen (in hun gebied) robuuster te maken (risicobeheersing) en de (voorbereiding op de) crisisbeheersing te verbeteren. Een eerste stap in het ontwikkelen van actieplannen is dat er een expertbijeenkomst wordt belegd rondom de vitale processen. Het zijn dan expertbijeenkomsten rondom een bepaald thema in een bepaald gebied. De expertbijeenkomsten bieden het projectteam handvatten voor de vertaling van de acht thema s naar concrete actieplannen. Er komen 25 regionale actieplannen continuïteit en één nationale actieplan continuïteit. Deze 26 plannen zijn op elkaar afgestemd omdat we vanuit één systeem denken en werken. De regionale actieplannen zijn in feite samenwerkingsafspraken over de decentrale risico- en crisisbeheersing, zoals die gezamenlijk door betrokken veiligheidsregio( s), vitale partners en departementen worden gemaakt. In sommige gevallen vervangen de actieplannen de actielijsten, zoals die nu in de convenanten vitale infrastructuur zijn gemaakt en in sommige gevallen vullen de actieplannen deze aan (afhankelijk van wat de betrokken partijen samen ambiëren). Het projectteam ondersteunt bij de uitwerking van de gezamenlijke actieplannen. De veiligheidsregio heeft hierin een platformfunctie om relevante partijen bijeen te brengen en is dan ook initiator van de regionale actieplannen. Het ministerie van VenJ benut de landelijke netwerken voor het nationale actieplan en is van dat plan de initiator. Vanuit het project wordt een overzicht beschikbaar gesteld van relevante tactisch functionarissen van departementen, veiligheidsregio s en vitale partners die betrokken zijn bij een bepaald vitaal proces. Op basis van de uitkomsten van het project Herijking Vitaal moet een logische mix worden bepaald. Welke partijen zich uiteindelijk op rijksniveau gaan verenigen en welke regionaal samen afspraken maken, wordt als onderdeel van het project bepaald. Voor partijen, zoals de GASUNIE of Prorail is het immers niet effectief om met 25 regio s te moeten afstemmen. Voor regionale partijen heeft het geen zin om op landelijk niveau mee te draaien. Het is in deze netwerken belangrijk dat een vertrouwelijke en vertrouwde omgeving ontstaat (zie https://www.ncsc.nl/organisatie/publiek-private-samenwerking/isacs/deelname-aan-een-isac.html ) en ook daarin kan het projectteam ondersteunen. Belangrijk aspect in de actieplannen is concretisering, fasering een financiële raming en financiering van de voorstellen zodat uitvoering van de acties ook realistisch is. Vanuit het project worden hiertoe concrete voorbeelden verzameld, die partijen kunnen gebruiken bij de uitvoering van actieplannen. In deze menukaart voor de uitvoering worden voorbeelden aangereikt voor verdere uitwerking op de acht thema s. Daarbij wordt gebruik gemaakt van reeds opgedane ervaringen rondom de eerste actieplannen en de kennis en kunde, die bij IFV, universiteiten en andere kennisinstituten beschikbaar is. Deze kennis wordt gebundeld en toegankelijk gemaakt in de menukaart. Verder kan de menukaart zicht geven op mogelijke instrumenten die in actieplannen kunnen worden gehanteerd. Te denken valt aan: Pilot actieve regionale netwerken (welke randvoorwaarden zijn nodig, welke lessen kunnen we leren etc.) Convenanten herijken (indien nodig) en operationaliseren, actielijsten actualiseren Inspanningen lopende projecten benutten (bijv. Domino, Miracle, Predict) Mogelijkheden van bestaande of nieuwe informatiestructuren (LCMS, kennisbanken). 4/6
