Inkoop- en aanbestedingbeleid Gemeente Moerdijk Maart 2014 Opgesteld door: Ico Goedhart (Afdelingsmanager RBOR) Arno van Waesberghe (Teamhoofd FPJ) Daniëlle Zeeman (Procesbegeleider inkoop) 1
Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Managementsamenvatting... 3 1.1 Algemeen... 4 1.2 Doel Inkoop- en Aanbestedingsbeleid... 4 Gemeentelijke doelstellingen... 4 Hoofdstuk 2 Juridische kaders... 6 2.1 Wet- en regelgeving naleven... 6 2.2 Basisbeginselen nastreven... 6 2.3 Inkoop- en Aanbestedingsbeleid uitvoeren... 7 2.4 Doorleggen verantwoording irt inkoop- en aanbestedingsbeleid... 7 Hoofdstuk 3 Ideële en ethische kaders... 8 3.1 Maatschappelijk verantwoord ondernemen... 8 3.1.1 Duurzaam inkopen... 8 3.2 Integriteitseisen... 9 3.2.1 Integriteiteisen aan bestuurders en ambtenaren... 9 3.2.2 Integriteiteisen aan opdrachtnemers... 9 3.3 Mogelijkheid tot afwijken... 10 Hoofdstuk 4 Economische kaders... 11 4.1 Lokale ondernemers... 11 Hoofdstuk 5 Organisatorische kaders... 12 5.1 Inkoopsynergie... 12 5.2 Rolverdeling en verantwoordelijkheden... 12 5.3 Hanteren van standaard werkwijze... 12 5.4 Bepalen van de inkoop procedure... 13 5.5 Inhuur derden... 13 2
Managementsamenvatting Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid beschrijft op transparante wijze hoe gemeente Moerdijk de doelstellingen op inkoop- en aanbestedingsgebied, te weten rechtmatig en doelmatig handelen, verwezenlijkt en op welke manier zij inkooptaken uitvoert. Met het ontwikkelen en implementeren van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid streeft de gemeente naar verdere professionalisering van haar inkoopfunctie. De gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren: 1. Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed; 2. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn; 3. Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs-kwaliteit verhouding; 4. Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de Gemeente; 5. De gemeente stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor ondernemers voorop; 6. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente. Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Ten opzichte van het voorgaande Inkoop- en aanbestedingsbeleid (2009), zijn de belangrijkste wijzigingen: - Meer aandacht voor toepassing van actuele onderwerpen als duurzaamheid en Social Return; - Aanpassing van het beleid onder de drempel voor Europees aanbesteden. Hierbij is nadrukkelijker rekening gehouden met doelmatigheid. De kosten van de te volgen procedure moeten in verhouding liggen met de waarde van de opdracht; - Aansluiting bij het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de regiogemeenten. Bij het opstellen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is daar waar mogelijk rekening gehouden met actuele ontwikkelingen aangaande de Nationale en Europese wet- en regelgeving. 3
Hoofdstuk 1 Inleiding 1.1 Algemeen Voor de gemeente is het belangrijk om aandacht te besteden aan de (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingsbeleid in het licht van de doelmatigheid, rechtmatigheid, integriteit en duurzaamheid. Een professioneel Inkoop- en aanbestedingsbeleid helpt ons om een doelmatig inkoper te zijn. Het draagt niet alleen bij aan mogelijke besparingen, maar geeft tevens zichtbare verbeteringen van de kwaliteit van opdrachten. Denk daarbij ook aan efficiënte en innovatieve oplossingen. In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het Inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop in de gemeente Moerdijk. Daarbij leeft zij een aantal centrale doelstellingen na. Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de Inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. In het Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt de vraag beantwoord wat de gemeente belangrijk vindt op het gebied van inkoop. Daarnaast gaan we bij het inkopen van leveringen, diensten en werken uit van: Juridische kaders: hoe gaat de gemeente om met de relevante regelgeving? (zie verder hoofdstuk 2); Ethische en ideële kaders: hoe gaat de gemeente om met de maatschappij en het milieu in haar Inkoopproces? (zie verder hoofdstuk 3); Organisatorische kaders: hoe koopt de gemeente in? (zie verder hoofdstuk 4). Dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid is van toepassing op het complete spectrum van leveringen, diensten en werken Er zijn meerdere definities van inkoop denkbaar, echter de omschrijving die het werkveld van inkoop het best benadert is de definitie: alles waar een externe factuur tegenover staat. De gemeente Moerdijk is daarbij de inkoper waarbij de gemeente wettelijk als één geheel wordt gezien. 