Raad : 1 april 2003 Agendanr. : 23 Doc.nr : B200219291 Afdeling: : Griffier RAADSVOORSTEL Onderwerp : Vaststelling van de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2003 Inleiding In de vergadering van uw raad van 17 september 2002 heeft u ingestemd met de notitie over de stand van zaken in het proces van invoering van het dualistische bestuursstelsel in onze gemeente. In die notitie is aangegeven, dat de verordening ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning in januari 2003 aan de orde zullen komen. Thans bieden wij u dit stuk aan. In de raadsvergadering van 11 februari 2003 heeft u de instructie van de griffier reeds vastgesteld. Thans is derhalve alleen nog aan de orde de vaststelling van de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Vernieuwingsimpuls De Vernieuwingsimpuls heeft een model verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning opgesteld. In zijn algemeenheid worden landelijk de door de Vernieuwingsimpuls opgestelde modelverordeningen gehanteerd, met enkele aanpassingen voor de betreffende gemeente. Het wiel behoeft dus niet opnieuw te worden uitgevonden. Het lijkt ons dan ook raadzaam om voor onze gemeente het modelvoorbeeld te hanteren met zonodig enige aanpassingen. In de notitie over de invulling van de griffier, die is behandeld in de vergadering van het presidium op 8 oktober 2002 was bijgevoegd de "Handreiking ambtelijke ondersteuning voor de duale raad', waarin uitgebreid op genoemd onderwerp wordt ingegaan, onder bijvoeging van de modelregeling. Die stukken heeft u eveneens eind september 2002 in kopie ontvangen: wij verwijzen u naar die bijlagen. Voor de goede orde treft u de modelverordening aan met de toelichting. Ambtelijke bijstand. In de laatstelijk door de raad op 16 mei 2000 vastgestelde Organisatieverordening is de huidige ambtelijke ondersteuning aan de raad geregeld. Vanwege het dualisme behoort het vaststellen van genoemde Organisatieverordening thans tot de taak van ons college. Een nieuwe Organisatieverordening zullen wij dan ook op niet al te lange termijn vaststellen. In het kader van het duale stelsel is in artikel 33, lid 1, Gemeentewet de ambtelijke ondersteuning wettelijk geregeld. De raad en elk lid hebben recht op die bijstand. Formeel dient de raad vóór 7 maart 2003 een verordening op dit gebied vast te stellen. Thans wordt overgegaan tot een artikelsgewijze bespreking van deze modelverordening. In het navolgende tekstgedeelte is cursief vermeld, welke keuze c.q. welke wijziging wordt voorgesteld. 1/8
Artikel 1: Twee alternatieven worden gepresenteerd, n.l. A.een raadslid wendt zich tot de griffier of B.een raadslid wendt zich tot de griffier of ambtenaar omtrent een verzoek om feitelijke informatie van geringe omvang en inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn. De feitelijke/technische informatie berust in zijn algemeenheid bij de specialistische ambtenaar. Ook heeft deze veelal de openbare documenten onder zich waarvan inzage wordt verlangd of om een afschrift wordt verzocht. Het raadslid zal zich dan ook eerder wenden tot de betreffende ambtenaar dan tot de griffier. Dat sluit aan bij de heersende praktijk. Indien al die aanvragen via de griffier moeten verlopen, zal dat voor deze nieuwe functionaris een behoorlijke administratieve rompslomp met zich mee brengen. Dat moet o.i. worden voorkomen. In het presidium van 8 oktober 2002 is afgesproken, dat voor technische vragen de raadsleden direct contact kunnen leggen met de betrokken ambtenaar; derhalve is een keuze gemaakt voor alternatief B. Voorgesteld wordt om keuze B in de verordening op te nemen. Indien meer wordt verlangd, dan moet dat onder andere bijstand worden geschaard, waarvoor de griffier verantwoordelijk is. Gelet op het feit, dat geen griffie wordt ingesteld, zullen de woorden of een medewerker van de griffie moeten worden geschrapt. Artikel 2/ artikel 5. Deze beide artikelen zijn samengenomen, omdat in artikel 2, lid 1 onder c wordt verwezen naar het aantal beschikbaar te stellen uren ambtelijke bijstand. In artikel 5 wordt ingegaan op het recht van een raadslid op jaarbasis van een aantal uren of aantal keren ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, eerste lid onder c. Het betreft hier dus niet de feitelijke c.q. technische informatie, maar bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand. Afgevraagd moet worden of een limitering van deze ambtelijke bijstand noodzakelijk is. Tot op heden is er geen overdadig gebruik van gemaakt. Het bij te houden register geeft inzicht in de gevraagde bijstand. Een beperking in tijd of keren kan er toe leiden, dat geweld wordt gedaan aan de voorgestane dualisering. Ook verschillende andere gemeenten hebben geoordeeld, dat deze limitering niet moet worden ingebouwd. Mocht in de toekomst blijken, dat overmatig gebruik van ambtelijke bijstand wordt gevraagd, dan zou aan een beperking kunnen worden gedacht. Voorshands wordt voorgesteld voor om geen limitering in de verordening op te nemen. Verder wordt voorgesteld om het eerste alternatief van artikel 5, lid 