FEDERALE POLITIE Directie van de Materiële Middelen Directie van de Aankoopdienst Fritz Toussaintstraat 8 1050 BRUSSEL Telefoon: (02)642 66 06 Fax: (02)642 66 04 ALGEMENE BOEKHOUDKUNDIGE CLAUSULE TOEPASSELIJK OP DE CONTROLE VAN DE PRIJZEN EN VAN DE FACTOREN VAN FINANCIELE AARD INZAKE DE OPDRACHTEN VAN DE FEDERALE POLITIE 1 Sectie 1 - algemeen 1.1 Deze boekhoudkundige clausule heeft tot doel het voorwerp en de modaliteiten van de controle van de prijzen en van de factoren van financiële aard van een ontwerp van contract of van een contract juist te bepalen. Deze clausule is toepasselijk van zodra ze vermeld staat in het bestek, in de documenten die het vervangen en/of in het contract. 1.2 Wetgeving 1.2.1 De prijzencontrole wordt uitgevoerd bij toepassing van artikel 88 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies van openbare werken. 1.2.2 De controle van de prijsherzieningsformule wordt uitgevoerd op grond van artikel 57 van de wet van 30 maart 1976 betreffende de economische herstelmaatregelen en van artikel 13 van de algemene aannemingsvoorwaarden van de overheidsopdrachten van werken, leveringen en diensten en de concessies van openbare werken (koninklijk besluit van 26 september 1996). 1.2.3 Bij elke controle van de prijzen of van de prijsherzieningsformule worden alle elementen van financiële aard (sociale en fiscale wetgeving, voorschotten, borgstelling, enz...) die de controle beïnvloeden, in aanmerking genomen. 1.3 De draagwijdte van artikel 88 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 kan ontleed worden volgens hierna vermelde onderscheidingen: 1.3.1 Verplichtingen tot het verstrekken van inlichtingen vanwege de inschrijver De inschrijvers moeten in de volgende gevallen, vóór het gunnen van de opdracht, alle nodige inlichtingen verstrekken om het onderzoek van de prijzen mogelijk te maken: 1.3.1.1 in de gevallen van onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking uitgezonderd voor courante leveringen of voor opdrachten lager dan 67.000 EUR (zonder BTW).
ALGEMENE BOEKHOUDKUNDIGE CLAUSULE FEDERALE POLITIE Pagina 2 1.3.1.2 ongeacht de gunningswijze wanneer op grond van artikel 7, paragraaf 2 van de wet van 24 december 1993 de opdracht zonder forfaitaire prijsbepaling wordt gegund: - op grond van werkelijke uitgaven; - eerst tegen voorlopige prijzen en vervolgens tegen forfaitaire prijs, zodra de voorwaarden van de opdracht goed gekend zijn; - hetzij deels op grond van werkelijke uitgaven, deels tegen forfaitaire prijzen. 1.3.2 De verplichting dient te worden voorgeschreven in het bestek In alle andere gevallen kan het bestek bepalen dat de inschrijvers vóór de gunning van de opdracht, alle inlichtingen moeten verstrekken om de aanbestedende overheid in staat te stellen de aangeboden prijzen te onderzoeken. Het onderzoek van de prijzen kan alle mogelijke verificaties van de boekhoudkundige stukken en onderzoeken ter plaatse door de daartoe aangewezen ambtenaren van de aanbestedende overheid inhouden. Artikel 88, paragraaf 3 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 voorziet tevens dat de ingewonnen inlichtingen door de aanbestedende overheid niet voor andere doeleinden mogen gebruikt worden. 2 Sectie 2 - opmaken van de kostenraming - verificatie van de boekhoudkundige stukken en controle ter plaatse 2.1 Eén exemplaar van de kostenraming moet bij elk exemplaar van de inschrijving gevoegd worden. In geval de inschrijving wordt verdeeld in verschillende offerten (bijvoorbeeld : technische offerte, prijsofferte) moet de kostenraming bij de prijsofferte gevoegd worden. 2.2 Opmaken van de kostenraming voor de ondernemingen van industriële aard 2.2.1 De prijzen mogen de ambtshalve afgewezen kosten opgesomd in de Sectie 3 hierna genoemd, "Kosten en lasten die niet in aanmerking mogen genomen worden" niet bevatten. 2.2.2 De kostenraming vermeldt voor elk geheel en ondergeheel de aanduiding en de raming van: 2.2.2.1 De hoeveelheden, gewichten of volumes en eenheidsprijzen van de te gebruiken stoffen en producten. 2.2.2.2 De werkelijke duur van de rechtstreekse werkuren en de overeenstemmende kosten. 