1.2 Doel Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Gemeentelijke doelstellingen De gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren: a. Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. De gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en de inzet van de gemeentelijke middelen staan centraal. De gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor bedrijven tot gemeentelijke opdrachten. Tevens biedt de gemeente gelijke kansen aan aanbieders van werken, leveringen en diensten om mee te dingen naar opdrachten. b. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen leveringen, diensten en werken., de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de opdrachtnemer (Contractant) en in wederzijds respect tussen de gemeente en de Contractant. De gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het Inkoopproces. 4
c. Inkopen tegen de optimale (integrale) prijs-kwaliteit verhouding. Bij het inkopen van leveringen, diensten en werken kan de gemeente ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de te verwerven leveringen, diensten en werken speelt een belangrijke rol. d. Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de gemeente. Inkoop moet immers ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de gemeente en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen. e. De gemeente stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor ondernemers voorop. Zowel de gemeente als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het Inkoopproces. De gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt Inkoopproces uit te voeren. De gemeente maakt, in beginsel, gebruik van de uniforme eigen verklaring. Eventuele bewijsstukken dienen pas bij voorlopige gunning te worden overlegd. f. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente. Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken,uitgewerkt. 5
Hoofdstuk 2 Juridische kaders De volgende juridische beleidsuitgangspunten gelden ten aanzien van inkoop: - het naleven van de wet- en regelgeving; - het toepassen van basisbeginselen; - de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid; 2.1 Wet- en regelgeving naleven Het is vanzelfsprekend dat de gemeente Moerdijk bij inkoop voldoet aan de geldende wet- en regelgeving op dit gebied. Dit is uiteraard aan verandering onderhevig. Op het moment van opstellen van dit beleid bestaat de belangrijkste wet- en regelgeving uit: Supranationaal recht: - Richtlijn 2004/17/EG - Richtlijn 2004/18/EG Nationaal recht: - Aanbestedingswet 2012 - Gids proportionaliteit - Overeenkomstenrecht, Burgerlijk Wetboek - Algemene wet bestuursrecht - ARW 2012 (bij werken indien openbaar of Europees aanbesteed) Regels gemeente Moerdijk: - Handboek Inkoop- en aanbesteding gemeente Moerdijk De gemeente Moerdijk en of een van haar organen kan als publiekrechtelijk orgaan optreden in een inkoopprocedure maar ook als privaatrechtelijke rechtspersoon. In beide gevallen is de gemeente Moerdijk gehouden zich te gedragen conform de Algemene Beginselen van Behoorlijk Bestuur zoals opgenomen in de Algemene wet bestuursrecht. Het college van B&W dient zorg te dragen voor het vastleggen van de interne regels met betrekking tot de inkoop- en aanbesteding van leveringen, diensten en werken in een gemeentelijk besluit inkoop- en aanbestedingsbeleid. De activiteiten binnen het inkoopproces dienen in overeenstemming te zijn met de geldende (nationale en Europese) wet- en regelgeving in het kader van de na te streven rechtmatigheid (artikel 212 Gemeentewet). Het verwerken van wijzigingen in van toepassing zijnde wet- en regelgeving (zoals aanpassing van Europese drempelbedragen of specifieke voorschriften bij procedures), kan zonder nadere besluitvorming per direct worden doorgevoerd. Wet- en regelgeving dient namelijk altijd gevolgd te worden ongeacht het gemeentelijke inkoopbeleid. 2.2 Basisbeginselen nastreven De grondbeginselen van de Europese aanbestedingsrichtlijn zijn transparantie, objectivieit en nondiscriminatie. Voor de Nationale Aanbestedingswet wordt daar proportionaliteit aan toegevoegd. Deze grondbeginselen hanteert de gemeente Moerdijk voor alle inkopen en aanbestedingen. Hiermee onderstreept ze het belang van openbare controle op bestuurlijke en ambtelijke integriteit, en de doelmatige besteding van publieke gelden. Een belangrijke randvoorwaarde is dat de inspanning die noodzakelijk is om aan deze grondbeginselen te kunnen voldoen, past bij de grootte van de inkopen. 6