2, te hanteren. Dat alternatief geeft een goed overzicht van de gevraagde en toegekende ambtelijke bijstand. Fractieondersteuning. Huidige situatie. In de "Verordening geldelijke tegemoetkoming aan fracties in de gemeenteraad 1997" is vastgelegd, dat jaarlijks per fractie een bedrag van 113,45 (f. 250,--) en per raadslid een bedrag van 45,38 (f.100,--) beschikbaar wordt gesteld. De raadsfracties moeten zelf een verzoek voor deze geldelijke tegemoetkoming indienen en één keer per jaar wordt afgerekend op basis van de overgelegde bewijsstukken. Deze tegemoetkoming mag worden aangewend ter bestrijding van noodzakelijke kosten die de fractie maakt bij haar werkzaamheden. Hierbij kan gedacht worden aan zaken als secretariaatskosten, abonnementen, documentatiemateriaal, telefoon- en portokosten. 2/8
Nieuwe situatie. In artikel 33, lid 2, van de Gemeentewet is verwoord, dat de in de raad vertegenwoordigende groeperingen recht hebben op ondersteuning. Formeel dient de raad uiterlijk vóór 7 maart 2003 een verordening vast te stellen, waarin niet alleen ambtelijke ondersteuning (zie hiervoor), maar ook het recht op fractieondersteuning is vastgelegd. De manier waarop gemeenten invulling geven aan deze ondersteuning is een zaak van de gemeente. Artikel 8 In zijn algemeenheid hanteren de verschillende gemeenten een basisbedrag voor elke fractie en ontvangt elke fractie een bedrag per raadszetel. Dat stemt overeen met de huidige verordening. In de modelverordening wordt in artikel 8 ook van dit uitgangspunt uitgegaan. In het bijgaande concept zijn de bedragen naar boven afgerond op een veelvoud van 5 euro. De hoogte van deze beide vergoedingen dient de raad zelf vast te stellen. In de gemeentebegroting 2003 is een totaal bedrag van 2175,-- opgenomen. In de aanvullende notitie van de griffier (zie bijlage) zijn aanbevelingen opgenomen met betrekking tot de vaststelling van een redelijk en aanvaardbaar budget ten behoeve van fractieondersteuning. In artikel 12 van het modelreglement wordt uitgegaan van de mogelijkheid tot reservering door de raad van het niet gebruikte deel van de bijdrage. De reserve mag niet groter zijn dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam. De vraag kan worden gesteld of dergelijke betutteling wel past in het huidige duale stelsel. Naar onze mening moet de fractie in staat zijn om zelfstandig te reserveren. Indien een fractie haar taken goed oppakt, dan heeft men zeker de jaarlijkse vergoedingen nodig. Voorgesteld wordt om de fracties zelf te laten reserveren en geen beperking in de hoogte van de reserveringen te stellen. Artikel 13 regelt de verantwoording van de fractie van de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning aan de raad onder overlegging van een verslag. Dat is een goede zaak. De vraag moet echter gesteld worden of de controle van het verslag vooraf door de accountant, belast met de controle van de jaarrekening, moet plaats vinden. Dat is een nogal erg zwaar middel. Het verslag van de fractie wordt ter inzage gelegd, zodat een ieder zich eventueel kan vergewissen van de gedane uitgaven. Dat moet voldoende zijn. Door de opneming van de artikelen betreffende de fractieondersteuning zal de verordening uit 1997 ingetrokken moeten worden. Besluitvorming In het vorenstaande voorstel zijn u verschillende alternatieven aangereikt om de modelverordening aan te passen aan de Heusdense situatie. Om de leesbaarheid en de hanteerbaarheid te vergemakkelijken, hebben wij voor u de voorgestelde keuzes c.q. (technische) wijzigingen verwerkt in het bijgevoegde conceptbesluit. Mochten er andere keuzes worden gemaakt, dan dient dat besluit uiteraard te worden aangepast. 3/8
Advies raadscommissie De commissie ABZ heeft in haar vergadering van 16 januari 2003 geadviseerd over dit voorstel. De commissie adviseert positief. Het stuk wordt op de B-lijst geplaatst. Overwegingen van het college naar aanleiding van het advies van de raadscommissie De commissie wil graag nadere informatie over de praktische invulling van afspraken tussen een ambtenaar en een raadslid tot geheimhouding van een informatievraag en de daarop verstrekte informatie (Verordening artikel 7). De griffier zal bij de Vernieuwingsimpuls/VNG nagaan of er in den lande voorbeelden zijn van de wijze waarop men aan die afspraken tot gehemhouding concreet invulling heeft gegeven. Zodra die informatie beschikbaar is,zal de raad daarvan in kennis worden gesteld en zal een korte notitie worden geformuleerd om daaraan in de Heusdense situatie invulling te geven. Raadsvergadering 11 februari 2003 Tijdens de raadsvergadering van 11 fegruari 2003 heeft de meerderheid van de raad verzocht een nadere verkenning te doen ten aanzien van de hoogte van het budget voor fractieondersteuning. Aanvullende notitie Op verzoek van de raadscommissie en de raad is een verkenning bij andere gemeenten uitgevoerd met betrekking tot twee onderdelen van de verordening, te weten: de geheimhoudingsbepaling en de hoogte van het budget voor fractieondersteuning. De resultaten van deze verkenning zijn vastgelegd in een aanvullende