Levering, huur en onderhoud van multifunctionals

Levering, huur en onderhoud van multifunctionals Bestek Bestek 2007-IS-3

Bestek: Levering, huur en onderhoud van multifunctionals Opmaak Datum Bestek Versie Pagina( s) Bijlage(n) Danny Vrijsen 7 mei 2007 2007-IS-3 1 30 1 Inhoudsopgave Inhoudsopgave...1 1 Administratief deel...3 1.1 Aanbestedende overheid...3 1.2 Voorwerp van de opdracht...3 1.2.1 Aard van de opdracht...3 1.2.2 Duur van de opdracht (termijnen + aanvang)...3 1.3 Bepalingen toepasselijk op deze opdracht...4 1.3.1 Wetgeving...4 1.3.2 Afwijkingen...4 1.4 Hoedanigheid van de inschrijver...4 1.4.1 Algemene bepalingen...4 1.4.2 Specifieke bepalingen...5 1.5 Modaliteiten van de inschrijving...5 1.5.1 Vorm en inhoud van de offerte...5 1.5.2 Indiening van de inschrijving en opening van prijsvragen...6 1.5.3 Gestanddoeningstermijn...7 1.5.4 Testen...7 1.6 Prijzen en betalingsmodaliteiten...8 1.6.1 Prijsbepaling...8 1.6.2 Prijsherzieningen...9 1.6.3 Betalingsmodaliteiten...9 1.6.4 Borgstelling...9 1.6.5 De vermoedelijke hoeveelheden...9 1.7 Gunningscriteria...9 1.8 Andere specifieke bestekbepalingen...10 1.8.1 Prijs van het dossier...10 1.8.2 Neerlegging en raadpleging van het dossier...10 1.8.3 De elektronische versie van dit document...10 1.8.4 Niet toewijzing van de opdracht...10 1.8.5 Rechtspraak en wetgeving...10 1.9 Uitvoering van de opdracht...10 1.9.1 Taal...10 1.9.2 Documentatieplicht...10 1.9.3 Vertrouwelijkheid van informatie...11 1.9.4 Publiciteit Gebruik als referentie...11 1.9.5 Praktische reglementen van de OVAM...11 1.9.6 Verzekering...11 1.9.7 Licenties...11 1.9.8 Overdracht van rechten en verplichtingen...11 1.9.9 Leveringen...12 1.9.10 Volledige voorlopige oplevering op de plaats van de levering...12 7 mei 2007 Versie 1 Pagina 1 van 30

1.9.11 Definitieve oplevering...12 1.10 Strafbepalingen en boetes...13 1.11 Huurovereenkomst...13 1.11.1 Duur van de huurovereenkomst...13 1.11.2 Verbreking van de huurovereenkomst...13 1.11.3 Weghalen van het materiaal...13 1.11.4 Flexibiliteit van de huurovereenkomst...14 1.12 Onderhoud van het materiaal...14 1.13 Verlies en beschadiging...15 1.14 Afval...15 2 Technisch gedeelte...16 2.1 Context en dienstverlening...16 2.2 Type 1: 1 digitale zwart/wit multifunctional van 70 pag/per minuut...19 2.2.1 Functionaliteit...19 2.3 Type 2: 12 digitale zwart/wit multifunctionals van 50 pag/per minuut...21 2.3.1 Functionaliteit...21 2.4 Type 3: 1 digitale zwart/wit multifunctional van 30 pag/per minuut...24 2.4.1 Functionaliteit...24 2.5 Type 4: 1 digitale kleuren multifunctional van 40 pag/per minuut...26 2.5.1 Functionaliteit...26 2.6 Software...28 2.6.1 Scansoftware...28 2.6.2 Beheersoftware voor gebruikers...28 2.6.3 Software operator centrale toestellen (type 1 & 4)...29 2.6.4 Software voor de lokale beheerder van type 3 toestel...29 2.6.5 Beheersoftware voor operator...29 2.6.6 Beheersoftware voor systeembeheerder...30 2.7 Milieuvriendelijkheid...30 2.8 Veiligheid...30 7 mei 2007 Versie 1 Pagina 2 van 30

1 Administratief deel 1.1 Aanbestedende overheid De aanbestedende overheid is : Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij Afdeling Algemene diensten Stationsstraat 110 2800 Mechelen Tel: 015/284 244 Fax:015/284 239 De leidende ambtenaar is de heer Herman Gobel, afdelingshoofd van de afdeling. Zijn plaatsvervanger is Ben Van den Brande, informaticus en Danny Vrijsen, informaticus. 1.2 Voorwerp van de opdracht 1.2.1 Aard van de opdracht Het betreft een opdracht voor aanneming van leveringen en in ondergeschikte orde van diensten. De opdracht wordt gegund bij algemene offerteaanvraag. Het voorwerp van deze opdracht is de levering, de huur en het onderhoud gedurende 60 maanden van 4 types van:multifunctionele toestellen voor de OVAM: type 1: 1 digitale zwart/wit multifunctional van 70 pag/per minuut, met een capaciteit van 200.000 afdrukken per maand; vermoedelijke hoeveelheid op maandbasis 50.000; type 2: 12 digitale zwart/wit multifunctional van 50 pag/per minuut, met een capaciteit van 80.000 afdrukken per maand; vermoedelijke hoeveelheid op maandbasis 20.000; type 3: 1 digitale zwart/wit multifunctionals van 30 pag/per minuut, met een capaciteit van 30.000 afdrukken per maand; vermoedelijke hoeveelheid op maandbasis 8.000; type 4: 1 digitale kleuren multifunctional van 40 pag/minuut in kleur, met een capaciteit van 40.000 afdrukken per maand; vermoedelijke hoeveelheid op maandbasis 10.000. 1.2.2 Duur van de opdracht (termijnen + aanvang) De termijn voor de uitvoering van de opdracht bedraagt 60 maanden. De termijn gaat in op 1 januari 2008. Op 2 januari 2008 moeten de nieuwe toestellen operationeel zijn. De einddatum van de opdracht is 31 december 2012. De OVAM houdt zich, conform artikel 17, 2, 3, b van de wet van 24.12.1993, uitdrukkelijk het recht om bijkomende bestellingen te plaatsen aan dezelfde voorwaarden. Dit kan gegund worden in verschillende fasen waarbij één of meerdere types voorwerp van de gunning zijn. Voor elk van deze bijkomende bestellingen bedraagt de looptijd eveneens 5 jaar. De bijkomende bestellingen kunnen gebeuren gedurende de volledige duurtijd (60 maanden) van de overeenkomst om een zelfde dienstverlening binnen de organisatie met wijzigende behoeften te garanderen. 7 mei 2007 Versie 1 Pagina 3 van 30