Basisbeginselen: - Objectiviteit (integriteit): de beslissingen in de verschillende fasen van het inkoopproces zijn uitsluitend zakelijk gemotiveerd. Er mag geen verstrengeling zijn met persoonlijke motieven van de beslisser; - Transparantie: ofwel het openbaarheidsbeginsel dat inhoudt dat een overheidsopdrachtgever zoveel mogelijk openbaarheid betracht bij het uitvoeren van zijn aanbestedingsprocedure en wordt zowel vooraf gegeven als achteraf in de vorm van verantwoording. Alle beslissingen in het inkoopproces en de bijbehorende motivering moeten controleerbaar zijn; - Non-discriminatie: ook wel het gelijkheidsbeginsel genoemd. Iedere mededingende onderneming krijgt in beginsel een gelijke kans voor de gunning van de opdracht. Hiermee vormt de overheid een waarborg voor willekeur; - Proportionaliteit: de kern van dit beginsel wordt gevormd door het idee, dat de eisen en wensen op een dusdanige wijze gesteld worden, dat deze in verhouding staan tot de te vergeven opdracht. 2.3 Inkoop- en Aanbestedingsbeleid uitvoeren Om het in de praktijk gemakkelijk te maken aan de twee bovengenoemde uitgangspunten, naleven wet- en regelgeving en naleven basisbeginselen, te kunnen voldoen is voor aanbestedingen (zowel boven als onder de drempel voor Europees aanbesteden) een Handboek Inkoop- en aanbesteding opgesteld. Hierin worden handvatten en richtlijnen gegeven voor de inrichting van de (Europese) aanbestedingsprocedures (inkoop- en aanbestedingsregels). Het geeft handvatten en richtlijnen die de transparantie, objectiviteit en non-discriminatie bij aanbestedingen onder de Europese aanbestedingsdrempel borgen, rekening houdend met de omvang van de inkopen. 2.4 Doorleggen verantwoording irt inkoop- en aanbestedingsbeleid Indien de besteding van gemeenschapsgeld dan wel de realisatie van publieke functies door de gemeente wordt overgedragen aan derden gelden de volgende uitgangspunten: Indien een derde partij in het kader van de nationale of Europese wetgeving valt onder de definitie aanbestedende dienst dient deze de nationale en Europese aanbestedingswetgeving onverkort toe te passen. Indien de derde partij niet onder de definitie van aanbestedende dienst valt kan het college besluiten dat deze partij de nationale en Europese aanbestedingswetgeving toch onverkort toe moet passen. In beide gevallen worden de specifieke regels uit het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid niet van toepassing verklaard. 7
Hoofdstuk 3 Ideële en ethische kaders Zowel de overheid als de maatschappij legt de laatste jaren in toenemende mate druk op ondernemers in het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). Centraal daarin staat de verantwoorde balans tussen de zorg voor het welzijn van de mensen (People), de ecologische kwaliteit (Planet) en de economische welvaart (Profit). Daarnaast speelt ook de integriteit vanuit de gemeentelijke organisatie een belangrijke rol. Op het ethische en ideële vlak vormen de volgende aspecten onderdeel van het beleid: Maatschappelijk verantwoord ondernemen en Duurzaam inkopen zijn in het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van de gemeente geïntegreerd. Bij aanbestedingen, raam- en afroepcontracten wordt hier expliciet aandacht aan gegeven. Beleid aangaande lokale ondernemers; De integriteitseisen en beginselen van behoorlijk bestuur (waaronder openbaarheid, objectiviteit en zorgvuldigheid) zijn van toepassing. 3.1 Maatschappelijk verantwoord ondernemen Aan ondernemers worden naast duurzaamheidseisen ook maatschappelijke eisen gesteld. Deze hebben betrekking op de rol van de ondernemer als werkgever. De gemeente bekijkt onder andere of ondernemers zich houden aan de gangbare normen en waarden op het gebied van onder andere arbeidsvoorwaarden en milieu wet- en regelgeving. Ook de integriteit van de ondernemer wordt meegewogen in het aanbestedingsproces. Bij opdrachten die zich daarvoor lenen wordt ook bezien of de inzet mogelijk is van stagiairs en/of trainees. 