2.2.2.3 De speciale aanvangslasten (studies, fabricage van specifieke werktuigen, enz...). 2.2.2.4 De op de opdracht aan te rekenen lasten (algemene onkosten, algemene afdelingskosten, afschrijvingen, speciale risico's, enz...). 2.2.2.5 De toegevoegde marge. 2.2.2.6 De opgave, met bedragen, van de ambtshalve afgewezen kosten bij toepassing van artikel 2.a. hiervoor. N.B.: - De eventuele op de opdracht aan te rekenen kosten aangaande de rubrieken 2.2.2.1 tot 2.2.2.4 hiervoor moeten onder de desbetreffende rubriek vermeld worden. - Elke van de hiervoor vermelde rubrieken wordt vervolgens onderscheiden in vaste kosten en veranderlijke kosten. De waarde van de grondstoffen die zullen verwerkt worden in de installaties van de inschrijver (aannemer) moet gescheiden worden van de waarde van de afgewerkte producen die zonder werkelijke omzetting in de levering moeten opgenomen worden. Er zal eveneens een onderscheid gemaakt worden tussen de waarde van de aankopen en deze van de herstellingen die de inschrijver (aannemer) denkt aan onderaannemers toe te vertrouwen (heeft toevertrouwd). 2.2.3 Omschrijving van de rechtstreekse werkuren (directe werkuren) 2.2.3.1 Fabricage werkuren: De lonen en bezoldigingen rechtstreeks in verband met de fabricage mogen enkel omvatten : - de lonen van producerende arbeidskrachten op gebied van fabricage, hand- of machinewerk, die rechtstreeks deelnemen aan een technisch gekwalificeerde bewerking met als resultaat het voorwerp te wijzigen of om te vormen.
ALGEMENE BOEKHOUDKUNDIGE CLAUSULE FEDERALE POLITIE Pagina 3 - de lonen en bezoldigingen voor oppuntstelling en proeven wanneer de overeenstemmende werken rechtstreeks kunnen aangerekend worden op een bepaalde bestelling en ze uitgevoerd worden door een technisch gespecialiseerd personeel dat gewoonlijk met dit werk belast wordt en deel uitmaakt van het personeel dat door de aannemer als productief beschouwd wordt. - de lonen en bezoldigingen voor controle wanneer deze laatste wordt uitgevoerd door de werkman die de fabricage volbrengt (zelfcontrole) of wanneer de controle welbepaald is, ze rechtstreeks op een bestelling wordt aangerekend. Ze moet bovendien worden uitgevoerd door een technisch gespecialiseerd personeel dat gewoonlijk met de controle belast wordt en deel uitmaakt van het personeel dat door de aannemer als productief beschouwd wordt. 2.2.3.2 Werkuren voor studies: De rechtstreekse bezoldigingen voor studies zijn die van de technici van de studiebureau's van wie de werktijd vatbaar is voor aanwending, controleerbaar en werkelijk aanrekenbaar op een bepaalde bestelling is. Wat deze technici betreft, zullen aantekenbladen de tijd vermelden die op iedere bestelling wordt doorgebracht. 2.2.3.3 Opmerking: Er wordt aangenomen dat de uitvoeringstijden van sommige verrichtingen niet kunnen uiteengezet worden in een berekening of een controle van de fabricagetijd (bijvoorbeeld : controle, proeven, schilderwerken,...). Zij kunnen het voorwerp uitmaken van een berekening waarbij een forfaitaire coëfficiënt wordt gebruikt "coëfficiënt van verdeelde rechtstreekse werkuren" genoemd, (x %) dat de fabricagetijden komt verhogen. 2.2.4 Bijzondere kosten die niet in aanmerking mogen worden genomen zonder omstandige rechtvaardiging De speciale kosten betreffende het contract zoals aanvangskosten, opleiding van nieuwe werknemers, kosten bij het einde van het contract, bijzondere risico's, mogen niet in aanmerking genomen worden zonder een omstandige rechtvaardiging van de noodzakelijkheid en de kostprijzen. 2.2.5 De toegevoegde marge, toepasselijk op de kostprijzen, zal maximum 9% bedragen. Die marge dekt: - de financiële lasten; - het algemene risico; - de winst van de aannemer. 