1.3 Bepalingen toepasselijk op deze opdracht 1.3.1 Wetgeving In zover er niet afgeweken wordt van de bepalingen van het bestek dat onderhavige opdracht regelt, zijn op deze opdracht ook van toepassing, de bepalingen en voorwaarden van: De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, zoals herhaaldelijk gewijzigd; Het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, zoals herhaaldelijk gewijzigd; Het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 tot de bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en de bijlagen bij dit besluit, zoals herhaaldelijk gewijzigd; Codex voor het algemeen welzijn op het werk; Het Algemeen Reglement over de Elektrische Installatie (AREI); Het Algemeen Reglement op de Arbeidsbescherming (ARAB); Het onderhavig bijzonder bestek nummer 2007-IS-3 De berichten en terechtwijzende berichten gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen en/of in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen in verband met deze opdracht maken integraal deel uit van de contractuele voorwaarden. De inschrijver wordt geacht hiervan kennis te hebben genomen en er rekening mee te hebben gehouden bij het opmaken van zijn offerte. 1.3.2 Afwijkingen Artikel 81 bis van het KB 1 : Het elektronisch indienen van offertes via het internet (email, ftp) of andere is niet toegestaan gezien momenteel niet kan voldaan worden aan de technische specificaties die vereist zijn. Artikel 5. AAV : Er worden specifieke voorwaarden opgelegd in verband met de vrijgave van de borgtocht. Artikel 20 AAV: Er worden specifieke strafbepalingen opgenomen in punt 1.10 Strafbepalingen en boetes Artikel 66 AAV: Boetes Er worden afwijkende boetes voorzien in punt 1.10 Strafbepalingen en boetes 1.4 Hoedanigheid van de inschrijver 1.4.1 Algemene bepalingen Bij de inschrijving wordt een gedateerde en ondertekende verklaring op eer bijgevoegd waarin de inschrijver bevestigt: 1. zich niet te bevinden in één van de gevallen zoals genoemd in artikel 43 van dit KB; 2. over voldoende economische en financiële draagkracht te beschikken voor deze opdracht. 7 mei 2007 Versie 1 Pagina 4 van 30

Deze gegevens kunnen door de opdrachtgevende overheid bij de bevoegde instanties geverifieerd worden in het kader van deze offerte. 1.4.2 Specifieke bepalingen Bij de inschrijving worden volgende documenten gevoegd: 1. Lijst met 10 referenties voor gelijklopende opdrachten gedurende de afgelopen 3 jaar voorzien van het bedrag, de datum, de naam van de firma of instantie en zijn/haar contactpersoon. 2. Het aantonen van relevante ervaring (gelijkaardige opdrachten) om te werken met overheidsinstanties.(minimum 5 overheidsreferenties) 3. Flexibiliteit van personeel in functie van de service en de levering (inzetbaarheid tijdens kerstverlof) 4. De inschrijver dient te beschikken over een postadres in België 1.5 Modaliteiten van de inschrijving 1.5.1 Vorm en inhoud van de offerte Inschrijvingsbiljet Voor het opmaken van zijn offerte maakt de inschrijver gebruik van het bij het bijzonder bestek gevoegde inschrijvingsbiljet. Het inschrijvingsbiljet heeft betrekking op de totaliteit van de opdracht. Het inschrijvingsbiljet en alle aanvullende essentiële stukken dienen in het Nederlands opgesteld te zijn. De inschrijver verbindt er zich toe voor alle betrekkingen met de aanbestedende overheid in woord en geschrift het Nederlands te gebruiken. Het inschrijvingsbiljet en elk van de bijlagen dienen op straffe van nietigheid door de inschrijver ondertekend te zijn. De inschrijver voegt hierbij een machtiging dat de perso(o)n(en) die de inschrijving onderteken(t)(en) de onderneming(en) geldig kan (kunnen) verbinden. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend zijn. Elke inschrijving die op een ander document is opgemaakt, valt onder de volledige verantwoordelijkheid van de inschrijver die op straffe van volstrekte nietigheid bovenaan op zijn document volgende formule moet vermelden: Ik ondergetekende... verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermeldingen op het door de aanbestedende overheid verstrekte inschrijvingsbiljet en neem daartoe de volledige verantwoordelijkheid op mij. Iedere vermelding die strijdig is met het door de aanbestedende overheid vastgestelde model moet als niet geschreven worden beschouwd met uitzondering van de eventuele aangevulde leemten die op de laatste bladzijden van mijn documenten zijn vermeld. 1.5.1.1 Documenten toe te voegen aan het inschrijvingsbiljet : De inschrijvers voegen de volgende stukken in de Nederlandse taal, gedagtekend en door hen ondertekend bij hun bieding toe : 7 mei 2007 Versie 1 Pagina 5 van 30

A. Op straffe van nietigheid van hun inschrijving : 1. een behoorlijk ingevuld (dit is. zonder aangebrachte correcties) en geldig ondertekend inschrijvingsbiljet en inventaris met de eenheids- en totaalprijzen; 2. een ondertekende verklaring op eer waarin hij bevestigt zich niet te bevinden in één van de gevallen zoals genoemd in artikel 43-44 van bovenvermeld K.B. voorzien van een toelating voor de opdrachtgevende overheid om deze gegevens te controleren; 3. de machtiging dat de perso(o)n(en) die de inschrijving onderteken(t)(en) de onderneming geldig kan (kunnen) verbinden; 4. de veiligheidsattesten voor de verschillende voorgestelde modellen als ook de veiligheidsattesten die vereist zijn voor bepaalde onderdelen of gebruiksgoederen van de voorgestelde modellen (onder andere voor toners, developers en dergelijke). B. Daarnaast dienen tevens volgende documenten bij de inschrijving te worden gevoegd: 1. Documenten ter staving van de vooropgestelde selectiecriteria in dit bestek, zie punt 1.4, specifiek 1.4.2; 2. Documenten ter staving van de vooropgestelde gunningscriteria in dit bestek; 3. Technische informatie van elk van de verschillende voorgestelde modellen met specifieke documentatie voor de onderdelen gevraagd in punt 2.2 tot en met punt 2.5; 4. Documentatie over de vereiste technische en ruimtelijke voorzieningen en aansluitingen zoals gevraagd in punt 1.9.9; 5. Documentatie van de voorgestelde softwarepakketten zoals gevraagd in punt 2.6; 6. Documentatie over de voorziene opleidingen; 7. Model van de huurovereenkomst en het onderhoudscontract. 1.5.2 Indiening van de inschrijving en opening van prijsvragen De offerte moet in tweevoud (één met vermelding "origineel" en één met vermelding "kopie") aangetekend worden verzonden of afgegeven tegen ontvangstbewijs, in een definitief gesloten omslag, geschoven in een tweede omslag, op het volgende adres: OVAM De heer Danny Vrijsen informaticus Stationsstraat 110 2800 MECHELEN De offerte die aangetekend wordt verzonden moet ten laatste op 1 augustus 2007 worden verstuurd. Op de buiten- en binnenomslag dient de datum van de zitting waarop de offerten worden geopend, de benaming van de opdracht en het nummer van het bestek te worden vermeld, namelijk: Omslag niet openen INSCHRIJVING voor Levering, huur en onderhoud van multifunctionals Besteknummer: 2007-IS-3 7 mei 2007 Versie 1 Pagina 6 van 30