3.1.1 Duurzaam inkopen De gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Derhalve streeft zij er naar om vanaf 2015 100% duurzaam in te kopen. Duurzaam Inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het Inkoopproces. Het Ministerie van Infrastructuur & Milieu heeft voor een aantal productgroepen duurzaamheidseisen laten ontwikkelen. Deze criteria worden gepubliceerd via Pianoo De doelstelling van 100% duurzaam inkopen betekent dat bij 100% van het totale bedrag, dat wordt besteed aan producten en diensten uit productgroepen waarvoor duurzaamheidseisen beschikbaar zijn, wordt voldaan aan deze eisen. Daarbij is het van belang om in alle fasen van een Inkoopproces op zoek te gaan naar kansen op duurzame, innovatieve oplossingen. Zo mogelijk en gewenst in samenspraak. a. Bij Inkopen neemt de gemeente milieuaspecten in acht. De gemeente houdt bij haar inkopen waar mogelijk rekening met milieueisen die betrekking hebben op het effect van het product of dienst op onze leefomgeving. Denk hierbij aan CO2-uitstoot, afval en milieuvervuilende bestanddelen van een product of productieproces. Daarbij wordt bij het toepassen van milieueisen niet alleen gelet op het product of de dienst zelf, maar ook op de totale levenscyclus van het product of de dienst. Dit komt onder andere tot uitdrukking door het volgende: Bij de product- en marktanalyse inventariseert de gemeente welke leveringen, diensten of werken op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden; In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden duurzaamheidscriteria opgenomen. Op http://www.pianoo.nl/duurzaaminkopen/productgroepen zijn voor verschillende productgroepen zogenaamde duurzaamheidscriteria te vinden, welke door AgentschapNL zijn opgesteld. Het CROW (nationaal kennisplatform voor infrastructuur, verkeer, vervoer en openbare ruimte) heeft de duurzaamheidscriteria die betrekking hebben op de GWW-sector geschikt gemaakt voor toepassing in RAW-bestekken door middel van het opstellen van de RAW-Catalogus Bepalingen Duurzaam Inkopen ; De gemeente zal de aangeboden duurzame oplossingen monitoren. Op deze wijze kan zij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie. 8
b. Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats. Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsreïntegratie, arbeidsomstandigheden en social return. De gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig de participatie van arbeidsgehandicapten in het arbeidsproces. Social return on investment (Sroi) staat voor het gebruikmaken van de rol van opdrachtgever/ subsidiegever door de gemeente om sociale doelstellingen te verwezenlijken, zoals het creëren van werkplekken voor (laagopgeleide) werklozen en leerlingen. De gemeente spant zich in voor het bieden van werkgelegenheid aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt door daar waar mogelijk en gewenst invloed uit te oefenen middels Inkoop en Aanbesteding op de bedrijfsvoering van de te contracteren Ondernemer. De gemeente zet deze Ondernemer aan tot het aanbieden van (leerwerk)stages en/of het in dienst nemen van mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt en/of jongeren. Uitgangspunt is dat Sroi wordt toegepast in alle aanbestedingstrajecten, die hier redelijkerwijs geschikt voor zijn. De opdrachtnemer conformeert zich door in te schrijven op een Aanbesteding, aan het realiseren van bepaalde resultaten op basis van sociale besteksvoorwaarden. Sroi maakt daarmee onderdeel uit van de contractvoorwaarden. Deze werkwijze geeft mede invulling aan de uit de aanbestedingswet 2012 voortvloeiende verplichting om te streven naar een realisatie van maximale maatschappelijke waarde. Er zijn legio mogelijkheden om invulling te geven aan Sroi. Naast het sociale maatschappelijke rendement wordt ook aandacht geschonken aan het economisch rendement, door voldoende rekening te houden met de bedrijfsvoering van de Ondernemers. De gemeente past Sroi, waar mogelijk, dan ook in de meest brede zin toe Uitzondering op de toepassing van het inkoopbeleid zijn WVS en WGP. Daarnaast worden leveringen, diensten en werken geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, nietbetaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen. 