notitie die als bijlage bij dit voorstel is gevoegd. In die aanvullende notitie worden een aantal kernvragen ter beantwoording voorgelegd en wordt een bandbreedte aangegeven met betrekking tot een redelijk en aanvaardbaar budget voor fractieondersteuning. Inhoudelijk kon de raad zich vinden in de conceptverordening behoudens de twee hiervoor genoemde onderdelen. Met het bepalen van een definitief standpunt ten aanzien van deze twee onderdelen kan de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning definitief worden vastgesteld. Voorstel Wij stellen u voor om bijgaand conceptbesluit vast te stellen, Het college van Heusden, de secretaris, mr. J.T.A.J. van der Ven de burgemeester, drs. H.P.T.M. Willems BIJLAGEN: TER INZAGE: Conceptbesluit Modelverordening met toelichting (reeds in uw bezit) Aanvullende notitie m.b.t. de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning met 2 bijlagen Handreiking ambtelijke ondersteuning voor de duale raad, uitgebracht door de Vernieuwingsimpuls De stukken liggen ter inzage in de leeskamer, locatie Vlijmen. Steller: Emmen 4/8
CONCEPTBESLUIT De gemeenteraad van Heusden in zijn openbare vergadering van 1 april 2003; Gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet; gezien het voorstel van het college van 25 maart 2003,doc.nr. B200219291; b e s l u i t : A. in te trekken de Verordening geldelijke tegemoetkoming aan fracties in de gemeenteraad 1997, vastgesteld in de vergadering van de gemeenteraad van 13 mei 1997 en sindsdien gewijzigd; B. vast te stellen de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2003. Paragraaf 1: Ambtelijke bijstand Artikel 1 1. Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om: a. feitelijke informatie van geringe omvang; b. inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn. 2. Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist. 3. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand. 4. De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen. Artikel 2 1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris ambtelijke bijstand tenzij: a. het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad; b. dit het belang van de gemeente kan schaden; 2. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt. 3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend. 5/8
Artikel 3 Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek. Artikel 4 1.Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris. 2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak. Artikel 5 De secretaris houdt een register van de verleende ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, derde lid, waarin per verzoek om bijstand aan de reguliere ambtelijke organisatie wordt opgenomen: a. welk raadslid om bijstand heeft verzocht; b. over welk onderwerp om bijstand is verzocht; c. welke ambtenaar de bijstand heeft verleend; d. hoeveel tijd het verlenen van de bijstand heeft gekost; e. de reden waarom een verzoek is geweigerd. Artikel 6 De secretaris verstrekt de desbetreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek uit het register. Artikel 7 1. Een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijk bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden. 2. Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid. Paragraaf 2: Fractieondersteuning Artikel 8 1. De fracties, zoals bedoeld in artikel 7 van het reglement van orde, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. 2. Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van 115,-- voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van 50,-- per raadszetel. 6/8
Artikel 9 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van: a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen; b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie; c. giften; d. uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen; e. opleidingen voor raads- en commissieleden. Artikel 10 1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt. 2. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar. 3. Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld bedoeld in artikel 13. Artikel 11 1. Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage a. bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt. b. bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt. 2. Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 8, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden. 3. Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid. Artikel 12 1. Een fractie reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren. 2. De reserve blijft na de verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd. 3. Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden. Artikel 13 Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag. 7/8
Paragraaf 3 Slotbepaling Artikel 14 Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na de bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2003. Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 1april 2003; De raad voornoemd, de griffier, de voorzitter, A.J. Emmen drs. H.P.T.M. Willems 8/8