Opening op 6 augustus 2007 om 14.00 uur De omslag met de offerte moet definitief gesloten zijn dit wil zeggen dat ze niet geopend kan worden zonder beschadiging van de omslag (bijvoorbeeld geen gebruik van zelfklevende omslagen die zonder beschadiging door iedereen kunnen geopend worden). De offerte kan vooraf worden afgegeven tegen ontvangstbewijs aan de receptie van de OVAM, Stationsstraat 110 te 2800 Mechelen. Dit kan gebeuren van maandag tot donderdag van 8.30 uur tot 17.00 uur en op vrijdag van 8.30 uur tot 16.00 uur. Op de dag van de openingszitting kan de offerte nog ingediend worden op de openingszitting tot op het ogenblik dat de voorzitter de zitting voor geopend heeft verklaard. De opening van de inschrijvingen heeft plaats in openbare zitting op datum van 6 augustus 2007 om 14.00 uur ten overstaan van de heer Herman Gobel, afdelingshoofd, of zijn plaatsvervanger in de kantoren van de OVAM, Stationsstraat 110 te 2800 MECHELEN. 1.5.3 Gestanddoeningstermijn De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 180 kalenderdagen. 1.5.4 Testen Vooraleer tot de keuze van de leverancier te kunnen overgaan dient de OVAM de aangeboden toestellen en software te kunnen testen in het kader van de beoordeling van het 1e gunningscriterium, vermeld onder punt 1.7. Hiervoor zal de OVAM de toestellen en de software aan een proef onderwerpen, die voor alle leveranciers identiek zal zijn, en waarvan de inhoud vóór de opening der biedingen wordt vastgelegd. Deze proef zal doorgaan in de kantoren van de inschrijver. Deze laatste zal in zijn inschrijving de plaats opgeven waar deze proef kan doorgaan. Deze proef zal doorgaan in de weken van 20 augustus 2007 en 27 augustus 2007; daarvoor zal tijdig contact worden opgenomen met de inschrijver. Het vragen van een voorafgaande proef houdt geen enkele verplichting in vanwege de OVAM. Naast de toestellen zullen ook alle voorgestelde softwarepakketten beoordeeld worden. Om de proef te kunnen uitvoeren, dient de inschrijver over een netwerk te beschikken voorzien van een Windows 2003 printserver en een Linux Redhat 4.0 printserver. Er worden 2 PC's ter beschikking gesteld waarbij op 1 PC Windows 2000 professional voorzien is als OS en minimaal MS-office 97 (Word, Excel, Powerpoint) of hoger, OpenOffice 2.0 of hoger, Adobe Acrobat Reader 6.0 of hoger en Mozilla Firefox als software geïnstalleerd is. Op de 2e PC is Linux Fedora Core 6 geïnstalleerd als OS met minimaal OpenOffice 2.0 en Mozilla Firefox als software. De PC dient uitgerust te zijn met een CD-ROM/DVD-speler of een USB-poort. De PC dient uitgerust te zijn met de nodige bescherming tegen schadelijke software. Het overdrachtsmedium (bijvoorbeeld cd-rom, usb-memorystick,.) mag door de inschrijver, voor de overdracht naar de PC, gescand worden op schadelijke software. 7 mei 2007 Versie 1 Pagina 7 van 30

Alvorens de proef uit te voeren, licht de inschrijver kort de topologie van het netwerk toe waarop de proef zal uitgevoerd worden. 1.6 Prijzen en betalingsmodaliteiten 1.6.1 Prijsbepaling De prijzen dienen in euro opgegeven te worden. De prijzen mogen tot vier cijfers na de komma gepreciseerd worden. Het betreft een gemengde opdracht. De verhuurder moet de vaste maandelijkse huurprijs per type toestel vermelden, de eenheidsprijs per click (afdruk) en de eenheidsprijs per scan. De opgegeven eenheidsprijs moet gelden voor alle te produceren formaten, maar mag verschillen per type van toestel. Waar vermeld in de inventaris wordt een prijs per optie gevraagd. Er mag per toestel of voor alle kopieertoestellen samen geen minimumvolume opgelegd worden voor de facturatie. De verhuurder wordt geacht alle volgende prestaties, leveringen en onkosten die voortvloeien uit de uitvoering van het bestek in zijn prijs te hebben opgenomen : het leveren, plaatsen en inwerkingstellen van de toestellen; de plaatsing en verplaatsingen binnen de tien werkdagen, op eenvoudige vraag van de OVAM, op de verschillende verdiepingen van het gebouw; het ophalen van de toestellen aan het eind van de huurovereenkomst; de opleiding van het personeel door de verhuurder gedurende de ganse duur van de overeenkomst (bijvoorbeeld bij installatie achteraf van opties, bij aanwerven van nieuw personeel); de tol-, invoer- en accijnsrechten; alle rechten en heffingen, inclusief Reprobelbijdrage, Recupelbijdrage,...; de keurings- en opleveringskosten; de herstellingen, het onderhoud en het regelmatig nazicht van de kopieertoestellen met inbegrip van de wisselstukken, het uurloon en de verplaatsing van de technici; alle verbruiksgoederen (ook nietjes en toner) met uitzondering van het papier; alle prestaties nodig om de toestellen te verbinden met het aanwezige netwerk; de software; installatie van alle vereiste en bijgeleverde softwarepakketten op 10 PC's aangeduid door de opdrachtgever; installatie van de printerdrivers op de printserver; alle updates en upgrades van softwareversies gedurende de ganse duur van de overeenkomst; de kosten van de documentatie; Nederlandstalige handleidingen; de verzekering van alle toestellen; afvoer van afvalmateriaal. 7 mei 2007 Versie 1 Pagina 8 van 30

De BTW wordt in een afzonderlijke post van de inventaris vermeld en bij de prijs van de offerte gevoegd. Alle overige heffingen, retributies en accijnzen zijn begrepen in de prijs. 1.6.2 Prijsherzieningen Prijsherzieningen worden niet toegestaan. 1.6.3 Betalingsmodaliteiten De facturatie gebeurt 3 maandelijks in euro, op basis van de module voor automatische rapportering van de tellerstanden ter beschikking van zowel de verhuurder als van de systeembeheerder en na de volledige voorlopige oplevering. Bij de factuur worden de bewijzen gevoegd die de productie voor elk toestel weergeven, met vermelding van de periode waarover de kosten lopen. Voor de facturatie mag geen minimum volume per toestel of globaal vooropgesteld worden. De betaling gebeurt in euro binnen de 50 kalenderdagen volgend op de dag van ontvangst van de factuur, door overschrijving van de verschuldigde som op rekening van de verhuurder. Er worden geen voorschotten betaald. 1.6.4 Borgstelling Er wordt een borgtocht gevraagd van 5% van de totale huurprijs gedurende 60 maanden. De vrijgave hiervan gebeurd gefaseerd. 60% nadat de opdrachtgever het bewijs van aanvaarding heeft verstrekt in het kader van de volledige voorlopige oplevering. De resterende 40% na het aflopen van de duur van de overeenkomst (60 maanden). De borgstelling dient te gebeuren in speciën conform artikel 5 AAV. Er is afgeweken van artikel 5 AAV door reeds een teruggave van 60% te voorzien na bewijs van aanvaarding gelet op lange duurtijd van overeenkomst en de grootteorde van de opdracht. 1.6.5 De vermoedelijke hoeveelheden De vermoedelijke hoeveelheden door de OVAM opgegeven in dit bestek en/of in de inventaris zijn slechts ten indicatieve titel opgenomen en verplichten de OVAM op geen enkel moment tot afname van gelijk welke hoeveelheid. 1.7 Gunningscriteria Bij de gunning van de opdracht worden de voorziene aantallen van elk type toestel mee in rekening gebracht voor elk van de gunningscriteria (concreet betekent dit dat er van type 1, 3 en 4 één toestel gehuurd wordt en van type 2 12 toestellen. Bijgevolg zal bij de gunning type 2 12 keer zwaarder wegen dan type 1, 3 en 4) In afnemende volgorde van belang gelden volgende gunningscriteria: de kostprijs (40%); de huurprijs per maand + (de clickprijs x vermoedelijke hoeveelheid per maand) laagste prijs krijgt score van 30%; verder score = laagste prijs/prijs offerte x 30; prijs van de software: 6%; flexibiliteit (zie punt 1.11.4) 2%; clickprijs scans 2%; de technische waarde inclusief gebruiksvriendelijkheid (30%); functionaliteit ontwerp toestel 7; functionaliteit gebruik toestel 7%; gebruiksvriendelijkheid toestel 8%; 7 mei 2007 Versie 1 Pagina 9 van 30