3.2 Integriteitseisen 3.2.1 Integriteiteisen aan bestuurders en ambtenaren Alle inkopen van de gemeente Moerdijk worden op objectieve, transparante en niet- discriminerende wijze uitgevoerd. Bestuurders en ambtenaren dienen een zakelijke relatie te onderhouden met de opdrachtnemer en moeten te allen tijde integer zijn. Alle medewerkers dienen zich daarom te houden aan de Gedragscode voor ambtenaren bij de gemeente Moerdijk die sinds augustus 2006 van kracht is. Hierin staan onder meer regels met betrekking tot integriteit. Integriteit houdt in dat iedereen die werkzaamheden verricht in dienst van de gemeente zich ervan bewust is dat hij of zij, ieder in de eigen functie, een grote publieke instelling vertegenwoordigt die het algemeen belang van velen moet behartigen. Dat vraagt dat je je werk verricht op een professionele, verantwoorde en zorgvuldige manier, met aandacht voor dienstbaarheid en de vereiste vertrouwelijkheid. 3.2.2 Integriteiteisen aan opdrachtnemers De gemeente Moerdijk stelt tevens eisen op het gebied van integriteit aan ondernemers. Deze dienen betrouwbaar te zijn en zich niet bezig te houden met criminele activiteiten. Op het moment dat hier niet aan wordt voldaan, wordt men uitgesloten als (mogelijke) opdrachtnemer. 9
3.3 Mogelijkheid tot afwijken De aanbestedingswet is voor een groot deel gebaseerd op comply or explain. Dit houdt in dat de regels van de wet en de uitgangspunten uit de gids proportionaliteit gevolgd worden. Indien er voor gekozen wordt af te wijken van de gids Proprotionaliteit wordt uitgelegd waarom dit in een specifiek geval gedaan wordt. Deze methodiek geldt ook voor de eigen regels die we in dit inkoopbeleid opnemen. Op basis van de uitleg (in de vorm van een advies) kan de directeur Bedrijfsvoering en Dienstverlening besluiten om af te wijken van ons inkoopbeleid of de voorgeschreven regels in de gids Proportionaliteit. Hier dient een gegronde reden voor te zijn en er is geen andere mogelijkheid voorhanden, dan een besluit tot afwijking van het inkoopbeleid. 10
Hoofdstuk 4 Economische kaders 4.1 Lokale ondernemers De gemeente is een belangrijke opdrachtgever voor het bedrijfsleven. De gemeente Moerdijk zal bewust met het belang van het MKB en de lokale en regionale ondernemers omgaan bij aanbestedingen. Voor het MKB kan de gemeente dit doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, De gemeente investeert al veel in opdrachtverlening aan lokale en regionale ondernemingen en wil dit binnen de grenzen van wet- en regelgeving ook blijven doen. Met de regio wordt bedoeld het samenwerkingsverband van de 19 gemeenten West-Brabant. Tot dit samenwerkingsverband behoren de gemeenten: Aalburg, Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Bergen op Zoom, Breda, Drimmelen, Etten-Leur, Geertruidenberg, Halderberge, Moerdijk, Oosterhout, Roosendaal, Rucphen, Steenbergen, Tholen, Werkendam, Woudrichem, Woensdrecht en Zundert. Indien er geschikte partijen beschikbaar zijn, zullen voor een meervoudig onderhandse aanbesteding minimaal 2 lokale partijen uitgenodigd worden om offerte uit te brengen. Om hieraan te voldoen wordt met bepaling van de procedure, daar waar mogelijk, rekening gehouden met de bedrijfsgrootte van de lokale ondernemers. Voor een enkelvoudige onderhandse aanbesteding, als beschreven onder 5.4. van deze aanbestedingsnota, zal aan één ondernemer een offerte aangevraagd worden, waarbij er naar gestreefd wordt dat, als er in de eigen gemeente een geschikte partij is, deze uit de eigen gemeente afkomstig zal zijn. Om hieraan te voldoen, zal met de bepaling van de procedure, daar waar mogelijk rekening worden gehouden met de bedrijfsgrootte van de lokale ondernemer Omdat non-discriminatie een van de grondbeginselen is van de Europese richtlijn voor inkopen & aanbesteden mag het geen beleid zijn om alleen lokale ondernemers uit te nodigen. 11