2.3 Opmaken van de kostenraming voor de ondernemingen van niet industriële aard 2.3.1 Voor dit soort onderneming mag een vereenvoudigde kostenraming worden ingediend. De voorstellingswijze ervan moet nochtans in staat stellen in de prijsstructuur de door de firma, aan de waarde van de aankopen, toegevoegde waarde te onderscheiden. Onder de door de firma toegevoegde waarde dient inzonderheid verstaan te worden de algemene afdelingskosten en/of de algemene onkosten van de firma, diverse kosten (bijvoorbeeld : verpakking, manutentie, enz...) alsmede de toegevoegde marge. In geval van twijfel mag de inschrijver steeds bijkomende inlichtingen aan de Administratie vragen alvorens zijn inschrijving in te dienen. 2.3.2 De prijzen mogen de ambtshalve afgewezen kosten opgesomd in Sectie 3 hierna, niet bevatten. 2.3.3 De toegevoegde marge zal maximum 9% bedragen. Die marge dekt: - de financiële lasten; - het algemene risico; - de winst van de aannemer. 2.4 Verificatie van de boekhoudkundige stukken en controle ter plaatse: 2.4.1 Wanneer de aanbestedende overheid beslist de verificatie van de boekhoudkundige stukken en de controle ter plaatse uit te voeren bij een inschrijver of aannemer, wordt laatstgenoemde hiervan door de dienst voor prijsbepaling en prijsonderzoek verwittigd.
ALGEMENE BOEKHOUDKUNDIGE CLAUSULE FEDERALE POLITIE Pagina 4 2.4.2 De verificatie van en de controle ter plaatse bestaat in het nazien van de componenten van de kostenraming, zowel technische als boekhoudkundige en financiële uitgaande van de algemene en van de analytische boekhouding van de onderneming. De componenten van de kostenraming die geschat zijn, worden ondermeer gecontroleerd aan de hand van: - de werkelijke boekhoudkundige en technische historische gegevens, en ook de geraamde die normaal op het ogenblik van de controle beschikbaar zijn; - de methode die gevolgd werd om de evolutie van de componenten uitgaande van deze historische gegevens te voorzien; - de factoren van algemene aard aan de hand waarvan de ramingen werden opgemaakt, zoals Planning, Programming en Budgeting die eventueel gebruikt worden, staat van de stocks en de valorisatie ervan, vergelijking met andere gelijksoortige opdrachten, de continuïteit en de samenhang (consistency) in de samenstelling van de prijzen der offerten van de firma, enz... 2.4.3 De componenten van de kostenraming zullen bovendien door de controleoverheden op volgende punten geanalyseerd worden: - de regels voor de verdeling van de onrechtstreekse (indirecte) lasten die worden toegepast volgens de structuur en de bedrijfsvoorwaarden van de firma alsmede het huidige en op gebied van tijd voorziene lastenplan; - de gegevens voor het berekenen van de afschrijving van de installaties of de uitrustingen die voor de uitvoering van de opdracht gebruikt worden; - de boekhouding van de afwijkingen in geval van vooraf geschatte kostprijzen; - de consequente en logische (consistency) toepassing van de boekhoudkundige methoden; - in het algemeen, alle uitleg en rechtvaardigingen aangaande de kosten, de prijzen, de prestaties, de voorraden, de onderaannemingen, enz... 3 Sectie 3 - kosten en lasten die niet in aanmerking mogen worden genomen De onderstaande kosten mogen niet in aanmerking worden genomen bij het opmaken van de kostenraming: Verliezen die voortkomen uit de verkoop of de ruiling van een onderdeel van het actief. Afschrijving of provisie op reeds afgeschreven, verdwenen waarden van het actief of die de waarden van de balans overtreffen. N.B.: Er bestaat geen bezwaar tegen het toepassen van een afschrijvingsmethode waarbij een provisie wordt gevormd om de kosten voor zwaar onderhoud te dragen, voor zover: - het bewijs wordt geleverd dat de kosten voor zwaar onderhoud daarop worden aangerekend, - de omvang van de aldus gevormde provisie in verhouding is met de in overweging te nemen kosten, betrekkelijk stabiel blijft en dus geen verborgen reserve vormt. Het bedrag van de wettelijke borgtochten. Afschrijving van niet gerealiseerde meerwaarden van het actief zoals de stijging van de verkoopwaarde van de grond waarop de installaties zijn gebouwd en die slechts effectief zou worden in geval van verkoop, dus van stopzetten van alle bedrijvigheid. Onstoffelijke afschrijvingen die voortspruiten uit: - kosten voor lopende en/of niet verkochte studies; - fusiekosten; - kosten voor kapitaalverhoging. Provisies voor twijfelachtige schuldvorderingen.