Het is aan netwerken om van de voorbeelden uit de menukaart gebruik te maken door deze op te nemen in de actieplannen of niet. Wanneer al de 26 actieplannen gereed zijn, wordt een landelijke bijeenkomst georganiseerd vanuit het project. Deelnemers zijn veiligheidsregio s, vitale partners, departementen en kennispartners. Deze Toetsbijeenkomst acties in verbinding is een cruciale tussenstap om verbindingen te leggen tussen de actieplannen onderling en om breed draagvlak te organiseren voor de uitvoering. Daar waar zaken slimmer kunnen worden georganiseerd op landelijke schaal, zal dit als zodanig moeten worden benoemd. Als voorbeeld kan het zijn dat een landelijke pilot op een bepaald onderdeel wenselijk is. Een aanpak is vaak het beste te ontwikkelen door het te doen en de aanpak proefondervindelijk te laten groeien. Dat is echter risicovol en kost tijd. Regionale netwerken zullen dan ook worden gestimuleerd door middel van pilots gezamenlijk uitvoering te geven aan bepaalde onderwerpen in hun actieplan. Uitvoering van dergelijke landelijke onderzoeken of pilots worden binnen de definitieve actieplannen meegenomen. 2 Uiteindelijk resultaat is dat er tussen veiligheidsregio, departementen en bedrijfsleven bindende afspraken zijn gemaakt over de samenwerking, deze zijn geoperationaliseerd in actieplannen en dat de voortgang wordt bewaakt (ook in de jaren na 2016). Afhankelijk van het regionale netwerk, maar uiterlijk Q4 2016 worden de actieplannen vastgesteld en onderstekend door directeuren van veiligheidsregio s, departementen en vitale partners. Daarna start de uitvoering (uitloop ook na 2016 mogelijk). De actieplannen zijn als het ware levende convenanten. Het is vooral aan de netwerken zelf om bij de uitvoering de juiste inspanningen te plegen. In de uitvoering van actieplannen zullen de activiteiten van het projectteam zich richten op monitoring van de voortgang die de netwerken boeken op hun eigen actieplannen en communicatie daarover aan de stuurgroep. Fase 3: afbouw Tijdens deze laatste fase zal het project worden geëvalueerd en wordt een voorstel uitgewerkt voor borging van de projectresultaten (inclusief beheer van projectresultaten en een advies over monitoring van de voortgang van de doelen in de jaren 2017 e.v.). 2 Om de uitkomsten van landelijke pilots te borgen zal begeleiding van de implementatie bij de regionale netwerken nodig zijn. Daar dient rekening mee te worden gehouden. 5/6
Begroting Voor uitvoering van projectactiviteiten is onderstaande begroting en financieringsvoorstel opgenomen. Nadrukkelijk wordt opgemerkt dat de kosten voor uitvoering van de acties uit de actieplannen worden meegenomen in actieplannen zelf. Bij de financiering daarvan moet rekening worden gehouden met de eigen verantwoordelijkheden en daarmee lopende begrotingen. Ook moeten daarbij de mogelijkheden van lopende projecten, subsidies et cetera zo veel mogelijk worden benut. Kostenpost Toelichting Raming kosten 2015 Raming kosten 2016 Financieringsvoorstel* Kosten projectorganisatie Twee projectleiders: Rijk en regio s (1 dag p. mnd) Uitvoerend projectleider (2 dagen p. wk) Projectsecretaris (2 dagen p. wk) Deskundigen VR, Rijk, vitale bedrijven, kennispartners (0,5 dag p. wk) Financieel adviseur (1 dag p. mnd, fase 2) Communicatie adviseur (1 dag p. mnd) - - Projectleiders om niet ter beschikking gesteld door VRR (Arjen Littooij) en V&J (Marcel van Eck) 73.000 73.000 Uitvoerend projectleider wordt door Veiligheidsregio s /IFV geleverd - - Projectsecretaris wordt door min V&J geleverd om niet - - Deskundigen veiligheidsregio s, Rijk, vitale bedrijven, kennispartners om niet - - Veiligheidsregio s/ifv levert inzet financieel adviseur om niet - - Veiligheidsregio s/ifv levert inzet communicatieadviseur om niet Kosten overleg en verblijf Vergaderruimten - - Gebruik maken van locaties en faciliteiten in veiligheidsregio s, IFV etc. Startbijeenkomst projectorganisatie Toetsbijeenkomst veiligheidsregio s vitale partners en departementen (fase 2) Werkbudget Communicatie Verblijfskosten (2 dagen) Locatiekosten, meerdere workshops met procesbegeleiders, flyers, programma en beeldmateriaal. Kleine repro- en printkosten, nieuwsbrieven etc. 10.000,- - Veiligheidsregio s / IFV - 40.000,- Veiligheidsregio s / IFV / V&J 10.000,- 10.000,- Veiligheidsregio s / IFV Totale kosten 93.000,- 123.000,- * De organisaties dienen eventuele kosten voor 2015 en 2016 zelf in de eigen begroting op te nemen. 6/6