Hoofdstuk 5 Organisatorische kaders 5.1 Inkoopsynergie De gemeente Moerdijk maakt gebruik van de diensten van de Stichting Inkoop West-Brabant (SIW). Deze stichting levert de gemeente de afgesproken inkoopcapaciteit (kennis en uren). Daarnaast wordt door deze stichting ieder jaar een aantal gezamenlijke inkooptrajecten geïnitieerd. Voor de gezamenlijke trajecten hanteert de stichting vastgestelde spelregels. Naast de gezamenlijke trajecten kent het SIW regionale trajecten. Dit zijn trajecten waar meerdere gemeenten aan deelnemen maar die niet aan de spelregels voldoen. Voor de gezamenlijke trajecten wordt vooraf capaciteit gereserveerd en betaald. Voor deze trajecten geldt dan ook dat we meedoen tenzij. De tenzij valt onder de comply or explain zoals beschreven in paragraaf 3.4. Voor de regionale trajecten geldt dat de budgethouder besluit over de deelname. 5.2 Rolverdeling en verantwoordelijkheden In deze paragraaf worden de belangrijkste uitgangspunten beschreven. Voor verdere detaillering wordt verwezen naar het handboek inkoop en aanbesteding waarin de taken, verantwoordelijkheden en ieders rollen verder worden uitgewerkt. Taakverdeling, bevoegdheden en verantwoordelijkheden De budgethouder is integraal verantwoordelijk voor het inkoopproces. Belangrijk aandachtsgebied voor de budgethouder in deze is de rechtmatigheid van zijn inkooptrajecten. Om de rechtmatigheid van de inkooptrajecten te borgen kan de budgethouder voor inkooptrajecten gebruik maken van het advies van de inkoopadviseur van de afdeling bedrijfsvoering. De budgethouder bepaalt Hoe, Wat en Waar er ingekocht wordt. De inkoopadviseurs van de afdeling bedrijfsvoering worden ingehuurd van de Stichting Inkoopbureau West-Brabant. De verantwoordelijkheid voor het inkoopadvies en daarmee ook de functionele aansturing ligt bij het betreffende teamhoofd. De directeur Bedrijf en Dienstverlening is conform de mandaatregeling bevoegd afwijkingen van dit inkoopbeleid te accorderen conform het gestelde in paragraaf 3.4. 5.3 Hanteren van standaard werkwijze Aangezien een groot deel van de inkoopactiviteiten in het kader van integraal management decentraal belegd is, kiest de gemeente ervoor een Handboek Inkoop- en aanbesteding te gebruiken. Dit handboek geeft de budgethouder handvatten om conform de regels van de wet en dit beleid in te kopen Het maakt geen deel uit van de controle die de accountant in het kader van de jaarrekening uitvoert. De standaard documenten kunnen ook worden gebruikt om de professionele werkwijze borgen. Met behulp van deze standaardformulieren streeft de gemeente er naar om een constante kwaliteit richting de markt uit te stralen. Ten slotte maakt het hanteren van standaardwerkwijzen het mogelijk om inkoopinformatie op een eenduidige manier te registreren én te rapporteren. Hierdoor is de gemeente Moerdijk in staat om te allen tijde volledige duidelijkheid te geven met betrekking tot de door haar bestede middelen. 12
5.4 Bepalen van de inkoop procedure De Aanbestedingswet en de Gids Proportionaliteit schrijven voor dat voor elke inkoop een procedure moet worden gevolgd die proportioneel is. Dit houdt in dat niet enkel de opdrachtwaarde hiervoor bepalend is, maar dat rekening gehouden is met de in Voorschrift 3.4A van de Gids Proportionaliteit genoemde aspecten: De omvang van de opdracht; De transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers; Het aantal potentiële inschrijvers; Het gewenste eindresultaat; De complexiteit van de opdracht; Type opdracht en het karakter van de markt. Voor leveringen en diensten wordt voor opdrachten onder Eur 25.000,- en voor werken onder Eur 100.000,-, de enkelvoudige onderhandse procedure altijd proportioneel geacht. Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag De Gemeente vraagt aan één ondernemer een offerte. Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag De Gemeente vraagt, indien mogelijk, ten minste aan drie ondernemers en ten hoogste aan vijf ondernemers een offerte. Nationaal aanbesteden Onder de (Europese) drempelbedragen zal de gemeente opdrachten voor werken vanaf Eur 400.000,- nationaal aanbesteden. De gemeente zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen. Europees aanbesteden Boven de (Europese) drempelbedragen zal de gemeente volledig de wetgeving naleven. 5.5 Inhuur derden Voor inhuur derden wordt gebruik gemaakt van het systeem Flexwestbrabant.nl. Middels dit systeem wordt iedere inhuuropdracht in een openbare aanbesteding ingevuld. De volledige opdracht en het dossier zijn onderdeel van dit systeem. Uitzondering op de inzet van flexwestbrabant is de collegiale detachering (detachering vanuit een andere gemeente) en de detachering / inhuur van medewerkers vanuit onze verbonden partijen. (Voorbeelden hiervan zijn de WVS, OMWB en het SIW.) 13