ALGEMENE BOEKHOUDKUNDIGE CLAUSULE FEDERALE POLITIE Pagina 5 Verliezen, geleden of te voorzien op andere opdrachten en provisies om dergelijke verliezen op te slorpen. Belastingen op het inkomen en de winsten van het bedrijf EN/OF van zijn personeel EN/OF van zijn kaders, beheerders en andere. Dividenden, tantièmes, verdeelde winsten en premies en vergoedingen die er de aard van hebben. Premies betreffende levensverzekeringscontracten waarvan de leverancier EN/OF zijn personeel of zijn vertegenwoordigers rechtstreeks of onrechtstreeks rechthebbenden zouden zijn. Kosten voor geschillen en financiële gevolgen van gerechtelijke veroordelingen EN/OF administratieve beslissingen, genomen tegen de inschrijver wegens onwettige activiteiten. Boeten, contractueel opgelopen door de inschrijver jegens de Federale Politie en alle andere medecontracterenden. Commissielonen en gratificaties betreffende het bekomen van of het onderhandelen over een opdracht. Aandeel ten laste van de inschrijver in de kosten van tegenexpertise of werking van verzoeningscomités. Kosten voor het inwinnen van twijfelachtige schuldvorderingen die niet in verband staan met het beoogde contract. Financiële kosten die geen normale werkingskosten zijn (bankkosten, agio's). De financiële lasten van leningen op korte, middellange of lange termijn zijn in de toegevoegde marge begrepen. Kosten voor organisatie en herorganisatie, andere dan die welke onmisbaar zijn voor de uitvoering van het contract in kwestie. Provisies en reserves voor onvoorziene omstandigheden. De bijzondere risico's eigen aan het contract dit wil zeggen het gevaar van verlies dat het bedrijf ingevolge de uitvoering van de prestatie loopt in de diverse sectoren van zijn industriële activiteiten, mogen echter in aanmerking worden genomen binnen de volgende perken: - de verzekeringspremies door het bedrijf betaald om een dergelijk risico te dekken, voor zover het risico niet overdreven wordt gedekt, - of de provisies voor zelfverzekering voor zover het bedrag ervan niet hoger ligt dan de premies die mogen voorzien worden door de buitenorganismen om dezelfde risico's te dekken. Het algemene risico van het bedrijf en de bijzondere risico's andere dan die welke eigen zijn aan het contract, zullen in alle geval worden afgewezen. Kosten voor onderhoud, compensatie van de waardevermindering en alle kosten betreffende de boventallige exploitatiemiddelen. De kosten betreffende de exploitatiemiddelen die een normale depanneerreserve uitmaken, mogen echter wel in aanmerking worden genomen. Kosten voor geschillen en financiële gevolgen van processen, aanhangig gemaakt tussen de inschrijver en één of meer klanten of leveranciers en waarbij de inschrijver werd veroordeeld of zijn eis werd afgewezen. De kosten betreffende processen tussen de inschrijver en de Belgische Staat, waarvoor de inschrijver in het gelijk werd gesteld en die betrekking hebben op het contract in kwestie of op contracten, beëindigd vóór de beslissing, kunnen in aanmerking worden genomen. De kosten voor processen betreffende andere contracten, inzonderheid die gesloten met particulieren, worden beschouwd als aangerekend op de betrokken contracten of ten minste op de betrokken contractanten. Ontvangst- en representatiekosten, behalve die welke voortspruiten uit contacten die onmisbaar zijn om het contract te verwezenlijken, voor zover zij binnen redelijke perken blijven. Behoudens het wel bepaalde geval waarin het bestek de verblijfs- en overnachtingskosten van het personeel van de Administratie ten laste van de leverancie legt, worden die kosten door de aabestedende overheid zelf gedekt jegens zijn personeel en mogen zij dus niet voorkomen in de prijssamenstelling die de leverancier voorlegt.