softwarepakketten 8%; webgebaseerd & OS onafhankelijk 4%; functionaliteit softwarepakketten 2,5%; gebruiksvriendelijkheid softwarepakketten 1,5%; de service, interventiesnelheid en uptimegarantie (15%); interventietijd: 4,5%; uptimegarantie: 4,5%; werking technische dienst 6%; milieuvriendelijkheid (15%); milieuvriendelijkheid toestel 12%; mileiuvriendelijkheid toner/cartridge 3%. 1.8 Andere specifieke bestekbepalingen 1.8.1 Prijs van het dossier Er wordt voor het dossier geen prijs aangerekend. 1.8.2 Neerlegging en raadpleging van het dossier Op de zetel van de OVAM, Stationsstraat 110 te 2800 Mechelen. Het dossier kan worden geraadpleegd op werkdagen, van 10.00 uur tot 12.00 uur. 1.8.3 De elektronische versie van dit document De OVAM heeft een maximale inspanning geleverd opdat de inhoud van de elektronische en de papieren versie van dit document en de bijlagen identiek zijn. Aan de kandidaat-verhuurders werd telkens beide versies opgestuurd. Enkel de papieren versie van dit document en de bijlagen worden evenwel als de correcte en rechtsgeldige versie beschouwd in geval van twijfel en/of in geval dat beide versies toch niet identiek zouden zijn. 1.8.4 Niet toewijzing van de opdracht De OVAM is in beginsel vrij de opdracht al dan niet te gunnen. Er kan op geen enkel moment schadevergoeding geëist worden van de OVAM voor de eventuele niet-toewijzing, het stopzetten en/of pauzeren van deze opdracht. 1.8.5 Rechtspraak en wetgeving In geval van geschillen zijn alleen de rechtbanken van Mechelen bevoegd. Deze overeenkomst wordt beheerst door de Belgische wetgeving. 1.9 Uitvoering van de opdracht 1.9.1 Taal De uitvoering van de opdracht gebeurt volledig in het Nederlands. 1.9.2 Documentatieplicht De OVAM streeft er naar de continuïteit van de informaticawerking te optimaliseren. Eén van de middelen daartoe is de documentatieverplichting die aan iedere verhuurder van de OVAM wordt opgelegd. De verhuurder is verplicht alle ondernomen acties met betrekking tot het IT-aspect te documenteren in nieuw op te stellen documentatie of in al bestaande documentatie. Deze 7 mei 2007 Versie 1 Pagina 10 van 30

documentatie is en blijft op ieder moment eigendom van de OVAM. De verhuurder kan op deze documentatie nooit enig auteurs- of andere eigendomsrechten laten gelden. Indien aan deze verplichting niet wordt voldaan, stelt de OVAM de verhuurder in gebreke met hierop aansluitend mogelijkheid de betaling op te schorten van de betrokken prestatie. 1.9.3 Vertrouwelijkheid van informatie De verhuurder en/of zijn personeelsleden van deze beide of iedere andere persoon die door de verhuurder en/of onderaannemer wordt ingeschakeld zullen de vertrouwelijkheid van iedere informatie of ieder gegeven verkregen in het verloop van de uitvoering van deze opdracht respecteren. Op geen enkel moment mogen de verhuurder, de onderaannemers en/of de personeelsleden van deze beide en/of ieder andere persoon die door de verhuurder en/of onderaannemer wordt ingeschakeld ook maar enige informatie en/of gegeven verkregen tijdens de uitvoering van deze opdracht verspreiden aan een andere partij dan de opdrachtgever zonder de voorafgaande, uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de opdrachtgever. Mochten er toch door de verhuurder, de onderaannemers en/of de personeelsleden van deze beide en/of ieder andere persoon die door de verhuurder en/of onderaannemer wordt ingeschakeld informatie en/of gegevens buiten de OVAM zijn gebracht dan zullen deze vernietigd worden door de verhuurder bij de volledige voorlopige oplevering van de opdracht of onmiddellijk op vraag van de OVAM. 1.9.4 Publiciteit Gebruik als referentie De verhuurder mag over deze opdracht geen publiciteit maken zonder de voorafgaandelijke, schriftelijke toestemming van de OVAM. Deze opdracht mag als referentie gebruikt worden maar de OVAM vraagt aan de verhuurder om de OVAM hiervan op de hoogte te brengen (bijvoorbeeld via e-mail). 1.9.5 Praktische reglementen van de OVAM Indien een opdracht uitgevoerd wordt in de gebouwen van de OVAM zal het personeel van de verhuurder onderworpen zijn aan de praktische reglementen van de OVAM (bijvoorbeeld evacuatie, brandpreventie, internetgedragscode, enzovoort). Hij of zij dient zich op ieder moment te schikken naar de richtlijnen dat het bevoegde personeel van de OVAM terzake geeft. 1.9.6 Verzekering De verhuurder sluit een polis Burgerlijke Aansprakelijkheid af voor de duur van de huurovereenkomst. Hij verschaft de opdrachtgevende overheid hiervan een afschrift bij de aanvang van de opdracht. 1.9.7 Licenties Indien voor de uitvoering van deze opdracht softwarelicenties moeten aangekocht worden door de OVAM en indien deze geen onderdeel vormen van de huurprijs en/of de clickprijs, dan houdt de OVAM zich het uitdrukkelijke recht voor deze licenties en/of het onderhoud daarop zelf te bestellen bij een andere dienstverlener/leverancier dan bij de inschrijver. 1.9.8 Overdracht van rechten en verplichtingen Geen van beide partijen (bestuur en verhuurder) mag zonder voorafgaandelijke, schriftelijke toestemming van de andere partij haar rechten en/of verplichtingen overdragen aan derden. 7 mei 2007 Versie 1 Pagina 11 van 30