ALGEMENE BOEKHOUDKUNDIGE CLAUSULE FEDERALE POLITIE Pagina 6 Elke uitzondering op deze regel is verboden, want in dat geval worden dezelfde kosten tweemaal aangerekend. Kosten voor handelsreclame. Kosten voor de verkoop- en distributiediensten van de inschrijver (aannemer) die geen betrekking hebben op het contract. 4 Sectie 4 - prijsherzieningsformule 4.1 Algemeen 4.1.1 Het artikel 13, paragraaf 3 van de algemene aannemingsvoorwaarden regelt de prijsherziening in geval van wijziging in België van de heffingen zoals tol- en accijnsrechten die in de opdracht tussenkomen. De toepassing van de BTW op het bedrag van de opdrachten blijft evenwel onderworpen aan de vigerende wetgeving en reglementering op het ogenblik dat de BTW vorderbaar is. 4.1.2 Het artikel 13, paragraaf 1 voor de opdrachten van werken en paragraaf 2 voor de opdrachten van leveringen en diensten bepaalt dat het contract voorziet of kan voorzien naargelang het geval in de prijsherziening aan de hand van verschillende elementen zoals lonen, sociale lasten, prijzen der grondstoffen en/of materialen-prijzen of de wisselkoersen. 4.1.3 Het artikel 13, paragraaf 4 geeft de berekening van de prijs, vatbaar voor herziening, van de prestaties die tijdens een aan de aannemer te wijten periode van vertraging worden uitgevoerd. 4.1.4 Het artikel 57 van de wet van 30 maart 1976 betreffende de maatregelen voor economisch herstel bepaalt dat: - de prijsherzieningsclausules een structuur moeten opgeven die de werkelijke kostprijzen vertegenwoordigen en berusten op parameters (indices) in verband met deze kostprijzen, - deze herzieningsformules een vast gedeelte van ten minste 20 % moeten bevatten, behoudens afwijking van de Minister van Economische Zaken. 4.1.5 Het artikel 6 van het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 en het artikel 13, paragraaf 5 van de algemene aannemingsvoorwaarden voorzien de controle door de Administratie van het bestaan van een herzieningsformule in de contracten van onderaanneming wanneer het contract dat de leverancier of aannemer aan de Administratie bindt een dergelijke formule bevat. 4.2 Herzieningsclausule - Beginselen 4.2.1 De herzieningsclausule wordt voorzien in het bestek, in de offerteaanvraag of in de documenten die ze vervangen, hetzij uitdrukkelijk, hetzij stilzwijgend, indien naar de algemene aannemingsvoorwaarden verwezen wordt. 4.2.2 Deze herzieningsformule dient door de inschrijver voorgesteld te worden. Zij moet beantwoorden aan de voorschriften van artikel 57 van voornoemde wet van 30 maart 1976, waarbij de prijzen, waarvan de formule de structuur weergeeft, aan de bepalingen van artikel 2.a. van de Sectie 2 van deze clausule moeten beantwoorden. 4.2.3 In geval van de schatting van de totale kostprijs van een aankoop (inzonderheid geval van de programma's) zal de vergelijking van de offerten berusten op de elementen van de door de inschrijver voorgestelde herzieningsformule. 4.2.4 De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor alvorens de aannemer aan te wijzen eventueel aan de hand van de verificatie van de boekhoudkundige stukken en de controle ter plaatse de componenten van de door de inschrijver voorgestelde formule geheel of deels te onderzoeken en de componenten, die onaanvaardbaar worden geacht ingevolge de resultaten van deze controle, te wijzigen. Indien de kennisgeving van de opdracht plaats vindt voordat de resultaten van deze controle gekend zijn, verbindt de aannemer zich ertoe als contractuele herzieningsformule aan te nemen die welke zou vastgesteld zijn wanneer resultaten van de controle zouden gekend zijn.
ALGEMENE BOEKHOUDKUNDIGE CLAUSULE FEDERALE POLITIE Pagina 7 4.2.5 In principe wordt een prijsherzieningsclausule enkel ingelast voor de opdrachten waarvan de uitvoeringstermijn meer dan één jaar duurt. 4.3 Herzieningsclausule - Structuur en componenten 4.3.1 In principe, doen de elementen van een prijsherzieningsformule zich voor als volgt: P = Po (a + b M b + c Mc +... i Mi... + n S ) Mb/o Mc/o Mi/o So 4.3.2 De elementen van deze formule zijn in dit geval : 4.3.2.1 P = herziene prijs (of te factureren); Po = contractuele basisprijs. 4.3.2.2 Coëfficiënten : hun som is gelijk aan 1. a = vaste coëfficiënt. Voor de contracten die onder toepassing vallen van de wet van 30 maart 1976 bedraagt de minimale waarde van deze coëfficiënt 0,20 behoudens afwijking. b, c,... i.. = vaste coëfficiënten toegekend aan ieder der prijselementen die betrekking hebben op de grondstoffen of materialen. N = vaste coëfficiënt toegekend aan het element "lonen + sociale lasten". 4.3.2.3 Indices : Mb/o, Mc/o, Mi/o, So, Mb, Mc, Mi, S : Deze indices vertegenwoordigen een juiste bepaling van de evolutie van de samenstellende kosten van de prijs. De indices M hebben in principe betrekking op de samenstellende delen inzake grondstoffen (materialen) van de prijs, de index S slaat op de lonen en sociale lasten. Deze indices moeten juist bepaald worden en zo mogelijk verwijzen naar officiële publicaties of van officiële aard gepubliceerd door diverse organismen (Ministerie van Economische Zaken, Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid, Ministerie van Openbare Werken, VBO, FABRIMETAL, enz...). 4.3.3 Zowel de keuze van de coëfficiënten als die van de indices moeten zoveel mogelijk beantwoorden aan de werkelijkheid van de kosten. Het spreekt vanzelf dat de vaste coëfficiënt toegekend aan het onveranderlijke deel van de formule de winstmarge bevat. 4.3.4 Leestijd 4.3.4.1 Onder leestijd dient verstaan te worden het ogenblik waarop de waarde van een index wordt vastgesteld door bepaling van een datum of periode. 4.3.4.2 De indices bepaald door de index "/o" zijn de indices die worden gelezen in de publicaties waarnaar de inschrijver (aannemer) zich richt uiterlijk op het ogenblik van het indienen van de offerten. Deze leestijd moet overeenstemmen met het ogenblik waarop de waarde van de elementen voor de prijsvaststelling bij het opmaken van de offerte en die tussenkomen in de voorgestelde herzieningsformule, werd bepaald. 4.3.4.3 De leestijden van de indices M of S, dit wil zeggen die welke dienen om de evolutie te meten van de bestanddelen van de prijs die in de formule voorkomen, zijn deze die overeenstemmen met de datum waarop de kosten met betrekking tot die bestanddelen werden opgelopen. Bijvoorbeeld, indien het ogenblik van de vaststelling van de herziene prijs P wordt bepaald op de datum van aanbieding ter kwalitatieve keuring, zal de leestijd van de indices deze datum zijn min een bepaald aantal maanden overeenstemmend met: - voor de grondstoffen, het ogenblik waarop hun prijs wordt bepaald hetzij door uitgang uit het magazijn (systeem FIFO of LIFO) of het ogenblik waarop de prijs wordt bepaald door een vaste aankoop of door een aankoop op termijn, - voor de lonen, het gemiddelde punt waarop de uren gepresteerd worden. 4.3.4.4 Het spreekt vanzelf dat het verlenen van voorschotten en/of betalingen in mindering de leestijd van deze indices kan beïnvloeden. -----xxxxx-----