1.9.9 Leveringen De initiële leveringen zullen gebeuren overeenkomstig een precieze planning die in overleg met de OVAM opgesteld wordt. In de offerte dienen alle vereisten die betrekking hebben op de omgeving waarin de apparatuur komt te staan, duidelijk opgesomd te worden. Ook alle gegevens met betrekking tot de installatie zoals de elektrische aansluitingen enzovoort moeten vermeld worden. De OVAM zorgt ervoor dat de vereiste technische en ruimtelijke voorzieningen en elektrische aansluitingen vóór de afleveringsdatum gereed zijn. De levering gebeurt franco (dit wil zeggen vrij van kosten, port, vracht, verpakking, installatie, douaneformaliteiten). De toestellen worden geleverd en gemonteerd op de door de opdrachtgever gewenste verdieping zonder bijkomende kosten. De verhuurder kan hiervoor de aanwezige binnenlift en/of trappen gebruiken voorzover hij de nodige voorzorgen neemt om beschadigingen te vermijden. Ingeval van laattijdige levering zal de OVAM, zonder ingebrekestelling, door het eenvoudig verstrijken van de uitvoeringstermijn, een forfaitaire boete van 37,75 EUR per dag per toestel wegens laattijdige levering opleggen. Bij eventuele latere, bijkomende leveringen van extra toestellen (zie punt 1.2.2) mag de leveringstermijn maximaal 30 kalenderdagen bedragen. De leveringstermijn vangt aan vanaf de dag volgend op het verzenden van de bestelling door de OVAM. 1.9.10 Volledige voorlopige oplevering op de plaats van de levering De oplevering gebeurt nadat aan alle leverings- en installatievoorwaarden is voldaan. De OVAM beschikt over 30 kalenderdagen om de levering te onderzoeken, te beproeven en de beslissing van aanvaarding of verwerping ervan mee te delen. De termijn start de dag, volgend op de levering. (Artikel 61 AAV) Ingeval deze testen aantonen dat de apparatuur of een gedeelte ervan niet voldoet heeft OVAM het recht : 1. van de leverancier te eisen dat deze, zonder bijkomende kosten, de bijkomende of vervangende apparatuur beschikbaar stelt; 2. slechts het gedeelte te aanvaarden welk voldoet, tegen de overeengekomen prijs; 3. de apparatuur te weigeren. Zodra de apparatuur de testen voor aanvaarding heeft doorstaan, zal OVAM de opdrachtnemer een bewijs van aanvaarding verstrekken, in voorkomend geval met vermelding van de nog te verhelpen gebreken. Indien bij de opdracht rapporten moeten opgesteld worden met een conformiteitsvereiste door de OVAM, geldt deze conformverklaring als keuring en aanvaarding voor deze opdracht. 1.9.11 Definitieve oplevering De definitieve oplevering heeft plaats na het verstrijken van de waarborgtermijn. Deze termijn bedraagt 1 jaar vanaf de volledige voorlopige oplevering. De definitieve oplevering gebeurt stilzwijgend indien er geen aanleiding tot klachten is geweest gedurende de waarborgtermijn. In geval van klachten wordt er een PV van definitieve oplevering of weigering opgemaakt binnen de 15 kalenderdagen voorafgaand aan het verstrijken van de waarborgtermijn. 7 mei 2007 Versie 1 Pagina 12 van 30

1.10 Strafbepalingen en boetes In afwijking van artikel 66 van de AAV zal een boete aangerekend worden van 50,00 euro per toestel per kalenderdag vertraging met een maximumbedrag van 10 % van de totale opdracht. Indien de interventietijd wordt overschreden heeft de OVAM het recht om per begonnen uur vertraging een schadevergoeding van 50,00 euro te vragen. Indien uit controlerapport op kwartaalbasis blijkt dat de opgegeven beschikbaarheidsgraad niet bereikt wordt zal de leverancier per negatief percent 2% van het het te factureren bedrag voor het betreffende toestel in mindering brengen van de factuur van het betreffende kwartaal. Indien uit het controlerapport blijkt dat de onbeschikbaarheid groter is dan 15% gedurende 3 maanden, dient de verhuurder het toestel te vervangen door een gelijkwaardig vervangtoestel. Ingeval van laattijdige levering zal de OVAM, zonder ingebrekestelling, door het eenvoudig verstrijken van de uitvoeringstermijn, een forfaitaire boete van 37,75 euro per dag per toestel wegens laattijdige levering opleggen. 1.11 Huurovereenkomst 1.11.1 Duur van de huurovereenkomst De huurovereenkomst wordt gesloten voor een periode van vijf jaar (60 maanden). Zij vangt aan op de datum waarop is voldaan aan alle leverings- en installatievoorwaarden. Zij is jaarlijks opzegbaar door de OVAM mits het in acht nemen van een opzeggingstermijn van 3 maanden en het betalen van een opzeggingsvergoeding gelijk aan 2 maanden vermenigvuldigd met de resterende looptijd in jaren. De huurovereenkomst is niet stilzwijgend verlengbaar. De OVAM zal ervoor zorgen dat de vereiste technische en ruimtelijke voorzieningen en elektrische aansluitingen vóór de afleveringsdatum gereed zijn. 1.11.2 Verbreking van de huurovereenkomst Onverminderd de toepassing van de in de wetgeving op overheidsopdrachten bepaalde dwangmaatregelen, kan, indien de verhuurder in gebreke blijft de voorgeschreven verplichtingen na te leven, de opdracht worden ontbonden of de uitvoering ervan door alle rechtsmiddelen worden doorgevoerd. Bij ingebreke blijven van de verhuurder geldt de borg als forfaitaire vergoeding voor de geleden schade. 1.11.3 Weghalen van het materiaal Bij het verstrijken van de huurovereenkomst is de verhuurder verplicht het materiaal weg te halen de dag volgend op de datum waarop de huur eindigt. Ingeval de verhuurder het materiaal niet heeft weggehaald bij het verstrijken van deze termijn, kan de OVAM, na aanmaning, overgaan of door een derde laten overgaan tot het weghalen van het materiaal. Alle kosten en uitgaven die voortvloeien of zullen voortvloeien uit het weghalen, alsmede uit het eventueel opslaan van het materiaal, zijn aan te rekenen aan de verhuurder. De OVAM of door de OVAM aangewezen derden kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor beschadigingen die het materiaal heeft ondergaan ingevolge het weghalen of ingevolge de opslag. 7 mei 2007 Versie 1 Pagina 13 van 30

1.11.4 Flexibiliteit van de huurovereenkomst De OVAM wil tijdens de looptijd van het overeenkomst de mogelijkheid behouden om te upgraden of downsizen. Hieronder wordt verstaan de eventuele aanpassing van kopieer- en printcapaciteit in meer of min. Tijdens de voornoemde overeenkomstduur kunnen de kopieer- of printbehoeften van de huurder immers evolueren. De verhuurder garandeert contractueel dat de huurder het initieel gekozen type te allen tijde kan laten aanpassen naar of vervangen door een ander type uit dit bestek, dat op dat moment aansluit met de geëvolueerde behoeften van de huurder; de huurder te allen tijde een uitbreiding of inkrimping van het aantal toestellen kan vragen. De verhuurder dient in zijn offerte concreet te beschrijven volgens welke formule eventuele prijsaanpassingen ten gevolge hiervan zullen worden berekend, zodat hiermee kan worden rekening gehouden bij de beoordeling van de offerte (documenteren). 1.12 Onderhoud van het materiaal De kandidaat-verhuurder voegt bij zijn inschrijving de ingevulde bijlage 2 met beschrijving van de werking van zijn eigen technische dienst : welke is de gegarandeerde interventietijd? (maximum 6 uur) welke is de gegarandeerde uptime in procenten? (minimum 95% tussen 9u en 17u op kwartaal basis) hoe wordt die berekend? de maandelijkse printvolumes waarbinnen het toestel optimaal werkt; per aangeboden type het aantal technici die kunnen instaan voor herstelling en onderhoud van de machines; het aantal geïnstalleerde machines per aangeboden type op de Belgische markt, waarvoor de technische dienst het onderhoud voorziet; een overzicht van de organisatie van de technische dienst (callcenter, totaal aantal technici, totaal aantal field-engineers, enzovoort); een beschrijving van de manier waarop het onderhoud van de toestellen zal verzekerd worden, verspreid over het gehele Vlaamse Gewest en Brussel, indien Mechelen valt binnen dezelfde regio als Brussel; de beschrijving van de geboden gebruikersopleiding, inbegrepen in de prijs; de werkwijze om toner te bestellen. Volgende elementen zijn daarbij minimum-voorwaarden voor een geldige offerte; bijkomende garanties zullen verrekend worden bij de beoordeling van de gunningscriteria. 1. De verhuurder staat in voor: alle onderhouds- en herstellingsbeurten. Dit bestaat uit de binnenreiniging, het op punt stellen, smeren en vervangen van onderdelen die door normaal dagelijks gebruik aan slijtage onderhevig zijn, met inbegrip van wisselstukken, werkuren en verplaatsingskosten; levering en installatie van onderdelen en/of het doorvoeren van veranderingen die de betrouwbaarheid van het toestel verbeteren; levering van alle verbruiksproducten met uitzondering van papier. Een tonervoorraad voor ongeveer drie maanden moet ten allen tijde aanwezig zijn bij elk toestel; het respecteren, bij melding van storingen door de OVAM, van de opgegeven interventietijd. Dit is de tijd vanaf het telefonisch contacteren van de inschrijver door de 7 mei 2007 Versie 1 Pagina 14 van 30

opdrachtgever tot het arriveren van een technieker van de inschrijver in de gebouwen van de opdrachtgever, rekening houdend met kantooruren van 9u tot 17u. Indien deze interventietijd wordt overschreden heeft de OVAM het recht om per begonnen uur vertraging een schadevergoeding van 50 euro te vragen; het garanderen, op kwartaalbasis, van de opgegeven beschikbaarheidsgraad, zoals opgegeven bij de inschrijving. Indien uit controlerapport op kwartaalbasis blijkt dat de opgegeven beschikbaarheidsgraad niet bereikt wordt zal de leverancier per negatief percent 2% van het het te factureren bedrag voor het betreffende toestel in mindering brengen van de factuur van het betreffende kwartaal. Indien uit het controlerapport blijkt dat de onbeschikbaarheid groter is dan 15% gedurende 3 maanden, dient de verhuurder het toestel te vervangen door een gelijkwaardig vervangtoestel. 2. De manipulaties die vereist zijn ten gevolge van een normaal gebruik van het toestel, zoals het reinigen van de glasplaat en het neutraliseren van papierstoringen op bereikbare plaatsen, zullen door medewerkers van OVAM zelf gebeuren en vallen buiten het door de verhuurder uit te voeren onderhoud. 3. De onderhoud- en herstellingswerkzaamheden die verricht worden door de verhuurder zullen gebeuren tussen 8.00u en 17.00u (exclusief zater-, zon- en feestdagen). 4. De afdrukken die door technici van de verhuurder worden gemaakt tijdens onderhoud of herstellingen zijn ten laste van de verhuurder en worden aan de OVAM gecrediteerd. 5. Het volledige onderhoud of de vervangingen moeten gebeuren op de plaats van opstelling van het kopieertoestel. Wanneer de herstelling elders zou moeten gebeuren, dan moet de verhuurder zorgen voor de vervanging van het defecte apparaat voor de duur van de herstelling. 6. In geval van een defect dat niet kan hersteld worden, zal de verhuurder een nieuw en gelijkwaardig vervangtoestel plaatsen. Dit heeft geen invloed op de duur van de overeenkomst noch op de prijs. 7. Indien de herstelling van een toestel langer dan één werkdag in beslag neemt, stelt de verhuurder eveneens een soortgelijk toestel ter beschikking van de OVAM of biedt de verhuurder een vergelijkbare kopieercapaciteit aan bij zichzelf of een derde partij. Alle kosten die aan deze vervangingsoperatie verbonden zijn, inclusief het transport van te kopiëren/printen documenten, vallen ten laste van de verhuurder. 1.13 Verlies en beschadiging Tijdens het vervoer, de installatie, de verplaatsing en het weghalen van het materiaal en tijdens de periode dat dit materiaal ter beschikking is van de OVAM, ontheft de verhuurder de OVAM van alle verantwoordelijkheid voor risico s van verlies of beschadiging van de toestellen, behalve wanneer de verliezen of beschadigingen veroorzaakt zijn door een slecht gebruik van de toestellen of door de aanwending van benodigdheden die niet overeenstemmen met de door de verhuurder verstrekte specificaties. De verhuurder verbindt er zich toe het gebrekkig bevonden materiaal terug in zijn oorspronkelijke staat te brengen of het op zijn kosten te vervangen. 1.14 Afval Alle materialen en verbruiksgoederen die ten gevolge van revisies of herconditionering niet meer bruikbaar zijn, worden door het personeel van de verhuurder meegenomen. Alle verpakkingen bij het afleveren dienen terug worden meegenomen door de verhuurder. De lege verpakkingen van de toners en eventueel andere verbruiksgoederen worden gratis teruggenomen door de verhuurder. 7 mei 2007 Versie 1 Pagina 15 van 30

2 Technisch gedeelte 2.1 Context en dienstverlening Momenteel werken er op OVAM ongeveer 350 personeelsleden in een gebouw in de Stationsstraat te Mechelen. Met de verhuis begin 2002 naar dit nieuwe gebouw zijn we voor het printen van documenten overgestapt van honderden lokale printers naar een concept van één zwart wit multifunctional per vleugel. Ondanks de grote vrees vooraf, bleek het een succesvol concept tot grote tevredenheid van alle gebruikers. Naar de toekomst toe willen we dit concept behouden en verbeteren. In de vleugels waar de grootste volumes geproduceerd worden en er regelmatig wachtrijen voorkomen, gaan we een bijkomend toestel plaatsen. Per verdiep is er momenteel één toestel voorzien van scanfunctionaliteit. Deze scanfunctionaliteit is behalve met de mailserver, de fileserver en een OCR-software ook geïntegreerd met de centrale faxserver, zodanig dat er van op de multifunctionals faxen kunnen verstuurd worden via de centrale faxserver. In de toekomst willen we dit soort integraties verder uitwerken, we denken hierbij bijvoorbeeld aan integratie met het DMS. Om in de kopieerbehoeften van bezoekers te voldoen bij het inkijken van dossiers is er 1 toestel voorzien voor de bezoekers. Doordat we hiervoor een specifiek toestel hebben, worden de OVAM medewerkers op de overige toestellen niet gestoord door de bezoekers (weinig wachtrijen door het kopiëren van ingebonden werken). Voor dit toestel is er een beheersysteem voorzien om de verrekening te doen van de gemaakte afdrukken. Dit willen we in de nieuwe overeenkomst behouden. De drukkerij is momenteel uitgerust met 2 zwart/wit toestellen en 1 kleurentoestel. Vermits de afgelopen vijf jaar het volume in de drukkerij is afgenomen, gaan we hier over naar 1 performanter zwart wit toestel en een performanter kleurentoestel dat overweg kan met een veel uitgebreider gamma van papiersoorten. Voor de drukkerij is het belangrijk dat er een toepassing beschikbaar is, liefst webgebaseerd, waarin de OVAM-medewerkers hun afdrukopdrachten kunnen plaatsen die ze zelf niet/moeilijk op de decentrale toestellen kunnen uitvoeren. Het gaat dan over grotere oplages, kleurenafdrukken, gemengde afdrukken, bijkomende afwerking. De afdrukopdrachten komen dan samen met de nodige gegevens via deze toepassing bij de operator in de drukkerij terecht, die ze vervolgens vanuit de toepassing kan lanceren op het daarvoor best geschikte toestel en van de nodige afwerking kan voorzien. Toegang tot kleurenmachine is momenteel via kaartlezer beperkt, in toekomst willen we dit beperken via authenticatie ten opzichte van de OpenLDAP server van OVAM. Hieruit kunnen we besluiten dat we er een behoefte is voor 4 types van toestellen: type 1: 1 digitale zwart/wit multifunctional van 70 pag/per minuut, met een capaciteit van 200.000 afdrukken per maand; vermoedelijke hoeveelheid op maandbasis 50.000; type 2: 12 digitale zwart/wit multifunctionals van 50 pag/per minuut, met een capaciteit van 80.000 afdrukken per maand; vermoedelijke hoeveelheid op maandbasis 20.000; type 3: 1 digitale zwart/wit multifunctional van 30 pag/per minuut, met een capaciteit van 30.000 afdrukken per maand; vermoedelijke hoeveelheid op maandbasis 8.000; type 4: 1 digitale kleuren multifunctional van 40 pag/minuut in kleur, met een capaciteit van 40.000 afdrukken per maand; vermoedelijke hoeveelheid op maandbasis 10.000. 7 mei 2007 Versie 1 Pagina 16 van 30

Voor software betekent dit dat er aan de behoeften van 5 doelgroepen voorzien moet worden namelijk.: de PC-gebruiker die zijn print/kopieer/scanopdrachten wil uitvoeren en beheren; de centrale operator die zijn opdrachten digitaal wil ontvangen met de vereiste informatie voor de afwerking en in zijn werkzaamheden minimaal gestoord wordt; de lokale beheerder van het toestel voor bezoekers, die voor elke bezoeker een afrekening moet kunnen opmaken aan de hand van de gemaakte afdrukken door de betreffende bezoeker; de operator, die een overzicht wil hebben over al de toestellen, zodat hij snel en liefst pro-actief kan ingrijpen bij storingen of defecten; de systeembeheerder, die een globaal overzicht wil hebben van over alle toestellen met gegevens over tellerstanden, onderhoudsbeurten,... Hierbij dient rekening gehouden te worden met de beslissing van de directieraad van de OVAM op 04.03.2005 dat het gebruik van open standaarden een vereiste is voor de informaticasystemen van de OVAM. De zwaarwegende belangen van onafhankelijkheid, toegankelijkheid en toekomstvastheid van de overheidsinformatie liggen hier aan ten grondslag. Daarom zal de OVAM een actief beleid voeren om open standaarden in te zetten. Tevens werd de beslissing genomen om open source software als volwaardig alternatief te overwegen bij elke vervanging of investering. Om toepassingen overal beschikbaar te stellen zonder dat software op de betreffende PC geïnstalleerd is, geeft de dienst Informatica en Systeembeheer de voorkeur aan webgebaseerde toepassingen die onafhankelijk van het besturingssysteem functioneren op basis van open standaarden. (Software zal hier op beoordeeld worden in volgende omgeving Webbrowser Mozilla firefox, JavaRuntime op Linux Fedora Core 6.0) 7 mei 2007 Versie 1 Pagina 17 van 30

Schematisch overzicht van de belangrijkste eisen voor de 4 types toestellen Gemiddeld kopievolume per maand Printsnelheid A4/minuut (1:1) Procédé Afmetingen originelen ADF Type 1 Type 2 Type 3 Type 4 50.000 20.000 8.000 10.000 Minimum 70 Minimum 50 Minimum 30 Minimum 40 Digitaal Digitaal Digitaal Digitaal Zwart wit Zwart wit Zwart wit Kleur A3 - A5 A3 - A5 A3 - A5 A3 - A5 Minimum 50 vel A4 Minimum 50 vel A4 Minimum 20vel A4 Minimum 30 vel A4 Afwerkeenheid Nieteenheid Nieteenheid Optie vouweenheid Recto/verso Automatisch Automatisch Automatisch Automatisch Minimum aantal lades Minimale capaciteit lades basisvoorstel Printfunctie Scanfunctie Faxfunctie Mailboxsysteem 4 4 3 3 1 x 1.500 vel A4 1 x 500 vel A4 1 x 500 vel A4 1 x 500 vel A3 Inbegrepen in prijs basisconfiguratie Inbegrepen in prijs basisconfiguratie (scan-to-email en scan-to-file) Inbegrepen in prijs basisconfiguratie (via faxserver) Inbegrepen in prijs basisconfiguratie voor 400 gebruikers 1 x 1.500 vel A4 1 x 500 vel A4 1 x 500 vel A4 1 x 500 vel A3 Inbegrepen in prijs basisconfiguratie Inbegrepen in prijs basisconfiguratie (scan-to-email en scan-to-file) Inbegrepen in prijs basisconfiguratie (via faxserver) Inbegrepen in prijs basisconfiguratie voor 400 gebruikers 1 x 1.500 vel A4 1 x 500 vel A4 1 x 500 vel A3 Inbegrepen in prijs basisconfiguratie Neen Neen Neen 1 x 1.500 vel A4 1 x 500 vel A4 1 x 500 vel A3 Inbegrepen in prijs basisconfiguratie Inbegrepen in prijs basisconfiguratie (scan-to-email en scan-to-file) Neen Neen 7 mei 2007 Versie 1 Pagina 18 van 30

2.2 Type 1: 1 digitale zwart/wit multifunctional van 70 pag/per minuut Toestel voorzien om in de drukkerij snel zwart-wit opdrachten te verwerken. 2.2.1 Functionaliteit 2.2.1.1 Eigen aan het ontwerp van toestel : Uitsluitingscriteria: digitaal multifunctioneel toestel met kopieer-, print-, en scanmogelijkheid; nieuw toestel van de laatste generatie; controller: minimum 600 MHz processor, minimum 256 MB intern geheugen, minimum 40 GB harddisk; netwerkconnectiviteit: interface: Ethernet 10 MB base-t of 100 MB base-t of 1GB base-t; 100 MB of hoger verkrijgt de voorkeur; ethernet standaard IEEE 802.3; netwerkprotocol: TCP/IP; UTP RJ-45 connector; netwerkdrivers: de netwerkprinter moet werken binnen een heterogene netwerkomgeving waar zowel Microsoft-netwerkdrivers als verschillende Unix/Linuxvarianten netwerkdrivers actief kunnen zijn. printerdefinities: printertaal: PCL5 of PCL6 en PS2 of PS3; resolutie: minimum 600 dpi, 256 grijswaarden; printerdrivers: MS-Windows NT 4.0; MS Windows 2000 professional; MS Windows 2000 server; MS Windows 2003 server; Linux; UNIX (IBM AIX 4.3 & 5.0); recto-verso mogelijkheid; toestel beschikt over resettoets, interruptietoets en stoptoets; instelknop voor repeteermogelijkheid: minimum 999; zoomfunctie van 50 % tot 400 %; resolutie afdrukeenheid: minimum 600 x 600 dpi; tonercapaciteit: minimum 50.000 afdrukken; optische resolutie scanner: minimum 400 x 400 dpi met 256 grijswaarden; aantal invoerlades: minimum 4 zonder handmatige invoer; totale capaciteit invoerlades: minimum 3.000 pag.; aantal invoerlades voor A4-formaat: minimum 3 zonder handmatige invoer; aantal invoerlades A3-formaat: minimum 1 zonder handmatige invoer; capaciteit invoerlade A3-formaat: minimum 500 pag.; handmatige invoer; minimumgrammage van het te verwerken papier: 60 gr/m²; maximumgrammage van het te verwerken papier: 160 gr/m²; capaciteit van de schransgewijze uitvoer: minimum 1.500 pag.; aanbrengen van nietjes; aantal verschillende posities waarop er geniet kan worden: minimum 1 (documenteren); 7 mei 2007 Versie 1 Pagina 19 van 30

maximumdikte in bladzijden dat de nieteenheid aan kan; offline nieteenheid. daarnaast worden volgende eigenschappen beoordeeld: afdrukproces (documenteren); papierbaan (documenteren); minimum formaat papiertoevoer; maximum formaat papiertoevoer; ondersteunde papierformaten van de glasplaat; aanvaarde formaten automatische documenttoevoer; type documenttoevoer: face-up/face-down; capaciteit invoerlades A4-formaat. 2.2.1.2 Eigen aan het gebruik van het toestel Uitsluitingscriteria: aantal A4-pagina's per minuut: minimum 70 pag per minuut; automatische recto-verso: enkelzijdig naar dubbelzijdig, dubbelzijdig naar dubbelzijdig en dubbelzijdig naar enkelzijdig; toestel beschikt over mailboxsysteem voor minimum 400 gebruikers (documenteren); toestel beschikt over een functie voor de instellingen van een afdruk te wijzigen; toestel beschikt over een functie voor het maken van proefafdrukken; toestel beschikt over een functie voor het afdrukken van vertrouwelijke afdrukopdrachten; toestel beschikt over een functie voor meerdere originelen op een pagina af te drukken; toestel beschikt over een functie voor sortering of groepering; toestel beschikt over een functie om voor- en/of achterblad toe te voegen zowel bedrukt als onbedrukt; toestel beschikt over een functie om tussenbladen toe te voegen zowel bedrukt als onbedrukt; mogelijkheid tot het afdrukken op etiketten; mogelijkheid tot het afdrukken op transparanten; mogelijkheid tot het afdrukken op gerecycleerd papier; mogelijkheid tot het afdrukken op geperforeerd papier; scannen naar email (smtp-protocol); scannen naar file (SMB, Ftp protocol); scannen naar grafisch file formaat (TIFF); scannen naar PDF; OCR-functie; faxen via faxserver (Integratie met rightfax software, documenteren). daarnaast worden volgende eigenschappen beoordeeld: afdrukkwaliteit van tekst, foto s, rasters; recto-verso: aantal A4-pagina's per minuut; snelheid eerste kopie A4; aantal A3 kopieën per minuut; snelheid eerste kopie A3; simultaan werken: ontvangen van jobs terwijl er geprint wordt; snelheid scanner, aantal pagina's per minuut; 7 mei 2007 Versie 1 Pagina 20 van 30

snelheid documenttoevoer, aantal pagina's per minuut; capaciteit van de automatische documenttoevoer; toestel beschikt over een automatische papierselectie via de glasplaat; toestel beschikt over een automatische papierselectie via de automatische documenttoevoer; toestel beschikt over een functie voor het kopiëren uit ingebonden boeken; toestel beschikt over een functie om boekjes te printen; integratie mogelijkheid van de scanfunctionaliteit met andere toepassingen (DMS,...) (documenteren). 2.2.1.3 Gebruiksvriendelijkheid van het toestel Beoordeling gebeurt op basis van technische documentatie en testen (punt 1.5.4). Volgende eigenschappen worden positief gewaardeerd: duidelijk omschreven toetsen (in de Nederlandse taal en/of grafisch); makkelijk verwijderen van vastgelopen papier; makkelijk toevoegen van toner; beperkt aantal handelingen om afdruk, kopie of scan te maken; gebruikers worden automatisch toegevoegd aan de gebruikerslijst van het mailboxsysteem bij het afdrukken van een opdracht en worden hier automatisch uit verwijderd indien hun mailbox leeg is; toestel is voorzien van een complete Nederlandstalige handleiding; optie: ophalen en afdrukken van printopdrachten die naar een andere printer gestuurd zijn (documenteren). 2.3 Type 2: 12 digitale zwart/wit multifunctionals van 50 pag/per minuut Toestellen voorzien om op de verschillende verdiepen aan de print-, kopiëer- en scanbehoeften van het OVAM personeel te voldoen. 2.3.1 Functionaliteit 2.3.1.1 Eigen aan het ontwerp van toestel : Uitsluitingscriteria: digitaal multifunctioneel toestel met kopieer-, print-, en scanmogelijkheid; nieuw toestel van de laatste generatie; controller: minimum 600 MHz processor, minimum 256 MB intern geheugen, minimum 40 GB harddisk; netwerkconnectiviteit: interface: Ethernet 10 MB base-t of 100 MB base-t of 1GB base-t; 100 MB of hoger verkrijgt de voorkeur; ethernet standaard IEEE 802.3; netwerkprotocol: TCP/IP; UTP RJ-45 connector; netwerkdrivers: de netwerkprinter moet werken binnen een heterogene netwerkomgeving waar zowel Microsoft-netwerkdrivers als verschillende Unix/Linuxvarianten netwerkdrivers actief kunnen zijn; printerdefinities: printertaal :PCL5 of PCL6 en PS2 of PS3; resolutie: minimum 600 dpi, 256 grijswaarden; 7 mei 2007 Versie 1 Pagina 21 van 30